許多企業(yè)都認(rèn)識(shí)到，通過(guò)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)（Business Process Management System，BPMS）對(duì)企業(yè)內(nèi)的信息流進(jìn)行編制和管理是具有戰(zhàn)略性價(jià)值的。BPMS能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)流程優(yōu)化、實(shí)時(shí)度量、敏捷企業(yè)等好處。但是，如何選擇率先實(shí)施BPM的流程則是一個(gè)比較頭痛的問(wèn)題。
本文將列舉一些成功實(shí)施BPM的流程案例。這些BPM項(xiàng)目分布于不同的行業(yè)，都實(shí)現(xiàn)了流程的化改進(jìn)。所給出的流程都代表了一個(gè)大類，企業(yè)可以在自己公司內(nèi)部找出相對(duì)應(yīng)的流程，并參考本文給出的解決方案來(lái)實(shí)現(xiàn)這些流程的BPM。
1. 為成功而準(zhǔn)備
BPMS是實(shí)現(xiàn)流程的系統(tǒng)性改進(jìn)的一種工具，它通過(guò)技術(shù)支持多個(gè)流程參與者的重復(fù)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)。/考試大/收集/這些適應(yīng)性的流程軟件的定義、創(chuàng)建、實(shí)施和管理都是流程改進(jìn)過(guò)程中必不可少的步驟。
在BPMS開發(fā)過(guò)程中，應(yīng)該考慮其收益問(wèn)題：
·成本效率：最低的總擁有成本是多少？
·有效性：這個(gè)解決方案完整嗎？可行嗎？企業(yè)規(guī)模增大時(shí)，BPMS能夠適應(yīng)嗎？
·周期時(shí)間：流程開發(fā)生命周期的開發(fā)階段、配置階段和維護(hù)階段大致所需的時(shí)間。
理想的候選流程是那些法律（如Sarbanes-Oxley法規(guī)、HIPAA）要求的流程、客戶抱怨的流程，或是企業(yè)績(jī)效記分卡上顯示需要改進(jìn)的流程。這些流程實(shí)施BPMS后，不僅能帶來(lái)很多實(shí)實(shí)在在的收益，還有很多“軟”收益也將自然而然地產(chǎn)生。
2.高風(fēng)險(xiǎn)的財(cái)務(wù)流程
這類流程很容易分辨出來(lái)。它們是直接影響到公司財(cái)務(wù)報(bào)表的流程。這類流程的高風(fēng)險(xiǎn)使它們成為BPM的首選對(duì)象。
我們以企業(yè)登記收入的流程為例。該流程要求：
·一份法定的合同
·交付和接收商品或服務(wù)
·對(duì)合同商品進(jìn)行支付
·對(duì)交易進(jìn)行正確的會(huì)計(jì)處理
這些信息通常都處于幾個(gè)不同的系統(tǒng)中。合同信息可能保存在合同管理系統(tǒng)或CRM系統(tǒng)中；發(fā)貨信息則保存在庫(kù)存系統(tǒng)中；而會(huì)計(jì)處理通常在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行。收入登記流程得從各個(gè)系統(tǒng)中收集這些信息，根據(jù)這些信息判斷收入是否可以入賬。
而且這種判斷可能是主觀的。銷售經(jīng)理可能希望收入能夠直接入賬，而財(cái)務(wù)經(jīng)理則不希望入賬，因?yàn)樵摽蛻舻男庞貌患?，可能?huì)壞賬。企業(yè)也可能有自己的審批等級(jí)，金額較高的交易將受到更嚴(yán)格的審查。主觀的判斷是需要的，必須將交易傳送給具有相應(yīng)審批權(quán)限的審批者。/考試大/收集/由于意外情況或欺詐情況而產(chǎn)生的錯(cuò)誤或疏忽，可能會(huì)導(dǎo)致程序的廢止。
財(cái)務(wù)活動(dòng)可能要經(jīng)過(guò)監(jiān)管方（如證券交易委員會(huì)）的審查。對(duì)于會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)結(jié)果造成較大影響的高風(fēng)險(xiǎn)交易，企業(yè)應(yīng)該實(shí)施的自動(dòng)化控制，以降低受到監(jiān)管方查詢或調(diào)查的風(fēng)險(xiǎn)。
