外賓來(lái)訪，要安排好會(huì)見(jiàn)與會(huì)談工作，特別是要做好這方面的準(zhǔn)備工作。迎送外賓工作，要注意迎送規(guī)格及行禮習(xí)俗。
一、安排好會(huì)見(jiàn)與會(huì)談
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
如果外賓提出會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)，我方業(yè)已允諾，秘書人員即應(yīng)主動(dòng)安排好會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)工作。
(二)安排會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)
會(huì)見(jiàn)按其內(nèi)容，可以分為禮節(jié)性會(huì)見(jiàn)和事務(wù)性會(huì)見(jiàn)。一般講，禮節(jié)性會(huì)見(jiàn)時(shí)間較短，通常是半小時(shí)左右，話題比較廣泛，且輕松，屬于一種較正式的見(jiàn)面(相識(shí))形式；事務(wù)性會(huì)見(jiàn)則涉及關(guān)系的交流，業(yè)務(wù)商談等，時(shí)間較長(zhǎng)，也較嚴(yán)肅。
會(huì)談是指雙方或多方就某些正式或重大的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)或其他共同關(guān)心的問(wèn)題或事宜交流情況、交換意見(jiàn)或洽談業(yè)務(wù)、商務(wù)談判等。會(huì)談的內(nèi)容比較正式，且專題性較強(qiáng)。
1.會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)的準(zhǔn)備
如果外賓提出會(huì)見(jiàn)，我方業(yè)已允諾，即應(yīng)主動(dòng)將會(huì)見(jiàn)的具體時(shí)間、地點(diǎn)、客人抵達(dá)方式、是否派車接送及我方出席人員等事項(xiàng)通知對(duì)方，以便對(duì)方及早安排。同時(shí)立即著手進(jìn)行場(chǎng)所、物質(zhì)資料、信息資料等各方面的準(zhǔn)備，以確保會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)成功。
不管是做為主方還是客方，與外賓會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)均應(yīng)了解對(duì)方的背景資料及其習(xí)俗、禁忌、禮儀特征等。參加會(huì)談，應(yīng)在文字資料方面做好準(zhǔn)備，如有提供外方參閱的，還要準(zhǔn)備好外文資料。
2.場(chǎng)所的布置及座席安排
會(huì)見(jiàn)或會(huì)談一般安排在客室或會(huì)議室進(jìn)行。秘書人員應(yīng)對(duì)場(chǎng)所進(jìn)行精心布置，使其寬敞明亮，整潔大方。這一方面是對(duì)外賓的禮貌和尊重，同時(shí)也是組織整體形象的外在顯現(xiàn)。首先，要安排足夠的座位，并事先排好座位圖，在現(xiàn)場(chǎng)放置座位卡，需用中英文對(duì)照的，上部寫中文，下部寫英文。如會(huì)見(jiàn)日本客人，日本人員姓名只寫日文當(dāng)用漢字即可。其次，要準(zhǔn)備好擴(kuò)音器、麥克風(fēng)等音響設(shè)備和燈光設(shè)備。
要備有一定的茶具、茶水和飲料，場(chǎng)所周圍還應(yīng)備有完好的通訊、傳真、復(fù)印設(shè)備及必要的文具，以備臨時(shí)急需。
3.會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)時(shí)的要求
(1)外賓抵達(dá)時(shí)，主見(jiàn)人在會(huì)客室門口迎接，接待人員則在大樓或大廳口迎候，并引導(dǎo)外賓進(jìn)入會(huì)客室。對(duì)重要外賓在進(jìn)門后即由代表團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)向主見(jiàn)人一一介紹來(lái)團(tuán)成員；對(duì)一般外賓可以在入座后分別介紹賓主雙方。
