第十二章 公文立卷工作
第一節(jié) 歸檔文件整理工作概述
一、什么是歸檔文件整理工作《辦法》第三十八條規(guī)定：“公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。”
這一規(guī)定同以前的《辦法》相比，是將立卷二字加上了括號(hào)，這就是說，對我國沿用多年的公文整理方法“立卷”將進(jìn)行改革。2000年12月6日，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》（中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000） （以下簡稱《規(guī)則》） 《規(guī)則》指出，歸檔文件整理是指“將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。”《規(guī)則》還規(guī)定了歸檔文件整理的原則要求和方法步驟，它的適用范圍是各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。
《規(guī)則》是國家檔案局頒布實(shí)施的新時(shí)期檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化文件，是對傳統(tǒng)檔案工作的一項(xiàng)重要改革，同時(shí)，也對文書處理部門和承辦部門的公文整理（立卷）和歸檔工作提出了新的要求。各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織的文書處理部門和承辦部門都應(yīng)當(dāng)在《規(guī)則》的指導(dǎo)下，按照新的文件整理方法，對其在職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料進(jìn)行整理（立卷）和歸檔。
從上世紀(jì)五十年代開始，我國各級(jí)機(jī)關(guān)、社會(huì)組織的文書部門整理與保存文件的重要方法是“立卷”。它是將已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。將“案卷”作為文書檔案的基本保管單位，這已經(jīng)形成了我國傳統(tǒng)的文書檔案的整理方法。而《規(guī)則》則以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，對傳統(tǒng)的立卷方法進(jìn)行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件級(jí)”整理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程，大幅度簡化了整理工作中的手工操作，為歸檔文件整理手段的創(chuàng)新創(chuàng)造了良好的條件。
二、歸檔文件整理工作的意義機(jī)關(guān)對應(yīng)歸檔的文件按照《規(guī)則》提出的“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”的原則，進(jìn)行整理，這對于機(jī)關(guān)公文處理工作和檔案工作都具有重要意義，主要有以下幾個(gè)方面：
1.歸檔文件整理能夠保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于文件的查找利用。在機(jī)關(guān)的日常工作中，文件總是一份一份地形成的。應(yīng)當(dāng)說，每一份文件既是獨(dú)立的，有它特定的使命和作用，這是文件的個(gè)性方面；同時(shí)，我們也要看到，在進(jìn)行同一項(xiàng)工作，或者處理同一個(gè)問題的過程中所形成的許多份文件，它們之間必然具有一定的內(nèi)在聯(lián)系，這就是文件的共性方面。比如，建設(shè)一項(xiàng)工程、處理事故或召開會(huì)議，都要形成一系列的有密切聯(lián)系的文件材料。將這些文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂，分類、排列（按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列）編號(hào)、編目與裝盒，使之有序化。也就是將具有查考利用價(jià)值的全部文件材料按照它們之間的相互聯(lián)系齊全、完整地加以整理和保存，這樣才便于對文件的查找利用。
文件材料如果不經(jīng)過整理，那必然是一種雜亂無章、亂堆亂放，無規(guī)律可循的無序狀態(tài)，查找起來就非常困難。常常是找到一些材料，又不甚完整。例如找到了請示，又不見批復(fù)；找到了問函，又不見復(fù)函；找到了一份會(huì)議文件，會(huì)議的其他重要文件不知在哪里，等等。這樣，就得多花一些研究考證的工夫，有時(shí)甚至考證不清。其結(jié)果就必然會(huì)影響工作的順利進(jìn)行，更談不上提高機(jī)關(guān)工作效率了。
2.歸檔文件整理可以維護(hù)文件的完整與安全，也便于文件的保管。《規(guī)則》規(guī)定歸檔文件整理以“件”為單位，這同傳統(tǒng)的立卷方法將文件材料按其形成規(guī)律和保存價(jià)值組成“案卷”相比，其整理過程是大為簡化了。但是以“件”為單位，并不是說任其零散堆放的自然狀態(tài)，而是以“件”為單位進(jìn)行整理，其整理原則和質(zhì)量要求同過去立卷一樣，是非常嚴(yán)格的。如在質(zhì)量方面要求歸檔文件齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的應(yīng)予復(fù)制。以“件”為單位進(jìn)行裝訂，規(guī)定正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件，這就保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，然后進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使每一份文件材料都有一個(gè)固定的位置，防止了文件材料的散失。同時(shí)，以“件”為單位查閱利用，可以有效地控制文件，防止文件失密。因此，對歸檔文件進(jìn)行整理是維護(hù)文件的完整與安全和保管文件的重要措施。
3.歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)文書處理部門將已經(jīng)辦理完畢的文件進(jìn)行整理（立卷）才能后完成公文處理工作，整理好的文件向機(jī)關(guān)檔案室移交以后，文件就從發(fā)揮現(xiàn)行效用轉(zhuǎn)入到備作查考作用。也就是說，從現(xiàn)行的公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理階段轉(zhuǎn)入到檔案管理階段。
文件的整理（立卷），是機(jī)關(guān)的公文處理工作與檔案工作的交接環(huán)節(jié)，它既是公文處理工作的后一道程序，又是檔案工作的起點(diǎn)。所以人們把它稱之為文書工作與檔案工作的“結(jié)合部”。
文件材料以歸檔為界，歸檔之前是文件，歸檔以后是檔案。通過對文件進(jìn)行整理（立卷），機(jī)關(guān)各部門每年都要形成相當(dāng)數(shù)量的歸檔文件，這些歸檔文件就是機(jī)關(guān)檔案室檔案的來源，其中那些屬于永久保存的歸檔文件，經(jīng)過若干年為本機(jī)關(guān)查考利用后，還需要向有關(guān)檔案館移交，為社會(huì)提供利用。
由此可見，歸檔文件整理（立卷）的質(zhì)量如何，對檔案工作具有極大的影響，或者說，直接影響到檔案室、檔案館的工作質(zhì)量，如歸檔的文件是否齊全完整，按“件”裝訂和分類，排列等是否符合要求，保管期限的劃分是否恰當(dāng)。所以說，文書處理部門做好歸檔文件的整理（立卷）工作，就是為檔案工作打下了良好的基礎(chǔ)。
第二節(jié) 歸檔文件整理（立卷）工作的組織
歸檔文件整理（立卷）工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性、技術(shù)性較強(qiáng)同時(shí)又比較細(xì)致的工作，盡管《規(guī)則》取消了“案卷”的概念，簡化了復(fù)雜的立卷過程，也不需要擬寫案卷標(biāo)題和編制案卷目錄了，但由于機(jī)關(guān)的歸檔文件整理（立卷）工作涉及到機(jī)關(guān)的各個(gè)部門，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)當(dāng)按照《規(guī)則》的要求，很好地進(jìn)行組織。歸檔文件整理工作的組織主要有建立和健全文書部門整理（立卷）制度，正確選擇立卷環(huán)節(jié)和明確公文整理（立卷）的范圍等方面。分述于下：
一、建立和健全文書部門整理（立卷）制度文書部門立卷制度，是指由機(jī)關(guān)的承辦和處理公文的部門負(fù)責(zé)進(jìn)行立卷的制度。具體地說，是指由機(jī)關(guān)的文書部門或者業(yè)務(wù)部門的專職或兼職的文書工作人員負(fù)責(zé)進(jìn)行文件材料的整理（立卷）工作。
實(shí)行文書部門立卷制度，是與機(jī)關(guān)檔案室整理（立卷）相對而言的。如前所述，公文的整理（立卷）是機(jī)關(guān)公文處理工作與檔案工作的結(jié)合部，這項(xiàng)工作介于公文處理工作與檔案工作之間，到底由誰來做更為合理呢？實(shí)踐證明，由機(jī)關(guān)的文書部門負(fù)責(zé)整理（立卷），是公文處理工作與檔案工作實(shí)行科學(xué)分工、相互協(xié)作的重要標(biāo)志，也是一項(xiàng)切實(shí)可行、行之有效的合理制度。
1.文書部門立卷制度的確立與推行。新中國成立以來，確立和推行文書部門立卷制度，是經(jīng)歷了一段曲折發(fā)展過程的。
建國初期，這項(xiàng)工作在大多數(shù)機(jī)關(guān)，還是由承辦人將單份文件隨辦完隨歸檔，然后由檔案室負(fù)責(zé)立卷。由于檔案工作人員不熟悉機(jī)關(guān)各個(gè)部門、單位的業(yè)務(wù)，以及收文處理過程的具體情況，很難掌握文件之間的來龍去脈與相互之間的聯(lián)系。因此，立卷的質(zhì)量很難保證。同時(shí)，由于整個(gè)機(jī)關(guān)各個(gè)部門、單位的文件，都集中在檔案室立卷，文件數(shù)量很多，而檔案室人手有限，往往造成積壓，加上往來借閱頻繁，使機(jī)關(guān)公文處理部門和檔案室都感到工作很不方便。
從1953年開始，中央機(jī)關(guān)逐步開始試行由文書部門負(fù)責(zé)立卷的制度。1954年12月，中共中央辦公廳召開了黨的第全國檔案工作會(huì)議，討論通過了《中國共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘?jí)機(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》?！稌盒袟l例》第十七條規(guī)定：“機(jī)關(guān)內(nèi)各單位辦理（或領(lǐng)導(dǎo)人親辦）完畢的文書材料，均應(yīng)匯交本單位文書處理工作部門或文書處理工作人員立卷保存?！边@就明確指出了公文立卷工作是機(jī)關(guān)文書部門的一項(xiàng)任務(wù)。黨中央于1955年1月17日批準(zhǔn)了這一《暫行條例》，劉少奇同志在主持討論時(shí)說，這是第改革，今后還要繼續(xù)改革。中央批示，這個(gè)條例原則上也適用于軍隊(duì)和政府機(jī)關(guān)。從此，由文書部門負(fù)責(zé)立卷就從制度上確定下來。1955年開始，在黨的機(jī)關(guān)和政府系統(tǒng)的中央一級(jí)機(jī)關(guān)試行。但就當(dāng)時(shí)全國大多數(shù)機(jī)關(guān)來看，仍然是采取單份文件“隨辦隨歸”?；蛘呤寝k完之后堆積起來到一定時(shí)間將成堆的文件移送檔案室清理立卷。于是造成許多機(jī)關(guān)積存了大量的零散文件，使檔案室的工作陷于被動(dòng)。這種狀況，與我國50年代大規(guī)模經(jīng)濟(jì)建設(shè)開始以后，各項(xiàng)工作對檔案工作的要求不相適應(yīng)。有鑒于此，1956年4月16日國務(wù)院作出《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》，《決定》指出，應(yīng)“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度?！?BR> 1957年，《檔案工作》雜志曾專門就立卷問題組織過討論。經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)，大多數(shù)同志都認(rèn)為文書部門立卷是科學(xué)的。國家檔案局對這次討論作了總結(jié)。隨著文書部門立卷制度的全面推行，通過實(shí)際工作的體會(huì)，認(rèn)識(shí)基本得到統(tǒng)一，逐步形成了一個(gè)統(tǒng)一的、固定的工作制度。從此，這項(xiàng)制度在黨的機(jī)關(guān)和政府機(jī)關(guān)全面實(shí)行，促進(jìn)了文書工作與檔案工作的密切協(xié)作與健康發(fā)展。
但是，這樣一項(xiàng)好的工作制度，以及由于實(shí)行這一制度而出現(xiàn)的文書工作和檔案工作的正常秩序，被*、“四人幫”制造的十年*所破壞。許多機(jī)關(guān)比較普遍地重新形成大量的積存零散文件，甚至已經(jīng)整理立卷的檔案也遭到了嚴(yán)重破壞，使許多檔案文件損壞散失，給檔案工作造成了一場空前的災(zāi)難。
粉碎“四人幫”以后，各地大力進(jìn)行整頓、恢復(fù)與健全文書部門立卷制度。在1979年8月召開的全國檔案工作會(huì)議上以及同年12月召開的中央機(jī)關(guān)文書立卷歸檔工作和檔案室工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)上，中央辦公廳主管檔案工作的負(fù)責(zé)人和國家檔案局的負(fù)責(zé)同志，在講話中都強(qiáng)調(diào)要堅(jiān)決把文書部門立卷歸檔制度盡快恢復(fù)和健全起來，要求尚未恢復(fù)這一制度的單位，在1980年盡可能恢復(fù)起來。1981年2月27日國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》規(guī)定：“公文辦理完畢后，承辦人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文立卷的要求把公文原稿和有關(guān)材料整理好，送交文書部門或者主管人員清理立卷?！?993年11月11日國務(wù)院辦公廳修訂發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》又明確規(guī)定：“公文辦完后，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報(bào)隨同文件一起立卷。”同時(shí)指出：“案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交，個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。”2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《辦法》又重申了這一規(guī)定，指出：“公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔”。
以上，從文書部門立卷制度的形成和發(fā)展過程，以及黨和國家的有關(guān)規(guī)定，都說明公文立卷歸檔工作是文書部門或業(yè)務(wù)部門的任務(wù)，它對滿足機(jī)關(guān)工作查考的需要，對改善檔案工作的條件，提高檔案工作的水平，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)都具有重要的作用，也符合公文處理工作和檔案工作的客觀規(guī)律。因此，我們要加強(qiáng)對文書部門立卷意義的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際工作中，堅(jiān)持、鞏固并不斷完善文書部門立卷的工作制度。
2.實(shí)行文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性。
實(shí)踐證明，文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性主要表現(xiàn)在以下方面：
（1）由文書部門整理（立卷），可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務(wù)和了解文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件整理的質(zhì)量和整理（立卷）工作的效率。
（2）由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。
（3）由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時(shí)保存當(dāng)年的文件材料，有關(guān)承辦人員平時(shí)查閱文件就比較方便，也便于平時(shí)文件的收集與整理。
（4）由文書部門整理（立卷），按年度集中歸檔，并且確保文件歸檔的質(zhì)量，可以促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作，提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。
二、公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇，亦即選擇立卷地點(diǎn)，是指機(jī)關(guān)的公文整理（立卷）工作究竟放在機(jī)關(guān)的哪一層，或者機(jī)關(guān)的哪些機(jī)構(gòu)、單位，由誰來負(fù)責(zé)整理（立卷）的問題。
實(shí)行文書部門整理（立卷），并不是說機(jī)關(guān)內(nèi)每一個(gè)承辦文書的部門、單位或者承辦人都必須參與整理（立卷）的工作。機(jī)關(guān)大小不同，機(jī)關(guān)內(nèi)部文書部門的設(shè)置也不一樣。如何正確選擇立卷環(huán)節(jié)，必須認(rèn)真進(jìn)行調(diào)查研究，根據(jù)各機(jī)關(guān)的不同情況來確定，總的原則是把整理（立卷）的環(huán)節(jié)設(shè)在能掌握文件形成和處理情況的地方，以便于平時(shí)文件的整理，提高整理工作質(zhì)量和機(jī)關(guān)工作效率。
1.選擇機(jī)關(guān)公文整理（立卷）環(huán)節(jié)應(yīng)考慮的相關(guān)因素是：
（1） 被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理。比如，文件的收發(fā)、分辦、催辦、承辦等。這樣才能保證對公文形成過程的了解，才能掌握文件之間的歷史聯(lián)系，整理（立卷）的質(zhì)量才有保證。
（2）對整理（立卷）環(huán)節(jié)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求。公文數(shù)量過大，勢必影響對公文形成情況的了解，就可以考慮向下把立卷環(huán)節(jié)分開，由下一級(jí)文書部門去分頭立卷。文件數(shù)量過少，這就要考慮向上集中。
