第十章 公文處理工作
第一節(jié) 公文處理工作概述
一、 什么是公文處理工作 ：常見有廣義和狹義二種解釋。
1、廣義上說，公文處理工作就是運用科學(xué)的原則、程序和方法對機關(guān)公文的擬制、辦理、管理以級立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。
廣義可以從以下幾個方面來理解： ①從發(fā)文階段來說：從思想觀點的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討修改、審核把關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經(jīng)歷的一系列處理環(huán)節(jié)。 ②從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分法、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復(fù)等，也必須經(jīng)歷一系列處理環(huán)節(jié)。 ③從公文的管理來說，機關(guān)秘書部門應(yīng)當(dāng)切實做好公文的管理工作，既要充分發(fā)揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)。 ④從公文的立卷歸檔階段來說，公文在處理完畢以后，人們還要將其中對今后的機關(guān)的機關(guān)工作活動仍然具有一定查考利用價值的文件，進一步整理立卷，進行歸檔保存，必須經(jīng)歷一系列的處理環(huán)節(jié)。
2、狹義方面來說：主要是指機關(guān)內(nèi)文書工作人員所承擔(dān)的公文的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。
我們所說的公文處理工作，是指廣義的概念及其理解。
二、★公文處理工作的特點：1）政治性，指機關(guān)的公文的處理直接關(guān)系到黨和國家的方針政策、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)行，還表現(xiàn)在提高機關(guān)工作效率的重要環(huán)節(jié)上，還集中體現(xiàn)在它是整個國噥機器正常運轉(zhuǎn)的重要保證；2）★時限性 （主要表現(xiàn)在：1、凡進入文書部門的公文一般都要及時迅速地進行處理，不能延誤。2、有的公文的處理要講究適時。3、公文處理的各個環(huán)節(jié)都要注意時間上的銜接。） 3）機要性：是指公文處理所涉及的一些文件的內(nèi)容具有不同程序的機密性，以及文書工作崗位的重要性；4）規(guī)范性：是指公文在形成、辦理、管理和立卷歸檔的過程中，必須遵循統(tǒng)一的規(guī)范。
★公文處理工作的作用：公文處理工作對機關(guān)工作人員所起的作用主要表現(xiàn)在：
1、助手作用。在機關(guān)內(nèi)部，公文處理工作是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和業(yè)務(wù)工作者不可或缺的助手。
2、紐帶作用。任何一個機關(guān)，都不能孤立地存在，都有上下左右的機關(guān)與之發(fā)生各種各樣的聯(lián)系。
3、查考作用。其中一部分按規(guī)定移交檔案管，作為長期或永久保存，以備日后查考之用。
公文處理工作的作有用與公文的作用的區(qū)別：
（1） 公文的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用，行為規(guī)范作用、信息傳遞作用、公務(wù)聯(lián)系作用和憑據(jù)記載等作用是通過公文這個載體中的內(nèi)容來實現(xiàn)的。（2）公文處理工作的作用，主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對機關(guān)工作所發(fā)揮的作用。
第二節(jié) 公文處理工作的任務(wù)與組織
一、★公文處理工作的基本任務(wù)
科學(xué)地組織機關(guān)的文書工作，及時準(zhǔn)確在處理機關(guān)的往來公文，有條理地、安全地運轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關(guān)工作，為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
★公文處理工作的基本任務(wù)的主要內(nèi)容包括以下幾個方面：：1）文件的收發(fā)、登記和分送；2）文件的擬辦、批辦、承辦和催辦；3）文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對和用??；4）會議、匯報、電話的記錄和整理； 5）文件材料的平時整理、提供借閱利用等工作；6）歸檔文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作；7）處理群眾來信；8）為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)資料并完成機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作的任務(wù)。
