1、細(xì)心周到
公司領(lǐng)導(dǎo)人需要經(jīng)常出差，有時(shí)是為了洽談業(yè)務(wù)，有時(shí)是為了推廣新產(chǎn)品，有時(shí)則是為了解決與客戶之間發(fā)生的糾紛；有很多出差任務(wù)都是臨時(shí)決定下來(lái)的。
不論是在國(guó)內(nèi)出差還是到國(guó)外出差，不論是短期出差還是長(zhǎng)期出差，在每次出差的動(dòng)身之前，秘書(shū)都要為上司做大量的準(zhǔn)備工作，如安排日程、預(yù)訂機(jī)船票和旅館、整理隨身攜帶的洗漱用品、預(yù)支差旅費(fèi)，準(zhǔn)備必需的文件資料和上司在各種不同場(chǎng)合的發(fā)言提綱等。如果與上司同行，不僅要做好工作上的助手，還要做好生活上的助手；如果留在家里，同樣要做好自己承擔(dān)的各項(xiàng)日常工作。秘書(shū)在上司出差期間，要根據(jù)自己收集到的各種信息，進(jìn)行篩選和整理，及時(shí)與上司聯(lián)系，以保證工作的順利進(jìn)行。
秘書(shū)為上司做出差準(zhǔn)備，一定要細(xì)心周到，如果不是忘了帶合同文本，就是在日程安排上出現(xiàn)“撞車”，那會(huì)給上司，也會(huì)給自己惹出不少麻煩。對(duì)于出差過(guò)程中的每一項(xiàng)日程，秘書(shū)都要像放電影一樣讓每一個(gè)情節(jié)在自己頭腦中出現(xiàn)一遍。當(dāng)然，要做好這項(xiàng)工作，首先必須知道上司這次出差的目的，否則，不可能訂出周密詳細(xì)的計(jì)劃。
與平時(shí)在公司上班不同，上司在出差過(guò)程中工作的節(jié)奏更快，而且對(duì)秘書(shū)的指示相應(yīng)增多，因此這就要求秘書(shū)的工作效率更高。但是，出差途中的環(huán)境畢竟不同于在公司，有許多不可預(yù)見(jiàn)的因素影響秘書(shū)的工作，因此既要更細(xì)心，又要更靈活。下面看一個(gè)秘書(shū)陪同上司在國(guó)內(nèi)出差的具體例子。
2、準(zhǔn)備工作
上司要去烏魯木齊出差，那么，去烏魯木齊的目的是為了什么呢？秘書(shū)在為上司草擬出差日程表之前，一定要弄清這個(gè)問(wèn)題。
不管上司是應(yīng)邀去參加研討會(huì)，還是為了洽談具體的業(yè)務(wù)，秘書(shū)一定要事先與對(duì)方的秘書(shū)（或聯(lián)系人）聯(lián)系，把活動(dòng)的時(shí)間和地點(diǎn)約好，那么，是坐火車去還是乘飛機(jī)去？是星期一下午動(dòng)身，還是星期二早晨動(dòng)身合適？除去參加研討會(huì)（或洽談業(yè)務(wù)），還有沒(méi)有其他事要辦？還有沒(méi)有其他東西要準(zhǔn)備？對(duì)于這些問(wèn)題，預(yù)先擬個(gè)提綱，找個(gè)時(shí)間向上司作個(gè)專題匯報(bào)。上司可能會(huì)根據(jù)自己的習(xí)慣或愛(ài)好，對(duì)秘書(shū)的日程表作些修改。
如何制定工作日程表，在本章已作過(guò)專門的介紹，在這里就不再重復(fù)。日程表排好之后，要多復(fù)印幾份，給上司、給在家負(fù)責(zé)日常工作的和有關(guān)人員各送一份。安排日程的時(shí)候，在時(shí)間上一定要留有余地，特別是第去的地方，更是如此。不過(guò)，這個(gè)余地也是相對(duì)的，不能讓上司閑得無(wú)聊，浪費(fèi)時(shí)間。如果想游覽觀光的話，也好安排在空閑時(shí)間進(jìn)行。
在與對(duì)方聯(lián)系的同時(shí)，也可以通過(guò)其他的渠道，如自己的分公司（辦事處）或者旅行社等，了解一下對(duì)方所在地的環(huán)境、氣候等方面的情況，這些對(duì)安排日程表也有重要的參考作用。如果與對(duì)方是初次接觸，那么，讓對(duì)方在什么地方接站、什么時(shí)候登門拜訪等細(xì)節(jié)問(wèn)題，秘書(shū)都要事先考慮好，因?yàn)檫@往往容易影響本公司和上司本人的形象。
a.預(yù)訂機(jī)車票
在準(zhǔn)備預(yù)訂機(jī)車票的時(shí)候，一定要查用新的列車時(shí)刻表和飛機(jī)航班時(shí)刻表，因?yàn)楝F(xiàn)在有許多季節(jié)性的或臨時(shí)性的航班車次，稍不留心，就會(huì)訂不上。如果決定乘火車，可以委托專門的旅行社訂購(gòu)火車票，它們訂好票后，一般會(huì)送票上門，非常方便。當(dāng)然，現(xiàn)在也可以在網(wǎng)上訂票；不管以什么方式訂票，都要熟悉好列車時(shí)刻表，將上司的日程安排得很科學(xué)。