（3） 確定整理（立卷）環(huán)節(jié)時(shí)，還要考慮機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的分布情況。機(jī)關(guān)各部門集中辦公的，立卷的環(huán)節(jié)可以適當(dāng)集中。辦公地點(diǎn)分散的，立卷的環(huán)節(jié)也要適當(dāng)分散。
（4） 還要考慮文書工作人員的數(shù)量和配備情況以及他們對業(yè)務(wù)的熟悉程度等因素。
2.各類機(jī)關(guān)單位對公文立卷環(huán)節(jié)的選擇一般應(yīng)與機(jī)關(guān)文書處理工作的組織形式相適應(yīng)。可采集中式、分散式或集中與分散相結(jié)合的形式。
（1）對一些比較小的機(jī)關(guān)或基層單位來說，由于它們內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)比較簡單，工作人員也不多，而且辦公地點(diǎn)也比較集中，每年形成的文件數(shù)量也不多。在這種情況下，可以考慮采用集中式，即由機(jī)關(guān)的辦公室或者秘書室來負(fù)責(zé)集中進(jìn)行整理（立卷）的工作。
（2）對一些中等機(jī)關(guān)或者大機(jī)關(guān)來說，他們一般都有兩層以上的組織機(jī)構(gòu)，可以根據(jù)機(jī)關(guān)駐地的遠(yuǎn)近、業(yè)務(wù)分工、文件數(shù)量和文書工作組織等方面的情況，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。具體地說，如果駐地比較分散，文件數(shù)量又比較多，而且業(yè)務(wù)分工又比較明確，就可以考慮各自確定立卷環(huán)節(jié)；如果機(jī)關(guān)中有一部分機(jī)構(gòu)駐地比較集中，文件數(shù)量也不算很多，就可以考慮集中在秘書部門進(jìn)行整理（立卷）。
（3）對財(cái)會(huì)、人事、信訪、保衛(wèi)等業(yè)務(wù)性質(zhì)具有特殊性的組織機(jī)構(gòu)來說，就可以考慮由他們自己來單獨(dú)進(jìn)行整理（立卷），以方便這些單位工作的進(jìn)行。
（4）要恰當(dāng)?shù)剡x擇和確定立卷人員。在一個(gè)組織機(jī)構(gòu)里，具體負(fù)責(zé)整理（立卷）的人員，好是考慮選擇擔(dān)任內(nèi)收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦等工作的文書工作人員為好。因?yàn)檫@些人員熟悉公文的來龍去脈，了解文件之間的歷史聯(lián)系，掌握公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)處理過程。由他們負(fù)責(zé)管理（立卷），就可以充分發(fā)揮這些長處，提高歸檔文件整理的效率與質(zhì)量。
三、明確公文整理（立卷）的范圍明確公文整理（立卷）的范圍，就是要弄清楚機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成并處理完畢的文件材料，哪些應(yīng)該整理（立卷），哪些不需要整理（立卷）。只有這樣，才能保證在公文整理（立卷）工作中將那些具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后的查找利用。
公文整理（立卷）范圍的確定，應(yīng)以國家檔案局頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》等文件的基本思想為指導(dǎo)，即按照辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點(diǎn)和方法，從本機(jī)關(guān)形成檔案的實(shí)際情況出發(fā)，實(shí)事求是地研究解決歸檔文件材料的質(zhì)量問題，并減少檔案中龐雜臃腫的現(xiàn)象，科學(xué)地進(jìn)行檔案鑒定工作，使保存的檔案既精練又完整，以維護(hù)黨和國家歷史的真實(shí)面貌，便于本機(jī)關(guān)和國家各項(xiàng)工作的利用。
1.應(yīng)該整理（立卷）的文件材料的范圍。
文書立卷的范圍，也就是文件材料歸檔的范圍。是指凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會(huì)議記錄、本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等文件材料，都必須進(jìn)行整理歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內(nèi)。
掌握公文整理（立卷）的范圍要抓住反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和具有查考利用價(jià)值這兩個(gè)主要條件。按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定，應(yīng)該整理歸檔的文件材料的范圍，一般說來，可以歸納為以下方面：
（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：
①上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料；
②上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)并要執(zhí)行的文件材料，如決議、決定、指示、命令、重要通知、通報(bào)、條例、規(guī)定等；
③上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要指示、題詞、照片以及有保存價(jià)值的聲像材料等；
④上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件以及本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的后草稿和印制本；
（2）本機(jī)關(guān)的文件材料；
①本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議（包括代表會(huì)議、工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議）的文件材料，如參加會(huì)議的名單、會(huì)議通知、報(bào)告、決議，領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、錄音帶、照片等；
②本機(jī)關(guān)對外發(fā)出的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿及重要文件的修改稿；
③本機(jī)關(guān)重要的往來公文，如請示與批復(fù)，來函與復(fù)函等；
④本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部職能部門活動(dòng)形成的重要文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告以及本機(jī)關(guān)匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析資料（包括計(jì)算機(jī)盤片）等；
⑤本機(jī)關(guān)處理群眾來信來訪的原件，記錄及處理結(jié)果等；
⑥本機(jī)關(guān)及下屬機(jī)關(guān)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信等文件材料以及本機(jī)關(guān)歷史沿革、大事記和反映本機(jī)關(guān)重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音帶、錄像帶等；
⑦本機(jī)關(guān)干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、職工獎(jiǎng)懲、紀(jì)律檢查、治安保衛(wèi)以及職工勞動(dòng)工資、福利等方面的文件材料；
⑧本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證以及與有關(guān)機(jī)關(guān)簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；
⑨本機(jī)關(guān)黨、團(tuán)、工會(huì)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的文件材料；
⑩本機(jī)關(guān)外事活動(dòng)和外事往來方面的文件材料。
（3）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料①同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的規(guī)范性文件，如條例，規(guī)定、通知等；
②有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對本機(jī)關(guān)工作檢查形成的文件。
（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料①下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算等文件材料；
②下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的法規(guī)性備案文件以及重要的科技文件材料等。
此外，機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的電報(bào)，應(yīng)根據(jù)其保存價(jià)值與文件統(tǒng)一立卷，實(shí)行“文電合一”制度。
2.不需要立卷歸檔的文件材料的范圍。
（1）重份文件；
（2）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿；
（3）一些事務(wù)性的、臨時(shí)性的沒有查考利用價(jià)值的文件材料；
（4）與本機(jī)關(guān)、本部門主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件及非隸屬機(jī)關(guān)送來的參考性文件；
（5）無特殊保存價(jià)值的信封；
（6）本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料。
各機(jī)關(guān)單位應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的精神，結(jié)合本機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況來制定本機(jī)關(guān)、本單位、本系統(tǒng)文件材料歸檔和不歸檔的具體范圍。
3.公文整理（立卷）的分工公文整理（立卷）的分工，是指哪一級(jí)的文件由哪個(gè)機(jī)關(guān)或部門整理（立卷），其作用主要是為了避免各黨政機(jī)關(guān)或部門之間在整理（立卷）時(shí)發(fā)生不必要的重復(fù)或遺漏。
一般說來，那些應(yīng)該整理（立卷）的文件材料，應(yīng)以本機(jī)關(guān)、本部門為主。因此，整理（立卷）有個(gè)分工，歸檔范圍有個(gè)界線。原則上以什么名義發(fā)的文件就放在哪里整理（立卷），是哪個(gè)部門承辦或主辦的文件，就放在哪里整理（立卷）。例如：
（1）上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的來文。綜合性、全面性的，由機(jī)關(guān)辦公秘書部門整理歸檔。如中共中央文件，由省、自治區(qū)、直轄市、地（市、州）、縣（市）委秘書部門整理歸檔；國務(wù)院文件，由省、自治區(qū)、直轄市、地區(qū)行署（市）、自治州、縣（市）、人民政府秘書部門整理歸檔；專業(yè)性、業(yè)務(wù)性的由業(yè)務(wù)部門整理歸檔；上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的來文，由業(yè)務(wù)對口部門整理歸檔。
（2）本機(jī)關(guān)的文件。由機(jī)關(guān)秘書部門起草或承辦的，由機(jī)關(guān)秘書部門整理歸檔；有關(guān)業(yè)務(wù)部門起草或承辦的，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門整理歸檔；兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，正本和定稿由主辦機(jī)關(guān)整理歸檔，其他機(jī)關(guān)只保存印制件。其他機(jī)關(guān)針對本機(jī)關(guān)的文件，可視同本機(jī)關(guān)文件，如上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、下級(jí)機(jī)關(guān)的請示等。
（3）下級(jí)機(jī)關(guān)的來文。哪個(gè)部門辦理的，由哪個(gè)部門整理歸檔。
（4）會(huì)議文件。以機(jī)關(guān)名義召開的會(huì)議所形成的文件材料，由機(jī)關(guān)秘書部門整理歸檔；由業(yè)務(wù)主管部門召開的專業(yè)性會(huì)議所形成的文件材料，應(yīng)由召開會(huì)議的業(yè)務(wù)主管部門整理歸檔。
此外，本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的職務(wù)時(shí)所形成的文件，應(yīng)按其不同身份和業(yè)務(wù)內(nèi)容分別在有關(guān)機(jī)關(guān)整理歸檔；本機(jī)關(guān)各職能部門互發(fā)的文件，由形成文件的部門整理歸檔；同級(jí)機(jī)關(guān)之間互發(fā)的文件，凡經(jīng)本機(jī)關(guān)制發(fā)、辦理的，應(yīng)由本機(jī)關(guān)整理歸檔，有關(guān)政策性規(guī)定，雖未經(jīng)本機(jī)關(guān)承辦，如本機(jī)關(guān)需要日后查找利用，也可存留一份；本機(jī)關(guān)臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的文件，由臨時(shí)機(jī)構(gòu)整理歸檔，臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，應(yīng)將全部檔案移交機(jī)關(guān)檔案室，或經(jīng)協(xié)商直接移交檔案館保存。
第三節(jié) 歸檔文件整理的原則與要求
一、歸檔文件整理的幾個(gè)基本概念《規(guī)則》對歸檔文件整理的基本概念（歸檔文件、歸檔文件管理、件）作出如下定義。
1.歸檔文件歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
這一含義可從以下方面來理解：
（1）指出了歸檔文件的來源和范圍。歸檔文件是立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的。立檔單位是檔案專業(yè)術(shù)語，它是指構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。也就是說，這些機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人在其職能活動(dòng)中，除了本機(jī)關(guān)形成的文件材料外，上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來的與其職能活動(dòng)有關(guān)的文件材料，都屬于歸檔文件。
（2）應(yīng)予歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔。這里說的“辦理完畢”并不是說文件內(nèi)所說的事情已經(jīng)辦理完畢，而是指在公文處理程序上已經(jīng)辦理完畢。機(jī)關(guān)公文處理部門在確定各類不同文件的整理（立卷）時(shí)間上，應(yīng)掌握以下幾點(diǎn)：
①領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，是從普遍意義上闡述問題的。因此，不要求某一方面的機(jī)關(guān)馬上回答。如規(guī)范性文件以及重要的決議、決定，還有如年度計(jì)劃、長期規(guī)劃等。從發(fā)文機(jī)關(guān)來說，在這些文件發(fā)出之后就可以將定稿和存本及時(shí)整理（立卷）；從收文機(jī)關(guān)來說，則須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門閱知，向下傳達(dá)或采取了措施之后，才算告一段落，然后再將來文整理（立卷）。
②不必辦復(fù)的收文，如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)來的任免令、通知、通報(bào)等，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人閱知以及有關(guān)部門傳閱，也就算辦理完畢了，即可將來文整理（立卷）。
③問復(fù)性公文，一來一往公文，如請示與批復(fù)，問函與復(fù)函，在復(fù)文機(jī)關(guān)發(fā)出或?qū)Ψ綑C(jī)關(guān)收到后，就可以各自整理（立卷）。
④重大問題，可能要處理較長一段時(shí)間才能結(jié)束，但大問題是由許多小問題構(gòu)成的，只要其中某項(xiàng)具體問題已經(jīng)解決，有關(guān)這項(xiàng)具體問題的文件，在公文辦理程序上就算辦理完畢了，因此，也可以整理（立卷），不必等整個(gè)工作結(jié)束再整理（立卷）。
總之，正在辦理的，仍然處于公文運(yùn)轉(zhuǎn)辦理過程中的文件，還不能馬上整理（立卷），只有等到它們辦理完畢，也就是完成了公文辦理程序的文件，才能夠整理（立卷）。
（3）應(yīng)予歸檔的文件，必須是能作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。這里就明確了三點(diǎn)：一是能作為文書檔案保存的必需是有保存價(jià)值或者說是有查考利用價(jià)值的文件；二是只適用于文書檔案，至于科技、會(huì)計(jì)、聲像及其他專門檔案則按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。因?yàn)椤兑?guī)則》的頒布實(shí)施，實(shí)質(zhì)上是對文書檔案整理方法的改革，核心是簡化文書立卷程序，所以它只適用于實(shí)體整理的文書檔案；三是只適用于各種紙質(zhì)文件材料。非紙質(zhì)載體材料的文件（如電子文件等）無法按《規(guī)則》規(guī)定的要求和方法進(jìn)行整理。
2.歸檔文件整理歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒使之有序化的過程。
這一含義可以從以下兩個(gè)方面來理解：
