職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系文件是由不同層次的文件相互作用相互依存而組成的有機(jī)整體。不同層次的文件具有各自不同的功能和作用，同時(shí)和其他文件之間通過一定方式相互聯(lián)系，相互支持。
職業(yè)健康安全管理體系審核規(guī)范中并未對(duì)職業(yè)健康安全管理體系文件的結(jié)構(gòu)提出具體要求，但依據(jù)ISO9001以及ISO14001質(zhì)量管理體系和環(huán)境管理體系文件的實(shí)踐及我國(guó)職業(yè)健康安全管理試點(diǎn)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，一般把職業(yè)安全健康和環(huán)境管理體系文件結(jié)構(gòu)分成三個(gè)層次，如圖13--5所示。
(一)管理手冊(cè)
職業(yè)安全健康管理手冊(cè)是組織依據(jù)《職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范》要求，并針對(duì)組織活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)的特點(diǎn)而編寫的，闡述一個(gè)組織的職業(yè)安全健康方針和描述職業(yè)安全健康管理體系的文件。它就體系作概括的表述，是體系文件中的主要文件，也是在實(shí)施和保持體系的正常運(yùn)行中應(yīng)長(zhǎng)期遵循的綱領(lǐng)性文件。它對(duì)內(nèi)是組織內(nèi)部實(shí)施職業(yè)安全健康管理的基本法規(guī)，為各項(xiàng)職業(yè)安全健康管理活動(dòng)提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和共同的行為準(zhǔn)則；對(duì)外是職業(yè)安全健康保證能力的文字表達(dá)，以使需方和第三方確信本組織的技術(shù)和管理能力，保證生產(chǎn)活動(dòng)的職業(yè)安全健康達(dá)到規(guī)定的要求。
在IS0 14001標(biāo)準(zhǔn)中沒有明確要求組織一定要編制環(huán)境管理手冊(cè)，只是提到了可將環(huán)境管理納入組織的全面管理活動(dòng)之中。標(biāo)準(zhǔn)的引言建議組織可選取一個(gè)與IS0 9000系列相符的現(xiàn)行管理體系，作為具體環(huán)境管理體系的基礎(chǔ)。因此，組織可以在環(huán)境管理體系文件方面實(shí)行環(huán)境與質(zhì)量的一體化。這樣做的結(jié)果，可使質(zhì)量管理體系文件和環(huán)境管理體系文件具有完整性，避免重復(fù)，也便于實(shí)施管理。但是，鑒于目前大多數(shù)組織落后的環(huán)境管理現(xiàn)狀，同時(shí)為了加強(qiáng)環(huán)境意識(shí)，突出重點(diǎn)，在建立環(huán)境管理體系的初期仍建議組織編制獨(dú)立的環(huán)境管理文件。
管理手冊(cè)的編制不同于其他層次文件的編制，它一方面要求按照管理的理論，總結(jié)企業(yè)職業(yè)管理的實(shí)踐，提煉企業(yè)管理的經(jīng)驗(yàn)；另一方面又要求按照管理體系審核規(guī)范推薦的體系要素，對(duì)組織現(xiàn)存的固有體系進(jìn)行繼承和自我完善，為組織職業(yè)健康安全與環(huán)境管理的適用性和有效性提供條件和規(guī)范。因此，管理手冊(cè)的編寫，實(shí)質(zhì)上是對(duì)組織的職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系進(jìn)行一次全面的審核和完善。
(二)程序性文件
描述程序的文件稱為程序文件。職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系程序文件是組織開展職業(yè)健康安全與環(huán)境管理工作的基礎(chǔ)性文件。根據(jù)《職業(yè)健康安全管理體系審核規(guī)范》的要求，程序文件應(yīng)涉及職業(yè)健康安全管理體系中所有適用的要素。每一個(gè)程序都應(yīng)包括職業(yè)安全健康管理體系的一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分，例如一個(gè)完整的職業(yè)安全健康管理體系要素或其中一部分，或一個(gè)以上職業(yè)安全健康管理體系要素中相互關(guān)聯(lián)的一組活動(dòng)。
管理體系程序的內(nèi)容通常應(yīng)包括：某項(xiàng)職業(yè)健康安全(環(huán)境)活動(dòng)的目的和范圍，應(yīng)做什么(WHAT)，為什么這樣做(WHY)，誰來做(WHO)，何時(shí)(WHEN)，何地(WHERE)以及如何做(HOW)，應(yīng)采用什么材料、設(shè)備、儀器和依據(jù)什么文件，以及如何進(jìn)行控制和記錄。
