現(xiàn)代電子技術(shù)在財經(jīng)領(lǐng)域的應(yīng)用——會計電算化，為會計管理開創(chuàng)了一個新時代，使現(xiàn)代財務(wù)管理搭上了“信息快車”，徹底擺脫了“會計室里的算盤、鈔票、記賬”等沉悶印象，財務(wù)管理進入了真正的“數(shù)字時代”，大大提高了管理水平和管理效率，產(chǎn)生了巨大的經(jīng)濟效益和社會效益。
會計電算化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，技術(shù)性、創(chuàng)造性很強，與其他系統(tǒng)比較，有很大的特殊性，它處理的信息量大，數(shù)據(jù)要求準確可靠、保存期長，需要嚴格監(jiān)控；同時，會計數(shù)據(jù)要求嚴格、保密性強，屬企業(yè)敏感資料。因而，會計電算化對財務(wù)管理及其軟件設(shè)計均有特別的要求：財務(wù)管理標準化、規(guī)范化軟件設(shè)計須具有安全可靠、功能多樣性……。
一、財務(wù)軟件設(shè)計對會計工作的要求
1.增強法制觀念，嚴格執(zhí)行會計法
會計法是我們開展企業(yè)會計工作的法律依據(jù)，執(zhí)行會計法是國家對會計工作的基本要求，所以企業(yè)的財務(wù)工作必然遵守會計法，遵守國家有關(guān)信息安全的法規(guī)。只有依法辦事，會計工作才受到法律保護，從而為會計電算化的實現(xiàn)提供穩(wěn)定的法律環(huán)境。
2.會計科目代碼化
實行會計科目代碼化的優(yōu)點很多：
（1）結(jié)構(gòu)簡單易記，便于會計人員使用；
（2）便于電腦識別、分類、查驗、調(diào)用和處理；
（3）減少資料儲存空間，減少電腦處理資料量，加快運行速度。企業(yè)會計科目代碼必須采用會計制度規(guī)定的科目統(tǒng)一編碼，例如現(xiàn)金101，銀行存款102……這樣既簡單明了又便于計算機識別和處理，工作人員也樂于使用。如果缺少了這一重要環(huán)節(jié)，電腦系統(tǒng)就平添許多復(fù)雜內(nèi)容，計算機不得不逐次識別處理每個會計科目，大大增加了程序設(shè)計的難度，而且多占了內(nèi)存空間，減慢了計算機的運行速度，還會增加出錯機會，不符合信息化環(huán)境的要求。因此，會計電算化首先要將會計科目代碼化。
3.會計憑證標準化電算化環(huán)境下會計憑證的設(shè)計要求：
（1）具有通用性——盡可能滿足各職能部門對會計核算的要求，力求做到多功能、一單多用、各方共享，提高人機工作效率。以記賬憑證設(shè)計為例。建議采用集現(xiàn)金收付、銀行轉(zhuǎn)賬、往來于一身的復(fù)式記賬憑證，其內(nèi)容應(yīng)包括：摘要、科目編碼、會計科目、一二級明細目、外幣種類、借貸方金額、備注等，這樣既適合處理人民幣業(yè)務(wù)，又能處理外幣業(yè)務(wù)，基本滿足了會計核算的多方面要求，而且考慮到了未來對外業(yè)務(wù)發(fā)展之需，符合通用、多功能的原則。
（2）便于會計人員操作，易于計算機處理。憑證設(shè)計的另一個要求是盡可能減少工作人員的書寫、輸入量，減少人工處理業(yè)務(wù)方面的時間——在會計實務(wù)中，工作人員往往要花大部分時間填寫憑證、處理會計資料，效率低、差錯多，而電算化管理則要求大限度地減少人為處理資料的時間，讓計算機更多地代替人的勞動，以無分發(fā)揮電腦高速、高效的優(yōu)勢。
同樣道理，賬簿設(shè)置、會計報表編制，也要符合標準化的要求，既要兼顧各方面需要，又要方便計算機處理。
4.會計處理方法制度化
會計電算化系統(tǒng)繁復(fù)而涉及面廣，不宜經(jīng)常修改，這就要求會計核算的方法、程序?qū)嵭兄贫然?。例如，固定資產(chǎn)的折舊方法有平均年限法、工作量法、雙倍余額遞減法、年數(shù)總和法等幾種，企業(yè)可按實際情況加以選擇，但一經(jīng)確定就不要隨意更改，要形成制度化執(zhí)行。如果會計處理方法更改頻繁，一則不符合會計制度要求，二則影響電腦系統(tǒng)正常運作，容易發(fā)生差錯。如果不慎修改出錯，就會導(dǎo)致系統(tǒng)損壞，影響正常會計工作。幾年前，英國某信用卡公司就因修改計算機程序出錯，致使支付混亂。
