合同管理是工程項目建設管理中一項非常重要的內(nèi)容，合同管理的好壞不僅關系到工程項目能否順利按時完成，而且也是工程投資、質量控制的一項重要手段。黃河萬家寨水利樞紐工程在建設過程中，業(yè)主和設計、監(jiān)理、施工承包商、材料和設備供應商等簽訂各類合同上千份。公司通過加強合同管理，保證了工程建設目標的順利實現(xiàn)，在工程建設投資和質量控制方面產(chǎn)生了積極的影響。
一、合同管理機構設置和職責
（1）公司總經(jīng)理層。其職責為全面負責項目招標、合同簽訂和合同實施過程中的決策工作。
（2）計劃合同處（2000年調整為計財處）。其職責為負責工程建設項目招標與發(fā)包的具體組織與管理工作；進行合同商務談判以及辦理合同訂立有關手續(xù)；辦理合同結算支付手續(xù)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)其他商務問題；對公司有關合同操作部門按合同條款進行綜合協(xié)調管理等工作。
（3）公司其他職能部門，包括：工程處（后為保發(fā)電指揮部）、機電處、物資處、總工辦、財務處（后合并為計財處）、生產(chǎn)服務處等。其職責為根據(jù)部門性質以及項目性質參與或負責項目從招標到實施的全過程管理。各部門相對獨立，各施其職，又相互配合、協(xié)作。
二、合同文件的形成
（1）按國家有關法律法規(guī)進行，避免無效合同和無效條款的出現(xiàn)。
（2）對按規(guī)定進行招標的項目，嚴格按招標投標有關程序進行。
（3）業(yè)主無力組織招標的大中型項目，委托有資質且經(jīng)驗豐富的中介機構或設計院進行。如萬家寨水利樞紐Ⅰ標—大壩工程、Ⅱ標—發(fā)電廠房工程、Ⅲ標大型機電設備采購的招標文件編制、評標等工作均邀請水利部天津水利水電勘測設計研究院及有關專家進行。
（4）盡量采用比較規(guī)范的、成熟的通用合同范本。
（5）實行合同簽訂過程中的會簽制度。為了使合同文件盡量完善、詳實，在合同文件產(chǎn)生的過程中實行會簽制度，即要求合同涉及的相關部門（如設計、監(jiān)理、業(yè)主相關職能部門）和領導對合同文件草稿進行簽閱，提出意見和建議，最后由負責合同簽訂的操作部門綜合上述意見，合理的予以采納。對由業(yè)主負責招標的項目，對招標文件在招標前進行會簽，會簽后予以確定。
（6）及時總結合同簽訂和執(zhí)行過程中出現(xiàn)的各種問題，避免以后出現(xiàn)。
三、合同的執(zhí)行
1.合同的動態(tài)管理
萬家寨水利樞紐工程實行了項目監(jiān)理制，監(jiān)理是合同管理的重要部門，監(jiān)理和業(yè)主各職能部門協(xié)調配合，共同對萬家寨水利樞紐合同進行動態(tài)管理，其過程可總結為：確定階段目標、監(jiān)督、檢查、協(xié)調、糾偏或及時調整目標、總結、確定下一階段目標。實現(xiàn)這一過程的主要手段就是組織合同涉及各單位或部門召開定期例會或不定期的協(xié)調會議，形成各方一致認可的書面記錄，各方共同遵照執(zhí)行，由此促進合同涉及各方的相互溝通、協(xié)調配合，及時解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和矛盾，確保合同的順利執(zhí)行。
2.合同支付
萬家寨水利樞紐在合同支付方面本著實事求是，嚴格且不失靈活的態(tài)度，取得了良好的經(jīng)濟效益和管理效率。
在資金籌措方面，由于種種原因，在資金不到位的情況下，業(yè)主從大局出發(fā)，和建行山西水利專業(yè)支行建立協(xié)作關系，隨時進行資金協(xié)調，減少了由于資金不到位帶來的損失和保證了工程建設的順利進行。
