本標準規(guī)定了檔案工作基本術語及其定義。適用于檔案工作、文書工作及有關領域。
本標準在制定過程中參考了《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《關于印發(fā)＜全國檔案館設置原則和布局方案＞的通知》（國檔發(fā)〔1992〕3號）、GB4894 《情報與文獻工作詞匯基本術語》、GB3860（文獻主題標引規(guī)則）、GB / T 3792 . 5 《檔案著錄規(guī)則》、GB13143《情報與文獻工作詞匯傳統(tǒng)文獻》以及國內外一些檔案術語詞典等文獻。
1 一般概念
1.1 檔案 archives
國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種歷史文獻。
1.2 檔案價值 archival value
檔案對社會的有用性。
1.3 檔案工作 archival work
管理檔案和檔案事業(yè)的活動。
1.4 檔案學 archivistics
研究檔案的形成規(guī)律、性質、特點以及檔案工作發(fā)展規(guī)律與方法的科學。
1.5 檔案管理 archive management
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。
1.6 檔案行政管理部門 archival administration department
各級政府管理檔案事業(yè)的職能機構。
1.7 檔案室 records office
國家機構、社會組織內部設置的集中管理本單位檔案的組織形式的統(tǒng)稱。
1.8 檔案館 archives
集中管理檔案的文化事業(yè)機構。
1.8.1 國家檔案館 national archives
各級檔案行政部門管理的或與有關主管部門共同管理的檔案館。
1.8.2 綜合檔案館 general archives
按照行政區(qū)劃或歷史時期設置的、收藏和管理規(guī)定范圍內多種門類檔案的國家檔案館。
1.8.3 專門檔案館 Special archives
按照國家規(guī)定收藏和管理指定范圍的專門檔案的國家檔案館。
1.8.4 部門檔案館 department archives
專業(yè)主管部門按照國家規(guī)定設置的收藏管理本部門檔案的檔案館。
1.8.5 企業(yè)檔案館 business archives
企業(yè)按照國家規(guī)定收藏和管理本企業(yè)檔案的檔案館。
1.8.6 事業(yè)單位檔案館 institution archives
事業(yè)單位按照國家規(guī)定收藏和管理本事業(yè)單位檔案的檔案館。
2 檔案收藏
2.1 收集 acquisition and collection
檔案館、檔案室接收及征集檔案和有關文獻的活動。
2.1.1 歸檔 filing
辦理完畢的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室保存的過程。
2.1.2 移交 transfer
按照國家規(guī)定把檔案交給檔案館、檔案室保存的過程。
2.1.3 接收 accession
檔案館、檔案室收存檔案的過程。
2.1.4 征集 acquisition
檔案館按照國家規(guī)定征收散存在社會上的檔案和有關文獻的活動。
2.2 交換 exchange
國家（地區(qū)）之間、檔案部門之間、檔案部門與其他部門之間按規(guī)定互換檔案和其他文獻的活動。
2.3 館藏 holdings
檔案館收藏檔案和有關文獻的總和。
3 檔案鑒定
3.1 鑒定 appraisal
對檔案真?zhèn)魏蛢r值的判定。
3.2 保管期限 retention duration ( period )
對檔案劃定的存留年限。
3.3 保管期限表 records retention schedule
規(guī)定檔案保管期限的文件。
3.4 銷毀 destruction
經(jīng)過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。
3.5 銷毀清冊 destruction Schedule
登錄被銷毀檔案題名、數(shù)量等內容并由當事人簽署的文件。
4 檔案整理
4.1 立檔單位 fonds creating unit（或 unit of Creating fond )
構成檔案全宗的國家機構、社會組織和個人。
4.2 全宗 fonds
一個國家機構、社會組織、個人形成的具有有機聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。