（1）歸檔文件的整理單位是“件”。以“件”為單位進(jìn)行文件整理，是文書工作和檔案工作的一項(xiàng)重大改革，是對傳統(tǒng)文件整理（立卷）工作的否定。比之于傳統(tǒng)的立卷方法，新的立卷方法不需要考慮文件材料的“六個(gè)特征”，不必進(jìn)行組卷、擬寫案卷標(biāo)題。編制案卷目錄及案卷裝訂等項(xiàng)工作，也無須顧及案卷的厚薄，節(jié)省了諸如對歸檔文件的具體內(nèi)容進(jìn)行綜合、分析的技術(shù)勞動(dòng)，適應(yīng)了計(jì)算機(jī)管理的需要。由于“案卷”概念的消失，簡化了歸檔文件整理工作的程序。大大提高了工作效率，符合經(jīng)濟(jì)、高效的原則。
（2）將歸檔文件的整理分六個(gè)步驟來進(jìn)行。這六個(gè)步驟比起傳統(tǒng)的文書立卷的工作步驟是大為簡化了，具體如何進(jìn)行將在本章第四節(jié)的整理方法中詳細(xì)介紹。
3.件：“件”，是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為—件。
以上對“件”的概念進(jìn)行界定，說得明白具體，使人一看就懂，也便于掌握。把“件”作為歸擋文件整理的基本單位，是從檢索的實(shí)際需要及減輕立卷工作量出發(fā)的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實(shí)際進(jìn)行文件整理時(shí)，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進(jìn)行后續(xù)程序的工作。
二、歸檔文件的整理的基本原則歸檔文件的整理的基本原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
《規(guī)則》對歸檔文件整理原則的這一表述，同1984年《檔案工作》雜志發(fā)表的《關(guān)于立卷問題討論的綜述》中指出的公文立卷的原則“保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和利用”是一致的。也就是說，歸檔文件整理的這一重要原則，是我國文書檔案工作者經(jīng)過長期的工作實(shí)踐探索總結(jié)出來的，是比較準(zhǔn)確、完整、科學(xué)的。它是我國公文立卷以及現(xiàn)在提的歸檔文件整理工作所必須遵循的基本原則。這一原則的基本點(diǎn)是：
1.遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件在形成過程中總有其自身的規(guī)律，每一個(gè)機(jī)關(guān)，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，記述和反映了這個(gè)機(jī)關(guān)的全部活動(dòng)和全部歷史。同時(shí)任何一個(gè)機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)都不可能是孤立地進(jìn)行的，必須同自己的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)以及其他有關(guān)機(jī)關(guān)發(fā)生上下左右、四面八方、多種多樣、錯(cuò)綜復(fù)雜的聯(lián)系。在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部的各個(gè)部門之間，各項(xiàng)工作之間，以及每項(xiàng)工作各個(gè)發(fā)展階段之間，也都有著密切的聯(lián)系。機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的客觀規(guī)律，決定了文件材料的形成規(guī)律，文件材料是反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的歷史記錄。機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的相互聯(lián)系，也賦予了這些文件材料之間的密切聯(lián)系。這種聯(lián)系是客觀地、歷史地、自然地形成的，是必然的歷史聯(lián)系。
例如：進(jìn)行某項(xiàng)工作，一般要有工作計(jì)劃、工作計(jì)劃決定下來之后還要上報(bào)、下達(dá)，在了解工作進(jìn)展情況過程中遇到的問題需要研究解決，或向上級(jí)請示，或提出解決意見，直到工作的后完成。這些工作的進(jìn)行直至完成要形成一系列的文件材料，如工作計(jì)劃、報(bào)告、通知、請示、批復(fù)、工作總結(jié)等；召開會(huì)議，要有會(huì)議通知、日程安排、名單、報(bào)告、總結(jié)、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要或決議等；它們?nèi)鐚?shí)地記述和反映了開展一項(xiàng)工作，召開—次會(huì)議的全過程，在進(jìn)行文件整理時(shí)，不能將它們打亂。必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照《規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定將文件按“件”進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意其排列順序的科學(xué)性（如正本與定稿，正本在前，定稿在后；來文與復(fù)文，復(fù)文在前、來文在后）。在進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，將歸檔文件按不同年度、不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)（或問題）分開。在進(jìn)行排列時(shí)，應(yīng)根據(jù)“事由原則”結(jié)合時(shí)間、重要程度進(jìn)行，即將同一事由形成的文件排列在一起。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件則集中排列，使文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。
為了更好地保持文件之間的歷史聯(lián)系，進(jìn)行歸檔文件整理的人員要熟悉本機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、職能、組織機(jī)構(gòu)、文件來源以及處理情況。在整理時(shí)，要認(rèn)真分析文件之間的內(nèi)在的、有機(jī)的聯(lián)系，只有這樣，才能使歸檔的文件正確地反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的基本面貌，反映各項(xiàng)方針、政策在本機(jī)關(guān)的貫徹執(zhí)行情況和各項(xiàng)工作的發(fā)展過程，才能使歸檔文件成為本機(jī)關(guān)本系統(tǒng)的歷史記錄。
2.區(qū)分文件的不同保存價(jià)值。
文件的保存價(jià)值是由文件本身固有的內(nèi)在的各種因素決定的，文件內(nèi)容的重要程度不同，所起的作用不同，保存價(jià)值也就不同。
一般說來，凡是反映社會(huì)歷史發(fā)展和記錄機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)、反映機(jī)關(guān)基本歷史面貌的重要文件，例如，本機(jī)關(guān)發(fā)出的指導(dǎo)性文件，會(huì)議通過的決議性文件，重要的請示或報(bào)告文件，上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的重要文件，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的有關(guān)方針政策性和重要問題的請示、報(bào)告等，所起的作用和保存價(jià)值就必然要大一些；而機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的一般性文件，通知、便函、機(jī)關(guān)之間一般往來公文等，所起的作用和保存價(jià)值相對而言要小一些，有的根本就沒有保存的價(jià)值。此外，文件制發(fā)機(jī)關(guān)（即法定的作者）的地位、作用不同，反映其工作活動(dòng)和表達(dá)的思想、意圖的文件保存價(jià)值也不同；文件的正本、副本、定稿、草稿等反映了文件的形成過程和不同作用，標(biāo)志著不同的可靠程度，其保存價(jià)值往往也不同。以上這些不同保存價(jià)值的文件材料在整理（立卷）時(shí)必須嚴(yán)格加以區(qū)分。
區(qū)分文件的保存價(jià)值，應(yīng)依照《機(jī)關(guān)檔案歸檔與不歸檔的范圍》和《文書檔案保管期限表》等有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。
在進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，將不同保存價(jià)值的文件材料區(qū)別整理，可以合理使用人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，對不同保存價(jià)值的文件進(jìn)行整理后按其保存價(jià)值相對集中，使其玉石分明，也為日后檔案館的整理工作打下了基礎(chǔ)。
3.便于保管和利用。
便于保管和利用，是歸檔文件整理的根本目的，也是衡量歸檔文件整理質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。歸檔的文件是否便于保管和利用，不僅關(guān)系到機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的開展，而且關(guān)系到機(jī)關(guān)檔案室、各級(jí)檔案館工作有無可靠的基礎(chǔ)和保證。《規(guī)則》推行文件級(jí)管理，正是從便于保管和利用這一原則出發(fā)的。過去，在手工模式下實(shí)現(xiàn)檔案管理和查找作用，“立卷”也是一種很好的方式，它按照一定的邏輯關(guān)系，將歸檔文件組合成一個(gè)個(gè)案卷，并通過層層目錄來提供檢索途徑，從而限定了檢索范圍，增強(qiáng)了手工檢索的效率。但立卷過程比較復(fù)雜，組合案卷和擬定案卷標(biāo)題等環(huán)節(jié)立卷人員很難掌握。而《規(guī)則》以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，取消“案卷”，推行文件級(jí)管理，大幅度簡化了整理中的手工操作，同時(shí)也為檔案的保管和利用提供了有利條件。歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行整理、分類、排列和編目，在計(jì)算機(jī)的參與和操縱下，加快了檢索速度，方便了利用者，大大提高了檔案利用率，利用的深度、廣度、查全、查準(zhǔn)以及利用效果也將得到極大提高。
三、歸檔文件整理的質(zhì)量要求歸檔文件整理的質(zhì)量要求是：
1.歸檔的文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。
（1）歸檔的文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，這是歸檔文件的基本要求。如果歸檔的文件有復(fù)文沒有來文，有正本沒有定稿，有附件的文件而附件又不知去向，這就使歸檔文件的質(zhì)量得不到保證，也給今后檔案的查找利用帶來困難。因此，凡是本機(jī)關(guān)在職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料都應(yīng)當(dāng)按照《規(guī)則》的要求收集完整，進(jìn)行整理歸檔。這就要求，承擔(dān)歸檔文件整理工作的部門和人員，在平時(shí)應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握文件的收發(fā)運(yùn)轉(zhuǎn)情況，做好文件的平時(shí)積累工作，及時(shí)收集、嚴(yán)格登記、嚴(yán)格檢查、隨辦隨歸、妥善管理。在第二年上半年進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揮其熟悉文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)的來龍去脈的長處，將應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整地收集起來進(jìn)行整理歸檔。
（2）對破損的文件進(jìn)行修復(fù)，以延長文件的壽命。主要是針對一些有孔洞，殘缺或折疊處已被磨損的文件，應(yīng)按照檔案保護(hù)的要求加以修補(bǔ)和托裱。
（3）復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件。比如傳真件，字跡耐久性差，有些用純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆等字跡材料制成的文件材料極易褪變，須復(fù)制后才能歸檔。目前一般采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制，復(fù)印時(shí)，墨粉濃度不宜過大，顏色不宜太深，并且好采用單面復(fù)印2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。
（1）書寫材料，指的是筆和墨水的使用，即應(yīng)使用鋼筆、毛筆、碳素墨水、藍(lán)黑墨水及墨汁，不能使用鉛筆、圓珠筆，不能使用純藍(lán)、紅色墨水等質(zhì)量低劣的墨水。
（2）紙張，是指應(yīng)選用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型60—80克的膠版印刷紙或復(fù)印紙。檔案盒和歸檔文件封套應(yīng)使用無酸紙制作。
（3）裝訂材料，是指以“件”為單位裝訂時(shí)使用的裝訂材料，如細(xì)線、鋼夾、塑料夾等，應(yīng)選用優(yōu)質(zhì)材料制成，以防斷線、年久生銹及斷裂等情況發(fā)生。
第四節(jié) 歸檔文件整理方法與歸檔
一、歸檔文件整理方法的改革歸檔文件整理以“件”為單位進(jìn)行，這是《規(guī)則》提出新的公文整理（立卷）方法，是我國文書檔案工作的一項(xiàng)重大改革，也是對傳統(tǒng)的文書檔案整理方法的否定，以“件”為單位的整理方法同傳統(tǒng)的整理方法“立卷”比較，主要有以下不同：
1.取消案卷，實(shí)現(xiàn)文件級(jí)管理，免除了繁鎖、復(fù)雜的組卷過程；
2.界定“件”的概念，從檢索的實(shí)際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件”；
3.分類方法固定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次；
4.裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護(hù)要求即可；
5.文件排列方法強(qiáng)調(diào)按事由（即問題）排列，時(shí)間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實(shí)際情況選用；
6.歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時(shí)對歸檔章的項(xiàng)目加以調(diào)整，只保留檢索必備項(xiàng)目；
7.取消案卷卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄；
8.無需編頁號(hào)，目錄改設(shè)“頁數(shù)”項(xiàng)；
9.歸檔文件直接裝盒保管；
10.無需撰寫案卷名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊；
11.檔案盒的項(xiàng)目設(shè)置有了較大變化。封面只設(shè)“全宗名稱”項(xiàng)，取消了“類目名稱、案卷題名、起止時(shí)間、保管期限、件頁數(shù)量，全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、歸檔號(hào)”等項(xiàng)目；盒脊取消了“目錄號(hào)、案卷號(hào)”項(xiàng)，保留“全宗號(hào)、年度”項(xiàng)目，增設(shè)“保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)、盒號(hào)”。
從以上改革的具體內(nèi)容可以看出。新的歸檔文件整理方法，同傳統(tǒng)的“立卷”比較，簡化了文書檔案整理的環(huán)節(jié)，減輕了文件歸檔人員及檔案整理的工作量，同時(shí)又提高了檔案行政管理部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培養(yǎng)的工作效率，是一項(xiàng)應(yīng)予積極推行的好方法。
二、歸檔文件整理方法的推行推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應(yīng)當(dāng)做好以下幾個(gè)方面的工作：
1.更新觀念，增強(qiáng)改革意識(shí)。
2.提高人員素質(zhì)。
3.加強(qiáng)硬件建設(shè)，即加大對現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的投入。
4.注意新舊整理方法的銜接。以“件”為單位對歸檔文件進(jìn)行整理，要做好與原有的立卷方法的銜接，要注意以下兩點(diǎn)：
（1）《規(guī)則》是國家檔案局于2000年12月6日發(fā)布，從2001年1月1日正式實(shí)施的。由于《規(guī)則》屬于行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)，只能調(diào)整、規(guī)范2001年以后的文件整理行為，對2001年以前的文件整理行為不具有約束力。因此，對2001年以前整理好的案卷，只要整理方法及規(guī)則符合當(dāng)時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，有規(guī)可循，有目可查，就應(yīng)保持原有的整理體系，不必拆卷重新整理。如果對已經(jīng)整理好的案卷輕易地推倒重來，既不利于檔案保護(hù)，又浪費(fèi)了人力、物力資源，違背了經(jīng)濟(jì)、高效的管理原則。這種做法，在實(shí)際工作中是應(yīng)當(dāng)盡力避免的。
（2）歸檔文件的整理方法由卷改為件，不只是整理形式上的變化，它需要一系列的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度、措施與之相配合，如文件材料歸檔制度的修訂與更新、計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施的配備，全宗內(nèi)分類方案的調(diào)整以及編號(hào)方法的變革等。各機(jī)關(guān)單位在實(shí)施新的整理方法時(shí)應(yīng)事先做好以上工作。此外，還要注意加強(qiáng)與當(dāng)?shù)貦n案主管部門以及檔案館的聯(lián)系，爭取多給予業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。少走彎路，并隨時(shí)研究工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，使各項(xiàng)制度與措施逐步完善起來。
