摘要： 秘書工作中大量的寫作是公文 寫作，公文寫作的特點反映了秘書工作的特殊規(guī)律，也反映了秘書思維活動的特點：思維活動的被動性；寫作主體迎合寫作客體；公文程式化思維 。能力是靠教育、培養(yǎng)、訓練、磨練和激勵出來的，教學中從學、講、練三大方面培養(yǎng)學生公文寫作思維能力。
關(guān)鍵詞：秘書思維特點 公文寫作思維 教學
秘書是領導的參謀、助手，是直接輔助領導中樞和進行科學決策、實施決策的人員，秘書人員身居各級領導機關(guān)，其職責是在辦公室的領導下，以文件、文字處理為主要內(nèi)容，來完成領導交辦的單項或綜合性工作任務。所謂文件、文字處理除了收發(fā)文件、報送材料、傳遞信息、檔案管理等事物性工作外，主要是根據(jù)實際工作的需要撰制各種文書。這些文書有黨政機關(guān)公文、事務文書、日常應用文、新聞、理論性文章、工作計劃、領導重要講話稿等。這些應用文，尤其是公文，是決策層形成的決定和意見，在工作中具有很強的指導意義，需要寫作者具有較強的政策水平，專業(yè)水平和語言表達能力。作為領導的參謀、助手的秘書人員寫作水平和質(zhì)量，直接關(guān)系到機關(guān)辦公的效率和質(zhì)量。因此，了解探索秘書寫作的思維特點，對提高秘書的寫作水平，有效地把握領導的"意圖"，提高工作效率，有著重要的意義。
秘書工作的根本特點是輔助性和從屬性。機關(guān)文書尤其是公文寫作是根據(jù)領導工作的需要，不是秘書自身寫作能力的表現(xiàn)，這就決定了秘書寫作的特點是代擬而非自撰。所以，公文寫作強調(diào)"主題先行"，"意在筆先"，撰稿者首先按照領導或領導集體的授意和機關(guān)事物管理、業(yè)務管理等客觀需要進行調(diào)查了解，收集材料和撰稿。而不是在客觀外界的感悟下，有感而發(fā)，有情可抒才進行寫作的。其寫作活動是受工作中的實際需要和領導旨意制約的，寫作活動是被動的，是遵命文章。
秘書工作中大量的是公文寫作，公文寫作的特點反映了秘書工作的特殊規(guī)律，也反映了秘書思維活動的特點：
一、思維活動的被動性
現(xiàn)代寫作學認為：促使人寫作的根本的動因來自"需要"。歸納起來是三大類：第一，內(nèi)在因素自發(fā)性的"需要"；第二，外在因素強制性"需要"；第三，內(nèi)在自發(fā)性與外在強制性兼有的"需要"。第一種的動因?qū)懽髦饕侵改切﹣碜宰髡哽`感涌動，有感而發(fā)的自發(fā)性寫作，充分體現(xiàn)著作者個性色彩的文學寫作；第三種兼合內(nèi)在自發(fā)性與外在強制性的動因?qū)懽?，主要體現(xiàn)在"干預"，如編輯部確定的對某一對象的采訪任務的硬性要求與寫作者探尋求新的欲望，從而完成寫作過程。秘書按上級"需要"起草公文，是"遵命寫作"，這種接收性寫作，其動機是帶有明顯的外在因素強制性"需要"而進行的，這是秘書寫作的主要特點。公文的作者是法定的領導機關(guān)和個人，而秘書通常是遵命立言的執(zhí)筆人，而不是公文的作者。一份公文的成文，往往不是一個秘書，而是機關(guān)內(nèi)多個秘書集體完成的，所以公文還具有群體性的特點。
