秘書從業(yè)經(jīng)驗(yàn):職場任我行——解讀秘書

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秘書節(jié),這一節(jié)日源于上世紀(jì)50年代的美國。為肯定秘書的貢獻(xiàn),1952年經(jīng)兩位資深秘書提議,美國宣布設(shè)立秘書周和秘書日。1955年,正式將秘書周定在每年4月份后一個完整的星期,而4月的后一個星期三就是“秘書節(jié)”。許多年后,國外許多國家都引進(jìn)了這個節(jié)日,在如今的中國,可能并非所有的秘書都有假期,但“秘書節(jié)”正越來越受到重視,不少老板會以鮮花和賀卡來表達(dá)感激之情。
    秘書不是咄咄逼人的玫瑰,但卻有著百合的清雅,鳶尾的優(yōu)美,鼠耳草的敏銳,矢車菊的溫柔可愛,山楂花的守口如瓶,西洋櫻草的成熟好學(xué)。讓我們一起來關(guān)注這朵美麗而低調(diào)的職場解語花——秘書。
    所屬門派:秘書
    門派描述:
    秘書(Secretary)是外來血統(tǒng),來源于拉丁文secretarius,意為“極受信任的、參與機(jī)密的職員”。國際職業(yè)秘書組織(Professional Secretaries International)給秘書所下的定義是:“具有熟練的辦公室工作能力,不需上級敦促即能主動負(fù)責(zé)、積極進(jìn)取、干練果斷、能在授權(quán)范圍作正確決定的經(jīng)理助手?!?BR>    門派技能:
    充分理解老板的日常工作與活動,過濾、回復(fù)電子郵件和信件,明確各類信息的優(yōu)先級別,安排好所有事務(wù)性工作;
    能嚴(yán)格按照公司流程和制度保管所有檔案和文件;
    安排老板的日常行程和出差準(zhǔn)備;
    組織和規(guī)劃會議,確定并安排會議時間,負(fù)責(zé)會議材料的整理、存檔工作;
    能獨(dú)立處理突發(fā)事件,當(dāng)老板不在時能主動處理一些緊急事務(wù);
    與其他部門的經(jīng)理進(jìn)行溝通,根據(jù)需要進(jìn)行內(nèi)外部協(xié)調(diào)聯(lián)系;
    建立有系統(tǒng)的追蹤制度,跟蹤相關(guān)工作以確保工作按計(jì)劃完成。
    入門資質(zhì):
    秘書這一派別入門并非要求天賦異稟,骨骼清俊。雖然文秘、行政管理或語言類專業(yè)更具修煉基礎(chǔ),但手持大專文憑即可敲門,中專文憑而從業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富,仍會被具有慧眼的老板識中,所以不必太過擔(dān)心懷才不遇。
    雖然現(xiàn)今業(yè)內(nèi)認(rèn)識到秘書并非花瓶,但仍可以看到不少招聘廣告赫然寫著:“女性”、“30歲以下”、“身高165cm以上,形象氣質(zhì)佳”云云。一般成熟老辣的公司絕不會高調(diào)“以貌取人”,如外企更看重的是“低調(diào)”而“職業(yè)”,對體貌無特別規(guī)定,但青睞本科學(xué)歷、英語流利的人才,強(qiáng)調(diào)自我管理能力、溝通能力、協(xié)調(diào)能力、預(yù)見能力和判斷能力。
    入門經(jīng):
    穿衣經(jīng) 符合公司文化 秘書代表著公司形象,既要表現(xiàn)出優(yōu)雅成熟的風(fēng)范,又不可太過奪人眼球;既要表現(xiàn)得低調(diào)素雅,又不可過于隨意。在穿衣上的秘訣就是“符合公司文化”,平時只要留意觀察下公司大部分人的審美習(xí)慣,在公司中找準(zhǔn)大潮流就可以了。
    態(tài)度經(jīng) 積極而有親和力 “態(tài)度決定一生的高度。” 秘書是一項(xiàng)很重視細(xì)節(jié)的工作,因此需要保持積極向上的態(tài)度,時刻在瑣碎的工作中調(diào)節(jié)好自己的心態(tài),給老板創(chuàng)造出舒適的工作環(huán)境。秘書是企業(yè)的樞紐,開展工作時需要各部門的協(xié)調(diào)配合,因此秘書應(yīng)當(dāng)富有親和力,為自己在公司里外建立起良好的人脈關(guān)系網(wǎng)。