4.3 聯(lián)合全宗 Combined fonds
由兩個或兩個以上立檔單位形成的、互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個全宗對待的文件整體。
4.4 匯集全宗 Collected fonds
若干個立檔單位形成的、可以區(qū)分全宗但數(shù)量很少具有某些共同特征或聯(lián)系的作為一個全宗對待的文件整體。
4.5 全宗群 a complex of archival fonds
由若干個具有時間、地區(qū)、性質等共同特征的全宗組成的群體，是檔案館組織管理檔案的一種方式。
4.6 全宗內檔案分類 classification in archival fonds
在一個全宗內，按照來源、時間、內容、形式和其他特征把檔案實體分成若干類。
4.7 案卷 file
在一個全宗內，由互有聯(lián)系的若干文件組合成的放入卷夾、卷皮內的基本保管單位，簡稱卷。
4.8 卷內備考表 memorandum
卷內文件狀況的記錄，排列在卷內文件之后。
4.9 檔號 archival number
檔案實體編號的總稱。包括全宗號、類別號、案卷目錄號、案卷號、件號、頁號。
5 檔案編目與檢索
5.1 編目 Cataloguing
按照一定的規(guī)則將著錄的條目組織成目錄的過程。
5.2 目錄 Catalogue
按照一定次序編排的、揭示檔案或其他文獻特征的條目，是檔案的一種檢索、報道工具。
5.3 卷內目錄 file list
登錄卷內文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷內文件之前。
5.4 案卷目錄 inventory
按照特定要求登錄案卷題名和其他特征編排成的一種檔案檢索、報道工具。
5.5 著錄 description
在編制檔案目錄時，對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。
5.6 標引 indexing
對檔案內容進行主題分析，把結果以規(guī)范化的檢索語言賦予檢索標識的過程。
5.6.1 分類標引 classified indexing
對檔案給予分類號標識的過程。
5.6.2 主題標引 subject indexing
對檔案給予主題詞標識的過程。
5.7 檢索 retrieval
有選擇地查找已存儲的檔案或檔案信息的過程。
5.8 檢索工具 finding aid
查找檔案使用的目錄、指南、索引等的統(tǒng)稱。
5.9 索引 index
指明檔案或目錄的內容特征、形式特征，按一定順序排列并注明相應出處，供查找檔案或檔案信息的一種檢索工具。
5.10 檔案館指南 guide to an archives
全面介紹和報道檔案館基本情況、館藏檔案和有關文獻，指導利用者查閱利用的工具書。
5.11 全宗指南 guide to an archival fonds
介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的工具書。
同義詞 全宗介紹
5.12 專題指南 guide of subject records
介紹和報道某一專題檔案情況的工具書。
同義詞 專題介紹
6 檔案利用
6.1 閱覽室 reading room
檔案館、檔案室供利用者閱覽檔案的專門場所。
6.2 證明 archival certification
依據(jù)檔案的記載出具的憑證性文件。
6.3 展覽 exhibition
按一定要求和方式陳列檔案文件，是展示檔案的一種方式。
6.4 咨詢服務 reference service
檔案館、檔案室答復詢問，指導利用的活動。
6.5 公布 promulgation
將檔案或檔案的特定內容通過某種形式首次公之于眾。
6.6 編纂 editing
按一定體例編輯檔案文獻的活動。
7 檔案的保管與保護
7.1 保管 custody
檔案的管理者為維護檔案的完整與安全的基本職責。
7.2 保護 conservation
防止檔案受損，延緩檔案褪變和搶救、修復受損檔案的活動。
7.3 修復 restoration
加固破損檔案的過程。
7.4 檔案庫房 archival repository
儲藏檔案的專門建筑。
8 檔案統(tǒng)計
8.1 登記 registration
登錄檔案和檔案管理有關數(shù)據(jù)的過程。
8.2 統(tǒng)計指標 statistical target
反映檔案和檔案工作數(shù)量方面的科學范疇。
8.3 統(tǒng)計報表 Statistical form
由檔案行政管理部門下達的具有統(tǒng)一制式的表冊。
8.4 全宗卡片 fonds card
