1、整理與保存
秘書每天要收到大量的來信來函和文件資料，既有與外部的來往書信，各部門送上來的匯報資料、傳真、電子郵件、錄像帶、錄音帶；也有各種公開發(fā)行和不公開發(fā)行的報刊雜志等等。對于這些形形色色的東西，秘書必須及時處理，稍微拖沓一點，它們就可能在辦公桌上堆成像一座小山，這不僅有礙觀瞻，而且影響工作效率。但是，在處理這些東西的過程中，必須領會上司的意圖，否則該留的扔了，該扔的卻留下來了，反而給上司的工作帶來麻煩。
a.迅速處理
有些秘書因為工作忙，每天收到信函資料后，總是集中起來一次處理。實際上，這是一種不良的工作習慣。讓文件白白地推在辦公桌上，就使它們自動失去時效性，特別是對于一些電子郵件和傳真一分一秒都不能耽擱，因此，秘書不能積壓，應該及時處理各種資料，按規(guī)定將整理好的文件資料送給上司。
如果送給上司的文件資料很多，就要分清輕重緩急，哪些東西可以先轉給有部門室傳閱？哪些東西應立刻送到上司的辦公室去？對于這些問題，都是憑秘書的經(jīng)驗判斷。一般的公司規(guī)定每天給上司送3次文件，早晨上班時一次，上下午各一次。
一般來說，電子郵件和傳真的內容都是比較急的，因此，收到后應該立即送給上司，如果上司正在開會或者出差在外，也應想方設法把它轉送到上司手中。
有些東西雖不象電子郵件、傳真的內容那樣緊急，但秘書也不能拖，比如，在上海的分公司送來一個請示報告，請示將公司生產的涂料改變一下包裝式樣，適應消費者求新的需要。對于這份請示報告，秘書應趕緊送給上司批示，否則上海的分公司就有可能失去一部分市場，從而使整個公司的利益蒙受損失。
b.妥善存放。
如果上司需要資料，秘書應能做到隨叫隨時送到，因此，這不僅要求秘書應盡快處理辦公桌上的文件，而且對整理出來的文件要分門別類地妥善存放，這樣，上司需要資料的時候，就能很快地找出來。為了便于查找文件，而且也為了防止文件丟失，現(xiàn)在大多是采用文件夾保存文件，文件夾在文件柜中必須按一定的規(guī)則排放。
有些文件夾是幾個部門通用，因此使用文件夾要制定一定的規(guī)章制度，無論是誰用完之后，都要放回原處。
c．沒有價值及早銷毀
秘書在處理文件過程中，應將那些沒有保存價值的資料盡早消毀，這樣既可以省地方，又可以節(jié)約辦公費用。有人作過專門的調查，辦公室里的文件資料有50％沒有任何保存價值。
的確，有時東西究竟是要還是不要，秘書一時難以判斷，如果保存起來，除了占用文件柜，看不出它有什么實際意義；如果毀掉，萬一將來上司要用一次兩次的，那又怎么辦呢？遇到這種惜況，最保險的辦法是請示上司，如果上司說要，就存起來：如果上司說不要，就毀掉。但是，遇到難以判斷的時候太多了，秘書不能老是去打擾上司，所以，在這方面主要是靠向老同事學習，靠自己積累經(jīng)驗。
哪些東西應該保存起來，哪些東西應該毀掉，最保險的辦法是請示上司。但是，在很多情況下，上司自己也不一定說得很清楚，所以，主要還是靠秘書自己掌握。像推銷廣告這類與公司業(yè)務沒有任何關系的東西，收到后，就可以直接毀掉；另外，對于本公司的文件資料，如業(yè)務部門送給上司的總結報告，匯報資料，為了節(jié)省文件柜，讓上司看過之后，也可以毀掉，因為將來即使需要，核對什么情況，也可以讓這些部門復印，他們自己都會留有底稿。
對于自己認為沒有保存價值的文件資料，不一定對外人（特別是競爭對手）就沒有使用價值，所以，對所有不需要的文件資料都要用切碎機切碎，或者集中起來用火燒掉，總之，應把它們毀棄得一干二凈，以免丟失或傳到公司外。