秘書人員接受起草公文的任務開始，從寫作思維的啟動到確定主旨、收集材料、謀篇布局、語言表述等，都是在被動狀態(tài)下進行的。整個寫作過程的各個環(huán)節(jié)，從內(nèi)容到形式的各個方面，對問題的認識角度和分寸提法，都必須根據(jù)領導的授意和審稿意見，遵命而行。在公文寫作中，秘書人員作為公文的執(zhí)筆者，不能也不允許表達個人的思想觀點和帶有個人的感情色彩，只能表達上級機關(guān)的精神和領導的旨意，所以公文寫作的思維活動是被動的，而且體現(xiàn)的是"群體"思想意識和價值取向。
二、寫作主體迎合客體
公文寫作的過程，是寫作主體對各種信息的接受、傳遞、處理和貯存的復雜過程，是寫作主體對信息客體的使用價值的把握與判斷過程，其信息價值的大小與所制發(fā)文件的效用程度如何，直接體現(xiàn)在由秘書人員經(jīng)過文字處理所形成的文件之中。從這點看，秘書寫作具有"遵命性"的特點，尤其公文的寫作，不是"以我手寫我心"，而是"以我手寫他心"。秘書作為寫作主體必須主動迎合客體，秘書首先必須弄清領導的想法、目的、意圖是什么？領導的意圖就是公文的主旨。執(zhí)筆者的全部任務，就是準確地領會、表達領導的意圖創(chuàng)造性深入拓展領導意圖。秘書寫作既不同于新聞記者那樣，每天可以從眾多的新聞素材中截取有價值的部分去報道，從而影響社會；也不像文藝工作者那樣，在掌握了豐富的素材并激發(fā)出強烈的創(chuàng)作欲望以后，用生動豐富的語言和多種表達手法去塑造形象，表達感情從而引起讀者的共鳴，得到審美的愉悅。秘書的寫作，關(guān)鍵在于正確領會、體現(xiàn)和貫徹領導的"意圖"，這就要求秘書必須十分注意同領導統(tǒng)一認識，達到思想上政治上的高度一致，既要與領導"雙向溝通"，又要"吃透兩頭"，即掌握上級有關(guān)政策精神，摸清基層實情，從而更好地服務領導。
秘書寫作的實踐表明，對領導"意圖"的把握往往是以喪失寫作個性為代價的。秘書在草擬文件或為領導撰寫講話稿中，若事前不了解領導的作風、文風和思路特點，所寫的文稿就很難被領導贊成。秘書工作者常有這樣的感慨："什么是好文章？說不清楚－－只要領導看得滿意，就是好文章！"此話雖不太盡理，卻很符合實際。比如講話稿的寫作，要求秘書將領導的思想、觀點通過自己的文章表達出來，文風、用語、用詞等都得合乎領導的脾氣；秘書對于領導的脾氣、思想性格甚至思維方式了如指掌，即可適應，又能游刃有余，順應而導之，從而，他們的思想觀點才能形成一種默契，行動方可一致。倘若秘書服務的不是單一的領導，情況各不一樣，為了干好工作，取得領導的信任，秘書只得區(qū)別對待，根據(jù)具體情況，采取不同的服務方式，那難度就更大了。比如，有的領導在大會上講話時，喜歡條理清晰，那么你寫時就要簡明扼要；有的領導喜歡講話具體，有血有肉，那么你寫時既要宜多用詳例；有的領導喜歡名人名言，就應適當引經(jīng)據(jù)典；有的領導喜歡文彩，就需要對文稿多加潤色修飾。至此秘書寫作個性的喪失顯而易見，不言自明。要深入、全面、準確地領會和把握領導發(fā)文意圖，作為寫作主體大秘書首先是"想"而不是"寫"。要想領導所想，思領導所思，寫領導所需。"公文是領導決策意見的書面化"，只有主體迎合客體，才能寫好公文。
三、公文格式的程式化導致思維的"套板反應"