    專業(yè)經(jīng) 全能而有效的助手 知曉公司的業(yè)務(wù)概況、部門情況、運(yùn)作流程等,還必須掌握組織會議、安排行程、郵件處理、電話溝通、商務(wù)安排等實(shí)務(wù)性技巧。秘書是老板的工作助手,從老板處獲取明確的工作指示;秘書是信息的疏導(dǎo)者,收集并傳遞信息,保證信息在部門之間的流通;秘書是項(xiàng)目管理者,提高工作效率,減少不必要的工作,使自己的精力和時間投入在有利于個人事業(yè)發(fā)展的項(xiàng)目上;秘書是行政專家,除了熟悉各種先進(jìn)的辦公軟硬件,在工作小組、部門以及公司中建立起個人網(wǎng)絡(luò)。
    助手經(jīng) 永遠(yuǎn)對老板表示敬意 要清楚秘書是為公司而工作,而不是為老板而工作,因此必須優(yōu)先考慮公司利益。但秘書的工作完全圍繞著老板展開,因此需要了解老板的工作風(fēng)格、工作方式、工作重心及緊急度;了解老板的人際網(wǎng)絡(luò);理解他的工作壓力;和老板保持良好的溝通;對老板的地位及能力永遠(yuǎn)表示敬意。重要的一條是:不要越權(quán)!記住,不要代替老板做決定,而是在老板的同意下針對其工作習(xí)慣和時間對各種事務(wù)進(jìn)行酌情處理。
    管理經(jīng) 做重要但不緊急的事情 如同項(xiàng)目管理中的風(fēng)險管理,秘書平時要有所積累,對工作有預(yù)見性,適應(yīng)老板的工作節(jié)拍,留意老板近期的工作興奮點(diǎn),明確事情的優(yōu)先級,在處理事務(wù)時注意理順和排序,分清輕重緩急,酌情安排處理。一個好的秘書會對工作中重復(fù)三遍的事務(wù),如酒店預(yù)定、信件快遞發(fā)送、會議通知、郵件處理等,建立起模板,做好流程需要,方便日后的操作,減少工作的重復(fù)性,進(jìn)一步將行政事務(wù)量化標(biāo)準(zhǔn)化。有了這些常規(guī)的準(zhǔn)備工作,就能預(yù)留出更多的時間處理突發(fā)時間。衡量一個成熟的秘書的標(biāo)準(zhǔn)不應(yīng)該是永遠(yuǎn)忙碌,永遠(yuǎn)在處理緊急事務(wù),一個成熟的秘書自我管理的理想境界是“做重要但不緊急的事情”。
    方式經(jīng) 方式比內(nèi)容更重要 對于秘書來說,需要悉心注意的不是說話的內(nèi)容,而是說話的方式。盡量少說No,實(shí)在不能避免說No,試著用肯定的語氣表達(dá)否定的意思,比如可以把“這個問題我不懂”表達(dá)成“這個問題蠻難懂的”。在敘述問題的時候,不要用“我認(rèn)為”“我覺得”“可能”這樣的主觀詞匯。
    溝通經(jīng) 把他當(dāng)作下一個老板 秘書是公司的樞紐,上對老板,下至各部門員工,甚至需要面對形形色色的客戶。秘書的待人接物一切從公司形象出發(fā),以工作大局為重,不卑不亢,有禮有節(jié)。如果其他部門的同事要求幫忙,表現(xiàn)出風(fēng)度和良好的姿態(tài)幫忙完成一些舉手之勞的事情。一個好的秘書要帶著“他可能就是下一個老板”的心態(tài)跟每個部門的同事建立好溝通。
    獨(dú)門秘訣:
    過濾電話時……化被動為主動,善待每個人的電話。不但要表示自己正在專心聆聽,更要表明聽明白了??梢赃@樣為老板“擋架”:“X先生,我完全明白(了解)了,X經(jīng)理現(xiàn)在實(shí)在忙得脫不開身……但很愿意收到你的消息,方便的話請傳真或者email過來,我一定轉(zhuǎn)達(dá)到……”后以這樣的話語結(jié)束:“謝謝你打電話過來?!比缓筝p輕把話筒擱下。
    當(dāng)面對領(lǐng)導(dǎo)斥責(zé)時……有專家的研究結(jié)果表明,9成多的人在不滿時是不會直接表達(dá)出情緒的,一般情況下,只有在忍無可忍的情況下人們才會尖銳地當(dāng)面提出批評?!皶?zhàn)埖男『⒉话ご颉?,若遭受到老板的斥?zé)而錯在自己時,“認(rèn)錯在先”可以消解他的脾氣,請記住老板也只是需要給一時之氣找到一個發(fā)泄通道,共事已久,他對你的平日印象不會因此而改變。即便是遭受了不公正的指責(zé),也不要針鋒相對地當(dāng)面頂撞,找到合適的機(jī)會,態(tài)度誠懇但用詞委婉地把理由闡述出來。
