秘書文字支持應(yīng)達到的要求：
針對性強——文檔處理要直接、明確地去解決某個具體問題，提出意見和辦法。在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進去。比如寫一個準(zhǔn)備開展一項活動的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對于保密文件，一定要有明顯的保密標(biāo)識符。
具體真實——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實是指實事求是。
條理性強——文字工作具有明確的指導(dǎo)作用，可操作性強，因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。
時限性強——文字工作是解決隨時發(fā)生的問題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問題。要寫得及時，否則會延誤時機，嚴(yán)重時會造成公司的損失。
有固定的格式——格式為內(nèi)容服務(wù)，要有相對的穩(wěn)定性。對于文件的格式，可參考《某公司電腦公司文件管理規(guī)定》中的格式。
秘書文字支持的種類：
傳真和郵件（詳細處理流程見前）
業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報告、總結(jié)、PPT制作等）
一般信件、感謝信、邀請函等
程序：準(zhǔn)備——撰擬——審核修改、發(fā)布
準(zhǔn)備
明確行文要求。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與總經(jīng)理相互溝通中，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進行寫作。
確定主題。主題一般是說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點和主張。
選擇正確的文種。如向上級請示批示或批準(zhǔn)宜用“請示”而不用“報告”，因為“報告”不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。
調(diào)查研究收集材料。在接受總經(jīng)理授意后，秘書應(yīng)進行深入的調(diào)查研究，收集標(biāo)志著材料。
撰擬文稿
合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。
寫好開頭與結(jié)尾。開頭用以喚起收文者注意，引導(dǎo)閱讀，通常采用下述形式：
（1） 簡明交代擬文根據(jù)與目的
（2） 概述有關(guān)情況，使收文人了解發(fā)文背景
（3） 以簡要文字提示全文主題，引起收文人注意
（4） 闡明基本觀點，使收文人在開頭處即獲得明確認識
（5） 直接點明結(jié)論，以啟發(fā)收文人思考，增強文件的鮮明性
（6） 表明批準(zhǔn)或轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的通知
（7） 表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿
結(jié)尾通常采用下述形式：
（1） 使用文件詞語，強調(diào)行文目的，如“特此報告”
（2） 概括與深化主題，幫助收文人進一步理解全文
（3） 陳述具體要求，如“上述要求，請予批準(zhǔn)”
（4） 發(fā)出號召，提出希望與要求
（5） 說明文件生效、施行時間
書寫文稿，文檔中的人名、地名、時間、引文必須準(zhǔn)確、具體。
日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。
用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，應(yīng)正確標(biāo)明標(biāo)點符號。
文內(nèi)使用簡稱時，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，再注明簡稱。
審核修改、發(fā)布
文檔擬好后，應(yīng)認真、嚴(yán)肅地反復(fù)進行審核與修正。審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復(fù)推敲修改，對于重要的文檔還要組織討論，最后提交主管的領(lǐng)導(dǎo)人審核批準(zhǔn)、發(fā)布。
參考模板附件：
傳真和郵件（詳細處理流程見前）
業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報告、總結(jié)、PPT制作等）
一般信件、感謝信、邀請函等
針對性強——文檔處理要直接、明確地去解決某個具體問題，提出意見和辦法。在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進去。比如寫一個準(zhǔn)備開展一項活動的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對于保密文件，一定要有明顯的保密標(biāo)識符。
具體真實——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實是指實事求是。
條理性強——文字工作具有明確的指導(dǎo)作用，可操作性強，因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。
時限性強——文字工作是解決隨時發(fā)生的問題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問題。要寫得及時，否則會延誤時機，嚴(yán)重時會造成公司的損失。
有固定的格式——格式為內(nèi)容服務(wù)，要有相對的穩(wěn)定性。對于文件的格式，可參考《某公司電腦公司文件管理規(guī)定》中的格式。
秘書文字支持的種類：
傳真和郵件（詳細處理流程見前）
業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報告、總結(jié)、PPT制作等）
一般信件、感謝信、邀請函等
程序：準(zhǔn)備——撰擬——審核修改、發(fā)布
準(zhǔn)備
明確行文要求。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與總經(jīng)理相互溝通中，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進行寫作。
確定主題。主題一般是說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點和主張。
選擇正確的文種。如向上級請示批示或批準(zhǔn)宜用“請示”而不用“報告”，因為“報告”不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。
調(diào)查研究收集材料。在接受總經(jīng)理授意后，秘書應(yīng)進行深入的調(diào)查研究，收集標(biāo)志著材料。
撰擬文稿
合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。
寫好開頭與結(jié)尾。開頭用以喚起收文者注意，引導(dǎo)閱讀，通常采用下述形式：
（1） 簡明交代擬文根據(jù)與目的
（2） 概述有關(guān)情況，使收文人了解發(fā)文背景
（3） 以簡要文字提示全文主題，引起收文人注意
（4） 闡明基本觀點，使收文人在開頭處即獲得明確認識
（5） 直接點明結(jié)論，以啟發(fā)收文人思考，增強文件的鮮明性
（6） 表明批準(zhǔn)或轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的通知
（7） 表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿
結(jié)尾通常采用下述形式：
（1） 使用文件詞語，強調(diào)行文目的，如“特此報告”
（2） 概括與深化主題，幫助收文人進一步理解全文
（3） 陳述具體要求，如“上述要求，請予批準(zhǔn)”
（4） 發(fā)出號召，提出希望與要求
（5） 說明文件生效、施行時間
書寫文稿，文檔中的人名、地名、時間、引文必須準(zhǔn)確、具體。
日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。
用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，應(yīng)正確標(biāo)明標(biāo)點符號。
文內(nèi)使用簡稱時，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，再注明簡稱。
審核修改、發(fā)布
文檔擬好后，應(yīng)認真、嚴(yán)肅地反復(fù)進行審核與修正。審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復(fù)推敲修改，對于重要的文檔還要組織討論，最后提交主管的領(lǐng)導(dǎo)人審核批準(zhǔn)、發(fā)布。
參考模板附件：
傳真和郵件（詳細處理流程見前）
業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報告、總結(jié)、PPT制作等）
一般信件、感謝信、邀請函等