第一節(jié)陳述呈請性文件
一、陳述呈請性文件的特點
陳述呈請性公文的一般特點是：公文的強(qiáng)制執(zhí)行效用僅表現(xiàn)為對受文者閱處公文的行為有強(qiáng)制性影響，但不能強(qiáng)制對方執(zhí)行公文的內(nèi)容；行文需滿足諸多條件限制；語言平和。
二、請示
陳述呈請性文件的一種，用于向上級機(jī)關(guān)請求指示或批準(zhǔn)。其正文一般由這樣幾部分組成：行文的依據(jù)、原因；待解決的問題及初步方案，不只一個方案時的傾向性意見及理由；行文要求，即請上級復(fù)文的要求，常用“當(dāng)否，請示?！薄爱?dāng)否，請批復(fù)。”“請審核批復(fù)?！薄巴追瘢堣b核批示?！钡葢T用的結(jié)尾詞語表達(dá)。
三、工作報告
陳述呈請性文件的一種，用于在日常工作中，根據(jù)需要或要求，向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)詢問，提出建議。其正文主要包括：行文的根據(jù)（應(yīng)要求還是有了情況主動匯報）或概要點明公文所要涉及的情況或問題；陳述具體情況和問題（時間、地點、人物、背景、經(jīng)過、結(jié)果等）并對其性質(zhì)進(jìn)行概要分析；建議（要求誰，何時，做什么，怎樣做，方法、措施、期限、考核指標(biāo)等），如沒有建議則對有關(guān)工作或問題作概括總結(jié)，分析存在問題的原因，表明努力方向；結(jié)語，有建議的報告提出批轉(zhuǎn)建議：“以上意見，如無不當(dāng)，請批轉(zhuǎn)（單位）執(zhí)行?！闭埳霞壷赋鰡栴}的報告則為：“如有不當(dāng)，請指正（示）”。其他報告則以“特此報告”“此報告”等結(jié)尾詞強(qiáng)調(diào)行文目的。
四、調(diào)查報告
調(diào)查報告用于向上級機(jī)關(guān)反映調(diào)查研究的結(jié)果。其特點是針對性強(qiáng)；講求新意；重對“研究”結(jié)果的反映等。
調(diào)查報告由標(biāo)題、正文、作者、日期組成。
正文由#秘書資格考試# #秘書考試寫作:常用公文撰擬要點#、主體、結(jié)尾三部分構(gòu)成。#秘書資格考試# #秘書考試寫作:常用公文撰擬要點#的具體形式有概述式、主旨直述式、結(jié)論式、設(shè)問式等幾種。主體的結(jié)構(gòu)形式有縱式、橫式、交錯式三種。
五、總結(jié)報告
總結(jié)報告用于在某項工作、某階段工作結(jié)束后按照報告制度的規(guī)定或上級要求，匯報情況，對成績、缺點、經(jīng)驗教訓(xùn)及有關(guān)工作規(guī)律作檢討分析，匯報下一步工作計劃安排。
總結(jié)報告的正文主要包括：工作情況，即做了什么，采用了哪些方法措施，效果怎樣，有哪些成績，存在哪些問題和不足；主要的經(jīng)驗體會，即對取得成績的原因進(jìn)行分析，獲得對工作規(guī)律性的認(rèn)識；檢討失敗或失誤的教訓(xùn)，總結(jié)其原因和規(guī)律性，探索防止或減少失誤和失敗的途徑；下一步工作的初步規(guī)劃、設(shè)想。
第二節(jié)會議文件
一、會議文件的特點
會議文件專門形成或使用于各類會議；信息傳遞交流過程中存在一個將文字形態(tài)的信息變換成聲音形態(tài)信息的過程；同一文種的內(nèi)容性質(zhì)也會因會議性質(zhì)、內(nèi)容或作者身份的不同而有很大差異；同一文件的上下文部分的內(nèi)容性質(zhì)有時也將發(fā)生較明顯的改變；……。
二、會議記錄
在會議進(jìn)行中完成的對會議組織狀況和會議內(nèi)容的原始記錄，經(jīng)履行必要的程序手續(xù)（整理、發(fā)言人或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字、記錄者簽字等）后，會議記錄可用于查證事實或指導(dǎo)工作。
