秘書商務(wù)公文的寫作
目錄
**商務(wù)公文的特點(diǎn)
**商務(wù)公文的寫作方法與技巧
**商務(wù)公文寫作的注意事項(xiàng)
A、公文的寫作方法與技巧
掌握商務(wù)公文的寫作方法和技巧，可以使你得心應(yīng)手、游刃有余地從事公文寫作。
a、把握寫作特點(diǎn)
因?yàn)樗鶎懙亩际桥c企業(yè)有關(guān)的文件資料，所以，秘書寫作的特點(diǎn)是所采用的文體基本都是以陳述或說明為表達(dá)方式。在文字表達(dá)時(shí)，往往以敘述為基礎(chǔ)，議論為手段，說明為目的，三者綜合兼用。但在寫作時(shí)，寫作內(nèi)容也制約著表達(dá)的方式，一般而言，反映情況的側(cè)重?cái)⑹?，闡明道理的偏重于議論，而提出要求的則多用說明。
敘述是對(duì)人物或事件所作的交代，但秘書寫作中的敘述具有很強(qiáng)的概括性，用詞精煉，明確無誤。議論是通過對(duì)事件的評(píng)價(jià)來講道理，但針對(duì)主題。說明是用簡明扼要的文字把事件真相說清楚。
由于秘書寫作的東西基本都是與企業(yè)動(dòng)作有關(guān)的適用性文字，因此寫作時(shí)應(yīng)簡明、準(zhǔn)確、樸實(shí)、莊重、規(guī)范。
*簡明，是指用詞簡單明白，直截了當(dāng)。
*準(zhǔn)確，是指用詞含義準(zhǔn)確，不會(huì)造成誤解。
*樸實(shí)，是指用詞通俗自然，恰如其分。
*莊重，是指用詞嚴(yán)肅端莊，不帶感情色彩。
*規(guī)范，是指用詞符合語法與邏輯要求。
在寫作企業(yè)文件時(shí)，應(yīng)注意幾個(gè)特點(diǎn)：
1）分清寫作的文類，從作用來講，有指揮性、規(guī)范性、請(qǐng)示性、通知性、記錄性、報(bào)導(dǎo)性等幾種：
*指揮性：如命令、指示、決定、批復(fù)。
*規(guī)范性：如章程、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則。
*報(bào)請(qǐng)性：如請(qǐng)示、報(bào)告。
*通知性：如公告、通知、函。
*記錄性：如會(huì)議記錄、大事記。
*報(bào)導(dǎo)性：如廣告、新聞稿、宣傳稿。
2）分清行文關(guān)系，有上行文、平行文、下行文三種關(guān)系。
*上行文：如請(qǐng)示、報(bào)告。
*平行文：如公函、通知。
*下行文：如命令、指示、批復(fù)。
秘書寫作的實(shí)用性很強(qiáng)，它緊緊圍繞著企業(yè)事務(wù)發(fā)生，是實(shí)用文體的集中體現(xiàn)，寫作時(shí)，要緊扣特定對(duì)象：事務(wù)性質(zhì)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間效率、寄望目的來寫。
b、理解寫作要求
由于企業(yè)文件資料應(yīng)用性極強(qiáng)，因此秘書在寫作時(shí)要嚴(yán)格按照特定的寫作要求去做，這就是：
1）意思明確。明白無誤地把要說的話寫出來，讓別人一目了然，看得懂，這是最起碼的要求。
2）文理通順。這無論對(duì)于準(zhǔn)確表達(dá)或?qū)τ谀銈€(gè)人寫作都是極其重要的。
3）觀點(diǎn)正確。表達(dá)的東西要有道理，不要強(qiáng)詞奪理，更不能講歪理。
4）實(shí)事求是。是什么說什么，不掩飾，不夸張，按事實(shí)本身描述與表達(dá)。
