文書處理工作
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
掌握文書處理的基本原則；學(xué)會審核文稿；能夠?qū)ξ臅M行查辦；掌握文書會商及匯編文書的方法；掌握文書的借閱、翻印、存放方法。
(二)文書處理
1.文稿的審核把關(guān)工作
文稿的審核把關(guān)工作是指文書草稿寫成之后，由文書擬稿部門的負責(zé)人或單位綜合辦公部門的文秘人員對其內(nèi)容、文字、體式等方面進行的全面審核修改工作。從一定意義上說它既是擬稿工作的延續(xù)，又是終審定稿工作的一個組成部分。這項工作對控制文書的數(shù)量與質(zhì)量有著重要意義。同時，還可以節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)人在簽發(fā)審批文書上的時間和精力。核稿的重點是文稿的內(nèi)容、文字表達和體式。
文稿內(nèi)容方面的審核主要包括三查：一是查矛盾抵觸。即檢查文稿的內(nèi)容與黨和政府現(xiàn)行的方針政策、法律、法令以及上級的指示、決定有無矛盾抵觸的地方；與本單位過去發(fā)過的文書有無矛盾和提法不一樣的地方；與同系統(tǒng)其它單位的規(guī)定有無矛盾的地方；文書本身前后提法有無矛盾的地方。二是查政策界限。即檢查文稿的內(nèi)容有無該劃界限而沒有劃或界限不清、交待不明的情況；有無行政部門向黨的機關(guān)作指示、交任務(wù)的現(xiàn)象；有無應(yīng)該內(nèi)外有別而內(nèi)外不分的現(xiàn)象。三是查措施落實。即文中提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；涉及其它部門或單位的問題，是否已協(xié)商一致。
文字表達方面的審核主要包括四個方面的內(nèi)容：一是文字表達是否反映了發(fā)文意圖，是否簡明扼要，通俗易懂；二是是否符合語法，選詞造句是否符合邏輯，標(biāo)點符號的使用是否正確；三是有無錯字、漏字、別字；四是字跡是否工整清晰規(guī)范。
文稿體式方面的審核主要包括以下內(nèi)容：文書名稱是否使用得當(dāng)；標(biāo)題是否符合要求；主送和抄送單位的確定是否準(zhǔn)確；密級、緩急時限、主題詞等是否標(biāo)注并恰當(dāng)。核稿之后，如果文稿的改動不大，可直接送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。如果文稿改動較大或需要重寫，就應(yīng)退回原擬稿單位重新謄抄或擬寫，經(jīng)再次審核通過后，交領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。
2.文書查辦
(1)文書查辦的含義
文書查辦是指核查重要文書的執(zhí)行情況，并督促與協(xié)助承辦單位全面、具體地落實文書精神，解決有關(guān)問題的活動。
文書查辦是監(jiān)督控制文書處理的一種管理活動，其功能在于推動和保障文書效用的盡快實現(xiàn)，使文書的內(nèi)容按時、按質(zhì)、按量地辦畢。
文書查辦的一般過程是：
確定查辦范圍和重點：查辦范圍包括對內(nèi)查辦和對外查辦兩個方面。對內(nèi)查辦是指對本單位文書辦理、執(zhí)行情況的督促檢查；對外查辦是指對本單位發(fā)出的文書的辦復(fù)情況的催詢。查辦的重點是急件、重要件和擬文、簽發(fā)環(huán)節(jié)。
交辦：即向有關(guān)部門布置查辦任務(wù)、落實查辦人和查辦要求，并履行注冊登記手續(xù)。
催辦：即向有關(guān)部門催詢辦理情況，核查辦理結(jié)果?？刹捎秒娫挻咿k、派人催辦，也可發(fā)信(適合對外查辦)催辦。
結(jié)辦：將查辦結(jié)果向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。
銷辦：即注銷已獲結(jié)果的查辦文書。
