1、如何兼顧效率與健康
作為現(xiàn)代企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人，他們工作的一個(gè)特點(diǎn)就是“忙”，從內(nèi)部的人事安排到外部的市場競爭，幾乎是無所不包，可以說是千頭萬緒。因此，為了抓住大事、抓住重點(diǎn)，提高工作效率，他們的工作本身也需要有個(gè)計(jì)劃，否則，在繁雜的事務(wù)中就會出現(xiàn)紊亂，顧了這頭忘了那頭，撿了芝麻丟了西瓜，從而使企業(yè)在激烈的競爭中敗下陣來。所以，作為上司的助手，為上司安排工作日程是秘書一項(xiàng)很重要的工作。如果說秘書的工作難，那就是難在這個(gè)工作日程的安排上，因?yàn)樗ㄙM(fèi)秘書很大一部分精力。
工作日程的安排，通常是按時(shí)間來劃分的。如下周工作安排，本月工作安排，第二季度工作安排，等等。在安排工作日程時(shí)，要考慮各項(xiàng)工作的輕重緩急，各項(xiàng)工作之間的聯(lián)系，特別是要考慮如何提高工作效率！
但是，在安排工作日程時(shí)，不能只顧工作的效率，因?yàn)樯纤镜哪挲g一般偏高，還必須考慮上司本身對工作的承受能力，所以要講究弛張之道。上司也是人，也是血肉之軀，而且年齡一般都偏大，所以上司在體力上連續(xù)作戰(zhàn)的能力是有限的。如果不注意有張有馳，勞逸結(jié)合，影響了身體健康，最終的工作效率也無從談起。因此，秘書在為上司安排工作日程時(shí)，既要考慮如何限度地提高工作效率，又要在時(shí)間上留有充分的余地，有利于上司的身體健康，充分做到勞逸結(jié)合?？梢哉f，能否統(tǒng)一工作效率與時(shí)間寬裕這一對矛盾，是評價(jià)一個(gè)工作日程表是否科學(xué)合理的標(biāo)志。
2、長期與短期工作安排
上司的日程安排可分為年度計(jì)劃、本月計(jì)劃、本周計(jì)劃以及當(dāng)天計(jì)劃等形式。計(jì)劃是安排得越細(xì)越好還是越粗越好，這主要是根據(jù)上司的實(shí)際需要而定，一般來說，由于客觀的變化和許多不可預(yù)料因紊的影響，中長期計(jì)劃是宜粗不宜細(xì)的?，F(xiàn)在大多是這樣，年前制訂年度計(jì)劃，年度計(jì)劃主要是將來年的工作大致描個(gè)輪廓，比如為了實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)重要目標(biāo)而要抓哪幾項(xiàng)工作，或接規(guī)定要開哪幾個(gè)例行的大會；根據(jù)年度計(jì)劃的設(shè)想，安排當(dāng)月的計(jì)劃；而本周的計(jì)劃就是實(shí)施，星期一上午與天地公司李總會談，星期二下午召集哪些人開研討會……不僅如此，還要根據(jù)實(shí)際情況的變化隨時(shí)調(diào)整、充實(shí)計(jì)劃，使之更具體、更詳細(xì)。在所有的日程表中，當(dāng)天的日程表要非常具體，如上司外出辦事，在把日程表交給上司時(shí)，提醒他不要忘了約會等一些重要工作；這張表必須在頭一天就讓上司確認(rèn)；當(dāng)天早晨上班后，復(fù)印一份讓上司再次確認(rèn)；對于經(jīng)常外出的上司，還要復(fù)印一份讓上司自己帶在身上，把對方的電話號碼等一些注意事項(xiàng)記在上面。由于電腦的使用，日程表的制作、修訂和打印都己變得非常簡單。
一般來說，剛剛參加工作的秘書很難把上司的工作日程表安排得那么慎密周到，至少得2～3年才行。只有虛心向老同事學(xué)習(xí)，自己多留心，與有關(guān)部門密切配合，才能將這項(xiàng)工作做好。
a.適當(dāng)保密
