古代秘書(shū)的官職
貞人這一稱(chēng)呼出現(xiàn)于“甲古文”里，是位首領(lǐng)身邊參謀議事制作公文的人，與今天的文書(shū)人員有些相似。內(nèi)史也稱(chēng)“右史”，西周設(shè)的秘書(shū)官，也稱(chēng)“作冊(cè)內(nèi)史”、“作命內(nèi)史”，主要是記錄大事，掌管著作簡(jiǎn)冊(cè)。太史是春秋時(shí)的秘市人員，掌起草文書(shū)、記載史事、編寫(xiě)史書(shū)，也兼管圖書(shū)典籍、天文歷法、祭祖等。博士，最早見(jiàn)于戰(zhàn)國(guó)時(shí)期，原指博學(xué)通達(dá)之士，用來(lái)稱(chēng)呼學(xué)者。戰(zhàn)國(guó)后期齊、魏、秦等國(guó)先后設(shè)博士官，從此博士成了官職名。秦統(tǒng)一中國(guó)后，置博士掌古今史事，保管書(shū)籍，應(yīng)對(duì)皇帝的咨詢(xún)，相當(dāng)于皇帝的顧問(wèn)和秘書(shū)。御史在春秋、戰(zhàn)國(guó)時(shí)期為秘書(shū)之職，隨王活動(dòng)，專(zhuān)掌記事。
中國(guó)自秦漢以來(lái)，歷代封建王朝均設(shè)有尚書(shū)、秘書(shū)監(jiān)、秘書(shū)令、秘書(shū)丞、秘書(shū)郎等官職，掌握大小官員轉(zhuǎn)呈向皇帝遞交的奏折，宣布皇帝的詔書(shū)等。尚書(shū)的設(shè)置在秦朝時(shí)就已經(jīng)有了，《宋書(shū)·百官上》說(shuō)：“秦世，少府遣吏四人在殿中主發(fā)書(shū)，故為之尚書(shū)。”又說(shuō)：“秦時(shí)有尚書(shū)令、尚書(shū)仆射、尚書(shū)承。”所謂的“發(fā)書(shū)”，有兩種解釋?zhuān)阂徽f(shuō)是啟發(fā)文書(shū)，即臣下進(jìn)呈的奏章，皆由尚書(shū)開(kāi)啟審讀，向皇帝報(bào)告；一說(shuō)是發(fā)布詔制，即皇帝下達(dá)的命令文告，都經(jīng)尚書(shū)抄寫(xiě)登記，然后頒發(fā)。不管那種說(shuō)法，都可以看出：“尚書(shū)”是皇帝身邊親近的司秘書(shū)之職的官員，或者說(shuō)是皇帝的私人秘書(shū)。
秘書(shū)丞為秘書(shū)省中的秘書(shū)長(zhǎng)。魏時(shí)設(shè)立，隨唐時(shí)協(xié)助秘書(shū)監(jiān)及秘書(shū)少監(jiān)管理秘書(shū)省具體事物的官吏。秘書(shū)郎為魏晉始設(shè)，屬秘書(shū)省，或稱(chēng)秘書(shū)郎中，專(zhuān)掌圖書(shū)收藏及抄寫(xiě)事物。秘書(shū)令是三國(guó)時(shí)曹操設(shè)置的秘書(shū)人員。東漢末年，曹操封魏王，在自己封國(guó)內(nèi)置秘書(shū)令，以區(qū)別于朝廷的尚書(shū)令。秘書(shū)令掌管章奏上書(shū)，也兼管圖書(shū)秘記之事。
長(zhǎng)史是秦時(shí)為丞相屬官，如李斯曾任長(zhǎng)史，相當(dāng)于丞相的秘書(shū)長(zhǎng)。兩漢以后成為將軍屬官，是幕僚之長(zhǎng)。《出師表》：“侍中、尚書(shū)、長(zhǎng)史、參軍，此悉貞良死節(jié)之臣?！薄伴L(zhǎng)史”指張裔?！冻啾谥畱?zhàn)》“子輸者，亮兄謹(jǐn)也，避亂江東，為孫權(quán)長(zhǎng)史。”
漢武帝強(qiáng)化君主集權(quán)，侵奪“二府”的權(quán)力，尚書(shū)的職權(quán)大大擴(kuò)張，越來(lái)越多的相權(quán)轉(zhuǎn)移到尚書(shū)的手中。見(jiàn)于兩漢史書(shū)最早的一例是霍光“領(lǐng)尚書(shū)事”，武帝去世后，霍光主持朝政，“領(lǐng)尚書(shū)事”成為實(shí)際上的宰相。此后，輔政大臣凡有權(quán)處理機(jī)密政務(wù)者，常常兼有此買(mǎi)銜。這就發(fā)展成為“領(lǐng)尚書(shū)事”制度?！邦I(lǐng)”，即“治理”之意?！邦I(lǐng)尚書(shū)事”之外，又有“平尚書(shū)事”?！捌健奔础霸u(píng)議、討論”之意，地位在“領(lǐng)尚書(shū)事”之下，對(duì)尚書(shū)事務(wù)具有參議、評(píng)議權(quán)。西漢的“領(lǐng)尚書(shū)事”，除霍光作為特例外，基本上仍然是皇帝的私人秘書(shū)。