在向承包商支付方面，各種支付在監(jiān)理審核和業(yè)主相關職能部門的復核下進行。針對具體項目而言，由于工程項目建設工期、規(guī)模和施工特性不同，其預付款的支付與扣回、工程進度款支付、保留金的扣留、完工結算等均有所區(qū)別。在規(guī)模較大、工期較長的大型合同項目中，其各種款項支付都比較有規(guī)律，如年初預付、月末中間結算，年度終結等。對于規(guī)模較小，且工期較短的合同項目，其工程合同款支付較為靈活，根據(jù)實際情況在合同中加以明確。
3.合同變更
萬家寨水利樞紐屬大型水利水電建設項目，其具有的工期長、規(guī)模大、涉及面廣，以及地質條件復雜、不可預見因素多等特點，這決定在工程建設過程中出現(xiàn)一定的變更是不可避免的。為了使工程施工更符合實際，使工程項目建設更加完善，根據(jù)實際情況進行工程變更也是必要的。在水電項目合同執(zhí)行過程中，主要的合同變更集中表現(xiàn)在工程內(nèi)容變更和合同調價兩方面。加強合同執(zhí)行過程中的變更管理，對加快工程進度和控制投資有著重要意義。
4.索賠
在工程建設中，工程索賠就是在工程合同的履行過程中，合同當事人一方由于不應歸他負責的某種原因造成合同以外費用的支出，通過一定的合法程序向對方要求補償?shù)倪^程。
在索賠管理方面采取的措施有：
（1）根據(jù)標準的示范文本，并結合實際情況制定一套規(guī)范的索賠處理程序。索賠事件發(fā)生后，承包商通常先向業(yè)主方發(fā)出索賠意向報告，然后編寫索賠報告書，把索賠資料報送監(jiān)理工程師進行審查。如果監(jiān)理工程師和承包商基本達成一致，則監(jiān)理工程師報請業(yè)主批準。業(yè)主根據(jù)事件發(fā)生原因、責任范圍、合同條款來審核監(jiān)理工程師的索賠意見和承包商的索賠申請，決定是否批準工程師的建議意見。對于索賠事件原因比較復雜、時間持續(xù)較長、影響面較大、索賠款較多的情況，索賠的解決也是要花費大量的時間和精力，甚至召開專門的會議研究討論以及和承包商進行多次的磋商才能解決。
（2）合理的補償計算方法。索賠費用的計算方法有多種，在萬家寨水利樞紐工程索賠管理中，大多采用實際計算法。實際計算法的原則是，以承包商實際增加的支出為依據(jù)。每一項工程索賠費用僅限于由于索賠事項引起的超過原計劃的額外費用。實際費用依據(jù)實際發(fā)生的成本記錄和其他證明文件，可客觀地反映承包商的額外開支或損失，為經(jīng)濟索賠提供精確而合理的依據(jù)。
（3）組建專門的索賠處理部門。黃河萬家寨水利樞紐有限公司下設的計劃合同處是索賠管理的牽頭部門，在工程施工高峰期曾設索賠科，專門從事索賠管理，為工程建設過程中處理索賠事件起到了積極的作用。
5.反索賠
在萬家寨水利樞紐建設過程中，業(yè)主提出的反索賠，主要發(fā)生在因設備供貨商延期供貨問題上。萬家寨水利樞紐的主要設備如水輪機、發(fā)電機等大型設備的供貨，在不同程度上都存在拖期交貨問題。為此，施工承包商向業(yè)主提出了為數(shù)不少的索賠，給業(yè)主造成了一定的損失。根據(jù)設備供貨合同延期供貨罰款條款，部分大型設備的供貨商應向業(yè)主支付相當一部分延期罰款（合同規(guī)定從設備款中抵扣）。在實際處理過程中，考慮到目前我國市場環(huán)境的實際狀況，以及業(yè)主的長遠利益，黃河萬家寨水利樞紐有限公司從大局出發(fā)，經(jīng)過同延期供貨的廠商多次談判，業(yè)主暫時保留延期罰款的權利，應罰款金額暫從設備款中扣留不予支付，視供貨商以后供貨情況，雙方再協(xié)商解決。這在一定程度上鼓勵承包商按時供貨，避免雙方矛盾激化，為以后未交貨部分按時供貨起到了一定的促進作用。在設備供貨完后雙方根據(jù)實際情況協(xié)商解決，業(yè)主最終將從設備供貨廠商因設備延期供貨造成的損失得到一定的補償。
