原始憑證的概念
原始憑證又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)證。它是一般納稅人在銷售貨物時(shí)開(kāi)具的銷貨發(fā)票，一式四聯(lián)，銷貨單位和購(gòu)貨單位各兩聯(lián)。其中留在銷貨單位的兩聯(lián)，一聯(lián)存在有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，一聯(lián)作為會(huì)計(jì)部門(mén)的記賬依據(jù)；交購(gòu)貨單位的兩聯(lián)，一聯(lián)作為購(gòu)貨單位的結(jié)算憑證，一聯(lián)作為稅款抵扣憑證。購(gòu)貨單位向一般納稅人購(gòu)貨，應(yīng)取得“增值稅專用發(fā)票”，因?yàn)橹挥小霸鲋刀悓Ｓ冒l(fā)票”稅款抵扣聯(lián)上記錄的進(jìn)項(xiàng)稅額才能在購(gòu)貨單位作為“進(jìn)項(xiàng)稅額”列賬，銷貨單位也不漏稅，否則銷貨單位就會(huì)漏稅，給國(guó)家?guī)?lái)?yè)p失。
自制原始憑證。自制原始憑證(簡(jiǎn)稱自制憑證)，是指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門(mén)和人員，在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證。自制原始憑證在企業(yè)中占很大比重，常見(jiàn)的自制原始憑證包括收料單、領(lǐng)料單、開(kāi)工單、成本計(jì)算單、出庫(kù)單等。
無(wú)論是自制的還是外來(lái)的原始憑證都是用來(lái)證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成，并用以作為會(huì)計(jì)核算的原始資料。凡是不能證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已完成的文件或證明，如經(jīng)濟(jì)合同、材料請(qǐng)購(gòu)單、生產(chǎn)通知單等，都不能算作會(huì)計(jì)憑證，也不能作為會(huì)計(jì)核算的依據(jù)。未經(jīng)對(duì)方單位簽章，不具備法律效力的憑證，或不具備憑證基本內(nèi)容的白條，也同樣不能算作會(huì)計(jì)憑證。
按照填制手續(xù)及內(nèi)容不同分類
1．一次憑證。一次憑證指一次填制完成、只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。一次憑證的填制手續(xù)是一次完成的，是一次有效的憑證。例如，企業(yè)購(gòu)進(jìn)材料驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)，由倉(cāng)庫(kù)保管人員填制的收料單，車(chē)間、班組等向倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料時(shí)填制的領(lǐng)料單等都是自制的一次性憑證。
填制一次性憑證時(shí)，應(yīng)將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容清楚填寫(xiě)，經(jīng)辦的部門(mén)和人員應(yīng)簽章以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
2．累計(jì)憑證。累計(jì)憑證指在一定時(shí)期內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。其特點(diǎn)是在一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，隨時(shí)結(jié)出累計(jì)數(shù)及結(jié)余數(shù)，并按照費(fèi)用限額進(jìn)行費(fèi)用控制，期末按實(shí)際發(fā)生額記賬。累計(jì)憑證是多次有效的原始憑證。累計(jì)憑證的特點(diǎn)是可以隨時(shí)計(jì)算發(fā)生額累計(jì)數(shù)，便于同定額、計(jì)劃、預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，借以達(dá)到控制費(fèi)用支出、節(jié)約開(kāi)支的目的；同時(shí)，還可以減少原始憑證的數(shù)量，簡(jiǎn)化了會(huì)計(jì)核算手續(xù)。工業(yè)企業(yè)用的限額領(lǐng)料單就是一種典型的累計(jì)憑證。在限額領(lǐng)料單中，注明某種材料在規(guī)定日期內(nèi)(通常為一個(gè)月)的領(lǐng)用限額，每次領(lǐng)料或退料，應(yīng)在憑證上逐筆登記，并隨時(shí)結(jié)出限額的余額，期末求出實(shí)際領(lǐng)用材料的數(shù)量和金額，送交會(huì)計(jì)部門(mén)作為記賬的依據(jù)。
3．匯總憑證。匯總憑證指對(duì)一定時(shí)期內(nèi)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容相同的若干張?jiān)紤{證，按照一定標(biāo)準(zhǔn)綜合填制的原始憑證。匯總憑證既可提供經(jīng)營(yíng)管理所需要的總量指標(biāo)，又可簡(jiǎn)化核算手續(xù)。如工資匯總表、耗用材料匯總表等就是匯總憑證。耗用材料匯總表是根據(jù)一個(gè)月內(nèi)所有的領(lǐng)料單，按照材料的用途加以歸104會(huì)計(jì)基礎(chǔ)類、整理編制而成的。
按照格式不同分類
1．通用憑證。通用憑證指由有關(guān)部門(mén)統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。通用憑證的使用范圍可以是某一地區(qū)、某一行業(yè)，也可以是全國(guó)。如全國(guó)通用的增值稅專用發(fā)票、銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算憑證等。
2．專用憑證。專用憑證指由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。如收料單、領(lǐng)料單、工資費(fèi)用分配表、折舊計(jì)算表等。