日常生活中，類似情況是屢有報道。因此，如無法規(guī)、制度的變更，一般不要隨意更改會計核算方法，以保持會計業(yè)務(wù)環(huán)境相對穩(wěn)定，保證電算化系統(tǒng)正常運作。
5.培養(yǎng)復(fù)合型人才，提高財務(wù)人員的整體素質(zhì)
綜觀目前的企業(yè)，既懂會計又懂計算機，并有一定英文基礎(chǔ)的復(fù)合型人才實在太少，這是推行會計電算化的一大障礙。會計人員如果只懂會計，沒有電腦知識，就不可能提出很好的會計管理構(gòu)想去實現(xiàn)電子化；只有既熟悉會計，又具備一定電腦知識的會計專才，才能設(shè)計出優(yōu)良的財務(wù)管理方案，讓程序設(shè)計者去開發(fā)適用軟件，使電算化發(fā)揮大效能。再者，財務(wù)人員如具備一定電腦常識就能大限度地避免操作錯誤，降低差錯風(fēng)險，從而保證會計數(shù)據(jù)安全。為此，企業(yè)要做好復(fù)合型人才的培訓(xùn)工作，讓現(xiàn)職會計人員掌握電腦知識，為實現(xiàn)電算化提供重要條件。
實踐證明，企業(yè)要順利實行電算化管理，必須切實做好以上各項基礎(chǔ)工作，爭取上級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，為落實基礎(chǔ)工作提供保證。
二、財務(wù)管理系統(tǒng)對軟件設(shè)計的要求
1.高起點、高規(guī)格開發(fā)高質(zhì)量的軟件
財務(wù)系統(tǒng)對企業(yè)很重要，準確程度要求高，不允許有半點差錯，因而必須從高起點出發(fā)，聘請高水平、合資格、有財務(wù)軟件開發(fā)經(jīng)驗的公司和工程人員負責(zé)開發(fā)，不能聘請不夠資質(zhì)、不合資格、無實踐經(jīng)驗的人員開發(fā)。否則，會影響系統(tǒng)的質(zhì)量、進度，甚至?xí)胪径鴱U。例如，廣州某企業(yè)，因經(jīng)費不足聘請了一家技術(shù)力量較弱的公司負責(zé)開發(fā)會計系統(tǒng)，由于設(shè)計人員水平較低，加之無實踐經(jīng)驗、缺乏財務(wù)常識，開發(fā)出的系統(tǒng)漏洞百出，終無法使用，給企業(yè)造成了損失；同時，嚴重影響了該單位的電子化進程。因此，財務(wù)系統(tǒng)開發(fā)，用戶必須聘請技術(shù)力量雄厚、具備財務(wù)軟件設(shè)計經(jīng)驗的單位和設(shè)計人員負責(zé)。
2.做好系統(tǒng)分析工作
軟件設(shè)計首先要從系統(tǒng)分析著手，目的在于了解財務(wù)工作流程，廣泛收集必要數(shù)據(jù)，對相關(guān)的各種因素進行詳細分析，這是軟件設(shè)計的基礎(chǔ)工作，很重要。對問題的分析是否深入細致、完整透徹，體現(xiàn)了設(shè)計人員對將要進行的工作的了解程度，也體現(xiàn)著基礎(chǔ)工作準備是否充分，這關(guān)系到未來系統(tǒng)的成敗，因而要充分重視系統(tǒng)分析工作。系統(tǒng)分析的具體步驟：
（1）成立專家小組，具體包括：委托方、軟件設(shè)計人員、會計師、系統(tǒng)使用者、信息安全工程師等組成，為全面開展工作做好準備。
（2）落實任務(wù)，明確基本事項，確定具體要完成哪些工作。
（3）提出具體要求，包括：明確給出系統(tǒng)的規(guī)模；系統(tǒng)應(yīng)能完成哪些工作；系統(tǒng)工作的步驟和方法：新系統(tǒng)應(yīng)達到何種質(zhì)量水平，以及具體的質(zhì)量控制指標、計劃進度等。