(2)如何搞好文書的查辦工作
第一，要建立切實可行的查辦工作制度，并指定專人負責(zé)。必要時，可設(shè)置專門機構(gòu)負責(zé)文書的查辦落實工作。
第二，正確選擇查辦對象。需要查辦的文書應(yīng)該是重要的、緊急的文書，或是久拖不決、無人過問的文書。為了保證查辦工作有目標(biāo)地進行，應(yīng)確定文書辦理的原則和期限，其原則是，除關(guān)系政策原則問題或牽涉面廣，內(nèi)容復(fù)雜，需要調(diào)查研究，或指定了承辦期限的文書外，一般規(guī)定急件的承辦期應(yīng)短于普通文書。凡是不能及時答復(fù)的文書，應(yīng)先通知來文單位。承辦期限規(guī)定為：緊急件一日內(nèi)辦畢，急件不超過三天，一般文書不超過一周。
第三，加強檢查和匯報。收發(fā)單位在一定時期內(nèi)，根據(jù)收發(fā)登記和統(tǒng)計材料，對尚未辦理結(jié)束的文書進行檢查登記，并將檢查結(jié)果分類列表向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并作為對未辦結(jié)的文書進行查辦的依據(jù)。對于一些內(nèi)容重要，拖延很久和屢查不辦的文書，除將積壓、拖延情況及時匯報外，可請領(lǐng)導(dǎo)親自查辦。
3.文書會商
處理涉及兩個以上單位或部門的問題時，主辦單位或部門應(yīng)準(zhǔn)備好處理意見，會同有關(guān)單位或部門研究解決，并負責(zé)歸納整理，文稿擬好后，負責(zé)送會辦單位或部門簽注會商意見，這項工作就叫會商。會商的作用是維護文書的合法性、有效性、統(tǒng)一性。對于為依法依制必須在有關(guān)單位或部門取得一致意見的文書而言，這是文書形成過程中的重要步驟。
會商時應(yīng)注意以下問題：
第一，協(xié)商的對象應(yīng)齊全沒有遺漏。為保證文書合法并有效，被其內(nèi)容所涉及的所有單位和部門都在協(xié)商范圍之列，應(yīng)逐一征求他們的意見。
第二，協(xié)商過程中，如果有些問題沒有取得一致意見，不得寫入文書中。
第三，協(xié)商的方式很多，可根據(jù)不同情況采用"面會"或"函會"。
4.匯編文書
匯編文書是指秘書部門將保管的文書按著一定的題目進行收集、挑選，匯編成冊，以利提供利用的一項工作。這種文書管理形式已被很多秘書部門采用。
(1)匯編文書的要求
匯編文書要有審批手續(xù)。匯編本單位制發(fā)的文書要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；匯編上級文件應(yīng)報原發(fā)文單位批準(zhǔn)。匯編本的使用應(yīng)嚴格管理制度，發(fā)放數(shù)量應(yīng)嚴格控制，發(fā)放及閱讀范圍應(yīng)按匯編中密級的文書辦理。注明不準(zhǔn)翻印或密級較高的文書，應(yīng)遵照保密要求，不應(yīng)選入?yún)R編。
(2)匯編文書的類型
秘書部門編制的文書匯編類型主要有以下幾種：
現(xiàn)行文書匯編。即將本單位當(dāng)年的收發(fā)文書按一定的題目編輯成冊。這是匯編文書常用的形式。這種文書匯編主要是供單位領(lǐng)導(dǎo)決策和業(yè)務(wù)部門日常工作使用，具有較強的現(xiàn)實效用。
會議文書匯編。就是把反映某一次會議的文書集中起來匯編成冊。其目的是，便于傳達、學(xué)習(xí)會議精神，了解會議全貌，并方便查找。
政策法令匯編。就是將一定時期內(nèi)黨和國家或本系統(tǒng)、本單位頒發(fā)的有關(guān)方針政策性的決定、決議、命令、指示、條例、辦法、規(guī)定等匯集起來，裝釘成冊。這類匯編對領(lǐng)導(dǎo)了解掌握有關(guān)政策法令及業(yè)務(wù)部門執(zhí)行政策都有很大的作用。
專題文書匯編。就是把反映某一專門問題的文書收集起來匯編成冊。這類匯編不僅對單位領(lǐng)導(dǎo)掌握基本情況，總結(jié)經(jīng)驗和指導(dǎo)工作，具有現(xiàn)實意義，而且對于積累某一方面的統(tǒng)計資料，進行各種專題研究具有長遠的參考價值。
