專家認為，強有力的風險管理過程可以減少80%-90%的問題項目。我們知道，現(xiàn)有項目管理做法，首先需要有一個明確的范圍，投入適當?shù)娜肆?，跟進一個良好的變革管理過程，并保持開放的溝通渠道。然而隨著技術和風險的可預判性，良好的風險管理過程中需要明確并盡量減少令人意外的結(jié)果或意想不到的項目風險，幫助企業(yè)在風險發(fā)生時快速響應。
確定“風險”
要想走上風險管理過程，必須明確風險管理的相關定義。從項目管理協(xié)會的觀點看項目風險定義是，位于核心的，未知的事件。這些事件可以是積極的或消極的，所以“風險”一詞本身就是中性的。這就是說，大部分的時間和花費的重點是處理不良項目的風險或“威脅” ，而不是積極的項目風險或“機會”。
通常，風險管理公司將確定和管理五到十個容易識別的項目風險(數(shù)字實際上應該更高)。隨著大量的項目風險在早期被發(fā)現(xiàn)，尋找項目風險的意識也會加強，所以潛在的問題更早被發(fā)現(xiàn)，機會也更容易被接受。
另外，項目風險不從項目的實際工作中剝離出來，就無法管理。因此，專家們結(jié)合實際經(jīng)驗，總結(jié)了廣泛適用的七步風險管理過程。
風險管理過程步驟
步驟一：風險管理過程需要每個成員都參與在規(guī)劃過程中，每人列出有至少10項潛在風險的清單。往往在這一步，團隊成員將猜想某些項目風險已經(jīng)知道，因此不必列出。例如，“范圍漸變”是多數(shù)項目的一個典型問題。然而，仍然要把它列出來，因為即使有的實踐管理過程，它仍有可能發(fā)生，并隨著時間的推移而引發(fā)問題。因此，它應該注明，而不是置之不理。
步驟二：風險管理過程需要收集并對列出的項目進行匯總，刪除清單中重復的項目。
步驟三：評估匯總清單上每個風險的概率(或可能性) 、影響(或后果) 及探測的難易程度。這可以通過給名單上每個項目指定一個評價數(shù)值來實現(xiàn)，如從1到4評價范圍或使用評價詞如高、中、低。探測度是可選參數(shù)，但它可以簡單評估出來。如果一個風險是難以看到的，如范圍蠕變，則它是一個風險更高的項目。如果是比較早能發(fā)現(xiàn)的，如管理支持的丟失或一個重要資源的丟失，那么它的風險則較低。
步驟四：打破原計劃的團隊將其分組并給予每個組一份匯總清單。然后，每個小組通過項目風險的指定清單識別觸發(fā)器(警告標志)。所有觸發(fā)器應當注明，即使是次要的。通常情況下每個風險至少有三個觸發(fā)器。
步驟五：為那些相同的分組找出可能針對威脅的預防性行動，并增強機會的作用。
步驟六：為每個小組建立一個針對大多數(shù)風險，但并非所有的項目風險的應急計劃。這個計劃包括如果觸發(fā)或風險發(fā)生，組員所要采取的行動。風險管理中會為所有風險設立評分臨界點，這項計劃針對得分超過臨界點的那些風險而建立。這確保了風險管理過程是可行的。風險管理過程如果出奇的費時就不能體現(xiàn)工作效率。
規(guī)劃的風險管理過程的最后一步是責任到位。要確定責任人，即誰監(jiān)視觸發(fā)器，然后適當?shù)刈鞒龌貞?。即便?zhí)行了預先核準的計劃和應急計劃，觸發(fā)仍然發(fā)生了。通常，責任人是項目經(jīng)理。但對于所有組員來說，工作時隨時觀察觸發(fā)器是集體利益所在，而不是重新開始這個項目的操作，那樣又要建立一個名單，跳過第三步。接著，新增的具體項目風險和觸發(fā)器評估的概率，影響，探測度等。從而節(jié)省了大量的時間，還能豐富你風險管理的項目文化?？荚嚧笫占?BR> 創(chuàng)建一個風險簿或風險矩陣