5）及時(shí)迅速。秘書辦事歷來是干凈利索，這一點(diǎn)在寫作時(shí)尤其要體現(xiàn)出來，因?yàn)槠髽I(yè)不像機(jī)關(guān)，“時(shí)間就是金錢”的效率對(duì)企業(yè)而言十分重要，拖拉誤時(shí)有可能會(huì)釀成巨大的經(jīng)濟(jì)損失，寫作的動(dòng)作迅速也是秘書的職業(yè)本能。
6）簡明生動(dòng)。企業(yè)行文雖然也是公文格式，但描述及用語亦盡可能簡潔和生動(dòng)，增加可讀性，否則，干巴巴的語言，通篇大白話套話，只會(huì)讓上司或同事們覺得你很乏味。
7）層次分明。一個(gè)意思就是一句話，一句話內(nèi)講不完的用逗號(hào)區(qū)分，講完了用句號(hào)結(jié)束，幾句話構(gòu)成一件事就是一個(gè)自然段。如此這樣，段落清楚，層次分明，看的人賞心悅目。
8）格式規(guī)范。所有企業(yè)行文都有固定的格式規(guī)范要求，不能隨心所欲，否則會(huì)讓看的人糊涂，更有可能把意思搞錯(cuò)。
c、撰寫寫作內(nèi)容
企業(yè)行文的內(nèi)容與機(jī)關(guān)行文不同，它特別強(qiáng)調(diào)以下幾點(diǎn)；
1）有事發(fā)，言之有物（或事）。
2）目的明確，為了解決某件事。
3）內(nèi)容真實(shí)，不能虛擬。
4）內(nèi)容實(shí)在，不講空話，企業(yè)文書的內(nèi)容一般分為：
*標(biāo)題
*題注
*收件單位或個(gè)人
*正文、#秘書資格考試# #秘書考試寫作：商務(wù)公文的寫作#、主體
*結(jié)束語
*附件或說明
*發(fā)文單位落款、成文日期。
（文尾：主題詞、印發(fā)說明、頁碼等）
在具體寫作時(shí)，要根據(jù)內(nèi)容及寫作目的選擇相適應(yīng)的文體，并選擇上述相適應(yīng)又必須的內(nèi)容。
秘書寫作的特點(diǎn)是實(shí)用性，凡是有經(jīng)驗(yàn)的秘書都有體會(huì)，多寫自然會(huì)提高自己的寫作水平。某些規(guī)范性的文書寫作，格式固定，你可以挑選自己喜愛的文體格式和用語標(biāo)準(zhǔn)，打印成文，儲(chǔ)存在電腦里，以后一旦需要，隨時(shí)可調(diào)出來模仿，根據(jù)此時(shí)新的內(nèi)容要求，進(jìn)行局部修改，改頭換面，動(dòng)些手術(shù)，然后打印出來，一定又是一篇精彩實(shí)用范文。
d、企業(yè)文書的擬寫程序
企業(yè)文書的擬寫程序，有如下五個(gè)步驟：
1）明確文書寫作主旨。
寫什么？要達(dá)到什么目的？怎么寫？采用什么文本？給誰看？要求對(duì)方做什么？這就是給寫作定位，確立目的和方法。
2）收集資料信息
根據(jù)內(nèi)容，設(shè)計(jì)與確定收集方法，需要哪些資料信息？怎樣收集？怎樣整理？達(dá)到什么目的？在此基礎(chǔ)上分析研究，得出結(jié)論。
3）擬寫提綱，安排結(jié)構(gòu)。
提綱是撰寫文書的內(nèi)容要點(diǎn)，按照提綱寫，可以通盤安排，前后呼應(yīng)，順理成章。哪里簡述，哪里詳寫，安排妥當(dāng)。
4）起草正文。
5）反復(fù)檢查。
認(rèn)真修改，推敲斟酌，最后定稿，力求規(guī)范。
B、商務(wù)公文寫作的注意事項(xiàng)
所謂規(guī)范，即文件的體式、行文關(guān)系、文種的選用、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)及校對(duì)符號(hào)的使用、文字的書寫等等都應(yīng)當(dāng)符合約定俗成的原則，是得到社會(huì)承認(rèn)的，切不可隨意自造。