" 公文是保證領導決策實施、組織機關(guān)辦公的重要手段。黨和國家一切方針政策的實施，法令、法規(guī)的頒布、指示和報告工作、傳遞反饋信息等，都是通過公文等應用文為中介手段來實現(xiàn)的。公文在長期的使用過程中形成了一套比較固定的規(guī)范化格式，這就是"公文程式"。公文程式是受公文內(nèi)容制約的，公文內(nèi)容的實用性、政策性及法定的權(quán)威性，決定了公文程式的獨特性。寫作是一種復雜的思維活動，占有材料之后，思維活動質(zhì)量的高低，決定文章思想內(nèi)容的高低，秘書的思維方式主要是邏輯思維。從接受領導的"意圖"到收集材料、敘述、論證，是一種直線聚焦式的論述結(jié)構(gòu)，是以認識性為中心的寫作思維，由于公文程式性特點，領導意圖的指向作用等因素，秘書的寫作思維有著明顯的受制性，這就很容易導致"套板反應"，公文莊重的語體特點，要求一套相應的"慣用套語"，如開頭詞語、引據(jù)詞語和擬答詞語等，這些慣用規(guī)范化詞語，恰當使用可以更突出公文莊重、簡明的特點，但如果不加選擇地濫用，特別是以這種刻板的思維方式慣穿全文的寫作，就會陷入一種八股的俗套之中，陷入"套板反應"這種僵化、封閉式的思維寫作中。
在現(xiàn)代信息化社會、知識、經(jīng)濟社會，對秘書從業(yè)人員也提出了更高的挑戰(zhàn)，以現(xiàn)代科學技術(shù)及有關(guān)部門專業(yè)知識來武裝自己，提高自身修養(yǎng)，拓寬思維空間，熟練掌握公文寫作技能，才能在文件、文字處理方面具有非凡的才華。秘書寫作的材料大都是領導交辦的，在寫作時能否準確體現(xiàn)領導意圖，又要把握分寸，不偏不依，不落俗套，從某種意義上說是公文寫作成敗的關(guān)鍵。要處理好這個問題，應從三個方面著手：
1.認真領會領導的意見和要求，切實弄清寫作公文的意圖。領導對寫作的交代，往往采取不同形式，有多有少，有詳有略，有粗有細，有時較系統(tǒng)，有時較簡單。因為領導的思想和觀點有個產(chǎn)生、發(fā)展和成熟的過程。這就要求秘書人員平時多和領導交流思想，了解掌握思維方式、思想脈搏，在寫作中不僅能概括出領導人的思想精華，而且還能夠反映出領導人的語言風格。寫出具有個性特征、適合領導口氣的、符合其身份的、達到領導滿意的公文。
2.將領導的意圖和與之相聯(lián)系的思想和情況結(jié)合起來，使之系統(tǒng)化、條理化。這就要求秘書人員對領導交待的意圖要認真加以琢磨，看是否與上級精神一致，是否符合客觀實際，是否有所創(chuàng)見和新意。而且怎樣把領導新提出的思想意圖與過去的思想觀點、政策措施聯(lián)系起來，逐步形成系統(tǒng)的思想觀點和辦法措施
3.在具體成文過程中進一步加以發(fā)揮，使領導的思想意圖表達得更準確、更深刻、更完善盡管公文寫作具有"遵命性"特色，但秘書人員也不是惟命是從的文字起草工具。沒有哪個領導愿意自己的秘書人員只能勝任口述筆錄工作，而不能心領神會地根據(jù)授意出色的完成交辦的文件、文書撰寫任務。秘書人員在寫作過程中的主動性、獨立性和創(chuàng)造性是不容忽視的，其寫作基本理論素養(yǎng)的高下優(yōu)劣，是在"遵命性"原則指導下決定文件質(zhì)量高低的關(guān)鍵。只有把這種主觀的能動性與"遵命性"對立統(tǒng)一和完美結(jié)合，才能寫出高質(zhì)量的公文。
四、 秘書學教學中培養(yǎng)學生公文寫作能力的三大途徑：
1、學-----重在培養(yǎng)學生思維能力
