1、籌備會(huì)議
現(xiàn)在企業(yè)經(jīng)常要召開各種各樣的會(huì)議，有企業(yè)內(nèi)部的會(huì)議，也有企業(yè)外部的會(huì)議；有定期的例會(huì)，也有不定期的臨時(shí)性會(huì)議。作為企業(yè)內(nèi)部的會(huì)議，主要有股東大會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理會(huì)議和一些業(yè)務(wù)會(huì)等等；企業(yè)外部的會(huì)議也很多，如行業(yè)開發(fā)戰(zhàn)略研討會(huì)、聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品討論會(huì)等等。會(huì)議的籌備工作屬于秘書的職責(zé)范圍。如上所述這些會(huì)議，出席的人員都比較多，而且會(huì)議日程要安排得比較緊湊，因此，要保證會(huì)議善始善終，收到預(yù)期的效果，并不是一件很輕松的事。
秘書在籌備會(huì)議的時(shí)候，要對(duì)會(huì)議的一些關(guān)鍵地方作慎密的安排，設(shè)想可能出現(xiàn)的問題，以及補(bǔ)救的措施。在籌備會(huì)議的過程中，最可怕的是以下兩種態(tài)度：一是掉以輕心，“上次開會(huì)就是在這里開的，沒什么問題，這次大概也不會(huì)出什么問題……”所以，在開會(huì)之前，根本沒有想到要去檢查一下麥克風(fēng)、投影儀等這類會(huì)議的關(guān)鍵設(shè)備是否完好；如果老是這樣，非捅出漏子不可！要是捅了婁子，董事長(zhǎng)、總經(jīng)理和其他領(lǐng)導(dǎo)都在場(chǎng)，這個(gè)板子打下來(lái)，誰(shuí)也受不了！另一種態(tài)度是將就湊合：“時(shí)間來(lái)不及了，干脆就用上次會(huì)議的代表證好了……”如果秘書在籌備會(huì)議過程有這兩種作風(fēng)，哪怕是其中的任何一種，會(huì)議非出漏洞不可，出了問題，就是秘書的失職。當(dāng)然，有些偶然的事故不是秘書能預(yù)料到的，但是，秘書作為會(huì)議的籌備者，要盡量減少各種事故，至少在主觀上不能采取掉以輕心和將就湊合的態(tài)度。秘書一旦接受會(huì)議籌備的任務(wù)，首先就要把握會(huì)議的內(nèi)容、主題和形式，并著手準(zhǔn)備以下幾項(xiàng)工作：
確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)
確定會(huì)議的參加人選
草擬會(huì)議日程表
起草會(huì)議通知
準(zhǔn)備會(huì)議資料和各種會(huì)議用具
2、籌備會(huì)議的步驟
公司的司務(wù)會(huì)、每周一的業(yè)務(wù)會(huì)等定期的例行會(huì)議，由于參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間基本上是固定的，所以這種例行會(huì)議的日程安排、會(huì)議用具、簽到表也是固定的，因此，對(duì)于一般的秘書來(lái)說，這種會(huì)議的籌備工作并不是很難。
但是，如果是公司內(nèi)部召開的臨時(shí)會(huì)議，或者是公司在外租借場(chǎng)地召開的會(huì)議（如新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)），會(huì)議的籌備工作就有一定的難度。所以，有經(jīng)驗(yàn)的秘書都有這樣的體會(huì)：會(huì)議能否收到預(yù)期的效果，關(guān)鍵在于會(huì)前的籌備工作。會(huì)議的籌備工作做得如何，可以看出一個(gè)秘書工作能力的大小。下面以公司租借場(chǎng)地為例，具體說明籌備會(huì)議的步驟：
a.布置會(huì)場(chǎng)