三、歸檔文件整理的工作步驟按照《規(guī)則》的規(guī)定，歸檔文件整理分為裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒六個(gè)步驟進(jìn)行。分述如下：
1.裝訂。裝訂是歸檔文件整理的第一步驟，通過這一環(huán)節(jié)可以從實(shí)體上將歸檔文件的基本單位——“件”確立下來。以“件”為單位進(jìn)行裝訂時(shí)應(yīng)做好以下工作：
（1）首先應(yīng)對“件”內(nèi)文件進(jìn)行排列?！凹眱?nèi)文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，報(bào)請性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文件，無特殊規(guī)定的，漢文本在前、少數(shù)民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。
（2）對用紙規(guī)格大于A4型的報(bào)表、圖樣等文字材料，按照A4型紙的尺寸加以折疊。但應(yīng)注意盡量減少折疊層次，折痕應(yīng)處于文件、圖表字跡之外，取齊右邊和下沿。應(yīng)折疊的文件頁數(shù)較多時(shí)，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。
（3）裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進(jìn)行必要的修整。其主要工作內(nèi)容包括：對破損文件進(jìn)行修復(fù)；對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；去掉原裝訂文件用的易銹蝕的金屬物。
（4）裝訂前，應(yīng)將“件”內(nèi)的各項(xiàng)按一定方式對齊。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。不要隨意裁切文件，盡量保持文件的原貌。
（5）裝訂用品必須符合檔案保護(hù)要求。裝訂的方式視文件頁數(shù)多少及保存期限長短可采用以下幾種方式：
①對頁數(shù)較多的文件可用細(xì)線裝訂；
②使用變形材料如鋼夾、塑料夾等，使用這種裝訂方法簡單，但對材料必須有較高要求。鋼夾必須采用優(yōu)質(zhì)不銹鋼制品，而且必須同時(shí)考慮所在地區(qū)氣候條件以及庫房保管條件，謹(jǐn)慎使用；塑料制品則必須有足夠的強(qiáng)度，以免年久斷裂。
③對頁數(shù)不多的單份文件可使用縫紉機(jī)扎邊進(jìn)行裝訂，但針腳不能過密。
④對那些永久或長期保存的歸檔文件，可使用無酸紙封套。即使用60—80克的無酸紙制成的右上側(cè)開口的封套，將歸檔文件以“件”為單位夾裝其中。封套上可以印制歸檔章，以方便整理和檢索。無酸紙，是指PH值呈中性的紙，由化學(xué)處理的木紙漿制成的紙通常為中性，可以在良好條件下長時(shí)間保存。因此，使用這種無酸紙制成的文件封套可以起到保護(hù)檔案的作用。
2.分類歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程，分類是歸檔文件整理的重要環(huán)節(jié)，歸檔文件經(jīng)過科學(xué)合理的分類，不但能夠揭示出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使檔案成為一個(gè)有序化的整體，而且便于排列上架，編目等后續(xù)工作的順利開展。
《規(guī)則》指出，歸檔文件可以采用年度——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限或保管期限—一年度——機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
歸檔文件的分類，可按以下的方法及步驟進(jìn)行：
（1）按年度分類。年度分類法就是根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進(jìn)行分類。它是目前運(yùn)用得廣泛的一種分類方法。在具體操作時(shí)，應(yīng)注意處理好以下幾種情況：
①一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，如成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分年度時(shí)，一般說來應(yīng)以文件簽發(fā)日期（或成文日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規(guī)則、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，應(yīng)統(tǒng)一按簽發(fā)日期（或成文日期）判定文件所屬年度。
②跨年度的會(huì)議和案件等形成的文件材料，分類時(shí)，會(huì)議文件材料歸入閉幕年，案件等文件材料歸入結(jié)案年。
幾份文件作為一“件”時(shí)，判定“件”的日期，以排列在前面的文件日期為準(zhǔn)，如跨年度的請示與批復(fù)，按批復(fù)在前。請示在后的裝訂順序，以批復(fù)的所在年度為準(zhǔn)。
③沒有標(biāo)明落款日期的文件材料，應(yīng)對文件內(nèi)容及特征進(jìn)行考證，以推斷文件材料的形成日期并據(jù)以劃分年度。
④專門年度中形成的文件材料，應(yīng)按照專門年度進(jìn)行分類。
（2）按保管期限分類。保管期限分類法就是根據(jù)對歸檔文件規(guī)定的不同保管期限進(jìn)行分類，即將同—年度的歸檔文件按永久（50年以上）、長期（15—50年）、短期（15年以下）三種保管期限分類，這種分類方法能夠?qū)⒉煌瑑r(jià)值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護(hù)措施，同時(shí)，為庫房排架管理，檔案移交進(jìn)館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。
對歸檔文件按保管期限分類，應(yīng)按照國家檔案局頒發(fā)的《文書檔案保管期表》的規(guī)定執(zhí)行。
（3）按機(jī)構(gòu)（問題）分類。機(jī)構(gòu)（問題）分類法是指將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。這種分類法的實(shí)質(zhì)就是根據(jù)本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)或文件內(nèi)容所說明的問題來設(shè)置類別。又可分為機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法兩種。
①機(jī)構(gòu)分類法。機(jī)構(gòu)分類法是按文件形成和處理的承辦單位進(jìn)行分類。原則上是一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)置一個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。各類的次序可按照立檔單位機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來排列。一般是將領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、綜合性機(jī)構(gòu)排在前，再依次排列各業(yè)務(wù)部門。
歸檔文件采用機(jī)構(gòu)分類法進(jìn)行分類能夠體現(xiàn)出全宗內(nèi)文件在來源方面的客觀聯(lián)系，從而反映出立檔單位的歷史面貌；同時(shí)由于每個(gè)機(jī)構(gòu)都有其特定的職能與任務(wù)，按機(jī)構(gòu)將歸檔文件分類可在一定程度上集中反映某一方面的工作內(nèi)容，便于檔案的查找和利用。
采用機(jī)構(gòu)分類法時(shí)不能同時(shí)采用問題分類法。
②問題分類法。問題分類法是按文件內(nèi)容所說明的問題將歸檔文件分類。按問題分類要求各類特點(diǎn)明確，不能互相包容。問題分類法的類別與類名，原則上設(shè)置為“黨群工 作”、“行政工作”、“業(yè)務(wù)工作”等類。
歸檔文件采用問題分類法，可以避免或減少同類問題文件分散的現(xiàn)象，便于按專題查找和利用檔案。但問題分類法在實(shí)際操作時(shí)，受人為因素的影響較大，不便劃分。因此，一般基層單位較少采用。
采用問題分類法時(shí)，不能同時(shí)采用機(jī)構(gòu)分類法。
（4）幾種分類方法的結(jié)合運(yùn)用。在實(shí)際工作中，當(dāng)歸檔文件較多時(shí)，分類工作需要分層進(jìn)行。單純采用一種分類方法的情況是比較少見的，一般是將幾種方法結(jié)合起來使用。《規(guī)則》提供的年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）三種分類方法，不同類型、不同層次的單位可按實(shí)際需要組合成多種復(fù)式分類法。采用復(fù)式分類法時(shí)，其中的年度、保管期限是必選項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）一般為選擇項(xiàng)。具體地說，那些內(nèi)部機(jī)構(gòu)較多，職能分工明確、形成文件數(shù)量較多的單位可采用“年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限”或“機(jī)構(gòu)——年度——保管期限”三重分類法；那些內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡單，歸檔文件數(shù)量較少的單位則采用“年度——保管期限”二重分類法就可以了。
分類方案是進(jìn)行歸檔文件分類的依據(jù)，分類方案確定之后，同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
3.排列。歸檔文件的排列，是指在分類方案的低一級(jí)類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。
《規(guī)則》指出：“歸檔文件應(yīng)在分類方案的低一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列”。
這里說的“低一級(jí)類目”是指分類時(shí)所確定的類目體系中設(shè)在低層次的一級(jí)類目。例如按照“年度——機(jī)構(gòu)——保管期限”分類的，“保管期限”就是低一級(jí)類目。
這里說的“事由”是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程。一項(xiàng)工程、—次活動(dòng)、會(huì)議，均可分別視為一個(gè)事由。一份請示，當(dāng)針對該請示的批復(fù)收到后，即可視為事由辦理完畢。
對歸檔文件按事由進(jìn)行排列，遵循了文件形成的客觀規(guī)律，能夠保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，使歸檔文件進(jìn)一步系統(tǒng)化，充分體現(xiàn)了文件的價(jià)值，便于檢索和利用。
歸檔文件按事由結(jié)合時(shí)間，重要程度排列的具體方法有：
（1）對同一事由的歸檔文件，即一個(gè)作者，一個(gè)問題的文件，可按文件形成時(shí)間的先后排列或者按文件的重要程度排列。
（2）對不同事由的歸檔文件，可采用以下方法排列：
①按不同事由形成時(shí)間的先后排列，所謂事由的形成時(shí)間，即事由的辦結(jié)時(shí)間，這種方法只要求將不同事由的文件，按其辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列就可以了，而不考慮其他因素。這種方法比較容易掌握，一般適用于“隨辦隨歸”的機(jī)關(guān)。
②按事由的重要程度排列。將主要職能或重要活動(dòng)形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或?qū)⒕C合性工作的文件排在前面，具體業(yè)務(wù)工作的文件排在后面。會(huì)議文件可將會(huì)議通知、開幕詞、閉幕詞，工作報(bào)告、代表提案，大會(huì)決定等重要文件排在前面，其他文件排在后面。綜合性文件可將計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章、領(lǐng)導(dǎo)講話等排在前面，其他材料排在后面。
（3）對具有保存價(jià)值，但因故沒有及時(shí)歸檔的零散文件，其排列方法是：可將零散文件排列在相應(yīng)類別歸檔文件的后或與相關(guān)的某件歸檔文件裝成一件，然后在歸檔文件目錄備注欄或備考表中加以說明。不過這種情況在實(shí)際整理工作中應(yīng)當(dāng)盡力避免。
4.編號(hào)。歸檔文件的編號(hào)，是指將歸檔文件在全宗中的位置符號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。其目的是記錄和反映分類排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過編號(hào)，使歸檔文件在全宗中的位置固定下來，為后續(xù)的編目工作以及日常管理和查找利用工作提供便利。
《規(guī)則》指出：“歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章應(yīng)設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可以設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)”。
（1）歸檔章的式樣如下：
×××歸 檔 章
全宗號(hào) 年
度 機(jī)構(gòu)
（問題） 保管期限 件號(hào)
室編 館編
（2）歸檔章：全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)（承辦機(jī)關(guān)）、問題
（3）★簡述加蓋歸檔章的具體要求：1）歸檔章應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端的空白位置，加蓋歸檔章不應(yīng)壓蓋文件字跡，不應(yīng)與批示文字或收文章等重疊。2）填寫歸檔章項(xiàng)目應(yīng)使用用碳素墨水等符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫，有條件的單位，還可將本單位的全宗號(hào)、保管期限刻在歸檔章上。
5、編目—指編制歸檔文件目錄，是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一。
（一個(gè)裝訂成一本，目錄一般打印3份，1份隨文件裝盒、1份移交、1份備考）
編制歸檔文件目錄的內(nèi)容：①歸檔文件目錄封面的內(nèi)容應(yīng)包括：全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)（全宗號(hào)應(yīng)用全稱或是規(guī)范性簡稱）②歸檔文件整理說明的內(nèi)容應(yīng)包括：本年度歸檔單位概況，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)以及黨、政主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況，本年度文書檔案整理歸檔情況等；③歸檔文件目錄的內(nèi)容包括：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注。
編制歸檔文件目錄的填寫要求：① 件號(hào)：填寫室編件號(hào)；②責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，就是發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；③文號(hào)：發(fā)文字號(hào)；④題目：文件標(biāo)題；⑤日期：文件的形成時(shí)間；⑥頁數(shù)：以件為單位填寫總頁數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對；⑦備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。
6、裝盒—指將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等工作內(nèi)容。
①檔案盒封面：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)、盒號(hào)
②盒脊：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)、盒號(hào)
③備考表：盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人、日期（隨文件裝盒）
裝盒要求：應(yīng)按分類方法，將不同類別的歸檔文件按件號(hào)順序分別裝入檔案盒中。不同形成年度、不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一個(gè)檔案盒中。
四、公文歸檔機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門將歸檔文件整理裝盒后，逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為“歸檔”。文件材料整理歸檔，能保證本機(jī)關(guān)檔案齊全完整，便于查找利用，又可為黨和國家積累檔案財(cái)富。
1、公文歸檔制度
①歸檔范圍—機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)文書部門或業(yè)務(wù)部門整理、立卷后，應(yīng)定期向檔案部門歸檔。 ②歸檔時(shí)限—文件材料整理好后歸檔時(shí)限在第二年的上半年。
③★文件歸檔要求：（1）應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；（2）文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；（3）歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和利用。
2、歸檔文件的交接手續(xù)完成后，機(jī)關(guān)文書部門就完成了上一年的文書工作，歸檔文件被機(jī)關(guān)檔案部門接收后凡進(jìn)入了檔案管理階段。
件內(nèi)文件排列方法：1）正本在前，定稿在后；2）正文在前，附件在后；3）原件在前，復(fù)制件在后；4）轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；5）回復(fù)性文件在前，報(bào)請性文件在后；6）結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；7）不同文字文件無特殊規(guī)定的，漢文本在前，少數(shù)民族文本在后，中文在前外文在后。
