在入世后國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日益競(jìng)爭(zhēng)的新形勢(shì)下，企業(yè)檔案工作面臨著許多新情況、新問題及碰到前所未有的復(fù)雜性和多邊性。尤其是一些大中型企業(yè)集團(tuán)和一些上市公司，如何按照現(xiàn)代企業(yè)管理制度的新要求，充分利用企業(yè)現(xiàn)有的檔案豐厚資源，為企業(yè)適應(yīng)國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)瞬息萬變的新要求提供更有針對(duì)性的服務(wù)，從而使企業(yè)檔案資源得到有效的開發(fā)和利用，是當(dāng)前相關(guān)部門和單位的秘書部門值得研究和探討的一個(gè)新課題，以筆者從事多年辦公室工作的親身經(jīng)歷，試談幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。
一、要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的新需求，完善和強(qiáng)化檔案的科學(xué)分類。目前，企業(yè)檔案的分類大多是按照國(guó)家檔案管理工作的有關(guān)要求和原則進(jìn)行的，多年來，它為規(guī)范企業(yè)檔案管理行為產(chǎn)生了深刻的影響，發(fā)揮了重要作用。然而，隨著入世后國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)發(fā)生重大變化的新形勢(shì)、新情況，在《檔案法》及其實(shí)施辦法的原則下，進(jìn)一步深化檔案制度的改革，勢(shì)在必行。因此，各類企業(yè)應(yīng)按照適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的新工藝需要，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際，對(duì)檔案資源分類應(yīng)該更加細(xì)密、清晰，使之更具有開發(fā)利用的便捷性、系統(tǒng)性和針對(duì)性。一是通過運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理，將一些檔案按一定分類要求，編制程序輸入光盤。同時(shí)，對(duì)同一檔案資源進(jìn)行不同性質(zhì)的分類。例如：公司在開拓國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)上所形成的市場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，既可編制為國(guó)內(nèi)市場(chǎng)和國(guó)外市場(chǎng)不同的狀況網(wǎng)絡(luò)圖，也可編制為國(guó)外市場(chǎng)不同區(qū)域營(yíng)銷狀況網(wǎng)絡(luò)圖或國(guó)內(nèi)市場(chǎng)不同地區(qū)營(yíng)銷狀況網(wǎng)絡(luò)圖；二是可編制同一產(chǎn)品兩個(gè)市場(chǎng)占有情況及走勢(shì)的分析狀況網(wǎng)絡(luò)圖，也可編制為不同地域?qū)Χ喾N產(chǎn)品需求選擇的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整圖。這樣，可以從中發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)鞏固和丟失的情況及走勢(shì)，找出原因，及時(shí)調(diào)整產(chǎn)品開發(fā)和營(yíng)銷策略。實(shí)踐證明，許多生動(dòng)活潑的企業(yè)信息資源一旦進(jìn)入檔案狀態(tài)，其利用開發(fā)和作用的發(fā)揮就會(huì)起到事半功倍的效果。因此，完善和強(qiáng)化檔案資源的科學(xué)分類，在當(dāng)前對(duì)于提高檔案資源開發(fā)利用的惡水和平曾次顯得更加迫切和現(xiàn)實(shí)。
二、要適應(yīng)效益大化的作用，完善和強(qiáng)化檔案資源的信息化處理。在當(dāng)今瞬息萬變的全球化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)是以效益大化為生存原則。企業(yè)檔案工作也只有遵循這個(gè)“第一要?jiǎng)?wù)”，才能更好地實(shí)現(xiàn)其服務(wù)功能，從而得以生存和發(fā)展。須知，在通常的情況下，企業(yè)的檔案是與其所記載的對(duì)象共同構(gòu)成資產(chǎn)的，因此，就一般而言，企業(yè)檔案資產(chǎn)特性應(yīng)包含：其一，附著性。企業(yè)檔案是伴隨企業(yè)各種有形和無形資產(chǎn)的形成而產(chǎn)生的，并與其共同發(fā)揮作用；其二，機(jī)密性。企業(yè)檔案有相當(dāng)一部分與企業(yè)記述秘密、工藝秘密、經(jīng)營(yíng)策略秘密等相伴而生的。其三，復(fù)雜性。一種情況是檔案的保存年限等于企業(yè)資產(chǎn)的受命；另一種情況是企業(yè)檔案的保存年限并不因資產(chǎn)壽命的終結(jié)而告結(jié)束。因此，根據(jù)企業(yè)檔案資源潛在的特性，只有適應(yīng)效益大化的原則，檔案資源的開發(fā)利用才有依托。然而，實(shí)施檔案管理信息化，采用現(xiàn)代信息技術(shù)和先進(jìn)方法管理檔案，是完善和強(qiáng)化檔案資源開發(fā)利用的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供信息服務(wù)的有效途徑。因?yàn)闄n案資源是企業(yè)資源配置的依據(jù)，而且它又是資源配置的對(duì)象，在深化檔案管理制度改革的同時(shí)，要簡(jiǎn)化傳統(tǒng)的檔案整理方法，對(duì)永久性保存的紙質(zhì)檔案可仍然采用傳統(tǒng)方式立卷，其余則一律通過計(jì)算機(jī)建立文件的邏輯組合方法設(shè)“虛擬卷”，這樣可以將工作中心轉(zhuǎn)向檔案信息的開發(fā)，同時(shí)也使用了計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)，有利于檔案工作管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。
