一.總則
1.為規(guī)范檔案管理工作,特制定本辦法.
二.公司檔案范圍
公司建檔范圍確立為:
1. 公司設(shè)立,變更的申請,審批,登記以及終止,解散后清算等方面的文件材料;
2. 公司股東會,董事會,監(jiān)理會形成的文件材料;
3. 財務,會計及其管理方面的文件材料;
4.勞動工資,人事,法律事務管理方面的文件材料;
5.經(jīng)營管理方面的文件材料;
6生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料;
7.產(chǎn)品生產(chǎn),能夠消耗,安全生產(chǎn)方面的文件材料;
8.儀器,設(shè)備方面的文件材料;
9.基本建設(shè),工程設(shè)計,施工,竣工,維修方面的文件材料;
10.科研,技術(shù)引進,轉(zhuǎn)讓方面的材料;
11.教育培訓方面的文件材料;
12.信息,情報方面的文件材料;
13.黨群(工,青,婦)組織方面的文件材料;
14.其他具有利用和保存價值的文件材料.
以上文件材料包括決議,決定,條例,規(guī)章制度等法規(guī)性文件,各類會議文件,重要記錄,工作計劃,工作規(guī)劃和工作總結(jié).
公司檔案還包括聲像資料:
1.照片檔案:新聞,科技,藝術(shù)照片,由原版,翻版底片,照片,文字說明構(gòu)成;
2.影片檔案:原版底片,拷貝及文字說明;
3錄音檔案:唱片,錄音帶;
4.錄像檔案:政治,經(jīng)濟,科技,文娛,廣告活動.
三.公司檔案管理體制
1.公司檔案工作,要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制.由行政部負責主體檔案的管理,并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導.行政部可設(shè)立專門檔案室,配備專了,兼職行政主管分管公司主體檔案工作.
2.根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神,各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔,并定期向公司檔案部門移交保管.
3.公司應有庫房或場地和必要的設(shè)施及保護設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全.暫不具備檔案案安全保管條件時,要委托有關(guān)檔案部門代為保管.
四.檔案管理工作
(一).檔案材料的收集:
1.建立,健全立卷歸檔制度,確立歸檔范圍,歸檔時間,保管期限;
2.對遺缺不全的檔案,采取不同措施,積極收集齊全;
3.及時催辦理完畢的文件上交回收,在次年檢查齊全后整理立卷歸檔.
(二).檔案的歸檔,立卷與管理.
1.區(qū)分全宗,確定立檔單位.
2.分類.依據(jù)檔案來源,時間,題目,內(nèi)容,字母順序分成若干層次和類別.
3.歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內(nèi).
4.案卷排列.立卷按永久,長期,短期分別組卷,卷內(nèi)文件把正文,底稿,附件請示和批復放在一起,編制案卷目錄和案內(nèi)目錄,并復印出四至五份.
5.整理案卷,使之厚度適宜,控制在1cm至2cm之間,材料過窄應加襯邊;材料過寬應折疊整齊;字跡難辨認的,應附抄件;以每一案卷端正書寫標題.
6.對所有公司檔案系統(tǒng)排列,確定保管期限,編制檔案目錄(卡片),按一定次序排列和存放.
7. 每年對檔案進行清理:
1. 清除不必要保存的材料;
2. 對破損和褪色的材料進行修補和復制.
(三).檔案的保管:
1.防止檔案的損壞,延長檔案的壽命,維護檔案的安全;
2.公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募毂４鏅n案;
3.做好檔案室的防盜,防水漬,防潮,防蟲蛀,防塵,防鼠害,防高溫,防強光等工作,門窗應結(jié)實牢固.
(四).檔案的鑒定:
1.從檔案的內(nèi)容,來源,時間,可靠程度,名稱等方面鑒別檔案的價值.
2.確定各類檔案的中管期限表.其中財務檔案見財務檔案保存期限表.
公司檔案保管期限分永久,長期,短期三種.介于兩種保管期限的,保管期限從長.
(五).檔案的銷毀:
1.對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,該清冊永久保存;
2.辦理銷毀手續(xù),經(jīng)董事會或總經(jīng)理批準,方能銷毀;
3.銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,關(guān)在清冊上簽字.
4.公司應采取嚴密管理措施,防止檔案失密和泄密.
(六).檔案借閱,利用工作
1.凡需使用檔案者,均須填寫文件調(diào)閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)各級領(lǐng)導簽批后方能調(diào)閱
2.卷一般僅供在檔案室閱看,立卷的文件,資料可外借.外借的須辦理登記手續(xù).
3.借閱期限不得超過 3天.