使用BPMS工具來(lái)管理高風(fēng)險(xiǎn)交易時(shí)，將建立一個(gè)完善的財(cái)務(wù)控制流程，這樣單個(gè)流程參與者的錯(cuò)誤或疏忽就無(wú)法導(dǎo)致流程的廢止。從各個(gè)系統(tǒng)收集信息的過(guò)程是自動(dòng)化的。第一線審查者的工作效率將得到提高；他們不再需要手工收集信息。交易進(jìn)入總賬時(shí)的錯(cuò)誤率將降低，因?yàn)榱鞒虒⒆詣?dòng)生成交易。流程將交易傳送到不同等級(jí)的審批者，并創(chuàng)建相應(yīng)的審計(jì)記錄，從而保證交易得到可靠的評(píng)估。
3. 手工密集型、重復(fù)性流程
BPMS能夠大幅改進(jìn)手工密集型、重復(fù)性流程。這些流程通常比較簡(jiǎn)單，但又十分重要，因?yàn)樗鼈兺ǔＩ婕暗綄⒃紨?shù)據(jù)輸入系統(tǒng)中。根據(jù)這些流程工作量的不同，可能有一個(gè)專門的部門負(fù)責(zé)執(zhí)行這些流程中的任務(wù)，他們的工作時(shí)間可能是較多的。
抵押銀行通常必須從律師、投資者或抵押承受人處收集傳真。這些傳真收集過(guò)來(lái)后，要經(jīng)過(guò)掃描、編號(hào)，然后傳送到相應(yīng)部門。不可避免的，一些傳真（上面還有手寫文字）必須輸入到系統(tǒng)中。
實(shí)施BPM后，抵押銀行通常使用這樣的流程來(lái)管理傳真：
·傳真軟件將傳真圖像放入一個(gè)目錄中，流程將自動(dòng)檢測(cè)到這些圖像，并啟動(dòng)一個(gè)實(shí)例；
·傳真圖像分配到流程實(shí)例中，由職員進(jìn)行編號(hào)；
·然后傳真圖像自動(dòng)存儲(chǔ)到內(nèi)容管理系統(tǒng)，并傳送到相應(yīng)的工作隊(duì)列。程序?qū)髡鎴D像所在目錄進(jìn)行評(píng)估后，就能自動(dòng)確定傳送路徑。
通過(guò)這個(gè)整合的流程，抵押銀行能夠獲得以下好處：
·處理傳真所需的人員減少了；
·傳真的錯(cuò)誤傳送減少了；
·能夠處理大量的傳真；
·用紙量減少了。
將傳真圖像排列在工作隊(duì)列中后，職員就不需要把傳真文件搬來(lái)搬去查編號(hào)了，能夠更快的完成傳送工作。
本文將列舉一些成功實(shí)施BPM的流程案例。這些BPM項(xiàng)目分布于不同的行業(yè)，都實(shí)現(xiàn)了流程的化改進(jìn)。所給出的流程都代表了一個(gè)大類，企業(yè)可以在自己公司內(nèi)部找出相對(duì)應(yīng)的流程，并參考本文給出的解決方案來(lái)實(shí)現(xiàn)這些流程的BPM。
1. 為成功而準(zhǔn)備
BPMS是實(shí)現(xiàn)流程的系統(tǒng)性改進(jìn)的一種工具，它通過(guò)技術(shù)支持多個(gè)流程參與者的重復(fù)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)。/考試大/收集/這些適應(yīng)性的流程軟件的定義、創(chuàng)建、實(shí)施和管理都是流程改進(jìn)過(guò)程中必不可少的步驟。
在BPMS開發(fā)過(guò)程中，應(yīng)該考慮其收益問(wèn)題：
·成本效率：最低的總擁有成本是多少？
·有效性：這個(gè)解決方案完整嗎？可行嗎？企業(yè)規(guī)模增大時(shí)，BPMS能夠適應(yīng)嗎？
·周期時(shí)間：流程開發(fā)生命周期的開發(fā)階段、配置階段和維護(hù)階段大致所需的時(shí)間。
理想的候選流程是那些法律（如Sarbanes-Oxley法規(guī)、HIPAA）要求的流程、客戶抱怨的流程，或是企業(yè)績(jī)效記分卡上顯示需要改進(jìn)的流程。這些流程實(shí)施BPMS后，不僅能帶來(lái)很多實(shí)實(shí)在在的收益，還有很多“軟”收益也將自然而然地產(chǎn)生。
2.高風(fēng)險(xiǎn)的財(cái)務(wù)流程