學(xué)士是魏晉時(shí)是掌管典禮、編撰諸事的官職。唐以后指翰林學(xué)士，成為皇帝的機(jī)要秘書(shū)，掌管由皇帝直接發(fā)出的機(jī)密文件，如任免宰相、宣布討伐令等。唐玄宗時(shí)由文學(xué)侍從官選充任，北宋始設(shè)專(zhuān)職，明代翰林學(xué)士為翰林院長(zhǎng)。明清時(shí)承旨、侍讀、侍講、編修、庶吉士等雖亦為翰林學(xué)士，但與唐宋時(shí)翰林學(xué)士的地位和職掌都不同。如《（指南錄）后序》“以資政殿學(xué)士行”，這是文天祥辭掉丞相后授予的官職；《譚嗣同》“君以學(xué)士徐公致靖薦”，徐致靖當(dāng)時(shí)任翰林院侍讀學(xué)士，這是專(zhuān)給帝王講學(xué)的官職。白居易、歐陽(yáng)修、蘇軾、司馬光、沈括、宋濂等都曾是翰林學(xué)士。
輔臣就是皇帝的秘書(shū)和顧問(wèn)。輔臣必須具備兩個(gè)條件:一是“不得平章國(guó)事”，即只“參預(yù)機(jī)務(wù)”，不得侵犯皇權(quán)；二是必須聽(tīng)命和順從皇帝，辦事要得力、敏捷、保密。所以明朝開(kāi)國(guó)皇帝朱元障為了自己更好地處理政務(wù)，曾置四輔官。以后，他又仿宋制，設(shè)殿閣大學(xué)，執(zhí)掌草擬詔諭，并備皇帝顧問(wèn)，但“不得平章國(guó)事”。到了明成祖時(shí)，命翰林院編修、檢討等官員進(jìn)大內(nèi)在文淵閣值班，并參預(yù)機(jī)務(wù)，幫助皇帝處理大臣的題奏文書(shū)。
古代的秘書(shū)機(jī)構(gòu)
我國(guó)最早的中央秘書(shū)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生于商朝末年，稱(chēng)太史寮。其職掌為擬寫(xiě)冊(cè)命、組織祭祀典禮等事務(wù)，它僅為秘書(shū)機(jī)構(gòu)雛型。太史寮的長(zhǎng)官是太史，主管冊(cè)命、制祿、祭祀、時(shí)令、圖籍等，既是文職官員的領(lǐng)袖，又是神職官員的首領(lǐng)，其地位僅次于卿事寮。西周初年，政務(wù)目繁，太史寮被擴(kuò)展，有了太史、小吏、內(nèi)史、外史、御史等不同等級(jí)不同職責(zé)的秘書(shū)官員，承擔(dān)著擬制、處理文書(shū)，保管檔案。
東漢末年，曾設(shè)秘書(shū)監(jiān)，掌圖書(shū)檔案。曹操受封魏王，在王府設(shè)秘書(shū)監(jiān)，改用“文學(xué)通識(shí)”之士人任秘書(shū)令，增加了“典尚書(shū)奏事”的職責(zé)，負(fù)責(zé)起草機(jī)要命令，已掌管了部分秘書(shū)職責(zé)。曹不代漢建魏，遂改秘書(shū)監(jiān)為中書(shū)，另置秘書(shū)監(jiān)，仍專(zhuān)掌圖書(shū)秘記。也就是說(shuō)，此時(shí)的中書(shū)，是將皇帝機(jī)要秘書(shū)的職責(zé)獨(dú)立出來(lái)。
在古代，“秘閣”指的是內(nèi)府的一個(gè)圖書(shū)檔案機(jī)構(gòu)，漢代以后都由秘書(shū)監(jiān)掌管。“秘閣”一名后來(lái)又成為尚書(shū)省的別稱(chēng)，尚書(shū)省在漢魏時(shí)是皇帝的秘書(shū)機(jī)關(guān)。大概在紙張發(fā)明以前皇家所藏的圖書(shū)秘笈大都只是一些刻寫(xiě)有文字的竹木片，而這種藏在秘閣中的竹木片后來(lái)也被代稱(chēng)為“秘閣”。
