1、Alt鍵的妙用
1. 按住Alt鍵(或同時按住鼠標上的兩個按鈕)再拖動左右(上下)邊距，可精確調(diào)整其值(在標尺上會顯示具體值)。
2. 按住Alt再進行相應操作，還可以精確調(diào)整圖形、藝術字等“對象”的形狀、大小和在文檔中的位置等。
3. 按住Alt后單擊任意單元格可快速選定單元格所在列。按Alt鍵后雙擊表格中任意位置，可快速選定整個表格。
4. 按住Alt后拖動鼠標可以按列選定文本。
5. 按住Alt拖動菜單命令或工具欄上的圖標可刪除或移動該項到其他位置(同時還按住Ctrl則復制)。
2、雙擊、右擊的妙用
雙擊大多數(shù)對象，將彈出相應的設置對話框，可以快速設置有關項目；選定對象(或將光標置于特定位置)后右擊，彈出的快速菜單常會出現(xiàn)工具欄和主菜單中沒有的選項。
1. 雙擊橫標尺上的空白灰色區(qū)域或豎標尺上任意位置，會彈出“頁面設置”對話框。
2. 雙擊標尺上欄間距區(qū)域，會彈出“分欄”對話框。
3. 雙擊標尺上任何一個制表位，會彈出“制表位”對話框。
4. 雙擊工具欄兩側空白處會彈出“自定義”對話框。如雙擊上下邊線則工具欄會變?yōu)楦庸ぞ邫?。打開“自定義”對話框后右擊菜單命令或工具按鈕可修改它的樣式。
5. 選定要復制的格式，再雙擊格式刷，可將選定格式多次復制到其他位置。
6. 快速拆分窗口：將鼠標指針移動到垂直滾動條頂端上的拆分條上，變成雙向箭頭后雙擊或拖動可拆分窗口。
7. 狀態(tài)欄中的雙擊：雙擊狀態(tài)欄的前兩個框中任意位置可快速打開“查找和替換”對話框。雙擊“錄制”則彈出“錄制宏”對話框，雙擊“修訂”、“擴展”、“改寫”、書形圖標則分別進入修訂文檔、擴展選定、改寫、進行拼寫與語法狀態(tài)。
8. 在“文件”的“打開”對話框中，選定文件名后右擊，選擇“打印”可不打開文件而快速打印Word文檔。
9. 選定多邊形后右擊，選擇彈出菜單中的“編輯頂點”，按Ctrl不放，單擊連線可增加頂點，單擊頂點則刪除該頂點。
鼠標指針移到連線或頂點上右擊還會出現(xiàn)許多選項。
3、關于段落、排版
1. 無法調(diào)整行間距，字間距：檢查“頁面設置”中的“字符數(shù)/行數(shù)”選項，設置為“使用默認字符數(shù)”，在“段落”對話框中就可調(diào)整行間距。
2. 設置特大字體：字體列表中的字體只有72磅。單擊字體按鈕后再鍵入你想要的磅數(shù)(為1638磅)，再按回車，可得到更大的字體。
3. “三色一無”的妙用：正文或圖形等對象如果設為“白色”、“無線條色”、“無填充色”或“無邊框”往往有特殊的作用：代替空格、隱藏、輔助排版(分欄、添加文字等)。
4. 格式刷的妙用：碰沒碰過怎么也無法改變一些文字格式(或者改不成和其他內(nèi)容相同的格式)的現(xiàn)象？用格式刷試試，往往奏效。
5. 查看字體、段落格式：按下Shift+F1組合鍵后，單擊段落中任意文本，可查看該文本正在使用的字體、段落格式。
6. 撤消“自動更正”等自動功能：用“撤消”(Ctrl+z)來即時撤消由“自動更正”等產(chǎn)生的意外結果(撤消自動功能替你完成的那一步操作)效果奇佳。
7. 快速替換Normail.dot模板：在“另存為”對話框的文件列表中找到文件~$Normao.dot(前綴為“~$”的臨時文件)，將已打開編輯好的模板保存為該文件，重新啟動Word即可。用此法也可替換其他正在使用的文件。