第一節(jié) 歸檔文件整理工作概述
一、什么是歸檔文件整理工作《辦法》第三十八條規(guī)定：“公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。”
這一規(guī)定同以前的《辦法》相比，是將立卷二字加上了括號(hào)，這就是說，對我國沿用多年的公文整理方法“立卷”將進(jìn)行改革。2000年12月6日，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》（中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000） （以下簡稱《規(guī)則》） 《規(guī)則》指出，歸檔文件整理是指“將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。”《規(guī)則》還規(guī)定了歸檔文件整理的原則要求和方法步驟，它的適用范圍是各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。
《規(guī)則》是國家檔案局頒布實(shí)施的新時(shí)期檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化文件，是對傳統(tǒng)檔案工作的一項(xiàng)重要改革，同時(shí)，也對文書處理部門和承辦部門的公文整理（立卷）和歸檔工作提出了新的要求。各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織的文書處理部門和承辦部門都應(yīng)當(dāng)在《規(guī)則》的指導(dǎo)下，按照新的文件整理方法，對其在職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料進(jìn)行整理（立卷）和歸檔。
從上世紀(jì)五十年代開始，我國各級(jí)機(jī)關(guān)、社會(huì)組織的文書部門整理與保存文件的重要方法是“立卷”。它是將已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。將“案卷”作為文書檔案的基本保管單位，這已經(jīng)形成了我國傳統(tǒng)的文書檔案的整理方法。而《規(guī)則》則以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，對傳統(tǒng)的立卷方法進(jìn)行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件級(jí)”整理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程，大幅度簡化了整理工作中的手工操作，為歸檔文件整理手段的創(chuàng)新創(chuàng)造了良好的條件。
二、歸檔文件整理工作的意義機(jī)關(guān)對應(yīng)歸檔的文件按照《規(guī)則》提出的“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”的原則，進(jìn)行整理，這對于機(jī)關(guān)公文處理工作和檔案工作都具有重要意義，主要有以下幾個(gè)方面：
1.歸檔文件整理能夠保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于文件的查找利用。在機(jī)關(guān)的日常工作中，文件總是一份一份地形成的。應(yīng)當(dāng)說，每一份文件既是獨(dú)立的，有它特定的使命和作用，這是文件的個(gè)性方面；同時(shí)，我們也要看到，在進(jìn)行同一項(xiàng)工作，或者處理同一個(gè)問題的過程中所形成的許多份文件，它們之間必然具有一定的內(nèi)在聯(lián)系，這就是文件的共性方面。比如，建設(shè)一項(xiàng)工程、處理事故或召開會(huì)議，都要形成一系列的有密切聯(lián)系的文件材料。將這些文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂，分類、排列（按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列）編號(hào)、編目與裝盒，使之有序化。也就是將具有查考利用價(jià)值的全部文件材料按照它們之間的相互聯(lián)系齊全、完整地加以整理和保存，這樣才便于對文件的查找利用。
文件材料如果不經(jīng)過整理，那必然是一種雜亂無章、亂堆亂放，無規(guī)律可循的無序狀態(tài)，查找起來就非常困難。常常是找到一些材料，又不甚完整。例如找到了請示，又不見批復(fù)；找到了問函，又不見復(fù)函；找到了一份會(huì)議文件，會(huì)議的其他重要文件不知在哪里，等等。這樣，就得多花一些研究考證的工夫，有時(shí)甚至考證不清。其結(jié)果就必然會(huì)影響工作的順利進(jìn)行，更談不上提高機(jī)關(guān)工作效率了。
2.歸檔文件整理可以維護(hù)文件的完整與安全，也便于文件的保管。《規(guī)則》規(guī)定歸檔文件整理以“件”為單位，這同傳統(tǒng)的立卷方法將文件材料按其形成規(guī)律和保存價(jià)值組成“案卷”相比，其整理過程是大為簡化了。但是以“件”為單位，并不是說任其零散堆放的自然狀態(tài)，而是以“件”為單位進(jìn)行整理，其整理原則和質(zhì)量要求同過去立卷一樣，是非常嚴(yán)格的。如在質(zhì)量方面要求歸檔文件齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的應(yīng)予復(fù)制。以“件”為單位進(jìn)行裝訂，規(guī)定正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件，這就保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，然后進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使每一份文件材料都有一個(gè)固定的位置，防止了文件材料的散失。同時(shí)，以“件”為單位查閱利用，可以有效地控制文件，防止文件失密。因此，對歸檔文件進(jìn)行整理是維護(hù)文件的完整與安全和保管文件的重要措施。
3.歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)文書處理部門將已經(jīng)辦理完畢的文件進(jìn)行整理（立卷）才能后完成公文處理工作，整理好的文件向機(jī)關(guān)檔案室移交以后，文件就從發(fā)揮現(xiàn)行效用轉(zhuǎn)入到備作查考作用。也就是說，從現(xiàn)行的公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理階段轉(zhuǎn)入到檔案管理階段。
文件的整理（立卷），是機(jī)關(guān)的公文處理工作與檔案工作的交接環(huán)節(jié)，它既是公文處理工作的后一道程序，又是檔案工作的起點(diǎn)。所以人們把它稱之為文書工作與檔案工作的“結(jié)合部”。
文件材料以歸檔為界，歸檔之前是文件，歸檔以后是檔案。通過對文件進(jìn)行整理（立卷），機(jī)關(guān)各部門每年都要形成相當(dāng)數(shù)量的歸檔文件，這些歸檔文件就是機(jī)關(guān)檔案室檔案的來源，其中那些屬于永久保存的歸檔文件，經(jīng)過若干年為本機(jī)關(guān)查考利用后，還需要向有關(guān)檔案館移交，為社會(huì)提供利用。
由此可見，歸檔文件整理（立卷）的質(zhì)量如何，對檔案工作具有極大的影響，或者說，直接影響到檔案室、檔案館的工作質(zhì)量，如歸檔的文件是否齊全完整，按“件”裝訂和分類，排列等是否符合要求，保管期限的劃分是否恰當(dāng)。所以說，文書處理部門做好歸檔文件的整理（立卷）工作，就是為檔案工作打下了良好的基礎(chǔ)。
第二節(jié) 歸檔文件整理（立卷）工作的組織
歸檔文件整理（立卷）工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性、技術(shù)性較強(qiáng)同時(shí)又比較細(xì)致的工作，盡管《規(guī)則》取消了“案卷”的概念，簡化了復(fù)雜的立卷過程，也不需要擬寫案卷標(biāo)題和編制案卷目錄了，但由于機(jī)關(guān)的歸檔文件整理（立卷）工作涉及到機(jī)關(guān)的各個(gè)部門，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)當(dāng)按照《規(guī)則》的要求，很好地進(jìn)行組織。歸檔文件整理工作的組織主要有建立和健全文書部門整理（立卷）制度，正確選擇立卷環(huán)節(jié)和明確公文整理（立卷）的范圍等方面。分述于下：
一、建立和健全文書部門整理（立卷）制度文書部門立卷制度，是指由機(jī)關(guān)的承辦和處理公文的部門負(fù)責(zé)進(jìn)行立卷的制度。具體地說，是指由機(jī)關(guān)的文書部門或者業(yè)務(wù)部門的專職或兼職的文書工作人員負(fù)責(zé)進(jìn)行文件材料的整理（立卷）工作。
實(shí)行文書部門立卷制度，是與機(jī)關(guān)檔案室整理（立卷）相對而言的。如前所述，公文的整理（立卷）是機(jī)關(guān)公文處理工作與檔案工作的結(jié)合部，這項(xiàng)工作介于公文處理工作與檔案工作之間，到底由誰來做更為合理呢？實(shí)踐證明，由機(jī)關(guān)的文書部門負(fù)責(zé)整理（立卷），是公文處理工作與檔案工作實(shí)行科學(xué)分工、相互協(xié)作的重要標(biāo)志，也是一項(xiàng)切實(shí)可行、行之有效的合理制度。
1.文書部門立卷制度的確立與推行。新中國成立以來，確立和推行文書部門立卷制度，是經(jīng)歷了一段曲折發(fā)展過程的。
建國初期，這項(xiàng)工作在大多數(shù)機(jī)關(guān)，還是由承辦人將單份文件隨辦完隨歸檔，然后由檔案室負(fù)責(zé)立卷。由于檔案工作人員不熟悉機(jī)關(guān)各個(gè)部門、單位的業(yè)務(wù)，以及收文處理過程的具體情況，很難掌握文件之間的來龍去脈與相互之間的聯(lián)系。因此，立卷的質(zhì)量很難保證。同時(shí)，由于整個(gè)機(jī)關(guān)各個(gè)部門、單位的文件，都集中在檔案室立卷，文件數(shù)量很多，而檔案室人手有限，往往造成積壓，加上往來借閱頻繁，使機(jī)關(guān)公文處理部門和檔案室都感到工作很不方便。
從1953年開始，中央機(jī)關(guān)逐步開始試行由文書部門負(fù)責(zé)立卷的制度。1954年12月，中共中央辦公廳召開了黨的第全國檔案工作會(huì)議，討論通過了《中國共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘?jí)機(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》?！稌盒袟l例》第十七條規(guī)定：“機(jī)關(guān)內(nèi)各單位辦理（或領(lǐng)導(dǎo)人親辦）完畢的文書材料，均應(yīng)匯交本單位文書處理工作部門或文書處理工作人員立卷保存?！边@就明確指出了公文立卷工作是機(jī)關(guān)文書部門的一項(xiàng)任務(wù)。黨中央于1955年1月17日批準(zhǔn)了這一《暫行條例》，劉少奇同志在主持討論時(shí)說，這是第改革，今后還要繼續(xù)改革。中央批示，這個(gè)條例原則上也適用于軍隊(duì)和政府機(jī)關(guān)。從此，由文書部門負(fù)責(zé)立卷就從制度上確定下來。1955年開始，在黨的機(jī)關(guān)和政府系統(tǒng)的中央一級(jí)機(jī)關(guān)試行。但就當(dāng)時(shí)全國大多數(shù)機(jī)關(guān)來看，仍然是采取單份文件“隨辦隨歸”?；蛘呤寝k完之后堆積起來到一定時(shí)間將成堆的文件移送檔案室清理立卷。于是造成許多機(jī)關(guān)積存了大量的零散文件，使檔案室的工作陷于被動(dòng)。這種狀況，與我國50年代大規(guī)模經(jīng)濟(jì)建設(shè)開始以后，各項(xiàng)工作對檔案工作的要求不相適應(yīng)。有鑒于此，1956年4月16日國務(wù)院作出《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》，《決定》指出，應(yīng)“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度?！?BR> 1957年，《檔案工作》雜志曾專門就立卷問題組織過討論。經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)，大多數(shù)同志都認(rèn)為文書部門立卷是科學(xué)的。國家檔案局對這次討論作了總結(jié)。隨著文書部門立卷制度的全面推行，通過實(shí)際工作的體會(huì)，認(rèn)識(shí)基本得到統(tǒng)一，逐步形成了一個(gè)統(tǒng)一的、固定的工作制度。從此，這項(xiàng)制度在黨的機(jī)關(guān)和政府機(jī)關(guān)全面實(shí)行，促進(jìn)了文書工作與檔案工作的密切協(xié)作與健康發(fā)展。
但是，這樣一項(xiàng)好的工作制度，以及由于實(shí)行這一制度而出現(xiàn)的文書工作和檔案工作的正常秩序，被*、“四人幫”制造的十年*所破壞。許多機(jī)關(guān)比較普遍地重新形成大量的積存零散文件，甚至已經(jīng)整理立卷的檔案也遭到了嚴(yán)重破壞，使許多檔案文件損壞散失，給檔案工作造成了一場空前的災(zāi)難。
粉碎“四人幫”以后，各地大力進(jìn)行整頓、恢復(fù)與健全文書部門立卷制度。在1979年8月召開的全國檔案工作會(huì)議上以及同年12月召開的中央機(jī)關(guān)文書立卷歸檔工作和檔案室工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)上，中央辦公廳主管檔案工作的負(fù)責(zé)人和國家檔案局的負(fù)責(zé)同志，在講話中都強(qiáng)調(diào)要堅(jiān)決把文書部門立卷歸檔制度盡快恢復(fù)和健全起來，要求尚未恢復(fù)這一制度的單位，在1980年盡可能恢復(fù)起來。1981年2月27日國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》規(guī)定：“公文辦理完畢后，承辦人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文立卷的要求把公文原稿和有關(guān)材料整理好，送交文書部門或者主管人員清理立卷?！?993年11月11日國務(wù)院辦公廳修訂發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》又明確規(guī)定：“公文辦完后，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報(bào)隨同文件一起立卷。”同時(shí)指出：“案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交，個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。”2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《辦法》又重申了這一規(guī)定，指出：“公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔”。
以上，從文書部門立卷制度的形成和發(fā)展過程，以及黨和國家的有關(guān)規(guī)定，都說明公文立卷歸檔工作是文書部門或業(yè)務(wù)部門的任務(wù)，它對滿足機(jī)關(guān)工作查考的需要，對改善檔案工作的條件，提高檔案工作的水平，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)都具有重要的作用，也符合公文處理工作和檔案工作的客觀規(guī)律。因此，我們要加強(qiáng)對文書部門立卷意義的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際工作中，堅(jiān)持、鞏固并不斷完善文書部門立卷的工作制度。
2.實(shí)行文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性。
實(shí)踐證明，文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性主要表現(xiàn)在以下方面：
（1）由文書部門整理（立卷），可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務(wù)和了解文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件整理的質(zhì)量和整理（立卷）工作的效率。
（2）由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。
（3）由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時(shí)保存當(dāng)年的文件材料，有關(guān)承辦人員平時(shí)查閱文件就比較方便，也便于平時(shí)文件的收集與整理。
（4）由文書部門整理（立卷），按年度集中歸檔，并且確保文件歸檔的質(zhì)量，可以促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作，提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。
二、公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇，亦即選擇立卷地點(diǎn)，是指機(jī)關(guān)的公文整理（立卷）工作究竟放在機(jī)關(guān)的哪一層，或者機(jī)關(guān)的哪些機(jī)構(gòu)、單位，由誰來負(fù)責(zé)整理（立卷）的問題。
實(shí)行文書部門整理（立卷），并不是說機(jī)關(guān)內(nèi)每一個(gè)承辦文書的部門、單位或者承辦人都必須參與整理（立卷）的工作。機(jī)關(guān)大小不同，機(jī)關(guān)內(nèi)部文書部門的設(shè)置也不一樣。如何正確選擇立卷環(huán)節(jié)，必須認(rèn)真進(jìn)行調(diào)查研究，根據(jù)各機(jī)關(guān)的不同情況來確定，總的原則是把整理（立卷）的環(huán)節(jié)設(shè)在能掌握文件形成和處理情況的地方，以便于平時(shí)文件的整理，提高整理工作質(zhì)量和機(jī)關(guān)工作效率。
1.選擇機(jī)關(guān)公文整理（立卷）環(huán)節(jié)應(yīng)考慮的相關(guān)因素是：
（1） 被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理。比如，文件的收發(fā)、分辦、催辦、承辦等。這樣才能保證對公文形成過程的了解，才能掌握文件之間的歷史聯(lián)系，整理（立卷）的質(zhì)量才有保證。
（2）對整理（立卷）環(huán)節(jié)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求。公文數(shù)量過大，勢必影響對公文形成情況的了解，就可以考慮向下把立卷環(huán)節(jié)分開，由下一級(jí)文書部門去分頭立卷。文件數(shù)量過少，這就要考慮向上集中。