內(nèi)閣的設(shè)立，是宰相制度廢除的必然產(chǎn)物。因?yàn)橹袝?shū)省及丞相廢除后，皇帝政務(wù)繁多，不可無(wú)輔臣，明太祖于是又設(shè)殿閣大學(xué)士，作為侍從顧問(wèn)。不過(guò)，他仍事必躬親，大學(xué)士很少能參決政務(wù)。到明成祖時(shí)，閣臣獲得參決機(jī)務(wù)的權(quán)力，內(nèi)閣制度正式確立。至明宣宗時(shí)，閣臣又獲得票擬權(quán)。此后，內(nèi)閣權(quán)力不斷擴(kuò)大，有些首輔甚至權(quán)壓六部，儼然是個(gè)丞相。關(guān)于內(nèi)閣的性質(zhì)，歷來(lái)存在爭(zhēng)議。一種意見(jiàn)認(rèn)為，內(nèi)閣是皇帝的輔政機(jī)構(gòu)；另有一種意見(jiàn)認(rèn)為，內(nèi)閣是皇帝的秘書(shū)機(jī)構(gòu)；還有一種意見(jiàn)認(rèn)為，內(nèi)閣是兼具秘書(shū)型、顧問(wèn)型和學(xué)術(shù)型等職能特點(diǎn)的輔助皇帝決策的機(jī)構(gòu)。一般歷史書(shū)認(rèn)為明代內(nèi)閣是為皇帝提供顧問(wèn)的內(nèi)侍機(jī)構(gòu)，即秘書(shū)機(jī)構(gòu)。閣臣的升降和職權(quán)的大小，完全取決于皇帝的旨意。
明清時(shí)期，在所有的進(jìn)士中，一甲三人可直接進(jìn)入翰林院，二甲和三甲中挑選精英考試才可成為庶吉士，他們的職責(zé)是給皇帝講解經(jīng)史書(shū)籍，并幫皇帝起草詔書(shū)，是皇帝的秘書(shū)，權(quán)力很大，到了明朝中期，更形成了不是庶吉士不能當(dāng)大學(xué)士的慣例。
軍機(jī)處始設(shè)于雍正七年（1729）。因與準(zhǔn)葛爾部作戰(zhàn)，軍報(bào)往返頻繁，而內(nèi)閣又距內(nèi)廷過(guò)遠(yuǎn)，且辦事效率不高，為了緊急處理西北軍務(wù)，“始設(shè)軍需房于隆宗門(mén)內(nèi)”。軍需房是軍機(jī)處的最早叫法，以后又改為軍機(jī)房、軍機(jī)處。
軍機(jī)處設(shè)有軍機(jī)大臣，雍正帝從大學(xué)士、尚書(shū)、侍郎以及親貴中指定充任。還有軍機(jī)章京，由內(nèi)閣、翰林院、六部、理藩院等衙門(mén)官員中選充。所有這些人都是兼職，他們的升轉(zhuǎn)仍在原衙門(mén)進(jìn)行。軍機(jī)處沒(méi)有正式衙署，只有值班房，在隆宗門(mén)內(nèi)，靠近雍正帝寢宮養(yǎng)心殿，以便于軍機(jī)大臣被召見(jiàn)議事。軍機(jī)大臣對(duì)皇帝負(fù)責(zé)，他的下屬軍機(jī)章京因系其他部門(mén)的官員兼任，他們之間沒(méi)有隸屬關(guān)系，很難結(jié)成同黨。軍機(jī)處不過(guò)是皇帝的秘書(shū)班子。
擬繕諭旨是軍機(jī)處的主要工作。雍正帝每天召見(jiàn)軍機(jī)大臣，有時(shí)一天召見(jiàn)數(shù)次，召見(jiàn)時(shí)，雍正帝指示各項(xiàng)事件應(yīng)如何辦理，有時(shí)向軍機(jī)大臣詢(xún)問(wèn)情況，聽(tīng)取他們的意見(jiàn)，以作出裁決。軍機(jī)大臣面聆皇帝旨意，草擬文書(shū)。上諭形成后，不經(jīng)過(guò)內(nèi)閣，由軍機(jī)處直接發(fā)給有關(guān)官員。
在清代，皇帝的詔令有數(shù)種。雍正以后，由內(nèi)閣傳抄發(fā)送的詔令，叫做“明發(fā)上諭”；由軍機(jī)處撰擬、抄寫(xiě)、密封發(fā)出的詔令，叫做“寄信上諭”。“寄信上諭”因是由朝廷直接寄出，故又稱(chēng)“廷寄”。所寄對(duì)象為高級(jí)官員，用“軍機(jī)大臣字寄”的形式寄送；其余則用“軍機(jī)大臣傳諭”的形式寄送。字寄、傳諭封函的表面都注明“某處某官開(kāi)拆”，封口處蓋有軍機(jī)處印信，保密程度非常高。很顯然，軍機(jī)處承辦的“寄信上諭”最重要，內(nèi)閣所辦理的“明發(fā)上諭”只是一般性事務(wù)文書(shū)。
歸軍機(jī)處辦的事情，不問(wèn)大小，“悉以本日完結(jié)”，絕不積壓。這樣的辦事作風(fēng)，效率自然較高。寄信方法也是快捷的。軍機(jī)處根據(jù)函件內(nèi)容，決定遞送速度，寫(xiě)于函面，凡標(biāo)“馬上飛遞”字樣的，日行三百里，緊急事，另寫(xiě)日行里數(shù)，或四、五百里，或六百里，并有六百里加快的。這就和內(nèi)閣發(fā)出的“明發(fā)上諭”不同了。內(nèi)閣的“明發(fā)上諭”，或由六科抄發(fā)，或由有關(guān)部門(mén)行文，多一個(gè)衙門(mén)周轉(zhuǎn)，就費(fèi)時(shí)日，保密也不容易，往往被地方官員探到消息，雇人先行投遞，在正式公文到來(lái)之前，他們已悉內(nèi)情，作了準(zhǔn)備，加以應(yīng)付。