由于會(huì)場(chǎng)是租借他人的（如賓館內(nèi)的會(huì)議室等），所以，在開會(huì)之前，秘書自己一定要去實(shí)地檢查一下會(huì)場(chǎng)，看會(huì)場(chǎng)的工作人員的態(tài)度如何、會(huì)場(chǎng)的布置和設(shè)備怎樣，對(duì)一些關(guān)鍵的地方要作詳細(xì)的記錄。即使參加會(huì)議的人數(shù)不多，但也許根據(jù)會(huì)議主題的要求，會(huì)場(chǎng)不能顯得太小。到底要租借什么樣的會(huì)場(chǎng)，要根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容、參加人數(shù)的多少及需要什么設(shè)備（如是否需要投影儀）等因素來(lái)確定。
租借會(huì)場(chǎng)的協(xié)議一旦簽訂，秘書就要經(jīng)常與會(huì)場(chǎng)的管理者保持聯(lián)系，特別是在開會(huì)的前一天，一定要用電話落實(shí)一下會(huì)場(chǎng)的情況。
安排好出席會(huì)議人員的座次后，就要將他們的座次寫在記事的黑板上。另外，秘書還要看看會(huì)場(chǎng)的空調(diào)設(shè)備、采光狀態(tài)以及座位間的間隔如何。開會(huì)的當(dāng)天，在會(huì)議開始之前，一定要檢查一遍會(huì)場(chǎng)的設(shè)備（如麥克風(fēng)）情況。如果出席會(huì)議的人員有變動(dòng)或者座次需要變動(dòng)的話，一定要趕在會(huì)前調(diào)整好。
b.會(huì)議通知
根據(jù)會(huì)議的形式和內(nèi)容，確定參加會(huì)議的人員名單。秘書確定了出席會(huì)議的人員名單后，同時(shí)還附上這些人員的基本情況一覽表（包括職務(wù)、年齡等）送給上司審核，上司也許會(huì)作一些增減。
完成人員名單確定工作之后，就要立即起草會(huì)議通知（或請(qǐng)柬），在通知后面一定要附回執(zhí)。在會(huì)議通知上，要注明開會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間和聯(lián)系電話號(hào)碼，以便在出現(xiàn)飛機(jī)、火車誤點(diǎn)等特殊情況下及時(shí)聯(lián)系。會(huì)議通知應(yīng)在會(huì)前15～30天之內(nèi)寄出，這樣對(duì)方有一個(gè)把會(huì)議回執(zhí)寄回來(lái)的時(shí)間。有了這個(gè)回執(zhí)，會(huì)議籌備過程有許多工作就方便多了。如果到時(shí)沒有收到回執(zhí)，就要打電話問明原因；上司一般會(huì)讓秘書提前兩周發(fā)出會(huì)議通知。
寫會(huì)議通知要注意以下6點(diǎn)：
1.會(huì)議名稱：臨時(shí)董事會(huì)
2.日 期：5月10日
上午10點(diǎn)到下午4點(diǎn)（含1小時(shí)午餐）
3.地 點(diǎn)：五洲賓館二樓第三會(huì)議室
4.內(nèi) 容：為參與西部大開發(fā)設(shè)立西北分公司等
5.聯(lián) 系人：總裁辦公室于雪
電話：87654321轉(zhuǎn)100
6.截止日期：5月9日
c.檢查用具
不同的會(huì)議需要不同的用具，秘書要根據(jù)會(huì)議的具體內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)備，千萬(wàn)不能出現(xiàn)會(huì)議因用具不全或用具出現(xiàn)故障而被迫中斷的現(xiàn)象。即使是同一個(gè)會(huì)議，同樣的人員出席，由于會(huì)場(chǎng)的變更，所需的用具也不相同。對(duì)于這一點(diǎn)，秘書將準(zhǔn)備會(huì)議用具的工作與會(huì)議的日程安排結(jié)合起來(lái)，比如，星期一上午董事長(zhǎng)講話需要哪些用具，星期二下午某某博士講解新產(chǎn)品需要哪些用具，這樣，在排好會(huì)議日程表的同時(shí)，會(huì)議所需用具的清單也列出來(lái)了。
一般的會(huì)議都要準(zhǔn)備以下用具：電腦、投影儀、簽到表、黑板刷、文件袋、指示棒、廢紙簍、桌、椅、煙灰缸、飲料、筆記本、鉛筆等等。除此之外，如果參加會(huì)議的人數(shù)比較多，會(huì)場(chǎng)比較大的話，還要配備擴(kuò)音器。另外，還要注意在擴(kuò)音器下面再墊一層布，這樣能減少在它們的底部產(chǎn)生的共鳴聲。