二、公文處理工作的組織：組織機構(gòu)、組織領(lǐng)導(dǎo)和組織形式三個方面。
1、公文處理工作的組織機構(gòu)：
①對于一些較大的機關(guān)來說?？煽紤]設(shè)立專門的機構(gòu)，歸機關(guān)的辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。這些主要擔(dān)負公文公文處理工作的機構(gòu)，通常被稱為文書文書處理部門，而相對地將機關(guān)內(nèi)期貨業(yè)務(wù)職能機構(gòu)稱之為承辦單位或辦文部門。公文處理工作的主要部分由機關(guān)的辦公廳（室）負責(zé)，其下邊可以設(shè)立文書處（室）、信訪處（室）、機要室、打字室、印刷廠、收發(fā)室、通訊科等公文處理機構(gòu)。通常稱為文書處理部門
②對于一些較小的機關(guān)，或者基層單位來說。 一般只在辦公室設(shè)一兩個專職或者兼職的文書工作人員也就夠了。
③對于一些企業(yè)單位來說。大中型企業(yè)都在辦公室內(nèi)設(shè)文書科或秘書科等公文處理工作機構(gòu)；小型企業(yè)則只在辦公室內(nèi)設(shè)專、兼職的文書工作人員就行了。
2、公文處理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
①從全國來說，由中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳分別負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。
②從一個機關(guān)來說，它的公文處理工作由本機關(guān)的秘書長或辦公室主任負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。★它的主要職責(zé)有：1）對本機關(guān)公文處理工作的任務(wù)和公文處理的組織工作，提出全面的工作計劃和實施方案。2）總結(jié)本機關(guān)及其所屬單位公文處理工作的經(jīng)驗，推廣先進典型，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正，并提出改進的意見和辦法。3）設(shè)計文書規(guī)格，促進機關(guān)公文處理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，組織印制機關(guān)公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化所需要的公文表格、公文版頭、公文稿紙、公文處理簽等，并組織購置公文處理工作所需要的設(shè)備。4）指導(dǎo)、幫助機關(guān)各部門專職、兼職文書工作人員的業(yè)務(wù)工作。 5）制定機關(guān)公文處理工作規(guī)范的有關(guān)規(guī)章制度，并對執(zhí)行情況進行檢查、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。
③從上下級機關(guān)的關(guān)系來說，上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公廳（室）負有負責(zé)對其所屬的機關(guān)、單位的文書處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
④從機關(guān)主要 業(yè)務(wù)職能部門來說，機關(guān)的業(yè)務(wù)職能部門可責(zé)成一名秘書分工負責(zé)本部門、本單位的公文處理工作。其主要職責(zé)：1）負責(zé)本部門、本單位同機關(guān)辦公廳（室）、檔案室的聯(lián)系，在本部門、本單位傳達、貫徹有關(guān)公文處理的工作事項。2）在本部門、本單位負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，全面負責(zé)本部門、本單位公文處理工作組織，對本部門、本單位的公文處理工作的質(zhì)量、效率和效益，進行檢查、總結(jié)，學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。 3）拾遺補缺，負責(zé)做好本部門、本單位公文處理工作中他人遺忘、不周到、應(yīng)當(dāng)補做的工作。
⑤對機關(guān)檔案部門來說。機關(guān)檔案部門所開展的業(yè)務(wù)工作和公文處理工作具有密切的關(guān)系，它對機關(guān)的公文處理工作也負有一定的指導(dǎo)責(zé)任。 其主要職責(zé)：1）協(xié)助機關(guān)辦公廳（室）在公文整理歸檔等業(yè)務(wù)方面，對機關(guān)各部門的文書工作人員進行幫助和指導(dǎo)。2）機關(guān)辦公廳（室）以及其他公文處理工作部門共同制定本機關(guān)的公文處理工作以及歸檔文件整理工作等方面的規(guī)章制度。3）從有利于開展檔案工作的角度，對本機關(guān)的公文處理工作提出合理的建議。
3、公文處理工作的組織形式：是指一個機關(guān)如何和安排公文處理的各個環(huán)節(jié)。也就是說一個機關(guān)到底采取什么樣的合理工作形式，對機關(guān)內(nèi)公文處理工作作出科學(xué)的、有效的組織安排，這是關(guān)系到能否提高公文處理工作效率的重要組織措施和保證。