（3） 確定整理（立卷）環(huán)節(jié)時(shí)，還要考慮機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的分布情況。機(jī)關(guān)各部門集中辦公的，立卷的環(huán)節(jié)可以適當(dāng)集中。辦公地點(diǎn)分散的，立卷的環(huán)節(jié)也要適當(dāng)分散。
（4） 還要考慮文書工作人員的數(shù)量和配備情況以及他們對業(yè)務(wù)的熟悉程度等因素。
2.各類機(jī)關(guān)單位對公文立卷環(huán)節(jié)的選擇一般應(yīng)與機(jī)關(guān)文書處理工作的組織形式相適應(yīng)。可采集中式、分散式或集中與分散相結(jié)合的形式。
（1）對一些比較小的機(jī)關(guān)或基層單位來說，由于它們內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)比較簡單，工作人員也不多，而且辦公地點(diǎn)也比較集中，每年形成的文件數(shù)量也不多。在這種情況下，可以考慮采用集中式，即由機(jī)關(guān)的辦公室或者秘書室來負(fù)責(zé)集中進(jìn)行整理（立卷）的工作。
（2）對一些中等機(jī)關(guān)或者大機(jī)關(guān)來說，他們一般都有兩層以上的組織機(jī)構(gòu)，可以根據(jù)機(jī)關(guān)駐地的遠(yuǎn)近、業(yè)務(wù)分工、文件數(shù)量和文書工作組織等方面的情況，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。具體地說，如果駐地比較分散，文件數(shù)量又比較多，而且業(yè)務(wù)分工又比較明確，就可以考慮各自確定立卷環(huán)節(jié)；如果機(jī)關(guān)中有一部分機(jī)構(gòu)駐地比較集中，文件數(shù)量也不算很多，就可以考慮集中在秘書部門進(jìn)行整理（立卷）。
（3）對財(cái)會(huì)、人事、信訪、保衛(wèi)等業(yè)務(wù)性質(zhì)具有特殊性的組織機(jī)構(gòu)來說，就可以考慮由他們自己來單獨(dú)進(jìn)行整理（立卷），以方便這些單位工作的進(jìn)行。
（4）要恰當(dāng)?shù)剡x擇和確定立卷人員。在一個(gè)組織機(jī)構(gòu)里，具體負(fù)責(zé)整理（立卷）的人員，好是考慮選擇擔(dān)任內(nèi)收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦等工作的文書工作人員為好。因?yàn)檫@些人員熟悉公文的來龍去脈，了解文件之間的歷史聯(lián)系，掌握公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)處理過程。由他們負(fù)責(zé)管理（立卷），就可以充分發(fā)揮這些長處，提高歸檔文件整理的效率與質(zhì)量。
三、明確公文整理（立卷）的范圍明確公文整理（立卷）的范圍，就是要弄清楚機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成并處理完畢的文件材料，哪些應(yīng)該整理（立卷），哪些不需要整理（立卷）。只有這樣，才能保證在公文整理（立卷）工作中將那些具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后的查找利用。
公文整理（立卷）范圍的確定，應(yīng)以國家檔案局頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》等文件的基本思想為指導(dǎo)，即按照辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點(diǎn)和方法，從本機(jī)關(guān)形成檔案的實(shí)際情況出發(fā)，實(shí)事求是地研究解決歸檔文件材料的質(zhì)量問題，并減少檔案中龐雜臃腫的現(xiàn)象，科學(xué)地進(jìn)行檔案鑒定工作，使保存的檔案既精練又完整，以維護(hù)黨和國家歷史的真實(shí)面貌，便于本機(jī)關(guān)和國家各項(xiàng)工作的利用。
1.應(yīng)該整理（立卷）的文件材料的范圍。
文書立卷的范圍，也就是文件材料歸檔的范圍。是指凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會(huì)議記錄、本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等文件材料，都必須進(jìn)行整理歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內(nèi)。
掌握公文整理（立卷）的范圍要抓住反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和具有查考利用價(jià)值這兩個(gè)主要條件。按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定，應(yīng)該整理歸檔的文件材料的范圍，一般說來，可以歸納為以下方面：
（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：
①上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料；
②上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)并要執(zhí)行的文件材料，如決議、決定、指示、命令、重要通知、通報(bào)、條例、規(guī)定等；
③上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要指示、題詞、照片以及有保存價(jià)值的聲像材料等；
④上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件以及本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的后草稿和印制本；
（2）本機(jī)關(guān)的文件材料；
①本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議（包括代表會(huì)議、工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議）的文件材料，如參加會(huì)議的名單、會(huì)議通知、報(bào)告、決議，領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、錄音帶、照片等；
②本機(jī)關(guān)對外發(fā)出的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿及重要文件的修改稿；
③本機(jī)關(guān)重要的往來公文，如請示與批復(fù)，來函與復(fù)函等；
④本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部職能部門活動(dòng)形成的重要文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告以及本機(jī)關(guān)匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析資料（包括計(jì)算機(jī)盤片）等；
⑤本機(jī)關(guān)處理群眾來信來訪的原件，記錄及處理結(jié)果等；
⑥本機(jī)關(guān)及下屬機(jī)關(guān)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信等文件材料以及本機(jī)關(guān)歷史沿革、大事記和反映本機(jī)關(guān)重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音帶、錄像帶等；
⑦本機(jī)關(guān)干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、職工獎(jiǎng)懲、紀(jì)律檢查、治安保衛(wèi)以及職工勞動(dòng)工資、福利等方面的文件材料；
⑧本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證以及與有關(guān)機(jī)關(guān)簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；
⑨本機(jī)關(guān)黨、團(tuán)、工會(huì)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的文件材料；
⑩本機(jī)關(guān)外事活動(dòng)和外事往來方面的文件材料。
（3）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料①同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的規(guī)范性文件，如條例，規(guī)定、通知等；
②有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對本機(jī)關(guān)工作檢查形成的文件。
（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料①下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算等文件材料；
②下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的法規(guī)性備案文件以及重要的科技文件材料等。
此外，機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的電報(bào)，應(yīng)根據(jù)其保存價(jià)值與文件統(tǒng)一立卷，實(shí)行“文電合一”制度。
2.不需要立卷歸檔的文件材料的范圍。
（1）重份文件；
（2）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿；
（3）一些事務(wù)性的、臨時(shí)性的沒有查考利用價(jià)值的文件材料；
（4）與本機(jī)關(guān)、本部門主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件及非隸屬機(jī)關(guān)送來的參考性文件；
（5）無特殊保存價(jià)值的信封；
（6）本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料。
各機(jī)關(guān)單位應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的精神，結(jié)合本機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況來制定本機(jī)關(guān)、本單位、本系統(tǒng)文件材料歸檔和不歸檔的具體范圍。
3.公文整理（立卷）的分工公文整理（立卷）的分工，是指哪一級(jí)的文件由哪個(gè)機(jī)關(guān)或部門整理（立卷），其作用主要是為了避免各黨政機(jī)關(guān)或部門之間在整理（立卷）時(shí)發(fā)生不必要的重復(fù)或遺漏。
一般說來，那些應(yīng)該整理（立卷）的文件材料，應(yīng)以本機(jī)關(guān)、本部門為主。因此，整理（立卷）有個(gè)分工，歸檔范圍有個(gè)界線。原則上以什么名義發(fā)的文件就放在哪里整理（立卷），是哪個(gè)部門承辦或主辦的文件，就放在哪里整理（立卷）。例如：
（1）上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的來文。綜合性、全面性的，由機(jī)關(guān)辦公秘書部門整理歸檔。如中共中央文件，由省、自治區(qū)、直轄市、地（市、州）、縣（市）委秘書部門整理歸檔；國務(wù)院文件，由省、自治區(qū)、直轄市、地區(qū)行署（市）、自治州、縣（市）、人民政府秘書部門整理歸檔；專業(yè)性、業(yè)務(wù)性的由業(yè)務(wù)部門整理歸檔；上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的來文，由業(yè)務(wù)對口部門整理歸檔。
（2）本機(jī)關(guān)的文件。由機(jī)關(guān)秘書部門起草或承辦的，由機(jī)關(guān)秘書部門整理歸檔；有關(guān)業(yè)務(wù)部門起草或承辦的，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門整理歸檔；兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，正本和定稿由主辦機(jī)關(guān)整理歸檔，其他機(jī)關(guān)只保存印制件。其他機(jī)關(guān)針對本機(jī)關(guān)的文件，可視同本機(jī)關(guān)文件，如上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、下級(jí)機(jī)關(guān)的請示等。
（3）下級(jí)機(jī)關(guān)的來文。哪個(gè)部門辦理的，由哪個(gè)部門整理歸檔。
（4）會(huì)議文件。以機(jī)關(guān)名義召開的會(huì)議所形成的文件材料，由機(jī)關(guān)秘書部門整理歸檔；由業(yè)務(wù)主管部門召開的專業(yè)性會(huì)議所形成的文件材料，應(yīng)由召開會(huì)議的業(yè)務(wù)主管部門整理歸檔。
此外，本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的職務(wù)時(shí)所形成的文件，應(yīng)按其不同身份和業(yè)務(wù)內(nèi)容分別在有關(guān)機(jī)關(guān)整理歸檔；本機(jī)關(guān)各職能部門互發(fā)的文件，由形成文件的部門整理歸檔；同級(jí)機(jī)關(guān)之間互發(fā)的文件，凡經(jīng)本機(jī)關(guān)制發(fā)、辦理的，應(yīng)由本機(jī)關(guān)整理歸檔，有關(guān)政策性規(guī)定，雖未經(jīng)本機(jī)關(guān)承辦，如本機(jī)關(guān)需要日后查找利用，也可存留一份；本機(jī)關(guān)臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的文件，由臨時(shí)機(jī)構(gòu)整理歸檔，臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，應(yīng)將全部檔案移交機(jī)關(guān)檔案室，或經(jīng)協(xié)商直接移交檔案館保存。
第三節(jié) 歸檔文件整理的原則與要求
一、歸檔文件整理的幾個(gè)基本概念《規(guī)則》對歸檔文件整理的基本概念（歸檔文件、歸檔文件管理、件）作出如下定義。
1.歸檔文件歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
這一含義可從以下方面來理解：
（1）指出了歸檔文件的來源和范圍。歸檔文件是立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的。立檔單位是檔案專業(yè)術(shù)語，它是指構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。也就是說，這些機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人在其職能活動(dòng)中，除了本機(jī)關(guān)形成的文件材料外，上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來的與其職能活動(dòng)有關(guān)的文件材料，都屬于歸檔文件。
（2）應(yīng)予歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔。這里說的“辦理完畢”并不是說文件內(nèi)所說的事情已經(jīng)辦理完畢，而是指在公文處理程序上已經(jīng)辦理完畢。機(jī)關(guān)公文處理部門在確定各類不同文件的整理（立卷）時(shí)間上，應(yīng)掌握以下幾點(diǎn)：
①領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，是從普遍意義上闡述問題的。因此，不要求某一方面的機(jī)關(guān)馬上回答。如規(guī)范性文件以及重要的決議、決定，還有如年度計(jì)劃、長期規(guī)劃等。從發(fā)文機(jī)關(guān)來說，在這些文件發(fā)出之后就可以將定稿和存本及時(shí)整理（立卷）；從收文機(jī)關(guān)來說，則須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門閱知，向下傳達(dá)或采取了措施之后，才算告一段落，然后再將來文整理（立卷）。
②不必辦復(fù)的收文，如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)來的任免令、通知、通報(bào)等，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人閱知以及有關(guān)部門傳閱，也就算辦理完畢了，即可將來文整理（立卷）。
③問復(fù)性公文，一來一往公文，如請示與批復(fù)，問函與復(fù)函，在復(fù)文機(jī)關(guān)發(fā)出或?qū)Ψ綑C(jī)關(guān)收到后，就可以各自整理（立卷）。
④重大問題，可能要處理較長一段時(shí)間才能結(jié)束，但大問題是由許多小問題構(gòu)成的，只要其中某項(xiàng)具體問題已經(jīng)解決，有關(guān)這項(xiàng)具體問題的文件，在公文辦理程序上就算辦理完畢了，因此，也可以整理（立卷），不必等整個(gè)工作結(jié)束再整理（立卷）。
總之，正在辦理的，仍然處于公文運(yùn)轉(zhuǎn)辦理過程中的文件，還不能馬上整理（立卷），只有等到它們辦理完畢，也就是完成了公文辦理程序的文件，才能夠整理（立卷）。
（3）應(yīng)予歸檔的文件，必須是能作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。這里就明確了三點(diǎn)：一是能作為文書檔案保存的必需是有保存價(jià)值或者說是有查考利用價(jià)值的文件；二是只適用于文書檔案，至于科技、會(huì)計(jì)、聲像及其他專門檔案則按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。因?yàn)椤兑?guī)則》的頒布實(shí)施，實(shí)質(zhì)上是對文書檔案整理方法的改革，核心是簡化文書立卷程序，所以它只適用于實(shí)體整理的文書檔案；三是只適用于各種紙質(zhì)文件材料。非紙質(zhì)載體材料的文件（如電子文件等）無法按《規(guī)則》規(guī)定的要求和方法進(jìn)行整理。
2.歸檔文件整理歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒使之有序化的過程。
這一含義可以從以下兩個(gè)方面來理解：