上司的工作日程安排，一般都是畫成一覽表形式，因?yàn)樗唵蚊髁?。打印好的日程表給上司本人一份，給秘書部門負(fù)責(zé)人或其他綜合部門負(fù)責(zé)人一份，再就是給有關(guān)部門和汽車司機(jī)復(fù)印幾份。不過，給業(yè)務(wù)部門和司機(jī)的日程表，內(nèi)容不能太詳細(xì)。比如上司某月某日出差，在這前一天的上午與天地公司的李總會談等等，只有秘書自己和上司本人手中的日程表才允許這么詳細(xì)，因?yàn)槿粘瘫硭偷迷蕉?，泄密的可能性就越大。如果業(yè)務(wù)部門的人在與客人洽談業(yè)務(wù)時(shí)，無意之中讓對方看到了上司詳細(xì)的日程表，后果就難以設(shè)想了，所以，給這部分人的日程表，只要與他們業(yè)務(wù)有關(guān)的部分詳細(xì)一點(diǎn)就行了。
因此，在制定日程表時(shí)要使用一些表示特定工作內(nèi)容的符號，但是，這些符號所代表的內(nèi)容在公司內(nèi)要統(tǒng)一，不僅負(fù)責(zé)制定日程表的秘書要明白，而且要讓其他秘書也能看得懂。另外，日程表旁邊還要留一定的空白，以便隨時(shí)能用鉛筆增增減減或作特定的標(biāo)記。
b.事先確認(rèn)
在安排上司的日程時(shí)，無論是一般的工作還是重要的工作，都要事先征得上司本人的同意。因?yàn)樯纤驹趯徍巳粘瘫淼倪^程中，往往會根據(jù)自己以往的經(jīng)驗(yàn)來考慮應(yīng)該采取什么方法處理，是否要安排專門的時(shí)間，而這些也正是秘書所要掌握的。但是，也不能完全聽任上司的主觀意思去做，把計(jì)劃丟在一邊，如果是這樣，秘書就有可能不知道下一步應(yīng)該干什么，使日程表變成了一張廢紙。
幾乎所有的秘書都是這樣的：在本月末安排下月的工作；周末安排下一周的工作；在前一天下午或當(dāng)天早晨的第一件事，是安排當(dāng)天各項(xiàng)工作的時(shí)間與具體步驟，與有關(guān)方面打好招呼，保證各項(xiàng)工作按計(jì)劃順利進(jìn)行。
3、制定日程表的方法
要求與上司面談的人中，很多是客戶和顧客；要想全部安排見面，幾乎是不可能的，因?yàn)樯纤镜臅r(shí)間畢竟有限。因此，作為重點(diǎn)，秘書在給上司安排工作日程時(shí)，要對上司的工作進(jìn)行分類，以保證上司的工作效率。對于那些確實(shí)需要安排與上司面談的客人，秘書也需要對他們所關(guān)心的問題和與自己公司的關(guān)系作出判斷，這樣在安排約會的時(shí)間和順序的時(shí)候，做到心中有數(shù)，保證上司的日程安排科學(xué)合理。由于采用電腦作日程表，所以日程表的修改和打印非常方便。一旦日程上有什么變更，就能馬上打印出來，并通知相關(guān)人員。
由于上司工作內(nèi)容不一樣，上司外出的次數(shù)和來訪的客人人數(shù)不一樣，因此給上司制定工作日程表也因人而異。一般來說，給上司制定工作日程表有四到五種，它們在滾動(dòng)執(zhí)行過程中相互銜接：
a.年度預(yù)定日程表
將股東大會、公司成立周年紀(jì)念日、法定節(jié)假日和公司其他特定
紀(jì)念活動(dòng)等記載在表內(nèi)；將這個(gè)表也抄送給總務(wù)部等相關(guān)部門，必要的時(shí)候請他們配合；
b.月內(nèi)預(yù)定日程表
月內(nèi)預(yù)定日程表，主要是根據(jù)年度預(yù)定日程表進(jìn)行安排，上面注
明上司出差、開會等重大事項(xiàng)；每個(gè)月連續(xù)制定；
c.每周工作日程表
將上司一周之內(nèi)的約會和會議等預(yù)定好的工作記入表內(nèi)，這是上司一周之內(nèi)具體工作安排的基本依據(jù)；一般是在上一周的星期五完成；表做完之后，要送給上司審閱，請上司確認(rèn)；
d.當(dāng)天工作日程表