    當(dāng)遭受到其他同事無端指責(zé)時……比如別的部門的同事無端指責(zé)你的工作報(bào)表中有錯誤,你可以婉轉(zhuǎn)地這樣表達(dá):“我其實(shí)已經(jīng)看過很多遍了,要不麻煩你幫我現(xiàn)在再一起來看看……”運(yùn)用良好的態(tài)度和溝通技巧把問題當(dāng)場解決掉,以免給同事們留下不好的印象。
    需要打“小報(bào)告”時……客觀地?cái)⑹鍪聦?shí),不夾雜個人觀點(diǎn),絕對避免“我看”“我認(rèn)為”“我覺得”這樣的字眼。
    當(dāng)面對探密者時……只講可以講的部分,用這樣的方式回答:“目前我能幫你的……”“我的權(quán)利范圍可以告訴你的是……”“目前我了解的是……”
    當(dāng)面對實(shí)在難以回答的問題時……當(dāng)你不知道怎么說的時候好的回答就是說實(shí)話。
    任督二脈:
    現(xiàn)狀 紅顏易老等不得,職場嚴(yán)苛容不得。女秘書占到8成以上,男秘書稀少且主要分布在政府機(jī)構(gòu)。秘書的地位雖然在國內(nèi)已經(jīng)得到了改善,但仍未收到足夠的重視。人們認(rèn)為秘書工作瑣碎,重復(fù)性強(qiáng),缺乏創(chuàng)造力。
    晉升 高級秘書至少需要有5~8年的歷練,董事會秘書多青睞男性,且不少大型外企需要MBA學(xué)歷,10年左右部門經(jīng)理經(jīng)驗(yàn);國企則需要大學(xué)以上學(xué)歷,5年左右相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn),經(jīng)濟(jì)學(xué)或其他相關(guān)專業(yè)背景,除了行政管理能力,還需掌握財(cái)務(wù)知識、產(chǎn)品知識,具有產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)動態(tài)分析能力,有上市公司或證券事務(wù)相關(guān)從業(yè)經(jīng)驗(yàn)。
    易筋經(jīng):
    轉(zhuǎn)行主要方向 人事、公關(guān)、市場、銷售、采購
    優(yōu)勢 對行業(yè)動態(tài)了解,對公司業(yè)務(wù)有全面接觸,參加重要會議和商務(wù)談判,溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng)。
    捷徑 公司內(nèi)部調(diào)動
    秘傳“薪”經(jīng):
    關(guān)注城市
    平均年薪高的城市:深圳約4萬;
    高位城市:上海3萬9千;廣州3萬6千;北京3萬6千;杭州3萬3千;南京3萬;
    北部沿海城市:大連、青島均為2萬5千;
    內(nèi)陸城市:成都2萬3千;武漢2萬3千;重慶2萬1千;西安2萬1千;長沙2萬。
    薪資黃金點(diǎn)
    從學(xué)歷來看,碩士學(xué)歷薪資為平均薪資的1.5倍以上;
    從外語能力來看,外語能力精通者的薪資為平均薪資的1.4倍左右,熟練者為平均薪資的1.1倍左右;
    從工作年限來看,可喜的是秘書職業(yè)沒有“薪資天花板”,工作年限越長,報(bào)酬越豐厚,3~5年工作經(jīng)驗(yàn)是薪資增長期,而8年以上則是薪資豐厚期;
    從企業(yè)性質(zhì)來看,各城市外商獨(dú)資歐美企業(yè)的秘書薪資均為平均年薪的1.2倍以上,上海達(dá)到了1.36倍,居各地之首。合資/合作歐美企業(yè)的秘書薪資基本上比外商獨(dú)資歐美企業(yè)稍遜一籌。深圳國營企業(yè)的秘書薪資表現(xiàn)是各地中搶眼的一個,超過了平均薪資水準(zhǔn)。
    福利:
    杭州、南京、深圳三地在秘書的培訓(xùn)計(jì)劃上做得較充分,北京、大連、青島、濟(jì)南、沈陽、長沙、西安、昆明等地也不錯;
    大連、青島、濟(jì)南、沈陽和北京在秘書的補(bǔ)充醫(yī)療、人身、養(yǎng)老保險方面比其他地區(qū)更投入;
    深圳、廣州、長沙、西安、昆明在房貼上享有者比例高出其他城市;
    上海、深圳、成都、重慶、武漢的帶薪假期都有9天,杭州和南京的帶薪假期較短,為6天。