這類流程很容易分辨出來(lái)。它們是直接影響到公司財(cái)務(wù)報(bào)表的流程。這類流程的高風(fēng)險(xiǎn)使它們成為BPM的首選對(duì)象。
我們以企業(yè)登記收入的流程為例。該流程要求：
·一份法定的合同
·交付和接收商品或服務(wù)
·對(duì)合同商品進(jìn)行支付
·對(duì)交易進(jìn)行正確的會(huì)計(jì)處理
這些信息通常都處于幾個(gè)不同的系統(tǒng)中。合同信息可能保存在合同管理系統(tǒng)或CRM系統(tǒng)中；發(fā)貨信息則保存在庫(kù)存系統(tǒng)中；而會(huì)計(jì)處理通常在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行。收入登記流程得從各個(gè)系統(tǒng)中收集這些信息，根據(jù)這些信息判斷收入是否可以入賬。
而且這種判斷可能是主觀的。銷售經(jīng)理可能希望收入能夠直接入賬，而財(cái)務(wù)經(jīng)理則不希望入賬，因?yàn)樵摽蛻舻男庞貌患?，可能?huì)壞賬。企業(yè)也可能有自己的審批等級(jí)，金額較高的交易將受到更嚴(yán)格的審查。主觀的判斷是需要的，必須將交易傳送給具有相應(yīng)審批權(quán)限的審批者。/考試大/收集/由于意外情況或欺詐情況而產(chǎn)生的錯(cuò)誤或疏忽，可能會(huì)導(dǎo)致程序的廢止。
財(cái)務(wù)活動(dòng)可能要經(jīng)過(guò)監(jiān)管方（如證券交易委員會(huì)）的審查。對(duì)于會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)結(jié)果造成較大影響的高風(fēng)險(xiǎn)交易，企業(yè)應(yīng)該實(shí)施的自動(dòng)化控制，以降低受到監(jiān)管方查詢或調(diào)查的風(fēng)險(xiǎn)。
使用BPMS工具來(lái)管理高風(fēng)險(xiǎn)交易時(shí)，將建立一個(gè)完善的財(cái)務(wù)控制流程，這樣單個(gè)流程參與者的錯(cuò)誤或疏忽就無(wú)法導(dǎo)致流程的廢止。從各個(gè)系統(tǒng)收集信息的過(guò)程是自動(dòng)化的。第一線審查者的工作效率將得到提高；他們不再需要手工收集信息。交易進(jìn)入總賬時(shí)的錯(cuò)誤率將降低，因?yàn)榱鞒虒⒆詣?dòng)生成交易。流程將交易傳送到不同等級(jí)的審批者，并創(chuàng)建相應(yīng)的審計(jì)記錄，從而保證交易得到可靠的評(píng)估。
3. 手工密集型、重復(fù)性流程
BPMS能夠大幅改進(jìn)手工密集型、重復(fù)性流程。這些流程通常比較簡(jiǎn)單，但又十分重要，因?yàn)樗鼈兺ǔＩ婕暗綄⒃紨?shù)據(jù)輸入系統(tǒng)中。根據(jù)這些流程工作量的不同，可能有一個(gè)專門的部門負(fù)責(zé)執(zhí)行這些流程中的任務(wù)，他們的工作時(shí)間可能是較多的。
抵押銀行通常必須從律師、投資者或抵押承受人處收集傳真。這些傳真收集過(guò)來(lái)后，要經(jīng)過(guò)掃描、編號(hào)，然后傳送到相應(yīng)部門。不可避免的，一些傳真（上面還有手寫文字）必須輸入到系統(tǒng)中。
實(shí)施BPM后，抵押銀行通常使用這樣的流程來(lái)管理傳真：
·傳真軟件將傳真圖像放入一個(gè)目錄中，流程將自動(dòng)檢測(cè)到這些圖像，并啟動(dòng)一個(gè)實(shí)例；
·傳真圖像分配到流程實(shí)例中，由職員進(jìn)行編號(hào)；
·然后傳真圖像自動(dòng)存儲(chǔ)到內(nèi)容管理系統(tǒng)，并傳送到相應(yīng)的工作隊(duì)列。程序?qū)髡鎴D像所在目錄進(jìn)行評(píng)估后，就能自動(dòng)確定傳送路徑。
通過(guò)這個(gè)整合的流程，抵押銀行能夠獲得以下好處：
·處理傳真所需的人員減少了；
·傳真的錯(cuò)誤傳送減少了；
·能夠處理大量的傳真；
·用紙量減少了。
將傳真圖像排列在工作隊(duì)列中后，職員就不需要把傳真文件搬來(lái)搬去查編號(hào)了，能夠更快的完成傳送工作。