仲裁案件質(zhì)量和效率的高低，仲裁庭秘書系于一半。但與此形成鮮明反差的是，仲裁庭秘書長(zhǎng)期以來一直在幕后默默地耕耘著，沒有得到應(yīng)有的重視，似乎為人們所忽略。我國《仲裁法》對(duì)此只字未提，各地《仲裁規(guī)則》大多也是點(diǎn)到為止，理論界至今亦鮮有論及。這種狀況不利于仲裁庭秘書職能作用的充分發(fā)揮，會(huì)給仲裁案件質(zhì)量和效率帶來直接的影響。有鑒于此，本文試圖結(jié)合本會(huì)多年來的仲裁工作實(shí)踐，著重就仲裁庭秘書的職能作用談點(diǎn)體會(huì)和認(rèn)識(shí)，與大家一起探討。
所謂仲裁庭秘書，簡(jiǎn)言之，就是指由仲裁機(jī)構(gòu)指定的協(xié)助仲裁庭辦案的仲裁業(yè)務(wù)輔助人員。從各地仲裁機(jī)構(gòu)的實(shí)踐來看，仲裁庭秘書的主要職責(zé)是：負(fù)責(zé)整個(gè)案件的流程管理，案件有關(guān)材料及仲裁法律文書的送達(dá)，安排組庭、開庭和仲裁庭合議，庭前準(zhǔn)備和庭審記錄、錄音，協(xié)助仲裁庭收集、核實(shí)有關(guān)證據(jù)材料，起草、校對(duì)有關(guān)仲裁法律文書，整理、裝訂、歸檔案卷材料以及仲裁庭交辦的其他工作。從以上職責(zé)看，仲裁庭秘書有些類似于人民法院的書記員。但實(shí)踐中仲裁庭秘書的重要性和作用都要大于書記員，其工作的要求、難度也更高。具體說來，仲裁庭秘書在仲裁活動(dòng)中主要擔(dān)負(fù)著以下四項(xiàng)職能：
一、服務(wù)職能。從某種意義上說，仲裁委員會(huì)既是公斷機(jī)構(gòu)，也是服務(wù)機(jī)構(gòu)。因此，服務(wù)應(yīng)當(dāng)成為一切仲裁工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。這既是為人民服務(wù)的需要，也是仲裁事業(yè)自身發(fā)展的需要。仲裁庭秘書處于仲裁服務(wù)的第一線，是仲裁委員會(huì)的窗口，發(fā)揮好服務(wù)職能顯得尤為重要。就其工作性質(zhì)來說，本身就是服務(wù)性的，既要為仲裁庭服務(wù)，又要為當(dāng)事人服務(wù)。在具體案件的仲裁過程中，仲裁庭秘書的工作很大程度上依附于仲裁庭，應(yīng)當(dāng)服從仲裁庭的指揮，在仲裁庭的指導(dǎo)下做好各項(xiàng)工作。根據(jù)《仲裁法》規(guī)定的條件，仲裁員的整體素質(zhì)是很高的，都是來自社會(huì)各界的優(yōu)秀人才，其中不乏各方領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)術(shù)巨子、社會(huì)名流，因此對(duì)仲裁庭秘書的服務(wù)水平也要求很高。除了按照仲裁庭的安排認(rèn)真做好各項(xiàng)工作外，尤其要注意給仲裁員以應(yīng)有的尊重，做到謙虛謹(jǐn)慎。特別是當(dāng)仲裁庭的意見不妥或與自己的意見發(fā)生分歧時(shí)，更要注意說話的態(tài)度和語氣，婉轉(zhuǎn)地表達(dá)自己的看法，不能盛氣凌人、強(qiáng)詞奪理。在為當(dāng)事人服務(wù)方面，關(guān)鍵是要掌握好尺度，既要熱情主動(dòng)服務(wù)，又要嚴(yán)格依法辦事，將兩者統(tǒng)一起來。這是由仲裁的自愿與強(qiáng)制雙重性質(zhì)所決定的。仲裁管轄來源于當(dāng)事人的授權(quán)。沒有當(dāng)事人的信任和選擇，仲裁就會(huì)成為無源之水、無本之木，失去生存的基礎(chǔ)。從這個(gè)意義上講，當(dāng)事人即使不是“上帝”，至少也可以說是仲裁的“衣食父母”。因此，仲裁庭秘書一定要全心全意為當(dāng)事人提供一流的服務(wù)，盡可能做到使當(dāng)事人滿意。與當(dāng)事人說話、打交道，要做到熱情、和氣、文雅、穩(wěn)重。對(duì)當(dāng)事人的合理要求，能滿足的盡量滿足，實(shí)在做不到的要說明理由，以求得當(dāng)事人的諒解。對(duì)無理取鬧的，要耐心細(xì)致地做好解釋說服工作，切忌與當(dāng)事人爭(zhēng)吵、發(fā)脾氣、耍威風(fēng)。要通過自己的言行真正體現(xiàn)出仲裁委員會(huì)是講理、文明的地方，給當(dāng)事人以賓至如歸的感覺。另一方面，當(dāng)事人既然選擇了仲裁，就必須受《仲裁法》和《仲裁規(guī)則》的約束。仲裁庭秘書在服務(wù)中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照仲裁程序辦事，不能因遷就當(dāng)事人而放棄原則、違反規(guī)定。這也可以說是服務(wù)的底線，絲毫不能放松，否則就會(huì)直接影響仲裁案件的質(zhì)量和效率。
