所謂檔案收集，是指將分散在單位各內部工作機構的有保存價值的文件材料向單位檔案室或負責管理檔案的人員移交、集中的工作。
一、單位的檔案收集工作一般是通過建立、健全文件歸檔工作制度這一途徑完成的。
(一)學習目標
理解并掌握檔案立卷歸檔制度和檔案收集的措施。
(二)立卷歸檔
各單位在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，由單位的文書部門或業(yè)務部門整理立卷，定期移交給檔案室或負責管理檔案的人員集中保存，這項工作稱為"歸檔"。
一個單位應歸檔的文件材料，主要有以下幾個部分：
1.重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、紀要、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、錄音帶、照片等；
2.上級單位發(fā)來的與本單位主管業(yè)務有關的決議、決定、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料；
3.代上級單位擬制并被采用的重要文件的定稿；
4.單位對外的正式發(fā)文，包括命令、決定、決議、指示、條例、規(guī)定、通報、通知等文件；
5.本單位的請示與上級單位的批復、下級單位的請示與本單位的批復；
6.本單位反映主要職能活動的報告、總結；
7.本單位與有關單位協商工作的來往文書；
8.本單位的各種工作計劃、統計報表；
9.本單位黨委、團委、工會的工作計劃、報告、請示、批復、會議記錄、重要的統計材料及簡報；
10.信訪工作材料；
11.本單位與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料；
12.本單位干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料；
13.本單位職工勞動、工資、福利方面的文件材料；
14.本單位及下屬單位成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信的文件材料；
15.本單位的歷史沿革、大事記及反映本單位重要活動的剪報、照片、錄音帶、錄像帶等；
16.本單位財產、物資、檔案等的交接憑證；
17.本單位編輯的出版物；
18.本單位外事活動中形成的材料；
19.同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務，但需要貫徹執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等文件；
20.下級單位報送的各種報告及統計報表。
(三)相應知識
案卷，是具有密切聯系的若干文件的組合體，是檔案的基本保管單位。所謂立卷，就是將單份文件組合成案卷的工作。文件立卷有利于維護文件的安全，方便管理；有利于保持文件之間的有機聯系，方便查找利用。
案卷的組合方法，一般是根據文件不同的特征，將具有某方面共同點和聯系密切的文件綜合在一起組成一個案卷。根據文件不同方面的特點，適應不同檢索途徑和日常管理的需要，人們通常采用按問題、作者、文種、地區(qū)、時間、通訊者六種特征立卷。
1.按問題特征立卷
按問題特征立卷，就是將反映同一問題的文件一同組卷，將反映不同問題的文件分別組卷。例如，××公司將"關于員工薪金、福利問題"的文件材料組合成同一案卷，便是采用此種立卷方法。按問題特征立卷，可以保持文件在內容方面的具體聯系，反映出一個問題處理的全貌，便于利用者按問題進行查找和利用。所以，此種立卷方法是一種運用得最為廣泛的方法。
2.按作者特征立卷
按作者特征立卷，就是將屬于同一作者的文件一同立卷，不同作者的文件分別立卷。此種立卷方法便于從作者角度查閱利用檔案。同時，由于作者的職能和地位不同，按作者特征立卷又能適當區(qū)分文件的重要程度和保存價值。因此，該方法也是采用較多的一種立卷方法。
3.按文種特征立卷
按文種特征立卷，就是將種類名稱相同的文件一同立卷，將不同種類名稱的文件分別立卷。例如，××公司"一九九八年董事會會議紀要"，就可以按文種特征立卷。文件的種類反映了文件的效能和作用，也能較好地區(qū)分文件的重要程度和保存價值。因此，此種立卷方法同樣是不可缺少的立卷方法。
4.按時間特征立卷
按時間特征立卷，就是將同屬于一個時期或時間階段的文件一同立卷，將不同時期或時間階段的文件分別立卷。
5.按地區(qū)特征立卷
就是將內容涉及同一地區(qū)的文件一同立卷，將內容涉及不同地區(qū)的文件分別立卷。此種方法多用于下屬單位的某些行文、調查材料或下屬單位的來文。
6.按通訊者特征立卷
按通訊者特征立卷，就是將本單位與某單位就某個問題或幾個問題的來往文件一同組成案卷。例如，"××公司與××公司就產銷問題的來往文書"。需要指出的是，按通訊者特征立卷與按作者特征立卷不同，按通訊者特征立成的案卷，卷內應是兩個單位就特定問題相互往復的文件，不應包括這兩個單位各自的其他行文。
上述六個特征從不同方面反映了文件的內容和有關聯系。但在實際立卷工作中，人們又不能只從文件某一方面的特征去考慮如何組卷，而是應該靈活地采取多種立卷方法，做到幾種特征的綜合運用。例如，題為"北京市××廠一九九九年廠務會議記錄"的案卷，就運用了作者、時間和文種等多個特征。
(四)注意事項
1.掌握歸檔與不歸檔文件的范圍。