"學"就是公文寫作基礎知識的掌握。創(chuàng)新能力不是上帝的偏愛，個人的頓悟，它是"在前人發(fā)現(xiàn)或發(fā)明的基礎上通過自身努力，創(chuàng)造性的提出新的發(fā)現(xiàn)、發(fā)明或改革新方案的能力。"任何人的創(chuàng)造、創(chuàng)新、發(fā)明和發(fā)現(xiàn)都離不開人類已有的知識和信息。愛因斯坦的相對論是通過想象力對能量、質(zhì)量和光速進行重新的組合，而后者都是前人早已發(fā)明的成果。要培養(yǎng)學生公文寫作思維能力，首先 必須學習公文寫作的基礎知識，主要通過課堂學習與課后訓練相結(jié)合，掌握公文寫作基本常識，了解每一種文體的特征，在此基礎上實現(xiàn)知識的融通，培養(yǎng)公文寫作思維能力。教師在有限的課堂教學中，重點強調(diào)知識的對比、連接、遷移，培養(yǎng)學生公文寫作思維能力。
2、討論-------重在培養(yǎng)學生分析能力
學生之間的討論、爭論、演講、案例小品表演等。爭論的基礎是不同觀點之間的交鋒，它必然引發(fā)學生獨立思考，培養(yǎng)學生多視角的思維能力，教師在課堂上反復強調(diào)：應用寫作的工具是相同的，但介入了具體的寫作者與寫作對象后，就有不同的答案，，所以同一個問題，思考的角度不同，解決的方法亦不同。但為了追尋好的結(jié)果，同學們積極討論、熱烈爭論，對某一種做法質(zhì)疑，對某一思想維護，鍛煉了學生的分析能力、預見能力。比如寫一分會議通知，如果講了寫作格式就要求學生寫，往往只能寫出簡單的開會時間、地點、參加人員等，而其它的事情就考慮不周。如果設定情景，讓部分學生以主持會議的單位身份擬寫通知，讓部分學生以會議參與者的身份對這份通知"吹毛求疵"，雙方都據(jù)理力爭，結(jié)果創(chuàng)新的火花飛濺，有許多好的意見得到補充。這樣學生公文文體感強化了，寫出來的會議通知就周全多了。再如開演講會，要求每個人從尋找演講材料、設置話題角度、演講稿的語言潤色、演講效果幾方面下工夫，后在演講時要求脫稿演講，取得較好的效果。
3、練?D?D重點培養(yǎng)學生準確、規(guī)范運用語言的能力
"練"就是實踐，通過公文寫作教學培養(yǎng)學生公文寫作思維能力不是僅靠"本本主義"就能掌握的，還需要經(jīng)過大量的實踐訓練。為了使訓練有針對性，把訓練的重點放在準確、規(guī)范的運用語言的訓練上。公文語言要求準確、簡潔、平實，要做到這點，并非易事，因為"簡潔"不是無話可說，而是"清水出芙蓉，天然去雕飾"，有語不驚人死不休的追求。如同是表達謙虛的重要性,毛澤東的秘書田家英寫出了’謙虛使人進步,驕傲使人落后"的警句,成為八大報告中響亮的語言;同是廣告標語,海爾的"真情到永遠"更打動人心;同是表達希求和平的愿望,周恩來在萬隆會議上提出的"和平共處五項基本原則"更簡潔明了.讓學生竭盡全力去尋找能凹現(xiàn)自己主觀意圖的字詞,就是訓練的目的。
訓練學生駕馭語言的途徑有：①修改病文。為使學生有敏銳的語言洞察力,將有語病的公文緝成一冊,讓他們以"醫(yī)生"的身份"挑毛病",并給出修改的方法.②擬寫練習.要提高公文寫作能力,必須動筆去寫,在寫中感受駕馭語言的快樂,公文標題的擬寫也是寫好公文的關(guān)鍵,更好地激發(fā)學生的寫作激情.③作文互改。只是老師改作文，學生還不太清楚自己的實力與差距，讓學生們互評作文，就能發(fā)現(xiàn)別人的"長處與不足"。記過改、寫、評三個層次的訓練，學生對公文語言的敏感性增強，語言辨別里提高，文體趕增強，為使用語言、修正語言打下了良好的基礎，整體上提高了公文寫作思維能力。
