仲裁案件質(zhì)量和效率的高低，仲裁庭秘書系于一半。但與此形成鮮明反差的是，仲裁庭秘書長期以來一直在幕后默默地耕耘著，沒有得到應(yīng)有的重視，似乎為人們所忽略。我國《仲裁法》對此只字未提，各地《仲裁規(guī)則》大多也是點到為止，理論界至今亦鮮有論及。這種狀況不利于仲裁庭秘書職能作用的充分發(fā)揮，會給仲裁案件質(zhì)量和效率帶來直接的影響。有鑒于此，本文試圖結(jié)合本會多年來的仲裁工作實踐，著重就仲裁庭秘書的職能作用談點體會和認識，與大家一起探討。
所謂仲裁庭秘書，簡言之，就是指由仲裁機構(gòu)指定的協(xié)助仲裁庭辦案的仲裁業(yè)務(wù)輔助人員。從各地仲裁機構(gòu)的實踐來看，仲裁庭秘書的主要職責是：負責整個案件的流程管理，案件有關(guān)材料及仲裁法律文書的送達，安排組庭、開庭和仲裁庭合議，庭前準備和庭審記錄、錄音，協(xié)助仲裁庭收集、核實有關(guān)證據(jù)材料，起草、校對有關(guān)仲裁法律文書，整理、裝訂、歸檔案卷材料以及仲裁庭交辦的其他工作。從以上職責看，仲裁庭秘書有些類似于人民法院的書記員。但實踐中仲裁庭秘書的重要性和作用都要大于書記員，其工作的要求、難度也更高。具體說來，仲裁庭秘書在仲裁活動中主要擔負著以下四項職能：
一、服務(wù)職能。從某種意義上說，仲裁委員會既是公斷機構(gòu)，也是服務(wù)機構(gòu)。因此，服務(wù)應(yīng)當成為一切仲裁工作的出發(fā)點和歸宿。這既是為人民服務(wù)的需要，也是仲裁事業(yè)自身發(fā)展的需要。仲裁庭秘書處于仲裁服務(wù)的第一線，是仲裁委員會的窗口，發(fā)揮好服務(wù)職能顯得尤為重要。就其工作性質(zhì)來說，本身就是服務(wù)性的，既要為仲裁庭服務(wù)，又要為當事人服務(wù)。在具體案件的仲裁過程中，仲裁庭秘書的工作很大程度上依附于仲裁庭，應(yīng)當服從仲裁庭的指揮，在仲裁庭的指導下做好各項工作。根據(jù)《仲裁法》規(guī)定的條件，仲裁員的整體素質(zhì)是很高的，都是來自社會各界的優(yōu)秀人才，其中不乏各方領(lǐng)導、學術(shù)巨子、社會名流，因此對仲裁庭秘書的服務(wù)水平也要求很高。除了按照仲裁庭的安排認真做好各項工作外，尤其要注意給仲裁員以應(yīng)有的尊重，做到謙虛謹慎。特別是當仲裁庭的意見不妥或與自己的意見發(fā)生分歧時，更要注意說話的態(tài)度和語氣，婉轉(zhuǎn)地表達自己的看法，不能盛氣凌人、強詞奪理。在為當事人服務(wù)方面，關(guān)鍵是要掌握好尺度，既要熱情主動服務(wù)，又要嚴格依法辦事，將兩者統(tǒng)一起來。這是由仲裁的自愿與強制雙重性質(zhì)所決定的。仲裁管轄來源于當事人的授權(quán)。沒有當事人的信任和選擇，仲裁就會成為無源之水、無本之木，失去生存的基礎(chǔ)。從這個意義上講，當事人即使不是“上帝”，至少也可以說是仲裁的“衣食父母”。因此，仲裁庭秘書一定要全心全意為當事人提供一流的服務(wù)，盡可能做到使當事人滿意。與當事人說話、打交道，要做到熱情、和氣、文雅、穩(wěn)重。對當事人的合理要求，能滿足的盡量滿足，實在做不到的要說明理由，以求得當事人的諒解。對無理取鬧的，要耐心細致地做好解釋說服工作，切忌與當事人爭吵、發(fā)脾氣、耍威風。要通過自己的言行真正體現(xiàn)出仲裁委員會是講理、文明的地方，給當事人以賓至如歸的感覺。另一方面，當事人既然選擇了仲裁，就必須受《仲裁法》和《仲裁規(guī)則》的約束。仲裁庭秘書在服務(wù)中應(yīng)當嚴格依照仲裁程序辦事，不能因遷就當事人而放棄原則、違反規(guī)定。這也可以說是服務(wù)的底線，絲毫不能放松，否則就會直接影響仲裁案件的質(zhì)量和效率。
