主講內(nèi)容：會(huì)議管理(一)
本章提示：本章主要闡述了三級(jí)秘書(shū)應(yīng)掌握的會(huì)務(wù)管理技巧、諸如會(huì)前擬定會(huì)議籌備方案和應(yīng)急方案，檢查、審核會(huì)議狀況并及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通；會(huì)中對(duì)會(huì)議進(jìn)展，經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督及對(duì)突發(fā)事件的處理；會(huì)后對(duì)會(huì)議的評(píng)估與總結(jié)等。
第一節(jié) 會(huì)前籌備
學(xué)習(xí)目標(biāo)：通過(guò)對(duì)本章的學(xué)習(xí)，三級(jí)秘書(shū)需要了解各種會(huì)議籌備方案和應(yīng)急方案的內(nèi)容、擬定要求和基本程序，了解會(huì)務(wù)籌備情況檢查方式和程序，具備與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事項(xiàng)的基本能力。
一、會(huì)議籌備方案的擬訂
（一） 相關(guān)知識(shí)
1. 會(huì)議籌備方案的內(nèi)容
（1） 確定會(huì)議的主題與議題
會(huì)議的主題是指關(guān)于會(huì)議要研究的問(wèn)題、要達(dá)到的目的。
（4） 確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)
會(huì)議時(shí)間包括實(shí)際進(jìn)行時(shí)間和會(huì)議過(guò)程中的體會(huì)時(shí)間。會(huì)議的時(shí)間要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席而定，確定會(huì)議的長(zhǎng)短
會(huì)議地點(diǎn)選擇的重點(diǎn)是會(huì)場(chǎng)大小適中、地點(diǎn)適中。環(huán)境適中。交通方便，會(huì)議設(shè)施齊全
（5）確定會(huì)議所需的設(shè)備和工具
（6）確定會(huì)議文件的范圍并做好文件的印制工作
（7）確定會(huì)議代表的組成
（8）確定會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算
（9）確定會(huì)議住宿和餐飲安排
（10）確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工
例：秘書(shū)人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議籌備方案的內(nèi)容，做好會(huì)前的（）
A.分工協(xié)作
B.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)
C.統(tǒng)一匯報(bào)
D.綜合檢查
答案：ABD
2.會(huì)議籌備方案的作用
（1） 確保會(huì)議的周密組織
（2） 確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位
（3） 確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行。
3.電話會(huì)議及視頻會(huì)議
（1） 電話會(huì)議
電話會(huì)議是利用程控電話的“會(huì)議電話”功能召集不同地方的人員舉行會(huì)議。
1） 電話會(huì)議的交流的特點(diǎn)
A． 電話會(huì)議方便靈活準(zhǔn)備時(shí)間短，回復(fù)迅速，是電子通信會(huì)議中花費(fèi)最少的。
B． 電話會(huì)議缺少身體語(yǔ)言，難以進(jìn)行互動(dòng)交流，而且缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。
C． 為了提高電話會(huì)議的效率可以搭配使用其他通信方式，增進(jìn)信息的傳輸與交流。
D． 電話會(huì)議適用于分公司不遠(yuǎn)、規(guī)模不大的企業(yè)
2） 電話會(huì)議信息工作的要求
A． 準(zhǔn)確發(fā)出開(kāi)會(huì)信息
B． 認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書(shū)面信息材料
C． 合理安排會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備
D． 按時(shí)接通電話
E． 互相通報(bào)出席情況。
F． 做好會(huì)議記錄。（用錄音電話系統(tǒng)記錄會(huì)議信息）
（2） 視頻會(huì)議
視頻會(huì)議是利用通信網(wǎng)絡(luò)傳遞圖像和聲音信號(hào)的一種現(xiàn)代化會(huì)議方式。適用于布置重要工作、宣布重大決定
1） 視頻會(huì)議的特點(diǎn)（視頻會(huì)議屬于同步會(huì)議）
A. 實(shí)現(xiàn)了聲音和圖像同時(shí)傳遞
B. 打破了空間的限制
C. 節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用。
D. 交流效果較好
E. 視頻會(huì)議局限，準(zhǔn)備時(shí)間較長(zhǎng)，投入成本高，交流不夠深入廣泛
2） 視頻會(huì)議信息工作的要求
A. 發(fā)出開(kāi)會(huì)信息
B. 分發(fā)文件信息資料
C. 布置會(huì)場(chǎng)
D. 設(shè)置與檢查會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備
E. 做好會(huì)議信息準(zhǔn)備
F. 采用先集中后分散的形式。
G. 匯總情況信息
4.遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的特點(diǎn)
（1） 遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢(qián)，與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音的形式做永久記錄，交流更加直接與簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)。
（2） 遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)先預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)要求，并提前將開(kāi)會(huì)內(nèi)容告知電信公司。
（3） 會(huì)議材料‘程序必須盡量寄給與會(huì)人員
（4） 要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備
例：1.現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會(huì)議是建立在高科技的基礎(chǔ)上的。 （）
2.現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會(huì)議可以使傳統(tǒng)的會(huì)議記錄方式不復(fù)存在。（）
3.遠(yuǎn)程會(huì)議實(shí)現(xiàn)了（）進(jìn)行會(huì)議的交流和溝通。
A.異時(shí)
B.異種
C.異地
D.異向
