1、為什么說收集信息是秘書工作的重中之重
人類社會(huì)今天已進(jìn)入到一個(gè)信息時(shí)代，人們每天都生活在各種信息的海洋之中。那么，對(duì)于秘書來說，信息到底是什么呢？一切對(duì)上司決策有用的東西，而且是上司決策必需的東西，都可以稱之為決策信息。因此，作為“為上司創(chuàng)造決策環(huán)境”的助手，秘書要能快速地為上司收集各種及時(shí)準(zhǔn)確的信息。收集信息工作就是對(duì)各種各樣、形形色色的信息進(jìn)行鑒別，去偽存真、整理歸類，并加以妥善保管，從而能隨時(shí)為上司的決策服務(wù)。
a.篩選分類
秘書每天要收到大量的信函、傳真、電子郵件等，它們的內(nèi)容五花八門，有的是給上司的請(qǐng)柬，有的是上司之間相互交換看法的私人信件，也有的是推銷產(chǎn)品的廣告，不一而足。秘書負(fù)責(zé)處理這些信函，就是對(duì)它們進(jìn)行篩選，然后進(jìn)行分類：哪些要馬上送交上司；哪些可以暫緩；哪些要送給上司過目；哪些可以直接轉(zhuǎn)給有關(guān)業(yè)務(wù)部門，等等。
在收集信息過程中，有時(shí)對(duì)一些資料的內(nèi)容不好理解，把握不了；有時(shí)甚至覺得某份資料雖然很重要，但證據(jù)不充分，可信度不高。遇到這類情況，秘書要與有關(guān)業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，有的虛心請(qǐng)教，有的聽聽他們的意見，之后再進(jìn)行鑒別，決定取舍。
如果報(bào)紙或電視廣播報(bào)導(dǎo)了本公司的有關(guān)消息或與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的消息，秘書就要立即找相關(guān)的部門，了解他們的看法以及準(zhǔn)備采取的對(duì)策，這樣就能做到心中有數(shù)，只要上司一問，就可以隨時(shí)給上司提供參考性意見。
b.道聽途說
稅書在收集信息的時(shí)候，常常會(huì)遇到這種情況：對(duì)方把信息交給或口頭告訴秘書時(shí)，由于他自己也是道聽途說的，雖然覺得信息的內(nèi)容很重要，但對(duì)信息內(nèi)容的可信度把握不準(zhǔn)，所以他對(duì)秘書說：“這個(gè)信息要不要告訴公司領(lǐng)導(dǎo)，你自己看著辦吧?！睂?duì)于這類信息，要根據(jù)提供信息的時(shí)間、地點(diǎn)以及信息的具體內(nèi)容對(duì)它的可信度作綜合分析，再?zèng)Q定是不是要報(bào)告上司。
c.整理與保管
有些信息的價(jià)值是顯而易見的，有的則一時(shí)還難以判斷。古人說，有備無患。所以，那些一時(shí)還派不上用場(chǎng)的信息，還是積攢起來，將來萬一要用，找起來方便；對(duì)那些一看就毫無價(jià)值的，要當(dāng)即用碎紙機(jī)粉碎。信息的整理和保管對(duì)于秘書來說，工作量和難度都不小。
d.廣聞博見
秘書應(yīng)當(dāng)努力使自己成為上司的眼睛、上司的耳朵、上司的手和腳，但絕對(duì)不要成為上司的大腦。做上司的目、耳、手、足的意思就是為上司收集信息，推薦好書，結(jié)交益友，以讓上司縱觀天下風(fēng)云。
做好收集信息工作，歸根到底就是要勤奮工作，多聽多看，由于秘書所處的特殊地位，更容易收集到各種各樣的信息。不過，這些信息的可信度如何？有沒有實(shí)際價(jià)值？這就要看秘書的判斷力如何，而這種判斷力實(shí)際上就是秘書水平和素質(zhì)的表現(xiàn)。在日常工作中，有價(jià)值的信息往往是等不來的，它要求秘書多聽多看，自己去采掘。
e.準(zhǔn)確真實(shí)
秘書為上司收集的信息一定要真實(shí)可靠，關(guān)于這一點(diǎn)，有家大公司的經(jīng)理曾講過一個(gè)這樣有趣而又耐人尋味的小故事：“一天，我坐車路過一家蔬菜商店，看見門口擺著一堆新鮮的元蔥。元蔥的皮被太陽曬得紅紅的，上面還沾著泥巴?；氐睫k公室后，我讓人到那個(gè)蔬菜店給我買個(gè)元蔥?？墒?，當(dāng)那個(gè)元蔥放到我辦公桌上時(shí)，只剩下小元蔥的一點(diǎn)小芯兒了。這是為什么？原來，當(dāng)辦事員買來把它交給部門經(jīng)理之前，他把外面那層沾著泥巴的皮剝掉了；元蔥到了部門經(jīng)理那里以后，部門經(jīng)理又把那幾層紅皮剝掉，這樣看起來更漂亮一些；而部門經(jīng)理把元蔥送到秘書那里以后，秘書又剝了幾層皮。這樣，當(dāng)秘書把元蔥送給我時(shí)，雖然還是個(gè)元蔥，但它已不是我想要的那個(gè)元蔥，因?yàn)槲乙氖且粋€(gè)整元蔥啊。所以，我把他們通通叫來，狠狠地訓(xùn)了一頓?！?BR> 秘書為上司收集信息，雖然不象這個(gè)買元蔥的小故事那么簡(jiǎn)單，但道理卻是一樣的，即對(duì)自己收集的信息，在把它交給上司之前，不要過于加工，這樣常常會(huì)把信息中最有價(jià)值的部分弄掉，從而使上司很難利用這種信息來作出的決策。
2、收集信息有哪些訣竅
a.熟悉自己的上司
作為助手，秘書要熟悉自己的上司，這是做好一切本職工作的前提。所以，秘書要做信息工作，必須熟悉上司的工作內(nèi)容，做到有的放矢。
從平時(shí)起，秘書不僅要弄清自己的上司主管哪些工作，分管哪些部門，與其他上司的關(guān)系如何，而且要弄清上司目前最關(guān)心的是哪些問題，工作中有哪些新的打算，等等。只有這樣，秘書才能把握自己工作的重點(diǎn)，為上司的決策提供及時(shí)的信息。
那么，怎樣才能知道上司當(dāng)前工作的重點(diǎn)呢？因?yàn)閷?duì)這個(gè)問題，上司一般都不會(huì)有明確的指示，所以只有靠秘書自己去觀察，去琢磨。比如，最近各部門送給上司的報(bào)告主要是哪方面的內(nèi)容，上司跟哪些人經(jīng)常打電話……通過這種留心觀察，就能大概掌握上司工作的重點(diǎn)。對(duì)于一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書來說，這已經(jīng)成為一種職業(yè)本能。