乘飛機(jī)出差，重要的是根據(jù)起飛的時(shí)間和到達(dá)的地點(diǎn)選擇合適的航空公司和合適的航班?，F(xiàn)在也可以在網(wǎng)上訂票，如果事情緊急，可以直接到機(jī)場(chǎng)買票。
各公司對(duì)職員和干部出差的待遇都有不同的規(guī)定，比如，按規(guī)定飛機(jī)的頭等艙不是每個(gè)出差的人都能乘座的，因此，秘書(shū)在預(yù)訂車票和機(jī)票之前，一定要弄清上司出差時(shí)能享受哪一級(jí)的待遇。
出差途中，麻煩的就是換車換機(jī)，倒來(lái)倒去，稍不注意，就會(huì)誤車誤機(jī)，所以能直達(dá)的就好不要換車。如果是在大站換車換機(jī)，在時(shí)間上一定要安排的寬裕些。
為了預(yù)防意外，在日程表上要注明其他交通工具，如飛機(jī)起飛、輪船起航的時(shí)間，這樣能根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)靈活地?fù)Q乘其他交通工具。
從平時(shí)起，秘書(shū)就要注意學(xué)習(xí)預(yù)訂和購(gòu)買車票、機(jī)票、船票的辦法，如何兌換外幣等等，這樣，就能保證工作的順利。
b.安排住宿
上司出差，安排住什么樣的旅館，一般都要根據(jù)上司個(gè)人的愛(ài)好和習(xí)慣來(lái)決定。有的喜歡住清靜優(yōu)雅的小旅館，也有的喜歡往富麗堂皇的高級(jí)飯店；有的喜歡住單人房間；有的則喜歡兩人合居一室。
如果出差的地方是第去，在那里有分公司或自己的辦事處的話，就請(qǐng)他們?yōu)樽约郝?lián)系安排住處；沒(méi)有的話，就請(qǐng)當(dāng)?shù)芈眯猩绨才?。沒(méi)有什么特別的情況，就不要去找自己的客戶或經(jīng)銷商，因?yàn)槟阋蝗フ宜麄儯麄兙蜁?huì)熱情地邀請(qǐng)你們住到他們那里去。他們?cè)绞菬崆椋o他們帶來(lái)的麻煩就越多。
c.隨身攜帶的用品
上司出差要隨身攜帶哪些東西，秘書(shū)一定要替上司想好。如果出差是遠(yuǎn)行，忘了帶什么東西必須要回來(lái)取的話，那就太誤事了。臨動(dòng)身之前，秘書(shū)要給上司隨身攜帶的東西分公私列個(gè)清單，給上司看看有什么遺漏。
上司出差一般要隨身攜帶下列用品：名片、資料、手機(jī)、活動(dòng)日程表、地圖、照相機(jī)及一些用品，如備用眼鏡、替換衣服、襪子、洗漱用品、藥品等，有的領(lǐng)導(dǎo)還可能要帶筆記本電腦。但是，秘書(shū)在準(zhǔn)備這些東西時(shí)，不能這也想帶，那也想帶，帶得太多反而麻煩。隨身攜帶的只能是必需的，可帶可不帶的就盡量少帶。由于上司出差往往不止去一個(gè)地方，所以秘書(shū)為上司準(zhǔn)備好出差必備的文件資料時(shí)，好每到一個(gè)地方用的文件用一個(gè)大信封裝好，而每到一個(gè)地方的日程安排也好單列一個(gè)清單。
d.臨行前的工作安排
秘書(shū)一方面為上司出差作準(zhǔn)備，但在另一方面也要讓上司對(duì)公司內(nèi)部的事作個(gè)安排。上司要出差了，特別是出差時(shí)間較長(zhǎng)的話，各部門來(lái)請(qǐng)示的人肯定會(huì)增多，送上來(lái)的請(qǐng)示報(bào)告也會(huì)增多。在這種情況下，秘書(shū)一定要注意讓上司休息好，不要讓上司帶著疲倦和牽掛去出差。比如，在動(dòng)身前兩三天，秘書(shū)與有關(guān)部門打個(gè)招呼，把一些定期的材料先緩一緩，等上司出差回來(lái)再說(shuō)。
3、動(dòng)身當(dāng)天的工作
動(dòng)身當(dāng)天，不論上司是從公司走還是直接從家里走，都要安排好送站的車。動(dòng)身當(dāng)天，要后檢查一下火車或飛機(jī)的運(yùn)行情況，特別是飛機(jī)因氣候不佳而誤點(diǎn)的情況經(jīng)常發(fā)生，因此，如果是乘飛機(jī)的話，一定要向飛機(jī)場(chǎng)方面詢向一下當(dāng)天的航班情況。
a.動(dòng)身之前
