、對上關(guān)系協(xié)調(diào)
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
對上關(guān)系協(xié)調(diào)是指組織對其上級領(lǐng)導(dǎo)人和領(lǐng)導(dǎo)部門的協(xié)調(diào)。這種協(xié)調(diào)往往通過正確貫徹上級的政策、指示，全面領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，局部利益與整體利益保持高度的一致性，不折不扣地完成上級下達(dá)的工作計(jì)劃和工作布置，并及時(shí)匯報(bào)執(zhí)行情況等組織行動來實(shí)現(xiàn)。秘書要在上級與本單位間做好溝通工作，既要促進(jìn)本單位正確、及時(shí)地貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，又要促進(jìn)上級及時(shí)、全面地了解本單位的實(shí)際情況，從而促進(jìn)本單位與上級保持一致協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。
(二)運(yùn)用對上關(guān)系協(xié)調(diào)的方法進(jìn)行協(xié)調(diào)
1.及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題
發(fā)現(xiàn)問題是解決問題的關(guān)鍵。秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)人的近身助手和參謀，在本部門和上級的關(guān)系中處于重要位置，一旦發(fā)生某些不夠協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，他應(yīng)能敏銳地從文書往來和領(lǐng)導(dǎo)的言談話語中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。發(fā)現(xiàn)問題后，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并積極采取相應(yīng)的協(xié)調(diào)措施。
2.解決問題的方法
和上級領(lǐng)導(dǎo)部門的關(guān)系，與其他關(guān)系相比具有一定的特殊性，解決的方法也應(yīng)與之相適應(yīng)，它沒有公式化的程序，而要根據(jù)情況不同、問題的性質(zhì)和大小而采取相應(yīng)的辦法。大體上說，可采用以下幾種方法：
(1)自查：自查就是檢查本部門自身是否全面領(lǐng)會了上級領(lǐng)導(dǎo)的意圖，是否貫徹了上級部門的政策精神，是否局部利益服從了整體利益，是否在各方面與上級領(lǐng)導(dǎo)保持了一致，是否完成了上級布置的各項(xiàng)工作。
(2)整改：一般而言，如果本部門的工作符合上級部門的要求，得到領(lǐng)導(dǎo)的肯定、認(rèn)同，就不會產(chǎn)生不合諧現(xiàn)象。但如果在自查中發(fā)現(xiàn)有與上級要求不相一致的地方，那就應(yīng)該加以整頓、改進(jìn)。
(3)積極請示：在貫徹執(zhí)行上級的工作要求時(shí)，會遇到各種不同的情況。這些上級在布置工作時(shí)未必都能考慮得盡善盡美。遇此情況下級部門不宜擅自決定，而應(yīng)多作請示，請領(lǐng)導(dǎo)對難以解決的問題予以定奪，以便把工作作好。
(4)主動匯報(bào)：將本部門的工作安排和進(jìn)展情況、所遇到的問題等主動向上級部門匯報(bào)。這一方面能使上級全面了解本部門的實(shí)際情況，便于作出正確的判斷、作出適當(dāng)?shù)臎Q策；另一方面也體現(xiàn)了下級對上級領(lǐng)導(dǎo)部門的充分尊重。
(三)相應(yīng)知識
秘書協(xié)調(diào)職能基礎(chǔ)。秘書部門進(jìn)行協(xié)調(diào)有著特殊的職能基礎(chǔ)：1.作為綜合部門，工作涉及面關(guān)系到組織運(yùn)轉(zhuǎn)的方方面面，有著廣闊的發(fā)揮協(xié)調(diào)作用的天地和調(diào)動各方面積極因素進(jìn)行協(xié)調(diào)的潛力。2.作為信息樞紐，秘書部門具有預(yù)測和發(fā)現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象并依據(jù)信息渠道和準(zhǔn)確分析失調(diào)原因?qū)で筮x擇協(xié)調(diào)途徑的能力。3.作為領(lǐng)導(dǎo)的辦公機(jī)構(gòu)，對組織目標(biāo)、整體利益、工作計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)意圖等能比較全面的了解，因而能比較準(zhǔn)確地把握協(xié)調(diào)方向和有關(guān)方針政策，把握協(xié)調(diào)分寸。4.作為領(lǐng)導(dǎo)人的近身助手，在領(lǐng)導(dǎo)信任和授權(quán)以及領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)威性作用下，在具體的協(xié)調(diào)事務(wù)中，能發(fā)揮較大的影響力。5.秘書部門在廣泛的工作交往和全面服務(wù)中，能建立與多方面的合作基礎(chǔ)和相互理解信任的感情基礎(chǔ)，這是秘書協(xié)調(diào)的重要條件。6.秘書在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)推動工作的實(shí)踐中，便于學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的工作方法和工作藝術(shù)，學(xué)習(xí)全面管理知識，提高工作能力。由于具有以上職能優(yōu)勢，秘書協(xié)調(diào)具有良好的職能基礎(chǔ)。
(四)注意事項(xiàng)與要求
1.維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)成員的威信和形象
