《會計電算化帳務(wù)處理制度》
為了加強會計核算軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及安全、在會計信息處理和保存中的效用，根據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司具體情況制定本規(guī)定。
（一）財務(wù)部應(yīng)在每年或上年末建立新的會計年度的完整的帳務(wù)文件根據(jù)現(xiàn)行財務(wù)制度，運用當(dāng)前在用系統(tǒng)的規(guī)則正確地設(shè)置全部級次的會計科目，會計年度中間可以任意追加新的會計科目，但以制單或記帳的會計科目不得介紹修改或刪除（帳務(wù)的修改工作由系統(tǒng)管理員執(zhí)行）。
（二）轉(zhuǎn)換會計年度時，應(yīng)在新的會計年度開始后的20天內(nèi)，完成結(jié)轉(zhuǎn)各帳戶的年初手續(xù)，并保證數(shù)據(jù)檢驗平衡正確，年初余額在當(dāng)年記帳以前可以修改，當(dāng)年記帳以后如有調(diào)整，只能通過填制記帳憑證進行。
（三）任何登記入帳的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都必須填制記帳憑證，摘要區(qū)規(guī)范填入，在機上填制的記帳憑證編號應(yīng)當(dāng)連續(xù)，編號出現(xiàn)間斷時，應(yīng)在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。
（四）記帳憑證必須經(jīng)過復(fù)核人員簽字后，才能根據(jù)其登記帳薄，復(fù)核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記帳進行復(fù)核簽字，同時要對打印輸出的記帳憑證或代用憑單進行簽字蓋章。同一張記帳憑證，制單和復(fù)核不能是同一人。
記帳憑證在記帳以前必須打印輸出（記帳憑證清單），沒有打印輸出的記帳憑證不得登記入帳。
（五）總帳及現(xiàn)金帳和銀行帳均可采用計算機打印輸出的活頁帳裝訂，出納人員根據(jù)審核人員審查并準(zhǔn)許報銷的憑證，收入或付出款項，出納人員可以不登記訂本式日記帳，如現(xiàn)金處理收支較多可根據(jù)需要自設(shè)輔助帳。
單位每天必須將當(dāng)日發(fā)生的現(xiàn)金收支數(shù)據(jù)輸入計算機并據(jù)以計算出庫存日報表，并在表上簽字蓋章。
（六）單位根據(jù)機器使用和人員分工情況以及工作需要，確定每月的記帳期限，每月至少記帳，每月月末以前應(yīng)將當(dāng)月所有收支及轉(zhuǎn)帳業(yè)務(wù)全部登記入帳。至少每月核對總帳，每季度核對明細帳。
（七）必須將儲存在機器內(nèi)的帳簿數(shù)據(jù)打印輸出為書面帳簿，會計帳簿打印間隔時間不得超過一個月，平時可以只打印已滿頁的帳簿數(shù)據(jù)，但每年年末必須將全部帳簿數(shù)據(jù)打印輸出。
《會計電算化操作管理制度》
為了加強會計核算軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及會計信息的全面、準(zhǔn)確與安全特制定本制度。
一、操作使用人員：
操作使用人員是指有權(quán)使用會計核算軟件完成職責(zé)范圍內(nèi)會計電算工作的財務(wù)人員或財務(wù)部門工作人員。
根據(jù)會計電算化工作要求財務(wù)部門配備以下操作使用人員；
（一）系統(tǒng)管理人員：負責(zé)所有會計核算軟件數(shù)據(jù)的初始化、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)運行錯誤的登記與排除工作；負責(zé)系統(tǒng)操作使用的組織與管理工作，分配操作人員的工作權(quán)限，并設(shè)置操作使用人員的保密字。
（二）數(shù)據(jù)錄入員：按照操作規(guī)程錄入憑證數(shù)據(jù)，并負責(zé)錄入數(shù)據(jù)的正確性校驗，對操作中出現(xiàn)的問題作詳細記錄并及時報告系統(tǒng)管理員。數(shù)據(jù)錄入人員無權(quán)修改原始憑證或手制憑證上的數(shù)據(jù)，不得進行憑證復(fù)核操作。出納人員，系統(tǒng)維護人員不能擔(dān)任數(shù)據(jù)錄入人員工作。