二、管理職能。由于仲裁員基本上都是兼職的，仲裁庭秘書一經(jīng)指定，整個(gè)案件的運(yùn)轉(zhuǎn)主要靠其來完成。從收案到結(jié)案自始至終對(duì)每起案件獨(dú)立地進(jìn)行管理，是仲裁庭秘書的一項(xiàng)重要職能。仲裁庭秘書對(duì)案件的管理，要重點(diǎn)圍繞辦案進(jìn)度來進(jìn)行。仲裁庭秘書管理水平的高低，直接關(guān)系到辦案效率。仲裁案件的每一階段都有很強(qiáng)的時(shí)效性，仲裁庭秘書必須對(duì)所承辦的每起案件都做到心中有數(shù)，嚴(yán)格按照《仲裁法》和《仲裁規(guī)則》規(guī)定的期限安排送達(dá)、組庭、開庭、合議、裁決等，保證整個(gè)仲裁活動(dòng)有序、合法、正常進(jìn)行。尤其要經(jīng)常提醒、督促仲裁員注意審限，力爭(zhēng)在法定期限內(nèi)提前結(jié)案。如今年以來本會(huì)為了提高辦案效率，要求仲裁庭秘書進(jìn)一步加大對(duì)案件進(jìn)度的管理力度，并建立了案件預(yù)警和催辦制度，取得了比較明顯的效果。對(duì)普通程序案件和簡(jiǎn)易程序案件，要求仲裁庭秘書分別在到期前一個(gè)月和半個(gè)月提醒仲裁庭抓緊結(jié)案。對(duì)到期未結(jié)的案件，由仲裁庭秘書向仲裁庭發(fā)出書面的催辦函，隨時(shí)掌握案件進(jìn)度情況，并對(duì)無故拖延結(jié)案的仲裁員予以通報(bào)。目前本會(huì)已經(jīng)建立了電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了案件管理的科學(xué)化、規(guī)范化。在案件管理中，仲裁庭秘書應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)地履行職責(zé)，而不是消極被動(dòng)地等待仲裁庭的安排。在搞好案件程序管理的同時(shí)，仲裁庭秘書還要協(xié)助仲裁委抓好對(duì)仲裁員的管理。通過仲裁案件，仲裁庭秘書對(duì)其所接觸的仲裁員的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)水平、工作作風(fēng)等有了較為全面、具體的了解，因而也有發(fā)言權(quán)。仲裁庭秘書應(yīng)及時(shí)將所掌握的情況反饋給仲裁委的領(lǐng)導(dǎo)，為仲裁委管理、考察、培訓(xùn)仲裁員提供客觀依據(jù)。如本會(huì)秘書處通過不定期地召集仲裁庭秘書座談，注意收集每位仲裁員在辦案中的表現(xiàn)情況，對(duì)那些責(zé)任心不強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平不高、不遵守職業(yè)道德紀(jì)律或作風(fēng)拖拉的仲裁員，逐一列出名單，供主任指定仲裁員特別是首席仲裁員時(shí)參考。此外，仲裁庭秘書還要對(duì)案件材料進(jìn)行管理，做到材料齊全，分門別類，便于查閱，及時(shí)歸檔。
三、把關(guān)職能。仲裁庭秘書既是案件的管理者，也是把關(guān)者。實(shí)踐證明，仲裁庭秘書能否把好第一道關(guān)，對(duì)仲裁案件的質(zhì)量至關(guān)重要。一要把好程序關(guān)。仲裁的一大特點(diǎn)，就是其有著極其嚴(yán)格的程序。如果說案件質(zhì)量是仲裁工作的生命，那么在某種意義上也可以說仲裁程序是案件質(zhì)量的生命。對(duì)實(shí)體問題可以有不同的認(rèn)識(shí)和不同的解決辦法，而程序則不然。程序一錯(cuò)，一錯(cuò)百錯(cuò)。哪怕是細(xì)小的程序問題，人民法院都可以據(jù)此撤銷或不予執(zhí)行仲裁裁決。
但實(shí)踐中有些仲裁員對(duì)仲裁程序不太熟悉，因程序錯(cuò)誤致使裁決被撤銷或不予執(zhí)行的時(shí)有發(fā)生。另一方面，仲裁庭秘書因?qū)ｉT從事案件管理，一般對(duì)仲裁程序比較了解。一位負(fù)責(zé)、細(xì)致的仲裁庭秘書，往往能及時(shí)發(fā)現(xiàn)程序中的問題并提醒仲裁庭注意，從而有效地避免錯(cuò)案的發(fā)生，這樣的事例也屢見不鮮?？梢?，仲裁庭秘書在程序方面的把關(guān)作用十分重要，尤勝于仲裁員和仲裁機(jī)構(gòu)的其他人員。本會(huì)在《錯(cuò)案追究制度》中規(guī)定：“由于案件程序方面的問題造成錯(cuò)案的，分別不同情況由仲裁庭組成人員和仲裁庭秘書各自承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。”這一規(guī)定既肯定了仲裁庭秘書在程序方面的把關(guān)作用，也明確了其責(zé)任。二要把好實(shí)體關(guān)。對(duì)此認(rèn)識(shí)不太一致，有的就認(rèn)為案件的實(shí)體問題與仲裁庭秘書無關(guān)。本人認(rèn)為，仲裁庭秘書對(duì)案件實(shí)體問題適度把關(guān)，有利于提高辦案質(zhì)量。