關(guān)于公文文種、格式、行文以及處理程序等方面的規(guī)范要求，內(nèi)容很多，下面僅就幾個(gè)具體問題作些闡述。
一、公文中運(yùn)用名稱的規(guī)范
公文寫作要經(jīng)常跟名稱打交道。運(yùn)用得當(dāng)：將大大增強(qiáng)公文的準(zhǔn)確性；運(yùn)用得不好，不僅直接影響一篇公文的質(zhì)量，還會(huì)給實(shí)際工作帶來不必要的麻煩和一定的損失。人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，在公文寫作中運(yùn)用名稱，如地名、人名、單位名、事物名等，必須嚴(yán)肅認(rèn)真，一絲不茍。
在名稱的具體使用上，一般應(yīng)注意下列幾點(diǎn)：
*同一名稱在一篇文稿中出現(xiàn)不一致時(shí)，力求名詞劃一。前后不統(tǒng)一的現(xiàn)象不利于公文閱者準(zhǔn)確地理解名稱，并極易給工作帶來混亂。
運(yùn)用同類名稱時(shí)，注意排列次序。同級(jí)上司職務(wù)一起連用時(shí)，一般情況下應(yīng)以負(fù)責(zé)人在前，部門負(fù)責(zé)人依次在后排列，按照各自地位和使用的習(xí)慣，排列次序不就應(yīng)前后顛倒。
*各類單位、地區(qū)名稱，在文稿第一次出現(xiàn)時(shí)，盡力寫其所在地區(qū)或所屬省、市、地、縣。
*使用簡稱，要按一般習(xí)慣用法去寫，不要隨意生造。
*各類事物名稱連用時(shí)，要注意相互之間的概念屬類，不要把相互包含的不同概念排列在一起。
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**商務(wù)公文的特點(diǎn)
**商務(wù)公文的寫作方法與技巧
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A、公文的寫作方法與技巧
掌握商務(wù)公文的寫作方法和技巧，可以使你得心應(yīng)手、游刃有余地從事公文寫作。
a、把握寫作特點(diǎn)
因?yàn)樗鶎懙亩际桥c企業(yè)有關(guān)的文件資料，所以，秘書寫作的特點(diǎn)是所采用的文體基本都是以陳述或說明為表達(dá)方式。在文字表達(dá)時(shí)，往往以敘述為基礎(chǔ)，議論為手段，說明為目的，三者綜合兼用。但在寫作時(shí)，寫作內(nèi)容也制約著表達(dá)的方式，一般而言，反映情況的側(cè)重?cái)⑹?，闡明道理的偏重于議論，而提出要求的則多用說明。
敘述是對(duì)人物或事件所作的交代，但秘書寫作中的敘述具有很強(qiáng)的概括性，用詞精煉，明確無誤。議論是通過對(duì)事件的評(píng)價(jià)來講道理，但針對(duì)主題。說明是用簡明扼要的文字把事件真相說清楚。
由于秘書寫作的東西基本都是與企業(yè)動(dòng)作有關(guān)的適用性文字，因此寫作時(shí)應(yīng)簡明、準(zhǔn)確、樸實(shí)、莊重、規(guī)范。
*簡明，是指用詞簡單明白，直截了當(dāng)。
*準(zhǔn)確，是指用詞含義準(zhǔn)確，不會(huì)造成誤解。
*樸實(shí)，是指用詞通俗自然，恰如其分。
*莊重，是指用詞嚴(yán)肅端莊，不帶感情色彩。
*規(guī)范，是指用詞符合語法與邏輯要求。
在寫作企業(yè)文件時(shí)，應(yīng)注意幾個(gè)特點(diǎn)：
