第一節(jié)陳述呈請(qǐng)性文件
一、陳述呈請(qǐng)性文件的特點(diǎn)
陳述呈請(qǐng)性公文的一般特點(diǎn)是：公文的強(qiáng)制執(zhí)行效用僅表現(xiàn)為對(duì)受文者閱處公文的行為有強(qiáng)制性影響，但不能強(qiáng)制對(duì)方執(zhí)行公文的內(nèi)容；行文需滿足諸多條件限制；語言平和。
二、請(qǐng)示
陳述呈請(qǐng)性文件的一種，用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)。其正文一般由這樣幾部分組成：行文的依據(jù)、原因；待解決的問題及初步方案，不只一個(gè)方案時(shí)的傾向性意見及理由；行文要求，即請(qǐng)上級(jí)復(fù)文的要求，常用“當(dāng)否，請(qǐng)示。”“當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)?！薄罢?qǐng)審核批復(fù)?！薄巴追瘢?qǐng)鑒核批示?！钡葢T用的結(jié)尾詞語表達(dá)。
三、工作報(bào)告
陳述呈請(qǐng)性文件的一種，用于在日常工作中，根據(jù)需要或要求，向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)詢問，提出建議。其正文主要包括：行文的根據(jù)（應(yīng)要求還是有了情況主動(dòng)匯報(bào)）或概要點(diǎn)明公文所要涉及的情況或問題；陳述具體情況和問題（時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、經(jīng)過、結(jié)果等）并對(duì)其性質(zhì)進(jìn)行概要分析；建議（要求誰，何時(shí)，做什么，怎樣做，方法、措施、期限、考核指標(biāo)等），如沒有建議則對(duì)有關(guān)工作或問題作概括總結(jié)，分析存在問題的原因，表明努力方向；結(jié)語，有建議的報(bào)告提出批轉(zhuǎn)建議：“以上意見，如無不當(dāng)，請(qǐng)批轉(zhuǎn)（單位）執(zhí)行。”請(qǐng)上級(jí)指出問題的報(bào)告則為：“如有不當(dāng)，請(qǐng)指正（示）”。其他報(bào)告則以“特此報(bào)告”“此報(bào)告”等結(jié)尾詞強(qiáng)調(diào)行文目的。
四、調(diào)查報(bào)告
調(diào)查報(bào)告用于向上級(jí)機(jī)關(guān)反映調(diào)查研究的結(jié)果。其特點(diǎn)是針對(duì)性強(qiáng)；講求新意；重對(duì)“研究”結(jié)果的反映等。
調(diào)查報(bào)告由標(biāo)題、正文、作者、日期組成。
正文由#秘書資格考試# #秘書文書寫作指導(dǎo)：常用公文撰擬要點(diǎn)#、主體、結(jié)尾三部分構(gòu)成。#秘書資格考試# #秘書文書寫作指導(dǎo)：常用公文撰擬要點(diǎn)#的具體形式有概述式、主旨直述式、結(jié)論式、設(shè)問式等幾種。主體的結(jié)構(gòu)形式有縱式、橫式、交錯(cuò)式三種。
五、總結(jié)報(bào)告
總結(jié)報(bào)告用于在某項(xiàng)工作、某階段工作結(jié)束后按照?qǐng)?bào)告制度的規(guī)定或上級(jí)要求，匯報(bào)情況，對(duì)成績(jī)、缺點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及有關(guān)工作規(guī)律作檢討分析，匯報(bào)下一步工作計(jì)劃安排。