這份表是根據(jù)每周工作日程表制定出來的。把當(dāng)天工作的一些注意事項(xiàng)記在上面，交給上司，提醒他不要忘了約會等一些重要工作；這張表必須在頭一天就讓上司確認(rèn)；當(dāng)天早晨上班后，復(fù)印一份讓上司再次確認(rèn)；對于經(jīng)常外出的上司，還要復(fù)印一份讓上司自己帶在身上，把對方的電話號碼等一些注意事項(xiàng)記在上面。
e.多人日程表
如果同時(shí)給幾位上司制定日程表，也畫成一覽表形式。如果出現(xiàn)新的情況（比如需要召開全體董事緊急會議）需要調(diào)整大家的工作日程，調(diào)整起來就非常方便。
這幾種日程表的制定要靈活掌握，對于上司的工作安排，既不要重復(fù)，也不要遺漏；這幾種表出來以后，要隨時(shí)注意它們之間的銜接，經(jīng)常把它們集中起來，相互對照。
為上司制定好了工作日程安排表，秘書當(dāng)然希望能按預(yù)定的安排順利運(yùn)行，但是，在實(shí)際工作中，情況經(jīng)常發(fā)生變化，不是這里就是那里總要出現(xiàn)一些突發(fā)事件，改變上司原來的日程安排；在這種情況下，秘書要能根據(jù)具體情況，隨機(jī)應(yīng)變，采取相應(yīng)的措施：如果是在年度預(yù)定或月內(nèi)預(yù)定這種時(shí)間范圍比較長的預(yù)定期間內(nèi)，出現(xiàn)新的情況，秘書應(yīng)根據(jù)這種突發(fā)事件對其他事件的影響，及時(shí)提醒上司注意；如果實(shí)在不能避免，要及時(shí)與對方和有關(guān)部門聯(lián)系，并對日程表進(jìn)行修改，請上司確認(rèn)；如果能夠?qū)︻A(yù)定的日程安排作相應(yīng)的調(diào)整，應(yīng)與客戶和其它有關(guān)方面進(jìn)行聯(lián)系。（如對會場、旅館、交通工具等的取消或變更；在變更日程表后，如果新的日期是手寫的，用紅筆打上記號。）如果約會時(shí)間延長，影響后面的約會或其他工作，秘書要用便箋等告訴上司，聽取上司的指示。如果可能的話，在約會的前一天，用電話與對方再次確認(rèn)約會的時(shí)間和地點(diǎn)比較妥當(dāng)；這樣做雖然要花些時(shí)間和精力，但能提醒對方秘書別忘了，做些前期準(zhǔn)備，這樣，既能讓對方能夠感到你們重視這次約會，也等于提醒對方別忘了約會的時(shí)間。
4、制定日程表的注意事項(xiàng)
每個(gè)月上旬日程安排的內(nèi)容，主要是參加公司內(nèi)和公司外的各種比較重犬的活動(dòng)，如各種會議、會談、出差、訪問等。在安排日程的過程中，要與各部門密切配合，并隨時(shí)向上司本人請示匯報(bào)。
a.時(shí)間上留有充分的余地
安排上司的工作日程，在時(shí)間上一定要留有充分的余地。有許多秘書都犯過這樣的錯(cuò)誤；為了爭分奪秒，上司剛開完董事會，就安排與劉先生會談……其實(shí)，這并不能提高工作的效率，其結(jié)果往往適得其反。因?yàn)樯纤緞傞_過董事會，思想不能一下子轉(zhuǎn)過彎來，加上又沒有休息，這樣與劉先生會談，能談得好嗎？如果董事會要延長的話，那不白白浪費(fèi)劉先生的時(shí)間？所以，在制定日程表的過程中，的困難是時(shí)間的測算。董事會要開多久？與劉先生的會談需要幾個(gè)小時(shí)……如果是公司內(nèi)部的會議及其他活動(dòng)，時(shí)間的測算也許要容易一點(diǎn)，與客人的會談則不好說了。就拿簽訂合同來說吧，如果事先知道對方會提出什么條件和要求，事情也許好辦一點(diǎn)；如果事先不知道的話，雙方還需要討價(jià)還價(jià)，合同簽下來到底需要多少時(shí)間，就誰也不好說了。因此，秘書在安排日程表時(shí)，在每項(xiàng)工作原訂的時(shí)間之后，再加上10～15分鐘的機(jī)動(dòng)時(shí)間。