當然，每一種思維能力的獲得并非僅限于一種教學方式，但有所側(cè)重有利于訓練的針對性，而學生思維能力和創(chuàng)新能力的體現(xiàn)也是多種創(chuàng)新思維綜合運用的結(jié)果。
關(guān)鍵詞：秘書思維特點 公文寫作思維 教學
秘書是領導的參謀、助手，是直接輔助領導中樞和進行科學決策、實施決策的人員，秘書人員身居各級領導機關(guān)，其職責是在辦公室的領導下，以文件、文字處理為主要內(nèi)容，來完成領導交辦的單項或綜合性工作任務。所謂文件、文字處理除了收發(fā)文件、報送材料、傳遞信息、檔案管理等事物性工作外，主要是根據(jù)實際工作的需要撰制各種文書。這些文書有黨政機關(guān)公文、事務文書、日常應用文、新聞、理論性文章、工作計劃、領導重要講話稿等。這些應用文，尤其是公文，是決策層形成的決定和意見，在工作中具有很強的指導意義，需要寫作者具有較強的政策水平，專業(yè)水平和語言表達能力。作為領導的參謀、助手的秘書人員寫作水平和質(zhì)量，直接關(guān)系到機關(guān)辦公的效率和質(zhì)量。因此，了解探索秘書寫作的思維特點，對提高秘書的寫作水平，有效地把握領導的"意圖"，提高工作效率，有著重要的意義。
秘書工作的根本特點是輔助性和從屬性。機關(guān)文書尤其是公文寫作是根據(jù)領導工作的需要，不是秘書自身寫作能力的表現(xiàn)，這就決定了秘書寫作的特點是代擬而非自撰。所以，公文寫作強調(diào)"主題先行"，"意在筆先"，撰稿者首先按照領導或領導集體的授意和機關(guān)事物管理、業(yè)務管理等客觀需要進行調(diào)查了解，收集材料和撰稿。而不是在客觀外界的感悟下，有感而發(fā)，有情可抒才進行寫作的。其寫作活動是受工作中的實際需要和領導旨意制約的，寫作活動是被動的，是遵命文章。
秘書工作中大量的是公文寫作，公文寫作的特點反映了秘書工作的特殊規(guī)律，也反映了秘書思維活動的特點：
一、思維活動的被動性
現(xiàn)代寫作學認為：促使人寫作的根本的動因來自"需要"。歸納起來是三大類：第一，內(nèi)在因素自發(fā)性的"需要"；第二，外在因素強制性"需要"；第三，內(nèi)在自發(fā)性與外在強制性兼有的"需要"。第一種的動因?qū)懽髦饕侵改切﹣碜宰髡哽`感涌動，有感而發(fā)的自發(fā)性寫作，充分體現(xiàn)著作者個性色彩的文學寫作；第三種兼合內(nèi)在自發(fā)性與外在強制性的動因?qū)懽?，主要體現(xiàn)在"干預"，如編輯部確定的對某一對象的采訪任務的硬性要求與寫作者探尋求新的欲望，從而完成寫作過程。秘書按上級"需要"起草公文，是"遵命寫作"，這種接收性寫作，其動機是帶有明顯的外在因素強制性"需要"而進行的，這是秘書寫作的主要特點。公文的作者是法定的領導機關(guān)和個人，而秘書通常是遵命立言的執(zhí)筆人，而不是公文的作者。一份公文的成文，往往不是一個秘書，而是機關(guān)內(nèi)多個秘書集體完成的，所以公文還具有群體性的特點。
秘書人員接受起草公文的任務開始，從寫作思維的啟動到確定主旨、收集材料、謀篇布局、語言表述等，都是在被動狀態(tài)下進行的。整個寫作過程的各個環(huán)節(jié)，從內(nèi)容到形式的各個方面，對問題的認識角度和分寸提法，都必須根據(jù)領導的授意和審稿意見，遵命而行。在公文寫作中，秘書人員作為公文的執(zhí)筆者，不能也不允許表達個人的思想觀點和帶有個人的感情色彩，只能表達上級機關(guān)的精神和領導的旨意，所以公文寫作的思維活動是被動的，而且體現(xiàn)的是"群體"思想意識和價值取向。