總結(jié)報(bào)告的正文主要包括：工作情況，即做了什么，采用了哪些方法措施，效果怎樣，有哪些成績(jī)，存在哪些問題和不足；主要的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，即對(duì)取得成績(jī)的原因進(jìn)行分析，獲得對(duì)工作規(guī)律性的認(rèn)識(shí)；檢討失敗或失誤的教訓(xùn)，總結(jié)其原因和規(guī)律性，探索防止或減少失誤和失敗的途徑；下一步工作的初步規(guī)劃、設(shè)想。
第二節(jié)會(huì)議文件
一、會(huì)議文件的特點(diǎn)
會(huì)議文件專門形成或使用于各類會(huì)議；信息傳遞交流過程中存在一個(gè)將文字形態(tài)的信息變換成聲音形態(tài)信息的過程；同一文種的內(nèi)容性質(zhì)也會(huì)因會(huì)議性質(zhì)、內(nèi)容或作者身份的不同而有很大差異；同一文件的上下文部分的內(nèi)容性質(zhì)有時(shí)也將發(fā)生較明顯的改變；……。
二、會(huì)議記錄
在會(huì)議進(jìn)行中完成的對(duì)會(huì)議組織狀況和會(huì)議內(nèi)容的原始記錄，經(jīng)履行必要的程序手續(xù)（整理、發(fā)言人或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字、記錄者簽字等）后，會(huì)議記錄可用于查證事實(shí)或指導(dǎo)工作。
會(huì)議記錄有兩個(gè)組成部分，一是會(huì)議的組織狀況（會(huì)名、會(huì)址、時(shí)間、出席情況、主持人、記錄人等）；二是會(huì)議內(nèi)容（議題、發(fā)言情況、決議決定的內(nèi)容、表決結(jié)果等）。根據(jù)內(nèi)容詳略程度的不同，會(huì)議記錄可分為兩種：摘要性記錄與詳細(xì)性記錄。摘要性記錄，只錄發(fā)言要點(diǎn)和議題、結(jié)論、決定決議、表決結(jié)果等，常用于一般性會(huì)議。詳細(xì)性記錄是有言必錄，不僅記下原意還需要記下原話，只有在重要會(huì)議上才采用。作會(huì)議記錄是一項(xiàng)耳、眼、腦、手同時(shí)并用的艱苦勞動(dòng)，要求記錄者有較深厚的基本功，做到：快、準(zhǔn)、全、清。
三、會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會(huì)議的情況與議定事項(xiàng)。
議決性會(huì)議紀(jì)要的正文主要要包括：#秘書資格考試# #秘書文書寫作指導(dǎo)：常用公文撰擬要點(diǎn)#，概述會(huì)議基本情況，如目的、會(huì)名、會(huì)址、會(huì)期、與會(huì)者、主持人、主要發(fā)言人、報(bào)告人、主要議程、會(huì)議總體效果等（例行性會(huì)議可省略其中的某些內(nèi)容）；議決的事項(xiàng)，即與會(huì)各方共同確認(rèn)的在完成一個(gè)共同目標(biāo)過程中各方承擔(dān)和享受的責(zé)任、義務(wù)、權(quán)利、利益，或就某個(gè)問題形成的一致認(rèn)識(shí)等；提出號(hào)召、要求，或提出執(zhí)行議定事項(xiàng)的措施或要求。
消息性會(huì)議紀(jì)要的正文主要包括：#秘書資格考試# #秘書文書寫作指導(dǎo)：常用公文撰擬要點(diǎn)#；就會(huì)議議題與會(huì)各方發(fā)表的認(rèn)識(shí)、意見；提出號(hào)召、希望、展望，或提出一個(gè)新問題，有時(shí)則以向有關(guān)方面致謝，或?qū)ο麓螘?huì)議作出原則性安排作結(jié)。
四、會(huì)議報(bào)告
會(huì)議報(bào)告用于由代表本機(jī)關(guān)依法定的程序或慣例向權(quán)力機(jī)關(guān)（大都為會(huì)議形式）或有關(guān)代表會(huì)議作工作匯報(bào)，經(jīng)會(huì)議討論通過后，文件的性質(zhì)由陳述性轉(zhuǎn)為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性，文件中的有關(guān)部分將成為指導(dǎo)有關(guān)方面工作的綱領(lǐng)。