b.提高效率
上司要到幾家公司拜訪，是先到天地公司還是先到大地公司？是由天地公司到恒昌公司還是由大地公司到恒昌公司？對于這些問題，秘書要事先統(tǒng)籌考慮，找出行車路線，減少路上耽誤的時(shí)間。當(dāng)然，如果恒昌公司提前邀請，那么，在時(shí)間安排上要盡可能優(yōu)先。
上司經(jīng)常要乘車外出，因此秘書對乘車時(shí)間和交通狀況都要比較清楚。比如上班時(shí)、下班時(shí)交通擁擠的情況就不一樣，順行和逆行的情況不一樣，月末、周末和平時(shí)不一樣……如果對于這些胸中有數(shù)，那就能比較準(zhǔn)確地算出上司外出辦事在路上所需要的時(shí)間。
c.內(nèi)外兼顧
隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，上司與外界打交道的時(shí)間越來越多，但是作為公司領(lǐng)導(dǎo)必須內(nèi)外兼顧。因此，秘書在給上司安排工作日程時(shí)，一定要留出專門的時(shí)間讓上司來了解本公司生產(chǎn)經(jīng)營狀況，及時(shí)處理業(yè)務(wù)中的各種矛盾和向題，把握本公司的發(fā)展。如果從上午8點(diǎn)半就開始開董事會，10點(diǎn)與天地公司李總會談，下午1點(diǎn)半去拜訪恒昌公司的趙經(jīng)理……一天到晚忙于這些活動(dòng)，沒有時(shí)間了解各部門的情況，對請示報(bào)告也不能及時(shí)批閱，那就會影響本公司的發(fā)展。如果秘書知道每過一段時(shí)間就有多少文件需要上司批閱，或各部門定期上報(bào)的材料，那么，每周至少固定安排一天到一天半專門處理內(nèi)部事務(wù)。
上司出差和休假之后，等待他批閱的文件往往比平時(shí)多，所以在上班的第一天，一般不要安排會議、約會等活動(dòng)，讓他專門處理內(nèi)部各種文件，哪怕是抽出半天也行。
作為現(xiàn)代企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人，他們工作的一個(gè)特點(diǎn)就是“忙”，從內(nèi)部的人事安排到外部的市場競爭，幾乎是無所不包，可以說是千頭萬緒。因此，為了抓住大事、抓住重點(diǎn)，提高工作效率，他們的工作本身也需要有個(gè)計(jì)劃，否則，在繁雜的事務(wù)中就會出現(xiàn)紊亂，顧了這頭忘了那頭，撿了芝麻丟了西瓜，從而使企業(yè)在激烈的競爭中敗下陣來。所以，作為上司的助手，為上司安排工作日程是秘書一項(xiàng)很重要的工作。如果說秘書的工作難，那就是難在這個(gè)工作日程的安排上，因?yàn)樗ㄙM(fèi)秘書很大一部分精力。
工作日程的安排，通常是按時(shí)間來劃分的。如下周工作安排，本月工作安排，第二季度工作安排，等等。在安排工作日程時(shí)，要考慮各項(xiàng)工作的輕重緩急，各項(xiàng)工作之間的聯(lián)系，特別是要考慮如何提高工作效率！
但是，在安排工作日程時(shí)，不能只顧工作的效率，因?yàn)樯纤镜哪挲g一般偏高，還必須考慮上司本身對工作的承受能力，所以要講究弛張之道。上司也是人，也是血肉之軀，而且年齡一般都偏大，所以上司在體力上連續(xù)作戰(zhàn)的能力是有限的。如果不注意有張有馳，勞逸結(jié)合，影響了身體健康，最終的工作效率也無從談起。因此，秘書在為上司安排工作日程時(shí)，既要考慮如何限度地提高工作效率，又要在時(shí)間上留有充分的余地，有利于上司的身體健康，充分做到勞逸結(jié)合?？梢哉f，能否統(tǒng)一工作效率與時(shí)間寬裕這一對矛盾，是評價(jià)一個(gè)工作日程表是否科學(xué)合理的標(biāo)志。
2、長期與短期工作安排