1）分清寫作的文類，從作用來講，有指揮性、規(guī)范性、請(qǐng)示性、通知性、記錄性、報(bào)導(dǎo)性等幾種：
*指揮性：如命令、指示、決定、批復(fù)。
*規(guī)范性：如章程、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則。
*報(bào)請(qǐng)性：如請(qǐng)示、報(bào)告。
*通知性：如公告、通知、函。
*記錄性：如會(huì)議記錄、大事記。
*報(bào)導(dǎo)性：如廣告、新聞稿、宣傳稿。
2）分清行文關(guān)系，有上行文、平行文、下行文三種關(guān)系。
*上行文：如請(qǐng)示、報(bào)告。
*平行文：如公函、通知。
*下行文：如命令、指示、批復(fù)。
秘書寫作的實(shí)用性很強(qiáng)，它緊緊圍繞著企業(yè)事務(wù)發(fā)生，是實(shí)用文體的集中體現(xiàn)，寫作時(shí)，要緊扣特定對(duì)象：事務(wù)性質(zhì)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間效率、寄望目的來寫。
b、理解寫作要求
由于企業(yè)文件資料應(yīng)用性極強(qiáng)，因此秘書在寫作時(shí)要嚴(yán)格按照特定的寫作要求去做，這就是：
1）意思明確。明白無誤地把要說的話寫出來，讓別人一目了然，看得懂，這是最起碼的要求。
2）文理通順。這無論對(duì)于準(zhǔn)確表達(dá)或?qū)τ谀銈€(gè)人寫作都是極其重要的。
3）觀點(diǎn)正確。表達(dá)的東西要有道理，不要強(qiáng)詞奪理，更不能講歪理。
4）實(shí)事求是。是什么說什么，不掩飾，不夸張，按事實(shí)本身描述與表達(dá)。
5）及時(shí)迅速。秘書辦事歷來是干凈利索，這一點(diǎn)在寫作時(shí)尤其要體現(xiàn)出來，因?yàn)槠髽I(yè)不像機(jī)關(guān)，“時(shí)間就是金錢”的效率對(duì)企業(yè)而言十分重要，拖拉誤時(shí)有可能會(huì)釀成巨大的經(jīng)濟(jì)損失，寫作的動(dòng)作迅速也是秘書的職業(yè)本能。
6）簡明生動(dòng)。企業(yè)行文雖然也是公文格式，但描述及用語亦盡可能簡潔和生動(dòng)，增加可讀性，否則，干巴巴的語言，通篇大白話套話，只會(huì)讓上司或同事們覺得你很乏味。
7）層次分明。一個(gè)意思就是一句話，一句話內(nèi)講不完的用逗號(hào)區(qū)分，講完了用句號(hào)結(jié)束，幾句話構(gòu)成一件事就是一個(gè)自然段。如此這樣，段落清楚，層次分明，看的人賞心悅目。
8）格式規(guī)范。所有企業(yè)行文都有固定的格式規(guī)范要求，不能隨心所欲，否則會(huì)讓看的人糊涂，更有可能把意思搞錯(cuò)。
c、撰寫寫作內(nèi)容
企業(yè)行文的內(nèi)容與機(jī)關(guān)行文不同，它特別強(qiáng)調(diào)以下幾點(diǎn)；
1）有事發(fā)，言之有物（或事）。
2）目的明確，為了解決某件事。
3）內(nèi)容真實(shí)，不能虛擬。
4）內(nèi)容實(shí)在，不講空話，企業(yè)文書的內(nèi)容一般分為：
*標(biāo)題
*題注
*收件單位或個(gè)人
*正文、#秘書資格考試# #秘書考試寫作：商務(wù)公文的寫作#、主體
*結(jié)束語
*附件或說明
*發(fā)文單位落款、成文日期。
（文尾：主題詞、印發(fā)說明、頁碼等）