b.實(shí)事求是
判斷各種信息的可信度，對(duì)于秘書來說是一項(xiàng)非常重要的工作，也是一項(xiàng)難度很大的工作；如果沒有豐富的生活常識(shí)和專業(yè)知識(shí)，缺乏清醒的頭腦和開闊的視野，就難以勝任這項(xiàng)工作，因此，任何人都不可能一蹴而就，進(jìn)種判斷力只有逐步提高。
增長知識(shí)，提高能力固然很重要，但在收集信息工作中，還必須注意以下幾點(diǎn)：
第一，切忌生吞活剝。不管你收集到的信息有多大的價(jià)值，都要在自己的頭腦中多劃幾個(gè)問號(hào)：這件事為什么是這樣？這件事是怎么發(fā)生的……
第二，不要自我發(fā)揮。秘書收集的信息很難都是那么完整，秘書不要為了“完善”那些不完整的信息而去自我發(fā)揮。一葉落而知天下秋。上司自己往往能從這些零碎的信息中，推測(cè)事情的全部真相。秘書自我發(fā)揮，難免“畫蛇添足”。
第三，保持不偏不倚。對(duì)于人們的各種議論，甚至包括各種流言蜚語，既不要偏信，也不要輕疑。如果可能的話，找當(dāng)事者本人，聽聽他自己的看法，替他設(shè)身處地想想，然而再聽聽周圍人的意見，以保持自己不偏不倚的地位。
第四，努力探本求源。事情的經(jīng)過如何？結(jié)果到底怎樣？為了把握事情的真相，秘書應(yīng)當(dāng)?shù)浆F(xiàn)場(chǎng)去觀察，查對(duì)原物，核實(shí)證據(jù)，總之能多掌握點(diǎn)真實(shí)情況，自己多累一點(diǎn)也應(yīng)該。
第五，力戒先入為主。事物總是在不斷的變化之中，對(duì)于某些日常工作，秘書總以為自己十分清楚，在聽取匯報(bào)或者看匯報(bào)材料時(shí)，顯得漫不經(jīng)心。有時(shí)，對(duì)于對(duì)方的建議聽不進(jìn)去，總以為自己的觀點(diǎn)對(duì)。如果秘書總是這樣先入為主，不注意研究新問題，對(duì)新問題不采取新的對(duì)策，就難免不犯主觀主義的錯(cuò)誤。
c.熟人好辦事
收集信息，廣義地說是一項(xiàng)既復(fù)雜又龐大的工作，如果光靠秘書一個(gè)人來干，根本不可能做好。單就各種文字信息而言，就是那些各種各樣的報(bào)紙雜志，別說秘書去分析研究，就是讓秘書從頭到尾地看一遍也不一定看得過來。所以，秘書搞收集信息的工作，如果不和各部門配合，取得他們的幫助，是很難收到預(yù)期效果的。
為了取得各部門的配合，秘書要有一種誠懇謙虛的態(tài)度。不管是誰，只要有“信息”，就要甘當(dāng)小學(xué)生，虛心請(qǐng)教，只有這樣，才能給人一種信賴感，才能在你面前知無不言，提供有價(jià)值的信息。
當(dāng)然，在收集信息工作中，秘書光有謙虛的態(tài)度還不行，如果不能互通有無，對(duì)方單方面為你提供信息的狀況不可能長期堅(jiān)持下去。因此，在不違反保密規(guī)定的前提下，將自己收集的信息復(fù)印(或用電子郵件的方式)給那些為自己提供信息的部門，并且要將對(duì)方給你提供的信息所產(chǎn)生的作用，特別是上司對(duì)這些信息的評(píng)價(jià)，都告訴對(duì)方，使他們能對(duì)自己的工作和工作的意義有一個(gè)全面的估價(jià)?？傊?，秘書要與各部門的同事保持一種和諧而又親切的關(guān)系，即使平時(shí)在走廊上，見面打個(gè)招呼問聲好，這也是一種努力。
秘書要搞好收集信息的工作，實(shí)際上沒有什么竅門，就是平時(shí)多看、多聽、還有多問，有一種“三人行必有我?guī)煛钡膽B(tài)度。必要時(shí)，可以用電話甚至登門請(qǐng)教。
d.避免“信息污染”
今天人類社會(huì)已進(jìn)入一個(gè)信息時(shí)代，人們?yōu)榱藳Q策，需要收集各種信息，但是，如果信息太多，反而有可能造成信息污染，使上司撿了芝麻，丟了西瓜。如馬部長和牛部長在性格上長期合不來，但上司一直沒有發(fā)覺。對(duì)于這種信息，秘書就沒有必要把它傳遞給上司，說他倆如何如何；反過來說，上司對(duì)馬部長和牛部長之間的別扭有所察覺，他來詢問秘書的看法時(shí)，秘書就要如實(shí)地講出自己看到的和聽到的。怎么處理是上司的事，秘書不能以“也許”“可能”來推測(cè)。
3、信息從哪里來
a.網(wǎng)上搜索
毫無疑問，因特網(wǎng)的出現(xiàn)，對(duì)秘書的工作帶來的影響可以說是革命性的。秘書的一項(xiàng)主要工作就是為上司的決策收集信息，而因特網(wǎng)可以說是信息的海洋。只要你會(huì)使用搜索引擎，可以說什么樣的信息都可以手到擒來。由于Google是目前比較先進(jìn)的網(wǎng)上搜索工具，因此，本節(jié)稍為詳細(xì)地介紹一下它的用法。
在網(wǎng)上搜索資料，關(guān)鍵是要選準(zhǔn)“關(guān)鍵詞”。如果你的上司想要了解“搜索引擎”的來龍去脈和搜索技巧，讓你幫助找一些相關(guān)的資料，你可以按這樣的方式來找。先在Google搜索框內(nèi)輸入一個(gè)關(guān)鍵詞“搜索引擎”，選中“搜索中文(簡(jiǎn)體)網(wǎng)頁”選項(xiàng)，然后點(diǎn)擊下面的“Google搜索”按鈕（或者直接回車），結(jié)果就出來了。
搜索：“搜索引擎”
結(jié)果：已搜索有關(guān)搜索引擎的中文(簡(jiǎn)體)網(wǎng)頁，約有707,000項(xiàng)查詢結(jié)果。
仔細(xì)看一下搜索結(jié)果的前十項(xiàng)，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)絕大部分鏈接是搜索引擎本身，而不是對(duì)搜索引擎的或者搜索技巧方面的介紹。
