秘書知識大全:辦公自動化>辦公設(shè)備的使用

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一、常用辦公設(shè)備的使用
    (一)電話機
    電話機是利用電流和電波傳播聲音的通信設(shè)備,已成為人們不可缺少的通信工具。
    1.程控電話機
    程控電話機是在電子計算機程序的控制下進行自動轉(zhuǎn)接的自動電話機,具有自動撥號、多次重撥、自動計時、儲存電話號碼、免提通話等多種功能。在我國已被廣泛使用。
    2.電視電話
    電視電話是電話通信技術(shù)同電視技術(shù)、大規(guī)模集成電路和數(shù)字處理技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。這種新式通信設(shè)備不僅可以傳送聲音,還可以傳遞通話雙方的現(xiàn)場畫面以及文件、圖表、實物等圖像信息。電視電話主要由電話機、電視攝像機和電視接收機三部分組成。在通話時,利用攝像機將現(xiàn)場畫面?zhèn)鬟f給對方,同時利用接收機將對方的現(xiàn)場畫面顯示在屏幕上。電視電話是電話事業(yè)發(fā)展的一個趨勢。
    3.移動電話
    移動通信是指移動點與固定點或兩個移動點之間的通信,這是一種有線通信和無線通信相結(jié)合的通信方式。移動電話在我國已廣泛使用,它將具有廣闊的發(fā)展前途。
    (二)傳真機
    傳真是利用有線電路或無線電路對各種圖文原稿進行遠距離真跡傳送的通信技術(shù)。
    1.傳真機的操作使用
    發(fā)送時,首先將欲發(fā)送原稿放入傳真機內(nèi),并根據(jù)原稿情況選擇發(fā)送參數(shù)(掃描線密度、對比度),然后撥通對方電話,聽到回答信號后,表明對方已經(jīng)開機準備接收,這時便可按下啟動鍵(START)開始發(fā)送,放下話筒。待發(fā)送結(jié)束后,傳真機自動恢復(fù)到待機狀態(tài)。
    接收方接到發(fā)送方的電話,通話后便可放下話筒按下啟動鍵(START),開始接收,直到接收完畢。
    2.更換記錄紙
    以理光RIFAX580 為例,說明換紙步驟。
    (1)打開傳真機的上蓋。
    (2)把記錄紙側(cè)板調(diào)到適合記錄紙幅寬的位置,取出側(cè)板。
    (3)放入記錄紙,此時要特別注意卷紙方向。將紙拉出至超出綠色帶約5cm.。
    裝上側(cè)板,蓋好上蓋。
    3.使用傳真機的注意事項
    在操作時應(yīng)注意原稿的質(zhì)量,防止發(fā)生堵塞、損壞等事故。紙張?zhí)窕蛱〉奈募?,有皺折、卷曲、潮濕、切邊不齊的文件不宜發(fā)送;應(yīng)將文件上的緊固件如曲別針、訂書釘、膠帶等在發(fā)送前全部去掉,以免造成機械故障;機器發(fā)出堵紙信號時,應(yīng)及時將卡住的原稿取出。
    (三)靜電復(fù)印機
    靜電復(fù)印機屬精密設(shè)備,其品種型號很多,結(jié)構(gòu)性能也各有差異。在使用時,操作者應(yīng)根據(jù)所用復(fù)印機的具體情況,嚴格遵守操作規(guī)范,以確保復(fù)印機的正常運行。
    1.靜電復(fù)印機的操作步驟
    (1)開機預(yù)熱:接通電源開關(guān)后,定影器開始預(yù)熱升溫,此時面板上顯示出預(yù)熱等待信號,待信號消失后即可復(fù)印。
    (2)放置原稿:將原稿放在稿臺玻璃板相應(yīng)的標志線(如B5、A4等)之內(nèi),復(fù)印紙的大小(如B5、A4等)和輸紙方向(豎向或橫向)應(yīng)與原稿的大小和放置方向一致,然后用蓋板壓緊原稿。