秘書人員維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)成員的威信，主要是從工作角度出發(fā)，即使秘書本人因此受些誤解和委屈，也要泰然處之。
首先，在工作中，只能為領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)臺，不可拆臺。秘書人員一定要尊敬領(lǐng)導(dǎo)，積極配合領(lǐng)導(dǎo)工作。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)有某些疏漏和不足時(shí)，要積極采取補(bǔ)救措施，消除影響。
其次，要注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的自尊心。每個(gè)人都有其自尊的一面，也不例外，秘書人員給領(lǐng)導(dǎo)提意見和建議一定要注意場合。
2.維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)部的團(tuán)結(jié)
維護(hù)本單位領(lǐng)導(dǎo)層的團(tuán)結(jié)，事關(guān)本單位內(nèi)部的穩(wěn)定和有效運(yùn)轉(zhuǎn)，對此是每個(gè)秘書人員義不容辭的責(zé)任。秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，經(jīng)?；顒佑陬I(lǐng)導(dǎo)成員之間，并在領(lǐng)導(dǎo)層和下屬機(jī)構(gòu)之間起著溝通信息，處理信息的作用。因而掌握的情況比較多，也比較深入。反映情況轉(zhuǎn)達(dá)意見時(shí)要講究方式方法，不利于團(tuán)結(jié)的話、閑話、氣話不能說。發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)之間有誤會，應(yīng)尋找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會幫助澄清、化解。切不可從中撥弄是非，將問題復(fù)雜化。秘書請示或匯報(bào)工作，，應(yīng)嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)成員職責(zé)分工進(jìn)行，有分管領(lǐng)導(dǎo)就找分管領(lǐng)導(dǎo)，不越級請示。涉及全局的問題，要請主要領(lǐng)導(dǎo)人裁定，并通報(bào)其他領(lǐng)導(dǎo)成員。
二、對下關(guān)系協(xié)調(diào)
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
對下關(guān)系協(xié)調(diào)是指上級機(jī)關(guān)在實(shí)施的過程中，充分考慮到下級的實(shí)際情況，傾聽下級的意見和要求，科學(xué)地制定決策，并有效地將組織決策意圖貫徹到下級各執(zhí)行單位，使之自覺地協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，積極地為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而努力工作。
(二)運(yùn)用對下關(guān)系協(xié)調(diào)的方法進(jìn)行協(xié)調(diào)
就秘書工作而言：
1.要在領(lǐng)導(dǎo)形成決策之前，深入基層調(diào)查研究，征求各方面的意見和建議，使決策建立在全面了解情況，充分代表群眾的根本利益的基礎(chǔ)上。
2.在決策執(zhí)行中，若發(fā)現(xiàn)決策方案的疏漏或偏差；發(fā)現(xiàn)執(zhí)行單位的實(shí)際困難，應(yīng)及時(shí)傳遞給，使作及時(shí)必要的調(diào)整。當(dāng)下級單位對領(lǐng)導(dǎo)決策意圖尚未全面充分理解時(shí)，秘書有責(zé)任向其宣傳領(lǐng)導(dǎo)意圖，提高其執(zhí)行決策的主動性和積極性。
3.在決策執(zhí)行告一段落的考核評估和總結(jié)表彰工作中，秘書部門一方面要對下級單位的自我檢查和總結(jié)給予必要的幫助，另一方面要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)以工作計(jì)劃為依據(jù)，制訂切實(shí)可行、具體明確的考核標(biāo)準(zhǔn)和評估辦法。在對下關(guān)系的協(xié)調(diào)事務(wù)中，秘書既要參與決策全過程中的協(xié)調(diào)工作，又要在自身的工作事務(wù)中，全面深入地觀察、分析和解決問題，避免失調(diào)現(xiàn)象，化解矛盾，保持與下級關(guān)系的協(xié)調(diào)。
4.對下關(guān)系協(xié)調(diào)的方法：
(1)面商協(xié)調(diào)法
對不涉及多方，或者雖涉及多方但不宜或不必以會議方式協(xié)調(diào)的問題，可以用面商的形式。面商方式比較靈活，可以是代表組織意見的正式談話，也可以是個(gè)人之間的談心和交流?？筛鶕?jù)不同需要靈活處理。
(2)商榷式協(xié)調(diào)法
協(xié)調(diào)者以平等的身份、商量的態(tài)度、探討的口氣發(fā)表自己的意見，征求對方的看法，共同尋求解決問題的佳辦法，達(dá)到協(xié)調(diào)的目的。在重大問題未決策前，上下級之間、平行級之間、部門之間，為了達(dá)成某種協(xié)議共同磋商，可以采用協(xié)調(diào)。
(3)建議式協(xié)調(diào)法
指協(xié)調(diào)者以平等的身份、建議的態(tài)度、謙遜的語言，將自己的意見轉(zhuǎn)告給對方，提請對方選擇采用，以達(dá)到協(xié)調(diào)的目的。而不是要求對方去做什么，更不是指示別人做什么和怎么做。平行關(guān)系、無隸屬關(guān)系的單位之間及上級機(jī)關(guān)某部門與下級單位之間，往往采用建議式協(xié)調(diào)。這種協(xié)調(diào)不具有強(qiáng)制性和約束力，但具有一定的影響力，有助于解決問題。
(三)相應(yīng)知識