事實(shí)上，有些素質(zhì)高的仲裁庭秘書對(duì)案件處理的看法并不亞于仲裁員，甚至高于仲裁員。有的本身既是仲裁庭秘書，又是仲裁員。那些從事仲裁庭秘書工作時(shí)間較長(zhǎng)的人，所接觸的案件類型多，積累了一些經(jīng)驗(yàn)，熟知過往仲裁庭及仲裁委對(duì)同類型案件的認(rèn)識(shí)和處理尺度，可以為仲裁庭提供有益的參考意見。有的仲裁委由于人員較少，沒有設(shè)立專門機(jī)構(gòu)把關(guān)，基本上是由仲裁庭秘書負(fù)責(zé)對(duì)裁決書進(jìn)行審查、核閱。實(shí)踐中，仲裁庭秘書就案件實(shí)體問題向仲裁庭或仲裁委提出建議且被重視和采納的并不少見。有的仲裁庭秘書還擔(dān)負(fù)著草擬裁決書的任務(wù)，事實(shí)上不同程度地參與了仲裁案件的實(shí)體處理。本會(huì)對(duì)仲裁庭秘書適度參與案件實(shí)體處理也是提倡的，在《秘書人員辦案規(guī)定》中規(guī)定：“仲裁庭秘書在合議時(shí)可以提出意見或建議，供仲裁庭參考?！碑?dāng)然，仲裁庭秘書在案件實(shí)體上的把關(guān)作用遠(yuǎn)不如程序方面，僅供參考而已。其實(shí)，仲裁委對(duì)案件的把關(guān)又何嘗不是如此呢？此外，仲裁庭秘書在庭外還可以協(xié)助仲裁庭做當(dāng)事人的調(diào)解工作，這在仲裁實(shí)踐中是必要的、常見的，對(duì)案件實(shí)體問題的處理所起的作用也是明顯的。三要把好文字關(guān)。主要是對(duì)仲裁法律文書格式和文字校對(duì)把關(guān)。為了保證仲裁的嚴(yán)肅性，各地仲裁委對(duì)一些常用的仲裁法律文書制定了標(biāo)準(zhǔn)格式，供仲裁庭采用。如本會(huì)就先后制定30多種常用仲裁文書格式，對(duì)仲裁業(yè)務(wù)的規(guī)范化建設(shè)起了積極的作用。仲裁庭秘書應(yīng)對(duì)此進(jìn)行把關(guān)，使這些規(guī)范性的東西落到實(shí)處。同時(shí)，仲裁庭秘書還要認(rèn)真細(xì)致地做好文字校對(duì)工作，盡量避免出現(xiàn)差錯(cuò)。本會(huì)為了加強(qiáng)這項(xiàng)工作，制定了《仲裁文書差錯(cuò)責(zé)任追究制度》，凡仲裁文書中出現(xiàn)數(shù)字計(jì)算錯(cuò)誤和文字錯(cuò)誤的，視情節(jié)輕重分別追究仲裁庭秘書的經(jīng)濟(jì)、行政責(zé)任。
四、協(xié)調(diào)職能。在仲裁活動(dòng)中，仲裁庭秘書是聯(lián)系各方的橋梁和紐帶，擔(dān)負(fù)著重要的協(xié)調(diào)職能。一是協(xié)調(diào)仲裁庭成員之間的關(guān)系。仲裁庭成員來自社會(huì)各界，大多數(shù)人彼此之間并不熟悉。在仲裁案件過程中，仲裁庭成員之間的聯(lián)絡(luò)、溝通主要是通過仲裁庭秘書來進(jìn)行的。如對(duì)開庭、合議時(shí)間的確定和對(duì)案件意見的交換等，往往需要仲裁庭秘書經(jīng)過幾個(gè)回合的協(xié)調(diào)才能完成。二是協(xié)調(diào)仲裁庭與當(dāng)事人之間的關(guān)系。根據(jù)《仲裁法》的規(guī)定，仲裁員不得私自會(huì)見當(dāng)事人。因此，當(dāng)事人與仲裁員之間的所有聯(lián)系和活動(dòng)，都必須通過仲裁庭秘書，否則便有違法之嫌。如證據(jù)材料的接收、開庭與調(diào)解、庭外證據(jù)材料的調(diào)查核實(shí)、仲裁庭有關(guān)決定的告知與送達(dá)等，都是依靠仲裁庭秘書來完成的。三是仲裁庭與仲裁委之間的關(guān)系。仲裁過程中，仲裁庭經(jīng)常會(huì)遇到一些程序和實(shí)體上的問題，需要仲裁委予以解決，如仲裁員的回避、管轄異議的決定、裁決書的核閱、疑難案件的請(qǐng)示等。同時(shí)，仲裁委對(duì)仲裁案件中出現(xiàn)的有些情況，也要及時(shí)與仲裁庭溝通，如發(fā)現(xiàn)的問題、當(dāng)事人的投訴、外界的反映等。這種聯(lián)系與溝通，一般也是通過仲裁庭秘書上傳下達(dá)的協(xié)調(diào)來實(shí)現(xiàn)的。四是協(xié)調(diào)仲裁委與當(dāng)事人之間的關(guān)系。仲裁庭秘書與當(dāng)事人交往的過程，實(shí)際上就是落實(shí)仲裁委的指導(dǎo)思想、工作部署的過程，是宣傳仲裁委的過程，也是建立仲裁委與當(dāng)事人之間良好關(guān)系的協(xié)調(diào)過程。當(dāng)事人對(duì)仲裁委的了解與評(píng)價(jià)，很大程度上來自于仲裁庭秘書在服務(wù)水平與效率方面的表現(xiàn)。同時(shí)，當(dāng)事人對(duì)具體案件及仲裁工作的意見和建議，主要也是通過仲裁庭秘書反饋到仲裁委的。五是協(xié)調(diào)仲裁委與法院等其他部門的關(guān)系。仲裁委與法院、審計(jì)機(jī)構(gòu)、鑒定機(jī)構(gòu)等部門的具體業(yè)務(wù)聯(lián)系，基本上是由秘書進(jìn)行的，如財(cái)產(chǎn)保全、證據(jù)保全、撤銷和不予執(zhí)行案件情況的溝通、造價(jià)評(píng)估、證據(jù)的鑒定等。六是協(xié)調(diào)當(dāng)事人之間的關(guān)系。當(dāng)事人之間的證據(jù)交換、就有關(guān)仲裁程序和實(shí)體問題進(jìn)行協(xié)商等，都是在仲裁庭秘書的主持下進(jìn)行的。