（三）數(shù)據(jù)復(fù)核員：負責(zé)對已錄入計算機的憑證編號及數(shù)據(jù)的完整性、正確性審核，確保入帳數(shù)據(jù)的完整與正確。
（四）數(shù)據(jù)管理人員：負責(zé)已復(fù)核數(shù)據(jù)的入帳、入帳后憑證、帳頁的打印輸出工作，協(xié)助系統(tǒng)管理員定期做好數(shù)據(jù)備份工作，負責(zé)程序軟盤、存檔數(shù)據(jù)軟盤、輸出憑證、帳頁及其他資料的保管工作，做好軟件數(shù)據(jù)擴資料的安全保密工作。
（五）系統(tǒng)維護人員：負責(zé)對會計電算化硬件和軟件的檢查及運行故障處理工作，以保障會計電算化工作的正常運行。
二、操作使用人員的操作權(quán)限：
（一）系統(tǒng)管理員必須根據(jù)用友財務(wù)軟件的特點和本單位會計電算體系與核算方式。會計科目的設(shè)置必須符合會計制度與單位核算、管理的要求。報表格式必須符合上級主要部門和財政主管部門要求。
（二）數(shù)據(jù)錄入員進行數(shù)據(jù)錄入操作時應(yīng)嚴格按照憑證內(nèi)容輸入數(shù)據(jù)。不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)憑證數(shù)據(jù)錯誤立即通知憑證編制人員或系統(tǒng)管理人員，并根據(jù)修正后的憑證修改錄入的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄入人員除可以進行數(shù)據(jù)錄入操作外，還可以進行數(shù)據(jù)查詢工作，但不得進行數(shù)據(jù)復(fù)核操作，復(fù)核人員亦不能進行數(shù)據(jù)錄入操作，復(fù)核時發(fā)現(xiàn)憑證錄入錯誤，必須通知數(shù)據(jù)錄入人員進行修改，復(fù)核人員不得進行已錄入數(shù)據(jù)的修改操作，待數(shù)據(jù)錄入人員修正錄入數(shù)據(jù)后再進行復(fù)核簽字操作。
（三）系統(tǒng)維護人員除實施數(shù)據(jù)維護時，一般情況下不允許隨意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行操作。實施維護時不準(zhǔn)修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。其他操作人員一律不允許實施數(shù)據(jù)庫操作。
（四）用于會計電算化的硬件和會計軟件只有操作人員才能上機操作使用。其他人員一律不允許上機。操作人員必須經(jīng)過培訓(xùn)并經(jīng)系統(tǒng)管理員認可合格后方可上機。
（五）操作使用人員上機操作前后必須填寫“上機操作登記簿”，如實填寫操作人員姓名、上機時間、操作內(nèi)容、下機時間、操作期間系統(tǒng)運行情況等。操作人員的保密字必須牢記，并注意要安全保密，否則出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸有責(zé)任。
（六）出納員、維護人員、程序人員均不準(zhǔn)實施數(shù)據(jù)錄入操作。
（七）備份數(shù)據(jù)軟盤和存檔數(shù)據(jù)軟盤、帳頁、憑證、報表及其他資料由數(shù)據(jù)管理人員按規(guī)定統(tǒng)一復(fù)制、核對、存放、保管。
三、會計憑證的審核與管理：
會計憑證是計算機處理會計核算業(yè)務(wù)的依據(jù)。必須保證入帳前錄入計算機的會計憑證準(zhǔn)確、可靠，因此應(yīng)從以下幾方面嚴格把關(guān)：
（一）業(yè)務(wù)作主的審核：
財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)人員編制的業(yè)務(wù)憑證后首先由稽核人員審核業(yè)務(wù)發(fā)生的真實性和準(zhǔn)確性，確認無誤后再審查業(yè)務(wù)作主有無業(yè)務(wù)負責(zé)人，業(yè)務(wù)主管的簽章，如確認無誤則上機制單依此手工編制記帳憑證。
（二）手工記帳憑證的審核：