不過，有些文件資料，雖然對上司沒有什么價值，但對于某些業(yè)務部門來說還是有一定的參考價值，因此，只要不違反保密原則，就可以在文件資料上附一張“供某某部門參考”的小紙條，轉給有關部門。在上一節(jié)“收集信息”中說過，秘書在收集信息過程中應與各部門互通有無，如果在這時，你投之以桃李，說不定到時候他人會報之以瓊瑤。
2、應該保存哪些資料
秘書應保存的資料大致可以分為兩種，一種是秘書部門共用的；一種是秘書個人專用的。有些資料雖然可以是大家共用，也可以是個人專用，但如果是歸個人專用，那么，在保存的時間、使用的范圍以及保存的方式與秘書科共用的都有很大的不同。哪些資料歸個人專用，哪些資料屬大家共用，公司一般都有明確的規(guī)定。
a.屬秘書部門共用的資料
屬于秘書部門共用的資料主要是政府法律和公司內的各種規(guī)章制度。一般的公司都有自己的“文件保存年限表”或“文件廢棄規(guī)定”。根據(jù)這些規(guī)章制度，分別確定各種資料的保存期為5年到10年。秘書必須妥善保存的文件有“公司股東大會章程”、“公司年度工作總結”、“公司年度決算報告”等。除此之外，還有各種規(guī)定和標準，如董事會規(guī)定、公司干部出差旅差費規(guī)定、公司干部車輛管理標準、文書管理標準等等。但是，每過一段時間公司就要對這些標準和規(guī)定進行修訂，因此，在保存這類文件時，應注意及時更新。
b.歸秘書個人專用的資料
上司指示的記錄。對于秘書來說，如果事事都要等待上司的指示，那么，秘書的工作就相當輕松簡單。但是，對于上司來說，秘書就起不到什么助手的作用了。即使上司自己不忙，他也不會事事都給秘書作指示，除非一些特別重要的工作，上司會給秘書下達書面的命令以外，一般的指示都是口頭的，而且這些口頭指示不會是一字一句，顯得那樣正經(jīng)，一般都是隨便說那么幾句，點到為止，其余的就讓秘書自己去理解、去發(fā)揮。所以，秘書事后都應把上司的指示記錄下來，到一定的時候讓他們確認一下。
上司的資料。作為上司的助手，要為上司保存一些往來書信、報告原稿、談話記錄以及以上司的名義簽發(fā)的指示和命令。還有的就是上司目前處理工作所需一些資料和處理業(yè)務問題的復印件。
秘書個人的資料。根據(jù)上司工作的需要或當前正關注的一些問題，秘書專門收集的雜志、剪報、還有一些日后也許用得著的資料。比如，經(jīng)理與某公司的幾位老總有很深的私交，秘書就收集了幾位老總的一些個人情況，如他們的健康狀況，他們的業(yè)余愛好，他們的家庭成員等等，這樣，即使將來自己調動工作，讓新秘書接替自己的工作，有了這些資料，這方面的工作就不會脫節(jié)。
對于一個有豐富經(jīng)驗的秘書來說，作為上司的“眼睛”，還應有更開闊的視野，當前的國際經(jīng)濟形勢如何？美元與各主要國家貨幣的匯率是看漲還是看落？公司的產品在市場的占有率如何？其他競爭對手有什么新招……只有收集到這類信息，才能讓上司運籌帷幄之中，決勝于千里之外。
3、資料分類的方法
收集資料是為了保存它們的信息價值，而不是為了收集而收集。所以，存放資料時，分類的方法很重要，要保證這些資料容易檢索，當然，也要便于保管。目前基本實現(xiàn)了由電腦對文件的保存和管理，但從另一個方面來說，正是由于電腦的普及使得文件及紙類資料的數(shù)量大大增加了。雖然在這個電腦時代軟盤成為儲存文件的主要工具，但在存檔的過程中，作為秘書還是需要學習一些分類概念方面的知識。
a.使用文件夾
過去保存資料都是用打孔機將資料裝訂成厚厚的一冊這種形式適用于同一類資料和每天都固定的資料，放在書架上，易于查找。