二、管理職能。由于仲裁員基本上都是兼職的，仲裁庭秘書一經(jīng)指定，整個案件的運轉(zhuǎn)主要靠其來完成。從收案到結(jié)案自始至終對每起案件獨立地進行管理，是仲裁庭秘書的一項重要職能。仲裁庭秘書對案件的管理，要重點圍繞辦案進度來進行。仲裁庭秘書管理水平的高低，直接關(guān)系到辦案效率。仲裁案件的每一階段都有很強的時效性，仲裁庭秘書必須對所承辦的每起案件都做到心中有數(shù)，嚴格按照《仲裁法》和《仲裁規(guī)則》規(guī)定的期限安排送達、組庭、開庭、合議、裁決等，保證整個仲裁活動有序、合法、正常進行。尤其要經(jīng)常提醒、督促仲裁員注意審限，力爭在法定期限內(nèi)提前結(jié)案。如今年以來本會為了提高辦案效率，要求仲裁庭秘書進一步加大對案件進度的管理力度，并建立了案件預警和催辦制度，取得了比較明顯的效果。對普通程序案件和簡易程序案件，要求仲裁庭秘書分別在到期前一個月和半個月提醒仲裁庭抓緊結(jié)案。對到期未結(jié)的案件，由仲裁庭秘書向仲裁庭發(fā)出書面的催辦函，隨時掌握案件進度情況，并對無故拖延結(jié)案的仲裁員予以通報。目前本會已經(jīng)建立了電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了案件管理的科學化、規(guī)范化。在案件管理中，仲裁庭秘書應(yīng)當積極主動地履行職責，而不是消極被動地等待仲裁庭的安排。在搞好案件程序管理的同時，仲裁庭秘書還要協(xié)助仲裁委抓好對仲裁員的管理。通過仲裁案件，仲裁庭秘書對其所接觸的仲裁員的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)水平、工作作風等有了較為全面、具體的了解，因而也有發(fā)言權(quán)。仲裁庭秘書應(yīng)及時將所掌握的情況反饋給仲裁委的領(lǐng)導，為仲裁委管理、考察、培訓仲裁員提供客觀依據(jù)。如本會秘書處通過不定期地召集仲裁庭秘書座談，注意收集每位仲裁員在辦案中的表現(xiàn)情況，對那些責任心不強、業(yè)務(wù)水平不高、不遵守職業(yè)道德紀律或作風拖拉的仲裁員，逐一列出名單，供主任指定仲裁員特別是首席仲裁員時參考。此外，仲裁庭秘書還要對案件材料進行管理，做到材料齊全，分門別類，便于查閱，及時歸檔。
三、把關(guān)職能。仲裁庭秘書既是案件的管理者，也是把關(guān)者。實踐證明，仲裁庭秘書能否把好第一道關(guān)，對仲裁案件的質(zhì)量至關(guān)重要。一要把好程序關(guān)。仲裁的一大特點，就是其有著極其嚴格的程序。如果說案件質(zhì)量是仲裁工作的生命，那么在某種意義上也可以說仲裁程序是案件質(zhì)量的生命。對實體問題可以有不同的認識和不同的解決辦法，而程序則不然。程序一錯，一錯百錯。哪怕是細小的程序問題，人民法院都可以據(jù)此撤銷或不予執(zhí)行仲裁裁決。
但實踐中有些仲裁員對仲裁程序不太熟悉，因程序錯誤致使裁決被撤銷或不予執(zhí)行的時有發(fā)生。另一方面，仲裁庭秘書因?qū)ｉT從事案件管理，一般對仲裁程序比較了解。一位負責、細致的仲裁庭秘書，往往能及時發(fā)現(xiàn)程序中的問題并提醒仲裁庭注意，從而有效地避免錯案的發(fā)生，這樣的事例也屢見不鮮?？梢?，仲裁庭秘書在程序方面的把關(guān)作用十分重要，尤勝于仲裁員和仲裁機構(gòu)的其他人員。本會在《錯案追究制度》中規(guī)定：“由于案件程序方面的問題造成錯案的，分別不同情況由仲裁庭組成人員和仲裁庭秘書各自承擔相應(yīng)的責任。”這一規(guī)定既肯定了仲裁庭秘書在程序方面的把關(guān)作用，也明確了其責任。二要把好實體關(guān)。對此認識不太一致，有的就認為案件的實體問題與仲裁庭秘書無關(guān)。本人認為，仲裁庭秘書對案件實體問題適度把關(guān)，有利于提高辦案質(zhì)量。事實上，有些素質(zhì)高的仲裁庭秘書對案件處理的看法并不亞于仲裁員，甚至高于仲裁員。