秘書協(xié)調(diào)的特性。秘書協(xié)調(diào)有以下幾個(gè)顯著特性。1.權(quán)力支配性。秘書沒有法定的人、財(cái)、物方面的職能管理權(quán)，不能以的身份命令有關(guān)方面采取協(xié)調(diào)行動。在進(jìn)行具有非權(quán)力支配性的協(xié)調(diào)工作時(shí)，多采取溝通疏導(dǎo)、相互協(xié)商辦法，要合理運(yùn)用領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)力慣性，準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖。對于領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的協(xié)調(diào)活動。不要超越領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍。2.非職責(zé)限定性。在管理活動中，秘書協(xié)調(diào)往往沒有確定的職責(zé)范圍。隨組織分工、領(lǐng)導(dǎo)信任程度、秘書自身能力及其與相關(guān)方面的關(guān)系狀態(tài)不同，秘書協(xié)調(diào)活動的范圍也不相同。因此工作能力強(qiáng)，能夠取得領(lǐng)導(dǎo)和各相關(guān)方面信任和支持的秘書人員，能夠發(fā)揮較大的協(xié)調(diào)作用。3.認(rèn)同疏導(dǎo)性。秘書協(xié)調(diào)活動始終貫穿認(rèn)同疏導(dǎo)。秘書必須不斷提高自身認(rèn)知能力，相機(jī)采用靈活的疏導(dǎo)方式。促進(jìn)各方面取得認(rèn)同，才能獲得良好的協(xié)調(diào)效果。
(四)注意事項(xiàng)與要求
對下關(guān)系協(xié)調(diào)，必須注意嚴(yán)守本分不擅權(quán)越位。這是因?yàn)槊貢块T不是獨(dú)立的，只是領(lǐng)導(dǎo)層的輔助機(jī)構(gòu)，處理、協(xié)調(diào)問題的時(shí)候，只能依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決定、決議和批示的精神辦事，而不能代替領(lǐng)導(dǎo)拍板。秘書人員雖然輔助領(lǐng)導(dǎo)研究各種問題，但只有發(fā)言權(quán)，無表決權(quán)。秘書部門提出解決問題的預(yù)案，只有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的研究決定后。 作為領(lǐng)導(dǎo)形成的決定，決議才能生效。總而言之，一定要在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的范圍內(nèi)行事，多請示，多報(bào)告，不擅作主張。不能打領(lǐng)導(dǎo)的旗號，越俎代皰，更不能權(quán)欲熏心，以權(quán)謀私。
三、上下雙方關(guān)系協(xié)調(diào)
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
上下雙方關(guān)系協(xié)調(diào)是指對本部門的上級與本部門的下級進(jìn)行協(xié)調(diào)。目標(biāo)是理順上下關(guān)系，使得上下思想、行動保持一致。進(jìn)行這項(xiàng)協(xié)調(diào)工作的秘書處于中間環(huán)節(jié)，作用大、責(zé)任重。
(二)運(yùn)用上下雙方關(guān)系協(xié)調(diào)的方法進(jìn)行協(xié)調(diào)
1.對政策變化后的協(xié)調(diào)步驟
大凡已經(jīng)形成的決策或上下知曉的動議，突然因情況有變需要撤消，準(zhǔn)備形成新的處理方案，這就要求秘書對上下雙方進(jìn)行工作關(guān)系的協(xié)調(diào)。此時(shí)，一要使上下對新情況認(rèn)識一致，二要對撤消原動議上下認(rèn)同；三要對處理問題的新方案經(jīng)反復(fù)討論，上下均表示滿意。上下級機(jī)關(guān)的秘書部門在溝通、聯(lián)絡(luò)、交換意見、草擬方案等方面，能起到不可低估的作用。通過協(xié)調(diào)可避免下級對上級產(chǎn)生"政策多變"的誤會，避免上級對下級產(chǎn)生"不尊重領(lǐng)導(dǎo)"的看法。
2.上下關(guān)系協(xié)調(diào)工作的一般程序
縱向協(xié)調(diào)工作沒有固定的程序，但一般來說其工作全過程可以分解為若干步驟，循因求果，步步推進(jìn)。
(1)找準(zhǔn)問題
這是協(xié)調(diào)工作的開始，強(qiáng)調(diào)一要找，即秘書人員要主動深入實(shí)際，深入群眾，通過調(diào)查，發(fā)現(xiàn)需要協(xié)調(diào)解決的矛盾；二要準(zhǔn)，即找準(zhǔn)那些必須通過協(xié)調(diào)才能解決的問題，然后，報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)同意，請領(lǐng)導(dǎo)直接出面協(xié)調(diào)，或受領(lǐng)導(dǎo)之托去行使協(xié)調(diào)之責(zé)。
(2)擬定方案
通過對協(xié)調(diào)課題的分析論證，提出切實(shí)可行的協(xié)調(diào)工作方案，包括協(xié)調(diào)的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、擬采用的協(xié)調(diào)工作方法、所要達(dá)到的目的，并盡可能設(shè)計(jì)出幾套方案，陳述其利弊，請領(lǐng)導(dǎo)同志定奪。正確的工作方案可避免走彎路，但工作方案很難做到盡善盡美，只能在協(xié)調(diào)工作實(shí)施過程中不斷修正。
(3)實(shí)施協(xié)調(diào)