但是，如果將資料裝訂成厚厚的一冊，要找自己所需的資料時，就不那么容易，需要耗費一定的時間，而且也不便于攜帶。目前，各公司從節(jié)省空間和經(jīng)費的立場出發(fā)，認識到毀棄沒有價值的資料的重要性，開始普遍采用文件夾保存資料。這種方式分類清楚，易于查找，沒有價值的資料可以及時毀棄，需要存檔的及時存檔。
使用文件關保存資料，可以把每一個文件夾都整齊并排地放在文件柜里或者辦公桌的右下方的抽屜里，這種方式叫做文件柜式或垂直式保存法。
文件夾一般是在對折處上寫上資料的名稱或類別。
文件夾分類一般只分大類和中類，用硬紙板將不同類別的文件夾分開，對于各類文件夾要標明它們的區(qū)間位置。
使用文件夾保存資料，標簽要貼在文件夾上，不同類別的資料要用不同顏色的標簽，這樣就便于查找，不容易搞混。
b.文件夾的排列方法
文件夾在文件柜里要按從右到左的原則排列；
文件夾一般是16開，如果資料大于這個尺寸，就將資料對折起來放進去；
文件夾原則上不裝訂，但對已裝訂的資料一定要從它的左上角對齊，這些資料里面的頁數(shù)已經(jīng)看不見了；
如果資料需要折起來，就要從正面往背面折。如果折成兩折還不好放，再將外面的那一半對折一次。
c.寫標簽的方法
采用文件夾保存資料的優(yōu)點是，一個文件夾一個內容，分門別類，使資料內容盡可能細分下去，這樣不僅容易檢索，而且毀棄方便，所以，不要寫“某某內容冊”這種比較籠統(tǒng)的標簽。
標題簡單明了，不要附帶各種說明，資料內容是什么就寫什么；
根據(jù)來往的具體對象對資料進行分類，不要寫成“往來書信A”“往來書信B”的形式；
如果資料內容與具體人或者公司沒有關系，可以根據(jù)資料內容本身的性質進行分類。如出差總結報告、人事科簡報、各種規(guī)章、制度等；
綜合性文件夾。這主要是一些臨時性資料，還不能最后進行分類，但內容都很重要；
以上4種文件夾，不管是哪一類都要保持清潔整齊，特別是綜合性文件夾，還要經(jīng)常傳閱。
d.分類保管的方法
文件夾一般都存放在文件柜里，由于分類比較細，而且都貼有標簽，所以，文件夾不太容易搞亂，但是如果把文件夾放在抽屜里，由于空間不大，不好存放，容易搞亂，影響使用效率。無論是個人還是整個秘書部門，在保存資料過程中，一定要制定簡單明了的分類法則。如某幾種內容的資料合為一大類，在大類里面又分中類，條理分明，不僅要制定這種原則，更重要的是尊重這些原則，文件夾取出使用完后亠定要放回原處，因此，打上No。（第某）的標記。比如，中類的標記表示為第5冊——15冊，同一顏色的標簽屬同一類。
在存放文件夾時，要注意下面的這些問題：
有沒有分類體系表？
是否按分類方法分類？
每隔一兩年是否對文件進行整理？
標簽、文件夾是否按規(guī)定使用？合乎規(guī)范？
證明是否合適？
內容與標記是否相符？
標簽是否打印了No。標記？
文件夾是否超過了一厘米厚？
放在文件柜的抽屜里是否看得清標題？
文件夾是否堆在一起，有沒有歪倒？
對于文件柜要定期檢查，看看是否有過期的和不要的資料。如果果查出不要的資料，就要及時處理，并且對資料的存放重新進行整理。
存放文件檔案，一般都是使用四層式的文件柜，上面二層用于存放目前正在使用的資料，第三層是存放上一年度的資料，第四層則是存放去年以前的資料。這樣按年度分類使用，能夠隨時整理，如果不這樣按年度分節(jié)使用，而是先用第一層，第一層塞滿之后塞第二層，第二層塞滿之后塞第三層……最后這種灌香腸的方式肯定會把那些即使有用的資料也弄得毫無價值。