有的本身既是仲裁庭秘書，又是仲裁員。那些從事仲裁庭秘書工作時間較長的人，所接觸的案件類型多，積累了一些經(jīng)驗，熟知過往仲裁庭及仲裁委對同類型案件的認識和處理尺度，可以為仲裁庭提供有益的參考意見。有的仲裁委由于人員較少，沒有設(shè)立專門機構(gòu)把關(guān)，基本上是由仲裁庭秘書負責對裁決書進行審查、核閱。實踐中，仲裁庭秘書就案件實體問題向仲裁庭或仲裁委提出建議且被重視和采納的并不少見。有的仲裁庭秘書還擔負著草擬裁決書的任務(wù)，事實上不同程度地參與了仲裁案件的實體處理。本會對仲裁庭秘書適度參與案件實體處理也是提倡的，在《秘書人員辦案規(guī)定》中規(guī)定：“仲裁庭秘書在合議時可以提出意見或建議，供仲裁庭參考?！碑斎?，仲裁庭秘書在案件實體上的把關(guān)作用遠不如程序方面，僅供參考而已。其實，仲裁委對案件的把關(guān)又何嘗不是如此呢？此外，仲裁庭秘書在庭外還可以協(xié)助仲裁庭做當事人的調(diào)解工作，這在仲裁實踐中是必要的、常見的，對案件實體問題的處理所起的作用也是明顯的。三要把好文字關(guān)。主要是對仲裁法律文書格式和文字校對把關(guān)。為了保證仲裁的嚴肅性，各地仲裁委對一些常用的仲裁法律文書制定了標準格式，供仲裁庭采用。如本會就先后制定30多種常用仲裁文書格式，對仲裁業(yè)務(wù)的規(guī)范化建設(shè)起了積極的作用。仲裁庭秘書應(yīng)對此進行把關(guān)，使這些規(guī)范性的東西落到實處。同時，仲裁庭秘書還要認真細致地做好文字校對工作，盡量避免出現(xiàn)差錯。本會為了加強這項工作，制定了《仲裁文書差錯責任追究制度》，凡仲裁文書中出現(xiàn)數(shù)字計算錯誤和文字錯誤的，視情節(jié)輕重分別追究仲裁庭秘書的經(jīng)濟、行政責任。
四、協(xié)調(diào)職能。在仲裁活動中，仲裁庭秘書是聯(lián)系各方的橋梁和紐帶，擔負著重要的協(xié)調(diào)職能。一是協(xié)調(diào)仲裁庭成員之間的關(guān)系。仲裁庭成員來自社會各界，大多數(shù)人彼此之間并不熟悉。在仲裁案件過程中，仲裁庭成員之間的聯(lián)絡(luò)、溝通主要是通過仲裁庭秘書來進行的。如對開庭、合議時間的確定和對案件意見的交換等，往往需要仲裁庭秘書經(jīng)過幾個回合的協(xié)調(diào)才能完成。二是協(xié)調(diào)仲裁庭與當事人之間的關(guān)系。根據(jù)《仲裁法》的規(guī)定，仲裁員不得私自會見當事人。因此，當事人與仲裁員之間的所有聯(lián)系和活動，都必須通過仲裁庭秘書，否則便有違法之嫌。如證據(jù)材料的接收、開庭與調(diào)解、庭外證據(jù)材料的調(diào)查核實、仲裁庭有關(guān)決定的告知與送達等，都是依靠仲裁庭秘書來完成的。三是仲裁庭與仲裁委之間的關(guān)系。仲裁過程中，仲裁庭經(jīng)常會遇到一些程序和實體上的問題，需要仲裁委予以解決，如仲裁員的回避、管轄異議的決定、裁決書的核閱、疑難案件的請示等。同時，仲裁委對仲裁案件中出現(xiàn)的有些情況，也要及時與仲裁庭溝通，如發(fā)現(xiàn)的問題、當事人的投訴、外界的反映等。這種聯(lián)系與溝通，一般也是通過仲裁庭秘書上傳下達的協(xié)調(diào)來實現(xiàn)的。四是協(xié)調(diào)仲裁委與當事人之間的關(guān)系。仲裁庭秘書與當事人交往的過程，實際上就是落實仲裁委的指導思想、工作部署的過程，是宣傳仲裁委的過程，也是建立仲裁委與當事人之間良好關(guān)系的協(xié)調(diào)過程。當事人對仲裁委的了解與評價，很大程度上來自于仲裁庭秘書在服務(wù)水平與效率方面的表現(xiàn)。同時，當事人對具體案件及仲裁工作的意見和建議，主要也是通過仲裁庭秘書反饋到仲裁委的。五是協(xié)調(diào)仲裁委與法院等其他部門的關(guān)系。仲裁委與法院、審計機構(gòu)、鑒定機構(gòu)等部門的具體業(yè)務(wù)聯(lián)系，基本上是由秘書進行的，如財產(chǎn)保全、證據(jù)保全、撤銷和不予執(zhí)行案件情況的溝通、造價評估、證據(jù)的鑒定等。六是協(xié)調(diào)當事人之間的關(guān)系。當事人之間的證據(jù)交換、就有關(guān)仲裁程序和實體問題進行協(xié)商等，都是在仲裁庭秘書的主持下進行的。
