信息收集
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
掌握信息收集方法是信息工作的基礎(chǔ)，它所要達(dá)到的目標(biāo)是：能運(yùn)用基礎(chǔ)收集方法完成具有一定數(shù)量、質(zhì)量的信息的收集工作。
(二)利用信息收集基本方法進(jìn)行信息收集
公關(guān)信息搜集的方法有多種類型，根據(jù)搜集途徑的不同，可以劃分為正式途徑搜集方法和非正式途徑搜集方法；根據(jù)信息搜集者的顯隱特征，可以劃分為公開搜集方法和秘密搜集方法等等。但無論哪一類公關(guān)信息搜集方法，都始終離不開對以下七種基本收集方法的運(yùn)用。
1.觀察法
信息搜集的觀察法，就是指通過現(xiàn)場的觀察來搜集公關(guān)信息的方法。觀察有著多種類型，根據(jù)觀察者是否參與被觀察者的活動，可分為參與觀察與非參與觀察；根據(jù)觀察內(nèi)容是否有統(tǒng)一設(shè)計的有一定結(jié)構(gòu)的觀察項目和要求，可分為有結(jié)構(gòu)的觀察和無結(jié)構(gòu)的觀察；根據(jù)觀察對象所處的環(huán)境狀態(tài)特征，可分為自然狀態(tài)中的觀察和人為情景中的觀察等。這些方法都有各自的適用范圍，在一般情況下，往往綜合地運(yùn)用這些方法，以達(dá)到快速、準(zhǔn)確地搜集公關(guān)信息的目的。觀察法大多是觀察對象沒有任何覺察的情況下進(jìn)行的，因此較為客觀。但它只能了解被觀察對象的行為活動，而不能看出被觀察對象的內(nèi)心世界和了解被觀察對象的動機(jī)、態(tài)度、打算等，因而顯得不夠深入。此外，觀察法不僅適用于對人的觀察，而且適用于對物的觀察。
2.詢訪法
詢訪法是信息搜集中最為常用的方法之一，它是指信息搜集者通過提問請對方作答來獲取信息。詢訪法按其所采用的方式與手段，可分為面談詢訪、電話詢訪、書面詢訪等；按其有無固定格式與意圖的顯隱性情況，還可分為四種形式，即：①有固定的詢訪格式，意圖公開，如公開的正式詢訪等；②有固定的詢訪格式，意圖不公開，如隱秘的詢訪等；③無固定的詢訪格式，意圖公開，如日常的打聽情況等；④無固定的詢訪格式，意圖不公開，如通常所說的"探口氣"即是。此外，詢訪法還可以根據(jù)訪談的人數(shù)多寡區(qū)分為個體詢訪法和集體詢訪法。一般來說，搜集簡單的、時間性強(qiáng)的信息，以電話詢訪為好；搜集涉及面廣、深度要求高的信息，則以面談為佳；涉及不便當(dāng)面交談的內(nèi)容的信息，則以書面詢訪為宜。
3.問卷法
信息搜集的問卷法是指由搜集者向被搜集對象提供問卷并請其對問卷中的問題作答而搜集公關(guān)信息的一種方法。問卷是信息搜集的一種重要工具，它的形式是一份精心設(shè)計的問題表格。美國社會學(xué)家艾爾·巴比稱"問卷是社會調(diào)查的支柱"。問卷依其填寫者可以區(qū)分為自填問卷和訪問問卷兩種。自填問卷即由被調(diào)查者自己填答的問卷；而訪問問卷則是由信息搜集者根據(jù)被調(diào)查者的口頭回答來填寫的問卷。問卷法作為信息搜集的方法之一，具有許多不同于其他方法的特點(diǎn)。其優(yōu)點(diǎn)在于：可以節(jié)省時間、經(jīng)費(fèi)和人力；具有較好的匿名性，有利于搜集真實的信息；所得的信息資料便于定量處理和分析；可以避免信息搜集者的主觀偏見，減少人為的誤差。其主要缺點(diǎn)是：回收率難以保證；被調(diào)查者必須具有一定的文化水平才能作答；由于被調(diào)查者填寫問卷時，往往沒有調(diào)查人員在場，因此，獲得的信息資料的質(zhì)量往往難以保證。
4.量表法