古代秘書(shū)出身的能人
東漢末文學(xué)家楊修為曹操主簿，博學(xué)能文，非常聰明，悟性高。曹操在許都建造府第，曹操看后在門(mén)上寫(xiě)了一個(gè)“活”字便走了，眾人不知何意，楊修說(shuō)是府門(mén)修得太闊氣了。曹操過(guò)藍(lán)田到蔡邕舊宅，見(jiàn)墻上有一幅畫(huà)，上有“黃絹幼婦，外孫臼”八字，手下皆無(wú)人能解，唯楊修說(shuō)是“絕妙好辭”。塞北送了一盒酥來(lái)，曹操在盒上寫(xiě)了“一合酥”三個(gè)字，置之案頭，同樣又是楊修猜出謎底是“一人一口酥”。后曹操與諸葛亮大戰(zhàn)，接連失利，夏侯問(wèn)今夜口令時(shí)，曹操正在喝雞湯，隨口說(shuō)了“雞肋”二字，楊修便知曹操意欲撤軍。后被曹操以擾亂軍心的罪名斬首。
大書(shū)法家虞世南和褚遂良都做過(guò)秘書(shū)郎。虞世南生于南朝陳武帝永定二年。隋煬帝為晉王時(shí)就聽(tīng)到虞世南的名聲，打算聘為書(shū)記，世南以母老固辭。煬帝即位后，大業(yè)（605-618）中累授秘書(shū)郎，遷起居舍人。隋煬帝雖然愛(ài)虞世南的才氣，卻并不欣賞他的剛正性格，實(shí)際上并不重用他。虞世南入唐時(shí)已是花甲之年，先為秦王府參軍，不久轉(zhuǎn)為記室，授弘文館學(xué)士，與房玄齡共掌文翰。一次，李世民命他把《列女傳》書(shū)寫(xiě)在屏風(fēng)上。當(dāng)時(shí)沒(méi)有底本，虞世南就默寫(xiě)出來(lái)，竟然一字不差。李世民立為太子，虞世南為太子中舍人。公元627年，李世民即位，虞世南被任命為員外散騎侍郎，兼弘文館學(xué)士，當(dāng)時(shí)，虞世南年近古稀，他請(qǐng)求告老還鄉(xiāng)，太宗不許，遷太子右庶子，虞世南固辭不受，仍被任命為秘書(shū)少監(jiān)。貞觀六年（633）升秘書(shū)監(jiān)，掌管圖書(shū)著作等事，世稱(chēng)“虞監(jiān)”。
褚遂良，其父與虞世南并為秦王府十八學(xué)士，他是歐、虞的晚輩。貞觀初年出仕為秘書(shū)郎，史載貞觀十二年（638）太宗感嘆虞世南去世、無(wú)人可與論書(shū)，魏徵舉薦他說(shuō):“褚遂良下筆遒勁，甚得王逸少體?！碧诩慈赵t遂良侍書(shū)，以后備受重視。褚遂良現(xiàn)存楷書(shū)作品可分為兩個(gè)時(shí)期，前期有《伊閥佛龕碑》、《孟法師碑》，后期則以《房玄齡碑》、《雁塔圣教序》為代表。此外有傳為他所書(shū)的墨跡《大字陰符經(jīng)》等作品。《伊閡佛龕碑》與《孟法師碑》先后書(shū)于貞觀十五年和貞觀十六年，正是其藝術(shù)成長(zhǎng)的時(shí)期。技巧大體來(lái)源于北朝楷法，存有隸意，字勢(shì)端正寬博，用筆勁健多力。
作為一代女皇武則天的心腹筆桿，上官婉兒長(zhǎng)期生活在武則天的身邊。她一面精心侍奉武則天，一面在宮中執(zhí)掌制定命令，為武則天代筆草擬敕詔，活躍在政治舞臺(tái)上。朝中文武大臣、宮內(nèi)外官宦人等，無(wú)不對(duì)她另眼相看。據(jù)史書(shū)記載，尤其到萬(wàn)歲通天年（696）之后，上官婉兒“內(nèi)掌詔命”，“群臣奏議及天下事皆與之”――政制、詔書(shū)、祭拜祝詞、官員任免令等等，皆出自她的手筆，百官上奏的表章她也都加以批閱參議。天下大事雖由武則天決斷，背后卻都有她的一份參與。武則天對(duì)她的信任和倚靠程度，遠(yuǎn)非一般大臣乃至親生兒女所能相比。上官婉兒幾乎終其一生地生活在武則天的身邊，從一個(gè)罪臣孤女到稱(chēng)量天下才子的女皇秘書(shū)，她的成長(zhǎng)得自于天賦，得自于環(huán)境，更得自于武則天。上官婉兒的女皇秘書(shū)生涯，在政治斗爭(zhēng)的血雨腥風(fēng)中一直持續(xù)到公元705年。
