word是辦公一族經(jīng)常需要用到的文字處理軟件，其強(qiáng)大的文字處理和表格編輯功能給我們的工作帶來了很多方便。如果能合理使用一些技巧，批量處理文檔，就能有效提高工作效率，達(dá)到事半功倍的目的。下面筆者就以word 2003為例，帶領(lǐng)大家一起去領(lǐng)略word的“批處理”能力，感受自動(dòng)化辦公的樂趣。
一、批量生成信封
大家知道，通過郵局寄信需要在信封上填寫收信人的郵編、地址、姓名，以及寄信人的地址、姓名、郵編等信息，如果需要發(fā)出去的信件很多，手工填寫是一件繁鎖的事。其實(shí)，用word 2003的“中文信封向?qū)А辈粌H可以批量生成漂亮的信封，而且可以批量填寫信封上的各項(xiàng)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)信封批處理。
第一步：制作信封模板。運(yùn)行word 2003，單擊“工具/信函與郵件/中文信封向?qū)А?，系統(tǒng)會(huì)啟動(dòng)“信封制作向?qū)А?。在“向?qū)А钡膸ьI(lǐng)下，首先按實(shí)際需要選擇信封規(guī)格；然后單擊“下一步”，在“生成選項(xiàng)”窗口中選中“打印郵政編碼邊框”和“以此信封為模板，生成多個(gè)信封”，并在“使用預(yù)定義的地址薄”一項(xiàng)的下拉列表中根據(jù)自己的喜好選擇地址薄文件類型(這里有三個(gè)選項(xiàng)可選，分別是microsoft word、microsoft excel和microsoft access，本文以選擇microsoft excel為例。)；最后單擊“完成”，向?qū)⒆詣?dòng)生成信封模板，同時(shí)還生成一個(gè)地址薄文件，并以“中文信封地址.xls”為文件名保存在“我的文檔”中。
第二步：編輯地址薄。進(jìn)入“我的文檔”，打開自動(dòng)生成的地址簿文件—“中文信封地址.xls”，大家會(huì)看到這是一個(gè)excel表格文件，表頭中已經(jīng)自動(dòng)填寫了收信人郵編、收信人地址一、收信人地址二、收信人姓名、收信人職務(wù)、發(fā)信人地址、發(fā)信人姓名和發(fā)信人郵編等項(xiàng)目，我們要做的就是在單元格中輸入收信人和發(fā)信人的相關(guān)信息即可
圖1
第三步：批量生成信封。打開由“信封制作向?qū)А弊詣?dòng)生成的信封模板文檔，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)word的程序窗口中多了一個(gè)“郵件合并”工具欄，點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“合并至新文檔”按鈕，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)模板的樣式和“中文信封地址.xls”文件中的信息，批量生成信封，并在新文檔中一一列出，剩下的工作，只要聯(lián)上打印機(jī)打印就大功告成了。
小提示：如果你對(duì)生成的信封不滿意，可以在模板中對(duì)信封上文字的字體、字型、字號(hào)、顏色和位置進(jìn)行調(diào)整，然后再點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“合并至新文檔”按鈕，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)調(diào)整后的模板樣式再次批量生成信封。
二、批量處理表格
除了編輯文字，word還能繪制表格的功能也很強(qiáng)大，在繪制和編輯表格的過程中運(yùn)用一些小技巧，同樣可以實(shí)現(xiàn)“批處理”，節(jié)省時(shí)間，提高效率。
實(shí)例1：自動(dòng)生成表頭。當(dāng)一份表格有多頁(yè)時(shí)，為了便于查閱和錄入數(shù)據(jù)，是每一頁(yè)都有一個(gè)相同的表頭，如果采用手工的方法一頁(yè)一頁(yè)添加表頭，不僅麻煩，而且容易出錯(cuò)。其實(shí)，word有為多頁(yè)表格自動(dòng)生成表頭的功能。
