隨著辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步深化和CAD、CAM技術(shù)的推廣應(yīng)用，特別是電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生。由電子文件“轉(zhuǎn)會(huì)”形成的電子檔案的入盟給檔案管理帶來了革命性的挑戰(zhàn)。如何正確認(rèn)識(shí)這種挑戰(zhàn)，筆者欲就教于檔案界同仁，以便正確認(rèn)識(shí)我們“新的記憶”。
挑戰(zhàn)之一：實(shí)現(xiàn)思維方式的轉(zhuǎn)變和觀念更新。電子檔案是檔案的重要組成部分，然而有些人卻將其拒之門外，或者只作為資料或副本保管，果真如此，則在不久的將來，我們將沒有象樣的檔案可以接收，人類的歷史將面臨斷代。對(duì)電子檔案重要性的認(rèn)識(shí)需要轉(zhuǎn)變長期以來以紙質(zhì)檔案管理利用為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)思維模式，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式，實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)文件的“現(xiàn)代觀念”向電子檔案的“后現(xiàn)代觀念”轉(zhuǎn)變。
挑戰(zhàn)之二：要保證電子文件信息的可識(shí)讀性。紙質(zhì)文件信息與載體安全，信息的可識(shí)讀性是自然而然的。而電子文件卻不同，外表看來保存完好的磁盤，由于環(huán)境（硬件、軟件、加密、編碼方式等）的變化，信息去不可讀。電子文件的信息內(nèi)容是以特定的編碼形式記錄下來的，信息技術(shù)的發(fā)展不斷有新的編碼替代原來的編碼，電子文件各自所有的編碼方式和迅速變化的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境間矛盾會(huì)越來越尖銳。這是電子檔案管理遇到的新的問題。
挑戰(zhàn)之三：電子檔案的原始性界定困難。認(rèn)定電子文件的原始性是保證其憑證作用的關(guān)鍵。電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成或傳輸過程中存在著被改動(dòng)的可能。處理后的電子文件是否與原來一樣，存在著認(rèn)定上的困難。因此，科學(xué)界定電子檔案的原始性是檔案研究領(lǐng)域的新課題。筆者認(rèn)為，對(duì)于電子文件原始性的界定應(yīng)遵循這樣一個(gè)原則：以文件所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為標(biāo)準(zhǔn)，而不管文件載體、字跡、格式等外在表現(xiàn)形式是否發(fā)生變化。只要它的內(nèi)容確定是當(dāng)時(shí)由原作者撰寫或制作，此后從未修改過，我們就應(yīng)該承認(rèn)它的原始性，盡管它沒有固定的載體，沒有實(shí)在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來的格式。
挑戰(zhàn)之四：電子文件的法律效力問題。由于電子文件原始性界定困難，也引起人們對(duì)電子文件的法律憑證作用產(chǎn)生懷疑。電子文件的法律效力的確立，需要解決兩個(gè)基本問題：首先要依靠科技真正攻克電子文件原始性的界定關(guān)，這是解決電子文件法律效力問題的基礎(chǔ)。其次，要加強(qiáng)立法工作，從法律上明確電子文件的憑證作用，做到有法可依，這是解決電子文件法律效力問題的法律依據(jù)。
挑戰(zhàn)之五：電子文件的邏輯和實(shí)體歸檔問題。實(shí)體歸檔指電子文件形成后通過磁盤或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)男问綄㈦娮游募平粰n案部門統(tǒng)一保管。由于電子文件信息與載體的可分離性，使電子文件的邏輯歸檔成為可能。邏輯歸檔是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，只告訴檔案部門某因電子文件的存貯路徑而不改變其原存儲(chǔ)位置和存儲(chǔ)方式。在這種系統(tǒng)中，電子文件、歸檔者與接收者可能相距很遠(yuǎn)，只需操作一下鍵盤，便可實(shí)現(xiàn)歸檔目標(biāo)，比我們熟悉的傳統(tǒng)的歸檔方法方便多了；可一旦網(wǎng)絡(luò)癱瘓或受損，電子文件也可能從此消失。邏輯歸檔是檔案管理的又一全新課題。在不能保證電子文件“網(wǎng)上沖浪”絕對(duì)安全的情況下，采取實(shí)體與邏輯雙重歸檔是切實(shí)有效的。