二、寫作主體迎合客體
公文寫作的過程，是寫作主體對各種信息的接受、傳遞、處理和貯存的復雜過程，是寫作主體對信息客體的使用價值的把握與判斷過程，其信息價值的大小與所制發(fā)文件的效用程度如何，直接體現(xiàn)在由秘書人員經(jīng)過文字處理所形成的文件之中。從這點看，秘書寫作具有"遵命性"的特點，尤其公文的寫作，不是"以我手寫我心"，而是"以我手寫他心"。秘書作為寫作主體必須主動迎合客體，秘書首先必須弄清領導的想法、目的、意圖是什么？領導的意圖就是公文的主旨。執(zhí)筆者的全部任務，就是準確地領會、表達領導的意圖創(chuàng)造性深入拓展領導意圖。秘書寫作既不同于新聞記者那樣，每天可以從眾多的新聞素材中截取有價值的部分去報道，從而影響社會；也不像文藝工作者那樣，在掌握了豐富的素材并激發(fā)出強烈的創(chuàng)作欲望以后，用生動豐富的語言和多種表達手法去塑造形象，表達感情從而引起讀者的共鳴，得到審美的愉悅。秘書的寫作，關(guān)鍵在于正確領會、體現(xiàn)和貫徹領導的"意圖"，這就要求秘書必須十分注意同領導統(tǒng)一認識，達到思想上政治上的高度一致，既要與領導"雙向溝通"，又要"吃透兩頭"，即掌握上級有關(guān)政策精神，摸清基層實情，從而更好地服務領導。
秘書寫作的實踐表明，對領導"意圖"的把握往往是以喪失寫作個性為代價的。秘書在草擬文件或為領導撰寫講話稿中，若事前不了解領導的作風、文風和思路特點，所寫的文稿就很難被領導贊成。秘書工作者常有這樣的感慨："什么是好文章？說不清楚－－只要領導看得滿意，就是好文章！"此話雖不太盡理，卻很符合實際。比如講話稿的寫作，要求秘書將領導的思想、觀點通過自己的文章表達出來，文風、用語、用詞等都得合乎領導的脾氣；秘書對于領導的脾氣、思想性格甚至思維方式了如指掌，即可適應，又能游刃有余，順應而導之，從而，他們的思想觀點才能形成一種默契，行動方可一致。倘若秘書服務的不是單一的領導，情況各不一樣，為了干好工作，取得領導的信任，秘書只得區(qū)別對待，根據(jù)具體情況，采取不同的服務方式，那難度就更大了。比如，有的領導在大會上講話時，喜歡條理清晰，那么你寫時就要簡明扼要；有的領導喜歡講話具體，有血有肉，那么你寫時既要宜多用詳例；有的領導喜歡名人名言，就應適當引經(jīng)據(jù)典；有的領導喜歡文彩，就需要對文稿多加潤色修飾。至此秘書寫作個性的喪失顯而易見，不言自明。要深入、全面、準確地領會和把握領導發(fā)文意圖，作為寫作主體大秘書首先是"想"而不是"寫"。要想領導所想，思領導所思，寫領導所需。"公文是領導決策意見的書面化"，只有主體迎合客體，才能寫好公文。
三、公文格式的程式化導致思維的"套板反應"
" 公文是保證領導決策實施、組織機關(guān)辦公的重要手段。黨和國家一切方針政策的實施，法令、法規(guī)的頒布、指示和報告工作、傳遞反饋信息等，都是通過公文等應用文為中介手段來實現(xiàn)的。公文在長期的使用過程中形成了一套比較固定的規(guī)范化格式，這就是"公文程式"。公文程式是受公文內(nèi)容制約的，公文內(nèi)容的實用性、政策性及法定的權(quán)威性，決定了公文程式的獨特性。寫作是一種復雜的思維活動，占有材料之后，思維活動質(zhì)量的高低，決定文章思想內(nèi)容的高低，秘書的思維方式主要是邏輯思維。