會(huì)議報(bào)告的標(biāo)題除使用一般公文的標(biāo)題外，還有幾種特殊形式。受文者一般直稱“各位代表：”“同志們：”等。
會(huì)議報(bào)告的正文由這樣幾部分構(gòu)成：一是開頭，簡(jiǎn)要說明代表誰、報(bào)告什么問題，提出審議要求即可，必要時(shí)則要交代一下根據(jù)什么來作報(bào)告。二是主體部分，具體有四個(gè)組成部分：首先是對(duì)工作情況、形勢(shì)的說明與分析，對(duì)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)，要求分清工作中的成績(jī)與缺點(diǎn)、主流與支流；其次是指出今后所面臨的任務(wù)；再其次是闡述完成新任務(wù)應(yīng)采取的方針、原則與方法措施；最后是向下級(jí)機(jī)關(guān)或人民群眾等提出要求或號(hào)召。三是結(jié)尾，通常主要為對(duì)未來前景的展望或?qū)ξ募?nèi)容再作一個(gè)概括性總結(jié)。
五、開幕詞
開幕詞是在大型隆重會(huì)議的開始由有關(guān)所作的致辭。開幕詞的主要內(nèi)容包括：宣布會(huì)議開幕；概要說明會(huì)議背景、狀況（人數(shù)、對(duì)象范圍等）；介紹會(huì)議的組織過程、會(huì)議目的、中心議題、議程；向與會(huì)者提出希望要求；最后，以預(yù)祝會(huì)議成功的祝愿辭結(jié)束。從一定意義上說，開幕詞就是會(huì)議的簡(jiǎn)要綱領(lǐng)。因此，在撰寫時(shí)應(yīng)注意文字的高度簡(jiǎn)潔明確，字句要鏗鏘上口，講究一點(diǎn)聲調(diào)的和諧配合。同時(shí)，應(yīng)注意使文件有一定的說服力、鼓動(dòng)性，以充分調(diào)動(dòng)與會(huì)者開好會(huì)議的積極性。
六閉幕、
閉幕詞詞是會(huì)議的結(jié)束語，一般均很簡(jiǎn)短。其主要內(nèi)容為：宣布會(huì)議閉幕；概述會(huì)議任務(wù)的完成情況、會(huì)議成果及其意義；肯定與會(huì)者的積極努力；向?yàn)闀?huì)議做出貢獻(xiàn)的單位或個(gè)人表示謝意；提綱挈領(lǐng)地提出新的工作任務(wù)；提出希望、號(hào)召和要求等。對(duì)閉幕詞的要求，主要是簡(jiǎn)潔流暢，富于鼓動(dòng)性和號(hào)召力。
第三節(jié)函、合同、計(jì)劃
一、函
函是商洽性文件的一種，用于平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)。函有多種。
發(fā)函的正文主要包括：行文的目的和原因，即為什么要提出協(xié)商討論有關(guān)問題或提出請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)；需要詢問、商議或批準(zhǔn)的具體問題和事項(xiàng)，向?qū)Ψ浇榻B自己、介紹自己的意愿和方案，陳述有關(guān)理由、依據(jù)和背景材料；提出希望或要求，如“請(qǐng)復(fù)文”“請(qǐng)予批準(zhǔn)”“望予合作”等。有時(shí)以“此致”“特此函告”等結(jié)尾詞作結(jié)。向?qū)Ψ秸?qǐng)求批準(zhǔn)的發(fā)函的正文與請(qǐng)示的組成情況相近。