上例是最基本的搜索，即查詢包含單個(gè)關(guān)鍵詞的信息。但是，你會(huì)發(fā)現(xiàn)在上例中，單個(gè)關(guān)鍵詞“搜索引擎”，搜索到的信息浩如煙海，而且絕大部分并不符合自己的要求，怎么辦呢？你需要進(jìn)一步縮小搜索范圍和結(jié)果。因此，你的搜索結(jié)果要求包含兩個(gè)及兩個(gè)以上關(guān)鍵詞。
現(xiàn)在你需要了解一下搜索引擎的歷史，因此，你希望搜到的網(wǎng)頁上有“搜索引擎”和“歷史”兩個(gè)關(guān)鍵詞。
示例：搜索所有包含關(guān)鍵詞“搜索引擎”和“歷史”的中文網(wǎng)頁搜索：“搜索引擎 歷史”
結(jié)果：已搜索有關(guān)搜索引擎 歷史的中文(簡(jiǎn)體)網(wǎng)頁，約有78,600項(xiàng)查詢結(jié)果。
用了兩個(gè)關(guān)鍵詞，查詢結(jié)果已經(jīng)從70多萬項(xiàng)減少到7萬多項(xiàng)。但查看一下搜索結(jié)果，發(fā)現(xiàn)前列的絕大部分結(jié)果還是不符合要求，大部分網(wǎng)頁涉及的“歷史”，并不是你所需要的“搜索引擎的歷史”。 怎么辦呢？刪除與搜索引擎不相關(guān)的“歷史”。你發(fā)現(xiàn)這部分無用的信息，總是和“文化”這個(gè)詞相關(guān)的，另外一些常見詞是“中國歷史”、“世界歷史”、“歷史書籍”等。這樣，你希望自己的搜索結(jié)果要求不包含某些特定信息。
Google用減號(hào)“-”表示邏輯“非”操作?！癆 –B”表示搜索包含A但沒有B的網(wǎng)頁。
示例：搜索所有包含“搜索引擎”和“歷史”但不含“文化”、“中國歷史”和“世界歷史”的中文網(wǎng)頁
搜索：“搜索引擎 歷史 -文化 -中國歷史 -世界歷史”
結(jié)果：已搜索有關(guān)搜索引擎 歷史 -文化 -中國歷史 -世界歷史的中文(簡(jiǎn)體)網(wǎng)頁，約有36,800項(xiàng)查詢結(jié)果。
通過去掉不相關(guān)信息，搜索結(jié)果又減少了將近一半。
點(diǎn)開se-express.com的這個(gè)名為“搜索引擎發(fā)展歷史”的網(wǎng)頁，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，搜索引擎的歷史，是與互聯(lián)網(wǎng)早期的文件檢索工具“Archie”息息相關(guān)的。此外，搜索引擎似乎有個(gè)核心程序，叫“蜘蛛”，而最早成型的搜索引擎是“Lycos”，使搜索引擎深入人心的是“Yahoo”。了解了這些，你就可以進(jìn)一步的讓搜索結(jié)果符合要求了。
注意：這里的“”和“-”號(hào)，是英文字符，而不是中文字符的“＋”和“－”。此外，操作符與作用的關(guān)鍵詞之間，不能有空格。比如“搜索引擎 - 文化”，搜索引擎將視為關(guān)鍵詞為“搜索引擎”和“文化”的邏輯“與”操作，中間的“-”被忽略。
還有，在一些時(shí)候，你希望搜索結(jié)果至少包含多個(gè)關(guān)鍵詞中的任意一個(gè)。
Google用大寫的“OR”表示邏輯“或”操作。搜索“A OR B”，意思就是說，搜索的網(wǎng)頁中，要么有A，要么有B，要么同時(shí)有A和B。在上例中，你希望搜索結(jié)果中含有“archie”、“l(fā)ycos”、“蜘蛛”等關(guān)鍵詞中的一個(gè)或者幾個(gè)，這樣可以進(jìn)一步的精簡(jiǎn)搜索結(jié)果。
示例：搜索如下網(wǎng)頁，要求必須含有“搜索引擎”和“歷史”，沒有“文化”，可以含有以下關(guān)鍵詞中人任何一個(gè)或者多個(gè)：“Archie”、“蜘蛛”、“Lycos”、“Yahoo”。
搜索：“搜索引擎歷史 archie OR蜘蛛OR lycos OR yahoo-文化”
結(jié)果：已搜索有關(guān)搜索引擎 歷史 archie OR蜘蛛OR lycos OR yahoo -文化的中文(簡(jiǎn)體)網(wǎng)頁，約有8,400項(xiàng)查詢結(jié)果。
現(xiàn)在搜索結(jié)果縮小到8千多項(xiàng)，前20項(xiàng)結(jié)果中，大部分都符合搜索要求。這樣你就可以選擇一些搜索結(jié)果下載下來，打印好交給上司。
需要注意的是，這里的“與”操作必須用大寫的“OR”，而不是小寫的“or”。
在上面的例子中介紹了搜索引擎最基本的語法“與”“非”和“或”，這三種搜索語法Google分別用“”（空格）、“-”和“OR”表示。順著上例的思路，你也可以了解到如何縮小搜索范圍，迅速找到目標(biāo)信息的一般方法：目標(biāo)信息一定含有的關(guān)鍵詞（用“”連起來），目標(biāo)信息不能含有的關(guān)鍵詞（用“-”去掉），目標(biāo)信息可能含有的關(guān)鍵詞（用“OR”連起來）。
Google對(duì)通配符支持有限。它目前只能用“*”來替代單個(gè)字符，而且包含“*”必須用""引起來。比如，“"以*治國"”，表示搜索第一個(gè)為“以”，末兩個(gè)為“治國”的四字短語，中間的“*”可以為任何字符。
Google的關(guān)鍵詞可以是單詞（中間沒有空格），也可以是短語（中間有空格）。但是，用短語做關(guān)鍵詞，必須加英文引號(hào)，否則空格會(huì)被當(dāng)作“與”操作符。
示例：搜索關(guān)于第一次世界大戰(zhàn)的英文信息。
搜索：“"world war I"”
結(jié)果：已向英特網(wǎng)搜索"world war i"，約有937,000項(xiàng)查詢結(jié)果。
Google對(duì)一些網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)頻率極高的英文單詞，如“i”、“com”、“www”等，以及一些符號(hào)如“*”、“.”等，作忽略處理。
示例：搜索關(guān)于www起源的一些歷史資料。
搜索：“www的歷史 internet”