①★公文處理工作組織形式的類型：1）集中形式：它是指在一個機關(guān)內(nèi)，除了文件的承辦外，公文處理的各個環(huán)節(jié)都集中在機關(guān)的中心機構(gòu)，亦即辦公室來進行。由辦公室直接同機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，而各業(yè)務(wù)部門一般就不再設(shè)立公文處理機構(gòu)或者專職、兼職的文書工作人員；2）分工形式：它是指將一個機關(guān)的公文處理工作分別由機關(guān)的辦公廳（室）以及各業(yè)務(wù)機構(gòu)的公文處理部門或?qū)Ｂ殹⒓媛毼臅ぷ魅藛T分工負責(zé)進行。（A按文件內(nèi)容和職責(zé)分工B按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工）
②公文處理工作組織形式的選擇：應(yīng)根據(jù)各機關(guān)的實際情況而定，以能及時、準(zhǔn)確地處理公文，提高機關(guān)工作效率和方便工作為原則。公文處理工作組織形式的選擇要結(jié)合考慮以下情況：A機關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。B機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。C機關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。D機關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。E機關(guān)工作人員的數(shù)目和機關(guān)文書工作人員的配備等等。小機關(guān)適用：集中形式。中等機關(guān)：視情況而定（集中、分工）。大機關(guān)采用：分工處理的形式
第三節(jié) 公文處理工作的原則與要求
一、★公文處理工作原則：必須準(zhǔn)確、及時、安全、保密，加強集中統(tǒng)一管理，堅持實是求是，按照行文機關(guān)要求和公文處理規(guī)定進行原則
二、★公文處理工作要求：1）必須準(zhǔn)確、周密，確保質(zhì)量 2）必須及時、迅速，注重時效 3）必須做到安全可靠確保機密 4）必須加強集中統(tǒng)一管理 5）必須堅持實是求是，遵規(guī)守紀(jì)，按行文機關(guān)要求和公文處理規(guī)定進行 6）精簡文件，深入實際、反對官僚主義和文牘主義。
第一節(jié) 公文處理工作概述
一、 什么是公文處理工作 ：常見有廣義和狹義二種解釋。
1、廣義上說，公文處理工作就是運用科學(xué)的原則、程序和方法對機關(guān)公文的擬制、辦理、管理以級立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。
廣義可以從以下幾個方面來理解： ①從發(fā)文階段來說：從思想觀點的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討修改、審核把關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經(jīng)歷的一系列處理環(huán)節(jié)。 ②從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分法、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復(fù)等，也必須經(jīng)歷一系列處理環(huán)節(jié)。 ③從公文的管理來說，機關(guān)秘書部門應(yīng)當(dāng)切實做好公文的管理工作，既要充分發(fā)揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)。 ④從公文的立卷歸檔階段來說，公文在處理完畢以后，人們還要將其中對今后的機關(guān)的機關(guān)工作活動仍然具有一定查考利用價值的文件，進一步整理立卷，進行歸檔保存，必須經(jīng)歷一系列的處理環(huán)節(jié)。
2、狹義方面來說：主要是指機關(guān)內(nèi)文書工作人員所承擔(dān)的公文的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。
我們所說的公文處理工作，是指廣義的概念及其理解。
二、★公文處理工作的特點：1）政治性，指機關(guān)的公文的處理直接關(guān)系到黨和國家的方針政策、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)行，還表現(xiàn)在提高機關(guān)工作效率的重要環(huán)節(jié)上，還集中體現(xiàn)在它是整個國噥機器正常運轉(zhuǎn)的重要保證；2）★時限性 （主要表現(xiàn)在：1、凡進入文書部門的公文一般都要及時迅速地進行處理，不能延誤。2、有的公文的處理要講究適時。3、公文處理的各個環(huán)節(jié)都要注意時間上的銜接。） 3）機要性：是指公文處理所涉及的一些文件的內(nèi)容具有不同程序的機密性，以及文書工作崗位的重要性；4）規(guī)范性：是指公文在形成、辦理、管理和立卷歸檔的過程中，必須遵循統(tǒng)一的規(guī)范。