動(dòng)身之前，一定要再仔細(xì)檢查一下上司是否有什么東西忘記帶了，如果有，這時(shí)還來(lái)得及補(bǔ)上。
b.起程之后
把上司送上火車或飛機(jī)之后，就要立即用電話通知對(duì)方接站的時(shí)間。特別是在改變?cè)ǖ能嚧位蚝桨嗟那闆r下，一定要將這新的變化告訴對(duì)方。
c.自學(xué)的機(jī)會(huì)
上司出差之后，秘書(shū)不要以為自己沒(méi)有什么事做了，讓自己放松放松。秘書(shū)應(yīng)當(dāng)把上司出差這段時(shí)間當(dāng)作一個(gè)自學(xué)的好機(jī)會(huì)。上司在公司的時(shí)候，秘書(shū)雖也有一些空閑時(shí)間，但畢竟不能靜下心來(lái)學(xué)習(xí)，因?yàn)樯纤究赡軙?huì)隨時(shí)給你交辦一些新的工作。對(duì)于年輕的秘書(shū)來(lái)說(shuō)，無(wú)論是科班出身的秘書(shū)，還是從業(yè)務(wù)科室轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)半路出家的秘書(shū)，都必然存在著知識(shí)結(jié)構(gòu)上的欠缺：學(xué)秘書(shū)專業(yè)的，雖然全面掌握了秘書(shū)專業(yè)方面的知識(shí)。但在企管、經(jīng)濟(jì)和公司業(yè)務(wù)方面的知識(shí)則相對(duì)缺乏；而那些非秘書(shū)專業(yè)的秘書(shū)，則欠缺秘書(shū)專業(yè)方面的知識(shí)，因此，對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，一定要利用好領(lǐng)導(dǎo)出差的時(shí)機(jī)給自己補(bǔ)課。
上司出差期間，秘書(shū)應(yīng)做好以下工作：
盡快處理完己延誤的工作；
準(zhǔn)備好專用的文件夾，把上司出差期間的信件、留言條、電子郵件、自己發(fā)的信的底稿等進(jìn)行專門的保管（也可以專門設(shè)一個(gè)“待閱文件”夾，按日期順序排列保管好上司出差期間收到的文件）；
在上司出差期間，秘書(shū)收到一些緊急的信件，如果上司讓秘書(shū)盡快給他寄去，這時(shí)秘書(shū)要在信封上寫(xiě)上“親啟”等字樣；但是，如果沒(méi)有特別的交待，一般只寄復(fù)印件，把原件收好；
整理文件；
整理名片；
如有可能提高辦公效率，將自己的辦公室布置進(jìn)行調(diào)整；
更換和補(bǔ)充辦公用品。
如果在給上司送站回來(lái)后，秘書(shū)突然發(fā)現(xiàn)辦公室桌上還有一份文件，明天上司和對(duì)方簽定協(xié)議一定要用它。在這時(shí)，千萬(wàn)不能驚慌失措，一定要想辦法把它給上司送去，一是用傳真機(jī)傳送過(guò)去，二是特快傳遞。將東西寄出去后，還必須給打個(gè)電話，告訴上司東西已經(jīng)寄出。
d.電話的處理
在上司出差期間，如果有客人來(lái)電話找上司，秘書(shū)就要認(rèn)真做好電話記錄，把電話的時(shí)間和內(nèi)容記錄下來(lái)。如果事情比較重要的話，上司回來(lái)時(shí)，在接站的時(shí)候匯報(bào)，如果不急，就待上司上班后再說(shuō)。
e.上司回來(lái)的時(shí)候
上司出差回來(lái)的時(shí)候，秘書(shū)一般都要到車站或機(jī)場(chǎng)去接。秘書(shū)接站不單純是因?yàn)樯纤境霾顒诶蹘蜕纤景岚釚|西，更重要的是及時(shí)向上司匯報(bào)，因?yàn)樯纤究隙庇谙胫浪约翰辉诠酒陂g所發(fā)生的一切，特別是他自己在出差之前懸而未決的一些問(wèn)題的處理結(jié)果。但是，在這個(gè)時(shí)候不能給上司說(shuō)得太多，使他有大雨傾盆之感。有些重要的事情不是三言兩語(yǔ)說(shuō)得清的，對(duì)于這些事情可以寫(xiě)個(gè)提綱。如果上司想急于知道詳情的話，可以把提綱遞給上司。
如果在出差地是自己的分公司為上司安排的話，只要打個(gè)電話告訴他們上司已經(jīng)平安到家就行了；如果是客戶為上司送站的話，那么，在電話里還要向?qū)Ψ奖硎局孕牡母兄x。
4、與上司一起出差
作為女秘書(shū)一般不單獨(dú)與男性上司出差。不過(guò)，如果是私人秘書(shū)的話，女性秘書(shū)有時(shí)也陪上司出差。
a.在車內(nèi)