結(jié)果：以下的字詞因?yàn)槭褂眠^于頻繁，沒有被列入搜索范圍: www 的.已搜索有關(guān)www的歷史internet的中文(簡(jiǎn)體)網(wǎng)頁，約有75,100項(xiàng)查詢結(jié)果。
搜索“www的歷史 internet”，但搜索引擎把“www”和“的”都省略了。于是上述搜索只搜索了“歷史”和“internet”。這顯然不符合要求。當(dāng)你在搜索“www的歷史”的時(shí)候，搜索引擎實(shí)際上把這個(gè)短語分成三部分，“www”、“的”和“歷史”分別來檢索，這就是搜索引擎的分詞。所以盡管你輸入了連續(xù)的“www的歷史”，但搜索引擎還是把這個(gè)短語當(dāng)成三個(gè)關(guān)鍵詞分別檢索。
如果要對(duì)忽略的關(guān)鍵詞進(jìn)行強(qiáng)制搜索，則需要在該關(guān)鍵詞前加上明文的“+”號(hào)。
搜索：“+www +的歷史 internet”
結(jié)果：已搜索有關(guān)+www+的歷史 internet的中文(簡(jiǎn)體)網(wǎng)頁，約有25,000項(xiàng)查詢結(jié)果。
大部分常用英文符號(hào)（如問號(hào)，句號(hào)，逗號(hào)等）無法成為搜索關(guān)鍵詞，加強(qiáng)制也不行。
b.報(bào)刊雜志等文字信息
收集一般的信息，并不是一件很困難的事，大部分可以從各種公開發(fā)行的報(bào)刊雜志和網(wǎng)上找到。這類信息雖然容易找到，但它們式樣多、容量大，因此要能熟練地收集、儲(chǔ)存這類信息，不是一件那么簡(jiǎn)單的事。
收集這類文字信息，平時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：
注意各種雜志廣告。一個(gè)企業(yè)不可能同時(shí)訂閱所有定期發(fā)行的雜志，但是在報(bào)紙上會(huì)經(jīng)常刊登各種雜志的目錄和內(nèi)容提要。因此，秘書要留心報(bào)紙上刊登的雜志廣告，一旦發(fā)現(xiàn)有用的資料，馬上加以標(biāo)記。
復(fù)印或掃描。在翻閱報(bào)刊雜志的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)里面有感興趣的東西，就用紅鉛筆在底下劃上波浪線，或者把它復(fù)印或掃描，到時(shí)候用訂書機(jī)統(tǒng)一裝訂起來，并一定要把雜志的名稱和日期記上。如果雜志本身還有價(jià)值，不應(yīng)隨便剪壞，可以把其中所需要的內(nèi)容復(fù)印下來。
標(biāo)記重點(diǎn)。由于秘書從報(bào)紙雜志上收集的信息內(nèi)容都是一般的，上司在看時(shí)并不一定都會(huì)那么仔細(xì)，在忙的時(shí)候，甚至只看一下標(biāo)題，目光就一掃而過，所以，如果有重要的內(nèi)容，一定要用紅鉛筆劃上重點(diǎn)線，以引起上司的注意。
請(qǐng)人幫忙。復(fù)印和掃描得再多，也畢竟只限于秘書本人所能訂閱到的報(bào)刊雜志，其他部還訂有雜志報(bào)刊，特別是一些外國報(bào)刊雜志，不可能都收集到，所以秘書就要請(qǐng)其他部門幫助，適當(dāng)分工。
說明和注釋。對(duì)于那些篇幅較長的文章，特別是國外雜志上與本公司有關(guān)的最新報(bào)道，秘書要在文章旁邊加幾行提綱挈領(lǐng)的說明文宇。遇到一些新名詞和英文縮寫，要加以必要的注釋。
標(biāo)明信息的來源和去處。這份信息是從哪本雜志和報(bào)紙上復(fù)印下來的或者是哪個(gè)部門送上來的，在后面應(yīng)該注明；與此同時(shí)，這份信息除了給上司一份，還抄送了哪些部門和哪些人，也應(yīng)該有個(gè)說明。上司看了提供信息的部門或人的名字后，也許會(huì)給一定的獎(jiǎng)勵(lì)，更重要的是他能根據(jù)這個(gè)信息判斷出這份信息到底有多大的可信度。
c.收集要領(lǐng)
剪報(bào)通常有兩種情況，一種是上司比較忙時(shí)，為了讓上司能及時(shí)知道一些新信息，秘書從當(dāng)天的報(bào)紙上給上司剪一些新聞和時(shí)事報(bào)道；另一種情況是秘書根據(jù)上司的指示進(jìn)行專題收集，專題剪貼用個(gè)專門的卷宗夾起來，每天早晨一上班就送給上司。
d.內(nèi)部材料
秘書經(jīng)常要代替上司外出參加一些演講會(huì)、專題講座等的會(huì)議。如果允許帶錄音機(jī)的話，那事情當(dāng)然好辦，可以把他人的發(fā)言原原本本地錄回去，但許多報(bào)告會(huì)都不允許錄音，這就要求秘書有良好的速記能力，特別是有些報(bào)告，如果不把全部內(nèi)容基本上記錄，當(dāng)時(shí)是很難找到重點(diǎn)。
公司內(nèi)部的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、匯報(bào)總結(jié)也是很重要的信息來源，但是光有這些還不夠全面，如果時(shí)間允許，秘書應(yīng)經(jīng)常到車間、班組或銷售部門實(shí)地去看看、去聽聽，能從那里得到許多啟發(fā)。例如，參加車間質(zhì)量管理小組討論會(huì)，就能了解一些在秘書科的辦公室是無法掌握的信息，如生產(chǎn)第一線的工人是怎么干的，是怎么想的，通過掌握大量的第一手材料，就能補(bǔ)充那些書面匯報(bào)材料的不足。
從各部門送來的資料也五花八門。秘書在這種情況下，如果沒有一定的綜合歸納的邏輯思維能力，就不能了解領(lǐng)導(dǎo)的中心工作，從而把握自己工作的重點(diǎn)，結(jié)果往往是事倍功半，越忙越亂，甚至被領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)費(fèi)力不討好。秘書必須訓(xùn)練自己的邏輯思維能力，以便將日常工作中繁多龐雜的信息條理化、層次化、興趣化，有利于信息的消化吸收和歸納利用，從而避免“信息癥”的出現(xiàn)。