會議記錄有兩個組成部分，一是會議的組織狀況（會名、會址、時間、出席情況、主持人、記錄人等）；二是會議內(nèi)容（議題、發(fā)言情況、決議決定的內(nèi)容、表決結(jié)果等）。根據(jù)內(nèi)容詳略程度的不同，會議記錄可分為兩種：摘要性記錄與詳細(xì)性記錄。摘要性記錄，只錄發(fā)言要點和議題、結(jié)論、決定決議、表決結(jié)果等，常用于一般性會議。詳細(xì)性記錄是有言必錄，不僅記下原意還需要記下原話，只有在重要會議上才采用。作會議記錄是一項耳、眼、腦、手同時并用的艱苦勞動，要求記錄者有較深厚的基本功，做到：快、準(zhǔn)、全、清。
三、會議紀(jì)要
會議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會議的情況與議定事項。
議決性會議紀(jì)要的正文主要要包括：#秘書資格考試# #秘書考試寫作:常用公文撰擬要點#，概述會議基本情況，如目的、會名、會址、會期、與會者、主持人、主要發(fā)言人、報告人、主要議程、會議總體效果等（例行性會議可省略其中的某些內(nèi)容）；議決的事項，即與會各方共同確認(rèn)的在完成一個共同目標(biāo)過程中各方承擔(dān)和享受的責(zé)任、義務(wù)、權(quán)利、利益，或就某個問題形成的一致認(rèn)識等；提出號召、要求，或提出執(zhí)行議定事項的措施或要求。
消息性會議紀(jì)要的正文主要包括：#秘書資格考試# #秘書考試寫作:常用公文撰擬要點#；就會議議題與會各方發(fā)表的認(rèn)識、意見；提出號召、希望、展望，或提出一個新問題，有時則以向有關(guān)方面致謝，或?qū)ο麓螘h作出原則性安排作結(jié)。
四、會議報告
會議報告用于由代表本機(jī)關(guān)依法定的程序或慣例向權(quán)力機(jī)關(guān)（大都為會議形式）或有關(guān)代表會議作工作匯報，經(jīng)會議討論通過后，文件的性質(zhì)由陳述性轉(zhuǎn)為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性，文件中的有關(guān)部分將成為指導(dǎo)有關(guān)方面工作的綱領(lǐng)。
會議報告的標(biāo)題除使用一般公文的標(biāo)題外，還有幾種特殊形式。受文者一般直稱“各位代表：”“同志們：”等。
會議報告的正文由這樣幾部分構(gòu)成：一是開頭，簡要說明代表誰、報告什么問題，提出審議要求即可，必要時則要交代一下根據(jù)什么來作報告。二是主體部分，具體有四個組成部分：首先是對工作情況、形勢的說明與分析，對經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)，要求分清工作中的成績與缺點、主流與支流；其次是指出今后所面臨的任務(wù)；再其次是闡述完成新任務(wù)應(yīng)采取的方針、原則與方法措施；最后是向下級機(jī)關(guān)或人民群眾等提出要求或號召。三是結(jié)尾，通常主要為對未來前景的展望或?qū)ξ募?nèi)容再作一個概括性總結(jié)。
五、開幕詞
開幕詞是在大型隆重會議的開始由有關(guān)所作的致辭。開幕詞的主要內(nèi)容包括：宣布會議開幕；概要說明會議背景、狀況（人數(shù)、對象范圍等）；介紹會議的組織過程、會議目的、中心議題、議程；向與會者提出希望要求；最后，以預(yù)祝會議成功的祝愿辭結(jié)束。從一定意義上說，開幕詞就是會議的簡要綱領(lǐng)。因此，在撰寫時應(yīng)注意文字的高度簡潔明確，字句要鏗鏘上口，講究一點聲調(diào)的和諧配合。同時，應(yīng)注意使文件有一定的說服力、鼓動性，以充分調(diào)動與會者開好會議的積極性。
六閉幕、
閉幕詞詞是會議的結(jié)束語，一般均很簡短。其主要內(nèi)容為：宣布會議閉幕；概述會議任務(wù)的完成情況、會議成果及其意義；肯定與會者的積極努力；向為會議做出貢獻(xiàn)的單位或個人表示謝意；提綱挈領(lǐng)地提出新的工作任務(wù)；提出希望、號召和要求等。對閉幕詞的要求，主要是簡潔流暢，富于鼓動性和號召力。
第三節(jié)函、合同、計劃
一、函
函是商洽性文件的一種，用于平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)。函有多種。