信息搜集的量表法是指運(yùn)用測量量表來搜集公關(guān)信息的一種方法。量表是適用于較精確地調(diào)查人們主觀態(tài)度和潛在特征的工具，它由一組精心設(shè)計的問題構(gòu)成，用以間接測量人們對某一事物的態(tài)度、觀念或某一方面所具有的潛在特征。我們知道，人的態(tài)度、觀念和某些潛在特征都具有隱匿性和模糊性，有時連自己也難以發(fā)現(xiàn)或進(jìn)行精確地描述，因而，調(diào)查人的態(tài)度、觀念和某些潛在特征并非易事，尤其以直接的方式很難達(dá)到目的，這就需要采用間接的方式，如量表法等。量表也具有多種類型，按測量內(nèi)容分類，主要有態(tài)度量表、能力量表、智力量表、人格量表、意愿量表等；按其作用分類，主要有調(diào)查量表和測驗量表；按其設(shè)計方式和形式分類，則有總加量表、累積量表、共通量表和語義差度量表等，調(diào)查者可以根據(jù)不同的目的、要求，結(jié)合實際情況擇用。
5.購買法
信息搜集的購買法是指花一定的代價，通過購買有關(guān)信息載體而搜集公關(guān)信息的方法。它是組織獲得外部信息的常用方法之一。按其購買的信息載體的類型不同，購買法可分為文獻(xiàn)信息載體購買和實物信息載體購買兩種類型。文獻(xiàn)信息載體購買的方式一般包括現(xiàn)購、郵購、托購、有償征集等。圖書、期刊、雜志、報紙，主要可到出版社、雜志社、報社、書店或郵局現(xiàn)購或訂購；縮微型文獻(xiàn)可通過特定的縮微中心購買；視聽型文獻(xiàn)可以到音像出版社、音像書店及有關(guān)文獻(xiàn)信息機(jī)構(gòu)購買；機(jī)讀型文獻(xiàn)一般是在市場上銷售的記錄在軟硬磁盤、光盤上的應(yīng)用軟件或應(yīng)用軟件包，這主要可通過計算機(jī)技術(shù)開發(fā)公司或信息中心購買，但其中的有關(guān)信息中心的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，一般可供各種組織去檢索利用，組織無須進(jìn)行購買；而樣本、專利、圖紙、內(nèi)部資料等則可以向研究開發(fā)機(jī)構(gòu)或有關(guān)信息中心購買。實物信息載體主要是指樣品或具體的產(chǎn)品等。購買實物搜集信息主要為組織的技術(shù)部門和科技信息部門所重視。
6.檢索法
信息搜集的檢索法就是利用信息資料檢索工具，從現(xiàn)成的信息資料文檔中查檢有關(guān)信息資料的方法。檢索法根據(jù)檢索工具的不同，可分為手工檢索和計算機(jī)檢索兩種類型。手工檢索工具是一種廣泛搜集相關(guān)信息資料，按一定體制系統(tǒng)編排，以供人們迅速查找到特定信息資料的信息資料文檔，主要有目錄、索引、文摘等二次文獻(xiàn)和年鑒、手冊、百科全書等三次文獻(xiàn)。手工檢索法在現(xiàn)階段仍然是我們進(jìn)行信息檢索的主要方式。計算機(jī)檢索是通過計算機(jī)終端從計算機(jī)信息庫中查找已有信息資料的方法。計算機(jī)信息檢索與手工檢索一樣，既可以用于查找符合特定需求的具體信息，也可以用于查找信息的線索。計算機(jī)信息檢索的基本原理與手工檢索的基本原理是一致的，二者所不同的在于存貯與檢索手段上的區(qū)別。計算機(jī)信息檢索在我國現(xiàn)階段已發(fā)展到開發(fā)階段，目前大量的統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、企業(yè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、市場行情數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及金融數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)正處于開發(fā)和完善之中。我們已能通過計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)檢索到全國各地甚至世界范圍內(nèi)主要信息庫中存貯的各種數(shù)據(jù)和信息。