四、風險防范
（1）重視合同文件形成過程，簽署高質量的合同。選擇資深且實力雄厚、信譽良好的承包商，簽署嚴謹周密的合同文件，在合同中合理確定合同雙方應承擔的風險以及風險出現(xiàn)后的分擔原則等，是承包商合理規(guī)避可控風險的關鍵，對減少承包商的索賠以及合同的順利執(zhí)行有重要意義。
（2）聘請良好的監(jiān)理工程師，加強合同管理。監(jiān)理工程師不僅應具備良好的解決問題的能力，還具備充分的經(jīng)驗和知識來評估工程各方面的條件、預測可能發(fā)生的各種情況，識別工程建設過程中可能碰到各種風險，分析風險可能給工程造成的損失，提出防范風險的措施。當風險不可避免時，根據(jù)工程合同，以及公平、公正、客觀的原則分配風險，協(xié)調工程合同履行過程中出現(xiàn)的各種糾紛，保證工程合同順利實施。
（3）工程保險。水利水電工程建設的風險通常是較大的，可能發(fā)生各種意外事故，而且有的可能還比較嚴重，甚至是毀滅性的。為把這種嚴重的工程風險引起的損失減少到最低程度，保險無疑是一種較好的分散風險的方式。它常是業(yè)主轉移風險的一種重要手段，對減少承包商的索賠、保證工程建設的順利進行有著非常重要的作用。
五、合同文件的管理
合同文件是記錄和反映項目實施過程和項目投資等的重要資料，但在目前水利水電建設項目實施過程中對合同文件的管理普遍沒有得到應有的重視，集中表現(xiàn)在沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標準，在實施過程中合同文件書面格式不規(guī)范，隨意性大，保管和檢索手段落后等方面。大型水電項目在建設過程中會形成大量的合同文件，對合同文件的管理也是一個艱巨的任務，如能在項目建設之初重視合同文件的管理，制定一個統(tǒng)一的標準，如合同文件的書面格式、裝訂標準以及保管借閱等方面的制度，采取現(xiàn)代化的保管、檢索手段，做到合同文件的及時歸檔，對合同檔案的完整性、安全性、方便查閱、永久保存以及項目的竣工審計和驗收都有重要意義。
一、合同管理機構設置和職責
（1）公司總經(jīng)理層。其職責為全面負責項目招標、合同簽訂和合同實施過程中的決策工作。
（2）計劃合同處（2000年調整為計財處）。其職責為負責工程建設項目招標與發(fā)包的具體組織與管理工作；進行合同商務談判以及辦理合同訂立有關手續(xù)；辦理合同結算支付手續(xù)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)其他商務問題；對公司有關合同操作部門按合同條款進行綜合協(xié)調管理等工作。
（3）公司其他職能部門，包括：工程處（后為保發(fā)電指揮部）、機電處、物資處、總工辦、財務處（后合并為計財處）、生產(chǎn)服務處等。其職責為根據(jù)部門性質以及項目性質參與或負責項目從招標到實施的全過程管理。各部門相對獨立，各施其職，又相互配合、協(xié)作。
二、合同文件的形成
（1）按國家有關法律法規(guī)進行，避免無效合同和無效條款的出現(xiàn)。
（2）對按規(guī)定進行招標的項目，嚴格按招標投標有關程序進行。
（3）業(yè)主無力組織招標的大中型項目，委托有資質且經(jīng)驗豐富的中介機構或設計院進行。如萬家寨水利樞紐Ⅰ標—大壩工程、Ⅱ標—發(fā)電廠房工程、Ⅲ標大型機電設備采購的招標文件編制、評標等工作均邀請水利部天津水利水電勘測設計研究院及有關專家進行。
（4）盡量采用比較規(guī)范的、成熟的通用合同范本。