（4）收集、整理數(shù)據(jù)資料，包括：會計業(yè)務(wù)分工、業(yè)務(wù)量、業(yè)務(wù)處理方法、各類報表、輸出結(jié)果的時間、數(shù)據(jù)儲存要求等。
（5）認真編好會計業(yè)務(wù)流程圖。會計業(yè)務(wù)流程圖就是把會計業(yè)務(wù)的整個過程用圖示和文字說明表述出來。這一過程很重要，是系統(tǒng)設(shè)計的基礎(chǔ)、依據(jù)，財務(wù)系統(tǒng)就是根據(jù)會計業(yè)務(wù)流程圖設(shè)計出來的，是會計業(yè)務(wù)流程的“數(shù)字化”。業(yè)務(wù)流程圖質(zhì)量的好壞直接決定著系統(tǒng)設(shè)計的成敗。因此，必須認真踏實地做好業(yè)務(wù)流程圖的編制工作。
業(yè)務(wù)流程圖須由專家小組編制，其間應(yīng)重點發(fā)揮有實踐經(jīng)驗的會計師、具體業(yè)務(wù)操作者的作用，重視一線員工的意見，盡大可能滿足第一線業(yè)務(wù)的需要。設(shè)計財務(wù)系統(tǒng)很重要的一條就是實用、方便操作，要考慮到一線業(yè)務(wù)的具體情況。只有理論和實踐相結(jié)合，方便實務(wù)操作，財務(wù)系統(tǒng)才受使用者歡迎。
業(yè)務(wù)流程圖須同時采用文字說明、圖形描述兩種形式，以相互補充；有關(guān)說明、描述必須詳細、周密、完善、步步到位，凡是業(yè)務(wù)觸及到的細節(jié)均應(yīng)詳細說明、準確標出，為下一步程序設(shè)計工作提供充分依據(jù)。
有的單位在開發(fā)財務(wù)軟件系統(tǒng)時，只側(cè)重程序設(shè)計環(huán)節(jié)，忽視業(yè)務(wù)流程圖編制的重要性，結(jié)果到了程序設(shè)計階段，不得不中斷設(shè)計，回過頭來抽出大量的人力、物力去臨時補上有關(guān)業(yè)務(wù)流程細節(jié)，財務(wù)系統(tǒng)成了典型的“邊設(shè)計邊施工邊補漏的‘三邊’工程”。這樣既容易出錯又拖慢了工程進度，更談不上周密完善，還會影響系統(tǒng)的設(shè)計質(zhì)量，給企業(yè)造成損失。
會計電算化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，技術(shù)性、創(chuàng)造性很強，與其他系統(tǒng)比較，有很大的特殊性，它處理的信息量大，數(shù)據(jù)要求準確可靠、保存期長，需要嚴格監(jiān)控；同時，會計數(shù)據(jù)要求嚴格、保密性強，屬企業(yè)敏感資料。因而，會計電算化對財務(wù)管理及其軟件設(shè)計均有特別的要求：財務(wù)管理標準化、規(guī)范化軟件設(shè)計須具有安全可靠、功能多樣性……。
一、財務(wù)軟件設(shè)計對會計工作的要求
1.增強法制觀念，嚴格執(zhí)行會計法
會計法是我們開展企業(yè)會計工作的法律依據(jù)，執(zhí)行會計法是國家對會計工作的基本要求，所以企業(yè)的財務(wù)工作必然遵守會計法，遵守國家有關(guān)信息安全的法規(guī)。只有依法辦事，會計工作才受到法律保護，從而為會計電算化的實現(xiàn)提供穩(wěn)定的法律環(huán)境。
2.會計科目代碼化
實行會計科目代碼化的優(yōu)點很多：
（1）結(jié)構(gòu)簡單易記，便于會計人員使用；
（2）便于電腦識別、分類、查驗、調(diào)用和處理；
（3）減少資料儲存空間，減少電腦處理資料量，加快運行速度。企業(yè)會計科目代碼必須采用會計制度規(guī)定的科目統(tǒng)一編碼，例如現(xiàn)金101，銀行存款102……這樣既簡單明了又便于計算機識別和處理，工作人員也樂于使用。如果缺少了這一重要環(huán)節(jié)，電腦系統(tǒng)就平添許多復(fù)雜內(nèi)容，計算機不得不逐次識別處理每個會計科目，大大增加了程序設(shè)計的難度，而且多占了內(nèi)存空間，減慢了計算機的運行速度，還會增加出錯機會，不符合信息化環(huán)境的要求。因此，會計電算化首先要將會計科目代碼化。
