二、迎送外賓的禮儀
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
要求熟悉迎送外賓的禮儀。
(二) 迎送外賓禮儀
1.迎送規(guī)格
對(duì)外賓的迎送規(guī)格，各國的做法不盡一致，我國目前的做法主要是根據(jù)來訪者的身份、其訪問的性質(zhì)和目的以及適當(dāng)考慮兩國的關(guān)系來加以確定。做為社會(huì)組織的外事活動(dòng)，為保證迎送不致失禮，首先要認(rèn)真研究外賓的有關(guān)資料和基本情況，如客人的身份、地位、社會(huì)影響、來本單位訪問的目的、可能達(dá)成的協(xié)議、同本單位的關(guān)系性質(zhì)和程度等以及其他背景資料。另外，準(zhǔn)確地記住客人的姓名、職務(wù)及相貌特征，以便接站時(shí)應(yīng)用。
根據(jù)上述資料，結(jié)合本單位的具體情況，確定相應(yīng)的迎送規(guī)格。
通常，主要的迎送人員應(yīng)與來賓的身份相當(dāng)。例如對(duì)方是董事長或總經(jīng)理，我方亦安排董事長或總經(jīng)理迎送。
由于各種原因，如當(dāng)事人不在當(dāng)?shù)兀蛲蝗簧眢w不適等，應(yīng)由職位相當(dāng)?shù)钠渌耸炕蚱涓甭毘雒嬗停⒆鞅匾恼f明和致歉。
對(duì)于重要的賓客，或與單位的利益關(guān)系重大賓客，可根據(jù)特殊需要，安排比來賓身份略高的人士破格迎送。但為了避免其他組織或人士產(chǎn)生不必要的誤會(huì)，造成厚此薄彼的印象，非有特殊需要，一般應(yīng)按常歸辦事。
總之，主人的身份要與客人相差不大，以對(duì)口、對(duì)等為宜。
2.做好迎接準(zhǔn)備
要事先與有關(guān)交通部門聯(lián)系好，核實(shí)客人的班機(jī)或車船班次的抵達(dá)時(shí)間，安排好迎送車輛，訂好客人下榻的客房及膳食，組織好我方迎送人員。如對(duì)所接賓客不熟悉，對(duì)無我方陪同人員同機(jī)(車、船)到達(dá)，則要準(zhǔn)備好接站牌，必要時(shí)還應(yīng)準(zhǔn)備好鮮花。
3.迎接與介紹
外賓走下飛機(jī)(車、船)后，我方即應(yīng)上前表示歡迎與慰問，雙方互作介紹。通常，先由我方人員或接待翻譯人員，將前往歡迎的人員按其身份依次一一介紹給來賓，亦可由我方中身份者或熟悉來賓的人員出面介紹。有的國家(如日本)的客人習(xí)慣于以交換名片來介紹自己的姓名和身份，如果雙方是初次見面，應(yīng)首先將自己的名片遞給對(duì)方，使對(duì)方一目了然，也是一種有效的介紹方式。
4.行禮習(xí)俗
雙方見面互相介紹后，按國際慣例，一般行握手禮，此時(shí)應(yīng)注意握手的順序和基本禮儀，并注意再次點(diǎn)頭致意。
行握手禮后，外賓由于國籍、習(xí)俗的不同，可能還要對(duì)我方再行不同的擁抱禮、親吻禮、鞠躬禮、吻手禮等，我方均應(yīng)作相應(yīng)表示，不可推卸或表現(xiàn)勉強(qiáng)。
如安排獻(xiàn)花，必須采用鮮花，扎成禮品花束，并注意保持花束的整潔和鮮艷。注意不要用菊花、杜鵑花、黃色花朵，因?yàn)橛行﹪壹芍M這些花。對(duì)于重要客人，可安排機(jī)場(chǎng)、車站或碼頭的貴賓休息廳稍事休息，此時(shí)要準(zhǔn)備相應(yīng)的飲料進(jìn)行招待。
(三)相應(yīng)知識(shí)
1.答應(yīng)禮節(jié)
答應(yīng)禮節(jié)主要是指與外賓談話時(shí)應(yīng)對(duì)的禮節(jié)。秘書人員在解答外賓問題時(shí)，語氣溫和耐心，雙眼注視對(duì)方，集中精力傾聽，以示尊重。對(duì)外賓的話未聽清時(shí)，應(yīng)說："對(duì)不起，請(qǐng)您再說一遍。"