7.交換法
信息搜集的交換法是指組織的公關(guān)信息部門以自己擁有的資料、樣品等與有關(guān)對口單位進(jìn)行相應(yīng)的交換，從交換得來的資料、樣品等信息載體中獲得所需信息的一種方法。交換法是組織獲得自身所需的公關(guān)信息的重要方法之一，也是各兄弟單位之間進(jìn)行信息交流的一種重要手段。它不僅能使組織獲取許多難得的公關(guān)信息，而且能比通過其他各種有關(guān)途徑節(jié)省許多搜集時間，在國際交換方面，一般可提前半年或一年得到最新資料。由于公關(guān)信息交換通常是對口交換，因此，所得到的信息大部分都是及時的和適用的。公關(guān)信息交換可分為兩大類型，即國內(nèi)交換和國際交換。無論哪種類型，都應(yīng)以對口、互利、合乎國家法律和有關(guān)政策規(guī)定為原則。在正式建立交換關(guān)系后，應(yīng)印制交換卡，及時排檢，并經(jīng)常檢查交換的情況和效果，對交換單位進(jìn)行篩選，穩(wěn)妥地終止不對口的交換關(guān)系，及時地與新的對口單位建立交換關(guān)系，不斷改進(jìn)信息交換工作，以提高信息交換的效益。
(三)相應(yīng)知識
1.信息資料的內(nèi)容
信息資料的內(nèi)容可以分為三種具體的表現(xiàn)形態(tài)，即文字的、聲像的和記憶的。
(1)文字形態(tài)的信息
文字形態(tài)的信息即以書面文字為載體的信息資料，一般分為10種類型：
報紙、期刊中與本企業(yè)經(jīng)營活動相關(guān)的國際信息、社會信息、包括社會動態(tài)、時尚習(xí)俗、市價漲落、顧客情緒、自然災(zāi)害等。
供工作用的參考圖書、專著、百科全書和專門詞典。
有關(guān)政府出版物、法律法規(guī)匯編、政策匯編。
政治宣傳品。
統(tǒng)計資料：與本企業(yè)相關(guān)的國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)技術(shù)統(tǒng)計資料。
各類專業(yè)文獻(xiàn)年鑒、國內(nèi)外科技信息資料。
圖譜、圖錄、樣圖、地圖。
檔案：本企業(yè)、本行業(yè)歷史資料，包括史志，大事記等。
內(nèi)部文獻(xiàn)：業(yè)務(wù)信息資料、本企業(yè)或本行業(yè)的現(xiàn)實情況，一是靜態(tài)資料，即各類基礎(chǔ)材料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)；二是動態(tài)信息，即時常發(fā)生的新情況、新問題、新經(jīng)驗。
與本企業(yè)有關(guān)的人名錄、名片、企業(yè)名錄、電話號碼薄、通訊簿。
(2)聲像形態(tài)的信息
聲像形態(tài)的信息即脫離文字形式，以直接記錄聲音和圖象為載體的信息資料，這類信息資料的數(shù)量正隨著其制作和傳播手段的不斷現(xiàn)代化而逐年增加。目前直接記錄企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的講話與活動、企業(yè)的慶典、經(jīng)營活動、公關(guān)活動和技術(shù)交流活動等的音像信息資料，大致有如下形式：
錄音帶、錄像帶、幻燈片、新聞影片、科教影片、唱片、實物模型等。
(3)記憶形態(tài)的信息