多年的仲裁實(shí)踐證明，仲裁庭秘書必須全面發(fā)揮上述四個(gè)職能作用，才能促進(jìn)仲裁辦案質(zhì)量和效率的提高，促進(jìn)仲裁事業(yè)的健康發(fā)展。本會(huì)今年初對(duì)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)作了較大的調(diào)整，其中一個(gè)重要舉措，就是將原來分布于各業(yè)務(wù)處室的仲裁庭秘書，集中歸口由秘書處統(tǒng)一管理。這一改革措施，有利于對(duì)仲裁庭秘書實(shí)行統(tǒng)一錄用、管理、培訓(xùn)和考核，有利于仲裁庭秘書隊(duì)伍的規(guī)范化建設(shè)，有利于仲裁庭秘書職能作用的充分發(fā)揮，使本會(huì)今年的辦案質(zhì)量和效率得到明顯提高。但是，仲裁庭秘書隊(duì)伍的建設(shè)，目前仍存在一些不容忽視的問題，主要是：對(duì)仲裁庭秘書工作的地位和作用認(rèn)識(shí)不足，重視不夠；對(duì)仲裁庭秘書沒有形成一套統(tǒng)一、規(guī)范、科學(xué)的管理制度，人員流動(dòng)性大，隊(duì)伍不穩(wěn)定；仲裁庭秘書素質(zhì)參差不齊，尚不能完全勝任仲裁工作的高要求。這些問題的存在，制約著仲裁庭秘書職能作用的充分發(fā)揮，也勢(shì)必影響仲裁事業(yè)的發(fā)展。
解決上述問題，一是要充分認(rèn)識(shí)仲裁庭秘書在仲裁工作中的地位和作用。要認(rèn)識(shí)到，仲裁庭秘書是仲裁活動(dòng)的主要組織者和管理者，對(duì)于保證仲裁辦案質(zhì)量和提高仲裁辦案效率，具有舉足輕重的作用。對(duì)書記員的地位和作用，人民法院組織法及刑事訴訟法、民事訴訟法都作了明確具體的規(guī)定。仲裁庭秘書的作用比法院的書記員更重要，但《仲裁法》對(duì)此卻沒有規(guī)定，導(dǎo)致“名份”缺失。有作用，就應(yīng)該給予相應(yīng)的地位；反之，有地位，才能更好地發(fā)揮作用。因此，建議《仲裁法》修訂時(shí)增加有關(guān)仲裁庭秘書的內(nèi)容。在此之前，各地仲裁委可在《仲裁規(guī)則》中設(shè)專章對(duì)仲裁庭秘書的地位、職責(zé)、權(quán)限等予以規(guī)定。本會(huì)不僅在《仲裁規(guī)則》中對(duì)仲裁庭秘書作了規(guī)定，還專門制定了《秘書人員辦案規(guī)定》，后來又要求仲裁庭秘書在裁決書上署名，這樣既明確了職責(zé)，又增強(qiáng)了責(zé)任心，實(shí)踐證明效果很好。
二是要制定一套科學(xué)的仲裁庭秘書管理辦法?，F(xiàn)在各地仲裁委對(duì)仲裁庭秘書的管理存在多種模式：有的參照公務(wù)員管理，或納入事業(yè)編制，容易出現(xiàn)“大鍋飯”的問題；有的全部從社會(huì)上招聘，實(shí)行合同制管理，又不利于隊(duì)伍的穩(wěn)定；有的兩者兼而有之，搞的是“雙軌制”，難免造成人員心理上的不平衡。為了建立一支專業(yè)化、高素質(zhì)、穩(wěn)定而富有活力的仲裁庭秘書隊(duì)伍，筆者建議參照近高人民法院下發(fā)的《人民法院書記員管理辦法（試行）》，結(jié)合仲裁機(jī)構(gòu)和仲裁業(yè)務(wù)的實(shí)際和特點(diǎn)，制定一套立足長(zhǎng)遠(yuǎn)、兼顧現(xiàn)實(shí)的科學(xué)的《仲裁庭秘書管理辦法》，對(duì)仲裁庭秘書的地位、職責(zé)、任職條件、晉升、辭退、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等作出規(guī)定。各地仲裁委可根據(jù)自己的實(shí)際情況先行制定，在此基礎(chǔ)上逐步形成統(tǒng)一的規(guī)范。
三是要加強(qiáng)對(duì)仲裁庭秘書的教育培訓(xùn)工作。仲裁工作的高標(biāo)準(zhǔn)，要求仲裁庭秘書必須要有相應(yīng)的高素質(zhì)。一位稱職的仲裁庭秘書，不僅要有良好的職業(yè)道德和法律素養(yǎng)，還必須具有較強(qiáng)的寫作能力、語言表達(dá)能力、計(jì)算機(jī)應(yīng)用操作能力和協(xié)調(diào)能力等。因此，要堅(jiān)持系統(tǒng)培訓(xùn)與重點(diǎn)培訓(xùn)、知識(shí)培訓(xùn)與技能培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)與崗位培訓(xùn)、日常培訓(xùn)與集中培訓(xùn)相結(jié)合，不斷提高仲裁庭秘書的綜合素質(zhì)，使之適應(yīng)日益發(fā)展的仲裁事業(yè)的需要。