在處理問題時(shí)，語氣要婉轉(zhuǎn)，如說："我所說的不會(huì)不合理吧？"
有事要打擾客人時(shí)，應(yīng)說："對(duì)不起，打擾您一下。"
如對(duì)外賓的提問一時(shí)答不上來時(shí)，應(yīng)先致謙后查詢，如說："對(duì)不起，這事我不清楚，待我問明白后告訴您。"
當(dāng)外賓對(duì)答訊表示感謝時(shí)，應(yīng)說："不客氣"、"請(qǐng)別在意"、"不，一點(diǎn)都不麻煩，不必客氣。"
2.注意談話分寸
對(duì)外賓談話要實(shí)事求是，自己不知道的事不要隨便答復(fù)，無把握的事不要應(yīng)諾，做到言而有信。在外賓面前千萬不要吹噓自己。三人以上在場(chǎng)，不要只談兩人知道的事，以免使其他外賓有冷落之感。談話時(shí)不要自己滔滔不絕，要讓外賓有機(jī)會(huì)講話，外賓講話時(shí)，不要隨便插話或打斷。與外賓談話時(shí)，應(yīng)用外賓都能聽懂的語言，講大家都能參與的內(nèi)容。
(四)注意事項(xiàng)
1.外賓抵達(dá)前工作
(1)掌握飛機(jī)(車、船)確切抵達(dá)時(shí)間，如有變化及時(shí)通知迎接、陪同人員和其他有關(guān)人員。到達(dá)機(jī)場(chǎng)(車站、碼頭)時(shí)間一般在外賓抵達(dá)前15-20分鐘。
(2)檢查外賓住的房間，確定安排是否妥當(dāng)、合適。
2.外賓抵達(dá)后工作
(1)迎賓。外賓下飛機(jī)或出機(jī)場(chǎng)(車站、碼頭)后，迎接人員應(yīng)將其姓名、職務(wù)一一介紹給外賓，迎接人員同時(shí)與外賓握手表示歡迎。
(2)商議活動(dòng)日程。商議的目的是看主人的安排是否符合客人的要求，有無需增減的內(nèi)容和項(xiàng)目。若有，須及時(shí)通知有關(guān)單位和部門。
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
要求熟悉迎送外賓的禮儀。
(二) 迎送外賓禮儀
1.迎送規(guī)格
對(duì)外賓的迎送規(guī)格，各國的做法不盡一致，我國目前的做法主要是根據(jù)來訪者的身份、其訪問的性質(zhì)和目的以及適當(dāng)考慮兩國的關(guān)系來加以確定。做為社會(huì)組織的外事活動(dòng)，為保證迎送不致失禮，首先要認(rèn)真研究外賓的有關(guān)資料和基本情況，如客人的身份、地位、社會(huì)影響、來本單位訪問的目的、可能達(dá)成的協(xié)議、同本單位的關(guān)系性質(zhì)和程度等以及其他背景資料。另外，準(zhǔn)確地記住客人的姓名、職務(wù)及相貌特征，以便接站時(shí)應(yīng)用。
根據(jù)上述資料，結(jié)合本單位的具體情況，確定相應(yīng)的迎送規(guī)格。
通常，主要的迎送人員應(yīng)與來賓的身份相當(dāng)。例如對(duì)方是董事長或總經(jīng)理，我方亦安排董事長或總經(jīng)理迎送。
由于各種原因，如當(dāng)事人不在當(dāng)?shù)兀蛲蝗簧眢w不適等，應(yīng)由職位相當(dāng)?shù)钠渌耸炕蚱涓甭毘雒嬗停⒆鞅匾恼f明和致歉。
對(duì)于重要的賓客，或與單位的利益關(guān)系重大賓客，可根據(jù)特殊需要，安排比來賓身份略高的人士破格迎送。但為了避免其他組織或人士產(chǎn)生不必要的誤會(huì)，造成厚此薄彼的印象，非有特殊需要，一般應(yīng)按常歸辦事。
總之，主人的身份要與客人相差不大，以對(duì)口、對(duì)等為宜。
2.做好迎接準(zhǔn)備