貞人這一稱(chēng)呼出現(xiàn)于“甲古文”里，是位首領(lǐng)身邊參謀議事制作公文的人，與今天的文書(shū)人員有些相似。內(nèi)史也稱(chēng)“右史”，西周設(shè)的秘書(shū)官，也稱(chēng)“作冊(cè)內(nèi)史”、“作命內(nèi)史”，主要是記錄大事，掌管著作簡(jiǎn)冊(cè)。太史是春秋時(shí)的秘市人員，掌起草文書(shū)、記載史事、編寫(xiě)史書(shū)，也兼管圖書(shū)典籍、天文歷法、祭祖等。博士，最早見(jiàn)于戰(zhàn)國(guó)時(shí)期，原指博學(xué)通達(dá)之士，用來(lái)稱(chēng)呼學(xué)者。戰(zhàn)國(guó)后期齊、魏、秦等國(guó)先后設(shè)博士官，從此博士成了官職名。秦統(tǒng)一中國(guó)后，置博士掌古今史事，保管書(shū)籍，應(yīng)對(duì)皇帝的咨詢(xún)，相當(dāng)于皇帝的顧問(wèn)和秘書(shū)。御史在春秋、戰(zhàn)國(guó)時(shí)期為秘書(shū)之職，隨王活動(dòng)，專(zhuān)掌記事。
中國(guó)自秦漢以來(lái)，歷代封建王朝均設(shè)有尚書(shū)、秘書(shū)監(jiān)、秘書(shū)令、秘書(shū)丞、秘書(shū)郎等官職，掌握大小官員轉(zhuǎn)呈向皇帝遞交的奏折，宣布皇帝的詔書(shū)等。尚書(shū)的設(shè)置在秦朝時(shí)就已經(jīng)有了，《宋書(shū)·百官上》說(shuō)：“秦世，少府遣吏四人在殿中主發(fā)書(shū)，故為之尚書(shū)。”又說(shuō)：“秦時(shí)有尚書(shū)令、尚書(shū)仆射、尚書(shū)承。”所謂的“發(fā)書(shū)”，有兩種解釋?zhuān)阂徽f(shuō)是啟發(fā)文書(shū)，即臣下進(jìn)呈的奏章，皆由尚書(shū)開(kāi)啟審讀，向皇帝報(bào)告；一說(shuō)是發(fā)布詔制，即皇帝下達(dá)的命令文告，都經(jīng)尚書(shū)抄寫(xiě)登記，然后頒發(fā)。不管那種說(shuō)法，都可以看出：“尚書(shū)”是皇帝身邊親近的司秘書(shū)之職的官員，或者說(shuō)是皇帝的私人秘書(shū)。
秘書(shū)丞為秘書(shū)省中的秘書(shū)長(zhǎng)。魏時(shí)設(shè)立，隨唐時(shí)協(xié)助秘書(shū)監(jiān)及秘書(shū)少監(jiān)管理秘書(shū)省具體事物的官吏。秘書(shū)郎為魏晉始設(shè)，屬秘書(shū)省，或稱(chēng)秘書(shū)郎中，專(zhuān)掌圖書(shū)收藏及抄寫(xiě)事物。秘書(shū)令是三國(guó)時(shí)曹操設(shè)置的秘書(shū)人員。東漢末年，曹操封魏王，在自己封國(guó)內(nèi)置秘書(shū)令，以區(qū)別于朝廷的尚書(shū)令。秘書(shū)令掌管章奏上書(shū)，也兼管圖書(shū)秘記之事。
長(zhǎng)史是秦時(shí)為丞相屬官，如李斯曾任長(zhǎng)史，相當(dāng)于丞相的秘書(shū)長(zhǎng)。兩漢以后成為將軍屬官，是幕僚之長(zhǎng)。《出師表》：“侍中、尚書(shū)、長(zhǎng)史、參軍，此悉貞良死節(jié)之臣?！薄伴L(zhǎng)史”指張裔?！冻啾谥畱?zhàn)》“子輸者，亮兄謹(jǐn)也，避亂江東，為孫權(quán)長(zhǎng)史。”
漢武帝強(qiáng)化君主集權(quán)，侵奪“二府”的權(quán)力，尚書(shū)的職權(quán)大大擴(kuò)張，越來(lái)越多的相權(quán)轉(zhuǎn)移到尚書(shū)的手中。見(jiàn)于兩漢史書(shū)最早的一例是霍光“領(lǐng)尚書(shū)事”，武帝去世后，霍光主持朝政，“領(lǐng)尚書(shū)事”成為實(shí)際上的宰相。此后，輔政大臣凡有權(quán)處理機(jī)密政務(wù)者，常常兼有此買(mǎi)銜。這就發(fā)展成為“領(lǐng)尚書(shū)事”制度?！邦I(lǐng)”，即“治理”之意?！邦I(lǐng)尚書(shū)事”之外，又有“平尚書(shū)事”?！捌健奔础霸u(píng)議、討論”之意，地位在“領(lǐng)尚書(shū)事”之下，對(duì)尚書(shū)事務(wù)具有參議、評(píng)議權(quán)。西漢的“領(lǐng)尚書(shū)事”，除霍光作為特例外，基本上仍然是皇帝的私人秘書(shū)。