上司的日程安排可分為年度計(jì)劃、本月計(jì)劃、本周計(jì)劃以及當(dāng)天計(jì)劃等形式。計(jì)劃是安排得越細(xì)越好還是越粗越好，這主要是根據(jù)上司的實(shí)際需要而定，一般來說，由于客觀的變化和許多不可預(yù)料因紊的影響，中長期計(jì)劃是宜粗不宜細(xì)的?，F(xiàn)在大多是這樣，年前制訂年度計(jì)劃，年度計(jì)劃主要是將來年的工作大致描個(gè)輪廓，比如為了實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)重要目標(biāo)而要抓哪幾項(xiàng)工作，或接規(guī)定要開哪幾個(gè)例行的大會；根據(jù)年度計(jì)劃的設(shè)想，安排當(dāng)月的計(jì)劃；而本周的計(jì)劃就是實(shí)施，星期一上午與天地公司李總會談，星期二下午召集哪些人開研討會……不僅如此，還要根據(jù)實(shí)際情況的變化隨時(shí)調(diào)整、充實(shí)計(jì)劃，使之更具體、更詳細(xì)。在所有的日程表中，當(dāng)天的日程表要非常具體，如上司外出辦事，在把日程表交給上司時(shí)，提醒他不要忘了約會等一些重要工作；這張表必須在頭一天就讓上司確認(rèn)；當(dāng)天早晨上班后，復(fù)印一份讓上司再次確認(rèn)；對于經(jīng)常外出的上司，還要復(fù)印一份讓上司自己帶在身上，把對方的電話號碼等一些注意事項(xiàng)記在上面。由于電腦的使用，日程表的制作、修訂和打印都己變得非常簡單。
一般來說，剛剛參加工作的秘書很難把上司的工作日程表安排得那么慎密周到，至少得2～3年才行。只有虛心向老同事學(xué)習(xí)，自己多留心，與有關(guān)部門密切配合，才能將這項(xiàng)工作做好。
a.適當(dāng)保密
上司的工作日程安排，一般都是畫成一覽表形式，因?yàn)樗唵蚊髁?。打印好的日程表給上司本人一份，給秘書部門負(fù)責(zé)人或其他綜合部門負(fù)責(zé)人一份，再就是給有關(guān)部門和汽車司機(jī)復(fù)印幾份。不過，給業(yè)務(wù)部門和司機(jī)的日程表，內(nèi)容不能太詳細(xì)。比如上司某月某日出差，在這前一天的上午與天地公司的李總會談等等，只有秘書自己和上司本人手中的日程表才允許這么詳細(xì)，因?yàn)槿粘瘫硭偷迷蕉?，泄密的可能性就越大。如果業(yè)務(wù)部門的人在與客人洽談業(yè)務(wù)時(shí)，無意之中讓對方看到了上司詳細(xì)的日程表，后果就難以設(shè)想了，所以，給這部分人的日程表，只要與他們業(yè)務(wù)有關(guān)的部分詳細(xì)一點(diǎn)就行了。
因此，在制定日程表時(shí)要使用一些表示特定工作內(nèi)容的符號，但是，這些符號所代表的內(nèi)容在公司內(nèi)要統(tǒng)一，不僅負(fù)責(zé)制定日程表的秘書要明白，而且要讓其他秘書也能看得懂。另外，日程表旁邊還要留一定的空白，以便隨時(shí)能用鉛筆增增減減或作特定的標(biāo)記。
b.事先確認(rèn)
在安排上司的日程時(shí)，無論是一般的工作還是重要的工作，都要事先征得上司本人的同意。因?yàn)樯纤驹趯徍巳粘瘫淼倪^程中，往往會根據(jù)自己以往的經(jīng)驗(yàn)來考慮應(yīng)該采取什么方法處理，是否要安排專門的時(shí)間，而這些也正是秘書所要掌握的。但是，也不能完全聽任上司的主觀意思去做，把計(jì)劃丟在一邊，如果是這樣，秘書就有可能不知道下一步應(yīng)該干什么，使日程表變成了一張廢紙。
幾乎所有的秘書都是這樣的：在本月末安排下月的工作；周末安排下一周的工作；在前一天下午或當(dāng)天早晨的第一件事，是安排當(dāng)天各項(xiàng)工作的時(shí)間與具體步驟，與有關(guān)方面打好招呼，保證各項(xiàng)工作按計(jì)劃順利進(jìn)行。