秘書每天要收到大量的來信來函和文件資料，既有與外部的來往書信，各部門送上來的匯報資料、傳真、電子郵件、錄像帶、錄音帶；也有各種公開發(fā)行和不公開發(fā)行的報刊雜志等等。對于這些形形色色的東西，秘書必須及時處理，稍微拖沓一點，它們就可能在辦公桌上堆成像一座小山，這不僅有礙觀瞻，而且影響工作效率。但是，在處理這些東西的過程中，必須領會上司的意圖，否則該留的扔了，該扔的卻留下來了，反而給上司的工作帶來麻煩。
a.迅速處理
有些秘書因為工作忙，每天收到信函資料后，總是集中起來一次處理。實際上，這是一種不良的工作習慣。讓文件白白地推在辦公桌上，就使它們自動失去時效性，特別是對于一些電子郵件和傳真一分一秒都不能耽擱，因此，秘書不能積壓，應該及時處理各種資料，按規(guī)定將整理好的文件資料送給上司。
如果送給上司的文件資料很多，就要分清輕重緩急，哪些東西可以先轉給有部門室傳閱？哪些東西應立刻送到上司的辦公室去？對于這些問題，都是憑秘書的經(jīng)驗判斷。一般的公司規(guī)定每天給上司送3次文件，早晨上班時一次，上下午各一次。
一般來說，電子郵件和傳真的內容都是比較急的，因此，收到后應該立即送給上司，如果上司正在開會或者出差在外，也應想方設法把它轉送到上司手中。
有些東西雖不象電子郵件、傳真的內容那樣緊急，但秘書也不能拖，比如，在上海的分公司送來一個請示報告，請示將公司生產的涂料改變一下包裝式樣，適應消費者求新的需要。對于這份請示報告，秘書應趕緊送給上司批示，否則上海的分公司就有可能失去一部分市場，從而使整個公司的利益蒙受損失。
b.妥善存放。
如果上司需要資料，秘書應能做到隨叫隨時送到，因此，這不僅要求秘書應盡快處理辦公桌上的文件，而且對整理出來的文件要分門別類地妥善存放，這樣，上司需要資料的時候，就能很快地找出來。為了便于查找文件，而且也為了防止文件丟失，現(xiàn)在大多是采用文件夾保存文件，文件夾在文件柜中必須按一定的規(guī)則排放。
有些文件夾是幾個部門通用，因此使用文件夾要制定一定的規(guī)章制度，無論是誰用完之后，都要放回原處。
c．沒有價值及早銷毀
秘書在處理文件過程中，應將那些沒有保存價值的資料盡早消毀，這樣既可以省地方，又可以節(jié)約辦公費用。有人作過專門的調查，辦公室里的文件資料有50％沒有任何保存價值。
的確，有時東西究竟是要還是不要，秘書一時難以判斷，如果保存起來，除了占用文件柜，看不出它有什么實際意義；如果毀掉，萬一將來上司要用一次兩次的，那又怎么辦呢？遇到這種惜況，最保險的辦法是請示上司，如果上司說要，就存起來：如果上司說不要，就毀掉。但是，遇到難以判斷的時候太多了，秘書不能老是去打擾上司，所以，在這方面主要是靠向老同事學習，靠自己積累經(jīng)驗。
哪些東西應該保存起來，哪些東西應該毀掉，最保險的辦法是請示上司。但是，在很多情況下，上司自己也不一定說得很清楚，所以，主要還是靠秘書自己掌握。像推銷廣告這類與公司業(yè)務沒有任何關系的東西，收到后，就可以直接毀掉；另外，對于本公司的文件資料，如業(yè)務部門送給上司的總結報告，匯報資料，為了節(jié)省文件柜，讓上司看過之后，也可以毀掉，因為將來即使需要，核對什么情況，也可以讓這些部門復印，他們自己都會留有底稿。
對于自己認為沒有保存價值的文件資料，不一定對外人（特別是競爭對手）就沒有使用價值，所以，對所有不需要的文件資料都要用切碎機切碎，或者集中起來用火燒掉，總之，應把它們毀棄得一干二凈，以免丟失或傳到公司外。