    (3)復(fù)印紙的選擇與安裝:選定復(fù)印紙尺寸后,將復(fù)印紙抖松,以便清除靜電,防止粘連,并將斷裂、破損、有毛邊的復(fù)印紙?zhí)舫?,以免影響機器的正常運行,然后將紙磕齊裝入紙盒內(nèi),并將紙盒插到機器上。
    (4)復(fù)印倍率的選擇:對有縮放功能的復(fù)印機,復(fù)印前需預(yù)置縮放倍率,以便據(jù)此來確定復(fù)印紙的尺寸。
    (5)確定復(fù)印份數(shù):復(fù)印前,利用復(fù)印份數(shù)鍵或旋鈕,將所設(shè)定的復(fù)印份數(shù)表示出來,若預(yù)置有誤,還可通過清除鍵清除后重新設(shè)定。
    (6)調(diào)節(jié)曝光量:根據(jù)原稿的深淺和反差,利用濃度調(diào)節(jié)桿(或旋鈕)改變光縫的寬度或改變曝光燈亮度來調(diào)節(jié)曝光量。
    (7)開始復(fù)印:待預(yù)熱指示燈熄滅,復(fù)印指示燈亮?xí)r,即可按下復(fù)印按鈕,開機復(fù)印。
    (8)復(fù)印完畢。一次復(fù)印結(jié)束后,從接紙盤上取出復(fù)印品,進行整理、裝訂,并將原稿從稿臺上取下整理好,放回原處。對于使用次數(shù)頻繁的復(fù)印機,在每次復(fù)印完畢后可不必切斷電源,使其保持待印狀態(tài),這樣可縮短以后的預(yù)熱等待時間。
    2.復(fù)印品質(zhì)量缺陷
    在復(fù)印過程中,由于設(shè)備、操作和技術(shù)等原因會使復(fù)印品產(chǎn)生各種缺陷。常見的復(fù)印品缺陷主要有:底灰大、顏色淺、圖像模糊、復(fù)印品濃淡不均勻;出現(xiàn)白點或白條、復(fù)印品出現(xiàn)黑點或黑條;復(fù)印品全白、復(fù)印品全黑。仔細分析產(chǎn)生缺陷的原因,找出排除故障的方法,是提高復(fù)印品質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。
    3.靜電復(fù)印機的保養(yǎng)和維護
    (1)經(jīng)常性保養(yǎng)
    在靜電復(fù)印機的復(fù)印份數(shù)達到一定數(shù)量時,應(yīng)對復(fù)印機中易污染的部件進行清潔保養(yǎng)。主要包括清除感光版、電極絲、屏蔽罩、鏡頭、反射鏡、搓紙輪、輸紙輥、稿臺玻璃等易污染部位的污垢和灰塵,對其進行吹拂或擦拭。
    (2)定期檢查和維護
    在靜電復(fù)印機經(jīng)過長期使用后,應(yīng)對其機件進行全面檢查和維護,主要是做好機件的全面清潔、潤滑、調(diào)整以及更換易損件和失效的零部件等工作。
    (3)消耗材料和易損件的更換與補充
    在靜電復(fù)印機的日常使用中,需要對各種消耗材料和易損件進行定期的更換和補充。主要包括:感光鼓的更換、墨粉的補充、復(fù)印紙的補充等。
    二、其他辦公設(shè)備的使用
    (一)照相機
    照相機的種類繁多。各類照相機的功能盡管不同,但它們的結(jié)構(gòu)是基本相同的,主要包括鏡頭、光圈、快門、暗箱、測距器、取景器等部件。下面以135小型相機為例說明其操作步驟和使用注意事項。
    1.照相機的使用
    (1)裝片
    首先打開相機后蓋,將相機左端的倒片軸抬起,再把膠卷暗盒放入槽內(nèi),然后把露在暗盒外的膠片拉出少許,將片頭插入收片軸縫隙內(nèi),并使膠片齒孔與收片齒輪相嚙合。扳動輸片扳手,使膠片拉緊,在確認膠片與收片軸連結(jié)牢固后即可關(guān)上后蓋。最后再將倒片軸按倒片方向(順時針方向)轉(zhuǎn)動,以使膠卷在暗箱內(nèi)繃緊。裝片后,需空拍兩張后,再正式拍攝。在輸片時應(yīng)注意觀察倒片軸是否轉(zhuǎn)動,若轉(zhuǎn)動則表明裝片無誤,否則就可能由于收片軸或收片齒輪與膠片脫位出現(xiàn)故障,一旦膠片脫位,還需打開相機后蓋,重新裝片。
