秘書商務公文的寫作
目錄
**商務公文的特點
**商務公文的寫作方法與技巧
**商務公文寫作的注意事項
A、公文的寫作方法與技巧
掌握商務公文的寫作方法和技巧，可以使你得心應手、游刃有余地從事公文寫作。
a、把握寫作特點
因為所寫的都是與企業(yè)有關的文件資料，所以，秘書寫作的特點是所采用的文體基本都是以陳述或說明為表達方式。在文字表達時，往往以敘述為基礎，議論為手段，說明為目的，三者綜合兼用。但在寫作時，寫作內容也制約著表達的方式，一般而言，反映情況的側重敘述，闡明道理的偏重于議論，而提出要求的則多用說明。
敘述是對人物或事件所作的交代，但秘書寫作中的敘述具有很強的概括性，用詞精煉，明確無誤。議論是通過對事件的評價來講道理，但針對主題。說明是用簡明扼要的文字把事件真相說清楚。
由于秘書寫作的東西基本都是與企業(yè)動作有關的適用性文字，因此寫作時應簡明、準確、樸實、莊重、規(guī)范。
*簡明，是指用詞簡單明白，直截了當。
*準確，是指用詞含義準確，不會造成誤解。
*樸實，是指用詞通俗自然，恰如其分。
*莊重，是指用詞嚴肅端莊，不帶感情色彩。
*規(guī)范，是指用詞符合語法與邏輯要求。
在寫作企業(yè)文件時，應注意幾個特點：
1）分清寫作的文類，從作用來講，有指揮性、規(guī)范性、請示性、通知性、記錄性、報導性等幾種：
*指揮性：如命令、指示、決定、批復。
*規(guī)范性：如章程、條例、規(guī)定、辦法、細則。
*報請性：如請示、報告。
*通知性：如公告、通知、函。
*記錄性：如會議記錄、大事記。
*報導性：如廣告、新聞稿、宣傳稿。
2）分清行文關系，有上行文、平行文、下行文三種關系。
*上行文：如請示、報告。
*平行文：如公函、通知。
*下行文：如命令、指示、批復。
秘書寫作的實用性很強，它緊緊圍繞著企業(yè)事務發(fā)生，是實用文體的集中體現(xiàn)，寫作時，要緊扣特定對象：事務性質、規(guī)范標準、時間效率、寄望目的來寫。
b、理解寫作要求
由于企業(yè)文件資料應用性極強，因此秘書在寫作時要嚴格按照特定的寫作要求去做，這就是：
1）意思明確。明白無誤地把要說的話寫出來，讓別人一目了然，看得懂，這是最起碼的要求。
2）文理通順。這無論對于準確表達或對于你個人寫作都是極其重要的。
3）觀點正確。表達的東西要有道理，不要強詞奪理，更不能講歪理。
4）實事求是。是什么說什么，不掩飾，不夸張，按事實本身描述與表達。
5）及時迅速。秘書辦事歷來是干凈利索，這一點在寫作時尤其要體現(xiàn)出來，因為企業(yè)不像機關，“時間就是金錢”的效率對企業(yè)而言十分重要，拖拉誤時有可能會釀成巨大的經濟損失，寫作的動作迅速也是秘書的職業(yè)本能。
6）簡明生動。企業(yè)行文雖然也是公文格式，但描述及用語亦盡可能簡潔和生動，增加可讀性，否則，干巴巴的語言，通篇大白話套話，只會讓上司或同事們覺得你很乏味。
7）層次分明。一個意思就是一句話，一句話內講不完的用逗號區(qū)分，講完了用句號結束，幾句話構成一件事就是一個自然段。如此這樣，段落清楚，層次分明，看的人賞心悅目。
8）格式規(guī)范。所有企業(yè)行文都有固定的格式規(guī)范要求，不能隨心所欲，否則會讓看的人糊涂，更有可能把意思搞錯。
c、撰寫寫作內容
企業(yè)行文的內容與機關行文不同，它特別強調以下幾點；
1）有事發(fā)，言之有物（或事）。
2）目的明確，為了解決某件事。
3）內容真實，不能虛擬。
4）內容實在，不講空話，企業(yè)文書的內容一般分為：
*標題
*題注
*收件單位或個人
*正文、#秘書資格考試# #秘書考試寫作：商務公文的寫作#、主體
*結束語
*附件或說明
*發(fā)文單位落款、成文日期。
（文尾：主題詞、印發(fā)說明、頁碼等）
在具體寫作時，要根據(jù)內容及寫作目的選擇相適應的文體，并選擇上述相適應又必須的內容。
秘書寫作的特點是實用性，凡是有經驗的秘書都有體會，多寫自然會提高自己的寫作水平。某些規(guī)范性的文書寫作，格式固定，你可以挑選自己喜愛的文體格式和用語標準，打印成文，儲存在電腦里，以后一旦需要，隨時可調出來模仿，根據(jù)此時新的內容要求，進行局部修改，改頭換面，動些手術，然后打印出來，一定又是一篇精彩實用范文。