原始憑證又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)證。它是一般納稅人在銷售貨物時(shí)開(kāi)具的銷貨發(fā)票，一式四聯(lián)，銷貨單位和購(gòu)貨單位各兩聯(lián)。其中留在銷貨單位的兩聯(lián)，一聯(lián)存在有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，一聯(lián)作為會(huì)計(jì)部門(mén)的記賬依據(jù)；交購(gòu)貨單位的兩聯(lián)，一聯(lián)作為購(gòu)貨單位的結(jié)算憑證，一聯(lián)作為稅款抵扣憑證。購(gòu)貨單位向一般納稅人購(gòu)貨，應(yīng)取得“增值稅專用發(fā)票”，因?yàn)橹挥小霸鲋刀悓Ｓ冒l(fā)票”稅款抵扣聯(lián)上記錄的進(jìn)項(xiàng)稅額才能在購(gòu)貨單位作為“進(jìn)項(xiàng)稅額”列賬，銷貨單位也不漏稅，否則銷貨單位就會(huì)漏稅，給國(guó)家?guī)?lái)?yè)p失。
自制原始憑證。自制原始憑證(簡(jiǎn)稱自制憑證)，是指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門(mén)和人員，在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證。自制原始憑證在企業(yè)中占很大比重，常見(jiàn)的自制原始憑證包括收料單、領(lǐng)料單、開(kāi)工單、成本計(jì)算單、出庫(kù)單等。
無(wú)論是自制的還是外來(lái)的原始憑證都是用來(lái)證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成，并用以作為會(huì)計(jì)核算的原始資料。凡是不能證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已完成的文件或證明，如經(jīng)濟(jì)合同、材料請(qǐng)購(gòu)單、生產(chǎn)通知單等，都不能算作會(huì)計(jì)憑證，也不能作為會(huì)計(jì)核算的依據(jù)。未經(jīng)對(duì)方單位簽章，不具備法律效力的憑證，或不具備憑證基本內(nèi)容的白條，也同樣不能算作會(huì)計(jì)憑證。
按照填制手續(xù)及內(nèi)容不同分類
1．一次憑證。一次憑證指一次填制完成、只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。一次憑證的填制手續(xù)是一次完成的，是一次有效的憑證。例如，企業(yè)購(gòu)進(jìn)材料驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)，由倉(cāng)庫(kù)保管人員填制的收料單，車(chē)間、班組等向倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料時(shí)填制的領(lǐng)料單等都是自制的一次性憑證。
填制一次性憑證時(shí)，應(yīng)將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容清楚填寫(xiě)，經(jīng)辦的部門(mén)和人員應(yīng)簽章以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
2．累計(jì)憑證。累計(jì)憑證指在一定時(shí)期內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。其特點(diǎn)是在一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，隨時(shí)結(jié)出累計(jì)數(shù)及結(jié)余數(shù)，并按照費(fèi)用限額進(jìn)行費(fèi)用控制，期末按實(shí)際發(fā)生額記賬。累計(jì)憑證是多次有效的原始憑證。累計(jì)憑證的特點(diǎn)是可以隨時(shí)計(jì)算發(fā)生額累計(jì)數(shù)，便于同定額、計(jì)劃、預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，借以達(dá)到控制費(fèi)用支出、節(jié)約開(kāi)支的目的；同時(shí)，還可以減少原始憑證的數(shù)量，簡(jiǎn)化了會(huì)計(jì)核算手續(xù)。工業(yè)企業(yè)用的限額領(lǐng)料單就是一種典型的累計(jì)憑證。在限額領(lǐng)料單中，注明某種材料在規(guī)定日期內(nèi)(通常為一個(gè)月)的領(lǐng)用限額，每次領(lǐng)料或退料，應(yīng)在憑證上逐筆登記，并隨時(shí)結(jié)出限額的余額，期末求出實(shí)際領(lǐng)用材料的數(shù)量和金額，送交會(huì)計(jì)部門(mén)作為記賬的依據(jù)。
3．匯總憑證。匯總憑證指對(duì)一定時(shí)期內(nèi)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容相同的若干張?jiān)紤{證，按照一定標(biāo)準(zhǔn)綜合填制的原始憑證。匯總憑證既可提供經(jīng)營(yíng)管理所需要的總量指標(biāo)，又可簡(jiǎn)化核算手續(xù)。如工資匯總表、耗用材料匯總表等就是匯總憑證。耗用材料匯總表是根據(jù)一個(gè)月內(nèi)所有的領(lǐng)料單，按照材料的用途加以歸104會(huì)計(jì)基礎(chǔ)類、整理編制而成的。
按照格式不同分類
1．通用憑證。通用憑證指由有關(guān)部門(mén)統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。通用憑證的使用范圍可以是某一地區(qū)、某一行業(yè)，也可以是全國(guó)。如全國(guó)通用的增值稅專用發(fā)票、銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算憑證等。
2．專用憑證。專用憑證指由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。如收料單、領(lǐng)料單、工資費(fèi)用分配表、折舊計(jì)算表等。