發(fā)函的正文主要包括：行文的目的和原因，即為什么要提出協(xié)商討論有關(guān)問題或提出請求批準(zhǔn)的事項；需要詢問、商議或批準(zhǔn)的具體問題和事項，向?qū)Ψ浇榻B自己、介紹自己的意愿和方案，陳述有關(guān)理由、依據(jù)和背景材料；提出希望或要求，如“請復(fù)文”“請予批準(zhǔn)”“望予合作”等。有時以“此致”“特此函告”等結(jié)尾詞作結(jié)。向?qū)Ψ秸埱笈鷾?zhǔn)的發(fā)函的正文與請示的組成情況相近。
復(fù)函的正文主要包括：指明所針對的來函（標(biāo)題、文號、時間等）；答復(fù)詢問，表明態(tài)度、立場和解決問題的辦法，提出疑問，陳述有關(guān)理由、情況；提出希望要求，致謝。有時以“特此函復(fù)”等結(jié)尾詞作結(jié)，答復(fù)對方請求批準(zhǔn)事項的復(fù)函，其正文組成與批復(fù)相近。
二、合同（協(xié)議）
合同是一種證明性文件，是由當(dāng)事雙方（或兩方以上）為共同達(dá)到一定目的，明確相互責(zé)任、權(quán)利、利益關(guān)系而簽訂的書面契約。合同主要由這樣幾個部分構(gòu)成：標(biāo)題、編號、當(dāng)事各方的名稱（包括簡稱）、正文、作者簽署、用印、鑒證機(jī)關(guān)用印、簽約日期、附件、其他（電話、銀行帳號、聯(lián)系人等）。
正文主要包括如下幾方面內(nèi)容：訂約目的；標(biāo)的（各方所共同要求實現(xiàn)的結(jié)果）；各方的權(quán)利、利益、義務(wù)、責(zé)任；違約方面應(yīng)負(fù)的責(zé)任及對其的制裁措施；文件有效執(zhí)行期限；履約的地點及方式；文件份數(shù)與保管方法；對有關(guān)附件的說明（名稱、效力）；仲裁機(jī)關(guān)；不同文本的效力等。
三、工作計劃
工作計劃用于對將要進(jìn)行的工作活動提出目標(biāo)并安排好實施步驟、措施和方法。對實際工作進(jìn)程具有指導(dǎo)作用，同時也是總結(jié)衡量任務(wù)完成情況和效果的重要依據(jù)。其主要內(nèi)容包括：提出目標(biāo)、任務(wù)的依據(jù)；對完成任務(wù)的主客觀條件的分析；工作任務(wù)及要求、指標(biāo)；主要步驟、方法和措施；分工及完成任務(wù)的時限及其他有關(guān)注意事項。工作計劃既可用文字?jǐn)⑹鲂问剑ㄎ恼拢?，又可用表格形式，也可兩種形式兼而用之。為使文件切實發(fā)揮效用，應(yīng)注意充分調(diào)查研究有關(guān)情況和問題；積極穩(wěn)妥地規(guī)定任務(wù)和指標(biāo)；步驟、方法和措施務(wù)求具體而明確、便于檢查和執(zhí)行；文字表達(dá)過程中，一般不作議論，以說明為主。
第四節(jié)表格文件的設(shè)計與填制
一、表格的分類
文件的分類表格文件就是以線框與文字相結(jié)合方式記錄信息的文件，它以線框表明字詞的具體含義和組配關(guān)系，可以更加簡明、直觀、具體地表達(dá)信息。
根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可對表格文件進(jìn)行多種劃分。
二、表格文件的結(jié)構(gòu)格式
表格文件一般由標(biāo)題（表名）、正表、說明組成。
三、表格設(shè)計
表格設(shè)計的內(nèi)容包括：明確使用目的、要求與條件限制和具體處理方式；選擇用紙，確定幅面規(guī)格；確定文件的圖文區(qū)與白邊區(qū)尺寸；確定文件數(shù)據(jù)構(gòu)成；確定數(shù)據(jù)項目的名稱；確定各項數(shù)據(jù)的位置與相互次序；確定各欄目的尺寸；選定字體字號，選定線條的型制；作出有關(guān)數(shù)據(jù)的定義或說明，形成填報說明書、術(shù)語表、計算公式等。
表格設(shè)計規(guī)則是：實用、標(biāo)準(zhǔn)、通用、簡便。
四、表格的填制方法
填寫表格文件時應(yīng)注意：按規(guī)定的項目和內(nèi)容填寫，不得隨意增減項目；用語要高度精確，保證語意單一明確；字跡須工整、清晰。