多年的仲裁實踐證明，仲裁庭秘書必須全面發(fā)揮上述四個職能作用，才能促進仲裁辦案質(zhì)量和效率的提高，促進仲裁事業(yè)的健康發(fā)展。本會今年初對內(nèi)設(shè)機構(gòu)作了較大的調(diào)整，其中一個重要舉措，就是將原來分布于各業(yè)務(wù)處室的仲裁庭秘書，集中歸口由秘書處統(tǒng)一管理。這一改革措施，有利于對仲裁庭秘書實行統(tǒng)一錄用、管理、培訓和考核，有利于仲裁庭秘書隊伍的規(guī)范化建設(shè)，有利于仲裁庭秘書職能作用的充分發(fā)揮，使本會今年的辦案質(zhì)量和效率得到明顯提高。但是，仲裁庭秘書隊伍的建設(shè)，目前仍存在一些不容忽視的問題，主要是：對仲裁庭秘書工作的地位和作用認識不足，重視不夠；對仲裁庭秘書沒有形成一套統(tǒng)一、規(guī)范、科學的管理制度，人員流動性大，隊伍不穩(wěn)定；仲裁庭秘書素質(zhì)參差不齊，尚不能完全勝任仲裁工作的高要求。這些問題的存在，制約著仲裁庭秘書職能作用的充分發(fā)揮，也勢必影響仲裁事業(yè)的發(fā)展。
解決上述問題，一是要充分認識仲裁庭秘書在仲裁工作中的地位和作用。要認識到，仲裁庭秘書是仲裁活動的主要組織者和管理者，對于保證仲裁辦案質(zhì)量和提高仲裁辦案效率，具有舉足輕重的作用。對書記員的地位和作用，人民法院組織法及刑事訴訟法、民事訴訟法都作了明確具體的規(guī)定。仲裁庭秘書的作用比法院的書記員更重要，但《仲裁法》對此卻沒有規(guī)定，導致“名份”缺失。有作用，就應(yīng)該給予相應(yīng)的地位；反之，有地位，才能更好地發(fā)揮作用。因此，建議《仲裁法》修訂時增加有關(guān)仲裁庭秘書的內(nèi)容。在此之前，各地仲裁委可在《仲裁規(guī)則》中設(shè)專章對仲裁庭秘書的地位、職責、權(quán)限等予以規(guī)定。本會不僅在《仲裁規(guī)則》中對仲裁庭秘書作了規(guī)定，還專門制定了《秘書人員辦案規(guī)定》，后來又要求仲裁庭秘書在裁決書上署名，這樣既明確了職責，又增強了責任心，實踐證明效果很好。
二是要制定一套科學的仲裁庭秘書管理辦法?，F(xiàn)在各地仲裁委對仲裁庭秘書的管理存在多種模式：有的參照公務(wù)員管理，或納入事業(yè)編制，容易出現(xiàn)“大鍋飯”的問題；有的全部從社會上招聘，實行合同制管理，又不利于隊伍的穩(wěn)定；有的兩者兼而有之，搞的是“雙軌制”，難免造成人員心理上的不平衡。為了建立一支專業(yè)化、高素質(zhì)、穩(wěn)定而富有活力的仲裁庭秘書隊伍，筆者建議參照近高人民法院下發(fā)的《人民法院書記員管理辦法（試行）》，結(jié)合仲裁機構(gòu)和仲裁業(yè)務(wù)的實際和特點，制定一套立足長遠、兼顧現(xiàn)實的科學的《仲裁庭秘書管理辦法》，對仲裁庭秘書的地位、職責、任職條件、晉升、辭退、獎懲、培訓等作出規(guī)定。各地仲裁委可根據(jù)自己的實際情況先行制定，在此基礎(chǔ)上逐步形成統(tǒng)一的規(guī)范。
三是要加強對仲裁庭秘書的教育培訓工作。仲裁工作的高標準，要求仲裁庭秘書必須要有相應(yīng)的高素質(zhì)。一位稱職的仲裁庭秘書，不僅要有良好的職業(yè)道德和法律素養(yǎng)，還必須具有較強的寫作能力、語言表達能力、計算機應(yīng)用操作能力和協(xié)調(diào)能力等。因此，要堅持系統(tǒng)培訓與重點培訓、知識培訓與技能培訓、崗前培訓與崗位培訓、日常培訓與集中培訓相結(jié)合，不斷提高仲裁庭秘書的綜合素質(zhì)，使之適應(yīng)日益發(fā)展的仲裁事業(yè)的需要。