人類社會(huì)今天已進(jìn)入到一個(gè)信息時(shí)代，人們每天都生活在各種信息的海洋之中。那么，對(duì)于秘書來說，信息到底是什么呢？一切對(duì)上司決策有用的東西，而且是上司決策必需的東西，都可以稱之為決策信息。因此，作為“為上司創(chuàng)造決策環(huán)境”的助手，秘書要能快速地為上司收集各種及時(shí)準(zhǔn)確的信息。收集信息工作就是對(duì)各種各樣、形形色色的信息進(jìn)行鑒別，去偽存真、整理歸類，并加以妥善保管，從而能隨時(shí)為上司的決策服務(wù)。
a.篩選分類
秘書每天要收到大量的信函、傳真、電子郵件等，它們的內(nèi)容五花八門，有的是給上司的請(qǐng)柬，有的是上司之間相互交換看法的私人信件，也有的是推銷產(chǎn)品的廣告，不一而足。秘書負(fù)責(zé)處理這些信函，就是對(duì)它們進(jìn)行篩選，然后進(jìn)行分類：哪些要馬上送交上司；哪些可以暫緩；哪些要送給上司過目；哪些可以直接轉(zhuǎn)給有關(guān)業(yè)務(wù)部門，等等。
在收集信息過程中，有時(shí)對(duì)一些資料的內(nèi)容不好理解，把握不了；有時(shí)甚至覺得某份資料雖然很重要，但證據(jù)不充分，可信度不高。遇到這類情況，秘書要與有關(guān)業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，有的虛心請(qǐng)教，有的聽聽他們的意見，之后再進(jìn)行鑒別，決定取舍。
如果報(bào)紙或電視廣播報(bào)導(dǎo)了本公司的有關(guān)消息或與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的消息，秘書就要立即找相關(guān)的部門，了解他們的看法以及準(zhǔn)備采取的對(duì)策，這樣就能做到心中有數(shù)，只要上司一問，就可以隨時(shí)給上司提供參考性意見。
b.道聽途說
稅書在收集信息的時(shí)候，常常會(huì)遇到這種情況：對(duì)方把信息交給或口頭告訴秘書時(shí)，由于他自己也是道聽途說的，雖然覺得信息的內(nèi)容很重要，但對(duì)信息內(nèi)容的可信度把握不準(zhǔn)，所以他對(duì)秘書說：“這個(gè)信息要不要告訴公司領(lǐng)導(dǎo)，你自己看著辦吧?！睂?duì)于這類信息，要根據(jù)提供信息的時(shí)間、地點(diǎn)以及信息的具體內(nèi)容對(duì)它的可信度作綜合分析，再?zèng)Q定是不是要報(bào)告上司。
c.整理與保管
有些信息的價(jià)值是顯而易見的，有的則一時(shí)還難以判斷。古人說，有備無患。所以，那些一時(shí)還派不上用場(chǎng)的信息，還是積攢起來，將來萬一要用，找起來方便；對(duì)那些一看就毫無價(jià)值的，要當(dāng)即用碎紙機(jī)粉碎。信息的整理和保管對(duì)于秘書來說，工作量和難度都不小。
d.廣聞博見
秘書應(yīng)當(dāng)努力使自己成為上司的眼睛、上司的耳朵、上司的手和腳，但絕對(duì)不要成為上司的大腦。做上司的目、耳、手、足的意思就是為上司收集信息，推薦好書，結(jié)交益友，以讓上司縱觀天下風(fēng)云。
做好收集信息工作，歸根到底就是要勤奮工作，多聽多看，由于秘書所處的特殊地位，更容易收集到各種各樣的信息。不過，這些信息的可信度如何？有沒有實(shí)際價(jià)值？這就要看秘書的判斷力如何，而這種判斷力實(shí)際上就是秘書水平和素質(zhì)的表現(xiàn)。在日常工作中，有價(jià)值的信息往往是等不來的，它要求秘書多聽多看，自己去采掘。
e.準(zhǔn)確真實(shí)
秘書為上司收集的信息一定要真實(shí)可靠，關(guān)于這一點(diǎn)，有家大公司的經(jīng)理曾講過一個(gè)這樣有趣而又耐人尋味的小故事：“一天，我坐車路過一家蔬菜商店，看見門口擺著一堆新鮮的元蔥。元蔥的皮被太陽曬得紅紅的，上面還沾著泥巴?；氐睫k公室后，我讓人到那個(gè)蔬菜店給我買個(gè)元蔥?？墒?，當(dāng)那個(gè)元蔥放到我辦公桌上時(shí)，只剩下小元蔥的一點(diǎn)小芯兒了。這是為什么？原來，當(dāng)辦事員買來把它交給部門經(jīng)理之前，他把外面那層沾著泥巴的皮剝掉了；元蔥到了部門經(jīng)理那里以后，部門經(jīng)理又把那幾層紅皮剝掉，這樣看起來更漂亮一些；而部門經(jīng)理把元蔥送到秘書那里以后，秘書又剝了幾層皮。這樣，當(dāng)秘書把元蔥送給我時(shí)，雖然還是個(gè)元蔥，但它已不是我想要的那個(gè)元蔥，因?yàn)槲乙氖且粋€(gè)整元蔥啊。所以，我把他們通通叫來，狠狠地訓(xùn)了一頓?！?BR> 秘書為上司收集信息，雖然不象這個(gè)買元蔥的小故事那么簡(jiǎn)單，但道理卻是一樣的，即對(duì)自己收集的信息，在把它交給上司之前，不要過于加工，這樣常常會(huì)把信息中最有價(jià)值的部分弄掉，從而使上司很難利用這種信息來作出的決策。
2、收集信息有哪些訣竅
a.熟悉自己的上司
作為助手，秘書要熟悉自己的上司，這是做好一切本職工作的前提。所以，秘書要做信息工作，必須熟悉上司的工作內(nèi)容，做到有的放矢。
從平時(shí)起，秘書不僅要弄清自己的上司主管哪些工作，分管哪些部門，與其他上司的關(guān)系如何，而且要弄清上司目前最關(guān)心的是哪些問題，工作中有哪些新的打算，等等。只有這樣，秘書才能把握自己工作的重點(diǎn)，為上司的決策提供及時(shí)的信息。
那么，怎樣才能知道上司當(dāng)前工作的重點(diǎn)呢？因?yàn)閷?duì)這個(gè)問題，上司一般都不會(huì)有明確的指示，所以只有靠秘書自己去觀察，去琢磨。比如，最近各部門送給上司的報(bào)告主要是哪方面的內(nèi)容，上司跟哪些人經(jīng)常打電話……通過這種留心觀察，就能大概掌握上司工作的重點(diǎn)。對(duì)于一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書來說，這已經(jīng)成為一種職業(yè)本能。