檔案館向檔案行政管理部門填報的反映館藏全宗情況的卡片。
本標準在制定過程中參考了《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《關于印發(fā)＜全國檔案館設置原則和布局方案＞的通知》（國檔發(fā)〔1992〕3號）、GB4894 《情報與文獻工作詞匯基本術語》、GB3860（文獻主題標引規(guī)則）、GB / T 3792 . 5 《檔案著錄規(guī)則》、GB13143《情報與文獻工作詞匯傳統(tǒng)文獻》以及國內外一些檔案術語詞典等文獻。
1 一般概念
1.1 檔案 archives
國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種歷史文獻。
1.2 檔案價值 archival value
檔案對社會的有用性。
1.3 檔案工作 archival work
管理檔案和檔案事業(yè)的活動。
1.4 檔案學 archivistics
研究檔案的形成規(guī)律、性質、特點以及檔案工作發(fā)展規(guī)律與方法的科學。
1.5 檔案管理 archive management
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。
1.6 檔案行政管理部門 archival administration department
各級政府管理檔案事業(yè)的職能機構。
1.7 檔案室 records office
國家機構、社會組織內部設置的集中管理本單位檔案的組織形式的統(tǒng)稱。
1.8 檔案館 archives
集中管理檔案的文化事業(yè)機構。
1.8.1 國家檔案館 national archives
各級檔案行政部門管理的或與有關主管部門共同管理的檔案館。
1.8.2 綜合檔案館 general archives
按照行政區(qū)劃或歷史時期設置的、收藏和管理規(guī)定范圍內多種門類檔案的國家檔案館。
1.8.3 專門檔案館 Special archives
按照國家規(guī)定收藏和管理指定范圍的專門檔案的國家檔案館。
1.8.4 部門檔案館 department archives
專業(yè)主管部門按照國家規(guī)定設置的收藏管理本部門檔案的檔案館。
1.8.5 企業(yè)檔案館 business archives
企業(yè)按照國家規(guī)定收藏和管理本企業(yè)檔案的檔案館。
1.8.6 事業(yè)單位檔案館 institution archives
事業(yè)單位按照國家規(guī)定收藏和管理本事業(yè)單位檔案的檔案館。
2 檔案收藏
2.1 收集 acquisition and collection
檔案館、檔案室接收及征集檔案和有關文獻的活動。
2.1.1 歸檔 filing
辦理完畢的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室保存的過程。
2.1.2 移交 transfer
按照國家規(guī)定把檔案交給檔案館、檔案室保存的過程。
2.1.3 接收 accession
檔案館、檔案室收存檔案的過程。
2.1.4 征集 acquisition
檔案館按照國家規(guī)定征收散存在社會上的檔案和有關文獻的活動。
2.2 交換 exchange
國家（地區(qū)）之間、檔案部門之間、檔案部門與其他部門之間按規(guī)定互換檔案和其他文獻的活動。
2.3 館藏 holdings
檔案館收藏檔案和有關文獻的總和。
3 檔案鑒定
3.1 鑒定 appraisal
對檔案真?zhèn)魏蛢r值的判定。
3.2 保管期限 retention duration ( period )
對檔案劃定的存留年限。
3.3 保管期限表 records retention schedule
規(guī)定檔案保管期限的文件。
3.4 銷毀 destruction
經(jīng)過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。
3.5 銷毀清冊 destruction Schedule
登錄被銷毀檔案題名、數(shù)量等內容并由當事人簽署的文件。
4 檔案整理
4.1 立檔單位 fonds creating unit（或 unit of Creating fond )
構成檔案全宗的國家機構、社會組織和個人。
4.2 全宗 fonds
一個國家機構、社會組織、個人形成的具有有機聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。
4.3 聯(lián)合全宗 Combined fonds