記憶形態(tài)的信息即在人際交往中形成的消息、情報。日本人將這類信息稱為"零次情報"。就是指在人際交流的過程中產(chǎn)生、傳播和被接收而只在人腦中存貯的不具有確定的記錄載體的信息。
2.信息收集的渠道
信息收集的渠道是指信息工作者用于信息收集的途徑和通道。信息收集的渠道是多種多樣的，歸結(jié)起來，主要有外部渠道和內(nèi)部渠道兩個方面。
(1)外部渠道
國內(nèi)信息渠道 國內(nèi)信息渠道大體有以下幾個方面：
政府信息網(wǎng)絡(luò)。現(xiàn)有不少省市(以至縣)都建立起以辦公廳為中心的縱向(省、市、縣)和橫向(各廳局、部委)的信息網(wǎng)。
大眾傳播媒介，即報刊、廣播、影視、出版等部門構(gòu)成的信息渠道。
社會專業(yè)信息機(jī)構(gòu)，如各種類型和層次的圖書館、情報機(jī)構(gòu)、檔案館、博物館以及近年來成立的信息中心和各種咨詢機(jī)構(gòu)。
國內(nèi)各企業(yè)、各大專院校、各專業(yè)的學(xué)會、研究會、協(xié)會等以及科研機(jī)構(gòu)。
各種形式的會議，如研討會、報告會、技術(shù)鑒定會、新聞發(fā)布會、展覽會等。
本企業(yè)在全國各地的銷售網(wǎng)點(diǎn)或代理機(jī)構(gòu)。
各種生活娛樂場所，如電*、劇院、賓館、飯店、餐廳、舞廳等生活娛樂設(shè)施。
文書，包括來文、指示、報告以及各種內(nèi)參、快報、簡報等。
國外信息來源 國外信息的來源主要有：
國外各種有關(guān)的報刊、影視、出版物等。
國外各有關(guān)專家組織、企業(yè)集團(tuán)、國際金融機(jī)構(gòu)、公關(guān)咨詢等。
國外各有關(guān)代理機(jī)構(gòu)及國外設(shè)點(diǎn)。
各類專業(yè)性的國際會議等。
外國公司、商社、科研機(jī)構(gòu)、院校等。
外國及國際組織駐華使(領(lǐng))館、辦事機(jī)構(gòu)及外國駐華商社的新聞發(fā)布等。
與友好人士的交往及同團(tuán)體與組織的交流等。
(2)內(nèi)部渠道
企業(yè)的計劃與總結(jié)。
企業(yè)的經(jīng)營策略和經(jīng)營預(yù)測、決策資料。
企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動分析資料：財務(wù)活動分析、生產(chǎn)情況分析、銷售情況分析、業(yè)務(wù)活動分析等資料。
企業(yè)的各種數(shù)字記錄、會計記錄(資金來源、資金使用情況、財務(wù)情況、經(jīng)濟(jì)成果情況)，統(tǒng)計記錄(生產(chǎn)情況，銷售情況)業(yè)務(wù)記錄(各種業(yè)務(wù)活動，包括對外交流業(yè)務(wù)活動)。
企業(yè)內(nèi)部簡報(或稱"通訊")。
秘書部門信息渠道甚多，關(guān)鍵在于是否善于利用，善于積累。
(四)注意事項和要求
堅持信息收集的基本原則
信息收集要遵守廣泛性的原則。不同層次、不同角度、不同人員、不同行業(yè)甚至不同國家、不同環(huán)境的信息等要廣泛收集。這樣，有利于我們能全面的思考問題，防止片面、主觀；有利于我們尋找擬定若干方案的素材，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供信息支持；有利于我們發(fā)現(xiàn)認(rèn)識上的"盲區(qū)"，不斷有所創(chuàng)新，不斷有所開拓。
信息收集要遵守真實性的原則。信息收集的資料是原始性資料，是信息處理的基礎(chǔ)性的工作。越是真實的、第一手的資料，信息的"含金量"越高。
信息收集要遵循客觀性的原則。信息收集忌"依長官意志辦事"，不受權(quán)威人士的束縛；忌"先有結(jié)論，后有調(diào)查"，不受主觀臆斷的限制。