對(duì)于上述會(huì)議用具，要根據(jù)會(huì)議的進(jìn)程事先進(jìn)行檢查，不要出現(xiàn)臨時(shí)抱佛腳的現(xiàn)象。
d.核對(duì)資料
如果有大會(huì)發(fā)言，一定要把發(fā)言稿打印好，事先分發(fā)給每個(gè)會(huì)議代表。上司的發(fā)言稿，一般都是由秘書起草。一個(gè)有豐富經(jīng)驗(yàn)的秘書在把發(fā)言稿交給上司時(shí)，肯定會(huì)給上司一些提醒，哪些問題應(yīng)重點(diǎn)講一講；哪些問題代表可能會(huì)提出質(zhì)疑?？傊?，秘書自己一定要先吃透這份發(fā)言稿。
準(zhǔn)備會(huì)議資料時(shí)，不能是有多少代表就打印多少份，一定要留有充分的余地，因?yàn)橛袝r(shí)可能出現(xiàn)代表丟了資料找你要第二份的情況，也有可能會(huì)議又臨時(shí)增加幾個(gè)列席代表。資料多了固然有些浪費(fèi)，但少了的話，哪怕是只少一份，也會(huì)惹出許多麻煩。
3、開會(huì)當(dāng)天的工作
開會(huì)的代表一般是提前一刻鐘簽到進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。在會(huì)議代表進(jìn)入會(huì)場(chǎng)之前，秘書一定要再檢查一下室內(nèi)溫度、通風(fēng)換氣設(shè)備、照明采光設(shè)備、擴(kuò)音設(shè)備、桌子、椅子、窗簾等。如果會(huì)議中間還要用投影機(jī)的話，那么，事先還要給它留出一定的空問。
現(xiàn)在稍微有些規(guī)模的會(huì)議，大多是安排在那些高級(jí)賓館、飯店內(nèi)的會(huì)議室舉行，所以，秘書一定要在大門口放一塊進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的示意板：“某某會(huì)議在某層某號(hào)召開”，不過，僅僅是放一塊示意板還不夠，如果可能的話，還安排幾名具體工作人員到門口迎接參加會(huì)議的代表，把他們領(lǐng)到會(huì)場(chǎng)，這樣更能顯示出會(huì)議主人的周到和熱情。
擔(dān)任接待人員，在會(huì)前就要根據(jù)出席會(huì)議人員的名冊(cè)，記熟代表們的單位、職務(wù)和安排他們住宿的房問號(hào)，這樣對(duì)接待工作會(huì)有許多方便。
經(jīng)常出現(xiàn)這種情況，原定是總經(jīng)理來(lái)參加會(huì)議，因?yàn)榱硗庥惺?，總?jīng)理派副總代表自己來(lái)參加會(huì)議。因此，擔(dān)任接待工作的人一定要細(xì)心不能只按花名冊(cè)辦事。如果總經(jīng)理沒有來(lái)，你卻要代替總經(jīng)理的副總出示總經(jīng)理的名片，那就會(huì)讓對(duì)方感到難堪，甚至造成不愉快。
4、會(huì)議正在進(jìn)行
在開會(huì)的時(shí)候，如果秘書沒有安排作會(huì)議記錄等具體工作，那么，秘書就坐在會(huì)議室的最后一排，或坐在會(huì)場(chǎng)旁邊的小傳達(dá)室。秘書一般不作為會(huì)議的正式代表參加會(huì)議。
會(huì)議期間，秘書的主要工作是傳接電話、作會(huì)議記錄、協(xié)助有關(guān)工作人員調(diào)整擴(kuò)音設(shè)備、給代表送飲料等。
開會(huì)的時(shí)候，不是特別緊急的電話，一般都不轉(zhuǎn)接。內(nèi)容一般的電話，秘書幫助記錄下來(lái)，在會(huì)議中間休息的時(shí)候，把電話記錄選給當(dāng)事人，只有當(dāng)內(nèi)容比較緊急的情況下才立即通知當(dāng)事人。當(dāng)然，如果會(huì)場(chǎng)比較大，人數(shù)超過100人的話，可到會(huì)場(chǎng)中間把當(dāng)事人叫來(lái)接電話。
開會(huì)的時(shí)候，給代表送飲料，要事先了解他們的愛好和習(xí)慣。有人喜歡果子汁，有人則喜歡喝茶，因人而異。在召開人事等特別會(huì)議的時(shí)候，一般是事先將飲料擺在代表們的桌子上，不輕易進(jìn)去打攪會(huì)議。如果是會(huì)議中途進(jìn)去送飲料的話，一定要掌握好時(shí)機(jī)。