（5）實行合同簽訂過程中的會簽制度。為了使合同文件盡量完善、詳實，在合同文件產(chǎn)生的過程中實行會簽制度，即要求合同涉及的相關部門（如設計、監(jiān)理、業(yè)主相關職能部門）和領導對合同文件草稿進行簽閱，提出意見和建議，最后由負責合同簽訂的操作部門綜合上述意見，合理的予以采納。對由業(yè)主負責招標的項目，對招標文件在招標前進行會簽，會簽后予以確定。
（6）及時總結合同簽訂和執(zhí)行過程中出現(xiàn)的各種問題，避免以后出現(xiàn)。
三、合同的執(zhí)行
1.合同的動態(tài)管理
萬家寨水利樞紐工程實行了項目監(jiān)理制，監(jiān)理是合同管理的重要部門，監(jiān)理和業(yè)主各職能部門協(xié)調配合，共同對萬家寨水利樞紐合同進行動態(tài)管理，其過程可總結為：確定階段目標、監(jiān)督、檢查、協(xié)調、糾偏或及時調整目標、總結、確定下一階段目標。實現(xiàn)這一過程的主要手段就是組織合同涉及各單位或部門召開定期例會或不定期的協(xié)調會議，形成各方一致認可的書面記錄，各方共同遵照執(zhí)行，由此促進合同涉及各方的相互溝通、協(xié)調配合，及時解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和矛盾，確保合同的順利執(zhí)行。
2.合同支付
萬家寨水利樞紐在合同支付方面本著實事求是，嚴格且不失靈活的態(tài)度，取得了良好的經(jīng)濟效益和管理效率。
在資金籌措方面，由于種種原因，在資金不到位的情況下，業(yè)主從大局出發(fā)，和建行山西水利專業(yè)支行建立協(xié)作關系，隨時進行資金協(xié)調，減少了由于資金不到位帶來的損失和保證了工程建設的順利進行。
在向承包商支付方面，各種支付在監(jiān)理審核和業(yè)主相關職能部門的復核下進行。針對具體項目而言，由于工程項目建設工期、規(guī)模和施工特性不同，其預付款的支付與扣回、工程進度款支付、保留金的扣留、完工結算等均有所區(qū)別。在規(guī)模較大、工期較長的大型合同項目中，其各種款項支付都比較有規(guī)律，如年初預付、月末中間結算，年度終結等。對于規(guī)模較小，且工期較短的合同項目，其工程合同款支付較為靈活，根據(jù)實際情況在合同中加以明確。
3.合同變更
萬家寨水利樞紐屬大型水利水電建設項目，其具有的工期長、規(guī)模大、涉及面廣，以及地質條件復雜、不可預見因素多等特點，這決定在工程建設過程中出現(xiàn)一定的變更是不可避免的。為了使工程施工更符合實際，使工程項目建設更加完善，根據(jù)實際情況進行工程變更也是必要的。在水電項目合同執(zhí)行過程中，主要的合同變更集中表現(xiàn)在工程內(nèi)容變更和合同調價兩方面。加強合同執(zhí)行過程中的變更管理，對加快工程進度和控制投資有著重要意義。
4.索賠
在工程建設中，工程索賠就是在工程合同的履行過程中，合同當事人一方由于不應歸他負責的某種原因造成合同以外費用的支出，通過一定的合法程序向對方要求補償?shù)倪^程。
在索賠管理方面采取的措施有：
（1）根據(jù)標準的示范文本，并結合實際情況制定一套規(guī)范的索賠處理程序。索賠事件發(fā)生后，承包商通常先向業(yè)主方發(fā)出索賠意向報告，然后編寫索賠報告書，把索賠資料報送監(jiān)理工程師進行審查。如果監(jiān)理工程師和承包商基本達成一致，則監(jiān)理工程師報請業(yè)主批準。業(yè)主根據(jù)事件發(fā)生原因、責任范圍、合同條款來審核監(jiān)理工程師的索賠意見和承包商的索賠申請，決定是否批準工程師的建議意見。對于索賠事件原因比較復雜、時間持續(xù)較長、影響面較大、索賠款較多的情況，索賠的解決也是要花費大量的時間和精力，甚至召開專門的會議研究討論以及和承包商進行多次的磋商才能解決。