完成風險管理過程后，主文件，即風險簿或風險矩陣，就創(chuàng)建了。該文件的格式是一個表格，因為它可以方便多達數(shù)頁的資料的查閱。如果信息用普通段落顯|考試大|示，就不方便人們讀取，從而失去效力。該表的欄目中可以包括風險的描述，概率，影響，探測度，觸發(fā)器，預防性行動，以及應急計劃。也可以適當添加其他欄目，如定量的價值。
注意事項
通常情況下，這些步驟中，觸發(fā)器和預防性行動易被忽視。然而，它們是整個風險管理過程至關重要的部分。小組完成這項工作后，組員們會更好地明白在操作項目的過程中，哪些是需要注意的。所以他們更積極主動地捕捉變化或問題。如果風險管理過程中跳過這些步驟，組員們只能發(fā)現(xiàn)自己處于在不斷的反應模式中，僅僅簡單地執(zhí)行應急計劃，不斷為層出不窮的風險感到吃驚。他們也可能忽略一個看似嚴重的項目風險清單。這就是為什么把清單壓縮到只剩最重要的風險，對于確保清單已被使用過是至關重要的。
一旦完成風險登記，就便于維護。人們可以在定期審查的會議中對其進行檢查，只要花15分鐘確定清單仍然是現(xiàn)行的。如果有任何風險的增加或價值減少，有任何新的項目風險增加，可決定是否關閉項目風險(但不完全刪除)，這將確保清單會被長期視為與整個的項目的生命周期相關和有用。
結(jié)論
風險管理過程無需復雜或費時才有效。通過以下一個簡單的，經(jīng)測試證明的辦法，每個項目開始時采用上述的七個步驟(或許更少，如果通用的項目風險清單已經(jīng)創(chuàng)建)，該項目團隊可以為一切可能發(fā)生的事情作好準備。當然，總是會有變化，也可能有意外。但最終結(jié)果是，變化和意外較少，組員們都感覺有備而來，項目沒有偏離方向。
確定“風險”
要想走上風險管理過程，必須明確風險管理的相關定義。從項目管理協(xié)會的觀點看項目風險定義是，位于核心的，未知的事件。這些事件可以是積極的或消極的，所以“風險”一詞本身就是中性的。這就是說，大部分的時間和花費的重點是處理不良項目的風險或“威脅” ，而不是積極的項目風險或“機會”。
通常，風險管理公司將確定和管理五到十個容易識別的項目風險(數(shù)字實際上應該更高)。隨著大量的項目風險在早期被發(fā)現(xiàn)，尋找項目風險的意識也會加強，所以潛在的問題更早被發(fā)現(xiàn)，機會也更容易被接受。
另外，項目風險不從項目的實際工作中剝離出來，就無法管理。因此，專家們結(jié)合實際經(jīng)驗，總結(jié)了廣泛適用的七步風險管理過程。
風險管理過程步驟
步驟一：風險管理過程需要每個成員都參與在規(guī)劃過程中，每人列出有至少10項潛在風險的清單。往往在這一步，團隊成員將猜想某些項目風險已經(jīng)知道，因此不必列出。例如，“范圍漸變”是多數(shù)項目的一個典型問題。然而，仍然要把它列出來，因為即使有的實踐管理過程，它仍有可能發(fā)生，并隨著時間的推移而引發(fā)問題。因此，它應該注明，而不是置之不理。
步驟二：風險管理過程需要收集并對列出的項目進行匯總，刪除清單中重復的項目。