8. 無法調(diào)整“頁面設置”中的項目：在更改紙張大小、方向時有時會出現(xiàn)錯誤提示而無法修改的現(xiàn)象，這多半是因為有些段落的欄寬太窄或左右邊距太小造成的。打開“分欄”對話框后復選“欄寬相等”再進行其他設置即可。
9. 段落邊框：選定多個段落后才能設置內(nèi)部邊框；可以拖動縮進標記調(diào)整外部邊框的大小，還可以直接拖動邊框線修改外部邊框的位置。
4、關于快捷鍵、菜單、工具欄
1. 在主菜單上添加命令或工具按鈕：使用800×600像素以上的分辨率，主菜單右邊有很多空位置，把最常用的命令或圖標放在上面，好處多多！
2.快速自定義快捷鍵：按下“Ctrl+Alt+Num”組合鍵后，鼠標指針會變?yōu)榛ǘ湫?，再?zhí)行要定義快捷的鍵盤或鼠標操作后，就會彈出“自定義鍵盤”對話框讓你指定快捷鍵。
3. 漂移下拉菜單：單擊工具欄中“字體顏色”、“填充色”、“外圍邊框”等圖標右側的下拉按鈕后，再拖動彈出列表的標題條到窗口中，可使該菜單漂移。
5、關于圖形(剪貼畫、圖片文件、自選圖形)
1. 圖形等“對象”的上下疊放：插入文檔的對象要和正文重疊，必須先設置圖片格式中“文字環(huán)繞”為“無環(huán)繞”(此時圖片浮于文字上方)，“疊放層次”設為“置于文字下方”就可將圖片疊放在文字下面，形成“背景”或“水印”。
2. 編輯環(huán)繞頂點：單擊“圖片”工具欄上“文字環(huán)繞”中的“編輯環(huán)繞頂點”，圖片周圍會出現(xiàn)許多頂點，拖動它們可以調(diào)整文字環(huán)境位置，按住Ctrl鍵再單擊頂點間連線(頂點)可以增加(或刪除)頂點。
3. 圖形裁剪后的恢復：可以用“圖片”工具欄中的“裁剪”工具逆向拖動來恢復被裁剪掉的部分。
4. 旋轉、編輯：插入文檔中“剪貼畫”，如果你先“取消組合”，再“組合”，就可整體旋轉了?！叭∠M合”還可以修改各組成部分(以文件方式插入的剪貼畫可雙擊后編輯)。
5. 圖片的再現(xiàn)：插入文檔的圖片，有時在改變顯示比例等操作時會不翼而飛，此時，單擊“繪圖”工具欄上的“選定”按鈕，丟失的圖片就無處藏身。
6. 圖片或其他對象的“選定“：當圖片等置于文字下或其他對象下時，有時再也不能用鼠標選定。只要單擊“繪圖”中的“選定”圖標后，再移到對象上，就能單擊“或劃框”選定(選定一個后再按Tab可切換選定不同層次)。
7. 移動或復制對象：按住Shift后再拖動可按垂直或水平方向移動(同時還按Ctrl則復制)圖形等對象到新位置。
6、自動加密Word文檔
隨著辦公自動化的普及，用Word的人越來越多，我作為一家公司的文員，更離不開Word。公司為了保守商業(yè)機密，規(guī)定所有的Word文檔必須加密，每次在Word菜單“工具”→“選項”的“保存”頁中給文檔加密不僅麻煩，而且密碼常常被遺忘。為了省事，我用自動宏給Word做了一個通用密碼，只要新建一個Word文檔它就會自動進行加密工作，很方便！
先錄制一個新的宏。運行Word，在它的菜單中依次選擇“工具”→“宏”→“錄制新宏”。
這時彈出一個“錄制宏”對話框，我們在“宏名”中輸入“Autonew”，在“將宏保存在”中選擇“所有文檔（Normal.dot）”，然后點擊“確定”按鈕。