如果是乘火車出差，秘書(shū)一般不要挨著上司坐，但為了方便工作，秘書(shū)一般是坐在上司的斜對(duì)面（或斜后座）；如果是乘飛機(jī)，上司一般是坐頭等艙，秘書(shū)坐經(jīng)濟(jì)艙；在汽車?yán)?，上司坐后排的上席（即司機(jī)后面），秘書(shū)坐在司機(jī)旁邊。但是，無(wú)論是哪種場(chǎng)合，都要以方便工作為主，如果秘書(shū)要經(jīng)常與上司商量一些問(wèn)題，挨著上司坐也不是不可以。
第二天的日程怎么安排，秘書(shū)應(yīng)在頭一天晚上與上司商量好或得到上司的確認(rèn)；如果上司出現(xiàn)疲勞等身體不適癥狀，應(yīng)及時(shí)調(diào)整日程安排。
b.出站時(shí)
火車到站時(shí)，秘書(shū)要提著行李先下車。如果對(duì)方有人來(lái)接站的話，就要先找到對(duì)方接站的人。找到對(duì)方接站的人之后，不要自作主張地代表上司向?qū)Ψ奖硎靖兄x，而是先把上司介紹給對(duì)方，由上司出面表示感謝。只有當(dāng)對(duì)方也是秘書(shū)來(lái)接站的情況，自己才可以向他（她）表示感謝。
在出站時(shí)，有一點(diǎn)要注意，那就是不要麻煩對(duì)方給自己提旅行包。當(dāng)然，如果對(duì)方非常熱情，一定要幫自已提，你也不能太固執(zhí)，因?yàn)樵谲囌具@種大庭廣眾之下推來(lái)推去實(shí)在不雅，不過(guò)，你自己不能兩手空空，無(wú)論如何也得象征性地提點(diǎn)東西；同樣的道理，你也不能讓對(duì)方的秘書(shū)兩手空空，使上司覺(jué)得對(duì)方的秘書(shū)一點(diǎn)也不熱情。
c.注意回避
當(dāng)上司與對(duì)方寒喧的時(shí)候，秘書(shū)要適當(dāng)離他們遠(yuǎn)一點(diǎn)，注意回避。但是，上車后和開(kāi)始正式會(huì)談時(shí)，就不能顯得太呆板了。
在久別重逢等場(chǎng)合，上司們也許會(huì)有說(shuō)不完的話，從花開(kāi)花落一直談到人世滄桑。在這時(shí)，為了按預(yù)定的時(shí)間進(jìn)行活動(dòng)，秘書(shū)一方面要向上司示意時(shí)間已經(jīng)過(guò)了，另一方面也要注意提醒對(duì)方的秘書(shū)。
到了出差的后一站，就要向公司匯報(bào)出差的情況，在這時(shí)，一定要附帶說(shuō)明這里有多少行李，以便屆時(shí)公司好派車來(lái)接站。
5、出差回來(lái)之后
a.出差總結(jié)報(bào)告
主要是把出差的經(jīng)過(guò)和結(jié)果寫(xiě)出來(lái)，交給有關(guān)部門傳閱。出差總結(jié)報(bào)告，各企業(yè)一般都有統(tǒng)一固定的格式，如果秘書(shū)沒(méi)有與上司一起出差的話，那就先聽(tīng)聽(tīng)上司的介紹；如果秘書(shū)與上司同行，就根據(jù)自己的記錄和參考上司的談話記錄去寫(xiě)。
b.報(bào)銷旅差費(fèi)
將車票、住宿費(fèi)等費(fèi)用列出來(lái)，填好報(bào)銷單，如果還有其他額外支出，也要寫(xiě)成支出報(bào)告，請(qǐng)上司核實(shí)之后，送財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。
6、到國(guó)外出差
到國(guó)外出差和在國(guó)內(nèi)出差的情況大體相同，只是由于存在著語(yǔ)言、風(fēng)俗習(xí)慣、環(huán)境等方面的差異，秘書(shū)要盡可能多搜集一些所到國(guó)的資料，供上司參考。為簡(jiǎn)便的方法是通過(guò)網(wǎng)上找到所到國(guó)政府的旅游管理部門或旅游公司的網(wǎng)站了解情況；對(duì)于自己還不了解的，用電子郵件或電話提出咨詢，請(qǐng)教他們?cè)谀抢锫糜螘r(shí)所應(yīng)注意的事項(xiàng)。另外，在為上司出差作準(zhǔn)備的時(shí)候，一定要將護(hù)照、兌換外幣等工作提前做好。由于旅行中帶的現(xiàn)金太多，既不方便，又不安全，所以，現(xiàn)在一般都使用信用卡了。
為了防止牛痘、霍亂、黃熱病等病的傳染，在進(jìn)出海關(guān)時(shí)，要按世界衛(wèi)生組織（WHO）的要求提供接種防疫證明(International Certificate of Vaccination, 俗稱“黃卡”)。