由兩個或兩個以上立檔單位形成的、互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個全宗對待的文件整體。
4.4 匯集全宗 Collected fonds
若干個立檔單位形成的、可以區(qū)分全宗但數(shù)量很少具有某些共同特征或聯(lián)系的作為一個全宗對待的文件整體。
4.5 全宗群 a complex of archival fonds
由若干個具有時間、地區(qū)、性質等共同特征的全宗組成的群體，是檔案館組織管理檔案的一種方式。
4.6 全宗內檔案分類 classification in archival fonds
在一個全宗內，按照來源、時間、內容、形式和其他特征把檔案實體分成若干類。
4.7 案卷 file
在一個全宗內，由互有聯(lián)系的若干文件組合成的放入卷夾、卷皮內的基本保管單位，簡稱卷。
4.8 卷內備考表 memorandum
卷內文件狀況的記錄，排列在卷內文件之后。
4.9 檔號 archival number
檔案實體編號的總稱。包括全宗號、類別號、案卷目錄號、案卷號、件號、頁號。
5 檔案編目與檢索
5.1 編目 Cataloguing
按照一定的規(guī)則將著錄的條目組織成目錄的過程。
5.2 目錄 Catalogue
按照一定次序編排的、揭示檔案或其他文獻特征的條目，是檔案的一種檢索、報道工具。
5.3 卷內目錄 file list
登錄卷內文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷內文件之前。
5.4 案卷目錄 inventory
按照特定要求登錄案卷題名和其他特征編排成的一種檔案檢索、報道工具。
5.5 著錄 description
在編制檔案目錄時，對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。
5.6 標引 indexing
對檔案內容進行主題分析，把結果以規(guī)范化的檢索語言賦予檢索標識的過程。
5.6.1 分類標引 classified indexing
對檔案給予分類號標識的過程。
5.6.2 主題標引 subject indexing
對檔案給予主題詞標識的過程。
5.7 檢索 retrieval
有選擇地查找已存儲的檔案或檔案信息的過程。
5.8 檢索工具 finding aid
查找檔案使用的目錄、指南、索引等的統(tǒng)稱。
5.9 索引 index
指明檔案或目錄的內容特征、形式特征，按一定順序排列并注明相應出處，供查找檔案或檔案信息的一種檢索工具。
5.10 檔案館指南 guide to an archives
全面介紹和報道檔案館基本情況、館藏檔案和有關文獻，指導利用者查閱利用的工具書。
5.11 全宗指南 guide to an archival fonds
介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的工具書。
同義詞 全宗介紹
5.12 專題指南 guide of subject records
介紹和報道某一專題檔案情況的工具書。
同義詞 專題介紹
6 檔案利用
6.1 閱覽室 reading room
檔案館、檔案室供利用者閱覽檔案的專門場所。
6.2 證明 archival certification
依據(jù)檔案的記載出具的憑證性文件。
6.3 展覽 exhibition
按一定要求和方式陳列檔案文件，是展示檔案的一種方式。
6.4 咨詢服務 reference service
檔案館、檔案室答復詢問，指導利用的活動。
6.5 公布 promulgation
將檔案或檔案的特定內容通過某種形式首次公之于眾。
6.6 編纂 editing
按一定體例編輯檔案文獻的活動。
7 檔案的保管與保護
7.1 保管 custody
檔案的管理者為維護檔案的完整與安全的基本職責。
7.2 保護 conservation
防止檔案受損，延緩檔案褪變和搶救、修復受損檔案的活動。
7.3 修復 restoration
加固破損檔案的過程。
7.4 檔案庫房 archival repository
儲藏檔案的專門建筑。
8 檔案統(tǒng)計
8.1 登記 registration
登錄檔案和檔案管理有關數(shù)據(jù)的過程。
8.2 統(tǒng)計指標 statistical target
反映檔案和檔案工作數(shù)量方面的科學范疇。
8.3 統(tǒng)計報表 Statistical form
由檔案行政管理部門下達的具有統(tǒng)一制式的表冊。
8.4 全宗卡片 fonds card
檔案館向檔案行政管理部門填報的反映館藏全宗情況的卡片。