三、要適應(yīng)現(xiàn)代高科技的新要求，完善和強(qiáng)化檔案資源開發(fā)智能的提高?，F(xiàn)代科技的進(jìn)步和企業(yè)對(duì)外開發(fā)的新要求，為企業(yè)檔案工作利用現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)裝備提供了可能，尤其是市場(chǎng)體系的完善與發(fā)展，企業(yè)檔案工作與信息市場(chǎng)接軌，許多有識(shí)知士認(rèn)為，在保證企業(yè)生產(chǎn)、管理與經(jīng)營(yíng)要求的前提下，面向社會(huì)拓寬檔案資源服務(wù)范圍，為企業(yè)發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)，應(yīng)引起廣大企業(yè)檔案工作者的重視。在當(dāng)前更主要表現(xiàn)在以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，努力探索檔案分類立卷、登記、編目、統(tǒng)計(jì)和著錄標(biāo)引等業(yè)務(wù)活動(dòng)在計(jì)算機(jī)上完成，它不僅簡(jiǎn)化了企業(yè)檔案部門在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中擔(dān)當(dāng)起更加重要的角色。目前國(guó)有大中型企業(yè)檔案資源綜合開發(fā)能力雖有明顯提高，但是與企業(yè)發(fā)展的要求相比仍有很大差距。為此，筆者認(rèn)為，一方面企業(yè)要從適應(yīng)兩個(gè)根本性轉(zhuǎn)變的高度，轉(zhuǎn)換思維，積極探索新路子、新手段、發(fā)展命脈的治理資源，舍得增加投入，添置先進(jìn)設(shè)備，以改善和強(qiáng)化檔案資源開發(fā)條件和手段；同時(shí)，企業(yè)膽敢工作者更要學(xué)會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)信息處理工具，鉆研業(yè)務(wù)、勤奮學(xué)習(xí)，更好地利用現(xiàn)有條件積極地開發(fā)檔案信息的富礦資源，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，以實(shí)現(xiàn)“以檔輔企”，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)作出更大的貢獻(xiàn)。
一、要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的新需求，完善和強(qiáng)化檔案的科學(xué)分類。目前，企業(yè)檔案的分類大多是按照國(guó)家檔案管理工作的有關(guān)要求和原則進(jìn)行的，多年來，它為規(guī)范企業(yè)檔案管理行為產(chǎn)生了深刻的影響，發(fā)揮了重要作用。然而，隨著入世后國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)發(fā)生重大變化的新形勢(shì)、新情況，在《檔案法》及其實(shí)施辦法的原則下，進(jìn)一步深化檔案制度的改革，勢(shì)在必行。因此，各類企業(yè)應(yīng)按照適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的新工藝需要，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際，對(duì)檔案資源分類應(yīng)該更加細(xì)密、清晰，使之更具有開發(fā)利用的便捷性、系統(tǒng)性和針對(duì)性。一是通過運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理，將一些檔案按一定分類要求，編制程序輸入光盤。同時(shí)，對(duì)同一檔案資源進(jìn)行不同性質(zhì)的分類。例如：公司在開拓國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)上所形成的市場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，既可編制為國(guó)內(nèi)市場(chǎng)和國(guó)外市場(chǎng)不同的狀況網(wǎng)絡(luò)圖，也可編制為國(guó)外市場(chǎng)不同區(qū)域營(yíng)銷狀況網(wǎng)絡(luò)圖或國(guó)內(nèi)市場(chǎng)不同地區(qū)營(yíng)銷狀況網(wǎng)絡(luò)圖；二是可編制同一產(chǎn)品兩個(gè)市場(chǎng)占有情況及走勢(shì)的分析狀況網(wǎng)絡(luò)圖，也可編制為不同地域?qū)Χ喾N產(chǎn)品需求選擇的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整圖。這樣，可以從中發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)鞏固和丟失的情況及走勢(shì)，找出原因，及時(shí)調(diào)整產(chǎn)品開發(fā)和營(yíng)銷策略。實(shí)踐證明，許多生動(dòng)活潑的企業(yè)信息資源一旦進(jìn)入檔案狀態(tài)，其利用開發(fā)和作用的發(fā)揮就會(huì)起到事半功倍的效果。因此，完善和強(qiáng)化檔案資源的科學(xué)分類，在當(dāng)前對(duì)于提高檔案資源開發(fā)利用的惡水和平曾次顯得更加迫切和現(xiàn)實(shí)。