公司領(lǐng)導(dǎo)人需要經(jīng)常出差，有時(shí)是為了洽談業(yè)務(wù)，有時(shí)是為了推廣新產(chǎn)品，有時(shí)則是為了解決與客戶之間發(fā)生的糾紛；有很多出差任務(wù)都是臨時(shí)決定下來(lái)的。
不論是在國(guó)內(nèi)出差還是到國(guó)外出差，不論是短期出差還是長(zhǎng)期出差，在每次出差的動(dòng)身之前，秘書(shū)都要為上司做大量的準(zhǔn)備工作，如安排日程、預(yù)訂機(jī)船票和旅館、整理隨身攜帶的洗漱用品、預(yù)支差旅費(fèi)，準(zhǔn)備必需的文件資料和上司在各種不同場(chǎng)合的發(fā)言提綱等。如果與上司同行，不僅要做好工作上的助手，還要做好生活上的助手；如果留在家里，同樣要做好自己承擔(dān)的各項(xiàng)日常工作。秘書(shū)在上司出差期間，要根據(jù)自己收集到的各種信息，進(jìn)行篩選和整理，及時(shí)與上司聯(lián)系，以保證工作的順利進(jìn)行。
秘書(shū)為上司做出差準(zhǔn)備，一定要細(xì)心周到，如果不是忘了帶合同文本，就是在日程安排上出現(xiàn)“撞車”，那會(huì)給上司，也會(huì)給自己惹出不少麻煩。對(duì)于出差過(guò)程中的每一項(xiàng)日程，秘書(shū)都要像放電影一樣讓每一個(gè)情節(jié)在自己頭腦中出現(xiàn)一遍。當(dāng)然，要做好這項(xiàng)工作，首先必須知道上司這次出差的目的，否則，不可能訂出周密詳細(xì)的計(jì)劃。
與平時(shí)在公司上班不同，上司在出差過(guò)程中工作的節(jié)奏更快，而且對(duì)秘書(shū)的指示相應(yīng)增多，因此這就要求秘書(shū)的工作效率更高。但是，出差途中的環(huán)境畢竟不同于在公司，有許多不可預(yù)見(jiàn)的因素影響秘書(shū)的工作，因此既要更細(xì)心，又要更靈活。下面看一個(gè)秘書(shū)陪同上司在國(guó)內(nèi)出差的具體例子。
2、準(zhǔn)備工作
上司要去烏魯木齊出差，那么，去烏魯木齊的目的是為了什么呢？秘書(shū)在為上司草擬出差日程表之前，一定要弄清這個(gè)問(wèn)題。
不管上司是應(yīng)邀去參加研討會(huì)，還是為了洽談具體的業(yè)務(wù)，秘書(shū)一定要事先與對(duì)方的秘書(shū)（或聯(lián)系人）聯(lián)系，把活動(dòng)的時(shí)間和地點(diǎn)約好，那么，是坐火車去還是乘飛機(jī)去？是星期一下午動(dòng)身，還是星期二早晨動(dòng)身合適？除去參加研討會(huì)（或洽談業(yè)務(wù)），還有沒(méi)有其他事要辦？還有沒(méi)有其他東西要準(zhǔn)備？對(duì)于這些問(wèn)題，預(yù)先擬個(gè)提綱，找個(gè)時(shí)間向上司作個(gè)專題匯報(bào)。上司可能會(huì)根據(jù)自己的習(xí)慣或愛(ài)好，對(duì)秘書(shū)的日程表作些修改。
如何制定工作日程表，在本章已作過(guò)專門的介紹，在這里就不再重復(fù)。日程表排好之后，要多復(fù)印幾份，給上司、給在家負(fù)責(zé)日常工作的和有關(guān)人員各送一份。安排日程的時(shí)候，在時(shí)間上一定要留有余地，特別是第去的地方，更是如此。不過(guò)，這個(gè)余地也是相對(duì)的，不能讓上司閑得無(wú)聊，浪費(fèi)時(shí)間。如果想游覽觀光的話，也好安排在空閑時(shí)間進(jìn)行。
在與對(duì)方聯(lián)系的同時(shí)，也可以通過(guò)其他的渠道，如自己的分公司（辦事處）或者旅行社等，了解一下對(duì)方所在地的環(huán)境、氣候等方面的情況，這些對(duì)安排日程表也有重要的參考作用。如果與對(duì)方是初次接觸，那么，讓對(duì)方在什么地方接站、什么時(shí)候登門拜訪等細(xì)節(jié)問(wèn)題，秘書(shū)都要事先考慮好，因?yàn)檫@往往容易影響本公司和上司本人的形象。
a.預(yù)訂機(jī)車票
在準(zhǔn)備預(yù)訂機(jī)車票的時(shí)候，一定要查用新的列車時(shí)刻表和飛機(jī)航班時(shí)刻表，因?yàn)楝F(xiàn)在有許多季節(jié)性的或臨時(shí)性的航班車次，稍不留心，就會(huì)訂不上。如果決定乘火車，可以委托專門的旅行社訂購(gòu)火車票，它們訂好票后，一般會(huì)送票上門，非常方便。當(dāng)然，現(xiàn)在也可以在網(wǎng)上訂票；不管以什么方式訂票，都要熟悉好列車時(shí)刻表，將上司的日程安排得很科學(xué)。