d、企業(yè)文書的擬寫程序
企業(yè)文書的擬寫程序，有如下五個步驟：
1）明確文書寫作主旨。
寫什么？要達到什么目的？怎么寫？采用什么文本？給誰看？要求對方做什么？這就是給寫作定位，確立目的和方法。
2）收集資料信息
根據(jù)內容，設計與確定收集方法，需要哪些資料信息？怎樣收集？怎樣整理？達到什么目的？在此基礎上分析研究，得出結論。
3）擬寫提綱，安排結構。
提綱是撰寫文書的內容要點，按照提綱寫，可以通盤安排，前后呼應，順理成章。哪里簡述，哪里詳寫，安排妥當。
4）起草正文。
5）反復檢查。
認真修改，推敲斟酌，最后定稿，力求規(guī)范。
B、商務公文寫作的注意事項
所謂規(guī)范，即文件的體式、行文關系、文種的選用、標點符號及校對符號的使用、文字的書寫等等都應當符合約定俗成的原則，是得到社會承認的，切不可隨意自造。
關于公文文種、格式、行文以及處理程序等方面的規(guī)范要求，內容很多，下面僅就幾個具體問題作些闡述。
一、公文中運用名稱的規(guī)范
公文寫作要經常跟名稱打交道。運用得當：將大大增強公文的準確性；運用得不好，不僅直接影響一篇公文的質量，還會給實際工作帶來不必要的麻煩和一定的損失。人名、地名、數(shù)字、引文準確，在公文寫作中運用名稱，如地名、人名、單位名、事物名等，必須嚴肅認真，一絲不茍。
在名稱的具體使用上，一般應注意下列幾點：
*同一名稱在一篇文稿中出現(xiàn)不一致時，力求名詞劃一。前后不統(tǒng)一的現(xiàn)象不利于公文閱者準確地理解名稱，并極易給工作帶來混亂。
運用同類名稱時，注意排列次序。同級上司職務一起連用時，一般情況下應以負責人在前，部門負責人依次在后排列，按照各自地位和使用的習慣，排列次序不就應前后顛倒。
*各類單位、地區(qū)名稱，在文稿第一次出現(xiàn)時，盡力寫其所在地區(qū)或所屬省、市、地、縣。
*使用簡稱，要按一般習慣用法去寫，不要隨意生造。
*各類事物名稱連用時，要注意相互之間的概念屬類，不要把相互包含的不同概念排列在一起。
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**商務公文的特點
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**商務公文寫作的注意事項
A、公文的寫作方法與技巧
掌握商務公文的寫作方法和技巧，可以使你得心應手、游刃有余地從事公文寫作。
a、把握寫作特點
因為所寫的都是與企業(yè)有關的文件資料，所以，秘書寫作的特點是所采用的文體基本都是以陳述或說明為表達方式。在文字表達時，往往以敘述為基礎，議論為手段，說明為目的，三者綜合兼用。但在寫作時，寫作內容也制約著表達的方式，一般而言，反映情況的側重敘述，闡明道理的偏重于議論，而提出要求的則多用說明。
敘述是對人物或事件所作的交代，但秘書寫作中的敘述具有很強的概括性，用詞精煉，明確無誤。議論是通過對事件的評價來講道理，但針對主題。說明是用簡明扼要的文字把事件真相說清楚。
由于秘書寫作的東西基本都是與企業(yè)動作有關的適用性文字，因此寫作時應簡明、準確、樸實、莊重、規(guī)范。
*簡明，是指用詞簡單明白，直截了當。
*準確，是指用詞含義準確，不會造成誤解。
*樸實，是指用詞通俗自然，恰如其分。
*莊重，是指用詞嚴肅端莊，不帶感情色彩。
*規(guī)范，是指用詞符合語法與邏輯要求。
在寫作企業(yè)文件時，應注意幾個特點：
1）分清寫作的文類，從作用來講，有指揮性、規(guī)范性、請示性、通知性、記錄性、報導性等幾種：
*指揮性：如命令、指示、決定、批復。
*規(guī)范性：如章程、條例、規(guī)定、辦法、細則。
*報請性：如請示、報告。
*通知性：如公告、通知、函。
*記錄性：如會議記錄、大事記。
*報導性：如廣告、新聞稿、宣傳稿。
2）分清行文關系，有上行文、平行文、下行文三種關系。
*上行文：如請示、報告。
*平行文：如公函、通知。
*下行文：如命令、指示、批復。
秘書寫作的實用性很強，它緊緊圍繞著企業(yè)事務發(fā)生，是實用文體的集中體現(xiàn)，寫作時，要緊扣特定對象：事務性質、規(guī)范標準、時間效率、寄望目的來寫。
b、理解寫作要求