3、制定日程表的方法
要求與上司面談的人中，很多是客戶和顧客；要想全部安排見面，幾乎是不可能的，因?yàn)樯纤镜臅r(shí)間畢竟有限。因此，作為重點(diǎn)，秘書在給上司安排工作日程時(shí)，要對上司的工作進(jìn)行分類，以保證上司的工作效率。對于那些確實(shí)需要安排與上司面談的客人，秘書也需要對他們所關(guān)心的問題和與自己公司的關(guān)系作出判斷，這樣在安排約會的時(shí)間和順序的時(shí)候，做到心中有數(shù)，保證上司的日程安排科學(xué)合理。由于采用電腦作日程表，所以日程表的修改和打印非常方便。一旦日程上有什么變更，就能馬上打印出來，并通知相關(guān)人員。
由于上司工作內(nèi)容不一樣，上司外出的次數(shù)和來訪的客人人數(shù)不一樣，因此給上司制定工作日程表也因人而異。一般來說，給上司制定工作日程表有四到五種，它們在滾動(dòng)執(zhí)行過程中相互銜接：
a.年度預(yù)定日程表
將股東大會、公司成立周年紀(jì)念日、法定節(jié)假日和公司其他特定
紀(jì)念活動(dòng)等記載在表內(nèi)；將這個(gè)表也抄送給總務(wù)部等相關(guān)部門，必要的時(shí)候請他們配合；
b.月內(nèi)預(yù)定日程表
月內(nèi)預(yù)定日程表，主要是根據(jù)年度預(yù)定日程表進(jìn)行安排，上面注
明上司出差、開會等重大事項(xiàng)；每個(gè)月連續(xù)制定；
c.每周工作日程表
將上司一周之內(nèi)的約會和會議等預(yù)定好的工作記入表內(nèi)，這是上司一周之內(nèi)具體工作安排的基本依據(jù)；一般是在上一周的星期五完成；表做完之后，要送給上司審閱，請上司確認(rèn)；
d.當(dāng)天工作日程表
這份表是根據(jù)每周工作日程表制定出來的。把當(dāng)天工作的一些注意事項(xiàng)記在上面，交給上司，提醒他不要忘了約會等一些重要工作；這張表必須在頭一天就讓上司確認(rèn)；當(dāng)天早晨上班后，復(fù)印一份讓上司再次確認(rèn)；對于經(jīng)常外出的上司，還要復(fù)印一份讓上司自己帶在身上，把對方的電話號碼等一些注意事項(xiàng)記在上面。
e.多人日程表
如果同時(shí)給幾位上司制定日程表，也畫成一覽表形式。如果出現(xiàn)新的情況（比如需要召開全體董事緊急會議）需要調(diào)整大家的工作日程，調(diào)整起來就非常方便。
這幾種日程表的制定要靈活掌握，對于上司的工作安排，既不要重復(fù)，也不要遺漏；這幾種表出來以后，要隨時(shí)注意它們之間的銜接，經(jīng)常把它們集中起來，相互對照。
為上司制定好了工作日程安排表，秘書當(dāng)然希望能按預(yù)定的安排順利運(yùn)行，但是，在實(shí)際工作中，情況經(jīng)常發(fā)生變化，不是這里就是那里總要出現(xiàn)一些突發(fā)事件，改變上司原來的日程安排；在這種情況下，秘書要能根據(jù)具體情況，隨機(jī)應(yīng)變，采取相應(yīng)的措施：如果是在年度預(yù)定或月內(nèi)預(yù)定這種時(shí)間范圍比較長的預(yù)定期間內(nèi)，出現(xiàn)新的情況，秘書應(yīng)根據(jù)這種突發(fā)事件對其他事件的影響，及時(shí)提醒上司注意；如果實(shí)在不能避免，要及時(shí)與對方和有關(guān)部門聯(lián)系，并對日程表進(jìn)行修改，請上司確認(rèn)；如果能夠?qū)︻A(yù)定的日程安排作相應(yīng)的調(diào)整，應(yīng)與客戶和其它有關(guān)方面進(jìn)行聯(lián)系。（如對會場、旅館、交通工具等的取消或變更；在變更日程表后，如果新的日期是手寫的，用紅筆打上記號。）如果約會時(shí)間延長，影響后面的約會或其他工作，秘書要用便箋等告訴上司，聽取上司的指示。如果可能的話，在約會的前一天，用電話與對方再次確認(rèn)約會的時(shí)間和地點(diǎn)比較妥當(dāng)；這樣做雖然要花些時(shí)間和精力，但能提醒對方秘書別忘了，做些前期準(zhǔn)備，這樣，既能讓對方能夠感到你們重視這次約會，也等于提醒對方別忘了約會的時(shí)間。