所謂仲裁庭秘書，簡言之，就是指由仲裁機構(gòu)指定的協(xié)助仲裁庭辦案的仲裁業(yè)務(wù)輔助人員。從各地仲裁機構(gòu)的實踐來看，仲裁庭秘書的主要職責是：負責整個案件的流程管理，案件有關(guān)材料及仲裁法律文書的送達，安排組庭、開庭和仲裁庭合議，庭前準備和庭審記錄、錄音，協(xié)助仲裁庭收集、核實有關(guān)證據(jù)材料，起草、校對有關(guān)仲裁法律文書，整理、裝訂、歸檔案卷材料以及仲裁庭交辦的其他工作。從以上職責看，仲裁庭秘書有些類似于人民法院的書記員。但實踐中仲裁庭秘書的重要性和作用都要大于書記員，其工作的要求、難度也更高。具體說來，仲裁庭秘書在仲裁活動中主要擔負著以下四項職能：
一、服務(wù)職能。從某種意義上說，仲裁委員會既是公斷機構(gòu)，也是服務(wù)機構(gòu)。因此，服務(wù)應(yīng)當成為一切仲裁工作的出發(fā)點和歸宿。這既是為人民服務(wù)的需要，也是仲裁事業(yè)自身發(fā)展的需要。仲裁庭秘書處于仲裁服務(wù)的第一線，是仲裁委員會的窗口，發(fā)揮好服務(wù)職能顯得尤為重要。就其工作性質(zhì)來說，本身就是服務(wù)性的，既要為仲裁庭服務(wù)，又要為當事人服務(wù)。在具體案件的仲裁過程中，仲裁庭秘書的工作很大程度上依附于仲裁庭，應(yīng)當服從仲裁庭的指揮，在仲裁庭的指導下做好各項工作。根據(jù)《仲裁法》規(guī)定的條件，仲裁員的整體素質(zhì)是很高的，都是來自社會各界的優(yōu)秀人才，其中不乏各方領(lǐng)導、學術(shù)巨子、社會名流，因此對仲裁庭秘書的服務(wù)水平也要求很高。除了按照仲裁庭的安排認真做好各項工作外，尤其要注意給仲裁員以應(yīng)有的尊重，做到謙虛謹慎。特別是當仲裁庭的意見不妥或與自己的意見發(fā)生分歧時，更要注意說話的態(tài)度和語氣，婉轉(zhuǎn)地表達自己的看法，不能盛氣凌人、強詞奪理。在為當事人服務(wù)方面，關(guān)鍵是要掌握好尺度，既要熱情主動服務(wù)，又要嚴格依法辦事，將兩者統(tǒng)一起來。這是由仲裁的自愿與強制雙重性質(zhì)所決定的。仲裁管轄來源于當事人的授權(quán)。沒有當事人的信任和選擇，仲裁就會成為無源之水、無本之木，失去生存的基礎(chǔ)。從這個意義上講，當事人即使不是“上帝”，至少也可以說是仲裁的“衣食父母”。因此，仲裁庭秘書一定要全心全意為當事人提供一流的服務(wù)，盡可能做到使當事人滿意。與當事人說話、打交道，要做到熱情、和氣、文雅、穩(wěn)重。對當事人的合理要求，能滿足的盡量滿足，實在做不到的要說明理由，以求得當事人的諒解。對無理取鬧的，要耐心細致地做好解釋說服工作，切忌與當事人爭吵、發(fā)脾氣、耍威風。要通過自己的言行真正體現(xiàn)出仲裁委員會是講理、文明的地方，給當事人以賓至如歸的感覺。另一方面，當事人既然選擇了仲裁，就必須受《仲裁法》和《仲裁規(guī)則》的約束。仲裁庭秘書在服務(wù)中應(yīng)當嚴格依照仲裁程序辦事，不能因遷就當事人而放棄原則、違反規(guī)定。這也可以說是服務(wù)的底線，絲毫不能放松，否則就會直接影響仲裁案件的質(zhì)量和效率。