所謂仲裁庭秘書，簡(jiǎn)言之，就是指由仲裁機(jī)構(gòu)指定的協(xié)助仲裁庭辦案的仲裁業(yè)務(wù)輔助人員。從各地仲裁機(jī)構(gòu)的實(shí)踐來看，仲裁庭秘書的主要職責(zé)是：負(fù)責(zé)整個(gè)案件的流程管理，案件有關(guān)材料及仲裁法律文書的送達(dá)，安排組庭、開庭和仲裁庭合議，庭前準(zhǔn)備和庭審記錄、錄音，協(xié)助仲裁庭收集、核實(shí)有關(guān)證據(jù)材料，起草、校對(duì)有關(guān)仲裁法律文書，整理、裝訂、歸檔案卷材料以及仲裁庭交辦的其他工作。從以上職責(zé)看，仲裁庭秘書有些類似于人民法院的書記員。但實(shí)踐中仲裁庭秘書的重要性和作用都要大于書記員，其工作的要求、難度也更高。具體說來，仲裁庭秘書在仲裁活動(dòng)中主要擔(dān)負(fù)著以下四項(xiàng)職能：
一、服務(wù)職能。從某種意義上說，仲裁委員會(huì)既是公斷機(jī)構(gòu)，也是服務(wù)機(jī)構(gòu)。因此，服務(wù)應(yīng)當(dāng)成為一切仲裁工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。這既是為人民服務(wù)的需要，也是仲裁事業(yè)自身發(fā)展的需要。仲裁庭秘書處于仲裁服務(wù)的第一線，是仲裁委員會(huì)的窗口，發(fā)揮好服務(wù)職能顯得尤為重要。就其工作性質(zhì)來說，本身就是服務(wù)性的，既要為仲裁庭服務(wù)，又要為當(dāng)事人服務(wù)。在具體案件的仲裁過程中，仲裁庭秘書的工作很大程度上依附于仲裁庭，應(yīng)當(dāng)服從仲裁庭的指揮，在仲裁庭的指導(dǎo)下做好各項(xiàng)工作。根據(jù)《仲裁法》規(guī)定的條件，仲裁員的整體素質(zhì)是很高的，都是來自社會(huì)各界的優(yōu)秀人才，其中不乏各方領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)術(shù)巨子、社會(huì)名流，因此對(duì)仲裁庭秘書的服務(wù)水平也要求很高。除了按照仲裁庭的安排認(rèn)真做好各項(xiàng)工作外，尤其要注意給仲裁員以應(yīng)有的尊重，做到謙虛謹(jǐn)慎。特別是當(dāng)仲裁庭的意見不妥或與自己的意見發(fā)生分歧時(shí)，更要注意說話的態(tài)度和語氣，婉轉(zhuǎn)地表達(dá)自己的看法，不能盛氣凌人、強(qiáng)詞奪理。在為當(dāng)事人服務(wù)方面，關(guān)鍵是要掌握好尺度，既要熱情主動(dòng)服務(wù)，又要嚴(yán)格依法辦事，將兩者統(tǒng)一起來。這是由仲裁的自愿與強(qiáng)制雙重性質(zhì)所決定的。仲裁管轄來源于當(dāng)事人的授權(quán)。沒有當(dāng)事人的信任和選擇，仲裁就會(huì)成為無源之水、無本之木，失去生存的基礎(chǔ)。從這個(gè)意義上講，當(dāng)事人即使不是“上帝”，至少也可以說是仲裁的“衣食父母”。因此，仲裁庭秘書一定要全心全意為當(dāng)事人提供一流的服務(wù)，盡可能做到使當(dāng)事人滿意。與當(dāng)事人說話、打交道，要做到熱情、和氣、文雅、穩(wěn)重。對(duì)當(dāng)事人的合理要求，能滿足的盡量滿足，實(shí)在做不到的要說明理由，以求得當(dāng)事人的諒解。對(duì)無理取鬧的，要耐心細(xì)致地做好解釋說服工作，切忌與當(dāng)事人爭(zhēng)吵、發(fā)脾氣、耍威風(fēng)。要通過自己的言行真正體現(xiàn)出仲裁委員會(huì)是講理、文明的地方，給當(dāng)事人以賓至如歸的感覺。另一方面，當(dāng)事人既然選擇了仲裁，就必須受《仲裁法》和《仲裁規(guī)則》的約束。仲裁庭秘書在服務(wù)中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照仲裁程序辦事，不能因遷就當(dāng)事人而放棄原則、違反規(guī)定。這也可以說是服務(wù)的底線，絲毫不能放松，否則就會(huì)直接影響仲裁案件的質(zhì)量和效率。