程序文件是管理手冊(cè)的支持性文件，是管理手冊(cè)中原則性要求的進(jìn)一步展開和落實(shí)。因此，編制程序文件必須以管理手冊(cè)為依據(jù)，符合管理手冊(cè)的有關(guān)規(guī)定和要求，并從職業(yè)健康安全(環(huán)境)管理體系的整體出發(fā)，進(jìn)行系統(tǒng)編制。一般地，程序文件按性質(zhì)可分為管理性程序和技術(shù)性程序；按層次可分為組織一級(jí)程序和部門程序。
(三)其他文件
其他文件主要是指作業(yè)文件，作業(yè)文件是程序文件的支持性文件。作業(yè)文件可以包括作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)范、工藝工程圖表、技術(shù)說明、規(guī)章制度、規(guī)定辦法等。作業(yè)文件的內(nèi)容是描述為實(shí)施程序文件所涉及到的各職能部門的具體活動(dòng)，主要供各項(xiàng)具體活動(dòng)和具體崗位的管理和操作人員使用。為了使各項(xiàng)活動(dòng)具有可操作性，一個(gè)程序文件可分解成幾個(gè)作業(yè)文件。能在程序文件中交代清楚的活動(dòng)，就不需要再編制作業(yè)文件。
作業(yè)文件必須與采用要素的程序相對(duì)應(yīng)。為配合程序文件的執(zhí)行，可以引用某些現(xiàn)有的、專門性的技術(shù)規(guī)范或企業(yè)內(nèi)部的操作慣例、制度規(guī)定等，作為對(duì)程序文件的補(bǔ)充、細(xì)化，但不能脫離程序另搞一套作業(yè)文件。國(guó)家、行業(yè)、組織的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不作為作業(yè)文件，單獨(dú)在“在用標(biāo)準(zhǔn)目錄”中體現(xiàn)。在作業(yè)文件中通常包括活動(dòng)的目的和范圍，做什么和由誰來做，何時(shí)、何地以及如何做，應(yīng)采用什么方法、設(shè)備和文件，如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄，即“5W1H”原則。
[例題4] 一般把職業(yè)安全健康和環(huán)境管理體系文件結(jié)構(gòu)分成（）層次。
A. 管理手冊(cè)
B. 確定管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)
C. 管理體系程序
D. 體系策劃與設(shè)計(jì)
E. 管理體系其他文件
答案：ACE
職業(yè)健康安全管理體系審核規(guī)范中并未對(duì)職業(yè)健康安全管理體系文件的結(jié)構(gòu)提出具體要求，但依據(jù)ISO9001以及ISO14001質(zhì)量管理體系和環(huán)境管理體系文件的實(shí)踐及我國(guó)職業(yè)健康安全管理試點(diǎn)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，一般把職業(yè)安全健康和環(huán)境管理體系文件結(jié)構(gòu)分成三個(gè)層次，如圖13--5所示。
(一)管理手冊(cè)
職業(yè)安全健康管理手冊(cè)是組織依據(jù)《職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范》要求，并針對(duì)組織活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)的特點(diǎn)而編寫的，闡述一個(gè)組織的職業(yè)安全健康方針和描述職業(yè)安全健康管理體系的文件。它就體系作概括的表述，是體系文件中的主要文件，也是在實(shí)施和保持體系的正常運(yùn)行中應(yīng)長(zhǎng)期遵循的綱領(lǐng)性文件。它對(duì)內(nèi)是組織內(nèi)部實(shí)施職業(yè)安全健康管理的基本法規(guī)，為各項(xiàng)職業(yè)安全健康管理活動(dòng)提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和共同的行為準(zhǔn)則；對(duì)外是職業(yè)安全健康保證能力的文字表達(dá)，以使需方和第三方確信本組織的技術(shù)和管理能力，保證生產(chǎn)活動(dòng)的職業(yè)安全健康達(dá)到規(guī)定的要求。
在IS0 14001標(biāo)準(zhǔn)中沒有明確要求組織一定要編制環(huán)境管理手冊(cè)，只是提到了可將環(huán)境管理納入組織的全面管理活動(dòng)之中。標(biāo)準(zhǔn)的引言建議組織可選取一個(gè)與IS0 9000系列相符的現(xiàn)行管理體系，作為具體環(huán)境管理體系的基礎(chǔ)。因此，組織可以在環(huán)境管理體系文件方面實(shí)行環(huán)境與質(zhì)量的一體化。這樣做的結(jié)果，可使質(zhì)量管理體系文件和環(huán)境管理體系文件具有完整性，避免重復(fù)，也便于實(shí)施管理。但是，鑒于目前大多數(shù)組織落后的環(huán)境管理現(xiàn)狀，同時(shí)為了加強(qiáng)環(huán)境意識(shí)，突出重點(diǎn)，在建立環(huán)境管理體系的初期仍建議組織編制獨(dú)立的環(huán)境管理文件。