4、制定日程表的注意事項(xiàng)
每個(gè)月上旬日程安排的內(nèi)容，主要是參加公司內(nèi)和公司外的各種比較重犬的活動(dòng)，如各種會議、會談、出差、訪問等。在安排日程的過程中，要與各部門密切配合，并隨時(shí)向上司本人請示匯報(bào)。
a.時(shí)間上留有充分的余地
安排上司的工作日程，在時(shí)間上一定要留有充分的余地。有許多秘書都犯過這樣的錯(cuò)誤；為了爭分奪秒，上司剛開完董事會，就安排與劉先生會談……其實(shí)，這并不能提高工作的效率，其結(jié)果往往適得其反。因?yàn)樯纤緞傞_過董事會，思想不能一下子轉(zhuǎn)過彎來，加上又沒有休息，這樣與劉先生會談，能談得好嗎？如果董事會要延長的話，那不白白浪費(fèi)劉先生的時(shí)間？所以，在制定日程表的過程中，的困難是時(shí)間的測算。董事會要開多久？與劉先生的會談需要幾個(gè)小時(shí)……如果是公司內(nèi)部的會議及其他活動(dòng)，時(shí)間的測算也許要容易一點(diǎn)，與客人的會談則不好說了。就拿簽訂合同來說吧，如果事先知道對方會提出什么條件和要求，事情也許好辦一點(diǎn)；如果事先不知道的話，雙方還需要討價(jià)還價(jià)，合同簽下來到底需要多少時(shí)間，就誰也不好說了。因此，秘書在安排日程表時(shí)，在每項(xiàng)工作原訂的時(shí)間之后，再加上10～15分鐘的機(jī)動(dòng)時(shí)間。
b.提高效率
上司要到幾家公司拜訪，是先到天地公司還是先到大地公司？是由天地公司到恒昌公司還是由大地公司到恒昌公司？對于這些問題，秘書要事先統(tǒng)籌考慮，找出行車路線，減少路上耽誤的時(shí)間。當(dāng)然，如果恒昌公司提前邀請，那么，在時(shí)間安排上要盡可能優(yōu)先。
上司經(jīng)常要乘車外出，因此秘書對乘車時(shí)間和交通狀況都要比較清楚。比如上班時(shí)、下班時(shí)交通擁擠的情況就不一樣，順行和逆行的情況不一樣，月末、周末和平時(shí)不一樣……如果對于這些胸中有數(shù)，那就能比較準(zhǔn)確地算出上司外出辦事在路上所需要的時(shí)間。
c.內(nèi)外兼顧
隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，上司與外界打交道的時(shí)間越來越多，但是作為公司領(lǐng)導(dǎo)必須內(nèi)外兼顧。因此，秘書在給上司安排工作日程時(shí)，一定要留出專門的時(shí)間讓上司來了解本公司生產(chǎn)經(jīng)營狀況，及時(shí)處理業(yè)務(wù)中的各種矛盾和向題，把握本公司的發(fā)展。如果從上午8點(diǎn)半就開始開董事會，10點(diǎn)與天地公司李總會談，下午1點(diǎn)半去拜訪恒昌公司的趙經(jīng)理……一天到晚忙于這些活動(dòng)，沒有時(shí)間了解各部門的情況，對請示報(bào)告也不能及時(shí)批閱，那就會影響本公司的發(fā)展。如果秘書知道每過一段時(shí)間就有多少文件需要上司批閱，或各部門定期上報(bào)的材料，那么，每周至少固定安排一天到一天半專門處理內(nèi)部事務(wù)。
上司出差和休假之后，等待他批閱的文件往往比平時(shí)多，所以在上班的第一天，一般不要安排會議、約會等活動(dòng)，讓他專門處理內(nèi)部各種文件，哪怕是抽出半天也行。