復(fù)函的正文主要包括：指明所針對(duì)的來函（標(biāo)題、文號(hào)、時(shí)間等）；答復(fù)詢問，表明態(tài)度、立場(chǎng)和解決問題的辦法，提出疑問，陳述有關(guān)理由、情況；提出希望要求，致謝。有時(shí)以“特此函復(fù)”等結(jié)尾詞作結(jié)，答復(fù)對(duì)方請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的復(fù)函，其正文組成與批復(fù)相近。
二、合同（協(xié)議）
合同是一種證明性文件，是由當(dāng)事雙方（或兩方以上）為共同達(dá)到一定目的，明確相互責(zé)任、權(quán)利、利益關(guān)系而簽訂的書面契約。合同主要由這樣幾個(gè)部分構(gòu)成：標(biāo)題、編號(hào)、當(dāng)事各方的名稱（包括簡(jiǎn)稱）、正文、作者簽署、用印、鑒證機(jī)關(guān)用印、簽約日期、附件、其他（電話、銀行帳號(hào)、聯(lián)系人等）。
正文主要包括如下幾方面內(nèi)容：訂約目的；標(biāo)的（各方所共同要求實(shí)現(xiàn)的結(jié)果）；各方的權(quán)利、利益、義務(wù)、責(zé)任；違約方面應(yīng)負(fù)的責(zé)任及對(duì)其的制裁措施；文件有效執(zhí)行期限；履約的地點(diǎn)及方式；文件份數(shù)與保管方法；對(duì)有關(guān)附件的說明（名稱、效力）；仲裁機(jī)關(guān)；不同文本的效力等。
三、工作計(jì)劃
工作計(jì)劃用于對(duì)將要進(jìn)行的工作活動(dòng)提出目標(biāo)并安排好實(shí)施步驟、措施和方法。對(duì)實(shí)際工作進(jìn)程具有指導(dǎo)作用，同時(shí)也是總結(jié)衡量任務(wù)完成情況和效果的重要依據(jù)。其主要內(nèi)容包括：提出目標(biāo)、任務(wù)的依據(jù)；對(duì)完成任務(wù)的主客觀條件的分析；工作任務(wù)及要求、指標(biāo)；主要步驟、方法和措施；分工及完成任務(wù)的時(shí)限及其他有關(guān)注意事項(xiàng)。工作計(jì)劃既可用文字?jǐn)⑹鲂问剑ㄎ恼拢挚捎帽砀裥问?，也可兩種形式兼而用之。為使文件切實(shí)發(fā)揮效用，應(yīng)注意充分調(diào)查研究有關(guān)情況和問題；積極穩(wěn)妥地規(guī)定任務(wù)和指標(biāo)；步驟、方法和措施務(wù)求具體而明確、便于檢查和執(zhí)行；文字表達(dá)過程中，一般不作議論，以說明為主。
第四節(jié)表格文件的設(shè)計(jì)與填制
一、表格的分類
文件的分類表格文件就是以線框與文字相結(jié)合方式記錄信息的文件，它以線框表明字詞的具體含義和組配關(guān)系，可以更加簡(jiǎn)明、直觀、具體地表達(dá)信息。
根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可對(duì)表格文件進(jìn)行多種劃分。
二、表格文件的結(jié)構(gòu)格式
表格文件一般由標(biāo)題（表名）、正表、說明組成。
三、表格設(shè)計(jì)
表格設(shè)計(jì)的內(nèi)容包括：明確使用目的、要求與條件限制和具體處理方式；選擇用紙，確定幅面規(guī)格；確定文件的圖文區(qū)與白邊區(qū)尺寸；確定文件數(shù)據(jù)構(gòu)成；確定數(shù)據(jù)項(xiàng)目的名稱；確定各項(xiàng)數(shù)據(jù)的位置與相互次序；確定各欄目的尺寸；選定字體字號(hào)，選定線條的型制；作出有關(guān)數(shù)據(jù)的定義或說明，形成填報(bào)說明書、術(shù)語表、計(jì)算公式等。
表格設(shè)計(jì)規(guī)則是：實(shí)用、標(biāo)準(zhǔn)、通用、簡(jiǎn)便。
四、表格的填制方法
填寫表格文件時(shí)應(yīng)注意：按規(guī)定的項(xiàng)目和內(nèi)容填寫，不得隨意增減項(xiàng)目；用語要高度精確，保證語意單一明確；字跡須工整、清晰。