    (2)取景和調(diào)焦
    利用取景器選定拍攝范圍。取景時要突出主體,將主體部位置于畫面中心,并以前景、背景等物為襯托,排除對表現(xiàn)主體無關(guān)的東西。取景時要選擇的拍攝角度,使畫面布局具有藝術(shù)感。
    調(diào)焦時可先將光圈開大,調(diào)節(jié)調(diào)焦環(huán),直到影像清晰。調(diào)焦應(yīng)以被拍攝的主體(或主要部位)為目標。對于自動調(diào)焦的相機,需將取景屏中心的對焦區(qū)(小方形標記)對準被攝物的主體部分。
    (3)選定曝光量
    拍照時感光膠片的曝光量是決定影像密度大小和清晰度好壞的重要因素,曝光量過大或小都會使影像質(zhì)量變差。光圈和快門是控制曝光量的機構(gòu),光圈越大或快門速度越慢都會加大曝光量,反之,則減小曝光量。光強時,要適當(dāng)收縮光圈或提高快門速度;光弱時,則應(yīng)加大光圈或放慢快門速度。在相同亮度的條件下,使用同一種膠片拍攝時,加大(或縮小)一級光圈,同時減小(或加大)一級快門速度,則可以取得相同的曝光效果。如f11、1/100秒與f8、1/200秒的拍照效果相同。
    (4)倒片
    一卷膠卷一般可拍攝36張。若手動輸片已感到明顯受阻,表明暗盒膠卷已拍完。倒片時先按下相機底部的倒片按鈕,將頂部的倒片手柄打開,并按箭頭方向旋轉(zhuǎn),將膠卷倒回到暗盒內(nèi),然后打開相機后背蓋取出暗盒,隨即將后背蓋關(guān)緊。若倒片時出現(xiàn)卡片或斷片故障時,應(yīng)停止倒片,需將相機置于暗室或暗袋內(nèi),打開后背蓋將膠卷取出。
    2.使用照相機的注意事項
    裝卷要牢靠,膠片片端應(yīng)與片軸接牢,輸片齒輪與膠片齒孔嚙合緊,防止出現(xiàn)不輸片或卡片故障。在拍照過程中隨時注意檢查輸片情況。
    拍攝前要取下鏡頭蓋,拍完后需將鏡頭及時蓋好,以防止鏡頭污染。
    取景時要突出主體,還要注意襯托物的布局,選擇好拍攝角度和距離,調(diào)焦測距要準確,以保證影像的清晰。
    拍照時要拿穩(wěn)相機,按快門時,不要用力過猛。以慢速拍照時(如1/30秒以下),將相機裝在三角架上,利用快門線觸動快門,保證相機的平穩(wěn)。
    拍攝近距離物體時,物距不要小于1米,否則會造成影像變形。
    3.照相機的維護和保養(yǎng)
    照相機是一種結(jié)構(gòu)復(fù)雜的精密設(shè)備,在使用時應(yīng)注意做好維護和保養(yǎng)工作,以確保各機件的精度和正常使用。
    (1)使用者應(yīng)熟悉和了解照相機的結(jié)構(gòu)、性能和操作方法。照相機應(yīng)避免擠壓碰撞和強裂震動,以防止鏡頭和內(nèi)部機件的損壞或失靈。
    (2)防止鏡頭污染、劃傷。避免灰塵、水滴等物落在鏡片上,防止手指接觸鏡片。相機隨時蓋好鏡頭蓋。鏡頭上沾有灰塵或污跡時,不得用手帕等物擦鏡頭,防止出現(xiàn)劃傷現(xiàn)象。應(yīng)使用專用的吹氣皮球、鏡頭紙、鏡頭刷、鏡頭水、脫脂棉等擦鏡頭的工具和用品輕輕吹拂擦拭。
    (3)每次拍攝后,照相機快門、自拍機構(gòu)應(yīng)處于釋放狀態(tài),以防止彈簧疲勞失靈。
    (4)照相機閑置時,需放在涼爽干燥處,長期不用的相機應(yīng)使用干燥劑,防止相機受潮損傷機件。
    (5)照相機內(nèi)電池電壓不足時應(yīng)及時更換,兩極銹蝕、臟污的電池不宜使用。新舊電池不宜搭配使用。裝電池時應(yīng)按正負極方向正確安裝。長時間不用的相機,應(yīng)將電池取出,避免因電池漏液銹損機件。
    (6)照相機應(yīng)避免驟冷、驟熱,以防止相機表面凝結(jié)水汽造成機件的銹損。尤其防止相機浸水、雨淋等事故的發(fā)生。