一、關(guān)系協(xié)調(diào)
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
關(guān)系協(xié)調(diào)包括幾種類型：同級關(guān)系的協(xié)調(diào)，這是指本部門與平級相關(guān)部門的關(guān)系協(xié)調(diào)；領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系協(xié)調(diào)，這是指同一領(lǐng)導(dǎo)層領(lǐng)導(dǎo)間的關(guān)系協(xié)調(diào)；秘書部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)，這是指秘書部門內(nèi)部的秘書人員之間、秘書與秘書部門負(fù)責(zé)人之間的關(guān)系協(xié)調(diào)；秘書機(jī)構(gòu)與職能機(jī)構(gòu)的關(guān)系協(xié)調(diào)，這是指秘書部門與本單位各職能管理部門之間的關(guān)系協(xié)調(diào)。秘書通過關(guān)系協(xié)調(diào)工作，努力使各方面關(guān)系融洽，相互配合，相互影響，步調(diào)一致，共同工作。
(二)運用關(guān)系協(xié)調(diào)的方法進(jìn)行協(xié)調(diào)
1.同級關(guān)系協(xié)調(diào)的步驟
同級關(guān)系的協(xié)調(diào)，一是指本部門與平級的相關(guān)部門的協(xié)調(diào)，二是指秘書部門與本單位各職能管理部門之間的關(guān)系協(xié)調(diào)。同級部門的協(xié)調(diào)往往是處理某個問題涉及到幾個相關(guān)部門的管理權(quán)，由秘書部門代表本著向相關(guān)部門說明情況，溝通信息，征求意見和交換看法。認(rèn)識基本一致后，由部門負(fù)責(zé)人授權(quán)各機(jī)關(guān)秘書部門，一起會商，制定出大家認(rèn)同的方案，相關(guān)部門聯(lián)名向上行文請示或向下行文決議，充分運用各部門的管理職權(quán)協(xié)調(diào)統(tǒng)一地解決問題。秘書部門與本單位內(nèi)的各職能管理部門之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，一是要求秘書部門在撰制文件，擬辦、分發(fā)文件、籌辦會議，征集會議議題，以及辦理事務(wù)的過程中，與各職能部門加強(qiáng)溝通，充分尊重各職能管理部門的看法和職權(quán)。二是在各職能部門之間發(fā)生事權(quán)交叉或沖突時，秘書部門發(fā)揮綜合部門的職能作用，促進(jìn)各相關(guān)方面溝通，促進(jìn)理解與合作，在局部服從整體，維護(hù)全面利益的原則指導(dǎo)下，制定出各方面都可接受的解決問題的辦法，協(xié)調(diào)解決問題。
在分工越來越細(xì)，相關(guān)因素越來越多的現(xiàn)代管理實踐中，橫向的同級關(guān)系的協(xié)調(diào)顯得更重要。一項工作任務(wù)，往往難以單一地依靠縱向的行政命令，必須注意橫向的協(xié)同配合，形成整體合力。
2.領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系協(xié)調(diào)的方法
領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系協(xié)調(diào)，指領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)的近身助手，對領(lǐng)導(dǎo)班子人員間的關(guān)系是比較了解的，應(yīng)把維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子的和諧和工作關(guān)系的協(xié)調(diào)作為規(guī)范自己工作行為的重要原則。一是要對領(lǐng)導(dǎo)不分親疏，全面作好公務(wù)服務(wù)；二是不說是道非，不參與領(lǐng)導(dǎo)間的個人糾紛，不在領(lǐng)導(dǎo)間傳遞不利于團(tuán)結(jié)的小道消息；三是在請示匯報時按領(lǐng)導(dǎo)分工對口，不搞多頭請示，避免造成權(quán)力交叉和事權(quán)沖突；四是列席領(lǐng)導(dǎo)班子辦公會議時，要認(rèn)真作好會議記錄，并將會議記錄送缺席的領(lǐng)導(dǎo)成員閱知，加強(qiáng)信息溝通，避免產(chǎn)生因溝通不暢出現(xiàn)的誤會。