3.會計憑證標準化電算化環(huán)境下會計憑證的設(shè)計要求：
（1）具有通用性——盡可能滿足各職能部門對會計核算的要求，力求做到多功能、一單多用、各方共享，提高人機工作效率。以記賬憑證設(shè)計為例。建議采用集現(xiàn)金收付、銀行轉(zhuǎn)賬、往來于一身的復(fù)式記賬憑證，其內(nèi)容應(yīng)包括：摘要、科目編碼、會計科目、一二級明細目、外幣種類、借貸方金額、備注等，這樣既適合處理人民幣業(yè)務(wù)，又能處理外幣業(yè)務(wù)，基本滿足了會計核算的多方面要求，而且考慮到了未來對外業(yè)務(wù)發(fā)展之需，符合通用、多功能的原則。
（2）便于會計人員操作，易于計算機處理。憑證設(shè)計的另一個要求是盡可能減少工作人員的書寫、輸入量，減少人工處理業(yè)務(wù)方面的時間——在會計實務(wù)中，工作人員往往要花大部分時間填寫憑證、處理會計資料，效率低、差錯多，而電算化管理則要求大限度地減少人為處理資料的時間，讓計算機更多地代替人的勞動，以無分發(fā)揮電腦高速、高效的優(yōu)勢。
同樣道理，賬簿設(shè)置、會計報表編制，也要符合標準化的要求，既要兼顧各方面需要，又要方便計算機處理。
4.會計處理方法制度化
會計電算化系統(tǒng)繁復(fù)而涉及面廣，不宜經(jīng)常修改，這就要求會計核算的方法、程序?qū)嵭兄贫然?。例如，固定資產(chǎn)的折舊方法有平均年限法、工作量法、雙倍余額遞減法、年數(shù)總和法等幾種，企業(yè)可按實際情況加以選擇，但一經(jīng)確定就不要隨意更改，要形成制度化執(zhí)行。如果會計處理方法更改頻繁，一則不符合會計制度要求，二則影響電腦系統(tǒng)正常運作，容易發(fā)生差錯。如果不慎修改出錯，就會導(dǎo)致系統(tǒng)損壞，影響正常會計工作。幾年前，英國某信用卡公司就因修改計算機程序出錯，致使支付混亂。
日常生活中，類似情況是屢有報道。因此，如無法規(guī)、制度的變更，一般不要隨意更改會計核算方法，以保持會計業(yè)務(wù)環(huán)境相對穩(wěn)定，保證電算化系統(tǒng)正常運作。
5.培養(yǎng)復(fù)合型人才，提高財務(wù)人員的整體素質(zhì)
綜觀目前的企業(yè)，既懂會計又懂計算機，并有一定英文基礎(chǔ)的復(fù)合型人才實在太少，這是推行會計電算化的一大障礙。會計人員如果只懂會計，沒有電腦知識，就不可能提出很好的會計管理構(gòu)想去實現(xiàn)電子化；只有既熟悉會計，又具備一定電腦知識的會計專才，才能設(shè)計出優(yōu)良的財務(wù)管理方案，讓程序設(shè)計者去開發(fā)適用軟件，使電算化發(fā)揮大效能。再者，財務(wù)人員如具備一定電腦常識就能大限度地避免操作錯誤，降低差錯風(fēng)險，從而保證會計數(shù)據(jù)安全。為此，企業(yè)要做好復(fù)合型人才的培訓(xùn)工作，讓現(xiàn)職會計人員掌握電腦知識，為實現(xiàn)電算化提供重要條件。
實踐證明，企業(yè)要順利實行電算化管理，必須切實做好以上各項基礎(chǔ)工作，爭取上級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，為落實基礎(chǔ)工作提供保證。
二、財務(wù)管理系統(tǒng)對軟件設(shè)計的要求
1.高起點、高規(guī)格開發(fā)高質(zhì)量的軟件