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
掌握信息收集方法是信息工作的基礎(chǔ)，它所要達(dá)到的目標(biāo)是：能運(yùn)用基礎(chǔ)收集方法完成具有一定數(shù)量、質(zhì)量的信息的收集工作。
(二)利用信息收集基本方法進(jìn)行信息收集
公關(guān)信息搜集的方法有多種類型，根據(jù)搜集途徑的不同，可以劃分為正式途徑搜集方法和非正式途徑搜集方法；根據(jù)信息搜集者的顯隱特征，可以劃分為公開搜集方法和秘密搜集方法等等。但無論哪一類公關(guān)信息搜集方法，都始終離不開對以下七種基本收集方法的運(yùn)用。
1.觀察法
信息搜集的觀察法，就是指通過現(xiàn)場的觀察來搜集公關(guān)信息的方法。觀察有著多種類型，根據(jù)觀察者是否參與被觀察者的活動，可分為參與觀察與非參與觀察；根據(jù)觀察內(nèi)容是否有統(tǒng)一設(shè)計的有一定結(jié)構(gòu)的觀察項目和要求，可分為有結(jié)構(gòu)的觀察和無結(jié)構(gòu)的觀察；根據(jù)觀察對象所處的環(huán)境狀態(tài)特征，可分為自然狀態(tài)中的觀察和人為情景中的觀察等。這些方法都有各自的適用范圍，在一般情況下，往往綜合地運(yùn)用這些方法，以達(dá)到快速、準(zhǔn)確地搜集公關(guān)信息的目的。觀察法大多是觀察對象沒有任何覺察的情況下進(jìn)行的，因此較為客觀。但它只能了解被觀察對象的行為活動，而不能看出被觀察對象的內(nèi)心世界和了解被觀察對象的動機(jī)、態(tài)度、打算等，因而顯得不夠深入。此外，觀察法不僅適用于對人的觀察，而且適用于對物的觀察。
2.詢訪法
詢訪法是信息搜集中最為常用的方法之一，它是指信息搜集者通過提問請對方作答來獲取信息。詢訪法按其所采用的方式與手段，可分為面談詢訪、電話詢訪、書面詢訪等；按其有無固定格式與意圖的顯隱性情況，還可分為四種形式，即：①有固定的詢訪格式，意圖公開，如公開的正式詢訪等；②有固定的詢訪格式，意圖不公開，如隱秘的詢訪等；③無固定的詢訪格式，意圖公開，如日常的打聽情況等；④無固定的詢訪格式，意圖不公開，如通常所說的"探口氣"即是。此外，詢訪法還可以根據(jù)訪談的人數(shù)多寡區(qū)分為個體詢訪法和集體詢訪法。一般來說，搜集簡單的、時間性強(qiáng)的信息，以電話詢訪為好；搜集涉及面廣、深度要求高的信息，則以面談為佳；涉及不便當(dāng)面交談的內(nèi)容的信息，則以書面詢訪為宜。
3.問卷法
信息搜集的問卷法是指由搜集者向被搜集對象提供問卷并請其對問卷中的問題作答而搜集公關(guān)信息的一種方法。問卷是信息搜集的一種重要工具，它的形式是一份精心設(shè)計的問題表格。美國社會學(xué)家艾爾·巴比稱"問卷是社會調(diào)查的支柱"。問卷依其填寫者可以區(qū)分為自填問卷和訪問問卷兩種。自填問卷即由被調(diào)查者自己填答的問卷；而訪問問卷則是由信息搜集者根據(jù)被調(diào)查者的口頭回答來填寫的問卷。問卷法作為信息搜集的方法之一，具有許多不同于其他方法的特點(diǎn)。其優(yōu)點(diǎn)在于：可以節(jié)省時間、經(jīng)費(fèi)和人力；具有較好的匿名性，有利于搜集真實的信息；所得的信息資料便于定量處理和分析；可以避免信息搜集者的主觀偏見，減少人為的誤差。其主要缺點(diǎn)是：回收率難以保證；被調(diào)查者必須具有一定的文化水平才能作答；由于被調(diào)查者填寫問卷時，往往沒有調(diào)查人員在場，因此，獲得的信息資料的質(zhì)量往往難以保證。
4.量表法