當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)成員間發(fā)生爭執(zhí)，雙方不夠冷靜時，秘書人員可隨機(jī)轉(zhuǎn)移其注意力，或以請示工作，接電話等方式讓雙方停止?fàn)巿?zhí)，，待冷靜下來后再深入進(jìn)行討論；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)間因情況不明產(chǎn)生矛盾時，應(yīng)及時提供全面的客觀情況，促成領(lǐng)導(dǎo)了解實情，統(tǒng)一認(rèn)識；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)間出現(xiàn)某些非原則分歧時，秘書人員要善當(dāng)"和事佬"，促進(jìn)團(tuán)結(jié)。
3.秘書部門的內(nèi)部協(xié)調(diào)的方法
秘書部門的內(nèi)部協(xié)調(diào)，指秘書部門內(nèi)部的秘書人員之間，秘書與秘書部門負(fù)責(zé)人之間的關(guān)系協(xié)調(diào)。其內(nèi)容包括工作分配、分工與合作；中心工作與常規(guī)工作的安排以及秘書個人之間的人際關(guān)系協(xié)調(diào)等。
秘書部門內(nèi)部協(xié)調(diào)的方法簡列如下：
(1)分工合理，忌勞逸不均。
(2)發(fā)揮所長，忌舍長用短。
(3)判定激勵政策，鼓勵人人爭先。
(4)多開展思想交流，及時溝通。
4.秘書機(jī)構(gòu)與職能機(jī)構(gòu)屬于同一管理層次，雖然各有分工，但管理目標(biāo)和組織的整體利益是一致的，在日常工作中也可能出現(xiàn)某些不協(xié)調(diào)現(xiàn)象，秘書應(yīng)從以下方面保持兩者之間的協(xié)調(diào)配合關(guān)系：一要尊重職能機(jī)構(gòu)的職能管理權(quán)。辦文、辦會、辦事過程中若遇到涉及職能管理方面的問題，應(yīng)虛心聽取有關(guān)職能機(jī)構(gòu)的意見，學(xué)習(xí)其有關(guān)專業(yè)知識，切忌不懂裝懂，干擾職能機(jī)構(gòu)正常運轉(zhuǎn)；二要及時做好信息服務(wù)。上傳下達(dá)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)為職能機(jī)構(gòu)排憂解難；三是發(fā)現(xiàn)某職能機(jī)構(gòu)準(zhǔn)備制發(fā)的文稿有失誤或疏漏，與公文規(guī)范或政策法規(guī)不符時，應(yīng)及時指出，與起草者共同研究，進(jìn)行修改，既要嚴(yán)肅認(rèn)真，又要熱情耐心，坦誠地和諧共事，避免工作配合上的失調(diào)。
(三)相應(yīng)知識
由于各種關(guān)系的不和諧，造成組織運轉(zhuǎn)失調(diào)。秘書人員應(yīng)對失調(diào)的性狀有較深的認(rèn)識和分析，力求作到防范于前，及時發(fā)現(xiàn)，妥善解決。
1.失調(diào)的性狀
組織運轉(zhuǎn)失調(diào)，一般說來，就會出現(xiàn)下列現(xiàn)象：或整體運轉(zhuǎn)與局部運轉(zhuǎn)脫離常規(guī)，或相關(guān)方面排列和配合紊亂，或目標(biāo)體系偏離，或運轉(zhuǎn)節(jié)奏失去穩(wěn)定和發(fā)生混亂，或組織內(nèi)聚力削弱，或與外界物質(zhì)能量信息的交換失去平衡，或法規(guī)體系失去約束力等等。失調(diào)又有一定特性，使失調(diào)狀態(tài)多種多樣，秘書要針對失調(diào)狀況，開展協(xié)調(diào)工作。
(1)失調(diào)具有層次性。失調(diào)并不都是簡單的、一眼就能看透的。秘書應(yīng)注意；有些問題表面保持著協(xié)調(diào)假象而深層則已出現(xiàn)嚴(yán)重的失調(diào)，防止被假象所惑，盲目樂觀，造成失調(diào)的擴(kuò)散和延伸；有些問題表面紛繁復(fù)雜，而造成失調(diào)的原因卻很單一，要防止在復(fù)雜的現(xiàn)象中抓不住本質(zhì)，釀成更嚴(yán)重的失調(diào)；有些問題只是組織正常運轉(zhuǎn)中偶然發(fā)生的現(xiàn)象，組織體制及各方面的關(guān)系并沒有發(fā)生重大變化，要觀察其發(fā)展變化，不要輕易采取協(xié)調(diào)措施，可憑組織正常運轉(zhuǎn)的慣性和組織機(jī)體的內(nèi)聚力和規(guī)范性，自行調(diào)整，解決問題；有些問題，看起來并不嚴(yán)重，但卻是一種十分重要的傾向，要善于抓住征兆，采取對策。