從接受領導的"意圖"到收集材料、敘述、論證，是一種直線聚焦式的論述結(jié)構(gòu)，是以認識性為中心的寫作思維，由于公文程式性特點，領導意圖的指向作用等因素，秘書的寫作思維有著明顯的受制性，這就很容易導致"套板反應"，公文莊重的語體特點，要求一套相應的"慣用套語"，如開頭詞語、引據(jù)詞語和擬答詞語等，這些慣用規(guī)范化詞語，恰當使用可以更突出公文莊重、簡明的特點，但如果不加選擇地濫用，特別是以這種刻板的思維方式慣穿全文的寫作，就會陷入一種八股的俗套之中，陷入"套板反應"這種僵化、封閉式的思維寫作中。
在現(xiàn)代信息化社會、知識、經(jīng)濟社會，對秘書從業(yè)人員也提出了更高的挑戰(zhàn)，以現(xiàn)代科學技術(shù)及有關(guān)部門專業(yè)知識來武裝自己，提高自身修養(yǎng)，拓寬思維空間，熟練掌握公文寫作技能，才能在文件、文字處理方面具有非凡的才華。秘書寫作的材料大都是領導交辦的，在寫作時能否準確體現(xiàn)領導意圖，又要把握分寸，不偏不依，不落俗套，從某種意義上說是公文寫作成敗的關(guān)鍵。要處理好這個問題，應從三個方面著手：
1.認真領會領導的意見和要求，切實弄清寫作公文的意圖。領導對寫作的交代，往往采取不同形式，有多有少，有詳有略，有粗有細，有時較系統(tǒng)，有時較簡單。因為領導的思想和觀點有個產(chǎn)生、發(fā)展和成熟的過程。這就要求秘書人員平時多和領導交流思想，了解掌握思維方式、思想脈搏，在寫作中不僅能概括出領導人的思想精華，而且還能夠反映出領導人的語言風格。寫出具有個性特征、適合領導口氣的、符合其身份的、達到領導滿意的公文。
2.將領導的意圖和與之相聯(lián)系的思想和情況結(jié)合起來，使之系統(tǒng)化、條理化。這就要求秘書人員對領導交待的意圖要認真加以琢磨，看是否與上級精神一致，是否符合客觀實際，是否有所創(chuàng)見和新意。而且怎樣把領導新提出的思想意圖與過去的思想觀點、政策措施聯(lián)系起來，逐步形成系統(tǒng)的思想觀點和辦法措施
3.在具體成文過程中進一步加以發(fā)揮，使領導的思想意圖表達得更準確、更深刻、更完善盡管公文寫作具有"遵命性"特色，但秘書人員也不是惟命是從的文字起草工具。沒有哪個領導愿意自己的秘書人員只能勝任口述筆錄工作，而不能心領神會地根據(jù)授意出色的完成交辦的文件、文書撰寫任務。秘書人員在寫作過程中的主動性、獨立性和創(chuàng)造性是不容忽視的，其寫作基本理論素養(yǎng)的高下優(yōu)劣，是在"遵命性"原則指導下決定文件質(zhì)量高低的關(guān)鍵。只有把這種主觀的能動性與"遵命性"對立統(tǒng)一和完美結(jié)合，才能寫出高質(zhì)量的公文。
四、 秘書學教學中培養(yǎng)學生公文寫作能力的三大途徑：
1、學-----重在培養(yǎng)學生思維能力