b.實(shí)事求是
判斷各種信息的可信度，對(duì)于秘書來說是一項(xiàng)非常重要的工作，也是一項(xiàng)難度很大的工作；如果沒有豐富的生活常識(shí)和專業(yè)知識(shí)，缺乏清醒的頭腦和開闊的視野，就難以勝任這項(xiàng)工作，因此，任何人都不可能一蹴而就，進(jìn)種判斷力只有逐步提高。
增長知識(shí)，提高能力固然很重要，但在收集信息工作中，還必須注意以下幾點(diǎn)：
第一，切忌生吞活剝。不管你收集到的信息有多大的價(jià)值，都要在自己的頭腦中多劃幾個(gè)問號(hào)：這件事為什么是這樣？這件事是怎么發(fā)生的……
第二，不要自我發(fā)揮。秘書收集的信息很難都是那么完整，秘書不要為了“完善”那些不完整的信息而去自我發(fā)揮。一葉落而知天下秋。上司自己往往能從這些零碎的信息中，推測(cè)事情的全部真相。秘書自我發(fā)揮，難免“畫蛇添足”。
第三，保持不偏不倚。對(duì)于人們的各種議論，甚至包括各種流言蜚語，既不要偏信，也不要輕疑。如果可能的話，找當(dāng)事者本人，聽聽他自己的看法，替他設(shè)身處地想想，然而再聽聽周圍人的意見，以保持自己不偏不倚的地位。
第四，努力探本求源。事情的經(jīng)過如何？結(jié)果到底怎樣？為了把握事情的真相，秘書應(yīng)當(dāng)?shù)浆F(xiàn)場(chǎng)去觀察，查對(duì)原物，核實(shí)證據(jù)，總之能多掌握點(diǎn)真實(shí)情況，自己多累一點(diǎn)也應(yīng)該。
第五，力戒先入為主。事物總是在不斷的變化之中，對(duì)于某些日常工作，秘書總以為自己十分清楚，在聽取匯報(bào)或者看匯報(bào)材料時(shí)，顯得漫不經(jīng)心。有時(shí)，對(duì)于對(duì)方的建議聽不進(jìn)去，總以為自己的觀點(diǎn)對(duì)。如果秘書總是這樣先入為主，不注意研究新問題，對(duì)新問題不采取新的對(duì)策，就難免不犯主觀主義的錯(cuò)誤。
c.熟人好辦事
收集信息，廣義地說是一項(xiàng)既復(fù)雜又龐大的工作，如果光靠秘書一個(gè)人來干，根本不可能做好。單就各種文字信息而言，就是那些各種各樣的報(bào)紙雜志，別說秘書去分析研究，就是讓秘書從頭到尾地看一遍也不一定看得過來。所以，秘書搞收集信息的工作，如果不和各部門配合，取得他們的幫助，是很難收到預(yù)期效果的。
為了取得各部門的配合，秘書要有一種誠懇謙虛的態(tài)度。不管是誰，只要有“信息”，就要甘當(dāng)小學(xué)生，虛心請(qǐng)教，只有這樣，才能給人一種信賴感，才能在你面前知無不言，提供有價(jià)值的信息。
當(dāng)然，在收集信息工作中，秘書光有謙虛的態(tài)度還不行，如果不能互通有無，對(duì)方單方面為你提供信息的狀況不可能長期堅(jiān)持下去。因此，在不違反保密規(guī)定的前提下，將自己收集的信息復(fù)印(或用電子郵件的方式)給那些為自己提供信息的部門，并且要將對(duì)方給你提供的信息所產(chǎn)生的作用，特別是上司對(duì)這些信息的評(píng)價(jià)，都告訴對(duì)方，使他們能對(duì)自己的工作和工作的意義有一個(gè)全面的估價(jià)?？傊?，秘書要與各部門的同事保持一種和諧而又親切的關(guān)系，即使平時(shí)在走廊上，見面打個(gè)招呼問聲好，這也是一種努力。
秘書要搞好收集信息的工作，實(shí)際上沒有什么竅門，就是平時(shí)多看、多聽、還有多問，有一種“三人行必有我?guī)煛钡膽B(tài)度。必要時(shí)，可以用電話甚至登門請(qǐng)教。
d.避免“信息污染”
今天人類社會(huì)已進(jìn)入一個(gè)信息時(shí)代，人們?yōu)榱藳Q策，需要收集各種信息，但是，如果信息太多，反而有可能造成信息污染，使上司撿了芝麻，丟了西瓜。如馬部長和牛部長在性格上長期合不來，但上司一直沒有發(fā)覺。對(duì)于這種信息，秘書就沒有必要把它傳遞給上司，說他倆如何如何；反過來說，上司對(duì)馬部長和牛部長之間的別扭有所察覺，他來詢問秘書的看法時(shí)，秘書就要如實(shí)地講出自己看到的和聽到的。怎么處理是上司的事，秘書不能以“也許”“可能”來推測(cè)。
3、信息從哪里來
a.網(wǎng)上搜索
毫無疑問，因特網(wǎng)的出現(xiàn)，對(duì)秘書的工作帶來的影響可以說是革命性的。秘書的一項(xiàng)主要工作就是為上司的決策收集信息，而因特網(wǎng)可以說是信息的海洋。只要你會(huì)使用搜索引擎，可以說什么樣的信息都可以手到擒來。由于Google是目前比較先進(jìn)的網(wǎng)上搜索工具，因此，本節(jié)稍為詳細(xì)地介紹一下它的用法。
在網(wǎng)上搜索資料，關(guān)鍵是要選準(zhǔn)“關(guān)鍵詞”。如果你的上司想要了解“搜索引擎”的來龍去脈和搜索技巧，讓你幫助找一些相關(guān)的資料，你可以按這樣的方式來找。先在Google搜索框內(nèi)輸入一個(gè)關(guān)鍵詞“搜索引擎”，選中“搜索中文(簡(jiǎn)體)網(wǎng)頁”選項(xiàng)，然后點(diǎn)擊下面的“Google搜索”按鈕（或者直接回車），結(jié)果就出來了。
搜索：“搜索引擎”
結(jié)果：已搜索有關(guān)搜索引擎的中文(簡(jiǎn)體)網(wǎng)頁，約有707,000項(xiàng)查詢結(jié)果。
仔細(xì)看一下搜索結(jié)果的前十項(xiàng)，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)絕大部分鏈接是搜索引擎本身，而不是對(duì)搜索引擎的或者搜索技巧方面的介紹。