(2)失調(diào)具有相關(guān)性。組織的整體與部分、部分與部分、以及組織成員之間是相互聯(lián)系、相互作用的整體。因此，一旦某一子系統(tǒng)、某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)失調(diào)，就會影響到相關(guān)子系統(tǒng)、相關(guān)環(huán)節(jié)，乃致組織整體協(xié)調(diào)。根據(jù)這一特性，秘書在協(xié)調(diào)活動中，一是要在處理某一問題時，要綜合分析其相關(guān)部分是否產(chǎn)生了連鎖反應(yīng)，若存在這種連鎖反應(yīng)，應(yīng)綜合協(xié)調(diào)，避免留下隱患，出現(xiàn)新的失調(diào)；二是針對已經(jīng)出現(xiàn)的失調(diào)狀況，預(yù)測可能發(fā)生的新的失調(diào) ，采取對策，防止擴(kuò)散；三是關(guān)鍵性環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整時，必須同時調(diào)整其相關(guān)環(huán)節(jié)，以保證組織整體協(xié)調(diào)發(fā)展。
(3)失調(diào)阻抗。在組織管理中，失調(diào)阻抗就是對失調(diào)現(xiàn)場產(chǎn)生的擴(kuò)散的抗御能力。組織內(nèi)聚力、組織機(jī)能與管理機(jī)能越強(qiáng)，失調(diào)阻抗越大。在失調(diào)阻抗大的組織機(jī)體內(nèi)，協(xié)調(diào)狀況比較穩(wěn)定，出現(xiàn)失調(diào)后擴(kuò)散較慢，恢復(fù)協(xié)調(diào)較快。秘書人員在實際工作中，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好組織的基礎(chǔ)建設(shè)，不斷強(qiáng)化組織機(jī)能和管理機(jī)能，做到"對人的關(guān)心"與"對工作的關(guān)心"的和諧統(tǒng)一，就能增強(qiáng)失調(diào)阻抗，提高對失調(diào)的免疫能力，有效地維護(hù)組織協(xié)調(diào)。
2.失調(diào)的分析
(1)失調(diào)分析--求同分析：求同分析指尋求有關(guān)各方客觀存在的共同之處。這種共同之處越多，協(xié)調(diào)的積極因素越多。秘書在實際工作中，可從以下幾方面入手：一是從長遠(yuǎn)目標(biāo)和根本利益方面，尋求在認(rèn)識上的共同之處；二是協(xié)調(diào)配合的重要性必要性方面，尋求相依互利的共同之處；三是從失調(diào)前后的變化中，尋求仍未發(fā)生變化的共同之處；四是從失調(diào)已經(jīng)給各相關(guān)方面帶來的損失和可能造成的更大損失，尋求共同之處；五是從相互矛盾的結(jié)合部，尋求各方可能接受的共同之處。從多側(cè)面分析出共同之處并幫助各有關(guān)方面清醒地認(rèn)識到這些共同之處，就為進(jìn)行協(xié)調(diào)鋪墊了道路。
(2)失調(diào)分析--差異分析：差異分析指對失調(diào)各方面客觀存在的矛盾或不同之處的分析研究。準(zhǔn)確、迅速地分析出有關(guān)各方的差異，是探求失調(diào)原因的基礎(chǔ)。秘書在差異分析中，應(yīng)注意的首先是從利益方面分析其差異，利益要求的沖突或利益分配的變更往往會導(dǎo)致一系列失調(diào)；其次是從職責(zé)劃分和職權(quán)分配方面分析差異，權(quán)力沖突或責(zé)任不清都可能造成失調(diào)；其三是從客觀要求與實際狀況方面分析差異，兩者不相適應(yīng)就可能出現(xiàn)失調(diào)；其四是溝通狀況方面分析其差異，溝通渠道、通暢程度的改變等都可能釀成失調(diào)；其五是從有關(guān)各方的行為表現(xiàn)分析其差異，相關(guān)方面中的一方或幾方協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)的行為發(fā)生變化，都可能導(dǎo)致關(guān)系失調(diào)。
(3)失調(diào)分析--因果分析：在管理活動中，若無新的干擾或變化的作用，組織就會按計劃協(xié)調(diào)運行。出現(xiàn)了干擾原計劃的失調(diào)現(xiàn)象，必然存在導(dǎo)致失調(diào)的原因。組織計劃制訂了每個子系統(tǒng)，每個工作環(huán)節(jié)，每個時序階段應(yīng)該做的工作和應(yīng)該取得的結(jié)果。若"應(yīng)該"有的結(jié)果和實際取得的結(jié)果不相符，就應(yīng)尋找其原因，從而或者調(diào)整原有計劃，或者調(diào)整執(zhí)行措施，進(jìn)行協(xié)調(diào)。因果分析就是從失調(diào)的各相關(guān)要素中，找出其中的因果關(guān)系，為制訂協(xié)調(diào)措施提供依據(jù)。秘書在進(jìn)行因果分析時可從以下幾方面著手：一是以求同分析的成果前提，分析各相關(guān)方面具有已知共同之處的情況下，為什么會出現(xiàn)失調(diào)；二是以差異分析的成果為前提，分析各相關(guān)方面存在的諸差異中，分析哪些與失調(diào)直接相關(guān)，哪些間接相關(guān)，哪些存在著因果關(guān)系，哪些是起主導(dǎo)作用的，哪些是伴生現(xiàn)象；三是從與失調(diào)存在相關(guān)性的要素中，分析其間的聯(lián)系，從中找出導(dǎo)致失調(diào)的最根本的原因；四是可從各種失調(diào)表象為結(jié)果，推尋其原因，也可以失調(diào)表象為原因，推測其發(fā)展變化的后果，以便透徹地把握失調(diào)的來龍去脈，制訂科學(xué)有效的協(xié)調(diào)對策。
