第五節(jié) 編制會(huì)計(jì)報(bào)表:理解并掌握UFO報(bào)表的相關(guān)概念，掌握會(huì)計(jì)報(bào)表設(shè)計(jì)的相關(guān)操作。
(二)UFO報(bào)表的相關(guān)概念
1.格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)
(1)格式狀態(tài)
在報(bào)表格式設(shè)計(jì)狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式設(shè)計(jì)的操作，以便定義報(bào)表的單元公式(計(jì)算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算等操作。在格式狀態(tài)下所看到的只把會(huì)計(jì)從業(yè)站點(diǎn)加入收藏夾是報(bào)表的格式，報(bào)把會(huì)計(jì)從業(yè)站點(diǎn)加入收藏夾表的數(shù)據(jù)全部隱藏。
(2)數(shù)據(jù)狀態(tài)
在報(bào)表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁(yè)、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報(bào)表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式，用戶看到的是報(bào)表的全部?jī)?nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。
2.單元
單元是組成報(bào)表的最小單位，UFO的單元類型有以下三種：
(1)數(shù)值單元。用于存放報(bào)表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。
(2)字符單元。字符單元也是報(bào)表的數(shù)據(jù)，也應(yīng)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。
(3)表樣單元把會(huì)計(jì)從業(yè)站點(diǎn)加入收藏夾。表樣單元是報(bào)表的格式，是定義一個(gè)沒(méi)有數(shù)據(jù)空表所需的所有文字、符號(hào)或數(shù)字。
3.組合單元
組合單元由相鄰的兩個(gè)或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數(shù)值、字符等)。
4.區(qū)域
區(qū)域由一張表頁(yè)上的相鄰單元組成，自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元是一個(gè)完整的長(zhǎng)方形矩陣。
5.表頁(yè)
一個(gè)UFO報(bào)表最多可以容納99999張把會(huì)計(jì)從業(yè)站點(diǎn)加入收藏夾表頁(yè)，一個(gè)報(bào)表中的所有表頁(yè)具有相同的合格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。
6.關(guān)鍵字
關(guān)鍵字是一種特殊的單元，可以標(biāo)識(shí)一個(gè)表頁(yè)，用于在大量表頁(yè)中快速選擇表頁(yè)。UFO提供了六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號(hào)”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此以外把會(huì)計(jì)從業(yè)站點(diǎn)加入收藏夾，UFO還增加了一個(gè)自定義關(guān)鍵字。關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個(gè)報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字。
(二)UFO報(bào)表的相關(guān)概念
1.格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)
(1)格式狀態(tài)
在報(bào)表格式設(shè)計(jì)狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式設(shè)計(jì)的操作，以便定義報(bào)表的單元公式(計(jì)算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算等操作。在格式狀態(tài)下所看到的只把會(huì)計(jì)從業(yè)站點(diǎn)加入收藏夾是報(bào)表的格式，報(bào)把會(huì)計(jì)從業(yè)站點(diǎn)加入收藏夾表的數(shù)據(jù)全部隱藏。
(2)數(shù)據(jù)狀態(tài)
在報(bào)表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁(yè)、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報(bào)表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式，用戶看到的是報(bào)表的全部?jī)?nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。
2.單元
單元是組成報(bào)表的最小單位，UFO的單元類型有以下三種：
(1)數(shù)值單元。用于存放報(bào)表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。
(2)字符單元。字符單元也是報(bào)表的數(shù)據(jù)，也應(yīng)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。
(3)表樣單元把會(huì)計(jì)從業(yè)站點(diǎn)加入收藏夾。表樣單元是報(bào)表的格式，是定義一個(gè)沒(méi)有數(shù)據(jù)空表所需的所有文字、符號(hào)或數(shù)字。
3.組合單元
組合單元由相鄰的兩個(gè)或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數(shù)值、字符等)。
4.區(qū)域
區(qū)域由一張表頁(yè)上的相鄰單元組成，自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元是一個(gè)完整的長(zhǎng)方形矩陣。
5.表頁(yè)
一個(gè)UFO報(bào)表最多可以容納99999張把會(huì)計(jì)從業(yè)站點(diǎn)加入收藏夾表頁(yè)，一個(gè)報(bào)表中的所有表頁(yè)具有相同的合格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。
6.關(guān)鍵字
關(guān)鍵字是一種特殊的單元，可以標(biāo)識(shí)一個(gè)表頁(yè)，用于在大量表頁(yè)中快速選擇表頁(yè)。UFO提供了六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號(hào)”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此以外把會(huì)計(jì)從業(yè)站點(diǎn)加入收藏夾，UFO還增加了一個(gè)自定義關(guān)鍵字。關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個(gè)報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字。