(3)匯編文書的步驟與方法
匯編文書是一項政治性、科學(xué)性、技術(shù)性很強的文書管理工作。必須要有嚴肅認真的態(tài)度和科學(xué)的工作方法。
選題。這是匯編文書的第一個步驟。單位的收發(fā)文書很多，但并不是每種或每份文書都要匯編成冊，究竟匯編哪些文書，自然要有所選擇，這項工作就叫選題。選題是否恰當(dāng)，直接影響著匯編文書作用的發(fā)揮程度。選題的依據(jù)有兩個：一是要根據(jù)本單位工作的需要，特別是要注重對現(xiàn)實工作、現(xiàn)實生產(chǎn)有用；二是要考慮材料基礎(chǔ)，即本單位有無這方面的文書，如果僅僅考慮實際工作的需要，而沒有相應(yīng)的文書作基礎(chǔ)，再有用的題目也不可能編輯成功。
選材。確定了匯編文書的題目之后，就應(yīng)圍繞題目挑選有關(guān)的文書。首先要擬制選材大綱，然后根據(jù)選材大綱的要求和范圍來查找和挑選有關(guān)文書。
選材要經(jīng)過初選、復(fù)選、定選三個步驟。初選的原則是"從寬防漏"，就是要查找本單位所有可能保存有關(guān)文書的地方，如辦公室、機要室、檔案室等，并根據(jù)匯編題目要求的范圍，收集的有關(guān)文書寧可多一些，對那些可選可不選的文書在初選階段都應(yīng)選上，以防漏掉有用的文書。復(fù)選，是選材的第二個步驟。這一步重點解決初選階段未解決的問題，如確定有爭議的文書的取舍，通篇考慮各類項之間材料的平衡等。這一步要求"從嚴防雜"，是選材的關(guān)鍵步驟。通過復(fù)選的文書基本上就可以確定選入?yún)R編了，可以將它們記入選材登記卡。選材的最后一個步驟是定選，即將所有選入?yún)R編的文書交由主要編輯者或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作最后審定。
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
掌握文書處理的基本原則；學(xué)會審核文稿；能夠?qū)ξ臅M行查辦；掌握文書會商及匯編文書的方法；掌握文書的借閱、翻印、存放方法。
(二)文書處理
1.文稿的審核把關(guān)工作
文稿的審核把關(guān)工作是指文書草稿寫成之后，由文書擬稿部門的負責(zé)人或單位綜合辦公部門的文秘人員對其內(nèi)容、文字、體式等方面進行的全面審核修改工作。從一定意義上說它既是擬稿工作的延續(xù)，又是終審定稿工作的一個組成部分。這項工作對控制文書的數(shù)量與質(zhì)量有著重要意義。同時，還可以節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)人在簽發(fā)審批文書上的時間和精力。核稿的重點是文稿的內(nèi)容、文字表達和體式。
文稿內(nèi)容方面的審核主要包括三查：一是查矛盾抵觸。即檢查文稿的內(nèi)容與黨和政府現(xiàn)行的方針政策、法律、法令以及上級的指示、決定有無矛盾抵觸的地方；與本單位過去發(fā)過的文書有無矛盾和提法不一樣的地方；與同系統(tǒng)其它單位的規(guī)定有無矛盾的地方；文書本身前后提法有無矛盾的地方。二是查政策界限。即檢查文稿的內(nèi)容有無該劃界限而沒有劃或界限不清、交待不明的情況；有無行政部門向黨的機關(guān)作指示、交任務(wù)的現(xiàn)象；有無應(yīng)該內(nèi)外有別而內(nèi)外不分的現(xiàn)象。三是查措施落實。即文中提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；涉及其它部門或單位的問題，是否已協(xié)商一致。
文字表達方面的審核主要包括四個方面的內(nèi)容：一是文字表達是否反映了發(fā)文意圖，是否簡明扼要，通俗易懂；二是是否符合語法，選詞造句是否符合邏輯，標(biāo)點符號的使用是否正確；三是有無錯字、漏字、別字；四是字跡是否工整清晰規(guī)范。