二、管理職能。由于仲裁員基本上都是兼職的，仲裁庭秘書一經(jīng)指定，整個(gè)案件的運(yùn)轉(zhuǎn)主要靠其來完成。從收案到結(jié)案自始至終對(duì)每起案件獨(dú)立地進(jìn)行管理，是仲裁庭秘書的一項(xiàng)重要職能。仲裁庭秘書對(duì)案件的管理，要重點(diǎn)圍繞辦案進(jìn)度來進(jìn)行。仲裁庭秘書管理水平的高低，直接關(guān)系到辦案效率。仲裁案件的每一階段都有很強(qiáng)的時(shí)效性，仲裁庭秘書必須對(duì)所承辦的每起案件都做到心中有數(shù)，嚴(yán)格按照《仲裁法》和《仲裁規(guī)則》規(guī)定的期限安排送達(dá)、組庭、開庭、合議、裁決等，保證整個(gè)仲裁活動(dòng)有序、合法、正常進(jìn)行。尤其要經(jīng)常提醒、督促仲裁員注意審限，力爭(zhēng)在法定期限內(nèi)提前結(jié)案。如今年以來本會(huì)為了提高辦案效率，要求仲裁庭秘書進(jìn)一步加大對(duì)案件進(jìn)度的管理力度，并建立了案件預(yù)警和催辦制度，取得了比較明顯的效果。對(duì)普通程序案件和簡(jiǎn)易程序案件，要求仲裁庭秘書分別在到期前一個(gè)月和半個(gè)月提醒仲裁庭抓緊結(jié)案。對(duì)到期未結(jié)的案件，由仲裁庭秘書向仲裁庭發(fā)出書面的催辦函，隨時(shí)掌握案件進(jìn)度情況，并對(duì)無故拖延結(jié)案的仲裁員予以通報(bào)。目前本會(huì)已經(jīng)建立了電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了案件管理的科學(xué)化、規(guī)范化。在案件管理中，仲裁庭秘書應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)地履行職責(zé)，而不是消極被動(dòng)地等待仲裁庭的安排。在搞好案件程序管理的同時(shí)，仲裁庭秘書還要協(xié)助仲裁委抓好對(duì)仲裁員的管理。通過仲裁案件，仲裁庭秘書對(duì)其所接觸的仲裁員的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)水平、工作作風(fēng)等有了較為全面、具體的了解，因而也有發(fā)言權(quán)。仲裁庭秘書應(yīng)及時(shí)將所掌握的情況反饋給仲裁委的領(lǐng)導(dǎo)，為仲裁委管理、考察、培訓(xùn)仲裁員提供客觀依據(jù)。如本會(huì)秘書處通過不定期地召集仲裁庭秘書座談，注意收集每位仲裁員在辦案中的表現(xiàn)情況，對(duì)那些責(zé)任心不強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平不高、不遵守職業(yè)道德紀(jì)律或作風(fēng)拖拉的仲裁員，逐一列出名單，供主任指定仲裁員特別是首席仲裁員時(shí)參考。此外，仲裁庭秘書還要對(duì)案件材料進(jìn)行管理，做到材料齊全，分門別類，便于查閱，及時(shí)歸檔。
三、把關(guān)職能。仲裁庭秘書既是案件的管理者，也是把關(guān)者。實(shí)踐證明，仲裁庭秘書能否把好第一道關(guān)，對(duì)仲裁案件的質(zhì)量至關(guān)重要。一要把好程序關(guān)。仲裁的一大特點(diǎn)，就是其有著極其嚴(yán)格的程序。如果說案件質(zhì)量是仲裁工作的生命，那么在某種意義上也可以說仲裁程序是案件質(zhì)量的生命。對(duì)實(shí)體問題可以有不同的認(rèn)識(shí)和不同的解決辦法，而程序則不然。程序一錯(cuò)，一錯(cuò)百錯(cuò)。哪怕是細(xì)小的程序問題，人民法院都可以據(jù)此撤銷或不予執(zhí)行仲裁裁決。
但實(shí)踐中有些仲裁員對(duì)仲裁程序不太熟悉，因程序錯(cuò)誤致使裁決被撤銷或不予執(zhí)行的時(shí)有發(fā)生。另一方面，仲裁庭秘書因?qū)ｉT從事案件管理，一般對(duì)仲裁程序比較了解。一位負(fù)責(zé)、細(xì)致的仲裁庭秘書，往往能及時(shí)發(fā)現(xiàn)程序中的問題并提醒仲裁庭注意，從而有效地避免錯(cuò)案的發(fā)生，這樣的事例也屢見不鮮?？梢?，仲裁庭秘書在程序方面的把關(guān)作用十分重要，尤勝于仲裁員和仲裁機(jī)構(gòu)的其他人員。本會(huì)在《錯(cuò)案追究制度》中規(guī)定：“由于案件程序方面的問題造成錯(cuò)案的，分別不同情況由仲裁庭組成人員和仲裁庭秘書各自承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。”這一規(guī)定既肯定了仲裁庭秘書在程序方面的把關(guān)作用，也明確了其責(zé)任。二要把好實(shí)體關(guān)。對(duì)此認(rèn)識(shí)不太一致，有的就認(rèn)為案件的實(shí)體問題與仲裁庭秘書無關(guān)。本人認(rèn)為，仲裁庭秘書對(duì)案件實(shí)體問題適度把關(guān)，有利于提高辦案質(zhì)量。事實(shí)上，有些素質(zhì)高的仲裁庭秘書對(duì)案件處理的看法并不亞于仲裁員，甚至高于仲裁員。有的本身既是仲裁庭秘書，又是仲裁員。那些從事仲裁庭秘書工作時(shí)間較長(zhǎng)的人，所接觸的案件類型多，積累了一些經(jīng)驗(yàn)，熟知過往仲裁庭及仲裁委對(duì)同類型案件的認(rèn)識(shí)和處理尺度，可以為仲裁庭提供有益的參考意見。