一、能夠?qū)n案進(jìn)行分類、檢索并實(shí)施科學(xué)管理
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
能夠?qū)n案進(jìn)行分類、檢索并實(shí)施科學(xué)管理。
(二)分類、檢索
1.常用檔案分類法
一般意義上的檔案分類，即全宗內(nèi)檔案分類。就是把立檔單位所形成的檔案，按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的工作。
常用的檔案分類方法有下述三種：
第一，年度分類法
就是根據(jù)形成和處理文件的年度將全宗內(nèi)檔案分成若干類別。
第二，組織機(jī)構(gòu)分類法
就是根據(jù)文書(shū)處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類，即按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成若干類別。
第三，問(wèn)題分類法
就是按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題(或稱"事由")將全宗內(nèi)檔案分成若干類別。
2.現(xiàn)實(shí)分類中幾種方法的結(jié)合運(yùn)用
在實(shí)際的檔案分類過(guò)程中，單純采用一種分類方法的情況是較少的，多為幾種方法的結(jié)合運(yùn)用。這種結(jié)合也稱復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法。傳統(tǒng)的復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法主要有：組織機(jī)構(gòu)--年度分類法，年度--組織機(jī)構(gòu)分類法，年度--問(wèn)題分類法，問(wèn)題--年度分類法。但是，根據(jù)目前國(guó)家有關(guān)規(guī)范的要求及現(xiàn)行立檔單位的實(shí)際情況，許多單位多采用下述方法：
第一，年度--組織機(jī)構(gòu)分類法
就是先將立檔單位內(nèi)的檔案按年度分開(kāi)，然后在每個(gè)年度內(nèi)再按內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。此種方法適用于立檔單位規(guī)模較大，年立卷量較多，且內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的全宗。例如某城市建設(shè)集團(tuán)全宗檔案按年度--組織機(jī)構(gòu)分類法分類如下：
1997年 經(jīng)理辦
計(jì)劃部
工程部
經(jīng)營(yíng)部
財(cái)務(wù)部
人事部
……
1998年 經(jīng)理辦
計(jì)劃部
工程部
經(jīng)營(yíng)部
財(cái)務(wù)部
人事部
……
第二，年度--問(wèn)題分類法
就是先將立檔單位的檔案按年度分開(kāi)，然后在每個(gè)年度內(nèi)再按問(wèn)題進(jìn)行分類。在實(shí)際工作中，有些單位組織機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜，或者文件很難區(qū)分所屬機(jī)構(gòu)；有些單位內(nèi)部未設(shè)分支機(jī)構(gòu)或者雖然內(nèi)部也設(shè)一些機(jī)構(gòu)，但機(jī)構(gòu)職責(zé)不明確，加之各機(jī)構(gòu)形成檔案的數(shù)量差別很大，有的機(jī)構(gòu)(如總經(jīng)理辦公室)形成檔案較多，而有些機(jī)構(gòu)(如工會(huì))形成檔案很少，難以按年度--組織機(jī)構(gòu)分類。在這種情況下，就可以采取此種方法。例如某生產(chǎn)性企業(yè)全宗檔案按年度--問(wèn)題分類法分類如下：
1997年 行政事務(wù)類
生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類
勞動(dòng)人事類
財(cái)務(wù)管理類
教育培訓(xùn)類
綜合類
1998年 行政事務(wù)類
生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類
勞動(dòng)人事類
財(cái)務(wù)管理類
教育培訓(xùn)類
綜合類
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
能夠?qū)n案進(jìn)行分類、檢索并實(shí)施科學(xué)管理。
(二)分類、檢索
1.常用檔案分類法
一般意義上的檔案分類，即全宗內(nèi)檔案分類。就是把立檔單位所形成的檔案，按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的工作。
常用的檔案分類方法有下述三種：
第一，年度分類法
就是根據(jù)形成和處理文件的年度將全宗內(nèi)檔案分成若干類別。
第二，組織機(jī)構(gòu)分類法
就是根據(jù)文書(shū)處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類，即按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成若干類別。
第三，問(wèn)題分類法
就是按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題(或稱"事由")將全宗內(nèi)檔案分成若干類別。
2.現(xiàn)實(shí)分類中幾種方法的結(jié)合運(yùn)用
在實(shí)際的檔案分類過(guò)程中，單純采用一種分類方法的情況是較少的，多為幾種方法的結(jié)合運(yùn)用。這種結(jié)合也稱復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法。傳統(tǒng)的復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法主要有：組織機(jī)構(gòu)--年度分類法，年度--組織機(jī)構(gòu)分類法，年度--問(wèn)題分類法，問(wèn)題--年度分類法。但是，根據(jù)目前國(guó)家有關(guān)規(guī)范的要求及現(xiàn)行立檔單位的實(shí)際情況，許多單位多采用下述方法：
第一，年度--組織機(jī)構(gòu)分類法
就是先將立檔單位內(nèi)的檔案按年度分開(kāi)，然后在每個(gè)年度內(nèi)再按內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。此種方法適用于立檔單位規(guī)模較大，年立卷量較多，且內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的全宗。例如某城市建設(shè)集團(tuán)全宗檔案按年度--組織機(jī)構(gòu)分類法分類如下：
1997年 經(jīng)理辦
計(jì)劃部
工程部
經(jīng)營(yíng)部
財(cái)務(wù)部
人事部
……
1998年 經(jīng)理辦
計(jì)劃部
工程部
經(jīng)營(yíng)部
財(cái)務(wù)部
人事部
……
第二，年度--問(wèn)題分類法
就是先將立檔單位的檔案按年度分開(kāi)，然后在每個(gè)年度內(nèi)再按問(wèn)題進(jìn)行分類。在實(shí)際工作中，有些單位組織機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜，或者文件很難區(qū)分所屬機(jī)構(gòu)；有些單位內(nèi)部未設(shè)分支機(jī)構(gòu)或者雖然內(nèi)部也設(shè)一些機(jī)構(gòu)，但機(jī)構(gòu)職責(zé)不明確，加之各機(jī)構(gòu)形成檔案的數(shù)量差別很大，有的機(jī)構(gòu)(如總經(jīng)理辦公室)形成檔案較多，而有些機(jī)構(gòu)(如工會(huì))形成檔案很少，難以按年度--組織機(jī)構(gòu)分類。在這種情況下，就可以采取此種方法。例如某生產(chǎn)性企業(yè)全宗檔案按年度--問(wèn)題分類法分類如下：
1997年 行政事務(wù)類
生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類
勞動(dòng)人事類
財(cái)務(wù)管理類
教育培訓(xùn)類
綜合類
1998年 行政事務(wù)類
生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類
勞動(dòng)人事類
財(cái)務(wù)管理類
教育培訓(xùn)類
綜合類