不過，有些文件資料，雖然對上司沒有什么價值，但對于某些業(yè)務部門來說還是有一定的參考價值，因此，只要不違反保密原則，就可以在文件資料上附一張“供某某部門參考”的小紙條，轉給有關部門。在上一節(jié)“收集信息”中說過，秘書在收集信息過程中應與各部門互通有無，如果在這時，你投之以桃李，說不定到時候他人會報之以瓊瑤。
2、應該保存哪些資料
秘書應保存的資料大致可以分為兩種，一種是秘書部門共用的；一種是秘書個人專用的。有些資料雖然可以是大家共用，也可以是個人專用，但如果是歸個人專用，那么，在保存的時間、使用的范圍以及保存的方式與秘書科共用的都有很大的不同。哪些資料歸個人專用，哪些資料屬大家共用，公司一般都有明確的規(guī)定。
a.屬秘書部門共用的資料
屬于秘書部門共用的資料主要是政府法律和公司內的各種規(guī)章制度。一般的公司都有自己的“文件保存年限表”或“文件廢棄規(guī)定”。根據(jù)這些規(guī)章制度，分別確定各種資料的保存期為5年到10年。秘書必須妥善保存的文件有“公司股東大會章程”、“公司年度工作總結”、“公司年度決算報告”等。除此之外，還有各種規(guī)定和標準，如董事會規(guī)定、公司干部出差旅差費規(guī)定、公司干部車輛管理標準、文書管理標準等等。但是，每過一段時間公司就要對這些標準和規(guī)定進行修訂，因此，在保存這類文件時，應注意及時更新。
b.歸秘書個人專用的資料
上司指示的記錄。對于秘書來說，如果事事都要等待上司的指示，那么，秘書的工作就相當輕松簡單。但是，對于上司來說，秘書就起不到什么助手的作用了。即使上司自己不忙，他也不會事事都給秘書作指示，除非一些特別重要的工作，上司會給秘書下達書面的命令以外，一般的指示都是口頭的，而且這些口頭指示不會是一字一句，顯得那樣正經(jīng)，一般都是隨便說那么幾句，點到為止，其余的就讓秘書自己去理解、去發(fā)揮。所以，秘書事后都應把上司的指示記錄下來，到一定的時候讓他們確認一下。
上司的資料。作為上司的助手，要為上司保存一些往來書信、報告原稿、談話記錄以及以上司的名義簽發(fā)的指示和命令。還有的就是上司目前處理工作所需一些資料和處理業(yè)務問題的復印件。
秘書個人的資料。根據(jù)上司工作的需要或當前正關注的一些問題，秘書專門收集的雜志、剪報、還有一些日后也許用得著的資料。比如，經(jīng)理與某公司的幾位老總有很深的私交，秘書就收集了幾位老總的一些個人情況，如他們的健康狀況，他們的業(yè)余愛好，他們的家庭成員等等，這樣，即使將來自己調動工作，讓新秘書接替自己的工作，有了這些資料，這方面的工作就不會脫節(jié)。
對于一個有豐富經(jīng)驗的秘書來說，作為上司的“眼睛”，還應有更開闊的視野，當前的國際經(jīng)濟形勢如何？美元與各主要國家貨幣的匯率是看漲還是看落？公司的產品在市場的占有率如何？其他競爭對手有什么新招……只有收集到這類信息，才能讓上司運籌帷幄之中，決勝于千里之外。
3、資料分類的方法
收集資料是為了保存它們的信息價值，而不是為了收集而收集。所以，存放資料時，分類的方法很重要，要保證這些資料容易檢索，當然，也要便于保管。目前基本實現(xiàn)了由電腦對文件的保存和管理，但從另一個方面來說，正是由于電腦的普及使得文件及紙類資料的數(shù)量大大增加了。雖然在這個電腦時代軟盤成為儲存文件的主要工具，但在存檔的過程中，作為秘書還是需要學習一些分類概念方面的知識。
a.使用文件夾
過去保存資料都是用打孔機將資料裝訂成厚厚的一冊這種形式適用于同一類資料和每天都固定的資料，放在書架上，易于查找。