由于企業(yè)文件資料應用性極強，因此秘書在寫作時要嚴格按照特定的寫作要求去做，這就是：
1）意思明確。明白無誤地把要說的話寫出來，讓別人一目了然，看得懂，這是最起碼的要求。
2）文理通順。這無論對于準確表達或對于你個人寫作都是極其重要的。
3）觀點正確。表達的東西要有道理，不要強詞奪理，更不能講歪理。
4）實事求是。是什么說什么，不掩飾，不夸張，按事實本身描述與表達。
5）及時迅速。秘書辦事歷來是干凈利索，這一點在寫作時尤其要體現(xiàn)出來，因為企業(yè)不像機關，“時間就是金錢”的效率對企業(yè)而言十分重要，拖拉誤時有可能會釀成巨大的經濟損失，寫作的動作迅速也是秘書的職業(yè)本能。
6）簡明生動。企業(yè)行文雖然也是公文格式，但描述及用語亦盡可能簡潔和生動，增加可讀性，否則，干巴巴的語言，通篇大白話套話，只會讓上司或同事們覺得你很乏味。
7）層次分明。一個意思就是一句話，一句話內講不完的用逗號區(qū)分，講完了用句號結束，幾句話構成一件事就是一個自然段。如此這樣，段落清楚，層次分明，看的人賞心悅目。
8）格式規(guī)范。所有企業(yè)行文都有固定的格式規(guī)范要求，不能隨心所欲，否則會讓看的人糊涂，更有可能把意思搞錯。
c、撰寫寫作內容
企業(yè)行文的內容與機關行文不同，它特別強調以下幾點；
1）有事發(fā)，言之有物（或事）。
2）目的明確，為了解決某件事。
3）內容真實，不能虛擬。
4）內容實在，不講空話，企業(yè)文書的內容一般分為：
*標題
*題注
*收件單位或個人
*正文、#秘書資格考試# #秘書考試寫作：商務公文的寫作#、主體
*結束語
*附件或說明
*發(fā)文單位落款、成文日期。
（文尾：主題詞、印發(fā)說明、頁碼等）
在具體寫作時，要根據(jù)內容及寫作目的選擇相適應的文體，并選擇上述相適應又必須的內容。
秘書寫作的特點是實用性，凡是有經驗的秘書都有體會，多寫自然會提高自己的寫作水平。某些規(guī)范性的文書寫作，格式固定，你可以挑選自己喜愛的文體格式和用語標準，打印成文，儲存在電腦里，以后一旦需要，隨時可調出來模仿，根據(jù)此時新的內容要求，進行局部修改，改頭換面，動些手術，然后打印出來，一定又是一篇精彩實用范文。
d、企業(yè)文書的擬寫程序
企業(yè)文書的擬寫程序，有如下五個步驟：
1）明確文書寫作主旨。
寫什么？要達到什么目的？怎么寫？采用什么文本？給誰看？要求對方做什么？這就是給寫作定位，確立目的和方法。
2）收集資料信息
根據(jù)內容，設計與確定收集方法，需要哪些資料信息？怎樣收集？怎樣整理？達到什么目的？在此基礎上分析研究，得出結論。
3）擬寫提綱，安排結構。
提綱是撰寫文書的內容要點，按照提綱寫，可以通盤安排，前后呼應，順理成章。哪里簡述，哪里詳寫，安排妥當。
4）起草正文。
5）反復檢查。
認真修改，推敲斟酌，最后定稿，力求規(guī)范。
B、商務公文寫作的注意事項
所謂規(guī)范，即文件的體式、行文關系、文種的選用、標點符號及校對符號的使用、文字的書寫等等都應當符合約定俗成的原則，是得到社會承認的，切不可隨意自造。
關于公文文種、格式、行文以及處理程序等方面的規(guī)范要求，內容很多，下面僅就幾個具體問題作些闡述。
一、公文中運用名稱的規(guī)范
公文寫作要經常跟名稱打交道。運用得當：將大大增強公文的準確性；運用得不好，不僅直接影響一篇公文的質量，還會給實際工作帶來不必要的麻煩和一定的損失。人名、地名、數(shù)字、引文準確，在公文寫作中運用名稱，如地名、人名、單位名、事物名等，必須嚴肅認真，一絲不茍。
在名稱的具體使用上，一般應注意下列幾點：
*同一名稱在一篇文稿中出現(xiàn)不一致時，力求名詞劃一。前后不統(tǒng)一的現(xiàn)象不利于公文閱者準確地理解名稱，并極易給工作帶來混亂。
運用同類名稱時，注意排列次序。同級上司職務一起連用時，一般情況下應以負責人在前，部門負責人依次在后排列，按照各自地位和使用的習慣，排列次序不就應前后顛倒。
*各類單位、地區(qū)名稱，在文稿第一次出現(xiàn)時，盡力寫其所在地區(qū)或所屬省、市、地、縣。
*使用簡稱，要按一般習慣用法去寫，不要隨意生造。
*各類事物名稱連用時，要注意相互之間的概念屬類，不要把相互包含的不同概念排列在一起。