一、陳述呈請(qǐng)性文件的特點(diǎn)
陳述呈請(qǐng)性公文的一般特點(diǎn)是：公文的強(qiáng)制執(zhí)行效用僅表現(xiàn)為對(duì)受文者閱處公文的行為有強(qiáng)制性影響，但不能強(qiáng)制對(duì)方執(zhí)行公文的內(nèi)容；行文需滿足諸多條件限制；語言平和。
二、請(qǐng)示
陳述呈請(qǐng)性文件的一種，用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)。其正文一般由這樣幾部分組成：行文的依據(jù)、原因；待解決的問題及初步方案，不只一個(gè)方案時(shí)的傾向性意見及理由；行文要求，即請(qǐng)上級(jí)復(fù)文的要求，常用“當(dāng)否，請(qǐng)示。”“當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)?！薄罢?qǐng)審核批復(fù)?！薄巴追瘢?qǐng)鑒核批示?！钡葢T用的結(jié)尾詞語表達(dá)。
三、工作報(bào)告
陳述呈請(qǐng)性文件的一種，用于在日常工作中，根據(jù)需要或要求，向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)詢問，提出建議。其正文主要包括：行文的根據(jù)（應(yīng)要求還是有了情況主動(dòng)匯報(bào)）或概要點(diǎn)明公文所要涉及的情況或問題；陳述具體情況和問題（時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、經(jīng)過、結(jié)果等）并對(duì)其性質(zhì)進(jìn)行概要分析；建議（要求誰，何時(shí)，做什么，怎樣做，方法、措施、期限、考核指標(biāo)等），如沒有建議則對(duì)有關(guān)工作或問題作概括總結(jié)，分析存在問題的原因，表明努力方向；結(jié)語，有建議的報(bào)告提出批轉(zhuǎn)建議：“以上意見，如無不當(dāng)，請(qǐng)批轉(zhuǎn)（單位）執(zhí)行。”請(qǐng)上級(jí)指出問題的報(bào)告則為：“如有不當(dāng)，請(qǐng)指正（示）”。其他報(bào)告則以“特此報(bào)告”“此報(bào)告”等結(jié)尾詞強(qiáng)調(diào)行文目的。
四、調(diào)查報(bào)告
調(diào)查報(bào)告用于向上級(jí)機(jī)關(guān)反映調(diào)查研究的結(jié)果。其特點(diǎn)是針對(duì)性強(qiáng)；講求新意；重對(duì)“研究”結(jié)果的反映等。
調(diào)查報(bào)告由標(biāo)題、正文、作者、日期組成。
正文由#秘書資格考試# #秘書文書寫作指導(dǎo)：常用公文撰擬要點(diǎn)#、主體、結(jié)尾三部分構(gòu)成。#秘書資格考試# #秘書文書寫作指導(dǎo)：常用公文撰擬要點(diǎn)#的具體形式有概述式、主旨直述式、結(jié)論式、設(shè)問式等幾種。主體的結(jié)構(gòu)形式有縱式、橫式、交錯(cuò)式三種。
五、總結(jié)報(bào)告
總結(jié)報(bào)告用于在某項(xiàng)工作、某階段工作結(jié)束后按照?qǐng)?bào)告制度的規(guī)定或上級(jí)要求，匯報(bào)情況，對(duì)成績(jī)、缺點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及有關(guān)工作規(guī)律作檢討分析，匯報(bào)下一步工作計(jì)劃安排。