有的仲裁委由于人員較少，沒有設(shè)立專門機(jī)構(gòu)把關(guān)，基本上是由仲裁庭秘書負(fù)責(zé)對(duì)裁決書進(jìn)行審查、核閱。實(shí)踐中，仲裁庭秘書就案件實(shí)體問題向仲裁庭或仲裁委提出建議且被重視和采納的并不少見。有的仲裁庭秘書還擔(dān)負(fù)著草擬裁決書的任務(wù)，事實(shí)上不同程度地參與了仲裁案件的實(shí)體處理。本會(huì)對(duì)仲裁庭秘書適度參與案件實(shí)體處理也是提倡的，在《秘書人員辦案規(guī)定》中規(guī)定：“仲裁庭秘書在合議時(shí)可以提出意見或建議，供仲裁庭參考?！碑?dāng)然，仲裁庭秘書在案件實(shí)體上的把關(guān)作用遠(yuǎn)不如程序方面，僅供參考而已。其實(shí)，仲裁委對(duì)案件的把關(guān)又何嘗不是如此呢？此外，仲裁庭秘書在庭外還可以協(xié)助仲裁庭做當(dāng)事人的調(diào)解工作，這在仲裁實(shí)踐中是必要的、常見的，對(duì)案件實(shí)體問題的處理所起的作用也是明顯的。三要把好文字關(guān)。主要是對(duì)仲裁法律文書格式和文字校對(duì)把關(guān)。為了保證仲裁的嚴(yán)肅性，各地仲裁委對(duì)一些常用的仲裁法律文書制定了標(biāo)準(zhǔn)格式，供仲裁庭采用。如本會(huì)就先后制定30多種常用仲裁文書格式，對(duì)仲裁業(yè)務(wù)的規(guī)范化建設(shè)起了積極的作用。仲裁庭秘書應(yīng)對(duì)此進(jìn)行把關(guān)，使這些規(guī)范性的東西落到實(shí)處。同時(shí)，仲裁庭秘書還要認(rèn)真細(xì)致地做好文字校對(duì)工作，盡量避免出現(xiàn)差錯(cuò)。本會(huì)為了加強(qiáng)這項(xiàng)工作，制定了《仲裁文書差錯(cuò)責(zé)任追究制度》，凡仲裁文書中出現(xiàn)數(shù)字計(jì)算錯(cuò)誤和文字錯(cuò)誤的，視情節(jié)輕重分別追究仲裁庭秘書的經(jīng)濟(jì)、行政責(zé)任。
四、協(xié)調(diào)職能。在仲裁活動(dòng)中，仲裁庭秘書是聯(lián)系各方的橋梁和紐帶，擔(dān)負(fù)著重要的協(xié)調(diào)職能。一是協(xié)調(diào)仲裁庭成員之間的關(guān)系。仲裁庭成員來自社會(huì)各界，大多數(shù)人彼此之間并不熟悉。在仲裁案件過程中，仲裁庭成員之間的聯(lián)絡(luò)、溝通主要是通過仲裁庭秘書來進(jìn)行的。如對(duì)開庭、合議時(shí)間的確定和對(duì)案件意見的交換等，往往需要仲裁庭秘書經(jīng)過幾個(gè)回合的協(xié)調(diào)才能完成。二是協(xié)調(diào)仲裁庭與當(dāng)事人之間的關(guān)系。根據(jù)《仲裁法》的規(guī)定，仲裁員不得私自會(huì)見當(dāng)事人。因此，當(dāng)事人與仲裁員之間的所有聯(lián)系和活動(dòng)，都必須通過仲裁庭秘書，否則便有違法之嫌。如證據(jù)材料的接收、開庭與調(diào)解、庭外證據(jù)材料的調(diào)查核實(shí)、仲裁庭有關(guān)決定的告知與送達(dá)等，都是依靠仲裁庭秘書來完成的。三是仲裁庭與仲裁委之間的關(guān)系。仲裁過程中，仲裁庭經(jīng)常會(huì)遇到一些程序和實(shí)體上的問題，需要仲裁委予以解決，如仲裁員的回避、管轄異議的決定、裁決書的核閱、疑難案件的請(qǐng)示等。同時(shí)，仲裁委對(duì)仲裁案件中出現(xiàn)的有些情況，也要及時(shí)與仲裁庭溝通，如發(fā)現(xiàn)的問題、當(dāng)事人的投訴、外界的反映等。這種聯(lián)系與溝通，一般也是通過仲裁庭秘書上傳下達(dá)的協(xié)調(diào)來實(shí)現(xiàn)的。四是協(xié)調(diào)仲裁委與當(dāng)事人之間的關(guān)系。仲裁庭秘書與當(dāng)事人交往的過程，實(shí)際上就是落實(shí)仲裁委的指導(dǎo)思想、工作部署的過程，是宣傳仲裁委的過程，也是建立仲裁委與當(dāng)事人之間良好關(guān)系的協(xié)調(diào)過程。當(dāng)事人對(duì)仲裁委的了解與評(píng)價(jià)，很大程度上來自于仲裁庭秘書在服務(wù)水平與效率方面的表現(xiàn)。同時(shí)，當(dāng)事人對(duì)具體案件及仲裁工作的意見和建議，主要也是通過仲裁庭秘書反饋到仲裁委的。五是協(xié)調(diào)仲裁委與法院等其他部門的關(guān)系。仲裁委與法院、審計(jì)機(jī)構(gòu)、鑒定機(jī)構(gòu)等部門的具體業(yè)務(wù)聯(lián)系，基本上是由秘書進(jìn)行的，如財(cái)產(chǎn)保全、證據(jù)保全、撤銷和不予執(zhí)行案件情況的溝通、造價(jià)評(píng)估、證據(jù)的鑒定等。六是協(xié)調(diào)當(dāng)事人之間的關(guān)系。當(dāng)事人之間的證據(jù)交換、就有關(guān)仲裁程序和實(shí)體問題進(jìn)行協(xié)商等，都是在仲裁庭秘書的主持下進(jìn)行的。