選擇Word菜單的“工具”→“選項”，在“選項”對話框中選擇“保存”頁，然后在“打開權限密碼”中輸入自己定義的通用密碼，比如“4rt84f”等，當輸入完畢后單擊“確定”按鈕，
這時會彈出一個“確認密碼”的對話框，我們只需再次鍵入密碼就行了，然后單擊“確定”按鈕。
在Word菜單中依次選擇“工具”→“宏”→“停止錄制”。
選擇Word菜單的“文件”→“退出”，關閉Word，這樣宏的錄制工作就完成了。
使用自動加密的Word文檔。以后使用Word時，只需點擊“新建空白文檔”按鈕（注：運行Word后Word自動新建的那個空文檔沒有被加密，只有手工新建的文檔才會自動加密），就可如往常一樣工作，根本感覺不出它有什么特殊的地方。
驗證加密效果。當我們完成工作后，照常保存并關閉文檔，你同樣感覺不到它有什么特殊之處，但如有人想打開這個文檔，便會發(fā)現(xiàn)必須輸入密碼才行！
7、巧用“稿紙”格式
在Word2000中，用戶可以利用“稿紙向導”生成稿紙格式的文檔。可是，如何生成“小字本”格式的文檔呢？問題的關鍵在于掌握稿紙格式的制作過程。Word2000提供的稿紙格式是用繪圖工具繪制并插入“頁眉”中得到的，因此利用“稿紙”格式也要從這一點下手：
①左擊“文件/新建”選單項，選擇“稿紙向導”，生成20×20的稿紙文檔；
②左擊“視圖/頁眉和頁腳”選單項；
③左擊“繪圖”工具欄中的“選擇對象”按鈕；
④右擊“稿紙”，選擇“組合/取消組合”命令；
⑤拖動方格列，排成31×20的“小字本”格式；
⑥左擊“文件/頁面設置”，選擇“文檔網(wǎng)格”卡；
⑦將每頁行數(shù)設置為31后確定；
⑧關閉“頁眉/頁腳”即可。
8、妙用Word中的自動圖文集輸入個人信息
在使用Word工作、學習過程中，經(jīng)常要重復的輸入自己的個人信息。如：姓名、單位、家庭（學校）地址、電話、電子信箱、QQ號碼……對于這樣重復的勞動你是不是早就厭煩了？其實有許多辦法可以解決這個問題的，比方說使用Word中的“自動圖文集”就可以輕松地解決這個問題，幫助您快速地完成這些重復性地操作。
“自動圖文集”的使用步驟如下：
①首首先選擇需要存儲在自動圖文集中的文字（可以包括圖片、段落格式等，哈，在個人簽名中加入個漂亮的圖片可真的很不錯）。比方說我選定地就是以下文字：
姓名：蔬菜
家庭地址：中國
電話：1234567
電子信箱：feiyang@china.com
QQ號碼：88888888
②單擊菜單項“插入”→“自動圖文集”→“新建”。在彈出的創(chuàng)建“自動圖文集”對話框中，輸入“自動圖文集”的名字，如你的名字。在本例中假設你輸入的是“個人信息”。
③現(xiàn)在，請你在Word中鍵入“個人信息”。剛一輸入完畢就會彈出一個淺黃色提示框，此時按F3鍵，預定義的圖文格式就會自動輸出在光標所在位置。如果不需要該定義的格式，繼續(xù)鍵入其他內(nèi)容即可跳過。在你新建了“個人信息”這個“自動圖文集”之后，它會出現(xiàn)在“插入”菜單中的“自動圖文集”→“正文”中，通過點擊該菜單也可以輸出您自定義的圖文格式。
9、Word的壓縮功能
如果你有一臺電腦而沒有打印機，你一定希望在Word中編輯的文檔所占的空間比較小，這樣就可以直接將一個文檔拷貝到軟盤上，再到有打印機的電腦上打印。一般來說，如果Word文檔中沒有圖片，那么一張軟盤足可以容納下一個文檔。當文檔中有圖片的時候，這時文檔所占的空間就比較大，有時一張軟盤裝不下。