（2）合理的補償計算方法。索賠費用的計算方法有多種，在萬家寨水利樞紐工程索賠管理中，大多采用實際計算法。實際計算法的原則是，以承包商實際增加的支出為依據(jù)。每一項工程索賠費用僅限于由于索賠事項引起的超過原計劃的額外費用。實際費用依據(jù)實際發(fā)生的成本記錄和其他證明文件，可客觀地反映承包商的額外開支或損失，為經(jīng)濟索賠提供精確而合理的依據(jù)。
（3）組建專門的索賠處理部門。黃河萬家寨水利樞紐有限公司下設的計劃合同處是索賠管理的牽頭部門，在工程施工高峰期曾設索賠科，專門從事索賠管理，為工程建設過程中處理索賠事件起到了積極的作用。
5.反索賠
在萬家寨水利樞紐建設過程中，業(yè)主提出的反索賠，主要發(fā)生在因設備供貨商延期供貨問題上。萬家寨水利樞紐的主要設備如水輪機、發(fā)電機等大型設備的供貨，在不同程度上都存在拖期交貨問題。為此，施工承包商向業(yè)主提出了為數(shù)不少的索賠，給業(yè)主造成了一定的損失。根據(jù)設備供貨合同延期供貨罰款條款，部分大型設備的供貨商應向業(yè)主支付相當一部分延期罰款（合同規(guī)定從設備款中抵扣）。在實際處理過程中，考慮到目前我國市場環(huán)境的實際狀況，以及業(yè)主的長遠利益，黃河萬家寨水利樞紐有限公司從大局出發(fā)，經(jīng)過同延期供貨的廠商多次談判，業(yè)主暫時保留延期罰款的權利，應罰款金額暫從設備款中扣留不予支付，視供貨商以后供貨情況，雙方再協(xié)商解決。這在一定程度上鼓勵承包商按時供貨，避免雙方矛盾激化，為以后未交貨部分按時供貨起到了一定的促進作用。在設備供貨完后雙方根據(jù)實際情況協(xié)商解決，業(yè)主最終將從設備供貨廠商因設備延期供貨造成的損失得到一定的補償。
四、風險防范
（1）重視合同文件形成過程，簽署高質量的合同。選擇資深且實力雄厚、信譽良好的承包商，簽署嚴謹周密的合同文件，在合同中合理確定合同雙方應承擔的風險以及風險出現(xiàn)后的分擔原則等，是承包商合理規(guī)避可控風險的關鍵，對減少承包商的索賠以及合同的順利執(zhí)行有重要意義。
（2）聘請良好的監(jiān)理工程師，加強合同管理。監(jiān)理工程師不僅應具備良好的解決問題的能力，還具備充分的經(jīng)驗和知識來評估工程各方面的條件、預測可能發(fā)生的各種情況，識別工程建設過程中可能碰到各種風險，分析風險可能給工程造成的損失，提出防范風險的措施。當風險不可避免時，根據(jù)工程合同，以及公平、公正、客觀的原則分配風險，協(xié)調工程合同履行過程中出現(xiàn)的各種糾紛，保證工程合同順利實施。
（3）工程保險。水利水電工程建設的風險通常是較大的，可能發(fā)生各種意外事故，而且有的可能還比較嚴重，甚至是毀滅性的。為把這種嚴重的工程風險引起的損失減少到最低程度，保險無疑是一種較好的分散風險的方式。它常是業(yè)主轉移風險的一種重要手段，對減少承包商的索賠、保證工程建設的順利進行有著非常重要的作用。
五、合同文件的管理
合同文件是記錄和反映項目實施過程和項目投資等的重要資料，但在目前水利水電建設項目實施過程中對合同文件的管理普遍沒有得到應有的重視，集中表現(xiàn)在沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標準，在實施過程中合同文件書面格式不規(guī)范，隨意性大，保管和檢索手段落后等方面。大型水電項目在建設過程中會形成大量的合同文件，對合同文件的管理也是一個艱巨的任務，如能在項目建設之初重視合同文件的管理，制定一個統(tǒng)一的標準，如合同文件的書面格式、裝訂標準以及保管借閱等方面的制度，采取現(xiàn)代化的保管、檢索手段，做到合同文件的及時歸檔，對合同檔案的完整性、安全性、方便查閱、永久保存以及項目的竣工審計和驗收都有重要意義。