信息搜集的量表法是指運(yùn)用測量量表來搜集公關(guān)信息的一種方法。量表是適用于較精確地調(diào)查人們主觀態(tài)度和潛在特征的工具，它由一組精心設(shè)計的問題構(gòu)成，用以間接測量人們對某一事物的態(tài)度、觀念或某一方面所具有的潛在特征。我們知道，人的態(tài)度、觀念和某些潛在特征都具有隱匿性和模糊性，有時連自己也難以發(fā)現(xiàn)或進(jìn)行精確地描述，因而，調(diào)查人的態(tài)度、觀念和某些潛在特征并非易事，尤其以直接的方式很難達(dá)到目的，這就需要采用間接的方式，如量表法等。量表也具有多種類型，按測量內(nèi)容分類，主要有態(tài)度量表、能力量表、智力量表、人格量表、意愿量表等；按其作用分類，主要有調(diào)查量表和測驗量表；按其設(shè)計方式和形式分類，則有總加量表、累積量表、共通量表和語義差度量表等，調(diào)查者可以根據(jù)不同的目的、要求，結(jié)合實際情況擇用。
5.購買法
信息搜集的購買法是指花一定的代價，通過購買有關(guān)信息載體而搜集公關(guān)信息的方法。它是組織獲得外部信息的常用方法之一。按其購買的信息載體的類型不同，購買法可分為文獻(xiàn)信息載體購買和實物信息載體購買兩種類型。文獻(xiàn)信息載體購買的方式一般包括現(xiàn)購、郵購、托購、有償征集等。圖書、期刊、雜志、報紙，主要可到出版社、雜志社、報社、書店或郵局現(xiàn)購或訂購；縮微型文獻(xiàn)可通過特定的縮微中心購買；視聽型文獻(xiàn)可以到音像出版社、音像書店及有關(guān)文獻(xiàn)信息機(jī)構(gòu)購買；機(jī)讀型文獻(xiàn)一般是在市場上銷售的記錄在軟硬磁盤、光盤上的應(yīng)用軟件或應(yīng)用軟件包，這主要可通過計算機(jī)技術(shù)開發(fā)公司或信息中心購買，但其中的有關(guān)信息中心的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，一般可供各種組織去檢索利用，組織無須進(jìn)行購買；而樣本、專利、圖紙、內(nèi)部資料等則可以向研究開發(fā)機(jī)構(gòu)或有關(guān)信息中心購買。實物信息載體主要是指樣品或具體的產(chǎn)品等。購買實物搜集信息主要為組織的技術(shù)部門和科技信息部門所重視。
6.檢索法
信息搜集的檢索法就是利用信息資料檢索工具，從現(xiàn)成的信息資料文檔中查檢有關(guān)信息資料的方法。檢索法根據(jù)檢索工具的不同，可分為手工檢索和計算機(jī)檢索兩種類型。手工檢索工具是一種廣泛搜集相關(guān)信息資料，按一定體制系統(tǒng)編排，以供人們迅速查找到特定信息資料的信息資料文檔，主要有目錄、索引、文摘等二次文獻(xiàn)和年鑒、手冊、百科全書等三次文獻(xiàn)。手工檢索法在現(xiàn)階段仍然是我們進(jìn)行信息檢索的主要方式。計算機(jī)檢索是通過計算機(jī)終端從計算機(jī)信息庫中查找已有信息資料的方法。計算機(jī)信息檢索與手工檢索一樣，既可以用于查找符合特定需求的具體信息，也可以用于查找信息的線索。計算機(jī)信息檢索的基本原理與手工檢索的基本原理是一致的，二者所不同的在于存貯與檢索手段上的區(qū)別。計算機(jī)信息檢索在我國現(xiàn)階段已發(fā)展到開發(fā)階段，目前大量的統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、企業(yè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、市場行情數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及金融數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)正處于開發(fā)和完善之中。我們已能通過計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)檢索到全國各地甚至世界范圍內(nèi)主要信息庫中存貯的各種數(shù)據(jù)和信息。