制單人手工編制完的記帳憑證必須交稽核人員審核后才能交數(shù)據(jù)錄入人員錄入?；巳藛T必須認真審核憑證摘要的規(guī)范性、清晰性；憑證分錄和數(shù)據(jù)的合法性、準(zhǔn)確性。如無誤再檢查憑證科目的平衡關(guān)系，后審查制單人是否簽字。
（三）機制憑證的復(fù)核數(shù)據(jù)錄入人員錄入憑證數(shù)據(jù)后，由數(shù)據(jù)復(fù)核人員對錄入的憑證進行復(fù)查，確保與手工作主的一致性和復(fù)核人員復(fù)核無誤后簽字。
（四）復(fù)核后的憑證必須打印輸出、并經(jīng)有關(guān)人員（稽核員、制單人員、出納、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)復(fù)核人員、會計主管等）確認簽字后方可進行記帳操作。
《會計電算化檔案管理制度》
為了加強會計檔案管理，確保會計檔案的安全，特制訂本規(guī)定：
（一）單位應(yīng)根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確編制或由機器正確生成會計報表，報表格式由會計主管部門統(tǒng)一設(shè)計或認可。
（二）報表的編制要求做到數(shù)據(jù)真實，計算正確，內(nèi)容完整，手續(xù)齊備，做到帳證，帳表，表表之間勾稽嚴密，有所屬單位的應(yīng)將所屬單位的報表數(shù)據(jù)輸入機器進行匯總，并將本單位報表、所屬單位報表和匯總表一并報出，書面報表必須由分管帳務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，會計主管和制表人簽名蓋章。
（三）單位的會計檔案包括存儲在磁盤（硬盤和軟盤）上的會計文件和以書面形式存放的會計作主會計帳簿和會計報表。
存儲在磁盤上的會計文件必須按規(guī)定及時打印輸出書面形式，末打印之前不得抹去。
由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁面上繁體字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字蓋章認可。
磁盤形式的會計檔案保管期限必須在兩年以上，其中會計科目和總由數(shù)據(jù)（包括年度和月度匯總數(shù)據(jù)）必須永久保存，明細帳、記帳憑證及其他數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要決定存毀。
（四）必須經(jīng)常對硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立軟盤備份。備份是通過對硬盤的會計數(shù)據(jù)建立軟盤副本來實現(xiàn)信息存儲的，每月備份不得少于。不得直接對硬盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式檔案的備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)進行任何非法操作，如要對磁盤會計數(shù)據(jù)進行加工，必須使用備份羅盤的副本，不得刪除硬盤和軟盤的數(shù)據(jù)?；謴?fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用新的正式備份。
（五）必須妥善保管好會計數(shù)據(jù)的備份軟盤，備份軟盤應(yīng)貼上寫保護標(biāo)簽并用印章或封條簽封，或由專人保管。備份軟盤應(yīng)裝在保護封套和包裝盒中，存放在安全，潔凈，防熱，防潮，防磁的場所，并定期進行轉(zhuǎn)儲。硬盤和正式備份軟盤不得隨便知心亂放和外借。
（六）會計數(shù)據(jù)的備份軟盤及自行開發(fā)原程序的備份分別在三個地點以上，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)量和硬盤空間的大小情況，每隔一定時期（如半年或一年以上）清理硬盤，刪除硬盤上以前年度的會計數(shù)據(jù)，以利于提高機器的利用率和運行速度，沒有做過備份的硬盤數(shù)據(jù)不得清理刪除（三個存放地點分別為機房、檔案室、財務(wù)室）。
（七）磁盤會計檔案的管理工作，包括數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)恢復(fù)和清理硬盤等，由系統(tǒng)管理員專職執(zhí)行并對磁盤會計檔案的安全的正確負責(zé)。