文稿體式方面的審核主要包括以下內(nèi)容：文書名稱是否使用得當(dāng)；標(biāo)題是否符合要求；主送和抄送單位的確定是否準(zhǔn)確；密級、緩急時限、主題詞等是否標(biāo)注并恰當(dāng)。核稿之后，如果文稿的改動不大，可直接送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。如果文稿改動較大或需要重寫，就應(yīng)退回原擬稿單位重新謄抄或擬寫，經(jīng)再次審核通過后，交領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。
2.文書查辦
(1)文書查辦的含義
文書查辦是指核查重要文書的執(zhí)行情況，并督促與協(xié)助承辦單位全面、具體地落實文書精神，解決有關(guān)問題的活動。
文書查辦是監(jiān)督控制文書處理的一種管理活動，其功能在于推動和保障文書效用的盡快實現(xiàn)，使文書的內(nèi)容按時、按質(zhì)、按量地辦畢。
文書查辦的一般過程是：
確定查辦范圍和重點：查辦范圍包括對內(nèi)查辦和對外查辦兩個方面。對內(nèi)查辦是指對本單位文書辦理、執(zhí)行情況的督促檢查；對外查辦是指對本單位發(fā)出的文書的辦復(fù)情況的催詢。查辦的重點是急件、重要件和擬文、簽發(fā)環(huán)節(jié)。
交辦：即向有關(guān)部門布置查辦任務(wù)、落實查辦人和查辦要求，并履行注冊登記手續(xù)。
催辦：即向有關(guān)部門催詢辦理情況，核查辦理結(jié)果?？刹捎秒娫挻咿k、派人催辦，也可發(fā)信(適合對外查辦)催辦。
結(jié)辦：將查辦結(jié)果向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。
銷辦：即注銷已獲結(jié)果的查辦文書。
(2)如何搞好文書的查辦工作
第一，要建立切實可行的查辦工作制度，并指定專人負責(zé)。必要時，可設(shè)置專門機構(gòu)負責(zé)文書的查辦落實工作。
第二，正確選擇查辦對象。需要查辦的文書應(yīng)該是重要的、緊急的文書，或是久拖不決、無人過問的文書。為了保證查辦工作有目標(biāo)地進行，應(yīng)確定文書辦理的原則和期限，其原則是，除關(guān)系政策原則問題或牽涉面廣，內(nèi)容復(fù)雜，需要調(diào)查研究，或指定了承辦期限的文書外，一般規(guī)定急件的承辦期應(yīng)短于普通文書。凡是不能及時答復(fù)的文書，應(yīng)先通知來文單位。承辦期限規(guī)定為：緊急件一日內(nèi)辦畢，急件不超過三天，一般文書不超過一周。
第三，加強檢查和匯報。收發(fā)單位在一定時期內(nèi)，根據(jù)收發(fā)登記和統(tǒng)計材料，對尚未辦理結(jié)束的文書進行檢查登記，并將檢查結(jié)果分類列表向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并作為對未辦結(jié)的文書進行查辦的依據(jù)。對于一些內(nèi)容重要，拖延很久和屢查不辦的文書，除將積壓、拖延情況及時匯報外，可請領(lǐng)導(dǎo)親自查辦。
3.文書會商
處理涉及兩個以上單位或部門的問題時，主辦單位或部門應(yīng)準(zhǔn)備好處理意見，會同有關(guān)單位或部門研究解決，并負責(zé)歸納整理，文稿擬好后，負責(zé)送會辦單位或部門簽注會商意見，這項工作就叫會商。會商的作用是維護文書的合法性、有效性、統(tǒng)一性。對于為依法依制必須在有關(guān)單位或部門取得一致意見的文書而言，這是文書形成過程中的重要步驟。
會商時應(yīng)注意以下問題：
第一，協(xié)商的對象應(yīng)齊全沒有遺漏。為保證文書合法并有效，被其內(nèi)容所涉及的所有單位和部門都在協(xié)商范圍之列，應(yīng)逐一征求他們的意見。