總結(jié)報(bào)告的正文主要包括：工作情況，即做了什么，采用了哪些方法措施，效果怎樣，有哪些成績(jī)，存在哪些問題和不足；主要的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，即對(duì)取得成績(jī)的原因進(jìn)行分析，獲得對(duì)工作規(guī)律性的認(rèn)識(shí)；檢討失敗或失誤的教訓(xùn)，總結(jié)其原因和規(guī)律性，探索防止或減少失誤和失敗的途徑；下一步工作的初步規(guī)劃、設(shè)想。
第二節(jié)會(huì)議文件
一、會(huì)議文件的特點(diǎn)
會(huì)議文件專門形成或使用于各類會(huì)議；信息傳遞交流過程中存在一個(gè)將文字形態(tài)的信息變換成聲音形態(tài)信息的過程；同一文種的內(nèi)容性質(zhì)也會(huì)因會(huì)議性質(zhì)、內(nèi)容或作者身份的不同而有很大差異；同一文件的上下文部分的內(nèi)容性質(zhì)有時(shí)也將發(fā)生較明顯的改變；……。
二、會(huì)議記錄
在會(huì)議進(jìn)行中完成的對(duì)會(huì)議組織狀況和會(huì)議內(nèi)容的原始記錄，經(jīng)履行必要的程序手續(xù)（整理、發(fā)言人或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字、記錄者簽字等）后，會(huì)議記錄可用于查證事實(shí)或指導(dǎo)工作。
會(huì)議記錄有兩個(gè)組成部分，一是會(huì)議的組織狀況（會(huì)名、會(huì)址、時(shí)間、出席情況、主持人、記錄人等）；二是會(huì)議內(nèi)容（議題、發(fā)言情況、決議決定的內(nèi)容、表決結(jié)果等）。根據(jù)內(nèi)容詳略程度的不同，會(huì)議記錄可分為兩種：摘要性記錄與詳細(xì)性記錄。摘要性記錄，只錄發(fā)言要點(diǎn)和議題、結(jié)論、決定決議、表決結(jié)果等，常用于一般性會(huì)議。詳細(xì)性記錄是有言必錄，不僅記下原意還需要記下原話，只有在重要會(huì)議上才采用。作會(huì)議記錄是一項(xiàng)耳、眼、腦、手同時(shí)并用的艱苦勞動(dòng)，要求記錄者有較深厚的基本功，做到：快、準(zhǔn)、全、清。
三、會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會(huì)議的情況與議定事項(xiàng)。
議決性會(huì)議紀(jì)要的正文主要要包括：#秘書資格考試# #秘書文書寫作指導(dǎo)：常用公文撰擬要點(diǎn)#，概述會(huì)議基本情況，如目的、會(huì)名、會(huì)址、會(huì)期、與會(huì)者、主持人、主要發(fā)言人、報(bào)告人、主要議程、會(huì)議總體效果等（例行性會(huì)議可省略其中的某些內(nèi)容）；議決的事項(xiàng)，即與會(huì)各方共同確認(rèn)的在完成一個(gè)共同目標(biāo)過程中各方承擔(dān)和享受的責(zé)任、義務(wù)、權(quán)利、利益，或就某個(gè)問題形成的一致認(rèn)識(shí)等；提出號(hào)召、要求，或提出執(zhí)行議定事項(xiàng)的措施或要求。
消息性會(huì)議紀(jì)要的正文主要包括：#秘書資格考試# #秘書文書寫作指導(dǎo)：常用公文撰擬要點(diǎn)#；就會(huì)議議題與會(huì)各方發(fā)表的認(rèn)識(shí)、意見；提出號(hào)召、希望、展望，或提出一個(gè)新問題，有時(shí)則以向有關(guān)方面致謝，或?qū)ο麓螘?huì)議作出原則性安排作結(jié)。
四、會(huì)議報(bào)告
會(huì)議報(bào)告用于由代表本機(jī)關(guān)依法定的程序或慣例向權(quán)力機(jī)關(guān)（大都為會(huì)議形式）或有關(guān)代表會(huì)議作工作匯報(bào)，經(jīng)會(huì)議討論通過后，文件的性質(zhì)由陳述性轉(zhuǎn)為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性，文件中的有關(guān)部分將成為指導(dǎo)有關(guān)方面工作的綱領(lǐng)。