這種情況通常有兩種解決辦法。一是通過壓縮軟件將文檔壓縮，將壓縮后的文檔拷貝到一張軟盤上，再到其它的電腦上解壓。二是將一個文檔分為幾個小文檔，將它們分別拷貝到幾張軟盤上，再到其它的電腦上合并。我想，這兩種辦法都是非常不方便的。筆者經(jīng)過實踐，發(fā)現(xiàn)Word本身對于含有圖片的文檔，有效果極佳的“壓縮”功能。當然，這不同于真正的壓縮，只是筆者對這種功能的命名?！皦嚎s”方法非常簡單，步驟如下：
第一、不要通過剪貼板將圖片直接粘貼到文檔中。如果需要剪貼板里面的圖片，應通過Windows的“畫筆”，將其存為一個文檔。
第二、再將這些圖片文檔直接插入到文檔的相應位置。
第三、選擇Word“編輯”下的“全選”項，選擇該圖片，再選擇“編輯”下的“復制”項。
第四、重新建立一個新文檔，選擇“編輯”下的“粘貼”項，將圖片粘貼到新文檔中。
至此，讀者可以發(fā)現(xiàn)，通過剪貼板將圖片直接拷貝所建立的文檔，與通過插入圖片文檔所建立的文檔相比，后者所占的空間小得多。再將后者通過第
三、第四步處理得到的文檔與未處理者相比，所占的空間又有明顯地減小。
10、WORD打印到文件的應用
WORD文件打印時，在打印參數(shù)設置窗口中有一個選項，叫打印到文件。如果用鼠標點一下使其選中，再點確定進行打印，將彈出一個文件保存窗口，讓用戶選擇WORD打印文件的保存位置，再確定，WORD的內(nèi)容將輸出到一個打印文件中，默認的文件擴展名是 .prn。
那么什么情況下需要使用這個功能，又如何使用這個功能呢？
一、 為什么要使用WORD打印文件？
1.普通WORD文件的打印必須要相應版本的WORD的支持，而打印文件不須要WORD的支持，甚至不須要漢字操作系統(tǒng)的支持，這就為WORD文件的異地打印提供了便利。你只要知道異地打印機的型號，就可以將保存的打印文件傳遞過去打印，而不必擔心是否有相應的操作系統(tǒng)，是否有WORD以及是什么版本。
2.在進行文件傳送時，為考慮系統(tǒng)和編輯器的兼容性，常使用文本格式，但文本格式損失了全部的文字格式信息，不能處理圖片信息。而打印文件則克服了這個缺點，其中包含了打印控制、文字、圖片等全部相關信息。
3.prn 文件具有較小的體積，為文件交換提供便利。
二、生成打印文件
打印操作與正常打印完全相同，在設置打印參數(shù)時要將“打印到文件”復選框選上，在彈出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名，確定即可(如圖)。
三、打印文件的使用
使用打印文件需要先轉換到MSDOS方式下，然后用COPY命令將打印文件發(fā)送到打印機，命令格式如下：
copy 文件名 prn ／b
命令共四個部分，其中prn 指將輸出設備指定為打印機；
／b 指以二進制方式輸出，如無此參數(shù)，圖片等信息可能無法正確打印。
四、需要注意的幾個問題
1.WORD打印文件生成以后，就不能再用WORD等編輯工具打開和編輯了，只能直接發(fā)送到打印機。
2.打印時，打印機必須先打開，并連機。
3.生成WORD打印文件時，必須考慮用什么打印機打印這個文件，打印機的選擇可在打印參數(shù)設置窗口的打印機名稱下拉框中選擇。選擇不同的打印機，生成的打印文件是不同的，如果選用其它打印機,可能打印不出正確的文字格式及圖片。
4.打印文件的打印質量和打印參數(shù)的各項設置有關