求同分析、差異分析和因果分析三者是密切相關(guān)不可分割的，在失調(diào)分析中往往需要互為依據(jù)，反復(fù)思考。其中本質(zhì)性的共同之處，關(guān)鍵性的差異和起主導(dǎo)作用的因果關(guān)系，往往是制訂協(xié)調(diào)方案的著重點。
(四)注意事項和要求
1.堅持橫向協(xié)調(diào)的工作原則
(1)從屬原則
從屬原則是指秘書工作部門在協(xié)調(diào)工作中始終要把自己的角色定位在從屬位置上。秘書工作部門的地位和性質(zhì)決定了秘書是為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀、做服務(wù)工作的，因此，秘書協(xié)調(diào)實際上是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)工作。這就決定了秘書部門協(xié)調(diào)工作的從屬性質(zhì)。秘書工作部門在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)從事協(xié)調(diào)工作時，必須擺正位置，做到既主動，又不越權(quán)。所謂主動，即充分發(fā)揮主觀能動性，在領(lǐng)導(dǎo)確定協(xié)調(diào)事項后，不等不靠，在職權(quán)范圍內(nèi)積極主動地做好工作；需要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)的，要事先做好準(zhǔn)備，并提出預(yù)案和建議，有的應(yīng)先行將協(xié)調(diào)工作完成在相應(yīng)層次上，盡量減少或避免讓領(lǐng)導(dǎo)直接出面充當(dāng)協(xié)調(diào)者；協(xié)調(diào)過程中要及時研究分析動向，準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供所需的各項材料、依據(jù)；協(xié)調(diào)后主動搞好督促檢查，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋落實情況。所謂不越權(quán)，就是要嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)意圖去辦事，對于自己把握不準(zhǔn)的問題要多匯報，多請示，務(wù)必事先征得領(lǐng)導(dǎo)的同意，不要隨便更改領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)意見，不要對重大問題隨意表態(tài)，貫徹落實中遇到新情況，不可自作主張、擅自決定。
(2)依法原則
所謂依法原則，是指秘書工作部門在協(xié)調(diào)中必須堅持原則，嚴(yán)格依照法律法規(guī)及政策規(guī)章處理問題。協(xié)調(diào)是消除分歧、化解矛盾、理順關(guān)系、統(tǒng)一步調(diào)的過程，而不是無原則地搞調(diào)和，充當(dāng)"和事佬"。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立和完善，社會主義民主法制的不斷健全，依法辦事，依法行政顯得愈來愈重要了。依法原則要求在進(jìn)行協(xié)調(diào)時，要用合不合法、符合不符合政策來作為判斷是非、處理問題的依據(jù)；要從全局著眼，從長遠(yuǎn)利益出發(fā)，正確處理好國家、集體、個人三者關(guān)系；同時，在進(jìn)行協(xié)調(diào)時，要以法律法規(guī)和政策為先導(dǎo)，把大家的意見統(tǒng)一到法令和政策上來，用政策法令去疏導(dǎo)、說明和教育當(dāng)事者，避免個人意志代替法律政策。
(3)調(diào)查研究原則
調(diào)查研究原則要求秘書工作部門在協(xié)調(diào)中要注意調(diào)查研究，堅持實事求是，一切從實際出發(fā)。調(diào)查研究是協(xié)調(diào)處理問題的基礎(chǔ)，也是做好協(xié)調(diào)工作的基本功。秘書工作部門在進(jìn)行協(xié)調(diào)工作之前，必須認(rèn)真調(diào)查研究，掌握情況，搞清矛盾的焦點及其來龍去脈，對各方面提出的意見、陳述的理由，都要本著實事求是的態(tài)度進(jìn)行分析，然后才能提出協(xié)調(diào)意見，作出協(xié)調(diào)決定。情況不明，是非不清，匆忙草率是不可能進(jìn)行公正的、行之有效的協(xié)調(diào)的。
