隨著技術(shù)的發(fā)展和分工的專門化，使得工作方式逐步轉(zhuǎn)到了以工作組為主的方式。工作組可能是公司某個部門內(nèi)部的幾個員工，也可能是不同公司甚至是不同國家的人士組成的。如何在工作組內(nèi)溝通協(xié)調(diào)，提高工作速度和工作效率對工作組來說是一個至關(guān)重要的問題。
Ａ、傳統(tǒng)的工作組工作方式
人類交流的基本方式是語言和文字。因此在工作中，我們需要經(jīng)常開會和傳閱文件。如果人員無法集中到一個地方，可以采用電話和傳真等通信手段。
在使用Office程序時，也會遇到很多需要協(xié)同工作的情況。例如，用Word寫一本書，每個人負責(zé)一章內(nèi)容；公司的幾個子公司將銷售月報填寫在Excel的一個工作簿中。請他人對您的文檔進行修訂。
采用傳統(tǒng)的方式，會出現(xiàn)很多問題。比如，
如何將多個文檔合并成一個文檔并保證外觀的一致性？
如何保證對所有的修訂內(nèi)容無一遺漏地進行了處理？
如何同時處理（合并）多個修訂者的修訂？
如何處理修訂中的沖突？
在Microsoft Office 2000以前的版本中，已經(jīng)針對上述需要提供了一些功能，如Word中的主控文檔、版本、修訂、比較文檔和合并文檔命令；Excel中對共享工作簿的分發(fā)、傳送、審閱和沖突日志等功能。然而這些功能的一個共同特點是：它們大都不是實時的，因而也都不具備交互性。為此，Office 2000新增了一種全新的工作組工作環(huán)境Office服務(wù)器擴展（OSE Office Server Extension）。
Ｂ、Office服務(wù)器擴展的應(yīng)用
Office服務(wù)器擴展功能強大，并且取決于系統(tǒng)管理員的設(shè)置*。這里僅介紹2個典型的功能。
訂閱文檔或文件夾
可以通過電子郵件接收特定 Web 服務(wù)器上的文檔或文件夾修改的通知，可以訂閱文檔或文件夾。訂閱后，如果對文檔或文件夾編輯、刪除或移動操作，或者在該文件夾中創(chuàng)建了新文件，您將自動按計劃得到通知。如果添加或刪除了文檔中的討論批注，也將得到通知。還可以在Web服務(wù)器上查看Web訂閱的情況
Web討論
利用"討論"功能，可以和您的同事在同一篇文檔中插入批語?？梢允褂?討論"工具欄開始針對文檔中某一部分或整篇文檔的討論，其他審閱者也可以添加自己的批語。如圖所示，討論批注與普通批注的相似之處在于它們都允許多個審閱者在文檔中添加批語，它們的主要區(qū)別是：
討論批注是按線索組織的，也就是說，對特定討論批注的答復(fù)將直接置于該批注的下面；普通批注是按位置或?qū)忛喺呓M織的。
可以同時對同一篇文檔展開多組討論。您和您的同事可以同時在相同的文檔中插入討論批注，而不必采用傳統(tǒng)的傳送文檔或者協(xié)調(diào)同一文檔的多個副本中的批注。
插入的討論批注將被立即保存到服務(wù)器上，這樣其他人打開或刷新文檔時就會看到該批注。
討論者即使沒有對文檔的寫權(quán)限也可以向任意文檔添加討論批注。
討論批注保存在獨立于文檔之外的數(shù)據(jù)庫中。因此您可以將文檔保存在沒有運行 Office Server Extensions 的 Web 服務(wù)器上或與討論數(shù)據(jù)庫保存在同一臺服務(wù)器上。這兩種情況下，您都可以自由地在文檔中添加批注。除了從 Word 開始討論之外，還可以直接從瀏覽器中開始討論。類似的功能也可在Excel和PowerPoint中進行。
Ｃ、如何建立討論區(qū)
利用Office服務(wù)器擴展，結(jié)合IIS和FrontPage 2000，可快速建立一個討論站點。首先啟動Microsoft FrontPage 2000，從文件菜單選擇新建站點命令，在站點類型列表中選擇討論站點向?qū)?，在新站點位置下輸入已安裝了IIS和Office服務(wù)器擴展的Web服務(wù)器的地址和站點的文件夾。然后按照向?qū)Э裳杆俳⒁粋€如下圖所示的討論站點。
