會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案對(duì)于總結(jié)經(jīng)濟(jì)工作，指導(dǎo)生產(chǎn)經(jīng)營管理和事業(yè)管理，查驗(yàn)經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)問題，防止貪污舞弊，研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方針、戰(zhàn)略都具在重要作用。因此，《會(huì)計(jì)法》和《規(guī)范》都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理作出了明確規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案管理的具體要求，主要應(yīng)當(dāng)依據(jù)財(cái)政部、國家檔案局于1998年8月21日發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。
（一）會(huì)計(jì)檔案的概念和種類
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。
會(huì)計(jì)檔案一般分為：會(huì)計(jì)憑證類，包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等；會(huì)計(jì)賬簿類，包括總賬、日記賬、明細(xì)賬、輔助賬等；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類，包括月度、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表及相關(guān)文字分析材料，主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)等；其他類，包括會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。
根據(jù)規(guī)定，各單位的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會(huì)計(jì)檔案。
（二）會(huì)計(jì)檔案的歸檔
各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門按照歸檔要求負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)制度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年。保管期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編制清冊(cè)，移交本單位的檔案部門保管；示設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門內(nèi)部指定專門人保管。
檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
對(duì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管，存放有序，查劃方便，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)積極為本單位提供和利用。會(huì)計(jì)檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在不拆散原卷冊(cè)的前提下，可以提供查閱或復(fù)制，并應(yīng)履行借出手續(xù)和限期歸還。
（三）會(huì)計(jì)檔案的保管期限
因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類。即是指會(huì)計(jì)檔案須永久保存；定期，是指會(huì)計(jì)檔案應(yīng)保存達(dá)到法定的時(shí)間，會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年5種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限是從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
（四）會(huì)計(jì)檔案的銷毀
根據(jù)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照規(guī)定程序予以銷毀。銷毀的基本程序和要求是：
１、編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案部門提出意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同進(jìn)行審查和鑒定，并在此基礎(chǔ)上編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案銷毀汪冊(cè)是銷毀會(huì)計(jì)檔案的記錄和報(bào)批文件，一般應(yīng)包括的內(nèi)容是：會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀日期等。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
２、專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位的檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派人監(jiān)銷；國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，還應(yīng)當(dāng)有同級(jí)財(cái)政、審計(jì)部門派人監(jiān)銷；各級(jí)財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容，清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
３、不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他耒了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，而應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完畢時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)上列明。另外，正在建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案也不得銷毀
（一）會(huì)計(jì)檔案的概念和種類
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。
會(huì)計(jì)檔案一般分為：會(huì)計(jì)憑證類，包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等；會(huì)計(jì)賬簿類，包括總賬、日記賬、明細(xì)賬、輔助賬等；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類，包括月度、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表及相關(guān)文字分析材料，主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)等；其他類，包括會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。
根據(jù)規(guī)定，各單位的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會(huì)計(jì)檔案。
（二）會(huì)計(jì)檔案的歸檔
各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門按照歸檔要求負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)制度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年。保管期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編制清冊(cè)，移交本單位的檔案部門保管；示設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門內(nèi)部指定專門人保管。
檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
對(duì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管，存放有序，查劃方便，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)積極為本單位提供和利用。會(huì)計(jì)檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在不拆散原卷冊(cè)的前提下，可以提供查閱或復(fù)制，并應(yīng)履行借出手續(xù)和限期歸還。
（三）會(huì)計(jì)檔案的保管期限
因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類。即是指會(huì)計(jì)檔案須永久保存；定期，是指會(huì)計(jì)檔案應(yīng)保存達(dá)到法定的時(shí)間，會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年5種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限是從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
（四）會(huì)計(jì)檔案的銷毀
根據(jù)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照規(guī)定程序予以銷毀。銷毀的基本程序和要求是：
１、編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案部門提出意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同進(jìn)行審查和鑒定，并在此基礎(chǔ)上編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案銷毀汪冊(cè)是銷毀會(huì)計(jì)檔案的記錄和報(bào)批文件，一般應(yīng)包括的內(nèi)容是：會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀日期等。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
２、專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位的檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派人監(jiān)銷；國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，還應(yīng)當(dāng)有同級(jí)財(cái)政、審計(jì)部門派人監(jiān)銷；各級(jí)財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容，清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
３、不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他耒了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，而應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完畢時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)上列明。另外，正在建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案也不得銷毀