案卷及其封面的編目
—、案卷的概念
案卷是按照一定的主題等內(nèi)部特征和外部特征編立的、具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。它既是檔案的保管單位，也是檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)和一般檢索的基本單位之一。
二、案卷目錄的類型及選擇
案卷目錄的類型基本上有兩種：一是以全宗為單位編制的綜合目錄，二是以全宗內(nèi)各種門類為單位編制的分冊(cè)目錄。
案卷目錄類型的選擇，應(yīng)根據(jù)全宗的大小、全宗內(nèi)案卷數(shù)量的多少、分類方案的結(jié)構(gòu)、立檔單位的組織狀況，以及立卷歸檔和向檔案館移交的制度等情況而定。
三、案卷目錄的結(jié)構(gòu)與編制方法
（一）封面和扉頁(yè)（里封）
其項(xiàng)目包括：擋案館（室）名稱；全宗號(hào)及案卷目錄號(hào)；全宗名稱及類別名稱（如果一個(gè)全宗編若干本目錄時(shí)，則應(yīng)有機(jī)構(gòu)或其他類別名稱）；目錄中檔案的起止日期。
機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的規(guī)定的案卷目錄封面格式如下：
案卷目錄封面
目 錄 名 稱
（日年或組織機(jī)構(gòu)）
全宗號(hào)： 檔案室編目錄號(hào)：
保管期限： 檔案館編目錄號(hào)：
（二）目次
要根據(jù)全宗內(nèi)案卷的分類排列情況，分別寫明各案卷分類類目的名稱及其起止頁(yè)碼，也可包括案卷的起止號(hào)。它是案卷目錄的索引及案卷目錄內(nèi)容各結(jié)構(gòu)的綱要。
（三）序言或說(shuō)明
一般多放在案卷目錄的首頁(yè)。序言中應(yīng)敘述使用案卷目錄和利用檔案時(shí)了解的情況。如目錄的結(jié)構(gòu)、編制方法、立檔單位和全宗簡(jiǎn)史，尤須說(shuō)明全宗內(nèi)檔案的完整程度。每本案卷目錄是否必須編寫序言，其生活繁簡(jiǎn)程度如何，應(yīng)根據(jù)案卷目錄的內(nèi)容和使用情況來(lái)決定。
（四）簡(jiǎn)稱表
根據(jù)需要將案卷目錄中使用的名詞簡(jiǎn)稱與其全稱列為對(duì)照表，以便查對(duì)，簡(jiǎn)稱表可以單獨(dú)編制，也可以寫在序言內(nèi)。
（五）案卷目錄表
這是案卷目錄的主體部分，應(yīng)該認(rèn)真逐項(xiàng)填好。它以表格形式直接登記案卷封面上的各項(xiàng)內(nèi)容。主要項(xiàng)目包括：案卷號(hào)、題名、年度、頁(yè)數(shù)、期限、備注?！稒C(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》規(guī)定的案卷目錄表的格式如下：
案 卷 目 錄
案卷號(hào)
題名
年度
頁(yè)數(shù)
期限
備 注
檔案室編
檔案館編
題名：案卷封面上的標(biāo)題，目錄中的標(biāo)題必須與案卷封面上的標(biāo)題一致，不能隨意改動(dòng)或縮減。
頁(yè)數(shù)：卷內(nèi)文件實(shí)有的頁(yè)數(shù)。
期限：案卷封面注明的保管期限。
備注：用來(lái)說(shuō)明個(gè)別案卷的情況，如卷內(nèi)文件字跡模糊、殘破等，以及案卷的變化情況（如案卷的移出、銷毀和卷內(nèi)文件數(shù)量的增減等）。
（六）備考表
附在全部案卷目錄之后，總結(jié)性地記載案卷目錄的基本情況，包括本目錄所登記的案卷數(shù)量和案卷排列長(zhǎng)度（米）。案卷目錄的頁(yè)數(shù)（用中國(guó)大寫數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明），編制日期以及其他必要的說(shuō)明，最后是編制者簽名或蓋章。
備 考 表
本目錄共 張，包括 個(gè)案卷，案卷排列長(zhǎng) 米，一
式 份。
案卷情況說(shuō)明：