二、管理職能。由于仲裁員基本上都是兼職的，仲裁庭秘書一經(jīng)指定，整個案件的運轉(zhuǎn)主要靠其來完成。從收案到結(jié)案自始至終對每起案件獨立地進行管理，是仲裁庭秘書的一項重要職能。仲裁庭秘書對案件的管理，要重點圍繞辦案進度來進行。仲裁庭秘書管理水平的高低，直接關(guān)系到辦案效率。仲裁案件的每一階段都有很強的時效性，仲裁庭秘書必須對所承辦的每起案件都做到心中有數(shù)，嚴格按照《仲裁法》和《仲裁規(guī)則》規(guī)定的期限安排送達、組庭、開庭、合議、裁決等，保證整個仲裁活動有序、合法、正常進行。尤其要經(jīng)常提醒、督促仲裁員注意審限，力爭在法定期限內(nèi)提前結(jié)案。如今年以來本會為了提高辦案效率，要求仲裁庭秘書進一步加大對案件進度的管理力度，并建立了案件預警和催辦制度，取得了比較明顯的效果。對普通程序案件和簡易程序案件，要求仲裁庭秘書分別在到期前一個月和半個月提醒仲裁庭抓緊結(jié)案。對到期未結(jié)的案件，由仲裁庭秘書向仲裁庭發(fā)出書面的催辦函，隨時掌握案件進度情況，并對無故拖延結(jié)案的仲裁員予以通報。目前本會已經(jīng)建立了電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了案件管理的科學化、規(guī)范化。在案件管理中，仲裁庭秘書應(yīng)當積極主動地履行職責，而不是消極被動地等待仲裁庭的安排。在搞好案件程序管理的同時，仲裁庭秘書還要協(xié)助仲裁委抓好對仲裁員的管理。通過仲裁案件，仲裁庭秘書對其所接觸的仲裁員的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)水平、工作作風等有了較為全面、具體的了解，因而也有發(fā)言權(quán)。仲裁庭秘書應(yīng)及時將所掌握的情況反饋給仲裁委的領(lǐng)導，為仲裁委管理、考察、培訓仲裁員提供客觀依據(jù)。如本會秘書處通過不定期地召集仲裁庭秘書座談，注意收集每位仲裁員在辦案中的表現(xiàn)情況，對那些責任心不強、業(yè)務(wù)水平不高、不遵守職業(yè)道德紀律或作風拖拉的仲裁員，逐一列出名單，供主任指定仲裁員特別是首席仲裁員時參考。此外，仲裁庭秘書還要對案件材料進行管理，做到材料齊全，分門別類，便于查閱，及時歸檔。
三、把關(guān)職能。仲裁庭秘書既是案件的管理者，也是把關(guān)者。實踐證明，仲裁庭秘書能否把好第一道關(guān)，對仲裁案件的質(zhì)量至關(guān)重要。一要把好程序關(guān)。仲裁的一大特點，就是其有著極其嚴格的程序。如果說案件質(zhì)量是仲裁工作的生命，那么在某種意義上也可以說仲裁程序是案件質(zhì)量的生命。對實體問題可以有不同的認識和不同的解決辦法，而程序則不然。程序一錯，一錯百錯。哪怕是細小的程序問題，人民法院都可以據(jù)此撤銷或不予執(zhí)行仲裁裁決。
但實踐中有些仲裁員對仲裁程序不太熟悉，因程序錯誤致使裁決被撤銷或不予執(zhí)行的時有發(fā)生。另一方面，仲裁庭秘書因?qū)ｉT從事案件管理，一般對仲裁程序比較了解。一位負責、細致的仲裁庭秘書，往往能及時發(fā)現(xiàn)程序中的問題并提醒仲裁庭注意，從而有效地避免錯案的發(fā)生，這樣的事例也屢見不鮮?？梢?，仲裁庭秘書在程序方面的把關(guān)作用十分重要，尤勝于仲裁員和仲裁機構(gòu)的其他人員。本會在《錯案追究制度》中規(guī)定：“由于案件程序方面的問題造成錯案的，分別不同情況由仲裁庭組成人員和仲裁庭秘書各自承擔相應(yīng)的責任。”這一規(guī)定既肯定了仲裁庭秘書在程序方面的把關(guān)作用，也明確了其責任。二要把好實體關(guān)。對此認識不太一致，有的就認為案件的實體問題與仲裁庭秘書無關(guān)。本人認為，仲裁庭秘書對案件實體問題適度把關(guān)，有利于提高辦案質(zhì)量。事實上，有些素質(zhì)高的仲裁庭秘書對案件處理的看法并不亞于仲裁員，甚至高于仲裁員。有的本身既是仲裁庭秘書，又是仲裁員。那些從事仲裁庭秘書工作時間較長的人，所接觸的案件類型多，積累了一些經(jīng)驗，熟知過往仲裁庭及仲裁委對同類型案件的認識和處理尺度，可以為仲裁庭提供有益的參考意見。