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
關(guān)系協(xié)調(diào)包括幾種類型：同級關(guān)系的協(xié)調(diào)，這是指本部門與平級相關(guān)部門的關(guān)系協(xié)調(diào)；領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系協(xié)調(diào)，這是指同一領(lǐng)導(dǎo)層領(lǐng)導(dǎo)間的關(guān)系協(xié)調(diào)；秘書部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)，這是指秘書部門內(nèi)部的秘書人員之間、秘書與秘書部門負(fù)責(zé)人之間的關(guān)系協(xié)調(diào)；秘書機(jī)構(gòu)與職能機(jī)構(gòu)的關(guān)系協(xié)調(diào)，這是指秘書部門與本單位各職能管理部門之間的關(guān)系協(xié)調(diào)。秘書通過關(guān)系協(xié)調(diào)工作，努力使各方面關(guān)系融洽，相互配合，相互影響，步調(diào)一致，共同工作。
(二)運用關(guān)系協(xié)調(diào)的方法進(jìn)行協(xié)調(diào)
1.同級關(guān)系協(xié)調(diào)的步驟
同級關(guān)系的協(xié)調(diào)，一是指本部門與平級的相關(guān)部門的協(xié)調(diào)，二是指秘書部門與本單位各職能管理部門之間的關(guān)系協(xié)調(diào)。同級部門的協(xié)調(diào)往往是處理某個問題涉及到幾個相關(guān)部門的管理權(quán)，由秘書部門代表本著向相關(guān)部門說明情況，溝通信息，征求意見和交換看法。認(rèn)識基本一致后，由部門負(fù)責(zé)人授權(quán)各機(jī)關(guān)秘書部門，一起會商，制定出大家認(rèn)同的方案，相關(guān)部門聯(lián)名向上行文請示或向下行文決議，充分運用各部門的管理職權(quán)協(xié)調(diào)統(tǒng)一地解決問題。秘書部門與本單位內(nèi)的各職能管理部門之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，一是要求秘書部門在撰制文件，擬辦、分發(fā)文件、籌辦會議，征集會議議題，以及辦理事務(wù)的過程中，與各職能部門加強(qiáng)溝通，充分尊重各職能管理部門的看法和職權(quán)。二是在各職能部門之間發(fā)生事權(quán)交叉或沖突時，秘書部門發(fā)揮綜合部門的職能作用，促進(jìn)各相關(guān)方面溝通，促進(jìn)理解與合作，在局部服從整體，維護(hù)全面利益的原則指導(dǎo)下，制定出各方面都可接受的解決問題的辦法，協(xié)調(diào)解決問題。
在分工越來越細(xì)，相關(guān)因素越來越多的現(xiàn)代管理實踐中，橫向的同級關(guān)系的協(xié)調(diào)顯得更重要。一項工作任務(wù)，往往難以單一地依靠縱向的行政命令，必須注意橫向的協(xié)同配合，形成整體合力。
2.領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系協(xié)調(diào)的方法
領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系協(xié)調(diào)，指領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)的近身助手，對領(lǐng)導(dǎo)班子人員間的關(guān)系是比較了解的，應(yīng)把維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子的和諧和工作關(guān)系的協(xié)調(diào)作為規(guī)范自己工作行為的重要原則。一是要對領(lǐng)導(dǎo)不分親疏，全面作好公務(wù)服務(wù)；二是不說是道非，不參與領(lǐng)導(dǎo)間的個人糾紛，不在領(lǐng)導(dǎo)間傳遞不利于團(tuán)結(jié)的小道消息；三是在請示匯報時按領(lǐng)導(dǎo)分工對口，不搞多頭請示，避免造成權(quán)力交叉和事權(quán)沖突；四是列席領(lǐng)導(dǎo)班子辦公會議時，要認(rèn)真作好會議記錄，并將會議記錄送缺席的領(lǐng)導(dǎo)成員閱知，加強(qiáng)信息溝通，避免產(chǎn)生因溝通不暢出現(xiàn)的誤會。