會(huì)議報(bào)告的標(biāo)題除使用一般公文的標(biāo)題外，還有幾種特殊形式。受文者一般直稱“各位代表：”“同志們：”等。
會(huì)議報(bào)告的正文由這樣幾部分構(gòu)成：一是開頭，簡(jiǎn)要說明代表誰、報(bào)告什么問題，提出審議要求即可，必要時(shí)則要交代一下根據(jù)什么來作報(bào)告。二是主體部分，具體有四個(gè)組成部分：首先是對(duì)工作情況、形勢(shì)的說明與分析，對(duì)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)，要求分清工作中的成績(jī)與缺點(diǎn)、主流與支流；其次是指出今后所面臨的任務(wù)；再其次是闡述完成新任務(wù)應(yīng)采取的方針、原則與方法措施；最后是向下級(jí)機(jī)關(guān)或人民群眾等提出要求或號(hào)召。三是結(jié)尾，通常主要為對(duì)未來前景的展望或?qū)ξ募?nèi)容再作一個(gè)概括性總結(jié)。
五、開幕詞
開幕詞是在大型隆重會(huì)議的開始由有關(guān)所作的致辭。開幕詞的主要內(nèi)容包括：宣布會(huì)議開幕；概要說明會(huì)議背景、狀況（人數(shù)、對(duì)象范圍等）；介紹會(huì)議的組織過程、會(huì)議目的、中心議題、議程；向與會(huì)者提出希望要求；最后，以預(yù)祝會(huì)議成功的祝愿辭結(jié)束。從一定意義上說，開幕詞就是會(huì)議的簡(jiǎn)要綱領(lǐng)。因此，在撰寫時(shí)應(yīng)注意文字的高度簡(jiǎn)潔明確，字句要鏗鏘上口，講究一點(diǎn)聲調(diào)的和諧配合。同時(shí)，應(yīng)注意使文件有一定的說服力、鼓動(dòng)性，以充分調(diào)動(dòng)與會(huì)者開好會(huì)議的積極性。
六閉幕、
閉幕詞詞是會(huì)議的結(jié)束語，一般均很簡(jiǎn)短。其主要內(nèi)容為：宣布會(huì)議閉幕；概述會(huì)議任務(wù)的完成情況、會(huì)議成果及其意義；肯定與會(huì)者的積極努力；向?yàn)闀?huì)議做出貢獻(xiàn)的單位或個(gè)人表示謝意；提綱挈領(lǐng)地提出新的工作任務(wù)；提出希望、號(hào)召和要求等。對(duì)閉幕詞的要求，主要是簡(jiǎn)潔流暢，富于鼓動(dòng)性和號(hào)召力。
第三節(jié)函、合同、計(jì)劃
一、函
函是商洽性文件的一種，用于平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)。函有多種。
發(fā)函的正文主要包括：行文的目的和原因，即為什么要提出協(xié)商討論有關(guān)問題或提出請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)；需要詢問、商議或批準(zhǔn)的具體問題和事項(xiàng)，向?qū)Ψ浇榻B自己、介紹自己的意愿和方案，陳述有關(guān)理由、依據(jù)和背景材料；提出希望或要求，如“請(qǐng)復(fù)文”“請(qǐng)予批準(zhǔn)”“望予合作”等。有時(shí)以“此致”“特此函告”等結(jié)尾詞作結(jié)。向?qū)Ψ秸?qǐng)求批準(zhǔn)的發(fā)函的正文與請(qǐng)示的組成情況相近。
復(fù)函的正文主要包括：指明所針對(duì)的來函（標(biāo)題、文號(hào)、時(shí)間等）；答復(fù)詢問，表明態(tài)度、立場(chǎng)和解決問題的辦法，提出疑問，陳述有關(guān)理由、情況；提出希望要求，致謝。有時(shí)以“特此函復(fù)”等結(jié)尾詞作結(jié)，答復(fù)對(duì)方請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的復(fù)函，其正文組成與批復(fù)相近。