會(huì)議即將結(jié)束的時(shí)候，秘書就要開始安排與會(huì)者乘坐的車輛。這個(gè)時(shí)候，最忌諱的就是秘書只顧安排自己上司的車輛，而不管其他代表的乘車。會(huì)議代表一共需要多少車輛，秘書心里要有數(shù)。當(dāng)代表出來(lái)時(shí)，車已在門口等候。
5、會(huì)議掃尾工作
會(huì)議結(jié)束之后，要立即去清理現(xiàn)場(chǎng)，看看代表是否丟了什么東西。清理會(huì)場(chǎng)之后，向會(huì)場(chǎng)的主人表示感謝。
a.會(huì)議記錄
秘書常常安排作會(huì)議記錄。作會(huì)議記錄的秘書，一般同時(shí)要負(fù)責(zé)寫會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要簡(jiǎn)單明了，而且時(shí)間不能拖得太長(zhǎng)。會(huì)議紀(jì)要寫好之后，要多復(fù)印幾份，抄送給有關(guān)部門。
b.會(huì)議總結(jié)
會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，特別要找出在會(huì)議中出現(xiàn)的
那些失誤的原因，這樣，在下次開會(huì)時(shí)，能把會(huì)務(wù)工作做得更好。
如果上司是參加外面的會(huì)議或聚會(huì)，秘書應(yīng)做好以下準(zhǔn)備工作：
收到通知后，馬上向上司請(qǐng)示是否參會(huì)；根據(jù)上司的意見，與舉辦方進(jìn)行聯(lián)系；如果要求以書面形式答復(fù)，就以下面的方式答復(fù)；
如果上司參會(huì)，就馬上記入上司的日程表，并辦理配車手續(xù)；
在出席會(huì)議或聚會(huì)的時(shí)候，會(huì)前會(huì)后在時(shí)間上留有一定的富余，以便上司在會(huì)前會(huì)后與有關(guān)人員舉行臨時(shí)會(huì)談；
準(zhǔn)備好參加會(huì)議或聚會(huì)所必帶的材料。
現(xiàn)在企業(yè)經(jīng)常要召開各種各樣的會(huì)議，有企業(yè)內(nèi)部的會(huì)議，也有企業(yè)外部的會(huì)議；有定期的例會(huì)，也有不定期的臨時(shí)性會(huì)議。作為企業(yè)內(nèi)部的會(huì)議，主要有股東大會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理會(huì)議和一些業(yè)務(wù)會(huì)等等；企業(yè)外部的會(huì)議也很多，如行業(yè)開發(fā)戰(zhàn)略研討會(huì)、聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品討論會(huì)等等。會(huì)議的籌備工作屬于秘書的職責(zé)范圍。如上所述這些會(huì)議，出席的人員都比較多，而且會(huì)議日程要安排得比較緊湊，因此，要保證會(huì)議善始善終，收到預(yù)期的效果，并不是一件很輕松的事。
秘書在籌備會(huì)議的時(shí)候，要對(duì)會(huì)議的一些關(guān)鍵地方作慎密的安排，設(shè)想可能出現(xiàn)的問題，以及補(bǔ)救的措施。在籌備會(huì)議的過程中，最可怕的是以下兩種態(tài)度：一是掉以輕心，“上次開會(huì)就是在這里開的，沒什么問題，這次大概也不會(huì)出什么問題……”所以，在開會(huì)之前，根本沒有想到要去檢查一下麥克風(fēng)、投影儀等這類會(huì)議的關(guān)鍵設(shè)備是否完好；如果老是這樣，非捅出漏子不可！要是捅了婁子，董事長(zhǎng)、總經(jīng)理和其他領(lǐng)導(dǎo)都在場(chǎng)，這個(gè)板子打下來(lái)，誰(shuí)也受不了！另一種態(tài)度是將就湊合：“時(shí)間來(lái)不及了，干脆就用上次會(huì)議的代表證好了……”如果秘書在籌備會(huì)議過程有這兩種作風(fēng)，哪怕是其中的任何一種，會(huì)議非出漏洞不可，出了問題，就是秘書的失職。當(dāng)然，有些偶然的事故不是秘書能預(yù)料到的，但是，秘書作為會(huì)議的籌備者，要盡量減少各種事故，至少在主觀上不能采取掉以輕心和將就湊合的態(tài)度。秘書一旦接受會(huì)議籌備的任務(wù)，首先就要把握會(huì)議的內(nèi)容、主題和形式，并著手準(zhǔn)備以下幾項(xiàng)工作：