挑戰(zhàn)之六：檔案集中統(tǒng)一管理問題。對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，各國大多采取了集中統(tǒng)一管理的模式。而對(duì)電子文件來說，其物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往是不一致的，同一個(gè)電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續(xù)存放，甚至可以在不同的載體上而不影響其正常顯示輸出，在電子文件的傳輸載體轉(zhuǎn)換等信息處理過程中，其物理結(jié)構(gòu)經(jīng)常發(fā)生變化，而其邏輯結(jié)構(gòu)卻可以保持不變。如澳大利亞國家檔案館對(duì)電子檔案采用分布式管理方式，不主張電子檔案集中保存，而是要求存放在電子文件的形成單位。
挑戰(zhàn)之七：安全問題——注意電子文件“物理生命”與“信息生命”的保護(hù)。保護(hù)電子文件的“物理生命”主要是防磁、控制環(huán)境的溫濕度、防機(jī)械損傷。對(duì)電子文件“信息生命”的保護(hù)是對(duì)檔案管理又一新的挑戰(zhàn)。物理狀況良好的電子文件也許有一天會(huì)無法識(shí)讀；保管“完好”的電子文件也許內(nèi)容失竊卻一無所知。這些就是對(duì)電子文件“信息生命”保護(hù)不當(dāng)造成的。對(duì)電子文件“信息生命”的保護(hù)應(yīng)注意以下四個(gè)問題：保證電子文件的持續(xù)可讀性；防電腦病毒；控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全；備份處理，異地保存。
挑戰(zhàn)之八：加強(qiáng)人才培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)，建立競(jìng)爭機(jī)制，提高檔案工作者的素質(zhì)。要加強(qiáng)電子文件的管理，必須造就一批高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，既要強(qiáng)調(diào)政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，同時(shí)應(yīng)鼓勵(lì)競(jìng)爭，力求高效多能，以適應(yīng)檔案工作不斷發(fā)展的需要。
電子文件是一個(gè)新鮮事物，電子檔案管理是檔案界的革命。這就要求檔案工作者在信息時(shí)代必須結(jié)合檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，提高駕馭現(xiàn)代技術(shù)的能力，加強(qiáng)電子文件方面的研究，管理好、利用好電子文件，使我們“新的記憶”的花蕾永遠(yuǎn)綻放。
挑戰(zhàn)之一：實(shí)現(xiàn)思維方式的轉(zhuǎn)變和觀念更新。電子檔案是檔案的重要組成部分，然而有些人卻將其拒之門外，或者只作為資料或副本保管，果真如此，則在不久的將來，我們將沒有象樣的檔案可以接收，人類的歷史將面臨斷代。對(duì)電子檔案重要性的認(rèn)識(shí)需要轉(zhuǎn)變長期以來以紙質(zhì)檔案管理利用為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)思維模式，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式，實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)文件的“現(xiàn)代觀念”向電子檔案的“后現(xiàn)代觀念”轉(zhuǎn)變。
挑戰(zhàn)之二：要保證電子文件信息的可識(shí)讀性。紙質(zhì)文件信息與載體安全，信息的可識(shí)讀性是自然而然的。而電子文件卻不同，外表看來保存完好的磁盤，由于環(huán)境（硬件、軟件、加密、編碼方式等）的變化，信息去不可讀。電子文件的信息內(nèi)容是以特定的編碼形式記錄下來的，信息技術(shù)的發(fā)展不斷有新的編碼替代原來的編碼，電子文件各自所有的編碼方式和迅速變化的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境間矛盾會(huì)越來越尖銳。這是電子檔案管理遇到的新的問題。
挑戰(zhàn)之三：電子檔案的原始性界定困難。認(rèn)定電子文件的原始性是保證其憑證作用的關(guān)鍵。電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成或傳輸過程中存在著被改動(dòng)的可能。處理后的電子文件是否與原來一樣，存在著認(rèn)定上的困難。因此，科學(xué)界定電子檔案的原始性是檔案研究領(lǐng)域的新課題。筆者認(rèn)為，對(duì)于電子文件原始性的界定應(yīng)遵循這樣一個(gè)原則：以文件所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為標(biāo)準(zhǔn)，而不管文件載體、字跡、格式等外在表現(xiàn)形式是否發(fā)生變化。只要它的內(nèi)容確定是當(dāng)時(shí)由原作者撰寫或制作，此后從未修改過，我們就應(yīng)該承認(rèn)它的原始性，盡管它沒有固定的載體，沒有實(shí)在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來的格式。