1. 按住Alt鍵(或同時按住鼠標上的兩個按鈕)再拖動左右(上下)邊距，可精確調(diào)整其值(在標尺上會顯示具體值)。
2. 按住Alt再進行相應操作，還可以精確調(diào)整圖形、藝術字等“對象”的形狀、大小和在文檔中的位置等。
3. 按住Alt后單擊任意單元格可快速選定單元格所在列。按Alt鍵后雙擊表格中任意位置，可快速選定整個表格。
4. 按住Alt后拖動鼠標可以按列選定文本。
5. 按住Alt拖動菜單命令或工具欄上的圖標可刪除或移動該項到其他位置(同時還按住Ctrl則復制)。
2、雙擊、右擊的妙用
雙擊大多數(shù)對象，將彈出相應的設置對話框，可以快速設置有關項目；選定對象(或將光標置于特定位置)后右擊，彈出的快速菜單常會出現(xiàn)工具欄和主菜單中沒有的選項。
1. 雙擊橫標尺上的空白灰色區(qū)域或豎標尺上任意位置，會彈出“頁面設置”對話框。
2. 雙擊標尺上欄間距區(qū)域，會彈出“分欄”對話框。
3. 雙擊標尺上任何一個制表位，會彈出“制表位”對話框。
4. 雙擊工具欄兩側空白處會彈出“自定義”對話框。如雙擊上下邊線則工具欄會變?yōu)楦庸ぞ邫?。打開“自定義”對話框后右擊菜單命令或工具按鈕可修改它的樣式。
5. 選定要復制的格式，再雙擊格式刷，可將選定格式多次復制到其他位置。
6. 快速拆分窗口：將鼠標指針移動到垂直滾動條頂端上的拆分條上，變成雙向箭頭后雙擊或拖動可拆分窗口。
7. 狀態(tài)欄中的雙擊：雙擊狀態(tài)欄的前兩個框中任意位置可快速打開“查找和替換”對話框。雙擊“錄制”則彈出“錄制宏”對話框，雙擊“修訂”、“擴展”、“改寫”、書形圖標則分別進入修訂文檔、擴展選定、改寫、進行拼寫與語法狀態(tài)。
8. 在“文件”的“打開”對話框中，選定文件名后右擊，選擇“打印”可不打開文件而快速打印Word文檔。
9. 選定多邊形后右擊，選擇彈出菜單中的“編輯頂點”，按Ctrl不放，單擊連線可增加頂點，單擊頂點則刪除該頂點。
鼠標指針移到連線或頂點上右擊還會出現(xiàn)許多選項。
3、關于段落、排版
1. 無法調(diào)整行間距，字間距：檢查“頁面設置”中的“字符數(shù)/行數(shù)”選項，設置為“使用默認字符數(shù)”，在“段落”對話框中就可調(diào)整行間距。
2. 設置特大字體：字體列表中的字體只有72磅。單擊字體按鈕后再鍵入你想要的磅數(shù)(為1638磅)，再按回車，可得到更大的字體。
3. “三色一無”的妙用：正文或圖形等對象如果設為“白色”、“無線條色”、“無填充色”或“無邊框”往往有特殊的作用：代替空格、隱藏、輔助排版(分欄、添加文字等)。
4. 格式刷的妙用：碰沒碰過怎么也無法改變一些文字格式(或者改不成和其他內(nèi)容相同的格式)的現(xiàn)象？用格式刷試試，往往奏效。
5. 查看字體、段落格式：按下Shift+F1組合鍵后，單擊段落中任意文本，可查看該文本正在使用的字體、段落格式。
6. 撤消“自動更正”等自動功能：用“撤消”(Ctrl+z)來即時撤消由“自動更正”等產(chǎn)生的意外結果(撤消自動功能替你完成的那一步操作)效果奇佳。
7. 快速替換Normail.dot模板：在“另存為”對話框的文件列表中找到文件~$Normao.dot(前綴為“~$”的臨時文件)，將已打開編輯好的模板保存為該文件，重新啟動Word即可。用此法也可替換其他正在使用的文件。