當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)成員間發(fā)生爭執(zhí)，雙方不夠冷靜時，秘書人員可隨機(jī)轉(zhuǎn)移其注意力，或以請示工作，接電話等方式讓雙方停止?fàn)巿?zhí)，，待冷靜下來后再深入進(jìn)行討論；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)間因情況不明產(chǎn)生矛盾時，應(yīng)及時提供全面的客觀情況，促成領(lǐng)導(dǎo)了解實情，統(tǒng)一認(rèn)識；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)間出現(xiàn)某些非原則分歧時，秘書人員要善當(dāng)"和事佬"，促進(jìn)團(tuán)結(jié)。
3.秘書部門的內(nèi)部協(xié)調(diào)的方法
秘書部門的內(nèi)部協(xié)調(diào)，指秘書部門內(nèi)部的秘書人員之間，秘書與秘書部門負(fù)責(zé)人之間的關(guān)系協(xié)調(diào)。其內(nèi)容包括工作分配、分工與合作；中心工作與常規(guī)工作的安排以及秘書個人之間的人際關(guān)系協(xié)調(diào)等。
秘書部門內(nèi)部協(xié)調(diào)的方法簡列如下：
(1)分工合理，忌勞逸不均。
(2)發(fā)揮所長，忌舍長用短。
(3)判定激勵政策，鼓勵人人爭先。
(4)多開展思想交流，及時溝通。
4.秘書機(jī)構(gòu)與職能機(jī)構(gòu)屬于同一管理層次，雖然各有分工，但管理目標(biāo)和組織的整體利益是一致的，在日常工作中也可能出現(xiàn)某些不協(xié)調(diào)現(xiàn)象，秘書應(yīng)從以下方面保持兩者之間的協(xié)調(diào)配合關(guān)系：一要尊重職能機(jī)構(gòu)的職能管理權(quán)。辦文、辦會、辦事過程中若遇到涉及職能管理方面的問題，應(yīng)虛心聽取有關(guān)職能機(jī)構(gòu)的意見，學(xué)習(xí)其有關(guān)專業(yè)知識，切忌不懂裝懂，干擾職能機(jī)構(gòu)正常運轉(zhuǎn)；二要及時做好信息服務(wù)。上傳下達(dá)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)為職能機(jī)構(gòu)排憂解難；三是發(fā)現(xiàn)某職能機(jī)構(gòu)準(zhǔn)備制發(fā)的文稿有失誤或疏漏，與公文規(guī)范或政策法規(guī)不符時，應(yīng)及時指出，與起草者共同研究，進(jìn)行修改，既要嚴(yán)肅認(rèn)真，又要熱情耐心，坦誠地和諧共事，避免工作配合上的失調(diào)。
(三)相應(yīng)知識
由于各種關(guān)系的不和諧，造成組織運轉(zhuǎn)失調(diào)。秘書人員應(yīng)對失調(diào)的性狀有較深的認(rèn)識和分析，力求作到防范于前，及時發(fā)現(xiàn)，妥善解決。
1.失調(diào)的性狀
組織運轉(zhuǎn)失調(diào)，一般說來，就會出現(xiàn)下列現(xiàn)象：或整體運轉(zhuǎn)與局部運轉(zhuǎn)脫離常規(guī)，或相關(guān)方面排列和配合紊亂，或目標(biāo)體系偏離，或運轉(zhuǎn)節(jié)奏失去穩(wěn)定和發(fā)生混亂，或組織內(nèi)聚力削弱，或與外界物質(zhì)能量信息的交換失去平衡，或法規(guī)體系失去約束力等等。失調(diào)又有一定特性，使失調(diào)狀態(tài)多種多樣，秘書要針對失調(diào)狀況，開展協(xié)調(diào)工作。
(1)失調(diào)具有層次性。失調(diào)并不都是簡單的、一眼就能看透的。秘書應(yīng)注意；有些問題表面保持著協(xié)調(diào)假象而深層則已出現(xiàn)嚴(yán)重的失調(diào)，防止被假象所惑，盲目樂觀，造成失調(diào)的擴(kuò)散和延伸；有些問題表面紛繁復(fù)雜，而造成失調(diào)的原因卻很單一，要防止在復(fù)雜的現(xiàn)象中抓不住本質(zhì)，釀成更嚴(yán)重的失調(diào)；有些問題只是組織正常運轉(zhuǎn)中偶然發(fā)生的現(xiàn)象，組織體制及各方面的關(guān)系并沒有發(fā)生重大變化，要觀察其發(fā)展變化，不要輕易采取協(xié)調(diào)措施，可憑組織正常運轉(zhuǎn)的慣性和組織機(jī)體的內(nèi)聚力和規(guī)范性，自行調(diào)整，解決問題；有些問題，看起來并不嚴(yán)重，但卻是一種十分重要的傾向，要善于抓住征兆，采取對策。