為了加強會計核算軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及安全、在會計信息處理和保存中的效用，根據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司具體情況制定本規(guī)定。
（一）財務(wù)部應(yīng)在每年或上年末建立新的會計年度的完整的帳務(wù)文件根據(jù)現(xiàn)行財務(wù)制度，運用當(dāng)前在用系統(tǒng)的規(guī)則正確地設(shè)置全部級次的會計科目，會計年度中間可以任意追加新的會計科目，但以制單或記帳的會計科目不得介紹修改或刪除（帳務(wù)的修改工作由系統(tǒng)管理員執(zhí)行）。
（二）轉(zhuǎn)換會計年度時，應(yīng)在新的會計年度開始后的20天內(nèi)，完成結(jié)轉(zhuǎn)各帳戶的年初手續(xù)，并保證數(shù)據(jù)檢驗平衡正確，年初余額在當(dāng)年記帳以前可以修改，當(dāng)年記帳以后如有調(diào)整，只能通過填制記帳憑證進行。
（三）任何登記入帳的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都必須填制記帳憑證，摘要區(qū)規(guī)范填入，在機上填制的記帳憑證編號應(yīng)當(dāng)連續(xù)，編號出現(xiàn)間斷時，應(yīng)在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。
（四）記帳憑證必須經(jīng)過復(fù)核人員簽字后，才能根據(jù)其登記帳薄，復(fù)核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記帳進行復(fù)核簽字，同時要對打印輸出的記帳憑證或代用憑單進行簽字蓋章。同一張記帳憑證，制單和復(fù)核不能是同一人。
記帳憑證在記帳以前必須打印輸出（記帳憑證清單），沒有打印輸出的記帳憑證不得登記入帳。
（五）總帳及現(xiàn)金帳和銀行帳均可采用計算機打印輸出的活頁帳裝訂，出納人員根據(jù)審核人員審查并準(zhǔn)許報銷的憑證，收入或付出款項，出納人員可以不登記訂本式日記帳，如現(xiàn)金處理收支較多可根據(jù)需要自設(shè)輔助帳。
單位每天必須將當(dāng)日發(fā)生的現(xiàn)金收支數(shù)據(jù)輸入計算機并據(jù)以計算出庫存日報表，并在表上簽字蓋章。
（六）單位根據(jù)機器使用和人員分工情況以及工作需要，確定每月的記帳期限，每月至少記帳，每月月末以前應(yīng)將當(dāng)月所有收支及轉(zhuǎn)帳業(yè)務(wù)全部登記入帳。至少每月核對總帳，每季度核對明細帳。
（七）必須將儲存在機器內(nèi)的帳簿數(shù)據(jù)打印輸出為書面帳簿，會計帳簿打印間隔時間不得超過一個月，平時可以只打印已滿頁的帳簿數(shù)據(jù)，但每年年末必須將全部帳簿數(shù)據(jù)打印輸出。
《會計電算化操作管理制度》
為了加強會計核算軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及會計信息的全面、準(zhǔn)確與安全特制定本制度。
一、操作使用人員：
操作使用人員是指有權(quán)使用會計核算軟件完成職責(zé)范圍內(nèi)會計電算工作的財務(wù)人員或財務(wù)部門工作人員。
根據(jù)會計電算化工作要求財務(wù)部門配備以下操作使用人員；
（一）系統(tǒng)管理人員：負責(zé)所有會計核算軟件數(shù)據(jù)的初始化、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)運行錯誤的登記與排除工作；負責(zé)系統(tǒng)操作使用的組織與管理工作，分配操作人員的工作權(quán)限，并設(shè)置操作使用人員的保密字。
（二）數(shù)據(jù)錄入員：按照操作規(guī)程錄入憑證數(shù)據(jù)，并負責(zé)錄入數(shù)據(jù)的正確性校驗，對操作中出現(xiàn)的問題作詳細記錄并及時報告系統(tǒng)管理員。數(shù)據(jù)錄入人員無權(quán)修改原始憑證或手制憑證上的數(shù)據(jù)，不得進行憑證復(fù)核操作。出納人員，系統(tǒng)維護人員不能擔(dān)任數(shù)據(jù)錄入人員工作。