運(yùn)行word 2003，打開一份含有多頁(yè)表格的文檔，選中第一頁(yè)表格的表頭，然后單擊“表格”／“標(biāo)題行重復(fù)”，這樣在后面的每一頁(yè)表格的第一行就會(huì)自動(dòng)生成和第一頁(yè)一樣的表頭，不僅方便查閱表格中的數(shù)據(jù)，而且錄入數(shù)據(jù)過程中也不容易發(fā)生錯(cuò)誤?！ ?BR> 實(shí)例2：插入多行多列。繪制好一份表格，有時(shí)因?yàn)閿?shù)據(jù)有變動(dòng)，需要在原表格中插入多行或多列，而利用“表格”菜單中的插入行或列工具一次只能插入一行或一列，有沒有辦法一次性批量插入多行或多列呢？答案是肯定的。
以一次性在表格的末尾插入5行為例，打開一份含有表格的word文檔，將光標(biāo)定位到表格的最后一行，然后用鼠標(biāo)選中表格中任意連續(xù)的5行，單擊“表格/插入/行(在下方)”，這樣就會(huì)在表格的末尾一次性批量插入5行，如果需要一次性插入多列，只要依樣畫葫蘆就可以了。
三、批量抓取圖片
一提起批量“抓圖”，大家首先想到的也許是利用抓圖軟件來實(shí)現(xiàn)，其實(shí)讓word和鍵盤上的“print screen”鍵協(xié)同工作就可以實(shí)現(xiàn)批量抓取圖片。
第一步：抓取圖片。運(yùn)行word 2003，新建一個(gè)空白文檔，然后根據(jù)實(shí)際需要用“print screen”鍵抓取整個(gè)屏幕，或用“alt+print screen”組合鍵抓取某個(gè)活動(dòng)窗口，記住每抓一次馬上切換到word窗口，并按下“ctrl+v”鍵將抓取的畫面粘貼到word文檔中。
第二步：保存圖片。將抓取的畫面全部粘貼到word文檔后，單擊“文件/另存為”，在保存類型中選擇“網(wǎng)頁(yè)”(如圖4)，并選擇好保存路徑，隨意取個(gè)文件名，單擊“保存”按鈕，這樣在目標(biāo)文件夾中會(huì)出現(xiàn)名“***.files”的為文件夾(***為保存文檔時(shí)所取的文件名)，其中以image001、image002、image003……為文件名的圖片文件，就是剛才抓取并粘貼到word文檔中的圖片。
一、批量生成信封
大家知道，通過郵局寄信需要在信封上填寫收信人的郵編、地址、姓名，以及寄信人的地址、姓名、郵編等信息，如果需要發(fā)出去的信件很多，手工填寫是一件繁鎖的事。其實(shí)，用word 2003的“中文信封向?qū)А辈粌H可以批量生成漂亮的信封，而且可以批量填寫信封上的各項(xiàng)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)信封批處理。
第一步：制作信封模板。運(yùn)行word 2003，單擊“工具/信函與郵件/中文信封向?qū)А?，系統(tǒng)會(huì)啟動(dòng)“信封制作向?qū)А?。在“向?qū)А钡膸ьI(lǐng)下，首先按實(shí)際需要選擇信封規(guī)格；然后單擊“下一步”，在“生成選項(xiàng)”窗口中選中“打印郵政編碼邊框”和“以此信封為模板，生成多個(gè)信封”，并在“使用預(yù)定義的地址薄”一項(xiàng)的下拉列表中根據(jù)自己的喜好選擇地址薄文件類型(這里有三個(gè)選項(xiàng)可選，分別是microsoft word、microsoft excel和microsoft access，本文以選擇microsoft excel為例。)；最后單擊“完成”，向?qū)⒆詣?dòng)生成信封模板，同時(shí)還生成一個(gè)地址薄文件，并以“中文信封地址.xls”為文件名保存在“我的文檔”中。
第二步：編輯地址薄。進(jìn)入“我的文檔”，打開自動(dòng)生成的地址簿文件—“中文信封地址.xls”，大家會(huì)看到這是一個(gè)excel表格文件，表頭中已經(jīng)自動(dòng)填寫了收信人郵編、收信人地址一、收信人地址二、收信人姓名、收信人職務(wù)、發(fā)信人地址、發(fā)信人姓名和發(fā)信人郵編等項(xiàng)目，我們要做的就是在單元格中輸入收信人和發(fā)信人的相關(guān)信息即可