（1）歸檔文件的整理單位是“件”。以“件”為單位進(jìn)行文件整理，是文書工作和檔案工作的一項(xiàng)重大改革，是對傳統(tǒng)文件整理（立卷）工作的否定。比之于傳統(tǒng)的立卷方法，新的立卷方法不需要考慮文件材料的“六個(gè)特征”，不必進(jìn)行組卷、擬寫案卷標(biāo)題。編制案卷目錄及案卷裝訂等項(xiàng)工作，也無須顧及案卷的厚薄，節(jié)省了諸如對歸檔文件的具體內(nèi)容進(jìn)行綜合、分析的技術(shù)勞動(dòng)，適應(yīng)了計(jì)算機(jī)管理的需要。由于“案卷”概念的消失，簡化了歸檔文件整理工作的程序。大大提高了工作效率，符合經(jīng)濟(jì)、高效的原則。
（2）將歸檔文件的整理分六個(gè)步驟來進(jìn)行。這六個(gè)步驟比起傳統(tǒng)的文書立卷的工作步驟是大為簡化了，具體如何進(jìn)行將在本章第四節(jié)的整理方法中詳細(xì)介紹。
3.件：“件”，是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為—件。
以上對“件”的概念進(jìn)行界定，說得明白具體，使人一看就懂，也便于掌握。把“件”作為歸擋文件整理的基本單位，是從檢索的實(shí)際需要及減輕立卷工作量出發(fā)的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實(shí)際進(jìn)行文件整理時(shí)，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進(jìn)行后續(xù)程序的工作。
二、歸檔文件的整理的基本原則歸檔文件的整理的基本原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
《規(guī)則》對歸檔文件整理原則的這一表述，同1984年《檔案工作》雜志發(fā)表的《關(guān)于立卷問題討論的綜述》中指出的公文立卷的原則“保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和利用”是一致的。也就是說，歸檔文件整理的這一重要原則，是我國文書檔案工作者經(jīng)過長期的工作實(shí)踐探索總結(jié)出來的，是比較準(zhǔn)確、完整、科學(xué)的。它是我國公文立卷以及現(xiàn)在提的歸檔文件整理工作所必須遵循的基本原則。這一原則的基本點(diǎn)是：
1.遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件在形成過程中總有其自身的規(guī)律，每一個(gè)機(jī)關(guān)，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，記述和反映了這個(gè)機(jī)關(guān)的全部活動(dòng)和全部歷史。同時(shí)任何一個(gè)機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)都不可能是孤立地進(jìn)行的，必須同自己的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)以及其他有關(guān)機(jī)關(guān)發(fā)生上下左右、四面八方、多種多樣、錯(cuò)綜復(fù)雜的聯(lián)系。在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部的各個(gè)部門之間，各項(xiàng)工作之間，以及每項(xiàng)工作各個(gè)發(fā)展階段之間，也都有著密切的聯(lián)系。機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的客觀規(guī)律，決定了文件材料的形成規(guī)律，文件材料是反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的歷史記錄。機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的相互聯(lián)系，也賦予了這些文件材料之間的密切聯(lián)系。這種聯(lián)系是客觀地、歷史地、自然地形成的，是必然的歷史聯(lián)系。
例如：進(jìn)行某項(xiàng)工作，一般要有工作計(jì)劃、工作計(jì)劃決定下來之后還要上報(bào)、下達(dá)，在了解工作進(jìn)展情況過程中遇到的問題需要研究解決，或向上級(jí)請示，或提出解決意見，直到工作的后完成。這些工作的進(jìn)行直至完成要形成一系列的文件材料，如工作計(jì)劃、報(bào)告、通知、請示、批復(fù)、工作總結(jié)等；召開會(huì)議，要有會(huì)議通知、日程安排、名單、報(bào)告、總結(jié)、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要或決議等；它們?nèi)鐚?shí)地記述和反映了開展一項(xiàng)工作，召開—次會(huì)議的全過程，在進(jìn)行文件整理時(shí)，不能將它們打亂。必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照《規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定將文件按“件”進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意其排列順序的科學(xué)性（如正本與定稿，正本在前，定稿在后；來文與復(fù)文，復(fù)文在前、來文在后）。在進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，將歸檔文件按不同年度、不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)（或問題）分開。在進(jìn)行排列時(shí)，應(yīng)根據(jù)“事由原則”結(jié)合時(shí)間、重要程度進(jìn)行，即將同一事由形成的文件排列在一起。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件則集中排列，使文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。
為了更好地保持文件之間的歷史聯(lián)系，進(jìn)行歸檔文件整理的人員要熟悉本機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、職能、組織機(jī)構(gòu)、文件來源以及處理情況。在整理時(shí)，要認(rèn)真分析文件之間的內(nèi)在的、有機(jī)的聯(lián)系，只有這樣，才能使歸檔的文件正確地反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的基本面貌，反映各項(xiàng)方針、政策在本機(jī)關(guān)的貫徹執(zhí)行情況和各項(xiàng)工作的發(fā)展過程，才能使歸檔文件成為本機(jī)關(guān)本系統(tǒng)的歷史記錄。
2.區(qū)分文件的不同保存價(jià)值。
文件的保存價(jià)值是由文件本身固有的內(nèi)在的各種因素決定的，文件內(nèi)容的重要程度不同，所起的作用不同，保存價(jià)值也就不同。
一般說來，凡是反映社會(huì)歷史發(fā)展和記錄機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)、反映機(jī)關(guān)基本歷史面貌的重要文件，例如，本機(jī)關(guān)發(fā)出的指導(dǎo)性文件，會(huì)議通過的決議性文件，重要的請示或報(bào)告文件，上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的重要文件，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的有關(guān)方針政策性和重要問題的請示、報(bào)告等，所起的作用和保存價(jià)值就必然要大一些；而機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的一般性文件，通知、便函、機(jī)關(guān)之間一般往來公文等，所起的作用和保存價(jià)值相對而言要小一些，有的根本就沒有保存的價(jià)值。此外，文件制發(fā)機(jī)關(guān)（即法定的作者）的地位、作用不同，反映其工作活動(dòng)和表達(dá)的思想、意圖的文件保存價(jià)值也不同；文件的正本、副本、定稿、草稿等反映了文件的形成過程和不同作用，標(biāo)志著不同的可靠程度，其保存價(jià)值往往也不同。以上這些不同保存價(jià)值的文件材料在整理（立卷）時(shí)必須嚴(yán)格加以區(qū)分。
區(qū)分文件的保存價(jià)值，應(yīng)依照《機(jī)關(guān)檔案歸檔與不歸檔的范圍》和《文書檔案保管期限表》等有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。
在進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，將不同保存價(jià)值的文件材料區(qū)別整理，可以合理使用人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，對不同保存價(jià)值的文件進(jìn)行整理后按其保存價(jià)值相對集中，使其玉石分明，也為日后檔案館的整理工作打下了基礎(chǔ)。
3.便于保管和利用。
便于保管和利用，是歸檔文件整理的根本目的，也是衡量歸檔文件整理質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。歸檔的文件是否便于保管和利用，不僅關(guān)系到機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的開展，而且關(guān)系到機(jī)關(guān)檔案室、各級(jí)檔案館工作有無可靠的基礎(chǔ)和保證。《規(guī)則》推行文件級(jí)管理，正是從便于保管和利用這一原則出發(fā)的。過去，在手工模式下實(shí)現(xiàn)檔案管理和查找作用，“立卷”也是一種很好的方式，它按照一定的邏輯關(guān)系，將歸檔文件組合成一個(gè)個(gè)案卷，并通過層層目錄來提供檢索途徑，從而限定了檢索范圍，增強(qiáng)了手工檢索的效率。但立卷過程比較復(fù)雜，組合案卷和擬定案卷標(biāo)題等環(huán)節(jié)立卷人員很難掌握。而《規(guī)則》以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，取消“案卷”，推行文件級(jí)管理，大幅度簡化了整理中的手工操作，同時(shí)也為檔案的保管和利用提供了有利條件。歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行整理、分類、排列和編目，在計(jì)算機(jī)的參與和操縱下，加快了檢索速度，方便了利用者，大大提高了檔案利用率，利用的深度、廣度、查全、查準(zhǔn)以及利用效果也將得到極大提高。
三、歸檔文件整理的質(zhì)量要求歸檔文件整理的質(zhì)量要求是：
1.歸檔的文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。
（1）歸檔的文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，這是歸檔文件的基本要求。如果歸檔的文件有復(fù)文沒有來文，有正本沒有定稿，有附件的文件而附件又不知去向，這就使歸檔文件的質(zhì)量得不到保證，也給今后檔案的查找利用帶來困難。因此，凡是本機(jī)關(guān)在職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料都應(yīng)當(dāng)按照《規(guī)則》的要求收集完整，進(jìn)行整理歸檔。這就要求，承擔(dān)歸檔文件整理工作的部門和人員，在平時(shí)應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握文件的收發(fā)運(yùn)轉(zhuǎn)情況，做好文件的平時(shí)積累工作，及時(shí)收集、嚴(yán)格登記、嚴(yán)格檢查、隨辦隨歸、妥善管理。在第二年上半年進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揮其熟悉文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)的來龍去脈的長處，將應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整地收集起來進(jìn)行整理歸檔。
（2）對破損的文件進(jìn)行修復(fù)，以延長文件的壽命。主要是針對一些有孔洞，殘缺或折疊處已被磨損的文件，應(yīng)按照檔案保護(hù)的要求加以修補(bǔ)和托裱。
（3）復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件。比如傳真件，字跡耐久性差，有些用純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆等字跡材料制成的文件材料極易褪變，須復(fù)制后才能歸檔。目前一般采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制，復(fù)印時(shí)，墨粉濃度不宜過大，顏色不宜太深，并且好采用單面復(fù)印2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。
（1）書寫材料，指的是筆和墨水的使用，即應(yīng)使用鋼筆、毛筆、碳素墨水、藍(lán)黑墨水及墨汁，不能使用鉛筆、圓珠筆，不能使用純藍(lán)、紅色墨水等質(zhì)量低劣的墨水。
（2）紙張，是指應(yīng)選用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型60—80克的膠版印刷紙或復(fù)印紙。檔案盒和歸檔文件封套應(yīng)使用無酸紙制作。
（3）裝訂材料，是指以“件”為單位裝訂時(shí)使用的裝訂材料，如細(xì)線、鋼夾、塑料夾等，應(yīng)選用優(yōu)質(zhì)材料制成，以防斷線、年久生銹及斷裂等情況發(fā)生。
第四節(jié) 歸檔文件整理方法與歸檔
一、歸檔文件整理方法的改革歸檔文件整理以“件”為單位進(jìn)行，這是《規(guī)則》提出新的公文整理（立卷）方法，是我國文書檔案工作的一項(xiàng)重大改革，也是對傳統(tǒng)的文書檔案整理方法的否定，以“件”為單位的整理方法同傳統(tǒng)的整理方法“立卷”比較，主要有以下不同：
1.取消案卷，實(shí)現(xiàn)文件級(jí)管理，免除了繁鎖、復(fù)雜的組卷過程；
2.界定“件”的概念，從檢索的實(shí)際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件”；
3.分類方法固定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次；
4.裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護(hù)要求即可；
5.文件排列方法強(qiáng)調(diào)按事由（即問題）排列，時(shí)間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實(shí)際情況選用；
6.歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時(shí)對歸檔章的項(xiàng)目加以調(diào)整，只保留檢索必備項(xiàng)目；
7.取消案卷卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄；
8.無需編頁號(hào)，目錄改設(shè)“頁數(shù)”項(xiàng)；
9.歸檔文件直接裝盒保管；
10.無需撰寫案卷名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊；
11.檔案盒的項(xiàng)目設(shè)置有了較大變化。封面只設(shè)“全宗名稱”項(xiàng)，取消了“類目名稱、案卷題名、起止時(shí)間、保管期限、件頁數(shù)量，全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、歸檔號(hào)”等項(xiàng)目；盒脊取消了“目錄號(hào)、案卷號(hào)”項(xiàng)，保留“全宗號(hào)、年度”項(xiàng)目，增設(shè)“保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)、盒號(hào)”。
從以上改革的具體內(nèi)容可以看出。新的歸檔文件整理方法，同傳統(tǒng)的“立卷”比較，簡化了文書檔案整理的環(huán)節(jié)，減輕了文件歸檔人員及檔案整理的工作量，同時(shí)又提高了檔案行政管理部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培養(yǎng)的工作效率，是一項(xiàng)應(yīng)予積極推行的好方法。
二、歸檔文件整理方法的推行推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應(yīng)當(dāng)做好以下幾個(gè)方面的工作：
1.更新觀念，增強(qiáng)改革意識(shí)。
2.提高人員素質(zhì)。
3.加強(qiáng)硬件建設(shè)，即加大對現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的投入。
4.注意新舊整理方法的銜接。以“件”為單位對歸檔文件進(jìn)行整理，要做好與原有的立卷方法的銜接，要注意以下兩點(diǎn)：
（1）《規(guī)則》是國家檔案局于2000年12月6日發(fā)布，從2001年1月1日正式實(shí)施的。由于《規(guī)則》屬于行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)，只能調(diào)整、規(guī)范2001年以后的文件整理行為，對2001年以前的文件整理行為不具有約束力。因此，對2001年以前整理好的案卷，只要整理方法及規(guī)則符合當(dāng)時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，有規(guī)可循，有目可查，就應(yīng)保持原有的整理體系，不必拆卷重新整理。如果對已經(jīng)整理好的案卷輕易地推倒重來，既不利于檔案保護(hù)，又浪費(fèi)了人力、物力資源，違背了經(jīng)濟(jì)、高效的管理原則。這種做法，在實(shí)際工作中是應(yīng)當(dāng)盡力避免的。
（2）歸檔文件的整理方法由卷改為件，不只是整理形式上的變化，它需要一系列的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度、措施與之相配合，如文件材料歸檔制度的修訂與更新、計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施的配備，全宗內(nèi)分類方案的調(diào)整以及編號(hào)方法的變革等。各機(jī)關(guān)單位在實(shí)施新的整理方法時(shí)應(yīng)事先做好以上工作。此外，還要注意加強(qiáng)與當(dāng)?shù)貦n案主管部門以及檔案館的聯(lián)系，爭取多給予業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。少走彎路，并隨時(shí)研究工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，使各項(xiàng)制度與措施逐步完善起來。