7.交換法
信息搜集的交換法是指組織的公關(guān)信息部門以自己擁有的資料、樣品等與有關(guān)對口單位進(jìn)行相應(yīng)的交換，從交換得來的資料、樣品等信息載體中獲得所需信息的一種方法。交換法是組織獲得自身所需的公關(guān)信息的重要方法之一，也是各兄弟單位之間進(jìn)行信息交流的一種重要手段。它不僅能使組織獲取許多難得的公關(guān)信息，而且能比通過其他各種有關(guān)途徑節(jié)省許多搜集時間，在國際交換方面，一般可提前半年或一年得到最新資料。由于公關(guān)信息交換通常是對口交換，因此，所得到的信息大部分都是及時的和適用的。公關(guān)信息交換可分為兩大類型，即國內(nèi)交換和國際交換。無論哪種類型，都應(yīng)以對口、互利、合乎國家法律和有關(guān)政策規(guī)定為原則。在正式建立交換關(guān)系后，應(yīng)印制交換卡，及時排檢，并經(jīng)常檢查交換的情況和效果，對交換單位進(jìn)行篩選，穩(wěn)妥地終止不對口的交換關(guān)系，及時地與新的對口單位建立交換關(guān)系，不斷改進(jìn)信息交換工作，以提高信息交換的效益。
(三)相應(yīng)知識
1.信息資料的內(nèi)容
信息資料的內(nèi)容可以分為三種具體的表現(xiàn)形態(tài)，即文字的、聲像的和記憶的。
(1)文字形態(tài)的信息
文字形態(tài)的信息即以書面文字為載體的信息資料，一般分為10種類型：
報紙、期刊中與本企業(yè)經(jīng)營活動相關(guān)的國際信息、社會信息、包括社會動態(tài)、時尚習(xí)俗、市價漲落、顧客情緒、自然災(zāi)害等。
供工作用的參考圖書、專著、百科全書和專門詞典。
有關(guān)政府出版物、法律法規(guī)匯編、政策匯編。
政治宣傳品。
統(tǒng)計資料：與本企業(yè)相關(guān)的國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)技術(shù)統(tǒng)計資料。
各類專業(yè)文獻(xiàn)年鑒、國內(nèi)外科技信息資料。
圖譜、圖錄、樣圖、地圖。
檔案：本企業(yè)、本行業(yè)歷史資料，包括史志，大事記等。
內(nèi)部文獻(xiàn)：業(yè)務(wù)信息資料、本企業(yè)或本行業(yè)的現(xiàn)實情況，一是靜態(tài)資料，即各類基礎(chǔ)材料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)；二是動態(tài)信息，即時常發(fā)生的新情況、新問題、新經(jīng)驗。
與本企業(yè)有關(guān)的人名錄、名片、企業(yè)名錄、電話號碼薄、通訊簿。
(2)聲像形態(tài)的信息
聲像形態(tài)的信息即脫離文字形式，以直接記錄聲音和圖象為載體的信息資料，這類信息資料的數(shù)量正隨著其制作和傳播手段的不斷現(xiàn)代化而逐年增加。目前直接記錄企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的講話與活動、企業(yè)的慶典、經(jīng)營活動、公關(guān)活動和技術(shù)交流活動等的音像信息資料，大致有如下形式：
錄音帶、錄像帶、幻燈片、新聞影片、科教影片、唱片、實物模型等。
(3)記憶形態(tài)的信息