★公文處理工作的作用：公文處理工作對機關(guān)工作人員所起的作用主要表現(xiàn)在：
1、助手作用。在機關(guān)內(nèi)部，公文處理工作是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和業(yè)務(wù)工作者不可或缺的助手。
2、紐帶作用。任何一個機關(guān)，都不能孤立地存在，都有上下左右的機關(guān)與之發(fā)生各種各樣的聯(lián)系。
3、查考作用。其中一部分按規(guī)定移交檔案管，作為長期或永久保存，以備日后查考之用。
公文處理工作的作有用與公文的作用的區(qū)別：
（1） 公文的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用，行為規(guī)范作用、信息傳遞作用、公務(wù)聯(lián)系作用和憑據(jù)記載等作用是通過公文這個載體中的內(nèi)容來實現(xiàn)的。（2）公文處理工作的作用，主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對機關(guān)工作所發(fā)揮的作用。
第二節(jié) 公文處理工作的任務(wù)與組織
一、★公文處理工作的基本任務(wù)
科學(xué)地組織機關(guān)的文書工作，及時準(zhǔn)確在處理機關(guān)的往來公文，有條理地、安全地運轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關(guān)工作，為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
★公文處理工作的基本任務(wù)的主要內(nèi)容包括以下幾個方面：：1）文件的收發(fā)、登記和分送；2）文件的擬辦、批辦、承辦和催辦；3）文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對和用??；4）會議、匯報、電話的記錄和整理； 5）文件材料的平時整理、提供借閱利用等工作；6）歸檔文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作；7）處理群眾來信；8）為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)資料并完成機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作的任務(wù)。
二、公文處理工作的組織：組織機構(gòu)、組織領(lǐng)導(dǎo)和組織形式三個方面。
1、公文處理工作的組織機構(gòu)：
①對于一些較大的機關(guān)來說?？煽紤]設(shè)立專門的機構(gòu)，歸機關(guān)的辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。這些主要擔(dān)負公文公文處理工作的機構(gòu)，通常被稱為文書文書處理部門，而相對地將機關(guān)內(nèi)期貨業(yè)務(wù)職能機構(gòu)稱之為承辦單位或辦文部門。公文處理工作的主要部分由機關(guān)的辦公廳（室）負責(zé)，其下邊可以設(shè)立文書處（室）、信訪處（室）、機要室、打字室、印刷廠、收發(fā)室、通訊科等公文處理機構(gòu)。通常稱為文書處理部門
②對于一些較小的機關(guān)，或者基層單位來說。 一般只在辦公室設(shè)一兩個專職或者兼職的文書工作人員也就夠了。
③對于一些企業(yè)單位來說。大中型企業(yè)都在辦公室內(nèi)設(shè)文書科或秘書科等公文處理工作機構(gòu)；小型企業(yè)則只在辦公室內(nèi)設(shè)專、兼職的文書工作人員就行了。
2、公文處理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
①從全國來說，由中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳分別負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。
②從一個機關(guān)來說，它的公文處理工作由本機關(guān)的秘書長或辦公室主任負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。★它的主要職責(zé)有：1）對本機關(guān)公文處理工作的任務(wù)和公文處理的組織工作，提出全面的工作計劃和實施方案。2）總結(jié)本機關(guān)及其所屬單位公文處理工作的經(jīng)驗，推廣先進典型，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正，并提出改進的意見和辦法。3）設(shè)計文書規(guī)格，促進機關(guān)公文處理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，組織印制機關(guān)公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化所需要的公文表格、公文版頭、公文稿紙、公文處理簽等，并組織購置公文處理工作所需要的設(shè)備。4）指導(dǎo)、幫助機關(guān)各部門專職、兼職文書工作人員的業(yè)務(wù)工作。 5）制定機關(guān)公文處理工作規(guī)范的有關(guān)規(guī)章制度，并對執(zhí)行情況進行檢查、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。