在具體寫作時(shí)，要根據(jù)內(nèi)容及寫作目的選擇相適應(yīng)的文體，并選擇上述相適應(yīng)又必須的內(nèi)容。
秘書寫作的特點(diǎn)是實(shí)用性，凡是有經(jīng)驗(yàn)的秘書都有體會(huì)，多寫自然會(huì)提高自己的寫作水平。某些規(guī)范性的文書寫作，格式固定，你可以挑選自己喜愛的文體格式和用語標(biāo)準(zhǔn)，打印成文，儲(chǔ)存在電腦里，以后一旦需要，隨時(shí)可調(diào)出來模仿，根據(jù)此時(shí)新的內(nèi)容要求，進(jìn)行局部修改，改頭換面，動(dòng)些手術(shù)，然后打印出來，一定又是一篇精彩實(shí)用范文。
d、企業(yè)文書的擬寫程序
企業(yè)文書的擬寫程序，有如下五個(gè)步驟：
1）明確文書寫作主旨。
寫什么？要達(dá)到什么目的？怎么寫？采用什么文本？給誰看？要求對(duì)方做什么？這就是給寫作定位，確立目的和方法。
2）收集資料信息
根據(jù)內(nèi)容，設(shè)計(jì)與確定收集方法，需要哪些資料信息？怎樣收集？怎樣整理？達(dá)到什么目的？在此基礎(chǔ)上分析研究，得出結(jié)論。
3）擬寫提綱，安排結(jié)構(gòu)。
提綱是撰寫文書的內(nèi)容要點(diǎn)，按照提綱寫，可以通盤安排，前后呼應(yīng)，順理成章。哪里簡述，哪里詳寫，安排妥當(dāng)。
4）起草正文。
5）反復(fù)檢查。
認(rèn)真修改，推敲斟酌，最后定稿，力求規(guī)范。
B、商務(wù)公文寫作的注意事項(xiàng)
所謂規(guī)范，即文件的體式、行文關(guān)系、文種的選用、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)及校對(duì)符號(hào)的使用、文字的書寫等等都應(yīng)當(dāng)符合約定俗成的原則，是得到社會(huì)承認(rèn)的，切不可隨意自造。
關(guān)于公文文種、格式、行文以及處理程序等方面的規(guī)范要求，內(nèi)容很多，下面僅就幾個(gè)具體問題作些闡述。
一、公文中運(yùn)用名稱的規(guī)范
公文寫作要經(jīng)常跟名稱打交道。運(yùn)用得當(dāng)：將大大增強(qiáng)公文的準(zhǔn)確性；運(yùn)用得不好，不僅直接影響一篇公文的質(zhì)量，還會(huì)給實(shí)際工作帶來不必要的麻煩和一定的損失。人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，在公文寫作中運(yùn)用名稱，如地名、人名、單位名、事物名等，必須嚴(yán)肅認(rèn)真，一絲不茍。
在名稱的具體使用上，一般應(yīng)注意下列幾點(diǎn)：
*同一名稱在一篇文稿中出現(xiàn)不一致時(shí)，力求名詞劃一。前后不統(tǒng)一的現(xiàn)象不利于公文閱者準(zhǔn)確地理解名稱，并極易給工作帶來混亂。
運(yùn)用同類名稱時(shí)，注意排列次序。同級(jí)上司職務(wù)一起連用時(shí)，一般情況下應(yīng)以負(fù)責(zé)人在前，部門負(fù)責(zé)人依次在后排列，按照各自地位和使用的習(xí)慣，排列次序不就應(yīng)前后顛倒。
*各類單位、地區(qū)名稱，在文稿第一次出現(xiàn)時(shí)，盡力寫其所在地區(qū)或所屬省、市、地、縣。
*使用簡稱，要按一般習(xí)慣用法去寫，不要隨意生造。
*各類事物名稱連用時(shí)，要注意相互之間的概念屬類，不要把相互包含的不同概念排列在一起。