8. 無法調(diào)整“頁面設置”中的項目：在更改紙張大小、方向時有時會出現(xiàn)錯誤提示而無法修改的現(xiàn)象，這多半是因為有些段落的欄寬太窄或左右邊距太小造成的。打開“分欄”對話框后復選“欄寬相等”再進行其他設置即可。
9. 段落邊框：選定多個段落后才能設置內(nèi)部邊框；可以拖動縮進標記調(diào)整外部邊框的大小，還可以直接拖動邊框線修改外部邊框的位置。
4、關于快捷鍵、菜單、工具欄
1. 在主菜單上添加命令或工具按鈕：使用800×600像素以上的分辨率，主菜單右邊有很多空位置，把最常用的命令或圖標放在上面，好處多多！
2.快速自定義快捷鍵：按下“Ctrl+Alt+Num”組合鍵后，鼠標指針會變?yōu)榛ǘ湫?，再?zhí)行要定義快捷的鍵盤或鼠標操作后，就會彈出“自定義鍵盤”對話框讓你指定快捷鍵。
3. 漂移下拉菜單：單擊工具欄中“字體顏色”、“填充色”、“外圍邊框”等圖標右側的下拉按鈕后，再拖動彈出列表的標題條到窗口中，可使該菜單漂移。
5、關于圖形(剪貼畫、圖片文件、自選圖形)
1. 圖形等“對象”的上下疊放：插入文檔的對象要和正文重疊，必須先設置圖片格式中“文字環(huán)繞”為“無環(huán)繞”(此時圖片浮于文字上方)，“疊放層次”設為“置于文字下方”就可將圖片疊放在文字下面，形成“背景”或“水印”。
2. 編輯環(huán)繞頂點：單擊“圖片”工具欄上“文字環(huán)繞”中的“編輯環(huán)繞頂點”，圖片周圍會出現(xiàn)許多頂點，拖動它們可以調(diào)整文字環(huán)境位置，按住Ctrl鍵再單擊頂點間連線(頂點)可以增加(或刪除)頂點。
3. 圖形裁剪后的恢復：可以用“圖片”工具欄中的“裁剪”工具逆向拖動來恢復被裁剪掉的部分。
4. 旋轉、編輯：插入文檔中“剪貼畫”，如果你先“取消組合”，再“組合”，就可整體旋轉了?！叭∠M合”還可以修改各組成部分(以文件方式插入的剪貼畫可雙擊后編輯)。
5. 圖片的再現(xiàn)：插入文檔的圖片，有時在改變顯示比例等操作時會不翼而飛，此時，單擊“繪圖”工具欄上的“選定”按鈕，丟失的圖片就無處藏身。
6. 圖片或其他對象的“選定“：當圖片等置于文字下或其他對象下時，有時再也不能用鼠標選定。只要單擊“繪圖”中的“選定”圖標后，再移到對象上，就能單擊“或劃框”選定(選定一個后再按Tab可切換選定不同層次)。
7. 移動或復制對象：按住Shift后再拖動可按垂直或水平方向移動(同時還按Ctrl則復制)圖形等對象到新位置。
6、自動加密Word文檔
隨著辦公自動化的普及，用Word的人越來越多，我作為一家公司的文員，更離不開Word。公司為了保守商業(yè)機密，規(guī)定所有的Word文檔必須加密，每次在Word菜單“工具”→“選項”的“保存”頁中給文檔加密不僅麻煩，而且密碼常常被遺忘。為了省事，我用自動宏給Word做了一個通用密碼，只要新建一個Word文檔它就會自動進行加密工作，很方便！
先錄制一個新的宏。運行Word，在它的菜單中依次選擇“工具”→“宏”→“錄制新宏”。
這時彈出一個“錄制宏”對話框，我們在“宏名”中輸入“Autonew”，在“將宏保存在”中選擇“所有文檔（Normal.dot）”，然后點擊“確定”按鈕。