步驟三：評估匯總清單上每個風險的概率(或可能性) 、影響(或后果) 及探測的難易程度。這可以通過給名單上每個項目指定一個評價數(shù)值來實現(xiàn)，如從1到4評價范圍或使用評價詞如高、中、低。探測度是可選參數(shù)，但它可以簡單評估出來。如果一個風險是難以看到的，如范圍蠕變，則它是一個風險更高的項目。如果是比較早能發(fā)現(xiàn)的，如管理支持的丟失或一個重要資源的丟失，那么它的風險則較低。
步驟四：打破原計劃的團隊將其分組并給予每個組一份匯總清單。然后，每個小組通過項目風險的指定清單識別觸發(fā)器(警告標志)。所有觸發(fā)器應當注明，即使是次要的。通常情況下每個風險至少有三個觸發(fā)器。
步驟五：為那些相同的分組找出可能針對威脅的預防性行動，并增強機會的作用。
步驟六：為每個小組建立一個針對大多數(shù)風險，但并非所有的項目風險的應急計劃。這個計劃包括如果觸發(fā)或風險發(fā)生，組員所要采取的行動。風險管理中會為所有風險設立評分臨界點，這項計劃針對得分超過臨界點的那些風險而建立。這確保了風險管理過程是可行的。風險管理過程如果出奇的費時就不能體現(xiàn)工作效率。
規(guī)劃的風險管理過程的最后一步是責任到位。要確定責任人，即誰監(jiān)視觸發(fā)器，然后適當?shù)刈鞒龌貞?。即便?zhí)行了預先核準的計劃和應急計劃，觸發(fā)仍然發(fā)生了。通常，責任人是項目經(jīng)理。但對于所有組員來說，工作時隨時觀察觸發(fā)器是集體利益所在，而不是重新開始這個項目的操作，那樣又要建立一個名單，跳過第三步。接著，新增的具體項目風險和觸發(fā)器評估的概率，影響，探測度等。從而節(jié)省了大量的時間，還能豐富你風險管理的項目文化?？荚嚧笫占?BR> 創(chuàng)建一個風險簿或風險矩陣
完成風險管理過程后，主文件，即風險簿或風險矩陣，就創(chuàng)建了。該文件的格式是一個表格，因為它可以方便多達數(shù)頁的資料的查閱。如果信息用普通段落顯|考試大|示，就不方便人們讀取，從而失去效力。該表的欄目中可以包括風險的描述，概率，影響，探測度，觸發(fā)器，預防性行動，以及應急計劃。也可以適當添加其他欄目，如定量的價值。
注意事項
通常情況下，這些步驟中，觸發(fā)器和預防性行動易被忽視。然而，它們是整個風險管理過程至關重要的部分。小組完成這項工作后，組員們會更好地明白在操作項目的過程中，哪些是需要注意的。所以他們更積極主動地捕捉變化或問題。如果風險管理過程中跳過這些步驟，組員們只能發(fā)現(xiàn)自己處于在不斷的反應模式中，僅僅簡單地執(zhí)行應急計劃，不斷為層出不窮的風險感到吃驚。他們也可能忽略一個看似嚴重的項目風險清單。這就是為什么把清單壓縮到只剩最重要的風險，對于確保清單已被使用過是至關重要的。
一旦完成風險登記，就便于維護。人們可以在定期審查的會議中對其進行檢查，只要花15分鐘確定清單仍然是現(xiàn)行的。如果有任何風險的增加或價值減少，有任何新的項目風險增加，可決定是否關閉項目風險(但不完全刪除)，這將確保清單會被長期視為與整個的項目的生命周期相關和有用。
結(jié)論
風險管理過程無需復雜或費時才有效。通過以下一個簡單的，經(jīng)測試證明的辦法，每個項目開始時采用上述的七個步驟(或許更少，如果通用的項目風險清單已經(jīng)創(chuàng)建)，該項目團隊可以為一切可能發(fā)生的事情作好準備。當然，總是會有變化，也可能有意外。但最終結(jié)果是，變化和意外較少，組員們都感覺有備而來，項目沒有偏離方向。