有的仲裁委由于人員較少，沒有設(shè)立專門機構(gòu)把關(guān)，基本上是由仲裁庭秘書負責對裁決書進行審查、核閱。實踐中，仲裁庭秘書就案件實體問題向仲裁庭或仲裁委提出建議且被重視和采納的并不少見。有的仲裁庭秘書還擔負著草擬裁決書的任務(wù)，事實上不同程度地參與了仲裁案件的實體處理。本會對仲裁庭秘書適度參與案件實體處理也是提倡的，在《秘書人員辦案規(guī)定》中規(guī)定：“仲裁庭秘書在合議時可以提出意見或建議，供仲裁庭參考?！碑斎?，仲裁庭秘書在案件實體上的把關(guān)作用遠不如程序方面，僅供參考而已。其實，仲裁委對案件的把關(guān)又何嘗不是如此呢？此外，仲裁庭秘書在庭外還可以協(xié)助仲裁庭做當事人的調(diào)解工作，這在仲裁實踐中是必要的、常見的，對案件實體問題的處理所起的作用也是明顯的。三要把好文字關(guān)。主要是對仲裁法律文書格式和文字校對把關(guān)。為了保證仲裁的嚴肅性，各地仲裁委對一些常用的仲裁法律文書制定了標準格式，供仲裁庭采用。如本會就先后制定30多種常用仲裁文書格式，對仲裁業(yè)務(wù)的規(guī)范化建設(shè)起了積極的作用。仲裁庭秘書應(yīng)對此進行把關(guān)，使這些規(guī)范性的東西落到實處。同時，仲裁庭秘書還要認真細致地做好文字校對工作，盡量避免出現(xiàn)差錯。本會為了加強這項工作，制定了《仲裁文書差錯責任追究制度》，凡仲裁文書中出現(xiàn)數(shù)字計算錯誤和文字錯誤的，視情節(jié)輕重分別追究仲裁庭秘書的經(jīng)濟、行政責任。
四、協(xié)調(diào)職能。在仲裁活動中，仲裁庭秘書是聯(lián)系各方的橋梁和紐帶，擔負著重要的協(xié)調(diào)職能。一是協(xié)調(diào)仲裁庭成員之間的關(guān)系。仲裁庭成員來自社會各界，大多數(shù)人彼此之間并不熟悉。在仲裁案件過程中，仲裁庭成員之間的聯(lián)絡(luò)、溝通主要是通過仲裁庭秘書來進行的。如對開庭、合議時間的確定和對案件意見的交換等，往往需要仲裁庭秘書經(jīng)過幾個回合的協(xié)調(diào)才能完成。二是協(xié)調(diào)仲裁庭與當事人之間的關(guān)系。根據(jù)《仲裁法》的規(guī)定，仲裁員不得私自會見當事人。因此，當事人與仲裁員之間的所有聯(lián)系和活動，都必須通過仲裁庭秘書，否則便有違法之嫌。如證據(jù)材料的接收、開庭與調(diào)解、庭外證據(jù)材料的調(diào)查核實、仲裁庭有關(guān)決定的告知與送達等，都是依靠仲裁庭秘書來完成的。三是仲裁庭與仲裁委之間的關(guān)系。仲裁過程中，仲裁庭經(jīng)常會遇到一些程序和實體上的問題，需要仲裁委予以解決，如仲裁員的回避、管轄異議的決定、裁決書的核閱、疑難案件的請示等。同時，仲裁委對仲裁案件中出現(xiàn)的有些情況，也要及時與仲裁庭溝通，如發(fā)現(xiàn)的問題、當事人的投訴、外界的反映等。這種聯(lián)系與溝通，一般也是通過仲裁庭秘書上傳下達的協(xié)調(diào)來實現(xiàn)的。四是協(xié)調(diào)仲裁委與當事人之間的關(guān)系。仲裁庭秘書與當事人交往的過程，實際上就是落實仲裁委的指導思想、工作部署的過程，是宣傳仲裁委的過程，也是建立仲裁委與當事人之間良好關(guān)系的協(xié)調(diào)過程。當事人對仲裁委的了解與評價，很大程度上來自于仲裁庭秘書在服務(wù)水平與效率方面的表現(xiàn)。同時，當事人對具體案件及仲裁工作的意見和建議，主要也是通過仲裁庭秘書反饋到仲裁委的。五是協(xié)調(diào)仲裁委與法院等其他部門的關(guān)系。仲裁委與法院、審計機構(gòu)、鑒定機構(gòu)等部門的具體業(yè)務(wù)聯(lián)系，基本上是由秘書進行的，如財產(chǎn)保全、證據(jù)保全、撤銷和不予執(zhí)行案件情況的溝通、造價評估、證據(jù)的鑒定等。六是協(xié)調(diào)當事人之間的關(guān)系。當事人之間的證據(jù)交換、就有關(guān)仲裁程序和實體問題進行協(xié)商等，都是在仲裁庭秘書的主持下進行的。
