主講內容：會議管理（三）
5.會務機構分工的要求
會務機構分工主要是指會議組織部分和人員落實。
（1） 要根據會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍
（2） 會務機構要分工明確，責任到人。
（3） 加強協(xié)調，定期溝通
（三）工作程序
會議籌備方案的制定程序為：組建會議籌備委員會—分成籌備小組—形成籌備方案—領導審核方案
（四）注意事項
1.電話會議語言使用的注意事項
講話內容要集中、準確地體現(xiàn)會議的主題，盡可能進行講話演練并做好時間估算，保證講話能按照規(guī)定的時間進行和結束，講話內容要簡明通俗易懂，盡量不使用方言和拗口和容易產生歧義的字詞和語句
2.安排座位的注意事項
（1） 中、大型會議事先畫好區(qū)域，貼好標識牌
（2） 在一些表彰的大會上，應將被表彰者安排在前排
（3） 要注意分清上下座
（4） 中小型會議方案擬出后要交出上司審核再行部署。
3.會前準備工作的基本要求
（1） 充分
（2） 周密
（3） 安全
（五）相關鏈接
1.會議籌備方案與會議策劃方案的區(qū)別與聯(lián)系
會議策劃方案一般包含會議籌備方案和會議預算方案。會議策劃是對會議做整體的計劃，涉及到參與舉辦會議的各個部門和各種關系，由策劃人將各種關系和矛盾調整統(tǒng)一，最后形成一套合理可行的方案和流程。而會議籌備方案一般是在策劃方案的基礎上側重于會議準備工作的組織和實施。它通常不包括會議前期的宣傳、營銷等方面的內容。
2.會議座位安排的方法
（1） 較大型會場的座次安排
（2） 中小型會議的安排
一般在會議室、會議廳或臨時設置的會客室進行，可擺出方拱形、半月形、橢圓形、圓形
3.主席臺座次的安排
（1） 依職務的高度和選取的結果安排座次。職務者居中，然后按先左后右，由前至后的順序依次安排
（2） 為了工作的便利起見，會議主持人有時需做在前排的邊座就座
（3） 主席臺的每個座位左側放置姓名臺簽
二、檢查會務準備的籌備情況
（二）會務籌備程序
1. 開會檢查程序
（1） 會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查，并由各個籌備小組將檢查結果以書面報告的形式上報領導小組。
（2） 會議領導小組經過協(xié)調，確定匯報會的時間和地點，并發(fā)出協(xié)調會通知
（3） 召開籌備檢查協(xié)調會，聽取匯報，并在會場現(xiàn)場解決各種需要協(xié)調的問題
（4） 匯報會后要以電話、現(xiàn)場指導方式對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實。
2. 現(xiàn)場檢查的程序
（1） 先制定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點，并通知有關籌備部門
（2） 將現(xiàn)場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總
（3） 按照既定的檢查路線和項目逐一現(xiàn)場核對，對達到和未達到預期要求的準備項目都要有明確的記錄
（4） 對未達到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，并以電話、會議和文件等形式及時通報給相關籌備部門予以糾正。
（三）注意事項
1.會議籌備情況檢查的匯報材料
（1） 匯報材料事先要認真核實
（2） 匯報材料要突出問題，提出對策，注重實效
（3） 匯報材料要有量化檢查的數(shù)據，不能過于籠統(tǒng)
2.對檢查發(fā)現(xiàn)問題的糾正
（1） 對問題的性質和范圍進行分析確定影響程度
（2） 找出原因，尋找解決的方法
（3） 在人財物等方面做好糾正的相應準備
（4） 責任到人，抓緊落實
5.會務機構分工的要求
會務機構分工主要是指會議組織部分和人員落實。
（1） 要根據會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍
（2） 會務機構要分工明確，責任到人。
（3） 加強協(xié)調，定期溝通
（三）工作程序
會議籌備方案的制定程序為：組建會議籌備委員會—分成籌備小組—形成籌備方案—領導審核方案
（四）注意事項
1.電話會議語言使用的注意事項
講話內容要集中、準確地體現(xiàn)會議的主題，盡可能進行講話演練并做好時間估算，保證講話能按照規(guī)定的時間進行和結束，講話內容要簡明通俗易懂，盡量不使用方言和拗口和容易產生歧義的字詞和語句
2.安排座位的注意事項
（1） 中、大型會議事先畫好區(qū)域，貼好標識牌
（2） 在一些表彰的大會上，應將被表彰者安排在前排
（3） 要注意分清上下座
（4） 中小型會議方案擬出后要交出上司審核再行部署。
3.會前準備工作的基本要求
（1） 充分
（2） 周密
（3） 安全
（五）相關鏈接
1.會議籌備方案與會議策劃方案的區(qū)別與聯(lián)系
會議策劃方案一般包含會議籌備方案和會議預算方案。會議策劃是對會議做整體的計劃，涉及到參與舉辦會議的各個部門和各種關系，由策劃人將各種關系和矛盾調整統(tǒng)一，最后形成一套合理可行的方案和流程。而會議籌備方案一般是在策劃方案的基礎上側重于會議準備工作的組織和實施。它通常不包括會議前期的宣傳、營銷等方面的內容。
2.會議座位安排的方法
（1） 較大型會場的座次安排
（2） 中小型會議的安排
一般在會議室、會議廳或臨時設置的會客室進行，可擺出方拱形、半月形、橢圓形、圓形
3.主席臺座次的安排
（1） 依職務的高度和選取的結果安排座次。職務者居中，然后按先左后右，由前至后的順序依次安排
（2） 為了工作的便利起見，會議主持人有時需做在前排的邊座就座
（3） 主席臺的每個座位左側放置姓名臺簽
二、檢查會務準備的籌備情況
（二）會務籌備程序
1. 開會檢查程序
（1） 會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查，并由各個籌備小組將檢查結果以書面報告的形式上報領導小組。
（2） 會議領導小組經過協(xié)調，確定匯報會的時間和地點，并發(fā)出協(xié)調會通知
（3） 召開籌備檢查協(xié)調會，聽取匯報，并在會場現(xiàn)場解決各種需要協(xié)調的問題
（4） 匯報會后要以電話、現(xiàn)場指導方式對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實。
2. 現(xiàn)場檢查的程序
（1） 先制定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點，并通知有關籌備部門
（2） 將現(xiàn)場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總
（3） 按照既定的檢查路線和項目逐一現(xiàn)場核對，對達到和未達到預期要求的準備項目都要有明確的記錄
（4） 對未達到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，并以電話、會議和文件等形式及時通報給相關籌備部門予以糾正。
（三）注意事項
1.會議籌備情況檢查的匯報材料
（1） 匯報材料事先要認真核實
（2） 匯報材料要突出問題，提出對策，注重實效
（3） 匯報材料要有量化檢查的數(shù)據，不能過于籠統(tǒng)
2.對檢查發(fā)現(xiàn)問題的糾正
（1） 對問題的性質和范圍進行分析確定影響程度
（2） 找出原因，尋找解決的方法
（3） 在人財物等方面做好糾正的相應準備
（4） 責任到人，抓緊落實