但是，如果將資料裝訂成厚厚的一冊，要找自己所需的資料時，就不那么容易，需要耗費一定的時間，而且也不便于攜帶。目前，各公司從節(jié)省空間和經(jīng)費的立場出發(fā)，認識到毀棄沒有價值的資料的重要性，開始普遍采用文件夾保存資料。這種方式分類清楚，易于查找，沒有價值的資料可以及時毀棄，需要存檔的及時存檔。
使用文件關保存資料，可以把每一個文件夾都整齊并排地放在文件柜里或者辦公桌的右下方的抽屜里，這種方式叫做文件柜式或垂直式保存法。
文件夾一般是在對折處上寫上資料的名稱或類別。
文件夾分類一般只分大類和中類，用硬紙板將不同類別的文件夾分開，對于各類文件夾要標明它們的區(qū)間位置。
使用文件夾保存資料，標簽要貼在文件夾上，不同類別的資料要用不同顏色的標簽，這樣就便于查找，不容易搞混。
b.文件夾的排列方法
文件夾在文件柜里要按從右到左的原則排列；
文件夾一般是16開，如果資料大于這個尺寸，就將資料對折起來放進去；
文件夾原則上不裝訂，但對已裝訂的資料一定要從它的左上角對齊，這些資料里面的頁數(shù)已經(jīng)看不見了；
如果資料需要折起來，就要從正面往背面折。如果折成兩折還不好放，再將外面的那一半對折一次。
c.寫標簽的方法
采用文件夾保存資料的優(yōu)點是，一個文件夾一個內容，分門別類，使資料內容盡可能細分下去，這樣不僅容易檢索，而且毀棄方便，所以，不要寫“某某內容冊”這種比較籠統(tǒng)的標簽。
標題簡單明了，不要附帶各種說明，資料內容是什么就寫什么；
根據(jù)來往的具體對象對資料進行分類，不要寫成“往來書信A”“往來書信B”的形式；
如果資料內容與具體人或者公司沒有關系，可以根據(jù)資料內容本身的性質進行分類。如出差總結報告、人事科簡報、各種規(guī)章、制度等；
綜合性文件夾。這主要是一些臨時性資料，還不能最后進行分類，但內容都很重要；
以上4種文件夾，不管是哪一類都要保持清潔整齊，特別是綜合性文件夾，還要經(jīng)常傳閱。
d.分類保管的方法
文件夾一般都存放在文件柜里，由于分類比較細，而且都貼有標簽，所以，文件夾不太容易搞亂，但是如果把文件夾放在抽屜里，由于空間不大，不好存放，容易搞亂，影響使用效率。無論是個人還是整個秘書部門，在保存資料過程中，一定要制定簡單明了的分類法則。如某幾種內容的資料合為一大類，在大類里面又分中類，條理分明，不僅要制定這種原則，更重要的是尊重這些原則，文件夾取出使用完后亠定要放回原處，因此，打上No。（第某）的標記。比如，中類的標記表示為第5冊——15冊，同一顏色的標簽屬同一類。
在存放文件夾時，要注意下面的這些問題：
有沒有分類體系表？
是否按分類方法分類？
每隔一兩年是否對文件進行整理？
標簽、文件夾是否按規(guī)定使用？合乎規(guī)范？
證明是否合適？
內容與標記是否相符？
標簽是否打印了No。標記？
文件夾是否超過了一厘米厚？
放在文件柜的抽屜里是否看得清標題？
文件夾是否堆在一起，有沒有歪倒？
對于文件柜要定期檢查，看看是否有過期的和不要的資料。如果果查出不要的資料，就要及時處理，并且對資料的存放重新進行整理。
存放文件檔案，一般都是使用四層式的文件柜，上面二層用于存放目前正在使用的資料，第三層是存放上一年度的資料，第四層則是存放去年以前的資料。這樣按年度分類使用，能夠隨時整理，如果不這樣按年度分節(jié)使用，而是先用第一層，第一層塞滿之后塞第二層，第二層塞滿之后塞第三層……最后這種灌香腸的方式肯定會把那些即使有用的資料也弄得毫無價值。