多年的仲裁實(shí)踐證明，仲裁庭秘書必須全面發(fā)揮上述四個(gè)職能作用，才能促進(jìn)仲裁辦案質(zhì)量和效率的提高，促進(jìn)仲裁事業(yè)的健康發(fā)展。本會(huì)今年初對(duì)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)作了較大的調(diào)整，其中一個(gè)重要舉措，就是將原來分布于各業(yè)務(wù)處室的仲裁庭秘書，集中歸口由秘書處統(tǒng)一管理。這一改革措施，有利于對(duì)仲裁庭秘書實(shí)行統(tǒng)一錄用、管理、培訓(xùn)和考核，有利于仲裁庭秘書隊(duì)伍的規(guī)范化建設(shè)，有利于仲裁庭秘書職能作用的充分發(fā)揮，使本會(huì)今年的辦案質(zhì)量和效率得到明顯提高。但是，仲裁庭秘書隊(duì)伍的建設(shè)，目前仍存在一些不容忽視的問題，主要是：對(duì)仲裁庭秘書工作的地位和作用認(rèn)識(shí)不足，重視不夠；對(duì)仲裁庭秘書沒有形成一套統(tǒng)一、規(guī)范、科學(xué)的管理制度，人員流動(dòng)性大，隊(duì)伍不穩(wěn)定；仲裁庭秘書素質(zhì)參差不齊，尚不能完全勝任仲裁工作的高要求。這些問題的存在，制約著仲裁庭秘書職能作用的充分發(fā)揮，也勢(shì)必影響仲裁事業(yè)的發(fā)展。
解決上述問題，一是要充分認(rèn)識(shí)仲裁庭秘書在仲裁工作中的地位和作用。要認(rèn)識(shí)到，仲裁庭秘書是仲裁活動(dòng)的主要組織者和管理者，對(duì)于保證仲裁辦案質(zhì)量和提高仲裁辦案效率，具有舉足輕重的作用。對(duì)書記員的地位和作用，人民法院組織法及刑事訴訟法、民事訴訟法都作了明確具體的規(guī)定。仲裁庭秘書的作用比法院的書記員更重要，但《仲裁法》對(duì)此卻沒有規(guī)定，導(dǎo)致“名份”缺失。有作用，就應(yīng)該給予相應(yīng)的地位；反之，有地位，才能更好地發(fā)揮作用。因此，建議《仲裁法》修訂時(shí)增加有關(guān)仲裁庭秘書的內(nèi)容。在此之前，各地仲裁委可在《仲裁規(guī)則》中設(shè)專章對(duì)仲裁庭秘書的地位、職責(zé)、權(quán)限等予以規(guī)定。本會(huì)不僅在《仲裁規(guī)則》中對(duì)仲裁庭秘書作了規(guī)定，還專門制定了《秘書人員辦案規(guī)定》，后來又要求仲裁庭秘書在裁決書上署名，這樣既明確了職責(zé)，又增強(qiáng)了責(zé)任心，實(shí)踐證明效果很好。
二是要制定一套科學(xué)的仲裁庭秘書管理辦法?，F(xiàn)在各地仲裁委對(duì)仲裁庭秘書的管理存在多種模式：有的參照公務(wù)員管理，或納入事業(yè)編制，容易出現(xiàn)“大鍋飯”的問題；有的全部從社會(huì)上招聘，實(shí)行合同制管理，又不利于隊(duì)伍的穩(wěn)定；有的兩者兼而有之，搞的是“雙軌制”，難免造成人員心理上的不平衡。為了建立一支專業(yè)化、高素質(zhì)、穩(wěn)定而富有活力的仲裁庭秘書隊(duì)伍，筆者建議參照近高人民法院下發(fā)的《人民法院書記員管理辦法（試行）》，結(jié)合仲裁機(jī)構(gòu)和仲裁業(yè)務(wù)的實(shí)際和特點(diǎn)，制定一套立足長(zhǎng)遠(yuǎn)、兼顧現(xiàn)實(shí)的科學(xué)的《仲裁庭秘書管理辦法》，對(duì)仲裁庭秘書的地位、職責(zé)、任職條件、晉升、辭退、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等作出規(guī)定。各地仲裁委可根據(jù)自己的實(shí)際情況先行制定，在此基礎(chǔ)上逐步形成統(tǒng)一的規(guī)范。
三是要加強(qiáng)對(duì)仲裁庭秘書的教育培訓(xùn)工作。仲裁工作的高標(biāo)準(zhǔn)，要求仲裁庭秘書必須要有相應(yīng)的高素質(zhì)。一位稱職的仲裁庭秘書，不僅要有良好的職業(yè)道德和法律素養(yǎng)，還必須具有較強(qiáng)的寫作能力、語言表達(dá)能力、計(jì)算機(jī)應(yīng)用操作能力和協(xié)調(diào)能力等。因此，要堅(jiān)持系統(tǒng)培訓(xùn)與重點(diǎn)培訓(xùn)、知識(shí)培訓(xùn)與技能培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)與崗位培訓(xùn)、日常培訓(xùn)與集中培訓(xùn)相結(jié)合，不斷提高仲裁庭秘書的綜合素質(zhì)，使之適應(yīng)日益發(fā)展的仲裁事業(yè)的需要。