(2)會(huì)見(jiàn)時(shí)，座位安排通常為半圓形。按國(guó)際慣例，主賓坐于主見(jiàn)人的右側(cè)，其他外賓依級(jí)別、身份均坐于右側(cè)，我方陪同人員依次坐于左側(cè)。譯員和記錄員一般坐于主見(jiàn)人和主賓的后排左右兩側(cè)。會(huì)談時(shí)一般用長(zhǎng)方桌子，賓主相對(duì)而坐，以進(jìn)門為準(zhǔn)，右為客，左為主，或?qū)﹂T為客，背門為主。
(3)會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)時(shí)，均要做好專門記錄，填寫情況匯報(bào)表，會(huì)后對(duì)客人提出領(lǐng)導(dǎo)許諾的問(wèn)題，應(yīng)負(fù)責(zé)落實(shí)，做好后續(xù)工作。
(4)會(huì)見(jiàn)結(jié)束，主見(jiàn)人及陪同人員與賓客合影留念，然后在會(huì)客廳門口與外賓握手告別，重要外賓可送至大廳或大樓門口握手告別。接待單位的陪同同志視情況送至大廳或大樓門口握手告別。
(三)相應(yīng)知識(shí)
涉外交往中的忌諱
由于不同的國(guó)家、民族，不同的歷史、宗教等因素，各具有特殊的風(fēng)俗習(xí)慣和禮節(jié)，國(guó)際交往中都應(yīng)互相尊重。
1.與外賓交往中的禁忌
跟英國(guó)人打交道，要注意下列三點(diǎn)：一不要系帶條紋的領(lǐng)帶。二不要以王室的家事作為談笑的話題；三不要把英國(guó)人通稱為英國(guó)人，而稱"大不列顛人"，這樣會(huì)使所有的英國(guó)人滿意。
歐美人忌諱談?wù)撈渌饺诵再|(zhì)的問(wèn)題，如個(gè)人生活、家庭收入、住址、婚否、年齡等，因?yàn)闅W美人希望別人承認(rèn)自己的權(quán)利，也尊重別人的權(quán)利。隨便詢問(wèn)個(gè)人問(wèn)題，等于冒犯了他的尊嚴(yán)。
德國(guó)人比較注重形式。與其打交道時(shí)，如果對(duì)方有博士等頭銜，要使用這個(gè)稱呼，朋友見(jiàn)面或分別，總是互相把手握了又握，這樣他們就會(huì)高興。如果幫助對(duì)方把外衣穿上，則會(huì)更顯得親熱。
被應(yīng)邀到芬蘭、瑞典某北歐的國(guó)家里做客，一定要準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，不要忘了給女主人帶幾支單數(shù)的鮮花，是五朵或七朵。
與東南亞國(guó)家的外賓相處，交談時(shí)不要蹺"二郎腿"。假如無(wú)意中把腳顛來(lái)顛去，以至鞋底朝向了對(duì)方，這是非常不禮貌的表現(xiàn)。
在印度、印尼、阿拉伯國(guó)家等，不能用左手與他人接觸，也不能用左手傳遞東西，在佛教國(guó)家里不能隨便摸小孩的頭頂。
在南美洲國(guó)家，交談時(shí)要親熱，離得近點(diǎn)，說(shuō)話時(shí)文靜地把嘴湊到對(duì)方的耳邊，但不可粗放而失莊重。
在拉美，不要贈(zèng)送與刀劍有關(guān)的禮品。因拉美人認(rèn)為，贈(zèng)送刀劍意味著割斷關(guān)系。
保加利亞、尼伯爾、印度等一些國(guó)家，搖頭表示贊同，點(diǎn)頭表示不同意。
印度人在喪禮中不捶胸頓足，號(hào)啕大哭便是有悖禮教。
對(duì)待歐美的老人，多忌諱由別人攙扶，他們認(rèn)為這有損于體面，是受輕視的表現(xiàn)。他們講究化妝，是為了青春永駐，"老"這個(gè)詞是不受他們歡迎的。
對(duì)風(fēng)雪等方面的禁忌：羅馬尼亞最忌過(guò)堂風(fēng)，因此，房間、客廳、過(guò)道門窗不可對(duì)開。加拿大哈德孫灣的居民視白雪為吉祥，積雪再多，也忌鏟除。
東南亞加里曼丹島附近的伊班族人，在孕婦臨產(chǎn)前，夫婦倆都禁照鏡子，丈夫忌敲釘子，爬樓梯，站門旁。
新加坡人嚴(yán)忌說(shuō)："恭喜發(fā)財(cái)"。他們素將"發(fā)財(cái)"理解為"不義之財(cái)"。說(shuō)"恭喜發(fā)財(cái)"將被認(rèn)為是對(duì)別人的侮辱和嘲罵。
2.國(guó)外一些民族的忌諱
(1)商標(biāo)圖案的忌諱
意大利忌諱菊花作商標(biāo)。
美國(guó)人認(rèn)為蝙蝠是兇神惡煞。
日本人對(duì)飾有狐貍和獾圖案的物品很反感。
法國(guó)人把仙鶴作為蠢漢和*婦的代稱。
英國(guó)人忌諱用人像作為商品的裝潢，忌大象圖案。
伊斯蘭教的國(guó)家忌諱用豬作商標(biāo)圖案，也不用豬皮制品。
北非一些國(guó)家忌用狗作商標(biāo)。
捷克人認(rèn)為紅三角形是有毒的標(biāo)記。
國(guó)際上把三角形作警告性標(biāo)記。
在土耳其綠三角表示"免費(fèi)樣品。"
瑞士忌貓頭鷹圖案。認(rèn)為是死人的象征。