編制人： 年 月 日
—、案卷的概念
案卷是按照一定的主題等內(nèi)部特征和外部特征編立的、具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。它既是檔案的保管單位，也是檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)和一般檢索的基本單位之一。
二、案卷目錄的類型及選擇
案卷目錄的類型基本上有兩種：一是以全宗為單位編制的綜合目錄，二是以全宗內(nèi)各種門類為單位編制的分冊(cè)目錄。
案卷目錄類型的選擇，應(yīng)根據(jù)全宗的大小、全宗內(nèi)案卷數(shù)量的多少、分類方案的結(jié)構(gòu)、立檔單位的組織狀況，以及立卷歸檔和向檔案館移交的制度等情況而定。
三、案卷目錄的結(jié)構(gòu)與編制方法
（一）封面和扉頁(yè)（里封）
其項(xiàng)目包括：擋案館（室）名稱；全宗號(hào)及案卷目錄號(hào)；全宗名稱及類別名稱（如果一個(gè)全宗編若干本目錄時(shí)，則應(yīng)有機(jī)構(gòu)或其他類別名稱）；目錄中檔案的起止日期。
機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的規(guī)定的案卷目錄封面格式如下：
案卷目錄封面
目 錄 名 稱
（日年或組織機(jī)構(gòu)）
全宗號(hào)： 檔案室編目錄號(hào)：
保管期限： 檔案館編目錄號(hào)：
（二）目次
要根據(jù)全宗內(nèi)案卷的分類排列情況，分別寫明各案卷分類類目的名稱及其起止頁(yè)碼，也可包括案卷的起止號(hào)。它是案卷目錄的索引及案卷目錄內(nèi)容各結(jié)構(gòu)的綱要。
（三）序言或說(shuō)明
一般多放在案卷目錄的首頁(yè)。序言中應(yīng)敘述使用案卷目錄和利用檔案時(shí)了解的情況。如目錄的結(jié)構(gòu)、編制方法、立檔單位和全宗簡(jiǎn)史，尤須說(shuō)明全宗內(nèi)檔案的完整程度。每本案卷目錄是否必須編寫序言，其生活繁簡(jiǎn)程度如何，應(yīng)根據(jù)案卷目錄的內(nèi)容和使用情況來(lái)決定。
（四）簡(jiǎn)稱表
根據(jù)需要將案卷目錄中使用的名詞簡(jiǎn)稱與其全稱列為對(duì)照表，以便查對(duì)，簡(jiǎn)稱表可以單獨(dú)編制，也可以寫在序言內(nèi)。
（五）案卷目錄表
這是案卷目錄的主體部分，應(yīng)該認(rèn)真逐項(xiàng)填好。它以表格形式直接登記案卷封面上的各項(xiàng)內(nèi)容。主要項(xiàng)目包括：案卷號(hào)、題名、年度、頁(yè)數(shù)、期限、備注?！稒C(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》規(guī)定的案卷目錄表的格式如下：
案 卷 目 錄
案卷號(hào)
題名
年度
頁(yè)數(shù)
期限
備 注
檔案室編
檔案館編
題名：案卷封面上的標(biāo)題，目錄中的標(biāo)題必須與案卷封面上的標(biāo)題一致，不能隨意改動(dòng)或縮減。
頁(yè)數(shù)：卷內(nèi)文件實(shí)有的頁(yè)數(shù)。
期限：案卷封面注明的保管期限。
備注：用來(lái)說(shuō)明個(gè)別案卷的情況，如卷內(nèi)文件字跡模糊、殘破等，以及案卷的變化情況（如案卷的移出、銷毀和卷內(nèi)文件數(shù)量的增減等）。
（六）備考表
附在全部案卷目錄之后，總結(jié)性地記載案卷目錄的基本情況，包括本目錄所登記的案卷數(shù)量和案卷排列長(zhǎng)度（米）。案卷目錄的頁(yè)數(shù)（用中國(guó)大寫數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明），編制日期以及其他必要的說(shuō)明，最后是編制者簽名或蓋章。
備 考 表
本目錄共 張，包括 個(gè)案卷，案卷排列長(zhǎng) 米，一
式 份。
案卷情況說(shuō)明：
編制人： 年 月 日