Ａ、傳統(tǒng)的工作組工作方式
人類交流的基本方式是語言和文字。因此在工作中，我們需要經(jīng)常開會和傳閱文件。如果人員無法集中到一個地方，可以采用電話和傳真等通信手段。
在使用Office程序時，也會遇到很多需要協(xié)同工作的情況。例如，用Word寫一本書，每個人負責(zé)一章內(nèi)容；公司的幾個子公司將銷售月報填寫在Excel的一個工作簿中。請他人對您的文檔進行修訂。
采用傳統(tǒng)的方式，會出現(xiàn)很多問題。比如，
如何將多個文檔合并成一個文檔并保證外觀的一致性？
如何保證對所有的修訂內(nèi)容無一遺漏地進行了處理？
如何同時處理（合并）多個修訂者的修訂？
如何處理修訂中的沖突？
在Microsoft Office 2000以前的版本中，已經(jīng)針對上述需要提供了一些功能，如Word中的主控文檔、版本、修訂、比較文檔和合并文檔命令；Excel中對共享工作簿的分發(fā)、傳送、審閱和沖突日志等功能。然而這些功能的一個共同特點是：它們大都不是實時的，因而也都不具備交互性。為此，Office 2000新增了一種全新的工作組工作環(huán)境Office服務(wù)器擴展（OSE Office Server Extension）。
Ｂ、Office服務(wù)器擴展的應(yīng)用
Office服務(wù)器擴展功能強大，并且取決于系統(tǒng)管理員的設(shè)置*。這里僅介紹2個典型的功能。
訂閱文檔或文件夾
可以通過電子郵件接收特定 Web 服務(wù)器上的文檔或文件夾修改的通知，可以訂閱文檔或文件夾。訂閱后，如果對文檔或文件夾編輯、刪除或移動操作，或者在該文件夾中創(chuàng)建了新文件，您將自動按計劃得到通知。如果添加或刪除了文檔中的討論批注，也將得到通知。還可以在Web服務(wù)器上查看Web訂閱的情況
Web討論
利用"討論"功能，可以和您的同事在同一篇文檔中插入批語?？梢允褂?討論"工具欄開始針對文檔中某一部分或整篇文檔的討論，其他審閱者也可以添加自己的批語。如圖所示，討論批注與普通批注的相似之處在于它們都允許多個審閱者在文檔中添加批語，它們的主要區(qū)別是：
討論批注是按線索組織的，也就是說，對特定討論批注的答復(fù)將直接置于該批注的下面；普通批注是按位置或?qū)忛喺呓M織的。
可以同時對同一篇文檔展開多組討論。您和您的同事可以同時在相同的文檔中插入討論批注，而不必采用傳統(tǒng)的傳送文檔或者協(xié)調(diào)同一文檔的多個副本中的批注。
插入的討論批注將被立即保存到服務(wù)器上，這樣其他人打開或刷新文檔時就會看到該批注。
討論者即使沒有對文檔的寫權(quán)限也可以向任意文檔添加討論批注。
討論批注保存在獨立于文檔之外的數(shù)據(jù)庫中。因此您可以將文檔保存在沒有運行 Office Server Extensions 的 Web 服務(wù)器上或與討論數(shù)據(jù)庫保存在同一臺服務(wù)器上。這兩種情況下，您都可以自由地在文檔中添加批注。除了從 Word 開始討論之外，還可以直接從瀏覽器中開始討論。類似的功能也可在Excel和PowerPoint中進行。
Ｃ、如何建立討論區(qū)
利用Office服務(wù)器擴展，結(jié)合IIS和FrontPage 2000，可快速建立一個討論站點。首先啟動Microsoft FrontPage 2000，從文件菜單選擇新建站點命令，在站點類型列表中選擇討論站點向?qū)?，在新站點位置下輸入已安裝了IIS和Office服務(wù)器擴展的Web服務(wù)器的地址和站點的文件夾。然后按照向?qū)Э裳杆俳⒁粋€如下圖所示的討論站點。