③從上下級機關(guān)的關(guān)系來說，上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公廳（室）負有負責(zé)對其所屬的機關(guān)、單位的文書處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
④從機關(guān)主要 業(yè)務(wù)職能部門來說，機關(guān)的業(yè)務(wù)職能部門可責(zé)成一名秘書分工負責(zé)本部門、本單位的公文處理工作。其主要職責(zé)：1）負責(zé)本部門、本單位同機關(guān)辦公廳（室）、檔案室的聯(lián)系，在本部門、本單位傳達、貫徹有關(guān)公文處理的工作事項。2）在本部門、本單位負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，全面負責(zé)本部門、本單位公文處理工作組織，對本部門、本單位的公文處理工作的質(zhì)量、效率和效益，進行檢查、總結(jié)，學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。 3）拾遺補缺，負責(zé)做好本部門、本單位公文處理工作中他人遺忘、不周到、應(yīng)當(dāng)補做的工作。
⑤對機關(guān)檔案部門來說。機關(guān)檔案部門所開展的業(yè)務(wù)工作和公文處理工作具有密切的關(guān)系，它對機關(guān)的公文處理工作也負有一定的指導(dǎo)責(zé)任。 其主要職責(zé)：1）協(xié)助機關(guān)辦公廳（室）在公文整理歸檔等業(yè)務(wù)方面，對機關(guān)各部門的文書工作人員進行幫助和指導(dǎo)。2）機關(guān)辦公廳（室）以及其他公文處理工作部門共同制定本機關(guān)的公文處理工作以及歸檔文件整理工作等方面的規(guī)章制度。3）從有利于開展檔案工作的角度，對本機關(guān)的公文處理工作提出合理的建議。
3、公文處理工作的組織形式：是指一個機關(guān)如何和安排公文處理的各個環(huán)節(jié)。也就是說一個機關(guān)到底采取什么樣的合理工作形式，對機關(guān)內(nèi)公文處理工作作出科學(xué)的、有效的組織安排，這是關(guān)系到能否提高公文處理工作效率的重要組織措施和保證。
①★公文處理工作組織形式的類型：1）集中形式：它是指在一個機關(guān)內(nèi)，除了文件的承辦外，公文處理的各個環(huán)節(jié)都集中在機關(guān)的中心機構(gòu)，亦即辦公室來進行。由辦公室直接同機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，而各業(yè)務(wù)部門一般就不再設(shè)立公文處理機構(gòu)或者專職、兼職的文書工作人員；2）分工形式：它是指將一個機關(guān)的公文處理工作分別由機關(guān)的辦公廳（室）以及各業(yè)務(wù)機構(gòu)的公文處理部門或?qū)Ｂ殹⒓媛毼臅ぷ魅藛T分工負責(zé)進行。（A按文件內(nèi)容和職責(zé)分工B按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工）
②公文處理工作組織形式的選擇：應(yīng)根據(jù)各機關(guān)的實際情況而定，以能及時、準(zhǔn)確地處理公文，提高機關(guān)工作效率和方便工作為原則。公文處理工作組織形式的選擇要結(jié)合考慮以下情況：A機關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。B機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。C機關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。D機關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。E機關(guān)工作人員的數(shù)目和機關(guān)文書工作人員的配備等等。小機關(guān)適用：集中形式。中等機關(guān)：視情況而定（集中、分工）。大機關(guān)采用：分工處理的形式
第三節(jié) 公文處理工作的原則與要求
一、★公文處理工作原則：必須準(zhǔn)確、及時、安全、保密，加強集中統(tǒng)一管理，堅持實是求是，按照行文機關(guān)要求和公文處理規(guī)定進行原則
二、★公文處理工作要求：1）必須準(zhǔn)確、周密，確保質(zhì)量 2）必須及時、迅速，注重時效 3）必須做到安全可靠確保機密 4）必須加強集中統(tǒng)一管理 5）必須堅持實是求是，遵規(guī)守紀(jì)，按行文機關(guān)要求和公文處理規(guī)定進行 6）精簡文件，深入實際、反對官僚主義和文牘主義。