乘飛機(jī)出差，重要的是根據(jù)起飛的時(shí)間和到達(dá)的地點(diǎn)選擇合適的航空公司和合適的航班?，F(xiàn)在也可以在網(wǎng)上訂票，如果事情緊急，可以直接到機(jī)場(chǎng)買票。
各公司對(duì)職員和干部出差的待遇都有不同的規(guī)定，比如，按規(guī)定飛機(jī)的頭等艙不是每個(gè)出差的人都能乘座的，因此，秘書(shū)在預(yù)訂車票和機(jī)票之前，一定要弄清上司出差時(shí)能享受哪一級(jí)的待遇。
出差途中，麻煩的就是換車換機(jī)，倒來(lái)倒去，稍不注意，就會(huì)誤車誤機(jī)，所以能直達(dá)的就好不要換車。如果是在大站換車換機(jī)，在時(shí)間上一定要安排的寬裕些。
為了預(yù)防意外，在日程表上要注明其他交通工具，如飛機(jī)起飛、輪船起航的時(shí)間，這樣能根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)靈活地?fù)Q乘其他交通工具。
從平時(shí)起，秘書(shū)就要注意學(xué)習(xí)預(yù)訂和購(gòu)買車票、機(jī)票、船票的辦法，如何兌換外幣等等，這樣，就能保證工作的順利。
b.安排住宿
上司出差，安排住什么樣的旅館，一般都要根據(jù)上司個(gè)人的愛(ài)好和習(xí)慣來(lái)決定。有的喜歡住清靜優(yōu)雅的小旅館，也有的喜歡往富麗堂皇的高級(jí)飯店；有的喜歡住單人房間；有的則喜歡兩人合居一室。
如果出差的地方是第去，在那里有分公司或自己的辦事處的話，就請(qǐng)他們?yōu)樽约郝?lián)系安排住處；沒(méi)有的話，就請(qǐng)當(dāng)?shù)芈眯猩绨才?。沒(méi)有什么特別的情況，就不要去找自己的客戶或經(jīng)銷商，因?yàn)槟阋蝗フ宜麄儯麄兙蜁?huì)熱情地邀請(qǐng)你們住到他們那里去。他們?cè)绞菬崆椋o他們帶來(lái)的麻煩就越多。
c.隨身攜帶的用品
上司出差要隨身攜帶哪些東西，秘書(shū)一定要替上司想好。如果出差是遠(yuǎn)行，忘了帶什么東西必須要回來(lái)取的話，那就太誤事了。臨動(dòng)身之前，秘書(shū)要給上司隨身攜帶的東西分公私列個(gè)清單，給上司看看有什么遺漏。
上司出差一般要隨身攜帶下列用品：名片、資料、手機(jī)、活動(dòng)日程表、地圖、照相機(jī)及一些用品，如備用眼鏡、替換衣服、襪子、洗漱用品、藥品等，有的領(lǐng)導(dǎo)還可能要帶筆記本電腦。但是，秘書(shū)在準(zhǔn)備這些東西時(shí)，不能這也想帶，那也想帶，帶得太多反而麻煩。隨身攜帶的只能是必需的，可帶可不帶的就盡量少帶。由于上司出差往往不止去一個(gè)地方，所以秘書(shū)為上司準(zhǔn)備好出差必備的文件資料時(shí)，好每到一個(gè)地方用的文件用一個(gè)大信封裝好，而每到一個(gè)地方的日程安排也好單列一個(gè)清單。
d.臨行前的工作安排
秘書(shū)一方面為上司出差作準(zhǔn)備，但在另一方面也要讓上司對(duì)公司內(nèi)部的事作個(gè)安排。上司要出差了，特別是出差時(shí)間較長(zhǎng)的話，各部門來(lái)請(qǐng)示的人肯定會(huì)增多，送上來(lái)的請(qǐng)示報(bào)告也會(huì)增多。在這種情況下，秘書(shū)一定要注意讓上司休息好，不要讓上司帶著疲倦和牽掛去出差。比如，在動(dòng)身前兩三天，秘書(shū)與有關(guān)部門打個(gè)招呼，把一些定期的材料先緩一緩，等上司出差回來(lái)再說(shuō)。
3、動(dòng)身當(dāng)天的工作
動(dòng)身當(dāng)天，不論上司是從公司走還是直接從家里走，都要安排好送站的車。動(dòng)身當(dāng)天，要后檢查一下火車或飛機(jī)的運(yùn)行情況，特別是飛機(jī)因氣候不佳而誤點(diǎn)的情況經(jīng)常發(fā)生，因此，如果是乘飛機(jī)的話，一定要向飛機(jī)場(chǎng)方面詢向一下當(dāng)天的航班情況。
a.動(dòng)身之前
動(dòng)身之前，一定要再仔細(xì)檢查一下上司是否有什么東西忘記帶了，如果有，這時(shí)還來(lái)得及補(bǔ)上。