圖1
第三步：批量生成信封。打開由“信封制作向?qū)А弊詣?dòng)生成的信封模板文檔，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)word的程序窗口中多了一個(gè)“郵件合并”工具欄，點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“合并至新文檔”按鈕，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)模板的樣式和“中文信封地址.xls”文件中的信息，批量生成信封，并在新文檔中一一列出，剩下的工作，只要聯(lián)上打印機(jī)打印就大功告成了。
小提示：如果你對(duì)生成的信封不滿意，可以在模板中對(duì)信封上文字的字體、字型、字號(hào)、顏色和位置進(jìn)行調(diào)整，然后再點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“合并至新文檔”按鈕，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)調(diào)整后的模板樣式再次批量生成信封。
二、批量處理表格
除了編輯文字，word還能繪制表格的功能也很強(qiáng)大，在繪制和編輯表格的過程中運(yùn)用一些小技巧，同樣可以實(shí)現(xiàn)“批處理”，節(jié)省時(shí)間，提高效率。
實(shí)例1：自動(dòng)生成表頭。當(dāng)一份表格有多頁(yè)時(shí)，為了便于查閱和錄入數(shù)據(jù)，是每一頁(yè)都有一個(gè)相同的表頭，如果采用手工的方法一頁(yè)一頁(yè)添加表頭，不僅麻煩，而且容易出錯(cuò)。其實(shí)，word有為多頁(yè)表格自動(dòng)生成表頭的功能。
運(yùn)行word 2003，打開一份含有多頁(yè)表格的文檔，選中第一頁(yè)表格的表頭，然后單擊“表格”／“標(biāo)題行重復(fù)”，這樣在后面的每一頁(yè)表格的第一行就會(huì)自動(dòng)生成和第一頁(yè)一樣的表頭，不僅方便查閱表格中的數(shù)據(jù)，而且錄入數(shù)據(jù)過程中也不容易發(fā)生錯(cuò)誤?！ ?BR> 實(shí)例2：插入多行多列。繪制好一份表格，有時(shí)因?yàn)閿?shù)據(jù)有變動(dòng)，需要在原表格中插入多行或多列，而利用“表格”菜單中的插入行或列工具一次只能插入一行或一列，有沒有辦法一次性批量插入多行或多列呢？答案是肯定的。
以一次性在表格的末尾插入5行為例，打開一份含有表格的word文檔，將光標(biāo)定位到表格的最后一行，然后用鼠標(biāo)選中表格中任意連續(xù)的5行，單擊“表格/插入/行(在下方)”，這樣就會(huì)在表格的末尾一次性批量插入5行，如果需要一次性插入多列，只要依樣畫葫蘆就可以了。
三、批量抓取圖片
一提起批量“抓圖”，大家首先想到的也許是利用抓圖軟件來實(shí)現(xiàn)，其實(shí)讓word和鍵盤上的“print screen”鍵協(xié)同工作就可以實(shí)現(xiàn)批量抓取圖片。
第一步：抓取圖片。運(yùn)行word 2003，新建一個(gè)空白文檔，然后根據(jù)實(shí)際需要用“print screen”鍵抓取整個(gè)屏幕，或用“alt+print screen”組合鍵抓取某個(gè)活動(dòng)窗口，記住每抓一次馬上切換到word窗口，并按下“ctrl+v”鍵將抓取的畫面粘貼到word文檔中。
第二步：保存圖片。將抓取的畫面全部粘貼到word文檔后，單擊“文件/另存為”，在保存類型中選擇“網(wǎng)頁(yè)”(如圖4)，并選擇好保存路徑，隨意取個(gè)文件名，單擊“保存”按鈕，這樣在目標(biāo)文件夾中會(huì)出現(xiàn)名“***.files”的為文件夾(***為保存文檔時(shí)所取的文件名)，其中以image001、image002、image003……為文件名的圖片文件，就是剛才抓取并粘貼到word文檔中的圖片。