E.異常
答案：AC
本章提示：本章主要闡述了三級(jí)秘書(shū)應(yīng)掌握的會(huì)務(wù)管理技巧、諸如會(huì)前擬定會(huì)議籌備方案和應(yīng)急方案，檢查、審核會(huì)議狀況并及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通；會(huì)中對(duì)會(huì)議進(jìn)展，經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督及對(duì)突發(fā)事件的處理；會(huì)后對(duì)會(huì)議的評(píng)估與總結(jié)等。
第一節(jié) 會(huì)前籌備
學(xué)習(xí)目標(biāo)：通過(guò)對(duì)本章的學(xué)習(xí)，三級(jí)秘書(shū)需要了解各種會(huì)議籌備方案和應(yīng)急方案的內(nèi)容、擬定要求和基本程序，了解會(huì)務(wù)籌備情況檢查方式和程序，具備與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事項(xiàng)的基本能力。
一、會(huì)議籌備方案的擬訂
（一） 相關(guān)知識(shí)
1. 會(huì)議籌備方案的內(nèi)容
（1） 確定會(huì)議的主題與議題
會(huì)議的主題是指關(guān)于會(huì)議要研究的問(wèn)題、要達(dá)到的目的。
（4） 確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)
會(huì)議時(shí)間包括實(shí)際進(jìn)行時(shí)間和會(huì)議過(guò)程中的體會(huì)時(shí)間。會(huì)議的時(shí)間要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席而定，確定會(huì)議的長(zhǎng)短
會(huì)議地點(diǎn)選擇的重點(diǎn)是會(huì)場(chǎng)大小適中、地點(diǎn)適中。環(huán)境適中。交通方便，會(huì)議設(shè)施齊全
（5）確定會(huì)議所需的設(shè)備和工具
（6）確定會(huì)議文件的范圍并做好文件的印制工作
（7）確定會(huì)議代表的組成
（8）確定會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算
（9）確定會(huì)議住宿和餐飲安排
（10）確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工
例：秘書(shū)人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議籌備方案的內(nèi)容，做好會(huì)前的（）
A.分工協(xié)作
B.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)
C.統(tǒng)一匯報(bào)
D.綜合檢查
答案：ABD
2.會(huì)議籌備方案的作用
（1） 確保會(huì)議的周密組織
（2） 確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位
（3） 確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行。
3.電話會(huì)議及視頻會(huì)議
（1） 電話會(huì)議
電話會(huì)議是利用程控電話的“會(huì)議電話”功能召集不同地方的人員舉行會(huì)議。
1） 電話會(huì)議的交流的特點(diǎn)
A． 電話會(huì)議方便靈活準(zhǔn)備時(shí)間短，回復(fù)迅速，是電子通信會(huì)議中花費(fèi)最少的。
B． 電話會(huì)議缺少身體語(yǔ)言，難以進(jìn)行互動(dòng)交流，而且缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。
C． 為了提高電話會(huì)議的效率可以搭配使用其他通信方式，增進(jìn)信息的傳輸與交流。
D． 電話會(huì)議適用于分公司不遠(yuǎn)、規(guī)模不大的企業(yè)
2） 電話會(huì)議信息工作的要求
A． 準(zhǔn)確發(fā)出開(kāi)會(huì)信息
B． 認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書(shū)面信息材料
C． 合理安排會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備
D． 按時(shí)接通電話
E． 互相通報(bào)出席情況。
F． 做好會(huì)議記錄。（用錄音電話系統(tǒng)記錄會(huì)議信息）
（2） 視頻會(huì)議
視頻會(huì)議是利用通信網(wǎng)絡(luò)傳遞圖像和聲音信號(hào)的一種現(xiàn)代化會(huì)議方式。適用于布置重要工作、宣布重大決定
1） 視頻會(huì)議的特點(diǎn)（視頻會(huì)議屬于同步會(huì)議）
A. 實(shí)現(xiàn)了聲音和圖像同時(shí)傳遞
B. 打破了空間的限制
C. 節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用。
D. 交流效果較好
E. 視頻會(huì)議局限，準(zhǔn)備時(shí)間較長(zhǎng)，投入成本高，交流不夠深入廣泛
2） 視頻會(huì)議信息工作的要求
A. 發(fā)出開(kāi)會(huì)信息
B. 分發(fā)文件信息資料
C. 布置會(huì)場(chǎng)
D. 設(shè)置與檢查會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備
E. 做好會(huì)議信息準(zhǔn)備
F. 采用先集中后分散的形式。
G. 匯總情況信息
4.遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的特點(diǎn)
（1） 遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢(qián)，與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音的形式做永久記錄，交流更加直接與簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)。
（2） 遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)先預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)要求，并提前將開(kāi)會(huì)內(nèi)容告知電信公司。
（3） 會(huì)議材料‘程序必須盡量寄給與會(huì)人員
（4） 要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備
例：1.現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會(huì)議是建立在高科技的基礎(chǔ)上的。 （）
2.現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會(huì)議可以使傳統(tǒng)的會(huì)議記錄方式不復(fù)存在。（）
3.遠(yuǎn)程會(huì)議實(shí)現(xiàn)了（）進(jìn)行會(huì)議的交流和溝通。
A.異時(shí)
B.異種
C.異地
D.異向
E.異常
答案：AC