挑戰(zhàn)之四：電子文件的法律效力問題。由于電子文件原始性界定困難，也引起人們對(duì)電子文件的法律憑證作用產(chǎn)生懷疑。電子文件的法律效力的確立，需要解決兩個(gè)基本問題：首先要依靠科技真正攻克電子文件原始性的界定關(guān)，這是解決電子文件法律效力問題的基礎(chǔ)。其次，要加強(qiáng)立法工作，從法律上明確電子文件的憑證作用，做到有法可依，這是解決電子文件法律效力問題的法律依據(jù)。
挑戰(zhàn)之五：電子文件的邏輯和實(shí)體歸檔問題。實(shí)體歸檔指電子文件形成后通過磁盤或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)男问綄㈦娮游募平粰n案部門統(tǒng)一保管。由于電子文件信息與載體的可分離性，使電子文件的邏輯歸檔成為可能。邏輯歸檔是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，只告訴檔案部門某因電子文件的存貯路徑而不改變其原存儲(chǔ)位置和存儲(chǔ)方式。在這種系統(tǒng)中，電子文件、歸檔者與接收者可能相距很遠(yuǎn)，只需操作一下鍵盤，便可實(shí)現(xiàn)歸檔目標(biāo)，比我們熟悉的傳統(tǒng)的歸檔方法方便多了；可一旦網(wǎng)絡(luò)癱瘓或受損，電子文件也可能從此消失。邏輯歸檔是檔案管理的又一全新課題。在不能保證電子文件“網(wǎng)上沖浪”絕對(duì)安全的情況下，采取實(shí)體與邏輯雙重歸檔是切實(shí)有效的。
挑戰(zhàn)之六：檔案集中統(tǒng)一管理問題。對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，各國大多采取了集中統(tǒng)一管理的模式。而對(duì)電子文件來說，其物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往是不一致的，同一個(gè)電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續(xù)存放，甚至可以在不同的載體上而不影響其正常顯示輸出，在電子文件的傳輸載體轉(zhuǎn)換等信息處理過程中，其物理結(jié)構(gòu)經(jīng)常發(fā)生變化，而其邏輯結(jié)構(gòu)卻可以保持不變。如澳大利亞國家檔案館對(duì)電子檔案采用分布式管理方式，不主張電子檔案集中保存，而是要求存放在電子文件的形成單位。
挑戰(zhàn)之七：安全問題——注意電子文件“物理生命”與“信息生命”的保護(hù)。保護(hù)電子文件的“物理生命”主要是防磁、控制環(huán)境的溫濕度、防機(jī)械損傷。對(duì)電子文件“信息生命”的保護(hù)是對(duì)檔案管理又一新的挑戰(zhàn)。物理狀況良好的電子文件也許有一天會(huì)無法識(shí)讀；保管“完好”的電子文件也許內(nèi)容失竊卻一無所知。這些就是對(duì)電子文件“信息生命”保護(hù)不當(dāng)造成的。對(duì)電子文件“信息生命”的保護(hù)應(yīng)注意以下四個(gè)問題：保證電子文件的持續(xù)可讀性；防電腦病毒；控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全；備份處理，異地保存。
挑戰(zhàn)之八：加強(qiáng)人才培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)，建立競(jìng)爭機(jī)制，提高檔案工作者的素質(zhì)。要加強(qiáng)電子文件的管理，必須造就一批高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，既要強(qiáng)調(diào)政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，同時(shí)應(yīng)鼓勵(lì)競(jìng)爭，力求高效多能，以適應(yīng)檔案工作不斷發(fā)展的需要。
電子文件是一個(gè)新鮮事物，電子檔案管理是檔案界的革命。這就要求檔案工作者在信息時(shí)代必須結(jié)合檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，提高駕馭現(xiàn)代技術(shù)的能力，加強(qiáng)電子文件方面的研究，管理好、利用好電子文件，使我們“新的記憶”的花蕾永遠(yuǎn)綻放。