實(shí)施協(xié)調(diào)工作方案，既要有原則性，又要有靈活性，瞄準(zhǔn)協(xié)調(diào)目標(biāo)，隨機(jī)應(yīng)變。但對協(xié)調(diào)過程中出現(xiàn)的新情況、新問題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映匯報(bào)，以便得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。
實(shí)施協(xié)調(diào)中多采用的方法是：
文字協(xié)調(diào)法
這是經(jīng)常采用的協(xié)調(diào)形式，如通過擬訂工作計(jì)劃、活動部署、訂立制度、集體審訂修改文稿等形式統(tǒng)一認(rèn)識，協(xié)調(diào)行動，使組織內(nèi)部上下各相關(guān)方面的工作協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)；用征求文稿意見、會簽文件、會議備忘錄、會談協(xié)商記要等形式，協(xié)調(diào)組織與外部各方面的關(guān)系。這種形式具有規(guī)范性、穩(wěn)定性，是較長時(shí)間內(nèi)保持協(xié)調(diào)關(guān)系的依據(jù)。
信息溝通法
現(xiàn)實(shí)生活中的很多矛盾，是由于不了解情況，憑主觀臆測，加上偏聽偏信造成的。醫(yī)治此癥的良藥，就是溝通信息。將有關(guān)部門、單位和人員召集起來，如實(shí)介紹情況，就能解除誤會，消除隔閡。心情一舒暢，事情也就好辦了。
政策對照法
對同一項(xiàng)工作，有的部門認(rèn)為該辦，有的認(rèn)為不該辦，不能辦，往往眾說紛紜，各持己見。在這種情況下，就要對照黨和國家的方針、政策、法規(guī)，用政策統(tǒng)一思想，形成共識。
(三)相應(yīng)知識
秘書機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)功能。秘書機(jī)構(gòu)是各類管理組織的綜合辦公機(jī)構(gòu)。在其辦文、辦會、辦事等業(yè)務(wù)活動中，能有效地維護(hù)組織協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)；秘書機(jī)構(gòu)聯(lián)系內(nèi)外、上下、左右，便于發(fā)現(xiàn)組織運(yùn)轉(zhuǎn)中隨時(shí)可能出現(xiàn)的矛盾和問題，并協(xié)助進(jìn)行協(xié)調(diào)；秘書機(jī)構(gòu)作為的參謀部和辦事機(jī)構(gòu)，經(jīng)常為發(fā)現(xiàn)、控制和處理失調(diào)現(xiàn)象出謀劃策，并在自己的職能范圍內(nèi)，或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后，代表領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，處理矛盾糾紛，進(jìn)行組織協(xié)調(diào)?？傊?，秘書機(jī)構(gòu)的職能位置和職能活動，使之具有一定的組織協(xié)調(diào)功能。
(四)注意事項(xiàng)和要求
1.捕捉有利的協(xié)調(diào)時(shí)機(jī)
在協(xié)調(diào)工作中，時(shí)機(jī)把握得好，可事半功倍；時(shí)機(jī)把握得不好，寸步難行。當(dāng)協(xié)調(diào)對象精神愉快、工作間歇、心情平靜時(shí)，容易接受別人的意見或建議。當(dāng)矛盾顯現(xiàn)、條件成熟、是非分明時(shí)，上級政策、方針明確時(shí)，協(xié)調(diào)易于取得成功。各相關(guān)方面意識到協(xié)調(diào)需要時(shí)，感到共同利益共同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)必須協(xié)調(diào)時(shí)，協(xié)調(diào)能很快取得成效。這就需要秘書人員能敏銳地捕捉信息。要有觀察問題、發(fā)現(xiàn)問題的能力，要善于發(fā)現(xiàn)偶然線索、抓住有利時(shí)機(jī)和條件，并加以利用，進(jìn)行協(xié)調(diào)。
2.協(xié)調(diào)活動中的換位思考
在實(shí)際工作中，由于各自所處的位置不同，看問題的角度也不一樣，可能產(chǎn)生很大分歧。在這種情況下，協(xié)調(diào)者不要簡單地重申或強(qiáng)調(diào)自己的看法和意見。要理解對方，想法使自己和有關(guān)方面人員都平靜下來。試著將自己置于對方的位置，以對方的處境、情感及觀點(diǎn)來考慮和解釋共同的問題，以期求大同存小異。
3.服從大局
秘書人員必須有全局觀念。全局或大局，是指事物的整體，一事物發(fā)展的總過程，構(gòu)成事物整體的各個(gè)部分、各個(gè)方面和事物發(fā)展過程的各個(gè)階段。局部服從大局，就是指協(xié)調(diào)處理全局與局部關(guān)系時(shí)，必須照顧全局。對一個(gè)行業(yè)中的各個(gè)單位而言，全行業(yè)是大局，任何時(shí)候都必須做到部門、單位利益服從全國利益和本地區(qū)的整體利益；職能的利益服從全單位的利益。同時(shí)在此基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)盡可能地滿足局部、部分的正當(dāng)權(quán)益及合理要求。秘書人員在協(xié)調(diào)中如果不講大局，就失去了協(xié)調(diào)的依據(jù)和方向。在實(shí)際工作中，許多部門、單位往往容易站在自身的立場上，維護(hù)本部門、本單位的利益。因此，秘書在代表領(lǐng)導(dǎo)做協(xié)調(diào)溝通的工作中，要積極引導(dǎo)部門在工作目標(biāo)、思想觀念和實(shí)際步驟上達(dá)成共識，把本部門的利益、工作目標(biāo)與全局的利益、目標(biāo)結(jié)合起來，各部門之間互相協(xié)調(diào)和適應(yīng)，不搞自我封閉，摒棄"各人自掃門前雪，休管他人瓦上霜"的自私狹隘心理，為全局的工作作出貢獻(xiàn)。同時(shí)，身處協(xié)調(diào)崗位的秘書。也應(yīng)設(shè)身處地的為部門考慮，作適當(dāng)?shù)睦嫫胶?，方能穩(wěn)定大局。