確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)
確定會(huì)議的參加人選
草擬會(huì)議日程表
起草會(huì)議通知
準(zhǔn)備會(huì)議資料和各種會(huì)議用具
2、籌備會(huì)議的步驟
公司的司務(wù)會(huì)、每周一的業(yè)務(wù)會(huì)等定期的例行會(huì)議，由于參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間基本上是固定的，所以這種例行會(huì)議的日程安排、會(huì)議用具、簽到表也是固定的，因此，對(duì)于一般的秘書來(lái)說，這種會(huì)議的籌備工作并不是很難。
但是，如果是公司內(nèi)部召開的臨時(shí)會(huì)議，或者是公司在外租借場(chǎng)地召開的會(huì)議（如新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)），會(huì)議的籌備工作就有一定的難度。所以，有經(jīng)驗(yàn)的秘書都有這樣的體會(huì)：會(huì)議能否收到預(yù)期的效果，關(guān)鍵在于會(huì)前的籌備工作。會(huì)議的籌備工作做得如何，可以看出一個(gè)秘書工作能力的大小。下面以公司租借場(chǎng)地為例，具體說明籌備會(huì)議的步驟：
a.布置會(huì)場(chǎng)
由于會(huì)場(chǎng)是租借他人的（如賓館內(nèi)的會(huì)議室等），所以，在開會(huì)之前，秘書自己一定要去實(shí)地檢查一下會(huì)場(chǎng)，看會(huì)場(chǎng)的工作人員的態(tài)度如何、會(huì)場(chǎng)的布置和設(shè)備怎樣，對(duì)一些關(guān)鍵的地方要作詳細(xì)的記錄。即使參加會(huì)議的人數(shù)不多，但也許根據(jù)會(huì)議主題的要求，會(huì)場(chǎng)不能顯得太小。到底要租借什么樣的會(huì)場(chǎng)，要根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容、參加人數(shù)的多少及需要什么設(shè)備（如是否需要投影儀）等因素來(lái)確定。
租借會(huì)場(chǎng)的協(xié)議一旦簽訂，秘書就要經(jīng)常與會(huì)場(chǎng)的管理者保持聯(lián)系，特別是在開會(huì)的前一天，一定要用電話落實(shí)一下會(huì)場(chǎng)的情況。
安排好出席會(huì)議人員的座次后，就要將他們的座次寫在記事的黑板上。另外，秘書還要看看會(huì)場(chǎng)的空調(diào)設(shè)備、采光狀態(tài)以及座位間的間隔如何。開會(huì)的當(dāng)天，在會(huì)議開始之前，一定要檢查一遍會(huì)場(chǎng)的設(shè)備（如麥克風(fēng)）情況。如果出席會(huì)議的人員有變動(dòng)或者座次需要變動(dòng)的話，一定要趕在會(huì)前調(diào)整好。
b.會(huì)議通知
根據(jù)會(huì)議的形式和內(nèi)容，確定參加會(huì)議的人員名單。秘書確定了出席會(huì)議的人員名單后，同時(shí)還附上這些人員的基本情況一覽表（包括職務(wù)、年齡等）送給上司審核，上司也許會(huì)作一些增減。
完成人員名單確定工作之后，就要立即起草會(huì)議通知（或請(qǐng)柬），在通知后面一定要附回執(zhí)。在會(huì)議通知上，要注明開會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間和聯(lián)系電話號(hào)碼，以便在出現(xiàn)飛機(jī)、火車誤點(diǎn)等特殊情況下及時(shí)聯(lián)系。會(huì)議通知應(yīng)在會(huì)前15～30天之內(nèi)寄出，這樣對(duì)方有一個(gè)把會(huì)議回執(zhí)寄回來(lái)的時(shí)間。有了這個(gè)回執(zhí)，會(huì)議籌備過程有許多工作就方便多了。如果到時(shí)沒有收到回執(zhí)，就要打電話問明原因；上司一般會(huì)讓秘書提前兩周發(fā)出會(huì)議通知。