管理手冊(cè)的編制不同于其他層次文件的編制，它一方面要求按照管理的理論，總結(jié)企業(yè)職業(yè)管理的實(shí)踐，提煉企業(yè)管理的經(jīng)驗(yàn)；另一方面又要求按照管理體系審核規(guī)范推薦的體系要素，對(duì)組織現(xiàn)存的固有體系進(jìn)行繼承和自我完善，為組織職業(yè)健康安全與環(huán)境管理的適用性和有效性提供條件和規(guī)范。因此，管理手冊(cè)的編寫，實(shí)質(zhì)上是對(duì)組織的職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系進(jìn)行一次全面的審核和完善。
(二)程序性文件
描述程序的文件稱為程序文件。職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系程序文件是組織開展職業(yè)健康安全與環(huán)境管理工作的基礎(chǔ)性文件。根據(jù)《職業(yè)健康安全管理體系審核規(guī)范》的要求，程序文件應(yīng)涉及職業(yè)健康安全管理體系中所有適用的要素。每一個(gè)程序都應(yīng)包括職業(yè)安全健康管理體系的一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分，例如一個(gè)完整的職業(yè)安全健康管理體系要素或其中一部分，或一個(gè)以上職業(yè)安全健康管理體系要素中相互關(guān)聯(lián)的一組活動(dòng)。
管理體系程序的內(nèi)容通常應(yīng)包括：某項(xiàng)職業(yè)健康安全(環(huán)境)活動(dòng)的目的和范圍，應(yīng)做什么(WHAT)，為什么這樣做(WHY)，誰來做(WHO)，何時(shí)(WHEN)，何地(WHERE)以及如何做(HOW)，應(yīng)采用什么材料、設(shè)備、儀器和依據(jù)什么文件，以及如何進(jìn)行控制和記錄。
程序文件是管理手冊(cè)的支持性文件，是管理手冊(cè)中原則性要求的進(jìn)一步展開和落實(shí)。因此，編制程序文件必須以管理手冊(cè)為依據(jù)，符合管理手冊(cè)的有關(guān)規(guī)定和要求，并從職業(yè)健康安全(環(huán)境)管理體系的整體出發(fā)，進(jìn)行系統(tǒng)編制。一般地，程序文件按性質(zhì)可分為管理性程序和技術(shù)性程序；按層次可分為組織一級(jí)程序和部門程序。
(三)其他文件
其他文件主要是指作業(yè)文件，作業(yè)文件是程序文件的支持性文件。作業(yè)文件可以包括作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)范、工藝工程圖表、技術(shù)說明、規(guī)章制度、規(guī)定辦法等。作業(yè)文件的內(nèi)容是描述為實(shí)施程序文件所涉及到的各職能部門的具體活動(dòng)，主要供各項(xiàng)具體活動(dòng)和具體崗位的管理和操作人員使用。為了使各項(xiàng)活動(dòng)具有可操作性，一個(gè)程序文件可分解成幾個(gè)作業(yè)文件。能在程序文件中交代清楚的活動(dòng)，就不需要再編制作業(yè)文件。
作業(yè)文件必須與采用要素的程序相對(duì)應(yīng)。為配合程序文件的執(zhí)行，可以引用某些現(xiàn)有的、專門性的技術(shù)規(guī)范或企業(yè)內(nèi)部的操作慣例、制度規(guī)定等，作為對(duì)程序文件的補(bǔ)充、細(xì)化，但不能脫離程序另搞一套作業(yè)文件。國(guó)家、行業(yè)、組織的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不作為作業(yè)文件，單獨(dú)在“在用標(biāo)準(zhǔn)目錄”中體現(xiàn)。在作業(yè)文件中通常包括活動(dòng)的目的和范圍，做什么和由誰來做，何時(shí)、何地以及如何做，應(yīng)采用什么方法、設(shè)備和文件，如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄，即“5W1H”原則。
[例題4] 一般把職業(yè)安全健康和環(huán)境管理體系文件結(jié)構(gòu)分成（）層次。
A. 管理手冊(cè)
B. 確定管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)
C. 管理體系程序
D. 體系策劃與設(shè)計(jì)
E. 管理體系其他文件
答案：ACE