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
對上關(guān)系協(xié)調(diào)是指組織對其上級領(lǐng)導(dǎo)人和領(lǐng)導(dǎo)部門的協(xié)調(diào)。這種協(xié)調(diào)往往通過正確貫徹上級的政策、指示，全面領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，局部利益與整體利益保持高度的一致性，不折不扣地完成上級下達(dá)的工作計(jì)劃和工作布置，并及時(shí)匯報(bào)執(zhí)行情況等組織行動來實(shí)現(xiàn)。秘書要在上級與本單位間做好溝通工作，既要促進(jìn)本單位正確、及時(shí)地貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，又要促進(jìn)上級及時(shí)、全面地了解本單位的實(shí)際情況，從而促進(jìn)本單位與上級保持一致協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。
(二)運(yùn)用對上關(guān)系協(xié)調(diào)的方法進(jìn)行協(xié)調(diào)
1.及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題
發(fā)現(xiàn)問題是解決問題的關(guān)鍵。秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)人的近身助手和參謀，在本部門和上級的關(guān)系中處于重要位置，一旦發(fā)生某些不夠協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，他應(yīng)能敏銳地從文書往來和領(lǐng)導(dǎo)的言談話語中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。發(fā)現(xiàn)問題后，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并積極采取相應(yīng)的協(xié)調(diào)措施。
2.解決問題的方法
和上級領(lǐng)導(dǎo)部門的關(guān)系，與其他關(guān)系相比具有一定的特殊性，解決的方法也應(yīng)與之相適應(yīng)，它沒有公式化的程序，而要根據(jù)情況不同、問題的性質(zhì)和大小而采取相應(yīng)的辦法。大體上說，可采用以下幾種方法：
(1)自查：自查就是檢查本部門自身是否全面領(lǐng)會了上級領(lǐng)導(dǎo)的意圖，是否貫徹了上級部門的政策精神，是否局部利益服從了整體利益，是否在各方面與上級領(lǐng)導(dǎo)保持了一致，是否完成了上級布置的各項(xiàng)工作。
(2)整改：一般而言，如果本部門的工作符合上級部門的要求，得到領(lǐng)導(dǎo)的肯定、認(rèn)同，就不會產(chǎn)生不合諧現(xiàn)象。但如果在自查中發(fā)現(xiàn)有與上級要求不相一致的地方，那就應(yīng)該加以整頓、改進(jìn)。
(3)積極請示：在貫徹執(zhí)行上級的工作要求時(shí)，會遇到各種不同的情況。這些上級在布置工作時(shí)未必都能考慮得盡善盡美。遇此情況下級部門不宜擅自決定，而應(yīng)多作請示，請領(lǐng)導(dǎo)對難以解決的問題予以定奪，以便把工作作好。
(4)主動匯報(bào)：將本部門的工作安排和進(jìn)展情況、所遇到的問題等主動向上級部門匯報(bào)。這一方面能使上級全面了解本部門的實(shí)際情況，便于作出正確的判斷、作出適當(dāng)?shù)臎Q策；另一方面也體現(xiàn)了下級對上級領(lǐng)導(dǎo)部門的充分尊重。
(三)相應(yīng)知識
秘書協(xié)調(diào)職能基礎(chǔ)。秘書部門進(jìn)行協(xié)調(diào)有著特殊的職能基礎(chǔ)：1.作為綜合部門，工作涉及面關(guān)系到組織運(yùn)轉(zhuǎn)的方方面面，有著廣闊的發(fā)揮協(xié)調(diào)作用的天地和調(diào)動各方面積極因素進(jìn)行協(xié)調(diào)的潛力。2.作為信息樞紐，秘書部門具有預(yù)測和發(fā)現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象并依據(jù)信息渠道和準(zhǔn)確分析失調(diào)原因?qū)で筮x擇協(xié)調(diào)途徑的能力。3.作為領(lǐng)導(dǎo)的辦公機(jī)構(gòu)，對組織目標(biāo)、整體利益、工作計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)意圖等能比較全面的了解，因而能比較準(zhǔn)確地把握協(xié)調(diào)方向和有關(guān)方針政策，把握協(xié)調(diào)分寸。4.作為領(lǐng)導(dǎo)人的近身助手，在領(lǐng)導(dǎo)信任和授權(quán)以及領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)威性作用下，在具體的協(xié)調(diào)事務(wù)中，能發(fā)揮較大的影響力。5.秘書部門在廣泛的工作交往和全面服務(wù)中，能建立與多方面的合作基礎(chǔ)和相互理解信任的感情基礎(chǔ)，這是秘書協(xié)調(diào)的重要條件。6.秘書在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)推動工作的實(shí)踐中，便于學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的工作方法和工作藝術(shù)，學(xué)習(xí)全面管理知識，提高工作能力。由于具有以上職能優(yōu)勢，秘書協(xié)調(diào)具有良好的職能基礎(chǔ)。
(四)注意事項(xiàng)與要求
1.維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)成員的威信和形象