財務(wù)系統(tǒng)對企業(yè)很重要，準確程度要求高，不允許有半點差錯，因而必須從高起點出發(fā)，聘請高水平、合資格、有財務(wù)軟件開發(fā)經(jīng)驗的公司和工程人員負責(zé)開發(fā)，不能聘請不夠資質(zhì)、不合資格、無實踐經(jīng)驗的人員開發(fā)。否則，會影響系統(tǒng)的質(zhì)量、進度，甚至?xí)胪径鴱U。例如，廣州某企業(yè)，因經(jīng)費不足聘請了一家技術(shù)力量較弱的公司負責(zé)開發(fā)會計系統(tǒng)，由于設(shè)計人員水平較低，加之無實踐經(jīng)驗、缺乏財務(wù)常識，開發(fā)出的系統(tǒng)漏洞百出，終無法使用，給企業(yè)造成了損失；同時，嚴重影響了該單位的電子化進程。因此，財務(wù)系統(tǒng)開發(fā)，用戶必須聘請技術(shù)力量雄厚、具備財務(wù)軟件設(shè)計經(jīng)驗的單位和設(shè)計人員負責(zé)。
2.做好系統(tǒng)分析工作
軟件設(shè)計首先要從系統(tǒng)分析著手，目的在于了解財務(wù)工作流程，廣泛收集必要數(shù)據(jù)，對相關(guān)的各種因素進行詳細分析，這是軟件設(shè)計的基礎(chǔ)工作，很重要。對問題的分析是否深入細致、完整透徹，體現(xiàn)了設(shè)計人員對將要進行的工作的了解程度，也體現(xiàn)著基礎(chǔ)工作準備是否充分，這關(guān)系到未來系統(tǒng)的成敗，因而要充分重視系統(tǒng)分析工作。系統(tǒng)分析的具體步驟：
（1）成立專家小組，具體包括：委托方、軟件設(shè)計人員、會計師、系統(tǒng)使用者、信息安全工程師等組成，為全面開展工作做好準備。
（2）落實任務(wù)，明確基本事項，確定具體要完成哪些工作。
（3）提出具體要求，包括：明確給出系統(tǒng)的規(guī)模；系統(tǒng)應(yīng)能完成哪些工作；系統(tǒng)工作的步驟和方法：新系統(tǒng)應(yīng)達到何種質(zhì)量水平，以及具體的質(zhì)量控制指標、計劃進度等。
（4）收集、整理數(shù)據(jù)資料，包括：會計業(yè)務(wù)分工、業(yè)務(wù)量、業(yè)務(wù)處理方法、各類報表、輸出結(jié)果的時間、數(shù)據(jù)儲存要求等。
（5）認真編好會計業(yè)務(wù)流程圖。會計業(yè)務(wù)流程圖就是把會計業(yè)務(wù)的整個過程用圖示和文字說明表述出來。這一過程很重要，是系統(tǒng)設(shè)計的基礎(chǔ)、依據(jù)，財務(wù)系統(tǒng)就是根據(jù)會計業(yè)務(wù)流程圖設(shè)計出來的，是會計業(yè)務(wù)流程的“數(shù)字化”。業(yè)務(wù)流程圖質(zhì)量的好壞直接決定著系統(tǒng)設(shè)計的成敗。因此，必須認真踏實地做好業(yè)務(wù)流程圖的編制工作。
業(yè)務(wù)流程圖須由專家小組編制，其間應(yīng)重點發(fā)揮有實踐經(jīng)驗的會計師、具體業(yè)務(wù)操作者的作用，重視一線員工的意見，盡大可能滿足第一線業(yè)務(wù)的需要。設(shè)計財務(wù)系統(tǒng)很重要的一條就是實用、方便操作，要考慮到一線業(yè)務(wù)的具體情況。只有理論和實踐相結(jié)合，方便實務(wù)操作，財務(wù)系統(tǒng)才受使用者歡迎。
業(yè)務(wù)流程圖須同時采用文字說明、圖形描述兩種形式，以相互補充；有關(guān)說明、描述必須詳細、周密、完善、步步到位，凡是業(yè)務(wù)觸及到的細節(jié)均應(yīng)詳細說明、準確標出，為下一步程序設(shè)計工作提供充分依據(jù)。
有的單位在開發(fā)財務(wù)軟件系統(tǒng)時，只側(cè)重程序設(shè)計環(huán)節(jié)，忽視業(yè)務(wù)流程圖編制的重要性，結(jié)果到了程序設(shè)計階段，不得不中斷設(shè)計，回過頭來抽出大量的人力、物力去臨時補上有關(guān)業(yè)務(wù)流程細節(jié)，財務(wù)系統(tǒng)成了典型的“邊設(shè)計邊施工邊補漏的‘三邊’工程”。這樣既容易出錯又拖慢了工程進度，更談不上周密完善，還會影響系統(tǒng)的設(shè)計質(zhì)量，給企業(yè)造成損失。