鶴和龜?shù)膱D案在東南亞一些國(guó)家里不受歡迎，在贈(zèng)送禮品時(shí)，包裝紙上也不能出現(xiàn)這兩種動(dòng)物的圖案。
一、安排好會(huì)見(jiàn)與會(huì)談
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
如果外賓提出會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)，我方業(yè)已允諾，秘書人員即應(yīng)主動(dòng)安排好會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)工作。
(二)安排會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)
會(huì)見(jiàn)按其內(nèi)容，可以分為禮節(jié)性會(huì)見(jiàn)和事務(wù)性會(huì)見(jiàn)。一般講，禮節(jié)性會(huì)見(jiàn)時(shí)間較短，通常是半小時(shí)左右，話題比較廣泛，且輕松，屬于一種較正式的見(jiàn)面(相識(shí))形式；事務(wù)性會(huì)見(jiàn)則涉及關(guān)系的交流，業(yè)務(wù)商談等，時(shí)間較長(zhǎng)，也較嚴(yán)肅。
會(huì)談是指雙方或多方就某些正式或重大的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)或其他共同關(guān)心的問(wèn)題或事宜交流情況、交換意見(jiàn)或洽談業(yè)務(wù)、商務(wù)談判等。會(huì)談的內(nèi)容比較正式，且專題性較強(qiáng)。
1.會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)的準(zhǔn)備
如果外賓提出會(huì)見(jiàn)，我方業(yè)已允諾，即應(yīng)主動(dòng)將會(huì)見(jiàn)的具體時(shí)間、地點(diǎn)、客人抵達(dá)方式、是否派車接送及我方出席人員等事項(xiàng)通知對(duì)方，以便對(duì)方及早安排。同時(shí)立即著手進(jìn)行場(chǎng)所、物質(zhì)資料、信息資料等各方面的準(zhǔn)備，以確保會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)成功。
不管是做為主方還是客方，與外賓會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)均應(yīng)了解對(duì)方的背景資料及其習(xí)俗、禁忌、禮儀特征等。參加會(huì)談，應(yīng)在文字資料方面做好準(zhǔn)備，如有提供外方參閱的，還要準(zhǔn)備好外文資料。
2.場(chǎng)所的布置及座席安排
會(huì)見(jiàn)或會(huì)談一般安排在客室或會(huì)議室進(jìn)行。秘書人員應(yīng)對(duì)場(chǎng)所進(jìn)行精心布置，使其寬敞明亮，整潔大方。這一方面是對(duì)外賓的禮貌和尊重，同時(shí)也是組織整體形象的外在顯現(xiàn)。首先，要安排足夠的座位，并事先排好座位圖，在現(xiàn)場(chǎng)放置座位卡，需用中英文對(duì)照的，上部寫中文，下部寫英文。如會(huì)見(jiàn)日本客人，日本人員姓名只寫日文當(dāng)用漢字即可。其次，要準(zhǔn)備好擴(kuò)音器、麥克風(fēng)等音響設(shè)備和燈光設(shè)備。
要備有一定的茶具、茶水和飲料，場(chǎng)所周圍還應(yīng)備有完好的通訊、傳真、復(fù)印設(shè)備及必要的文具，以備臨時(shí)急需。
3.會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)時(shí)的要求
(1)外賓抵達(dá)時(shí)，主見(jiàn)人在會(huì)客室門口迎接，接待人員則在大樓或大廳口迎候，并引導(dǎo)外賓進(jìn)入會(huì)客室。對(duì)重要外賓在進(jìn)門后即由代表團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)向主見(jiàn)人一一介紹來(lái)團(tuán)成員；對(duì)一般外賓可以在入座后分別介紹賓主雙方。
(2)會(huì)見(jiàn)時(shí)，座位安排通常為半圓形。按國(guó)際慣例，主賓坐于主見(jiàn)人的右側(cè)，其他外賓依級(jí)別、身份均坐于右側(cè)，我方陪同人員依次坐于左側(cè)。譯員和記錄員一般坐于主見(jiàn)人和主賓的后排左右兩側(cè)。會(huì)談時(shí)一般用長(zhǎng)方桌子，賓主相對(duì)而坐，以進(jìn)門為準(zhǔn)，右為客，左為主，或?qū)﹂T為客，背門為主。