秘書人員維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)成員的威信，主要是從工作角度出發(fā)，即使秘書本人因此受些誤解和委屈，也要泰然處之。
首先，在工作中，只能為領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)臺，不可拆臺。秘書人員一定要尊敬領(lǐng)導(dǎo)，積極配合領(lǐng)導(dǎo)工作。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)有某些疏漏和不足時(shí)，要積極采取補(bǔ)救措施，消除影響。
其次，要注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的自尊心。每個(gè)人都有其自尊的一面，也不例外，秘書人員給領(lǐng)導(dǎo)提意見和建議一定要注意場合。
2.維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)部的團(tuán)結(jié)
維護(hù)本單位領(lǐng)導(dǎo)層的團(tuán)結(jié)，事關(guān)本單位內(nèi)部的穩(wěn)定和有效運(yùn)轉(zhuǎn)，對此是每個(gè)秘書人員義不容辭的責(zé)任。秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，經(jīng)?；顒佑陬I(lǐng)導(dǎo)成員之間，并在領(lǐng)導(dǎo)層和下屬機(jī)構(gòu)之間起著溝通信息，處理信息的作用。因而掌握的情況比較多，也比較深入。反映情況轉(zhuǎn)達(dá)意見時(shí)要講究方式方法，不利于團(tuán)結(jié)的話、閑話、氣話不能說。發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)之間有誤會，應(yīng)尋找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會幫助澄清、化解。切不可從中撥弄是非，將問題復(fù)雜化。秘書請示或匯報(bào)工作，，應(yīng)嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)成員職責(zé)分工進(jìn)行，有分管領(lǐng)導(dǎo)就找分管領(lǐng)導(dǎo)，不越級請示。涉及全局的問題，要請主要領(lǐng)導(dǎo)人裁定，并通報(bào)其他領(lǐng)導(dǎo)成員。
二、對下關(guān)系協(xié)調(diào)
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
對下關(guān)系協(xié)調(diào)是指上級機(jī)關(guān)在實(shí)施的過程中，充分考慮到下級的實(shí)際情況，傾聽下級的意見和要求，科學(xué)地制定決策，并有效地將組織決策意圖貫徹到下級各執(zhí)行單位，使之自覺地協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，積極地為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而努力工作。
(二)運(yùn)用對下關(guān)系協(xié)調(diào)的方法進(jìn)行協(xié)調(diào)
就秘書工作而言：
1.要在領(lǐng)導(dǎo)形成決策之前，深入基層調(diào)查研究，征求各方面的意見和建議，使決策建立在全面了解情況，充分代表群眾的根本利益的基礎(chǔ)上。
2.在決策執(zhí)行中，若發(fā)現(xiàn)決策方案的疏漏或偏差；發(fā)現(xiàn)執(zhí)行單位的實(shí)際困難，應(yīng)及時(shí)傳遞給，使作及時(shí)必要的調(diào)整。當(dāng)下級單位對領(lǐng)導(dǎo)決策意圖尚未全面充分理解時(shí)，秘書有責(zé)任向其宣傳領(lǐng)導(dǎo)意圖，提高其執(zhí)行決策的主動性和積極性。
3.在決策執(zhí)行告一段落的考核評估和總結(jié)表彰工作中，秘書部門一方面要對下級單位的自我檢查和總結(jié)給予必要的幫助，另一方面要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)以工作計(jì)劃為依據(jù)，制訂切實(shí)可行、具體明確的考核標(biāo)準(zhǔn)和評估辦法。在對下關(guān)系的協(xié)調(diào)事務(wù)中，秘書既要參與決策全過程中的協(xié)調(diào)工作，又要在自身的工作事務(wù)中，全面深入地觀察、分析和解決問題，避免失調(diào)現(xiàn)象，化解矛盾，保持與下級關(guān)系的協(xié)調(diào)。
4.對下關(guān)系協(xié)調(diào)的方法：
(1)面商協(xié)調(diào)法
對不涉及多方，或者雖涉及多方但不宜或不必以會議方式協(xié)調(diào)的問題，可以用面商的形式。面商方式比較靈活，可以是代表組織意見的正式談話，也可以是個(gè)人之間的談心和交流?？筛鶕?jù)不同需要靈活處理。
(2)商榷式協(xié)調(diào)法
協(xié)調(diào)者以平等的身份、商量的態(tài)度、探討的口氣發(fā)表自己的意見，征求對方的看法，共同尋求解決問題的佳辦法，達(dá)到協(xié)調(diào)的目的。在重大問題未決策前，上下級之間、平行級之間、部門之間，為了達(dá)成某種協(xié)議共同磋商，可以采用協(xié)調(diào)。
(3)建議式協(xié)調(diào)法
指協(xié)調(diào)者以平等的身份、建議的態(tài)度、謙遜的語言，將自己的意見轉(zhuǎn)告給對方，提請對方選擇采用，以達(dá)到協(xié)調(diào)的目的。而不是要求對方去做什么，更不是指示別人做什么和怎么做。平行關(guān)系、無隸屬關(guān)系的單位之間及上級機(jī)關(guān)某部門與下級單位之間，往往采用建議式協(xié)調(diào)。這種協(xié)調(diào)不具有強(qiáng)制性和約束力，但具有一定的影響力，有助于解決問題。
(三)相應(yīng)知識