1.為規(guī)范檔案管理工作,特制定本辦法.
二.公司檔案范圍
公司建檔范圍確立為:
1. 公司設(shè)立,變更的申請,審批,登記以及終止,解散后清算等方面的文件材料;
2. 公司股東會,董事會,監(jiān)理會形成的文件材料;
3. 財務,會計及其管理方面的文件材料;
4.勞動工資,人事,法律事務管理方面的文件材料;
5.經(jīng)營管理方面的文件材料;
6生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料;
7.產(chǎn)品生產(chǎn),能夠消耗,安全生產(chǎn)方面的文件材料;
8.儀器,設(shè)備方面的文件材料;
9.基本建設(shè),工程設(shè)計,施工,竣工,維修方面的文件材料;
10.科研,技術(shù)引進,轉(zhuǎn)讓方面的材料;
11.教育培訓方面的文件材料;
12.信息,情報方面的文件材料;
13.黨群(工,青,婦)組織方面的文件材料;
14.其他具有利用和保存價值的文件材料.
以上文件材料包括決議,決定,條例,規(guī)章制度等法規(guī)性文件,各類會議文件,重要記錄,工作計劃,工作規(guī)劃和工作總結(jié).
公司檔案還包括聲像資料:
1.照片檔案:新聞,科技,藝術(shù)照片,由原版,翻版底片,照片,文字說明構(gòu)成;
2.影片檔案:原版底片,拷貝及文字說明;
3錄音檔案:唱片,錄音帶;
4.錄像檔案:政治,經(jīng)濟,科技,文娛,廣告活動.
三.公司檔案管理體制
1.公司檔案工作,要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制.由行政部負責主體檔案的管理,并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導.行政部可設(shè)立專門檔案室,配備專了,兼職行政主管分管公司主體檔案工作.
2.根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神,各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔,并定期向公司檔案部門移交保管.
3.公司應有庫房或場地和必要的設(shè)施及保護設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全.暫不具備檔案案安全保管條件時,要委托有關(guān)檔案部門代為保管.
四.檔案管理工作
(一).檔案材料的收集:
1.建立,健全立卷歸檔制度,確立歸檔范圍,歸檔時間,保管期限;
2.對遺缺不全的檔案,采取不同措施,積極收集齊全;
3.及時催辦理完畢的文件上交回收,在次年檢查齊全后整理立卷歸檔.
(二).檔案的歸檔,立卷與管理.
1.區(qū)分全宗,確定立檔單位.
2.分類.依據(jù)檔案來源,時間,題目,內(nèi)容,字母順序分成若干層次和類別.
3.歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內(nèi).
4.案卷排列.立卷按永久,長期,短期分別組卷,卷內(nèi)文件把正文,底稿,附件請示和批復放在一起,編制案卷目錄和案內(nèi)目錄,并復印出四至五份.
5.整理案卷,使之厚度適宜,控制在1cm至2cm之間,材料過窄應加襯邊;材料過寬應折疊整齊;字跡難辨認的,應附抄件;以每一案卷端正書寫標題.
6.對所有公司檔案系統(tǒng)排列,確定保管期限,編制檔案目錄(卡片),按一定次序排列和存放.
7. 每年對檔案進行清理:
1. 清除不必要保存的材料;
2. 對破損和褪色的材料進行修補和復制.
(三).檔案的保管:
1.防止檔案的損壞,延長檔案的壽命,維護檔案的安全;
2.公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募毂４鏅n案;
3.做好檔案室的防盜,防水漬,防潮,防蟲蛀,防塵,防鼠害,防高溫,防強光等工作,門窗應結(jié)實牢固.
(四).檔案的鑒定:
1.從檔案的內(nèi)容,來源,時間,可靠程度,名稱等方面鑒別檔案的價值.
2.確定各類檔案的中管期限表.其中財務檔案見財務檔案保存期限表.
公司檔案保管期限分永久,長期,短期三種.介于兩種保管期限的,保管期限從長.
(五).檔案的銷毀:
1.對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,該清冊永久保存;
2.辦理銷毀手續(xù),經(jīng)董事會或總經(jīng)理批準,方能銷毀;
3.銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,關(guān)在清冊上簽字.
4.公司應采取嚴密管理措施,防止檔案失密和泄密.
(六).檔案借閱,利用工作
1.凡需使用檔案者,均須填寫文件調(diào)閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)各級領(lǐng)導簽批后方能調(diào)閱
2.卷一般僅供在檔案室閱看,立卷的文件,資料可外借.外借的須辦理登記手續(xù).
3.借閱期限不得超過 3天.