記憶形態(tài)的信息即在人際交往中形成的消息、情報。日本人將這類信息稱為"零次情報"。就是指在人際交流的過程中產(chǎn)生、傳播和被接收而只在人腦中存貯的不具有確定的記錄載體的信息。
2.信息收集的渠道
信息收集的渠道是指信息工作者用于信息收集的途徑和通道。信息收集的渠道是多種多樣的，歸結(jié)起來，主要有外部渠道和內(nèi)部渠道兩個方面。
(1)外部渠道
國內(nèi)信息渠道 國內(nèi)信息渠道大體有以下幾個方面：
政府信息網(wǎng)絡(luò)。現(xiàn)有不少省市(以至縣)都建立起以辦公廳為中心的縱向(省、市、縣)和橫向(各廳局、部委)的信息網(wǎng)。
大眾傳播媒介，即報刊、廣播、影視、出版等部門構(gòu)成的信息渠道。
社會專業(yè)信息機(jī)構(gòu)，如各種類型和層次的圖書館、情報機(jī)構(gòu)、檔案館、博物館以及近年來成立的信息中心和各種咨詢機(jī)構(gòu)。
國內(nèi)各企業(yè)、各大專院校、各專業(yè)的學(xué)會、研究會、協(xié)會等以及科研機(jī)構(gòu)。
各種形式的會議，如研討會、報告會、技術(shù)鑒定會、新聞發(fā)布會、展覽會等。
本企業(yè)在全國各地的銷售網(wǎng)點(diǎn)或代理機(jī)構(gòu)。
各種生活娛樂場所，如電*、劇院、賓館、飯店、餐廳、舞廳等生活娛樂設(shè)施。
文書，包括來文、指示、報告以及各種內(nèi)參、快報、簡報等。
國外信息來源 國外信息的來源主要有：
國外各種有關(guān)的報刊、影視、出版物等。
國外各有關(guān)專家組織、企業(yè)集團(tuán)、國際金融機(jī)構(gòu)、公關(guān)咨詢等。
國外各有關(guān)代理機(jī)構(gòu)及國外設(shè)點(diǎn)。
各類專業(yè)性的國際會議等。
外國公司、商社、科研機(jī)構(gòu)、院校等。
外國及國際組織駐華使(領(lǐng))館、辦事機(jī)構(gòu)及外國駐華商社的新聞發(fā)布等。
與友好人士的交往及同團(tuán)體與組織的交流等。
(2)內(nèi)部渠道
企業(yè)的計劃與總結(jié)。
企業(yè)的經(jīng)營策略和經(jīng)營預(yù)測、決策資料。
企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動分析資料：財務(wù)活動分析、生產(chǎn)情況分析、銷售情況分析、業(yè)務(wù)活動分析等資料。
企業(yè)的各種數(shù)字記錄、會計記錄(資金來源、資金使用情況、財務(wù)情況、經(jīng)濟(jì)成果情況)，統(tǒng)計記錄(生產(chǎn)情況，銷售情況)業(yè)務(wù)記錄(各種業(yè)務(wù)活動，包括對外交流業(yè)務(wù)活動)。
企業(yè)內(nèi)部簡報(或稱"通訊")。
秘書部門信息渠道甚多，關(guān)鍵在于是否善于利用，善于積累。
(四)注意事項和要求
堅持信息收集的基本原則
信息收集要遵守廣泛性的原則。不同層次、不同角度、不同人員、不同行業(yè)甚至不同國家、不同環(huán)境的信息等要廣泛收集。這樣，有利于我們能全面的思考問題，防止片面、主觀；有利于我們尋找擬定若干方案的素材，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供信息支持；有利于我們發(fā)現(xiàn)認(rèn)識上的"盲區(qū)"，不斷有所創(chuàng)新，不斷有所開拓。
信息收集要遵守真實性的原則。信息收集的資料是原始性資料，是信息處理的基礎(chǔ)性的工作。越是真實的、第一手的資料，信息的"含金量"越高。
信息收集要遵循客觀性的原則。信息收集忌"依長官意志辦事"，不受權(quán)威人士的束縛；忌"先有結(jié)論，后有調(diào)查"，不受主觀臆斷的限制。