寫會(huì)議通知要注意以下6點(diǎn)：
1.會(huì)議名稱：臨時(shí)董事會(huì)
2.日 期：5月10日
上午10點(diǎn)到下午4點(diǎn)（含1小時(shí)午餐）
3.地 點(diǎn)：五洲賓館二樓第三會(huì)議室
4.內(nèi) 容：為參與西部大開發(fā)設(shè)立西北分公司等
5.聯(lián) 系人：總裁辦公室于雪
電話：87654321轉(zhuǎn)100
6.截止日期：5月9日
c.檢查用具
不同的會(huì)議需要不同的用具，秘書要根據(jù)會(huì)議的具體內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)備，千萬(wàn)不能出現(xiàn)會(huì)議因用具不全或用具出現(xiàn)故障而被迫中斷的現(xiàn)象。即使是同一個(gè)會(huì)議，同樣的人員出席，由于會(huì)場(chǎng)的變更，所需的用具也不相同。對(duì)于這一點(diǎn)，秘書將準(zhǔn)備會(huì)議用具的工作與會(huì)議的日程安排結(jié)合起來(lái)，比如，星期一上午董事長(zhǎng)講話需要哪些用具，星期二下午某某博士講解新產(chǎn)品需要哪些用具，這樣，在排好會(huì)議日程表的同時(shí)，會(huì)議所需用具的清單也列出來(lái)了。
一般的會(huì)議都要準(zhǔn)備以下用具：電腦、投影儀、簽到表、黑板刷、文件袋、指示棒、廢紙簍、桌、椅、煙灰缸、飲料、筆記本、鉛筆等等。除此之外，如果參加會(huì)議的人數(shù)比較多，會(huì)場(chǎng)比較大的話，還要配備擴(kuò)音器。另外，還要注意在擴(kuò)音器下面再墊一層布，這樣能減少在它們的底部產(chǎn)生的共鳴聲。
對(duì)于上述會(huì)議用具，要根據(jù)會(huì)議的進(jìn)程事先進(jìn)行檢查，不要出現(xiàn)臨時(shí)抱佛腳的現(xiàn)象。
d.核對(duì)資料
如果有大會(huì)發(fā)言，一定要把發(fā)言稿打印好，事先分發(fā)給每個(gè)會(huì)議代表。上司的發(fā)言稿，一般都是由秘書起草。一個(gè)有豐富經(jīng)驗(yàn)的秘書在把發(fā)言稿交給上司時(shí)，肯定會(huì)給上司一些提醒，哪些問題應(yīng)重點(diǎn)講一講；哪些問題代表可能會(huì)提出質(zhì)疑?？傊?，秘書自己一定要先吃透這份發(fā)言稿。
準(zhǔn)備會(huì)議資料時(shí)，不能是有多少代表就打印多少份，一定要留有充分的余地，因?yàn)橛袝r(shí)可能出現(xiàn)代表丟了資料找你要第二份的情況，也有可能會(huì)議又臨時(shí)增加幾個(gè)列席代表。資料多了固然有些浪費(fèi)，但少了的話，哪怕是只少一份，也會(huì)惹出許多麻煩。
3、開會(huì)當(dāng)天的工作
開會(huì)的代表一般是提前一刻鐘簽到進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。在會(huì)議代表進(jìn)入會(huì)場(chǎng)之前，秘書一定要再檢查一下室內(nèi)溫度、通風(fēng)換氣設(shè)備、照明采光設(shè)備、擴(kuò)音設(shè)備、桌子、椅子、窗簾等。如果會(huì)議中間還要用投影機(jī)的話，那么，事先還要給它留出一定的空問。
現(xiàn)在稍微有些規(guī)模的會(huì)議，大多是安排在那些高級(jí)賓館、飯店內(nèi)的會(huì)議室舉行，所以，秘書一定要在大門口放一塊進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的示意板：“某某會(huì)議在某層某號(hào)召開”，不過，僅僅是放一塊示意板還不夠，如果可能的話，還安排幾名具體工作人員到門口迎接參加會(huì)議的代表，把他們領(lǐng)到會(huì)場(chǎng)，這樣更能顯示出會(huì)議主人的周到和熱情。