選擇Word菜單的“工具”→“選項”，在“選項”對話框中選擇“保存”頁，然后在“打開權限密碼”中輸入自己定義的通用密碼，比如“4rt84f”等，當輸入完畢后單擊“確定”按鈕，
這時會彈出一個“確認密碼”的對話框，我們只需再次鍵入密碼就行了，然后單擊“確定”按鈕。
在Word菜單中依次選擇“工具”→“宏”→“停止錄制”。
選擇Word菜單的“文件”→“退出”，關閉Word，這樣宏的錄制工作就完成了。
使用自動加密的Word文檔。以后使用Word時，只需點擊“新建空白文檔”按鈕（注：運行Word后Word自動新建的那個空文檔沒有被加密，只有手工新建的文檔才會自動加密），就可如往常一樣工作，根本感覺不出它有什么特殊的地方。
驗證加密效果。當我們完成工作后，照常保存并關閉文檔，你同樣感覺不到它有什么特殊之處，但如有人想打開這個文檔，便會發(fā)現(xiàn)必須輸入密碼才行！
7、巧用“稿紙”格式
在Word2000中，用戶可以利用“稿紙向導”生成稿紙格式的文檔。可是，如何生成“小字本”格式的文檔呢？問題的關鍵在于掌握稿紙格式的制作過程。Word2000提供的稿紙格式是用繪圖工具繪制并插入“頁眉”中得到的，因此利用“稿紙”格式也要從這一點下手：
①左擊“文件/新建”選單項，選擇“稿紙向導”，生成20×20的稿紙文檔；
②左擊“視圖/頁眉和頁腳”選單項；
③左擊“繪圖”工具欄中的“選擇對象”按鈕；
④右擊“稿紙”，選擇“組合/取消組合”命令；
⑤拖動方格列，排成31×20的“小字本”格式；
⑥左擊“文件/頁面設置”，選擇“文檔網(wǎng)格”卡；
⑦將每頁行數(shù)設置為31后確定；
⑧關閉“頁眉/頁腳”即可。
8、妙用Word中的自動圖文集輸入個人信息
在使用Word工作、學習過程中，經(jīng)常要重復的輸入自己的個人信息。如：姓名、單位、家庭（學校）地址、電話、電子信箱、QQ號碼……對于這樣重復的勞動你是不是早就厭煩了？其實有許多辦法可以解決這個問題的，比方說使用Word中的“自動圖文集”就可以輕松地解決這個問題，幫助您快速地完成這些重復性地操作。
“自動圖文集”的使用步驟如下：
①首首先選擇需要存儲在自動圖文集中的文字（可以包括圖片、段落格式等，哈，在個人簽名中加入個漂亮的圖片可真的很不錯）。比方說我選定地就是以下文字：
姓名：蔬菜
家庭地址：中國
電話：1234567
電子信箱：feiyang@china.com
QQ號碼：88888888
②單擊菜單項“插入”→“自動圖文集”→“新建”。在彈出的創(chuàng)建“自動圖文集”對話框中，輸入“自動圖文集”的名字，如你的名字。在本例中假設你輸入的是“個人信息”。
③現(xiàn)在，請你在Word中鍵入“個人信息”。剛一輸入完畢就會彈出一個淺黃色提示框，此時按F3鍵，預定義的圖文格式就會自動輸出在光標所在位置。如果不需要該定義的格式，繼續(xù)鍵入其他內(nèi)容即可跳過。在你新建了“個人信息”這個“自動圖文集”之后，它會出現(xiàn)在“插入”菜單中的“自動圖文集”→“正文”中，通過點擊該菜單也可以輸出您自定義的圖文格式。
9、Word的壓縮功能
如果你有一臺電腦而沒有打印機，你一定希望在Word中編輯的文檔所占的空間比較小，這樣就可以直接將一個文檔拷貝到軟盤上，再到有打印機的電腦上打印。一般來說，如果Word文檔中沒有圖片，那么一張軟盤足可以容納下一個文檔。當文檔中有圖片的時候，這時文檔所占的空間就比較大，有時一張軟盤裝不下。