上例是最基本的搜索，即查詢包含單個(gè)關(guān)鍵詞的信息。但是，你會(huì)發(fā)現(xiàn)在上例中，單個(gè)關(guān)鍵詞“搜索引擎”，搜索到的信息浩如煙海，而且絕大部分并不符合自己的要求，怎么辦呢？你需要進(jìn)一步縮小搜索范圍和結(jié)果。因此，你的搜索結(jié)果要求包含兩個(gè)及兩個(gè)以上關(guān)鍵詞。
現(xiàn)在你需要了解一下搜索引擎的歷史，因此，你希望搜到的網(wǎng)頁上有“搜索引擎”和“歷史”兩個(gè)關(guān)鍵詞。
示例：搜索所有包含關(guān)鍵詞“搜索引擎”和“歷史”的中文網(wǎng)頁搜索：“搜索引擎 歷史”
結(jié)果：已搜索有關(guān)搜索引擎 歷史的中文(簡(jiǎn)體)網(wǎng)頁，約有78,600項(xiàng)查詢結(jié)果。
用了兩個(gè)關(guān)鍵詞，查詢結(jié)果已經(jīng)從70多萬項(xiàng)減少到7萬多項(xiàng)。但查看一下搜索結(jié)果，發(fā)現(xiàn)前列的絕大部分結(jié)果還是不符合要求，大部分網(wǎng)頁涉及的“歷史”，并不是你所需要的“搜索引擎的歷史”。 怎么辦呢？刪除與搜索引擎不相關(guān)的“歷史”。你發(fā)現(xiàn)這部分無用的信息，總是和“文化”這個(gè)詞相關(guān)的，另外一些常見詞是“中國歷史”、“世界歷史”、“歷史書籍”等。這樣，你希望自己的搜索結(jié)果要求不包含某些特定信息。
Google用減號(hào)“-”表示邏輯“非”操作?！癆 –B”表示搜索包含A但沒有B的網(wǎng)頁。
示例：搜索所有包含“搜索引擎”和“歷史”但不含“文化”、“中國歷史”和“世界歷史”的中文網(wǎng)頁
搜索：“搜索引擎 歷史 -文化 -中國歷史 -世界歷史”
結(jié)果：已搜索有關(guān)搜索引擎 歷史 -文化 -中國歷史 -世界歷史的中文(簡(jiǎn)體)網(wǎng)頁，約有36,800項(xiàng)查詢結(jié)果。
通過去掉不相關(guān)信息，搜索結(jié)果又減少了將近一半。
點(diǎn)開se-express.com的這個(gè)名為“搜索引擎發(fā)展歷史”的網(wǎng)頁，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，搜索引擎的歷史，是與互聯(lián)網(wǎng)早期的文件檢索工具“Archie”息息相關(guān)的。此外，搜索引擎似乎有個(gè)核心程序，叫“蜘蛛”，而最早成型的搜索引擎是“Lycos”，使搜索引擎深入人心的是“Yahoo”。了解了這些，你就可以進(jìn)一步的讓搜索結(jié)果符合要求了。
注意：這里的“”和“-”號(hào)，是英文字符，而不是中文字符的“＋”和“－”。此外，操作符與作用的關(guān)鍵詞之間，不能有空格。比如“搜索引擎 - 文化”，搜索引擎將視為關(guān)鍵詞為“搜索引擎”和“文化”的邏輯“與”操作，中間的“-”被忽略。
還有，在一些時(shí)候，你希望搜索結(jié)果至少包含多個(gè)關(guān)鍵詞中的任意一個(gè)。
Google用大寫的“OR”表示邏輯“或”操作。搜索“A OR B”，意思就是說，搜索的網(wǎng)頁中，要么有A，要么有B，要么同時(shí)有A和B。在上例中，你希望搜索結(jié)果中含有“archie”、“l(fā)ycos”、“蜘蛛”等關(guān)鍵詞中的一個(gè)或者幾個(gè)，這樣可以進(jìn)一步的精簡(jiǎn)搜索結(jié)果。
示例：搜索如下網(wǎng)頁，要求必須含有“搜索引擎”和“歷史”，沒有“文化”，可以含有以下關(guān)鍵詞中人任何一個(gè)或者多個(gè)：“Archie”、“蜘蛛”、“Lycos”、“Yahoo”。
搜索：“搜索引擎歷史 archie OR蜘蛛OR lycos OR yahoo-文化”
結(jié)果：已搜索有關(guān)搜索引擎 歷史 archie OR蜘蛛OR lycos OR yahoo -文化的中文(簡(jiǎn)體)網(wǎng)頁，約有8,400項(xiàng)查詢結(jié)果。
現(xiàn)在搜索結(jié)果縮小到8千多項(xiàng)，前20項(xiàng)結(jié)果中，大部分都符合搜索要求。這樣你就可以選擇一些搜索結(jié)果下載下來，打印好交給上司。
需要注意的是，這里的“與”操作必須用大寫的“OR”，而不是小寫的“or”。
在上面的例子中介紹了搜索引擎最基本的語法“與”“非”和“或”，這三種搜索語法Google分別用“”（空格）、“-”和“OR”表示。順著上例的思路，你也可以了解到如何縮小搜索范圍，迅速找到目標(biāo)信息的一般方法：目標(biāo)信息一定含有的關(guān)鍵詞（用“”連起來），目標(biāo)信息不能含有的關(guān)鍵詞（用“-”去掉），目標(biāo)信息可能含有的關(guān)鍵詞（用“OR”連起來）。
Google對(duì)通配符支持有限。它目前只能用“*”來替代單個(gè)字符，而且包含“*”必須用""引起來。比如，“"以*治國"”，表示搜索第一個(gè)為“以”，末兩個(gè)為“治國”的四字短語，中間的“*”可以為任何字符。
Google的關(guān)鍵詞可以是單詞（中間沒有空格），也可以是短語（中間有空格）。但是，用短語做關(guān)鍵詞，必須加英文引號(hào)，否則空格會(huì)被當(dāng)作“與”操作符。
示例：搜索關(guān)于第一次世界大戰(zhàn)的英文信息。
搜索：“"world war I"”
結(jié)果：已向英特網(wǎng)搜索"world war i"，約有937,000項(xiàng)查詢結(jié)果。
Google對(duì)一些網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)頻率極高的英文單詞，如“i”、“com”、“www”等，以及一些符號(hào)如“*”、“.”等，作忽略處理。
示例：搜索關(guān)于www起源的一些歷史資料。
搜索：“www的歷史 internet”