學(xué)士是魏晉時(shí)是掌管典禮、編撰諸事的官職。唐以后指翰林學(xué)士，成為皇帝的機(jī)要秘書(shū)，掌管由皇帝直接發(fā)出的機(jī)密文件，如任免宰相、宣布討伐令等。唐玄宗時(shí)由文學(xué)侍從官選充任，北宋始設(shè)專(zhuān)職，明代翰林學(xué)士為翰林院長(zhǎng)。明清時(shí)承旨、侍讀、侍講、編修、庶吉士等雖亦為翰林學(xué)士，但與唐宋時(shí)翰林學(xué)士的地位和職掌都不同。如《（指南錄）后序》“以資政殿學(xué)士行”，這是文天祥辭掉丞相后授予的官職；《譚嗣同》“君以學(xué)士徐公致靖薦”，徐致靖當(dāng)時(shí)任翰林院侍讀學(xué)士，這是專(zhuān)給帝王講學(xué)的官職。白居易、歐陽(yáng)修、蘇軾、司馬光、沈括、宋濂等都曾是翰林學(xué)士。
輔臣就是皇帝的秘書(shū)和顧問(wèn)。輔臣必須具備兩個(gè)條件:一是“不得平章國(guó)事”，即只“參預(yù)機(jī)務(wù)”，不得侵犯皇權(quán)；二是必須聽(tīng)命和順從皇帝，辦事要得力、敏捷、保密。所以明朝開(kāi)國(guó)皇帝朱元障為了自己更好地處理政務(wù)，曾置四輔官。以后，他又仿宋制，設(shè)殿閣大學(xué)，執(zhí)掌草擬詔諭，并備皇帝顧問(wèn)，但“不得平章國(guó)事”。到了明成祖時(shí)，命翰林院編修、檢討等官員進(jìn)大內(nèi)在文淵閣值班，并參預(yù)機(jī)務(wù)，幫助皇帝處理大臣的題奏文書(shū)。
古代的秘書(shū)機(jī)構(gòu)
我國(guó)最早的中央秘書(shū)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生于商朝末年，稱(chēng)太史寮。其職掌為擬寫(xiě)冊(cè)命、組織祭祀典禮等事務(wù)，它僅為秘書(shū)機(jī)構(gòu)雛型。太史寮的長(zhǎng)官是太史，主管冊(cè)命、制祿、祭祀、時(shí)令、圖籍等，既是文職官員的領(lǐng)袖，又是神職官員的首領(lǐng)，其地位僅次于卿事寮。西周初年，政務(wù)目繁，太史寮被擴(kuò)展，有了太史、小吏、內(nèi)史、外史、御史等不同等級(jí)不同職責(zé)的秘書(shū)官員，承擔(dān)著擬制、處理文書(shū)，保管檔案。
東漢末年，曾設(shè)秘書(shū)監(jiān)，掌圖書(shū)檔案。曹操受封魏王，在王府設(shè)秘書(shū)監(jiān)，改用“文學(xué)通識(shí)”之士人任秘書(shū)令，增加了“典尚書(shū)奏事”的職責(zé)，負(fù)責(zé)起草機(jī)要命令，已掌管了部分秘書(shū)職責(zé)。曹不代漢建魏，遂改秘書(shū)監(jiān)為中書(shū)，另置秘書(shū)監(jiān)，仍專(zhuān)掌圖書(shū)秘記。也就是說(shuō)，此時(shí)的中書(shū)，是將皇帝機(jī)要秘書(shū)的職責(zé)獨(dú)立出來(lái)。
在古代，“秘閣”指的是內(nèi)府的一個(gè)圖書(shū)檔案機(jī)構(gòu)，漢代以后都由秘書(shū)監(jiān)掌管。“秘閣”一名后來(lái)又成為尚書(shū)省的別稱(chēng)，尚書(shū)省在漢魏時(shí)是皇帝的秘書(shū)機(jī)關(guān)。大概在紙張發(fā)明以前皇家所藏的圖書(shū)秘笈大都只是一些刻寫(xiě)有文字的竹木片，而這種藏在秘閣中的竹木片后來(lái)也被代稱(chēng)為“秘閣”。