b.起程之后
把上司送上火車或飛機(jī)之后，就要立即用電話通知對(duì)方接站的時(shí)間。特別是在改變?cè)ǖ能嚧位蚝桨嗟那闆r下，一定要將這新的變化告訴對(duì)方。
c.自學(xué)的機(jī)會(huì)
上司出差之后，秘書(shū)不要以為自己沒(méi)有什么事做了，讓自己放松放松。秘書(shū)應(yīng)當(dāng)把上司出差這段時(shí)間當(dāng)作一個(gè)自學(xué)的好機(jī)會(huì)。上司在公司的時(shí)候，秘書(shū)雖也有一些空閑時(shí)間，但畢竟不能靜下心來(lái)學(xué)習(xí)，因?yàn)樯纤究赡軙?huì)隨時(shí)給你交辦一些新的工作。對(duì)于年輕的秘書(shū)來(lái)說(shuō)，無(wú)論是科班出身的秘書(shū)，還是從業(yè)務(wù)科室轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)半路出家的秘書(shū)，都必然存在著知識(shí)結(jié)構(gòu)上的欠缺：學(xué)秘書(shū)專業(yè)的，雖然全面掌握了秘書(shū)專業(yè)方面的知識(shí)。但在企管、經(jīng)濟(jì)和公司業(yè)務(wù)方面的知識(shí)則相對(duì)缺乏；而那些非秘書(shū)專業(yè)的秘書(shū)，則欠缺秘書(shū)專業(yè)方面的知識(shí)，因此，對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，一定要利用好領(lǐng)導(dǎo)出差的時(shí)機(jī)給自己補(bǔ)課。
上司出差期間，秘書(shū)應(yīng)做好以下工作：
盡快處理完己延誤的工作；
準(zhǔn)備好專用的文件夾，把上司出差期間的信件、留言條、電子郵件、自己發(fā)的信的底稿等進(jìn)行專門的保管（也可以專門設(shè)一個(gè)“待閱文件”夾，按日期順序排列保管好上司出差期間收到的文件）；
在上司出差期間，秘書(shū)收到一些緊急的信件，如果上司讓秘書(shū)盡快給他寄去，這時(shí)秘書(shū)要在信封上寫(xiě)上“親啟”等字樣；但是，如果沒(méi)有特別的交待，一般只寄復(fù)印件，把原件收好；
整理文件；
整理名片；
如有可能提高辦公效率，將自己的辦公室布置進(jìn)行調(diào)整；
更換和補(bǔ)充辦公用品。
如果在給上司送站回來(lái)后，秘書(shū)突然發(fā)現(xiàn)辦公室桌上還有一份文件，明天上司和對(duì)方簽定協(xié)議一定要用它。在這時(shí)，千萬(wàn)不能驚慌失措，一定要想辦法把它給上司送去，一是用傳真機(jī)傳送過(guò)去，二是特快傳遞。將東西寄出去后，還必須給打個(gè)電話，告訴上司東西已經(jīng)寄出。
d.電話的處理
在上司出差期間，如果有客人來(lái)電話找上司，秘書(shū)就要認(rèn)真做好電話記錄，把電話的時(shí)間和內(nèi)容記錄下來(lái)。如果事情比較重要的話，上司回來(lái)時(shí)，在接站的時(shí)候匯報(bào)，如果不急，就待上司上班后再說(shuō)。
e.上司回來(lái)的時(shí)候
上司出差回來(lái)的時(shí)候，秘書(shū)一般都要到車站或機(jī)場(chǎng)去接。秘書(shū)接站不單純是因?yàn)樯纤境霾顒诶蹘蜕纤景岚釚|西，更重要的是及時(shí)向上司匯報(bào)，因?yàn)樯纤究隙庇谙胫浪约翰辉诠酒陂g所發(fā)生的一切，特別是他自己在出差之前懸而未決的一些問(wèn)題的處理結(jié)果。但是，在這個(gè)時(shí)候不能給上司說(shuō)得太多，使他有大雨傾盆之感。有些重要的事情不是三言兩語(yǔ)說(shuō)得清的，對(duì)于這些事情可以寫(xiě)個(gè)提綱。如果上司想急于知道詳情的話，可以把提綱遞給上司。
如果在出差地是自己的分公司為上司安排的話，只要打個(gè)電話告訴他們上司已經(jīng)平安到家就行了；如果是客戶為上司送站的話，那么，在電話里還要向?qū)Ψ奖硎局孕牡母兄x。
4、與上司一起出差
作為女秘書(shū)一般不單獨(dú)與男性上司出差。不過(guò)，如果是私人秘書(shū)的話，女性秘書(shū)有時(shí)也陪上司出差。
a.在車內(nèi)