這種情況通常有兩種解決辦法。一是通過壓縮軟件將文檔壓縮，將壓縮后的文檔拷貝到一張軟盤上，再到其它的電腦上解壓。二是將一個文檔分為幾個小文檔，將它們分別拷貝到幾張軟盤上，再到其它的電腦上合并。我想，這兩種辦法都是非常不方便的。筆者經(jīng)過實踐，發(fā)現(xiàn)Word本身對于含有圖片的文檔，有效果極佳的“壓縮”功能。當然，這不同于真正的壓縮，只是筆者對這種功能的命名?！皦嚎s”方法非常簡單，步驟如下：
第一、不要通過剪貼板將圖片直接粘貼到文檔中。如果需要剪貼板里面的圖片，應通過Windows的“畫筆”，將其存為一個文檔。
第二、再將這些圖片文檔直接插入到文檔的相應位置。
第三、選擇Word“編輯”下的“全選”項，選擇該圖片，再選擇“編輯”下的“復制”項。
第四、重新建立一個新文檔，選擇“編輯”下的“粘貼”項，將圖片粘貼到新文檔中。
至此，讀者可以發(fā)現(xiàn)，通過剪貼板將圖片直接拷貝所建立的文檔，與通過插入圖片文檔所建立的文檔相比，后者所占的空間小得多。再將后者通過第
三、第四步處理得到的文檔與未處理者相比，所占的空間又有明顯地減小。
10、WORD打印到文件的應用
WORD文件打印時，在打印參數(shù)設置窗口中有一個選項，叫打印到文件。如果用鼠標點一下使其選中，再點確定進行打印，將彈出一個文件保存窗口，讓用戶選擇WORD打印文件的保存位置，再確定，WORD的內(nèi)容將輸出到一個打印文件中，默認的文件擴展名是 .prn。
那么什么情況下需要使用這個功能，又如何使用這個功能呢？
一、 為什么要使用WORD打印文件？
1.普通WORD文件的打印必須要相應版本的WORD的支持，而打印文件不須要WORD的支持，甚至不須要漢字操作系統(tǒng)的支持，這就為WORD文件的異地打印提供了便利。你只要知道異地打印機的型號，就可以將保存的打印文件傳遞過去打印，而不必擔心是否有相應的操作系統(tǒng)，是否有WORD以及是什么版本。
2.在進行文件傳送時，為考慮系統(tǒng)和編輯器的兼容性，常使用文本格式，但文本格式損失了全部的文字格式信息，不能處理圖片信息。而打印文件則克服了這個缺點，其中包含了打印控制、文字、圖片等全部相關信息。
3.prn 文件具有較小的體積，為文件交換提供便利。
二、生成打印文件
打印操作與正常打印完全相同，在設置打印參數(shù)時要將“打印到文件”復選框選上，在彈出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名，確定即可(如圖)。
三、打印文件的使用
使用打印文件需要先轉換到MSDOS方式下，然后用COPY命令將打印文件發(fā)送到打印機，命令格式如下：
copy 文件名 prn ／b
命令共四個部分，其中prn 指將輸出設備指定為打印機；
／b 指以二進制方式輸出，如無此參數(shù)，圖片等信息可能無法正確打印。
四、需要注意的幾個問題
1.WORD打印文件生成以后，就不能再用WORD等編輯工具打開和編輯了，只能直接發(fā)送到打印機。
2.打印時，打印機必須先打開，并連機。
3.生成WORD打印文件時，必須考慮用什么打印機打印這個文件，打印機的選擇可在打印參數(shù)設置窗口的打印機名稱下拉框中選擇。選擇不同的打印機，生成的打印文件是不同的，如果選用其它打印機,可能打印不出正確的文字格式及圖片。
4.打印文件的打印質量和打印參數(shù)的各項設置有關