"學"就是公文寫作基礎知識的掌握。創(chuàng)新能力不是上帝的偏愛，個人的頓悟，它是"在前人發(fā)現(xiàn)或發(fā)明的基礎上通過自身努力，創(chuàng)造性的提出新的發(fā)現(xiàn)、發(fā)明或改革新方案的能力。"任何人的創(chuàng)造、創(chuàng)新、發(fā)明和發(fā)現(xiàn)都離不開人類已有的知識和信息。愛因斯坦的相對論是通過想象力對能量、質(zhì)量和光速進行重新的組合，而后者都是前人早已發(fā)明的成果。要培養(yǎng)學生公文寫作思維能力，首先 必須學習公文寫作的基礎知識，主要通過課堂學習與課后訓練相結(jié)合，掌握公文寫作基本常識，了解每一種文體的特征，在此基礎上實現(xiàn)知識的融通，培養(yǎng)公文寫作思維能力。教師在有限的課堂教學中，重點強調(diào)知識的對比、連接、遷移，培養(yǎng)學生公文寫作思維能力。
2、討論-------重在培養(yǎng)學生分析能力
學生之間的討論、爭論、演講、案例小品表演等。爭論的基礎是不同觀點之間的交鋒，它必然引發(fā)學生獨立思考，培養(yǎng)學生多視角的思維能力，教師在課堂上反復強調(diào)：應用寫作的工具是相同的，但介入了具體的寫作者與寫作對象后，就有不同的答案，，所以同一個問題，思考的角度不同，解決的方法亦不同。但為了追尋好的結(jié)果，同學們積極討論、熱烈爭論，對某一種做法質(zhì)疑，對某一思想維護，鍛煉了學生的分析能力、預見能力。比如寫一分會議通知，如果講了寫作格式就要求學生寫，往往只能寫出簡單的開會時間、地點、參加人員等，而其它的事情就考慮不周。如果設定情景，讓部分學生以主持會議的單位身份擬寫通知，讓部分學生以會議參與者的身份對這份通知"吹毛求疵"，雙方都據(jù)理力爭，結(jié)果創(chuàng)新的火花飛濺，有許多好的意見得到補充。這樣學生公文文體感強化了，寫出來的會議通知就周全多了。再如開演講會，要求每個人從尋找演講材料、設置話題角度、演講稿的語言潤色、演講效果幾方面下工夫，后在演講時要求脫稿演講，取得較好的效果。
3、練?D?D重點培養(yǎng)學生準確、規(guī)范運用語言的能力
"練"就是實踐，通過公文寫作教學培養(yǎng)學生公文寫作思維能力不是僅靠"本本主義"就能掌握的，還需要經(jīng)過大量的實踐訓練。為了使訓練有針對性，把訓練的重點放在準確、規(guī)范的運用語言的訓練上。公文語言要求準確、簡潔、平實，要做到這點，并非易事，因為"簡潔"不是無話可說，而是"清水出芙蓉，天然去雕飾"，有語不驚人死不休的追求。如同是表達謙虛的重要性,毛澤東的秘書田家英寫出了’謙虛使人進步,驕傲使人落后"的警句,成為八大報告中響亮的語言;同是廣告標語,海爾的"真情到永遠"更打動人心;同是表達希求和平的愿望,周恩來在萬隆會議上提出的"和平共處五項基本原則"更簡潔明了.讓學生竭盡全力去尋找能凹現(xiàn)自己主觀意圖的字詞,就是訓練的目的。
訓練學生駕馭語言的途徑有：①修改病文。為使學生有敏銳的語言洞察力,將有語病的公文緝成一冊,讓他們以"醫(yī)生"的身份"挑毛病",并給出修改的方法.②擬寫練習.要提高公文寫作能力,必須動筆去寫,在寫中感受駕馭語言的快樂,公文標題的擬寫也是寫好公文的關(guān)鍵,更好地激發(fā)學生的寫作激情.③作文互改。只是老師改作文，學生還不太清楚自己的實力與差距，讓學生們互評作文，就能發(fā)現(xiàn)別人的"長處與不足"。記過改、寫、評三個層次的訓練，學生對公文語言的敏感性增強，語言辨別里提高，文體趕增強，為使用語言、修正語言打下了良好的基礎，整體上提高了公文寫作思維能力。
當然，每一種思維能力的獲得并非僅限于一種教學方式，但有所側(cè)重有利于訓練的針對性，而學生思維能力和創(chuàng)新能力的體現(xiàn)也是多種創(chuàng)新思維綜合運用的結(jié)果。