三、歸檔文件整理的工作步驟按照《規(guī)則》的規(guī)定，歸檔文件整理分為裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒六個(gè)步驟進(jìn)行。分述如下：
1.裝訂。裝訂是歸檔文件整理的第一步驟，通過這一環(huán)節(jié)可以從實(shí)體上將歸檔文件的基本單位——“件”確立下來。以“件”為單位進(jìn)行裝訂時(shí)應(yīng)做好以下工作：
（1）首先應(yīng)對“件”內(nèi)文件進(jìn)行排列?！凹眱?nèi)文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，報(bào)請性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文件，無特殊規(guī)定的，漢文本在前、少數(shù)民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。
（2）對用紙規(guī)格大于A4型的報(bào)表、圖樣等文字材料，按照A4型紙的尺寸加以折疊。但應(yīng)注意盡量減少折疊層次，折痕應(yīng)處于文件、圖表字跡之外，取齊右邊和下沿。應(yīng)折疊的文件頁數(shù)較多時(shí)，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。
（3）裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進(jìn)行必要的修整。其主要工作內(nèi)容包括：對破損文件進(jìn)行修復(fù)；對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；去掉原裝訂文件用的易銹蝕的金屬物。
（4）裝訂前，應(yīng)將“件”內(nèi)的各項(xiàng)按一定方式對齊。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。不要隨意裁切文件，盡量保持文件的原貌。
（5）裝訂用品必須符合檔案保護(hù)要求。裝訂的方式視文件頁數(shù)多少及保存期限長短可采用以下幾種方式：
①對頁數(shù)較多的文件可用細(xì)線裝訂；
②使用變形材料如鋼夾、塑料夾等，使用這種裝訂方法簡單，但對材料必須有較高要求。鋼夾必須采用優(yōu)質(zhì)不銹鋼制品，而且必須同時(shí)考慮所在地區(qū)氣候條件以及庫房保管條件，謹(jǐn)慎使用；塑料制品則必須有足夠的強(qiáng)度，以免年久斷裂。
③對頁數(shù)不多的單份文件可使用縫紉機(jī)扎邊進(jìn)行裝訂，但針腳不能過密。
④對那些永久或長期保存的歸檔文件，可使用無酸紙封套。即使用60—80克的無酸紙制成的右上側(cè)開口的封套，將歸檔文件以“件”為單位夾裝其中。封套上可以印制歸檔章，以方便整理和檢索。無酸紙，是指PH值呈中性的紙，由化學(xué)處理的木紙漿制成的紙通常為中性，可以在良好條件下長時(shí)間保存。因此，使用這種無酸紙制成的文件封套可以起到保護(hù)檔案的作用。
2.分類歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程，分類是歸檔文件整理的重要環(huán)節(jié)，歸檔文件經(jīng)過科學(xué)合理的分類，不但能夠揭示出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使檔案成為一個(gè)有序化的整體，而且便于排列上架，編目等后續(xù)工作的順利開展。
《規(guī)則》指出，歸檔文件可以采用年度——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限或保管期限—一年度——機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
歸檔文件的分類，可按以下的方法及步驟進(jìn)行：
（1）按年度分類。年度分類法就是根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進(jìn)行分類。它是目前運(yùn)用得廣泛的一種分類方法。在具體操作時(shí)，應(yīng)注意處理好以下幾種情況：
①一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，如成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分年度時(shí)，一般說來應(yīng)以文件簽發(fā)日期（或成文日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規(guī)則、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，應(yīng)統(tǒng)一按簽發(fā)日期（或成文日期）判定文件所屬年度。
②跨年度的會(huì)議和案件等形成的文件材料，分類時(shí)，會(huì)議文件材料歸入閉幕年，案件等文件材料歸入結(jié)案年。
幾份文件作為一“件”時(shí)，判定“件”的日期，以排列在前面的文件日期為準(zhǔn)，如跨年度的請示與批復(fù)，按批復(fù)在前。請示在后的裝訂順序，以批復(fù)的所在年度為準(zhǔn)。
③沒有標(biāo)明落款日期的文件材料，應(yīng)對文件內(nèi)容及特征進(jìn)行考證，以推斷文件材料的形成日期并據(jù)以劃分年度。
④專門年度中形成的文件材料，應(yīng)按照專門年度進(jìn)行分類。
（2）按保管期限分類。保管期限分類法就是根據(jù)對歸檔文件規(guī)定的不同保管期限進(jìn)行分類，即將同—年度的歸檔文件按永久（50年以上）、長期（15—50年）、短期（15年以下）三種保管期限分類，這種分類方法能夠?qū)⒉煌瑑r(jià)值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護(hù)措施，同時(shí)，為庫房排架管理，檔案移交進(jìn)館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。
對歸檔文件按保管期限分類，應(yīng)按照國家檔案局頒發(fā)的《文書檔案保管期表》的規(guī)定執(zhí)行。
（3）按機(jī)構(gòu)（問題）分類。機(jī)構(gòu)（問題）分類法是指將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。這種分類法的實(shí)質(zhì)就是根據(jù)本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)或文件內(nèi)容所說明的問題來設(shè)置類別。又可分為機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法兩種。
①機(jī)構(gòu)分類法。機(jī)構(gòu)分類法是按文件形成和處理的承辦單位進(jìn)行分類。原則上是一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)置一個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。各類的次序可按照立檔單位機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來排列。一般是將領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、綜合性機(jī)構(gòu)排在前，再依次排列各業(yè)務(wù)部門。
歸檔文件采用機(jī)構(gòu)分類法進(jìn)行分類能夠體現(xiàn)出全宗內(nèi)文件在來源方面的客觀聯(lián)系，從而反映出立檔單位的歷史面貌；同時(shí)由于每個(gè)機(jī)構(gòu)都有其特定的職能與任務(wù)，按機(jī)構(gòu)將歸檔文件分類可在一定程度上集中反映某一方面的工作內(nèi)容，便于檔案的查找和利用。
采用機(jī)構(gòu)分類法時(shí)不能同時(shí)采用問題分類法。
②問題分類法。問題分類法是按文件內(nèi)容所說明的問題將歸檔文件分類。按問題分類要求各類特點(diǎn)明確，不能互相包容。問題分類法的類別與類名，原則上設(shè)置為“黨群工 作”、“行政工作”、“業(yè)務(wù)工作”等類。
歸檔文件采用問題分類法，可以避免或減少同類問題文件分散的現(xiàn)象，便于按專題查找和利用檔案。但問題分類法在實(shí)際操作時(shí)，受人為因素的影響較大，不便劃分。因此，一般基層單位較少采用。
采用問題分類法時(shí)，不能同時(shí)采用機(jī)構(gòu)分類法。
（4）幾種分類方法的結(jié)合運(yùn)用。在實(shí)際工作中，當(dāng)歸檔文件較多時(shí)，分類工作需要分層進(jìn)行。單純采用一種分類方法的情況是比較少見的，一般是將幾種方法結(jié)合起來使用。《規(guī)則》提供的年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）三種分類方法，不同類型、不同層次的單位可按實(shí)際需要組合成多種復(fù)式分類法。采用復(fù)式分類法時(shí)，其中的年度、保管期限是必選項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）一般為選擇項(xiàng)。具體地說，那些內(nèi)部機(jī)構(gòu)較多，職能分工明確、形成文件數(shù)量較多的單位可采用“年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限”或“機(jī)構(gòu)——年度——保管期限”三重分類法；那些內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡單，歸檔文件數(shù)量較少的單位則采用“年度——保管期限”二重分類法就可以了。
分類方案是進(jìn)行歸檔文件分類的依據(jù)，分類方案確定之后，同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
3.排列。歸檔文件的排列，是指在分類方案的低一級(jí)類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。
《規(guī)則》指出：“歸檔文件應(yīng)在分類方案的低一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列”。
這里說的“低一級(jí)類目”是指分類時(shí)所確定的類目體系中設(shè)在低層次的一級(jí)類目。例如按照“年度——機(jī)構(gòu)——保管期限”分類的，“保管期限”就是低一級(jí)類目。
這里說的“事由”是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程。一項(xiàng)工程、—次活動(dòng)、會(huì)議，均可分別視為一個(gè)事由。一份請示，當(dāng)針對該請示的批復(fù)收到后，即可視為事由辦理完畢。
對歸檔文件按事由進(jìn)行排列，遵循了文件形成的客觀規(guī)律，能夠保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，使歸檔文件進(jìn)一步系統(tǒng)化，充分體現(xiàn)了文件的價(jià)值，便于檢索和利用。
歸檔文件按事由結(jié)合時(shí)間，重要程度排列的具體方法有：
（1）對同一事由的歸檔文件，即一個(gè)作者，一個(gè)問題的文件，可按文件形成時(shí)間的先后排列或者按文件的重要程度排列。
（2）對不同事由的歸檔文件，可采用以下方法排列：
①按不同事由形成時(shí)間的先后排列，所謂事由的形成時(shí)間，即事由的辦結(jié)時(shí)間，這種方法只要求將不同事由的文件，按其辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列就可以了，而不考慮其他因素。這種方法比較容易掌握，一般適用于“隨辦隨歸”的機(jī)關(guān)。
②按事由的重要程度排列。將主要職能或重要活動(dòng)形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或?qū)⒕C合性工作的文件排在前面，具體業(yè)務(wù)工作的文件排在后面。會(huì)議文件可將會(huì)議通知、開幕詞、閉幕詞，工作報(bào)告、代表提案，大會(huì)決定等重要文件排在前面，其他文件排在后面。綜合性文件可將計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章、領(lǐng)導(dǎo)講話等排在前面，其他材料排在后面。
（3）對具有保存價(jià)值，但因故沒有及時(shí)歸檔的零散文件，其排列方法是：可將零散文件排列在相應(yīng)類別歸檔文件的后或與相關(guān)的某件歸檔文件裝成一件，然后在歸檔文件目錄備注欄或備考表中加以說明。不過這種情況在實(shí)際整理工作中應(yīng)當(dāng)盡力避免。
4.編號(hào)。歸檔文件的編號(hào)，是指將歸檔文件在全宗中的位置符號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。其目的是記錄和反映分類排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過編號(hào)，使歸檔文件在全宗中的位置固定下來，為后續(xù)的編目工作以及日常管理和查找利用工作提供便利。
《規(guī)則》指出：“歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章應(yīng)設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可以設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)”。
（1）歸檔章的式樣如下：
×××歸 檔 章
全宗號(hào) 年
度 機(jī)構(gòu)
（問題） 保管期限 件號(hào)
室編 館編
（2）歸檔章：全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)（承辦機(jī)關(guān)）、問題
（3）★簡述加蓋歸檔章的具體要求：1）歸檔章應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端的空白位置，加蓋歸檔章不應(yīng)壓蓋文件字跡，不應(yīng)與批示文字或收文章等重疊。2）填寫歸檔章項(xiàng)目應(yīng)使用用碳素墨水等符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫，有條件的單位，還可將本單位的全宗號(hào)、保管期限刻在歸檔章上。
5、編目—指編制歸檔文件目錄，是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一。
（一個(gè)裝訂成一本，目錄一般打印3份，1份隨文件裝盒、1份移交、1份備考）
編制歸檔文件目錄的內(nèi)容：①歸檔文件目錄封面的內(nèi)容應(yīng)包括：全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)（全宗號(hào)應(yīng)用全稱或是規(guī)范性簡稱）②歸檔文件整理說明的內(nèi)容應(yīng)包括：本年度歸檔單位概況，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)以及黨、政主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況，本年度文書檔案整理歸檔情況等；③歸檔文件目錄的內(nèi)容包括：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注。
編制歸檔文件目錄的填寫要求：① 件號(hào)：填寫室編件號(hào)；②責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，就是發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；③文號(hào)：發(fā)文字號(hào)；④題目：文件標(biāo)題；⑤日期：文件的形成時(shí)間；⑥頁數(shù)：以件為單位填寫總頁數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對；⑦備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。
6、裝盒—指將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等工作內(nèi)容。
①檔案盒封面：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)、盒號(hào)
②盒脊：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)、盒號(hào)
③備考表：盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人、日期（隨文件裝盒）
裝盒要求：應(yīng)按分類方法，將不同類別的歸檔文件按件號(hào)順序分別裝入檔案盒中。不同形成年度、不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一個(gè)檔案盒中。
四、公文歸檔機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門將歸檔文件整理裝盒后，逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為“歸檔”。文件材料整理歸檔，能保證本機(jī)關(guān)檔案齊全完整，便于查找利用，又可為黨和國家積累檔案財(cái)富。
1、公文歸檔制度
①歸檔范圍—機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)文書部門或業(yè)務(wù)部門整理、立卷后，應(yīng)定期向檔案部門歸檔。 ②歸檔時(shí)限—文件材料整理好后歸檔時(shí)限在第二年的上半年。
③★文件歸檔要求：（1）應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；（2）文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；（3）歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和利用。
2、歸檔文件的交接手續(xù)完成后，機(jī)關(guān)文書部門就完成了上一年的文書工作，歸檔文件被機(jī)關(guān)檔案部門接收后凡進(jìn)入了檔案管理階段。
件內(nèi)文件排列方法：1）正本在前，定稿在后；2）正文在前，附件在后；3）原件在前，復(fù)制件在后；4）轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；5）回復(fù)性文件在前，報(bào)請性文件在后；6）結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；7）不同文字文件無特殊規(guī)定的，漢文本在前，少數(shù)民族文本在后，中文在前外文在后。