(3)會(huì)見(jiàn)(會(huì)談)時(shí)，均要做好專門記錄，填寫情況匯報(bào)表，會(huì)后對(duì)客人提出領(lǐng)導(dǎo)許諾的問(wèn)題，應(yīng)負(fù)責(zé)落實(shí)，做好后續(xù)工作。
(4)會(huì)見(jiàn)結(jié)束，主見(jiàn)人及陪同人員與賓客合影留念，然后在會(huì)客廳門口與外賓握手告別，重要外賓可送至大廳或大樓門口握手告別。接待單位的陪同同志視情況送至大廳或大樓門口握手告別。
(三)相應(yīng)知識(shí)
涉外交往中的忌諱
由于不同的國(guó)家、民族，不同的歷史、宗教等因素，各具有特殊的風(fēng)俗習(xí)慣和禮節(jié)，國(guó)際交往中都應(yīng)互相尊重。
1.與外賓交往中的禁忌
跟英國(guó)人打交道，要注意下列三點(diǎn)：一不要系帶條紋的領(lǐng)帶。二不要以王室的家事作為談笑的話題；三不要把英國(guó)人通稱為英國(guó)人，而稱"大不列顛人"，這樣會(huì)使所有的英國(guó)人滿意。
歐美人忌諱談?wù)撈渌饺诵再|(zhì)的問(wèn)題，如個(gè)人生活、家庭收入、住址、婚否、年齡等，因?yàn)闅W美人希望別人承認(rèn)自己的權(quán)利，也尊重別人的權(quán)利。隨便詢問(wèn)個(gè)人問(wèn)題，等于冒犯了他的尊嚴(yán)。
德國(guó)人比較注重形式。與其打交道時(shí)，如果對(duì)方有博士等頭銜，要使用這個(gè)稱呼，朋友見(jiàn)面或分別，總是互相把手握了又握，這樣他們就會(huì)高興。如果幫助對(duì)方把外衣穿上，則會(huì)更顯得親熱。
被應(yīng)邀到芬蘭、瑞典某北歐的國(guó)家里做客，一定要準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，不要忘了給女主人帶幾支單數(shù)的鮮花，是五朵或七朵。
與東南亞國(guó)家的外賓相處，交談時(shí)不要蹺"二郎腿"。假如無(wú)意中把腳顛來(lái)顛去，以至鞋底朝向了對(duì)方，這是非常不禮貌的表現(xiàn)。
在印度、印尼、阿拉伯國(guó)家等，不能用左手與他人接觸，也不能用左手傳遞東西，在佛教國(guó)家里不能隨便摸小孩的頭頂。
在南美洲國(guó)家，交談時(shí)要親熱，離得近點(diǎn)，說(shuō)話時(shí)文靜地把嘴湊到對(duì)方的耳邊，但不可粗放而失莊重。
在拉美，不要贈(zèng)送與刀劍有關(guān)的禮品。因拉美人認(rèn)為，贈(zèng)送刀劍意味著割斷關(guān)系。
保加利亞、尼伯爾、印度等一些國(guó)家，搖頭表示贊同，點(diǎn)頭表示不同意。
印度人在喪禮中不捶胸頓足，號(hào)啕大哭便是有悖禮教。
對(duì)待歐美的老人，多忌諱由別人攙扶，他們認(rèn)為這有損于體面，是受輕視的表現(xiàn)。他們講究化妝，是為了青春永駐，"老"這個(gè)詞是不受他們歡迎的。
對(duì)風(fēng)雪等方面的禁忌：羅馬尼亞最忌過(guò)堂風(fēng)，因此，房間、客廳、過(guò)道門窗不可對(duì)開。加拿大哈德孫灣的居民視白雪為吉祥，積雪再多，也忌鏟除。
東南亞加里曼丹島附近的伊班族人，在孕婦臨產(chǎn)前，夫婦倆都禁照鏡子，丈夫忌敲釘子，爬樓梯，站門旁。
新加坡人嚴(yán)忌說(shuō)："恭喜發(fā)財(cái)"。他們素將"發(fā)財(cái)"理解為"不義之財(cái)"。說(shuō)"恭喜發(fā)財(cái)"將被認(rèn)為是對(duì)別人的侮辱和嘲罵。
2.國(guó)外一些民族的忌諱
(1)商標(biāo)圖案的忌諱
意大利忌諱菊花作商標(biāo)。
美國(guó)人認(rèn)為蝙蝠是兇神惡煞。
日本人對(duì)飾有狐貍和獾圖案的物品很反感。
法國(guó)人把仙鶴作為蠢漢和*婦的代稱。
英國(guó)人忌諱用人像作為商品的裝潢，忌大象圖案。
伊斯蘭教的國(guó)家忌諱用豬作商標(biāo)圖案，也不用豬皮制品。
北非一些國(guó)家忌用狗作商標(biāo)。
捷克人認(rèn)為紅三角形是有毒的標(biāo)記。
國(guó)際上把三角形作警告性標(biāo)記。
在土耳其綠三角表示"免費(fèi)樣品。"
瑞士忌貓頭鷹圖案。認(rèn)為是死人的象征。
鶴和龜?shù)膱D案在東南亞一些國(guó)家里不受歡迎，在贈(zèng)送禮品時(shí)，包裝紙上也不能出現(xiàn)這兩種動(dòng)物的圖案。