擔(dān)任接待人員，在會(huì)前就要根據(jù)出席會(huì)議人員的名冊(cè)，記熟代表們的單位、職務(wù)和安排他們住宿的房問號(hào)，這樣對(duì)接待工作會(huì)有許多方便。
經(jīng)常出現(xiàn)這種情況，原定是總經(jīng)理來(lái)參加會(huì)議，因?yàn)榱硗庥惺?，總?jīng)理派副總代表自己來(lái)參加會(huì)議。因此，擔(dān)任接待工作的人一定要細(xì)心不能只按花名冊(cè)辦事。如果總經(jīng)理沒有來(lái)，你卻要代替總經(jīng)理的副總出示總經(jīng)理的名片，那就會(huì)讓對(duì)方感到難堪，甚至造成不愉快。
4、會(huì)議正在進(jìn)行
在開會(huì)的時(shí)候，如果秘書沒有安排作會(huì)議記錄等具體工作，那么，秘書就坐在會(huì)議室的最后一排，或坐在會(huì)場(chǎng)旁邊的小傳達(dá)室。秘書一般不作為會(huì)議的正式代表參加會(huì)議。
會(huì)議期間，秘書的主要工作是傳接電話、作會(huì)議記錄、協(xié)助有關(guān)工作人員調(diào)整擴(kuò)音設(shè)備、給代表送飲料等。
開會(huì)的時(shí)候，不是特別緊急的電話，一般都不轉(zhuǎn)接。內(nèi)容一般的電話，秘書幫助記錄下來(lái)，在會(huì)議中間休息的時(shí)候，把電話記錄選給當(dāng)事人，只有當(dāng)內(nèi)容比較緊急的情況下才立即通知當(dāng)事人。當(dāng)然，如果會(huì)場(chǎng)比較大，人數(shù)超過100人的話，可到會(huì)場(chǎng)中間把當(dāng)事人叫來(lái)接電話。
開會(huì)的時(shí)候，給代表送飲料，要事先了解他們的愛好和習(xí)慣。有人喜歡果子汁，有人則喜歡喝茶，因人而異。在召開人事等特別會(huì)議的時(shí)候，一般是事先將飲料擺在代表們的桌子上，不輕易進(jìn)去打攪會(huì)議。如果是會(huì)議中途進(jìn)去送飲料的話，一定要掌握好時(shí)機(jī)。
會(huì)議即將結(jié)束的時(shí)候，秘書就要開始安排與會(huì)者乘坐的車輛。這個(gè)時(shí)候，最忌諱的就是秘書只顧安排自己上司的車輛，而不管其他代表的乘車。會(huì)議代表一共需要多少車輛，秘書心里要有數(shù)。當(dāng)代表出來(lái)時(shí)，車已在門口等候。
5、會(huì)議掃尾工作
會(huì)議結(jié)束之后，要立即去清理現(xiàn)場(chǎng)，看看代表是否丟了什么東西。清理會(huì)場(chǎng)之后，向會(huì)場(chǎng)的主人表示感謝。
a.會(huì)議記錄
秘書常常安排作會(huì)議記錄。作會(huì)議記錄的秘書，一般同時(shí)要負(fù)責(zé)寫會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要簡(jiǎn)單明了，而且時(shí)間不能拖得太長(zhǎng)。會(huì)議紀(jì)要寫好之后，要多復(fù)印幾份，抄送給有關(guān)部門。
b.會(huì)議總結(jié)
會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，特別要找出在會(huì)議中出現(xiàn)的
那些失誤的原因，這樣，在下次開會(huì)時(shí)，能把會(huì)務(wù)工作做得更好。
如果上司是參加外面的會(huì)議或聚會(huì)，秘書應(yīng)做好以下準(zhǔn)備工作：
收到通知后，馬上向上司請(qǐng)示是否參會(huì)；根據(jù)上司的意見，與舉辦方進(jìn)行聯(lián)系；如果要求以書面形式答復(fù)，就以下面的方式答復(fù)；
如果上司參會(huì)，就馬上記入上司的日程表，并辦理配車手續(xù)；
在出席會(huì)議或聚會(huì)的時(shí)候，會(huì)前會(huì)后在時(shí)間上留有一定的富余，以便上司在會(huì)前會(huì)后與有關(guān)人員舉行臨時(shí)會(huì)談；
準(zhǔn)備好參加會(huì)議或聚會(huì)所必帶的材料。