秘書協(xié)調(diào)的特性。秘書協(xié)調(diào)有以下幾個(gè)顯著特性。1.權(quán)力支配性。秘書沒有法定的人、財(cái)、物方面的職能管理權(quán)，不能以的身份命令有關(guān)方面采取協(xié)調(diào)行動。在進(jìn)行具有非權(quán)力支配性的協(xié)調(diào)工作時(shí)，多采取溝通疏導(dǎo)、相互協(xié)商辦法，要合理運(yùn)用領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)力慣性，準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖。對于領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的協(xié)調(diào)活動。不要超越領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍。2.非職責(zé)限定性。在管理活動中，秘書協(xié)調(diào)往往沒有確定的職責(zé)范圍。隨組織分工、領(lǐng)導(dǎo)信任程度、秘書自身能力及其與相關(guān)方面的關(guān)系狀態(tài)不同，秘書協(xié)調(diào)活動的范圍也不相同。因此工作能力強(qiáng)，能夠取得領(lǐng)導(dǎo)和各相關(guān)方面信任和支持的秘書人員，能夠發(fā)揮較大的協(xié)調(diào)作用。3.認(rèn)同疏導(dǎo)性。秘書協(xié)調(diào)活動始終貫穿認(rèn)同疏導(dǎo)。秘書必須不斷提高自身認(rèn)知能力，相機(jī)采用靈活的疏導(dǎo)方式。促進(jìn)各方面取得認(rèn)同，才能獲得良好的協(xié)調(diào)效果。
(四)注意事項(xiàng)與要求
對下關(guān)系協(xié)調(diào)，必須注意嚴(yán)守本分不擅權(quán)越位。這是因?yàn)槊貢块T不是獨(dú)立的，只是領(lǐng)導(dǎo)層的輔助機(jī)構(gòu)，處理、協(xié)調(diào)問題的時(shí)候，只能依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決定、決議和批示的精神辦事，而不能代替領(lǐng)導(dǎo)拍板。秘書人員雖然輔助領(lǐng)導(dǎo)研究各種問題，但只有發(fā)言權(quán)，無表決權(quán)。秘書部門提出解決問題的預(yù)案，只有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的研究決定后。 作為領(lǐng)導(dǎo)形成的決定，決議才能生效。總而言之，一定要在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的范圍內(nèi)行事，多請示，多報(bào)告，不擅作主張。不能打領(lǐng)導(dǎo)的旗號，越俎代皰，更不能權(quán)欲熏心，以權(quán)謀私。
三、上下雙方關(guān)系協(xié)調(diào)
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
上下雙方關(guān)系協(xié)調(diào)是指對本部門的上級與本部門的下級進(jìn)行協(xié)調(diào)。目標(biāo)是理順上下關(guān)系，使得上下思想、行動保持一致。進(jìn)行這項(xiàng)協(xié)調(diào)工作的秘書處于中間環(huán)節(jié)，作用大、責(zé)任重。
(二)運(yùn)用上下雙方關(guān)系協(xié)調(diào)的方法進(jìn)行協(xié)調(diào)
1.對政策變化后的協(xié)調(diào)步驟
大凡已經(jīng)形成的決策或上下知曉的動議，突然因情況有變需要撤消，準(zhǔn)備形成新的處理方案，這就要求秘書對上下雙方進(jìn)行工作關(guān)系的協(xié)調(diào)。此時(shí)，一要使上下對新情況認(rèn)識一致，二要對撤消原動議上下認(rèn)同；三要對處理問題的新方案經(jīng)反復(fù)討論，上下均表示滿意。上下級機(jī)關(guān)的秘書部門在溝通、聯(lián)絡(luò)、交換意見、草擬方案等方面，能起到不可低估的作用。通過協(xié)調(diào)可避免下級對上級產(chǎn)生"政策多變"的誤會，避免上級對下級產(chǎn)生"不尊重領(lǐng)導(dǎo)"的看法。
2.上下關(guān)系協(xié)調(diào)工作的一般程序
縱向協(xié)調(diào)工作沒有固定的程序，但一般來說其工作全過程可以分解為若干步驟，循因求果，步步推進(jìn)。
(1)找準(zhǔn)問題
這是協(xié)調(diào)工作的開始，強(qiáng)調(diào)一要找，即秘書人員要主動深入實(shí)際，深入群眾，通過調(diào)查，發(fā)現(xiàn)需要協(xié)調(diào)解決的矛盾；二要準(zhǔn)，即找準(zhǔn)那些必須通過協(xié)調(diào)才能解決的問題，然后，報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)同意，請領(lǐng)導(dǎo)直接出面協(xié)調(diào)，或受領(lǐng)導(dǎo)之托去行使協(xié)調(diào)之責(zé)。
(2)擬定方案
通過對協(xié)調(diào)課題的分析論證，提出切實(shí)可行的協(xié)調(diào)工作方案，包括協(xié)調(diào)的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、擬采用的協(xié)調(diào)工作方法、所要達(dá)到的目的，并盡可能設(shè)計(jì)出幾套方案，陳述其利弊，請領(lǐng)導(dǎo)同志定奪。正確的工作方案可避免走彎路，但工作方案很難做到盡善盡美，只能在協(xié)調(diào)工作實(shí)施過程中不斷修正。
(3)實(shí)施協(xié)調(diào)