一、陳述呈請性文件的特點
陳述呈請性公文的一般特點是：公文的強(qiáng)制執(zhí)行效用僅表現(xiàn)為對受文者閱處公文的行為有強(qiáng)制性影響，但不能強(qiáng)制對方執(zhí)行公文的內(nèi)容；行文需滿足諸多條件限制；語言平和。
二、請示
陳述呈請性文件的一種，用于向上級機(jī)關(guān)請求指示或批準(zhǔn)。其正文一般由這樣幾部分組成：行文的依據(jù)、原因；待解決的問題及初步方案，不只一個方案時的傾向性意見及理由；行文要求，即請上級復(fù)文的要求，常用“當(dāng)否，請示?！薄爱?dāng)否，請批復(fù)。”“請審核批復(fù)?！薄巴追瘢堣b核批示?！钡葢T用的結(jié)尾詞語表達(dá)。
三、工作報告
陳述呈請性文件的一種，用于在日常工作中，根據(jù)需要或要求，向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)詢問，提出建議。其正文主要包括：行文的根據(jù)（應(yīng)要求還是有了情況主動匯報）或概要點明公文所要涉及的情況或問題；陳述具體情況和問題（時間、地點、人物、背景、經(jīng)過、結(jié)果等）并對其性質(zhì)進(jìn)行概要分析；建議（要求誰，何時，做什么，怎樣做，方法、措施、期限、考核指標(biāo)等），如沒有建議則對有關(guān)工作或問題作概括總結(jié)，分析存在問題的原因，表明努力方向；結(jié)語，有建議的報告提出批轉(zhuǎn)建議：“以上意見，如無不當(dāng)，請批轉(zhuǎn)（單位）執(zhí)行?！闭埳霞壷赋鰡栴}的報告則為：“如有不當(dāng)，請指正（示）”。其他報告則以“特此報告”“此報告”等結(jié)尾詞強(qiáng)調(diào)行文目的。
四、調(diào)查報告
調(diào)查報告用于向上級機(jī)關(guān)反映調(diào)查研究的結(jié)果。其特點是針對性強(qiáng)；講求新意；重對“研究”結(jié)果的反映等。
調(diào)查報告由標(biāo)題、正文、作者、日期組成。
正文由#秘書資格考試# #秘書考試寫作:常用公文撰擬要點#、主體、結(jié)尾三部分構(gòu)成。#秘書資格考試# #秘書考試寫作:常用公文撰擬要點#的具體形式有概述式、主旨直述式、結(jié)論式、設(shè)問式等幾種。主體的結(jié)構(gòu)形式有縱式、橫式、交錯式三種。
五、總結(jié)報告
總結(jié)報告用于在某項工作、某階段工作結(jié)束后按照報告制度的規(guī)定或上級要求，匯報情況，對成績、缺點、經(jīng)驗教訓(xùn)及有關(guān)工作規(guī)律作檢討分析，匯報下一步工作計劃安排。
總結(jié)報告的正文主要包括：工作情況，即做了什么，采用了哪些方法措施，效果怎樣，有哪些成績，存在哪些問題和不足；主要的經(jīng)驗體會，即對取得成績的原因進(jìn)行分析，獲得對工作規(guī)律性的認(rèn)識；檢討失敗或失誤的教訓(xùn)，總結(jié)其原因和規(guī)律性，探索防止或減少失誤和失敗的途徑；下一步工作的初步規(guī)劃、設(shè)想。
第二節(jié)會議文件
一、會議文件的特點
會議文件專門形成或使用于各類會議；信息傳遞交流過程中存在一個將文字形態(tài)的信息變換成聲音形態(tài)信息的過程；同一文種的內(nèi)容性質(zhì)也會因會議性質(zhì)、內(nèi)容或作者身份的不同而有很大差異；同一文件的上下文部分的內(nèi)容性質(zhì)有時也將發(fā)生較明顯的改變；……。
二、會議記錄
在會議進(jìn)行中完成的對會議組織狀況和會議內(nèi)容的原始記錄，經(jīng)履行必要的程序手續(xù)（整理、發(fā)言人或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字、記錄者簽字等）后，會議記錄可用于查證事實或指導(dǎo)工作。