內(nèi)閣的設(shè)立，是宰相制度廢除的必然產(chǎn)物。因?yàn)橹袝?shū)省及丞相廢除后，皇帝政務(wù)繁多，不可無(wú)輔臣，明太祖于是又設(shè)殿閣大學(xué)士，作為侍從顧問(wèn)。不過(guò)，他仍事必躬親，大學(xué)士很少能參決政務(wù)。到明成祖時(shí)，閣臣獲得參決機(jī)務(wù)的權(quán)力，內(nèi)閣制度正式確立。至明宣宗時(shí)，閣臣又獲得票擬權(quán)。此后，內(nèi)閣權(quán)力不斷擴(kuò)大，有些首輔甚至權(quán)壓六部，儼然是個(gè)丞相。關(guān)于內(nèi)閣的性質(zhì)，歷來(lái)存在爭(zhēng)議。一種意見(jiàn)認(rèn)為，內(nèi)閣是皇帝的輔政機(jī)構(gòu)；另有一種意見(jiàn)認(rèn)為，內(nèi)閣是皇帝的秘書(shū)機(jī)構(gòu)；還有一種意見(jiàn)認(rèn)為，內(nèi)閣是兼具秘書(shū)型、顧問(wèn)型和學(xué)術(shù)型等職能特點(diǎn)的輔助皇帝決策的機(jī)構(gòu)。一般歷史書(shū)認(rèn)為明代內(nèi)閣是為皇帝提供顧問(wèn)的內(nèi)侍機(jī)構(gòu)，即秘書(shū)機(jī)構(gòu)。閣臣的升降和職權(quán)的大小，完全取決于皇帝的旨意。
明清時(shí)期，在所有的進(jìn)士中，一甲三人可直接進(jìn)入翰林院，二甲和三甲中挑選精英考試才可成為庶吉士，他們的職責(zé)是給皇帝講解經(jīng)史書(shū)籍，并幫皇帝起草詔書(shū)，是皇帝的秘書(shū)，權(quán)力很大，到了明朝中期，更形成了不是庶吉士不能當(dāng)大學(xué)士的慣例。
軍機(jī)處始設(shè)于雍正七年（1729）。因與準(zhǔn)葛爾部作戰(zhàn)，軍報(bào)往返頻繁，而內(nèi)閣又距內(nèi)廷過(guò)遠(yuǎn)，且辦事效率不高，為了緊急處理西北軍務(wù)，“始設(shè)軍需房于隆宗門(mén)內(nèi)”。軍需房是軍機(jī)處的最早叫法，以后又改為軍機(jī)房、軍機(jī)處。
軍機(jī)處設(shè)有軍機(jī)大臣，雍正帝從大學(xué)士、尚書(shū)、侍郎以及親貴中指定充任。還有軍機(jī)章京，由內(nèi)閣、翰林院、六部、理藩院等衙門(mén)官員中選充。所有這些人都是兼職，他們的升轉(zhuǎn)仍在原衙門(mén)進(jìn)行。軍機(jī)處沒(méi)有正式衙署，只有值班房，在隆宗門(mén)內(nèi)，靠近雍正帝寢宮養(yǎng)心殿，以便于軍機(jī)大臣被召見(jiàn)議事。軍機(jī)大臣對(duì)皇帝負(fù)責(zé)，他的下屬軍機(jī)章京因系其他部門(mén)的官員兼任，他們之間沒(méi)有隸屬關(guān)系，很難結(jié)成同黨。軍機(jī)處不過(guò)是皇帝的秘書(shū)班子。
擬繕諭旨是軍機(jī)處的主要工作。雍正帝每天召見(jiàn)軍機(jī)大臣，有時(shí)一天召見(jiàn)數(shù)次，召見(jiàn)時(shí)，雍正帝指示各項(xiàng)事件應(yīng)如何辦理，有時(shí)向軍機(jī)大臣詢(xún)問(wèn)情況，聽(tīng)取他們的意見(jiàn)，以作出裁決。軍機(jī)大臣面聆皇帝旨意，草擬文書(shū)。上諭形成后，不經(jīng)過(guò)內(nèi)閣，由軍機(jī)處直接發(fā)給有關(guān)官員。
在清代，皇帝的詔令有數(shù)種。雍正以后，由內(nèi)閣傳抄發(fā)送的詔令，叫做“明發(fā)上諭”；由軍機(jī)處撰擬、抄寫(xiě)、密封發(fā)出的詔令，叫做“寄信上諭”。“寄信上諭”因是由朝廷直接寄出，故又稱(chēng)“廷寄”。所寄對(duì)象為高級(jí)官員，用“軍機(jī)大臣字寄”的形式寄送；其余則用“軍機(jī)大臣傳諭”的形式寄送。字寄、傳諭封函的表面都注明“某處某官開(kāi)拆”，封口處蓋有軍機(jī)處印信，保密程度非常高。很顯然，軍機(jī)處承辦的“寄信上諭”最重要，內(nèi)閣所辦理的“明發(fā)上諭”只是一般性事務(wù)文書(shū)。
歸軍機(jī)處辦的事情，不問(wèn)大小，“悉以本日完結(jié)”，絕不積壓。這樣的辦事作風(fēng)，效率自然較高。寄信方法也是快捷的。軍機(jī)處根據(jù)函件內(nèi)容，決定遞送速度，寫(xiě)于函面，凡標(biāo)“馬上飛遞”字樣的，日行三百里，緊急事，另寫(xiě)日行里數(shù)，或四、五百里，或六百里，并有六百里加快的。這就和內(nèi)閣發(fā)出的“明發(fā)上諭”不同了。內(nèi)閣的“明發(fā)上諭”，或由六科抄發(fā)，或由有關(guān)部門(mén)行文，多一個(gè)衙門(mén)周轉(zhuǎn)，就費(fèi)時(shí)日，保密也不容易，往往被地方官員探到消息，雇人先行投遞，在正式公文到來(lái)之前，他們已悉內(nèi)情，作了準(zhǔn)備，加以應(yīng)付。