第二，協(xié)商過程中，如果有些問題沒有取得一致意見，不得寫入文書中。
第三，協(xié)商的方式很多，可根據(jù)不同情況采用"面會"或"函會"。
4.匯編文書
匯編文書是指秘書部門將保管的文書按著一定的題目進行收集、挑選，匯編成冊，以利提供利用的一項工作。這種文書管理形式已被很多秘書部門采用。
(1)匯編文書的要求
匯編文書要有審批手續(xù)。匯編本單位制發(fā)的文書要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；匯編上級文件應(yīng)報原發(fā)文單位批準(zhǔn)。匯編本的使用應(yīng)嚴格管理制度，發(fā)放數(shù)量應(yīng)嚴格控制，發(fā)放及閱讀范圍應(yīng)按匯編中密級的文書辦理。注明不準(zhǔn)翻印或密級較高的文書，應(yīng)遵照保密要求，不應(yīng)選入?yún)R編。
(2)匯編文書的類型
秘書部門編制的文書匯編類型主要有以下幾種：
現(xiàn)行文書匯編。即將本單位當(dāng)年的收發(fā)文書按一定的題目編輯成冊。這是匯編文書常用的形式。這種文書匯編主要是供單位領(lǐng)導(dǎo)決策和業(yè)務(wù)部門日常工作使用，具有較強的現(xiàn)實效用。
會議文書匯編。就是把反映某一次會議的文書集中起來匯編成冊。其目的是，便于傳達、學(xué)習(xí)會議精神，了解會議全貌，并方便查找。
政策法令匯編。就是將一定時期內(nèi)黨和國家或本系統(tǒng)、本單位頒發(fā)的有關(guān)方針政策性的決定、決議、命令、指示、條例、辦法、規(guī)定等匯集起來，裝釘成冊。這類匯編對領(lǐng)導(dǎo)了解掌握有關(guān)政策法令及業(yè)務(wù)部門執(zhí)行政策都有很大的作用。
專題文書匯編。就是把反映某一專門問題的文書收集起來匯編成冊。這類匯編不僅對單位領(lǐng)導(dǎo)掌握基本情況，總結(jié)經(jīng)驗和指導(dǎo)工作，具有現(xiàn)實意義，而且對于積累某一方面的統(tǒng)計資料，進行各種專題研究具有長遠的參考價值。
(3)匯編文書的步驟與方法
匯編文書是一項政治性、科學(xué)性、技術(shù)性很強的文書管理工作。必須要有嚴肅認真的態(tài)度和科學(xué)的工作方法。
選題。這是匯編文書的第一個步驟。單位的收發(fā)文書很多，但并不是每種或每份文書都要匯編成冊，究竟匯編哪些文書，自然要有所選擇，這項工作就叫選題。選題是否恰當(dāng)，直接影響著匯編文書作用的發(fā)揮程度。選題的依據(jù)有兩個：一是要根據(jù)本單位工作的需要，特別是要注重對現(xiàn)實工作、現(xiàn)實生產(chǎn)有用；二是要考慮材料基礎(chǔ)，即本單位有無這方面的文書，如果僅僅考慮實際工作的需要，而沒有相應(yīng)的文書作基礎(chǔ)，再有用的題目也不可能編輯成功。
選材。確定了匯編文書的題目之后，就應(yīng)圍繞題目挑選有關(guān)的文書。首先要擬制選材大綱，然后根據(jù)選材大綱的要求和范圍來查找和挑選有關(guān)文書。
選材要經(jīng)過初選、復(fù)選、定選三個步驟。初選的原則是"從寬防漏"，就是要查找本單位所有可能保存有關(guān)文書的地方，如辦公室、機要室、檔案室等，并根據(jù)匯編題目要求的范圍，收集的有關(guān)文書寧可多一些，對那些可選可不選的文書在初選階段都應(yīng)選上，以防漏掉有用的文書。復(fù)選，是選材的第二個步驟。這一步重點解決初選階段未解決的問題，如確定有爭議的文書的取舍，通篇考慮各類項之間材料的平衡等。這一步要求"從嚴防雜"，是選材的關(guān)鍵步驟。通過復(fù)選的文書基本上就可以確定選入?yún)R編了，可以將它們記入選材登記卡。選材的最后一個步驟是定選，即將所有選入?yún)R編的文書交由主要編輯者或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作最后審定。