二、合同（協(xié)議）
合同是一種證明性文件，是由當(dāng)事雙方（或兩方以上）為共同達(dá)到一定目的，明確相互責(zé)任、權(quán)利、利益關(guān)系而簽訂的書面契約。合同主要由這樣幾個(gè)部分構(gòu)成：標(biāo)題、編號(hào)、當(dāng)事各方的名稱（包括簡(jiǎn)稱）、正文、作者簽署、用印、鑒證機(jī)關(guān)用印、簽約日期、附件、其他（電話、銀行帳號(hào)、聯(lián)系人等）。
正文主要包括如下幾方面內(nèi)容：訂約目的；標(biāo)的（各方所共同要求實(shí)現(xiàn)的結(jié)果）；各方的權(quán)利、利益、義務(wù)、責(zé)任；違約方面應(yīng)負(fù)的責(zé)任及對(duì)其的制裁措施；文件有效執(zhí)行期限；履約的地點(diǎn)及方式；文件份數(shù)與保管方法；對(duì)有關(guān)附件的說明（名稱、效力）；仲裁機(jī)關(guān)；不同文本的效力等。
三、工作計(jì)劃
工作計(jì)劃用于對(duì)將要進(jìn)行的工作活動(dòng)提出目標(biāo)并安排好實(shí)施步驟、措施和方法。對(duì)實(shí)際工作進(jìn)程具有指導(dǎo)作用，同時(shí)也是總結(jié)衡量任務(wù)完成情況和效果的重要依據(jù)。其主要內(nèi)容包括：提出目標(biāo)、任務(wù)的依據(jù)；對(duì)完成任務(wù)的主客觀條件的分析；工作任務(wù)及要求、指標(biāo)；主要步驟、方法和措施；分工及完成任務(wù)的時(shí)限及其他有關(guān)注意事項(xiàng)。工作計(jì)劃既可用文字?jǐn)⑹鲂问剑ㄎ恼拢挚捎帽砀裥问?，也可兩種形式兼而用之。為使文件切實(shí)發(fā)揮效用，應(yīng)注意充分調(diào)查研究有關(guān)情況和問題；積極穩(wěn)妥地規(guī)定任務(wù)和指標(biāo)；步驟、方法和措施務(wù)求具體而明確、便于檢查和執(zhí)行；文字表達(dá)過程中，一般不作議論，以說明為主。
第四節(jié)表格文件的設(shè)計(jì)與填制
一、表格的分類
文件的分類表格文件就是以線框與文字相結(jié)合方式記錄信息的文件，它以線框表明字詞的具體含義和組配關(guān)系，可以更加簡(jiǎn)明、直觀、具體地表達(dá)信息。
根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可對(duì)表格文件進(jìn)行多種劃分。
二、表格文件的結(jié)構(gòu)格式
表格文件一般由標(biāo)題（表名）、正表、說明組成。
三、表格設(shè)計(jì)
表格設(shè)計(jì)的內(nèi)容包括：明確使用目的、要求與條件限制和具體處理方式；選擇用紙，確定幅面規(guī)格；確定文件的圖文區(qū)與白邊區(qū)尺寸；確定文件數(shù)據(jù)構(gòu)成；確定數(shù)據(jù)項(xiàng)目的名稱；確定各項(xiàng)數(shù)據(jù)的位置與相互次序；確定各欄目的尺寸；選定字體字號(hào)，選定線條的型制；作出有關(guān)數(shù)據(jù)的定義或說明，形成填報(bào)說明書、術(shù)語表、計(jì)算公式等。
表格設(shè)計(jì)規(guī)則是：實(shí)用、標(biāo)準(zhǔn)、通用、簡(jiǎn)便。
四、表格的填制方法
填寫表格文件時(shí)應(yīng)注意：按規(guī)定的項(xiàng)目和內(nèi)容填寫，不得隨意增減項(xiàng)目；用語要高度精確，保證語意單一明確；字跡須工整、清晰。