如果是乘火車出差，秘書(shū)一般不要挨著上司坐，但為了方便工作，秘書(shū)一般是坐在上司的斜對(duì)面（或斜后座）；如果是乘飛機(jī)，上司一般是坐頭等艙，秘書(shū)坐經(jīng)濟(jì)艙；在汽車?yán)?，上司坐后排的上席（即司機(jī)后面），秘書(shū)坐在司機(jī)旁邊。但是，無(wú)論是哪種場(chǎng)合，都要以方便工作為主，如果秘書(shū)要經(jīng)常與上司商量一些問(wèn)題，挨著上司坐也不是不可以。
第二天的日程怎么安排，秘書(shū)應(yīng)在頭一天晚上與上司商量好或得到上司的確認(rèn)；如果上司出現(xiàn)疲勞等身體不適癥狀，應(yīng)及時(shí)調(diào)整日程安排。
b.出站時(shí)
火車到站時(shí)，秘書(shū)要提著行李先下車。如果對(duì)方有人來(lái)接站的話，就要先找到對(duì)方接站的人。找到對(duì)方接站的人之后，不要自作主張地代表上司向?qū)Ψ奖硎靖兄x，而是先把上司介紹給對(duì)方，由上司出面表示感謝。只有當(dāng)對(duì)方也是秘書(shū)來(lái)接站的情況，自己才可以向他（她）表示感謝。
在出站時(shí)，有一點(diǎn)要注意，那就是不要麻煩對(duì)方給自己提旅行包。當(dāng)然，如果對(duì)方非常熱情，一定要幫自已提，你也不能太固執(zhí)，因?yàn)樵谲囌具@種大庭廣眾之下推來(lái)推去實(shí)在不雅，不過(guò)，你自己不能兩手空空，無(wú)論如何也得象征性地提點(diǎn)東西；同樣的道理，你也不能讓對(duì)方的秘書(shū)兩手空空，使上司覺(jué)得對(duì)方的秘書(shū)一點(diǎn)也不熱情。
c.注意回避
當(dāng)上司與對(duì)方寒喧的時(shí)候，秘書(shū)要適當(dāng)離他們遠(yuǎn)一點(diǎn)，注意回避。但是，上車后和開(kāi)始正式會(huì)談時(shí)，就不能顯得太呆板了。
在久別重逢等場(chǎng)合，上司們也許會(huì)有說(shuō)不完的話，從花開(kāi)花落一直談到人世滄桑。在這時(shí)，為了按預(yù)定的時(shí)間進(jìn)行活動(dòng)，秘書(shū)一方面要向上司示意時(shí)間已經(jīng)過(guò)了，另一方面也要注意提醒對(duì)方的秘書(shū)。
到了出差的后一站，就要向公司匯報(bào)出差的情況，在這時(shí)，一定要附帶說(shuō)明這里有多少行李，以便屆時(shí)公司好派車來(lái)接站。
5、出差回來(lái)之后
a.出差總結(jié)報(bào)告
主要是把出差的經(jīng)過(guò)和結(jié)果寫(xiě)出來(lái)，交給有關(guān)部門傳閱。出差總結(jié)報(bào)告，各企業(yè)一般都有統(tǒng)一固定的格式，如果秘書(shū)沒(méi)有與上司一起出差的話，那就先聽(tīng)聽(tīng)上司的介紹；如果秘書(shū)與上司同行，就根據(jù)自己的記錄和參考上司的談話記錄去寫(xiě)。
b.報(bào)銷旅差費(fèi)
將車票、住宿費(fèi)等費(fèi)用列出來(lái)，填好報(bào)銷單，如果還有其他額外支出，也要寫(xiě)成支出報(bào)告，請(qǐng)上司核實(shí)之后，送財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。
6、到國(guó)外出差
到國(guó)外出差和在國(guó)內(nèi)出差的情況大體相同，只是由于存在著語(yǔ)言、風(fēng)俗習(xí)慣、環(huán)境等方面的差異，秘書(shū)要盡可能多搜集一些所到國(guó)的資料，供上司參考。為簡(jiǎn)便的方法是通過(guò)網(wǎng)上找到所到國(guó)政府的旅游管理部門或旅游公司的網(wǎng)站了解情況；對(duì)于自己還不了解的，用電子郵件或電話提出咨詢，請(qǐng)教他們?cè)谀抢锫糜螘r(shí)所應(yīng)注意的事項(xiàng)。另外，在為上司出差作準(zhǔn)備的時(shí)候，一定要將護(hù)照、兌換外幣等工作提前做好。由于旅行中帶的現(xiàn)金太多，既不方便，又不安全，所以，現(xiàn)在一般都使用信用卡了。
為了防止牛痘、霍亂、黃熱病等病的傳染，在進(jìn)出海關(guān)時(shí)，要按世界衛(wèi)生組織（WHO）的要求提供接種防疫證明(International Certificate of Vaccination, 俗稱“黃卡”)。