2.建立單位歸檔制度。
3.注意制度與其他措施結合。
一、單位的檔案收集工作一般是通過建立、健全文件歸檔工作制度這一途徑完成的。
(一)學習目標
理解并掌握檔案立卷歸檔制度和檔案收集的措施。
(二)立卷歸檔
各單位在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，由單位的文書部門或業(yè)務部門整理立卷，定期移交給檔案室或負責管理檔案的人員集中保存，這項工作稱為"歸檔"。
一個單位應歸檔的文件材料，主要有以下幾個部分：
1.重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、紀要、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、錄音帶、照片等；
2.上級單位發(fā)來的與本單位主管業(yè)務有關的決議、決定、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料；
3.代上級單位擬制并被采用的重要文件的定稿；
4.單位對外的正式發(fā)文，包括命令、決定、決議、指示、條例、規(guī)定、通報、通知等文件；
5.本單位的請示與上級單位的批復、下級單位的請示與本單位的批復；
6.本單位反映主要職能活動的報告、總結；
7.本單位與有關單位協商工作的來往文書；
8.本單位的各種工作計劃、統計報表；
9.本單位黨委、團委、工會的工作計劃、報告、請示、批復、會議記錄、重要的統計材料及簡報；
10.信訪工作材料；
11.本單位與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料；
12.本單位干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料；
13.本單位職工勞動、工資、福利方面的文件材料；
14.本單位及下屬單位成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信的文件材料；
15.本單位的歷史沿革、大事記及反映本單位重要活動的剪報、照片、錄音帶、錄像帶等；
16.本單位財產、物資、檔案等的交接憑證；
17.本單位編輯的出版物；
18.本單位外事活動中形成的材料；
19.同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務，但需要貫徹執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等文件；
20.下級單位報送的各種報告及統計報表。
(三)相應知識
案卷，是具有密切聯系的若干文件的組合體，是檔案的基本保管單位。所謂立卷，就是將單份文件組合成案卷的工作。文件立卷有利于維護文件的安全，方便管理；有利于保持文件之間的有機聯系，方便查找利用。
案卷的組合方法，一般是根據文件不同的特征，將具有某方面共同點和聯系密切的文件綜合在一起組成一個案卷。根據文件不同方面的特點，適應不同檢索途徑和日常管理的需要，人們通常采用按問題、作者、文種、地區(qū)、時間、通訊者六種特征立卷。
1.按問題特征立卷
按問題特征立卷，就是將反映同一問題的文件一同組卷，將反映不同問題的文件分別組卷。例如，××公司將"關于員工薪金、福利問題"的文件材料組合成同一案卷，便是采用此種立卷方法。按問題特征立卷，可以保持文件在內容方面的具體聯系，反映出一個問題處理的全貌，便于利用者按問題進行查找和利用。所以，此種立卷方法是一種運用得最為廣泛的方法。
2.按作者特征立卷
按作者特征立卷，就是將屬于同一作者的文件一同立卷，不同作者的文件分別立卷。此種立卷方法便于從作者角度查閱利用檔案。同時，由于作者的職能和地位不同，按作者特征立卷又能適當區(qū)分文件的重要程度和保存價值。因此，該方法也是采用較多的一種立卷方法。
3.按文種特征立卷
按文種特征立卷，就是將種類名稱相同的文件一同立卷，將不同種類名稱的文件分別立卷。例如，××公司"一九九八年董事會會議紀要"，就可以按文種特征立卷。文件的種類反映了文件的效能和作用，也能較好地區(qū)分文件的重要程度和保存價值。因此，此種立卷方法同樣是不可缺少的立卷方法。
4.按時間特征立卷
按時間特征立卷，就是將同屬于一個時期或時間階段的文件一同立卷，將不同時期或時間階段的文件分別立卷。
5.按地區(qū)特征立卷
就是將內容涉及同一地區(qū)的文件一同立卷，將內容涉及不同地區(qū)的文件分別立卷。此種方法多用于下屬單位的某些行文、調查材料或下屬單位的來文。
6.按通訊者特征立卷
按通訊者特征立卷，就是將本單位與某單位就某個問題或幾個問題的來往文件一同組成案卷。例如，"××公司與××公司就產銷問題的來往文書"。需要指出的是，按通訊者特征立卷與按作者特征立卷不同，按通訊者特征立成的案卷，卷內應是兩個單位就特定問題相互往復的文件，不應包括這兩個單位各自的其他行文。
上述六個特征從不同方面反映了文件的內容和有關聯系。但在實際立卷工作中，人們又不能只從文件某一方面的特征去考慮如何組卷，而是應該靈活地采取多種立卷方法，做到幾種特征的綜合運用。例如，題為"北京市××廠一九九九年廠務會議記錄"的案卷，就運用了作者、時間和文種等多個特征。
(四)注意事項
1.掌握歸檔與不歸檔文件的范圍。
2.建立單位歸檔制度。
3.注意制度與其他措施結合。