結(jié)果：以下的字詞因?yàn)槭褂眠^于頻繁，沒有被列入搜索范圍: www 的.已搜索有關(guān)www的歷史internet的中文(簡(jiǎn)體)網(wǎng)頁，約有75,100項(xiàng)查詢結(jié)果。
搜索“www的歷史 internet”，但搜索引擎把“www”和“的”都省略了。于是上述搜索只搜索了“歷史”和“internet”。這顯然不符合要求。當(dāng)你在搜索“www的歷史”的時(shí)候，搜索引擎實(shí)際上把這個(gè)短語分成三部分，“www”、“的”和“歷史”分別來檢索，這就是搜索引擎的分詞。所以盡管你輸入了連續(xù)的“www的歷史”，但搜索引擎還是把這個(gè)短語當(dāng)成三個(gè)關(guān)鍵詞分別檢索。
如果要對(duì)忽略的關(guān)鍵詞進(jìn)行強(qiáng)制搜索，則需要在該關(guān)鍵詞前加上明文的“+”號(hào)。
搜索：“+www +的歷史 internet”
結(jié)果：已搜索有關(guān)+www+的歷史 internet的中文(簡(jiǎn)體)網(wǎng)頁，約有25,000項(xiàng)查詢結(jié)果。
大部分常用英文符號(hào)（如問號(hào)，句號(hào)，逗號(hào)等）無法成為搜索關(guān)鍵詞，加強(qiáng)制也不行。
b.報(bào)刊雜志等文字信息
收集一般的信息，并不是一件很困難的事，大部分可以從各種公開發(fā)行的報(bào)刊雜志和網(wǎng)上找到。這類信息雖然容易找到，但它們式樣多、容量大，因此要能熟練地收集、儲(chǔ)存這類信息，不是一件那么簡(jiǎn)單的事。
收集這類文字信息，平時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：
注意各種雜志廣告。一個(gè)企業(yè)不可能同時(shí)訂閱所有定期發(fā)行的雜志，但是在報(bào)紙上會(huì)經(jīng)常刊登各種雜志的目錄和內(nèi)容提要。因此，秘書要留心報(bào)紙上刊登的雜志廣告，一旦發(fā)現(xiàn)有用的資料，馬上加以標(biāo)記。
復(fù)印或掃描。在翻閱報(bào)刊雜志的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)里面有感興趣的東西，就用紅鉛筆在底下劃上波浪線，或者把它復(fù)印或掃描，到時(shí)候用訂書機(jī)統(tǒng)一裝訂起來，并一定要把雜志的名稱和日期記上。如果雜志本身還有價(jià)值，不應(yīng)隨便剪壞，可以把其中所需要的內(nèi)容復(fù)印下來。
標(biāo)記重點(diǎn)。由于秘書從報(bào)紙雜志上收集的信息內(nèi)容都是一般的，上司在看時(shí)并不一定都會(huì)那么仔細(xì)，在忙的時(shí)候，甚至只看一下標(biāo)題，目光就一掃而過，所以，如果有重要的內(nèi)容，一定要用紅鉛筆劃上重點(diǎn)線，以引起上司的注意。
請(qǐng)人幫忙。復(fù)印和掃描得再多，也畢竟只限于秘書本人所能訂閱到的報(bào)刊雜志，其他部還訂有雜志報(bào)刊，特別是一些外國報(bào)刊雜志，不可能都收集到，所以秘書就要請(qǐng)其他部門幫助，適當(dāng)分工。
說明和注釋。對(duì)于那些篇幅較長的文章，特別是國外雜志上與本公司有關(guān)的最新報(bào)道，秘書要在文章旁邊加幾行提綱挈領(lǐng)的說明文宇。遇到一些新名詞和英文縮寫，要加以必要的注釋。
標(biāo)明信息的來源和去處。這份信息是從哪本雜志和報(bào)紙上復(fù)印下來的或者是哪個(gè)部門送上來的，在后面應(yīng)該注明；與此同時(shí)，這份信息除了給上司一份，還抄送了哪些部門和哪些人，也應(yīng)該有個(gè)說明。上司看了提供信息的部門或人的名字后，也許會(huì)給一定的獎(jiǎng)勵(lì)，更重要的是他能根據(jù)這個(gè)信息判斷出這份信息到底有多大的可信度。
c.收集要領(lǐng)
剪報(bào)通常有兩種情況，一種是上司比較忙時(shí)，為了讓上司能及時(shí)知道一些新信息，秘書從當(dāng)天的報(bào)紙上給上司剪一些新聞和時(shí)事報(bào)道；另一種情況是秘書根據(jù)上司的指示進(jìn)行專題收集，專題剪貼用個(gè)專門的卷宗夾起來，每天早晨一上班就送給上司。
d.內(nèi)部材料
秘書經(jīng)常要代替上司外出參加一些演講會(huì)、專題講座等的會(huì)議。如果允許帶錄音機(jī)的話，那事情當(dāng)然好辦，可以把他人的發(fā)言原原本本地錄回去，但許多報(bào)告會(huì)都不允許錄音，這就要求秘書有良好的速記能力，特別是有些報(bào)告，如果不把全部內(nèi)容基本上記錄，當(dāng)時(shí)是很難找到重點(diǎn)。
公司內(nèi)部的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、匯報(bào)總結(jié)也是很重要的信息來源，但是光有這些還不夠全面，如果時(shí)間允許，秘書應(yīng)經(jīng)常到車間、班組或銷售部門實(shí)地去看看、去聽聽，能從那里得到許多啟發(fā)。例如，參加車間質(zhì)量管理小組討論會(huì)，就能了解一些在秘書科的辦公室是無法掌握的信息，如生產(chǎn)第一線的工人是怎么干的，是怎么想的，通過掌握大量的第一手材料，就能補(bǔ)充那些書面匯報(bào)材料的不足。
從各部門送來的資料也五花八門。秘書在這種情況下，如果沒有一定的綜合歸納的邏輯思維能力，就不能了解領(lǐng)導(dǎo)的中心工作，從而把握自己工作的重點(diǎn)，結(jié)果往往是事倍功半，越忙越亂，甚至被領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)費(fèi)力不討好。秘書必須訓(xùn)練自己的邏輯思維能力，以便將日常工作中繁多龐雜的信息條理化、層次化、興趣化，有利于信息的消化吸收和歸納利用，從而避免“信息癥”的出現(xiàn)。