古代秘書(shū)出身的能人
東漢末文學(xué)家楊修為曹操主簿，博學(xué)能文，非常聰明，悟性高。曹操在許都建造府第，曹操看后在門(mén)上寫(xiě)了一個(gè)“活”字便走了，眾人不知何意，楊修說(shuō)是府門(mén)修得太闊氣了。曹操過(guò)藍(lán)田到蔡邕舊宅，見(jiàn)墻上有一幅畫(huà)，上有“黃絹幼婦，外孫臼”八字，手下皆無(wú)人能解，唯楊修說(shuō)是“絕妙好辭”。塞北送了一盒酥來(lái)，曹操在盒上寫(xiě)了“一合酥”三個(gè)字，置之案頭，同樣又是楊修猜出謎底是“一人一口酥”。后曹操與諸葛亮大戰(zhàn)，接連失利，夏侯問(wèn)今夜口令時(shí)，曹操正在喝雞湯，隨口說(shuō)了“雞肋”二字，楊修便知曹操意欲撤軍。后被曹操以擾亂軍心的罪名斬首。
大書(shū)法家虞世南和褚遂良都做過(guò)秘書(shū)郎。虞世南生于南朝陳武帝永定二年。隋煬帝為晉王時(shí)就聽(tīng)到虞世南的名聲，打算聘為書(shū)記，世南以母老固辭。煬帝即位后，大業(yè)（605-618）中累授秘書(shū)郎，遷起居舍人。隋煬帝雖然愛(ài)虞世南的才氣，卻并不欣賞他的剛正性格，實(shí)際上并不重用他。虞世南入唐時(shí)已是花甲之年，先為秦王府參軍，不久轉(zhuǎn)為記室，授弘文館學(xué)士，與房玄齡共掌文翰。一次，李世民命他把《列女傳》書(shū)寫(xiě)在屏風(fēng)上。當(dāng)時(shí)沒(méi)有底本，虞世南就默寫(xiě)出來(lái)，竟然一字不差。李世民立為太子，虞世南為太子中舍人。公元627年，李世民即位，虞世南被任命為員外散騎侍郎，兼弘文館學(xué)士，當(dāng)時(shí)，虞世南年近古稀，他請(qǐng)求告老還鄉(xiāng)，太宗不許，遷太子右庶子，虞世南固辭不受，仍被任命為秘書(shū)少監(jiān)。貞觀六年（633）升秘書(shū)監(jiān)，掌管圖書(shū)著作等事，世稱(chēng)“虞監(jiān)”。
褚遂良，其父與虞世南并為秦王府十八學(xué)士，他是歐、虞的晚輩。貞觀初年出仕為秘書(shū)郎，史載貞觀十二年（638）太宗感嘆虞世南去世、無(wú)人可與論書(shū)，魏徵舉薦他說(shuō):“褚遂良下筆遒勁，甚得王逸少體?！碧诩慈赵t遂良侍書(shū)，以后備受重視。褚遂良現(xiàn)存楷書(shū)作品可分為兩個(gè)時(shí)期，前期有《伊閥佛龕碑》、《孟法師碑》，后期則以《房玄齡碑》、《雁塔圣教序》為代表。此外有傳為他所書(shū)的墨跡《大字陰符經(jīng)》等作品。《伊閡佛龕碑》與《孟法師碑》先后書(shū)于貞觀十五年和貞觀十六年，正是其藝術(shù)成長(zhǎng)的時(shí)期。技巧大體來(lái)源于北朝楷法，存有隸意，字勢(shì)端正寬博，用筆勁健多力。
作為一代女皇武則天的心腹筆桿，上官婉兒長(zhǎng)期生活在武則天的身邊。她一面精心侍奉武則天，一面在宮中執(zhí)掌制定命令，為武則天代筆草擬敕詔，活躍在政治舞臺(tái)上。朝中文武大臣、宮內(nèi)外官宦人等，無(wú)不對(duì)她另眼相看。據(jù)史書(shū)記載，尤其到萬(wàn)歲通天年（696）之后，上官婉兒“內(nèi)掌詔命”，“群臣奏議及天下事皆與之”――政制、詔書(shū)、祭拜祝詞、官員任免令等等，皆出自她的手筆，百官上奏的表章她也都加以批閱參議。天下大事雖由武則天決斷，背后卻都有她的一份參與。武則天對(duì)她的信任和倚靠程度，遠(yuǎn)非一般大臣乃至親生兒女所能相比。上官婉兒幾乎終其一生地生活在武則天的身邊，從一個(gè)罪臣孤女到稱(chēng)量天下才子的女皇秘書(shū)，她的成長(zhǎng)得自于天賦，得自于環(huán)境，更得自于武則天。上官婉兒的女皇秘書(shū)生涯，在政治斗爭(zhēng)的血雨腥風(fēng)中一直持續(xù)到公元705年。