(2)失調(diào)具有相關(guān)性。組織的整體與部分、部分與部分、以及組織成員之間是相互聯(lián)系、相互作用的整體。因此，一旦某一子系統(tǒng)、某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)失調(diào)，就會影響到相關(guān)子系統(tǒng)、相關(guān)環(huán)節(jié)，乃致組織整體協(xié)調(diào)。根據(jù)這一特性，秘書在協(xié)調(diào)活動中，一是要在處理某一問題時，要綜合分析其相關(guān)部分是否產(chǎn)生了連鎖反應(yīng)，若存在這種連鎖反應(yīng)，應(yīng)綜合協(xié)調(diào)，避免留下隱患，出現(xiàn)新的失調(diào)；二是針對已經(jīng)出現(xiàn)的失調(diào)狀況，預(yù)測可能發(fā)生的新的失調(diào) ，采取對策，防止擴(kuò)散；三是關(guān)鍵性環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整時，必須同時調(diào)整其相關(guān)環(huán)節(jié)，以保證組織整體協(xié)調(diào)發(fā)展。
(3)失調(diào)阻抗。在組織管理中，失調(diào)阻抗就是對失調(diào)現(xiàn)場產(chǎn)生的擴(kuò)散的抗御能力。組織內(nèi)聚力、組織機(jī)能與管理機(jī)能越強(qiáng)，失調(diào)阻抗越大。在失調(diào)阻抗大的組織機(jī)體內(nèi)，協(xié)調(diào)狀況比較穩(wěn)定，出現(xiàn)失調(diào)后擴(kuò)散較慢，恢復(fù)協(xié)調(diào)較快。秘書人員在實際工作中，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好組織的基礎(chǔ)建設(shè)，不斷強(qiáng)化組織機(jī)能和管理機(jī)能，做到"對人的關(guān)心"與"對工作的關(guān)心"的和諧統(tǒng)一，就能增強(qiáng)失調(diào)阻抗，提高對失調(diào)的免疫能力，有效地維護(hù)組織協(xié)調(diào)。
2.失調(diào)的分析
(1)失調(diào)分析--求同分析：求同分析指尋求有關(guān)各方客觀存在的共同之處。這種共同之處越多，協(xié)調(diào)的積極因素越多。秘書在實際工作中，可從以下幾方面入手：一是從長遠(yuǎn)目標(biāo)和根本利益方面，尋求在認(rèn)識上的共同之處；二是協(xié)調(diào)配合的重要性必要性方面，尋求相依互利的共同之處；三是從失調(diào)前后的變化中，尋求仍未發(fā)生變化的共同之處；四是從失調(diào)已經(jīng)給各相關(guān)方面帶來的損失和可能造成的更大損失，尋求共同之處；五是從相互矛盾的結(jié)合部，尋求各方可能接受的共同之處。從多側(cè)面分析出共同之處并幫助各有關(guān)方面清醒地認(rèn)識到這些共同之處，就為進(jìn)行協(xié)調(diào)鋪墊了道路。
(2)失調(diào)分析--差異分析：差異分析指對失調(diào)各方面客觀存在的矛盾或不同之處的分析研究。準(zhǔn)確、迅速地分析出有關(guān)各方的差異，是探求失調(diào)原因的基礎(chǔ)。秘書在差異分析中，應(yīng)注意的首先是從利益方面分析其差異，利益要求的沖突或利益分配的變更往往會導(dǎo)致一系列失調(diào)；其次是從職責(zé)劃分和職權(quán)分配方面分析差異，權(quán)力沖突或責(zé)任不清都可能造成失調(diào)；其三是從客觀要求與實際狀況方面分析差異，兩者不相適應(yīng)就可能出現(xiàn)失調(diào)；其四是溝通狀況方面分析其差異，溝通渠道、通暢程度的改變等都可能釀成失調(diào)；其五是從有關(guān)各方的行為表現(xiàn)分析其差異，相關(guān)方面中的一方或幾方協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)的行為發(fā)生變化，都可能導(dǎo)致關(guān)系失調(diào)。
(3)失調(diào)分析--因果分析：在管理活動中，若無新的干擾或變化的作用，組織就會按計劃協(xié)調(diào)運行。出現(xiàn)了干擾原計劃的失調(diào)現(xiàn)象，必然存在導(dǎo)致失調(diào)的原因。組織計劃制訂了每個子系統(tǒng)，每個工作環(huán)節(jié)，每個時序階段應(yīng)該做的工作和應(yīng)該取得的結(jié)果。若"應(yīng)該"有的結(jié)果和實際取得的結(jié)果不相符，就應(yīng)尋找其原因，從而或者調(diào)整原有計劃，或者調(diào)整執(zhí)行措施，進(jìn)行協(xié)調(diào)。因果分析就是從失調(diào)的各相關(guān)要素中，找出其中的因果關(guān)系，為制訂協(xié)調(diào)措施提供依據(jù)。秘書在進(jìn)行因果分析時可從以下幾方面著手：一是以求同分析的成果前提，分析各相關(guān)方面具有已知共同之處的情況下，為什么會出現(xiàn)失調(diào)；二是以差異分析的成果為前提，分析各相關(guān)方面存在的諸差異中，分析哪些與失調(diào)直接相關(guān)，哪些間接相關(guān)，哪些存在著因果關(guān)系，哪些是起主導(dǎo)作用的，哪些是伴生現(xiàn)象；三是從與失調(diào)存在相關(guān)性的要素中，分析其間的聯(lián)系，從中找出導(dǎo)致失調(diào)的最根本的原因；四是可從各種失調(diào)表象為結(jié)果，推尋其原因，也可以失調(diào)表象為原因，推測其發(fā)展變化的后果，以便透徹地把握失調(diào)的來龍去脈，制訂科學(xué)有效的協(xié)調(diào)對策。