會議記錄有兩個組成部分，一是會議的組織狀況（會名、會址、時間、出席情況、主持人、記錄人等）；二是會議內(nèi)容（議題、發(fā)言情況、決議決定的內(nèi)容、表決結(jié)果等）。根據(jù)內(nèi)容詳略程度的不同，會議記錄可分為兩種：摘要性記錄與詳細(xì)性記錄。摘要性記錄，只錄發(fā)言要點和議題、結(jié)論、決定決議、表決結(jié)果等，常用于一般性會議。詳細(xì)性記錄是有言必錄，不僅記下原意還需要記下原話，只有在重要會議上才采用。作會議記錄是一項耳、眼、腦、手同時并用的艱苦勞動，要求記錄者有較深厚的基本功，做到：快、準(zhǔn)、全、清。
三、會議紀(jì)要
會議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會議的情況與議定事項。
議決性會議紀(jì)要的正文主要要包括：#秘書資格考試# #秘書考試寫作:常用公文撰擬要點#，概述會議基本情況，如目的、會名、會址、會期、與會者、主持人、主要發(fā)言人、報告人、主要議程、會議總體效果等（例行性會議可省略其中的某些內(nèi)容）；議決的事項，即與會各方共同確認(rèn)的在完成一個共同目標(biāo)過程中各方承擔(dān)和享受的責(zé)任、義務(wù)、權(quán)利、利益，或就某個問題形成的一致認(rèn)識等；提出號召、要求，或提出執(zhí)行議定事項的措施或要求。
消息性會議紀(jì)要的正文主要包括：#秘書資格考試# #秘書考試寫作:常用公文撰擬要點#；就會議議題與會各方發(fā)表的認(rèn)識、意見；提出號召、希望、展望，或提出一個新問題，有時則以向有關(guān)方面致謝，或?qū)ο麓螘h作出原則性安排作結(jié)。
四、會議報告
會議報告用于由代表本機(jī)關(guān)依法定的程序或慣例向權(quán)力機(jī)關(guān)（大都為會議形式）或有關(guān)代表會議作工作匯報，經(jīng)會議討論通過后，文件的性質(zhì)由陳述性轉(zhuǎn)為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性，文件中的有關(guān)部分將成為指導(dǎo)有關(guān)方面工作的綱領(lǐng)。
會議報告的標(biāo)題除使用一般公文的標(biāo)題外，還有幾種特殊形式。受文者一般直稱“各位代表：”“同志們：”等。
會議報告的正文由這樣幾部分構(gòu)成：一是開頭，簡要說明代表誰、報告什么問題，提出審議要求即可，必要時則要交代一下根據(jù)什么來作報告。二是主體部分，具體有四個組成部分：首先是對工作情況、形勢的說明與分析，對經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)，要求分清工作中的成績與缺點、主流與支流；其次是指出今后所面臨的任務(wù)；再其次是闡述完成新任務(wù)應(yīng)采取的方針、原則與方法措施；最后是向下級機(jī)關(guān)或人民群眾等提出要求或號召。三是結(jié)尾，通常主要為對未來前景的展望或?qū)ξ募?nèi)容再作一個概括性總結(jié)。
五、開幕詞
開幕詞是在大型隆重會議的開始由有關(guān)所作的致辭。開幕詞的主要內(nèi)容包括：宣布會議開幕；概要說明會議背景、狀況（人數(shù)、對象范圍等）；介紹會議的組織過程、會議目的、中心議題、議程；向與會者提出希望要求；最后，以預(yù)祝會議成功的祝愿辭結(jié)束。從一定意義上說，開幕詞就是會議的簡要綱領(lǐng)。因此，在撰寫時應(yīng)注意文字的高度簡潔明確，字句要鏗鏘上口，講究一點聲調(diào)的和諧配合。同時，應(yīng)注意使文件有一定的說服力、鼓動性，以充分調(diào)動與會者開好會議的積極性。
六閉幕、
閉幕詞詞是會議的結(jié)束語，一般均很簡短。其主要內(nèi)容為：宣布會議閉幕；概述會議任務(wù)的完成情況、會議成果及其意義；肯定與會者的積極努力；向為會議做出貢獻(xiàn)的單位或個人表示謝意；提綱挈領(lǐng)地提出新的工作任務(wù)；提出希望、號召和要求等。對閉幕詞的要求，主要是簡潔流暢，富于鼓動性和號召力。
第三節(jié)函、合同、計劃
一、函
函是商洽性文件的一種，用于平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)。函有多種。