二、要適應(yīng)效益大化的作用，完善和強(qiáng)化檔案資源的信息化處理。在當(dāng)今瞬息萬變的全球化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)是以效益大化為生存原則。企業(yè)檔案工作也只有遵循這個(gè)“第一要?jiǎng)?wù)”，才能更好地實(shí)現(xiàn)其服務(wù)功能，從而得以生存和發(fā)展。須知，在通常的情況下，企業(yè)的檔案是與其所記載的對(duì)象共同構(gòu)成資產(chǎn)的，因此，就一般而言，企業(yè)檔案資產(chǎn)特性應(yīng)包含：其一，附著性。企業(yè)檔案是伴隨企業(yè)各種有形和無形資產(chǎn)的形成而產(chǎn)生的，并與其共同發(fā)揮作用；其二，機(jī)密性。企業(yè)檔案有相當(dāng)一部分與企業(yè)記述秘密、工藝秘密、經(jīng)營(yíng)策略秘密等相伴而生的。其三，復(fù)雜性。一種情況是檔案的保存年限等于企業(yè)資產(chǎn)的受命；另一種情況是企業(yè)檔案的保存年限并不因資產(chǎn)壽命的終結(jié)而告結(jié)束。因此，根據(jù)企業(yè)檔案資源潛在的特性，只有適應(yīng)效益大化的原則，檔案資源的開發(fā)利用才有依托。然而，實(shí)施檔案管理信息化，采用現(xiàn)代信息技術(shù)和先進(jìn)方法管理檔案，是完善和強(qiáng)化檔案資源開發(fā)利用的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供信息服務(wù)的有效途徑。因?yàn)闄n案資源是企業(yè)資源配置的依據(jù)，而且它又是資源配置的對(duì)象，在深化檔案管理制度改革的同時(shí)，要簡(jiǎn)化傳統(tǒng)的檔案整理方法，對(duì)永久性保存的紙質(zhì)檔案可仍然采用傳統(tǒng)方式立卷，其余則一律通過計(jì)算機(jī)建立文件的邏輯組合方法設(shè)“虛擬卷”，這樣可以將工作中心轉(zhuǎn)向檔案信息的開發(fā)，同時(shí)也使用了計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)，有利于檔案工作管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。
三、要適應(yīng)現(xiàn)代高科技的新要求，完善和強(qiáng)化檔案資源開發(fā)智能的提高?，F(xiàn)代科技的進(jìn)步和企業(yè)對(duì)外開發(fā)的新要求，為企業(yè)檔案工作利用現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)裝備提供了可能，尤其是市場(chǎng)體系的完善與發(fā)展，企業(yè)檔案工作與信息市場(chǎng)接軌，許多有識(shí)知士認(rèn)為，在保證企業(yè)生產(chǎn)、管理與經(jīng)營(yíng)要求的前提下，面向社會(huì)拓寬檔案資源服務(wù)范圍，為企業(yè)發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)，應(yīng)引起廣大企業(yè)檔案工作者的重視。在當(dāng)前更主要表現(xiàn)在以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，努力探索檔案分類立卷、登記、編目、統(tǒng)計(jì)和著錄標(biāo)引等業(yè)務(wù)活動(dòng)在計(jì)算機(jī)上完成，它不僅簡(jiǎn)化了企業(yè)檔案部門在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中擔(dān)當(dāng)起更加重要的角色。目前國(guó)有大中型企業(yè)檔案資源綜合開發(fā)能力雖有明顯提高，但是與企業(yè)發(fā)展的要求相比仍有很大差距。為此，筆者認(rèn)為，一方面企業(yè)要從適應(yīng)兩個(gè)根本性轉(zhuǎn)變的高度，轉(zhuǎn)換思維，積極探索新路子、新手段、發(fā)展命脈的治理資源，舍得增加投入，添置先進(jìn)設(shè)備，以改善和強(qiáng)化檔案資源開發(fā)條件和手段；同時(shí)，企業(yè)膽敢工作者更要學(xué)會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)信息處理工具，鉆研業(yè)務(wù)、勤奮學(xué)習(xí)，更好地利用現(xiàn)有條件積極地開發(fā)檔案信息的富礦資源，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，以實(shí)現(xiàn)“以檔輔企”，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)作出更大的貢獻(xiàn)。