要事先與有關(guān)交通部門聯(lián)系好，核實(shí)客人的班機(jī)或車船班次的抵達(dá)時(shí)間，安排好迎送車輛，訂好客人下榻的客房及膳食，組織好我方迎送人員。如對(duì)所接賓客不熟悉，對(duì)無我方陪同人員同機(jī)(車、船)到達(dá)，則要準(zhǔn)備好接站牌，必要時(shí)還應(yīng)準(zhǔn)備好鮮花。
3.迎接與介紹
外賓走下飛機(jī)(車、船)后，我方即應(yīng)上前表示歡迎與慰問，雙方互作介紹。通常，先由我方人員或接待翻譯人員，將前往歡迎的人員按其身份依次一一介紹給來賓，亦可由我方中身份者或熟悉來賓的人員出面介紹。有的國家(如日本)的客人習(xí)慣于以交換名片來介紹自己的姓名和身份，如果雙方是初次見面，應(yīng)首先將自己的名片遞給對(duì)方，使對(duì)方一目了然，也是一種有效的介紹方式。
4.行禮習(xí)俗
雙方見面互相介紹后，按國際慣例，一般行握手禮，此時(shí)應(yīng)注意握手的順序和基本禮儀，并注意再次點(diǎn)頭致意。
行握手禮后，外賓由于國籍、習(xí)俗的不同，可能還要對(duì)我方再行不同的擁抱禮、親吻禮、鞠躬禮、吻手禮等，我方均應(yīng)作相應(yīng)表示，不可推卸或表現(xiàn)勉強(qiáng)。
如安排獻(xiàn)花，必須采用鮮花，扎成禮品花束，并注意保持花束的整潔和鮮艷。注意不要用菊花、杜鵑花、黃色花朵，因?yàn)橛行﹪壹芍M這些花。對(duì)于重要客人，可安排機(jī)場(chǎng)、車站或碼頭的貴賓休息廳稍事休息，此時(shí)要準(zhǔn)備相應(yīng)的飲料進(jìn)行招待。
(三)相應(yīng)知識(shí)
1.答應(yīng)禮節(jié)
答應(yīng)禮節(jié)主要是指與外賓談話時(shí)應(yīng)對(duì)的禮節(jié)。秘書人員在解答外賓問題時(shí)，語氣溫和耐心，雙眼注視對(duì)方，集中精力傾聽，以示尊重。對(duì)外賓的話未聽清時(shí)，應(yīng)說："對(duì)不起，請(qǐng)您再說一遍。"
在處理問題時(shí)，語氣要婉轉(zhuǎn)，如說："我所說的不會(huì)不合理吧？"
有事要打擾客人時(shí)，應(yīng)說："對(duì)不起，打擾您一下。"
如對(duì)外賓的提問一時(shí)答不上來時(shí)，應(yīng)先致謙后查詢，如說："對(duì)不起，這事我不清楚，待我問明白后告訴您。"
當(dāng)外賓對(duì)答訊表示感謝時(shí)，應(yīng)說："不客氣"、"請(qǐng)別在意"、"不，一點(diǎn)都不麻煩，不必客氣。"
2.注意談話分寸
對(duì)外賓談話要實(shí)事求是，自己不知道的事不要隨便答復(fù)，無把握的事不要應(yīng)諾，做到言而有信。在外賓面前千萬不要吹噓自己。三人以上在場(chǎng)，不要只談兩人知道的事，以免使其他外賓有冷落之感。談話時(shí)不要自己滔滔不絕，要讓外賓有機(jī)會(huì)講話，外賓講話時(shí)，不要隨便插話或打斷。與外賓談話時(shí)，應(yīng)用外賓都能聽懂的語言，講大家都能參與的內(nèi)容。
(四)注意事項(xiàng)
1.外賓抵達(dá)前工作
(1)掌握飛機(jī)(車、船)確切抵達(dá)時(shí)間，如有變化及時(shí)通知迎接、陪同人員和其他有關(guān)人員。到達(dá)機(jī)場(chǎng)(車站、碼頭)時(shí)間一般在外賓抵達(dá)前15-20分鐘。
(2)檢查外賓住的房間，確定安排是否妥當(dāng)、合適。
2.外賓抵達(dá)后工作
(1)迎賓。外賓下飛機(jī)或出機(jī)場(chǎng)(車站、碼頭)后，迎接人員應(yīng)將其姓名、職務(wù)一一介紹給外賓，迎接人員同時(shí)與外賓握手表示歡迎。
(2)商議活動(dòng)日程。商議的目的是看主人的安排是否符合客人的要求，有無需增減的內(nèi)容和項(xiàng)目。若有，須及時(shí)通知有關(guān)單位和部門。