實(shí)施協(xié)調(diào)工作方案，既要有原則性，又要有靈活性，瞄準(zhǔn)協(xié)調(diào)目標(biāo)，隨機(jī)應(yīng)變。但對協(xié)調(diào)過程中出現(xiàn)的新情況、新問題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映匯報(bào)，以便得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。
實(shí)施協(xié)調(diào)中多采用的方法是：
文字協(xié)調(diào)法
這是經(jīng)常采用的協(xié)調(diào)形式，如通過擬訂工作計(jì)劃、活動部署、訂立制度、集體審訂修改文稿等形式統(tǒng)一認(rèn)識，協(xié)調(diào)行動，使組織內(nèi)部上下各相關(guān)方面的工作協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)；用征求文稿意見、會簽文件、會議備忘錄、會談協(xié)商記要等形式，協(xié)調(diào)組織與外部各方面的關(guān)系。這種形式具有規(guī)范性、穩(wěn)定性，是較長時(shí)間內(nèi)保持協(xié)調(diào)關(guān)系的依據(jù)。
信息溝通法
現(xiàn)實(shí)生活中的很多矛盾，是由于不了解情況，憑主觀臆測，加上偏聽偏信造成的。醫(yī)治此癥的良藥，就是溝通信息。將有關(guān)部門、單位和人員召集起來，如實(shí)介紹情況，就能解除誤會，消除隔閡。心情一舒暢，事情也就好辦了。
政策對照法
對同一項(xiàng)工作，有的部門認(rèn)為該辦，有的認(rèn)為不該辦，不能辦，往往眾說紛紜，各持己見。在這種情況下，就要對照黨和國家的方針、政策、法規(guī)，用政策統(tǒng)一思想，形成共識。
(三)相應(yīng)知識
秘書機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)功能。秘書機(jī)構(gòu)是各類管理組織的綜合辦公機(jī)構(gòu)。在其辦文、辦會、辦事等業(yè)務(wù)活動中，能有效地維護(hù)組織協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)；秘書機(jī)構(gòu)聯(lián)系內(nèi)外、上下、左右，便于發(fā)現(xiàn)組織運(yùn)轉(zhuǎn)中隨時(shí)可能出現(xiàn)的矛盾和問題，并協(xié)助進(jìn)行協(xié)調(diào)；秘書機(jī)構(gòu)作為的參謀部和辦事機(jī)構(gòu)，經(jīng)常為發(fā)現(xiàn)、控制和處理失調(diào)現(xiàn)象出謀劃策，并在自己的職能范圍內(nèi)，或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后，代表領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，處理矛盾糾紛，進(jìn)行組織協(xié)調(diào)?？傊?，秘書機(jī)構(gòu)的職能位置和職能活動，使之具有一定的組織協(xié)調(diào)功能。
(四)注意事項(xiàng)和要求
1.捕捉有利的協(xié)調(diào)時(shí)機(jī)
在協(xié)調(diào)工作中，時(shí)機(jī)把握得好，可事半功倍；時(shí)機(jī)把握得不好，寸步難行。當(dāng)協(xié)調(diào)對象精神愉快、工作間歇、心情平靜時(shí)，容易接受別人的意見或建議。當(dāng)矛盾顯現(xiàn)、條件成熟、是非分明時(shí)，上級政策、方針明確時(shí)，協(xié)調(diào)易于取得成功。各相關(guān)方面意識到協(xié)調(diào)需要時(shí)，感到共同利益共同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)必須協(xié)調(diào)時(shí)，協(xié)調(diào)能很快取得成效。這就需要秘書人員能敏銳地捕捉信息。要有觀察問題、發(fā)現(xiàn)問題的能力，要善于發(fā)現(xiàn)偶然線索、抓住有利時(shí)機(jī)和條件，并加以利用，進(jìn)行協(xié)調(diào)。
2.協(xié)調(diào)活動中的換位思考
在實(shí)際工作中，由于各自所處的位置不同，看問題的角度也不一樣，可能產(chǎn)生很大分歧。在這種情況下，協(xié)調(diào)者不要簡單地重申或強(qiáng)調(diào)自己的看法和意見。要理解對方，想法使自己和有關(guān)方面人員都平靜下來。試著將自己置于對方的位置，以對方的處境、情感及觀點(diǎn)來考慮和解釋共同的問題，以期求大同存小異。
3.服從大局
秘書人員必須有全局觀念。全局或大局，是指事物的整體，一事物發(fā)展的總過程，構(gòu)成事物整體的各個(gè)部分、各個(gè)方面和事物發(fā)展過程的各個(gè)階段。局部服從大局，就是指協(xié)調(diào)處理全局與局部關(guān)系時(shí)，必須照顧全局。對一個(gè)行業(yè)中的各個(gè)單位而言，全行業(yè)是大局，任何時(shí)候都必須做到部門、單位利益服從全國利益和本地區(qū)的整體利益；職能的利益服從全單位的利益。同時(shí)在此基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)盡可能地滿足局部、部分的正當(dāng)權(quán)益及合理要求。秘書人員在協(xié)調(diào)中如果不講大局，就失去了協(xié)調(diào)的依據(jù)和方向。在實(shí)際工作中，許多部門、單位往往容易站在自身的立場上，維護(hù)本部門、本單位的利益。因此，秘書在代表領(lǐng)導(dǎo)做協(xié)調(diào)溝通的工作中，要積極引導(dǎo)部門在工作目標(biāo)、思想觀念和實(shí)際步驟上達(dá)成共識，把本部門的利益、工作目標(biāo)與全局的利益、目標(biāo)結(jié)合起來，各部門之間互相協(xié)調(diào)和適應(yīng)，不搞自我封閉，摒棄"各人自掃門前雪，休管他人瓦上霜"的自私狹隘心理，為全局的工作作出貢獻(xiàn)。同時(shí)，身處協(xié)調(diào)崗位的秘書。也應(yīng)設(shè)身處地的為部門考慮，作適當(dāng)?shù)睦嫫胶?，方能穩(wěn)定大局。