多年的仲裁實踐證明，仲裁庭秘書必須全面發(fā)揮上述四個職能作用，才能促進仲裁辦案質(zhì)量和效率的提高，促進仲裁事業(yè)的健康發(fā)展。本會今年初對內(nèi)設(shè)機構(gòu)作了較大的調(diào)整，其中一個重要舉措，就是將原來分布于各業(yè)務(wù)處室的仲裁庭秘書，集中歸口由秘書處統(tǒng)一管理。這一改革措施，有利于對仲裁庭秘書實行統(tǒng)一錄用、管理、培訓和考核，有利于仲裁庭秘書隊伍的規(guī)范化建設(shè)，有利于仲裁庭秘書職能作用的充分發(fā)揮，使本會今年的辦案質(zhì)量和效率得到明顯提高。但是，仲裁庭秘書隊伍的建設(shè)，目前仍存在一些不容忽視的問題，主要是：對仲裁庭秘書工作的地位和作用認識不足，重視不夠；對仲裁庭秘書沒有形成一套統(tǒng)一、規(guī)范、科學的管理制度，人員流動性大，隊伍不穩(wěn)定；仲裁庭秘書素質(zhì)參差不齊，尚不能完全勝任仲裁工作的高要求。這些問題的存在，制約著仲裁庭秘書職能作用的充分發(fā)揮，也勢必影響仲裁事業(yè)的發(fā)展。
解決上述問題，一是要充分認識仲裁庭秘書在仲裁工作中的地位和作用。要認識到，仲裁庭秘書是仲裁活動的主要組織者和管理者，對于保證仲裁辦案質(zhì)量和提高仲裁辦案效率，具有舉足輕重的作用。對書記員的地位和作用，人民法院組織法及刑事訴訟法、民事訴訟法都作了明確具體的規(guī)定。仲裁庭秘書的作用比法院的書記員更重要，但《仲裁法》對此卻沒有規(guī)定，導致“名份”缺失。有作用，就應(yīng)該給予相應(yīng)的地位；反之，有地位，才能更好地發(fā)揮作用。因此，建議《仲裁法》修訂時增加有關(guān)仲裁庭秘書的內(nèi)容。在此之前，各地仲裁委可在《仲裁規(guī)則》中設(shè)專章對仲裁庭秘書的地位、職責、權(quán)限等予以規(guī)定。本會不僅在《仲裁規(guī)則》中對仲裁庭秘書作了規(guī)定，還專門制定了《秘書人員辦案規(guī)定》，后來又要求仲裁庭秘書在裁決書上署名，這樣既明確了職責，又增強了責任心，實踐證明效果很好。
二是要制定一套科學的仲裁庭秘書管理辦法?，F(xiàn)在各地仲裁委對仲裁庭秘書的管理存在多種模式：有的參照公務(wù)員管理，或納入事業(yè)編制，容易出現(xiàn)“大鍋飯”的問題；有的全部從社會上招聘，實行合同制管理，又不利于隊伍的穩(wěn)定；有的兩者兼而有之，搞的是“雙軌制”，難免造成人員心理上的不平衡。為了建立一支專業(yè)化、高素質(zhì)、穩(wěn)定而富有活力的仲裁庭秘書隊伍，筆者建議參照近高人民法院下發(fā)的《人民法院書記員管理辦法（試行）》，結(jié)合仲裁機構(gòu)和仲裁業(yè)務(wù)的實際和特點，制定一套立足長遠、兼顧現(xiàn)實的科學的《仲裁庭秘書管理辦法》，對仲裁庭秘書的地位、職責、任職條件、晉升、辭退、獎懲、培訓等作出規(guī)定。各地仲裁委可根據(jù)自己的實際情況先行制定，在此基礎(chǔ)上逐步形成統(tǒng)一的規(guī)范。
三是要加強對仲裁庭秘書的教育培訓工作。仲裁工作的高標準，要求仲裁庭秘書必須要有相應(yīng)的高素質(zhì)。一位稱職的仲裁庭秘書，不僅要有良好的職業(yè)道德和法律素養(yǎng)，還必須具有較強的寫作能力、語言表達能力、計算機應(yīng)用操作能力和協(xié)調(diào)能力等。因此，要堅持系統(tǒng)培訓與重點培訓、知識培訓與技能培訓、崗前培訓與崗位培訓、日常培訓與集中培訓相結(jié)合，不斷提高仲裁庭秘書的綜合素質(zhì)，使之適應(yīng)日益發(fā)展的仲裁事業(yè)的需要。