發(fā)函的正文主要包括：行文的目的和原因，即為什么要提出協(xié)商討論有關(guān)問題或提出請求批準(zhǔn)的事項；需要詢問、商議或批準(zhǔn)的具體問題和事項，向?qū)Ψ浇榻B自己、介紹自己的意愿和方案，陳述有關(guān)理由、依據(jù)和背景材料；提出希望或要求，如“請復(fù)文”“請予批準(zhǔn)”“望予合作”等。有時以“此致”“特此函告”等結(jié)尾詞作結(jié)。向?qū)Ψ秸埱笈鷾?zhǔn)的發(fā)函的正文與請示的組成情況相近。
復(fù)函的正文主要包括：指明所針對的來函（標(biāo)題、文號、時間等）；答復(fù)詢問，表明態(tài)度、立場和解決問題的辦法，提出疑問，陳述有關(guān)理由、情況；提出希望要求，致謝。有時以“特此函復(fù)”等結(jié)尾詞作結(jié)，答復(fù)對方請求批準(zhǔn)事項的復(fù)函，其正文組成與批復(fù)相近。
二、合同（協(xié)議）
合同是一種證明性文件，是由當(dāng)事雙方（或兩方以上）為共同達(dá)到一定目的，明確相互責(zé)任、權(quán)利、利益關(guān)系而簽訂的書面契約。合同主要由這樣幾個部分構(gòu)成：標(biāo)題、編號、當(dāng)事各方的名稱（包括簡稱）、正文、作者簽署、用印、鑒證機(jī)關(guān)用印、簽約日期、附件、其他（電話、銀行帳號、聯(lián)系人等）。
正文主要包括如下幾方面內(nèi)容：訂約目的；標(biāo)的（各方所共同要求實現(xiàn)的結(jié)果）；各方的權(quán)利、利益、義務(wù)、責(zé)任；違約方面應(yīng)負(fù)的責(zé)任及對其的制裁措施；文件有效執(zhí)行期限；履約的地點及方式；文件份數(shù)與保管方法；對有關(guān)附件的說明（名稱、效力）；仲裁機(jī)關(guān)；不同文本的效力等。
三、工作計劃
工作計劃用于對將要進(jìn)行的工作活動提出目標(biāo)并安排好實施步驟、措施和方法。對實際工作進(jìn)程具有指導(dǎo)作用，同時也是總結(jié)衡量任務(wù)完成情況和效果的重要依據(jù)。其主要內(nèi)容包括：提出目標(biāo)、任務(wù)的依據(jù)；對完成任務(wù)的主客觀條件的分析；工作任務(wù)及要求、指標(biāo)；主要步驟、方法和措施；分工及完成任務(wù)的時限及其他有關(guān)注意事項。工作計劃既可用文字?jǐn)⑹鲂问剑ㄎ恼拢?，又可用表格形式，也可兩種形式兼而用之。為使文件切實發(fā)揮效用，應(yīng)注意充分調(diào)查研究有關(guān)情況和問題；積極穩(wěn)妥地規(guī)定任務(wù)和指標(biāo)；步驟、方法和措施務(wù)求具體而明確、便于檢查和執(zhí)行；文字表達(dá)過程中，一般不作議論，以說明為主。
第四節(jié)表格文件的設(shè)計與填制
一、表格的分類
文件的分類表格文件就是以線框與文字相結(jié)合方式記錄信息的文件，它以線框表明字詞的具體含義和組配關(guān)系，可以更加簡明、直觀、具體地表達(dá)信息。
根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可對表格文件進(jìn)行多種劃分。
二、表格文件的結(jié)構(gòu)格式
表格文件一般由標(biāo)題（表名）、正表、說明組成。
三、表格設(shè)計
表格設(shè)計的內(nèi)容包括：明確使用目的、要求與條件限制和具體處理方式；選擇用紙，確定幅面規(guī)格；確定文件的圖文區(qū)與白邊區(qū)尺寸；確定文件數(shù)據(jù)構(gòu)成；確定數(shù)據(jù)項目的名稱；確定各項數(shù)據(jù)的位置與相互次序；確定各欄目的尺寸；選定字體字號，選定線條的型制；作出有關(guān)數(shù)據(jù)的定義或說明，形成填報說明書、術(shù)語表、計算公式等。
表格設(shè)計規(guī)則是：實用、標(biāo)準(zhǔn)、通用、簡便。
四、表格的填制方法
填寫表格文件時應(yīng)注意：按規(guī)定的項目和內(nèi)容填寫，不得隨意增減項目；用語要高度精確，保證語意單一明確；字跡須工整、清晰。