求同分析、差異分析和因果分析三者是密切相關(guān)不可分割的，在失調(diào)分析中往往需要互為依據(jù)，反復(fù)思考。其中本質(zhì)性的共同之處，關(guān)鍵性的差異和起主導(dǎo)作用的因果關(guān)系，往往是制訂協(xié)調(diào)方案的著重點。
(四)注意事項和要求
1.堅持橫向協(xié)調(diào)的工作原則
(1)從屬原則
從屬原則是指秘書工作部門在協(xié)調(diào)工作中始終要把自己的角色定位在從屬位置上。秘書工作部門的地位和性質(zhì)決定了秘書是為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀、做服務(wù)工作的，因此，秘書協(xié)調(diào)實際上是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)工作。這就決定了秘書部門協(xié)調(diào)工作的從屬性質(zhì)。秘書工作部門在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)從事協(xié)調(diào)工作時，必須擺正位置，做到既主動，又不越權(quán)。所謂主動，即充分發(fā)揮主觀能動性，在領(lǐng)導(dǎo)確定協(xié)調(diào)事項后，不等不靠，在職權(quán)范圍內(nèi)積極主動地做好工作；需要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)的，要事先做好準(zhǔn)備，并提出預(yù)案和建議，有的應(yīng)先行將協(xié)調(diào)工作完成在相應(yīng)層次上，盡量減少或避免讓領(lǐng)導(dǎo)直接出面充當(dāng)協(xié)調(diào)者；協(xié)調(diào)過程中要及時研究分析動向，準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供所需的各項材料、依據(jù)；協(xié)調(diào)后主動搞好督促檢查，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋落實情況。所謂不越權(quán)，就是要嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)意圖去辦事，對于自己把握不準(zhǔn)的問題要多匯報，多請示，務(wù)必事先征得領(lǐng)導(dǎo)的同意，不要隨便更改領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)意見，不要對重大問題隨意表態(tài)，貫徹落實中遇到新情況，不可自作主張、擅自決定。
(2)依法原則
所謂依法原則，是指秘書工作部門在協(xié)調(diào)中必須堅持原則，嚴(yán)格依照法律法規(guī)及政策規(guī)章處理問題。協(xié)調(diào)是消除分歧、化解矛盾、理順關(guān)系、統(tǒng)一步調(diào)的過程，而不是無原則地搞調(diào)和，充當(dāng)"和事佬"。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立和完善，社會主義民主法制的不斷健全，依法辦事，依法行政顯得愈來愈重要了。依法原則要求在進(jìn)行協(xié)調(diào)時，要用合不合法、符合不符合政策來作為判斷是非、處理問題的依據(jù)；要從全局著眼，從長遠(yuǎn)利益出發(fā)，正確處理好國家、集體、個人三者關(guān)系；同時，在進(jìn)行協(xié)調(diào)時，要以法律法規(guī)和政策為先導(dǎo)，把大家的意見統(tǒng)一到法令和政策上來，用政策法令去疏導(dǎo)、說明和教育當(dāng)事者，避免個人意志代替法律政策。
(3)調(diào)查研究原則
調(diào)查研究原則要求秘書工作部門在協(xié)調(diào)中要注意調(diào)查研究，堅持實事求是，一切從實際出發(fā)。調(diào)查研究是協(xié)調(diào)處理問題的基礎(chǔ)，也是做好協(xié)調(diào)工作的基本功。秘書工作部門在進(jìn)行協(xié)調(diào)工作之前，必須認(rèn)真調(diào)查研究，掌握情況，搞清矛盾的焦點及其來龍去脈，對各方面提出的意見、陳述的理由，都要本著實事求是的態(tài)度進(jìn)行分析，然后才能提出協(xié)調(diào)意見，作出協(xié)調(diào)決定。情況不明，是非不清，匆忙草率是不可能進(jìn)行公正的、行之有效的協(xié)調(diào)的。