（三）數(shù)據(jù)復(fù)核員：負責(zé)對已錄入計算機的憑證編號及數(shù)據(jù)的完整性、正確性審核，確保入帳數(shù)據(jù)的完整與正確。
（四）數(shù)據(jù)管理人員：負責(zé)已復(fù)核數(shù)據(jù)的入帳、入帳后憑證、帳頁的打印輸出工作，協(xié)助系統(tǒng)管理員定期做好數(shù)據(jù)備份工作，負責(zé)程序軟盤、存檔數(shù)據(jù)軟盤、輸出憑證、帳頁及其他資料的保管工作，做好軟件數(shù)據(jù)擴資料的安全保密工作。
（五）系統(tǒng)維護人員：負責(zé)對會計電算化硬件和軟件的檢查及運行故障處理工作，以保障會計電算化工作的正常運行。
二、操作使用人員的操作權(quán)限：
（一）系統(tǒng)管理員必須根據(jù)用友財務(wù)軟件的特點和本單位會計電算體系與核算方式。會計科目的設(shè)置必須符合會計制度與單位核算、管理的要求。報表格式必須符合上級主要部門和財政主管部門要求。
（二）數(shù)據(jù)錄入員進行數(shù)據(jù)錄入操作時應(yīng)嚴格按照憑證內(nèi)容輸入數(shù)據(jù)。不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)憑證數(shù)據(jù)錯誤立即通知憑證編制人員或系統(tǒng)管理人員，并根據(jù)修正后的憑證修改錄入的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄入人員除可以進行數(shù)據(jù)錄入操作外，還可以進行數(shù)據(jù)查詢工作，但不得進行數(shù)據(jù)復(fù)核操作，復(fù)核人員亦不能進行數(shù)據(jù)錄入操作，復(fù)核時發(fā)現(xiàn)憑證錄入錯誤，必須通知數(shù)據(jù)錄入人員進行修改，復(fù)核人員不得進行已錄入數(shù)據(jù)的修改操作，待數(shù)據(jù)錄入人員修正錄入數(shù)據(jù)后再進行復(fù)核簽字操作。
（三）系統(tǒng)維護人員除實施數(shù)據(jù)維護時，一般情況下不允許隨意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行操作。實施維護時不準(zhǔn)修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。其他操作人員一律不允許實施數(shù)據(jù)庫操作。
（四）用于會計電算化的硬件和會計軟件只有操作人員才能上機操作使用。其他人員一律不允許上機。操作人員必須經(jīng)過培訓(xùn)并經(jīng)系統(tǒng)管理員認可合格后方可上機。
（五）操作使用人員上機操作前后必須填寫“上機操作登記簿”，如實填寫操作人員姓名、上機時間、操作內(nèi)容、下機時間、操作期間系統(tǒng)運行情況等。操作人員的保密字必須牢記，并注意要安全保密，否則出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸有責(zé)任。
（六）出納員、維護人員、程序人員均不準(zhǔn)實施數(shù)據(jù)錄入操作。
（七）備份數(shù)據(jù)軟盤和存檔數(shù)據(jù)軟盤、帳頁、憑證、報表及其他資料由數(shù)據(jù)管理人員按規(guī)定統(tǒng)一復(fù)制、核對、存放、保管。
三、會計憑證的審核與管理：
會計憑證是計算機處理會計核算業(yè)務(wù)的依據(jù)。必須保證入帳前錄入計算機的會計憑證準(zhǔn)確、可靠，因此應(yīng)從以下幾方面嚴格把關(guān)：
（一）業(yè)務(wù)作主的審核：
財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)人員編制的業(yè)務(wù)憑證后首先由稽核人員審核業(yè)務(wù)發(fā)生的真實性和準(zhǔn)確性，確認無誤后再審查業(yè)務(wù)作主有無業(yè)務(wù)負責(zé)人，業(yè)務(wù)主管的簽章，如確認無誤則上機制單依此手工編制記帳憑證。
（二）手工記帳憑證的審核：
制單人手工編制完的記帳憑證必須交稽核人員審核后才能交數(shù)據(jù)錄入人員錄入?；巳藛T必須認真審核憑證摘要的規(guī)范性、清晰性；憑證分錄和數(shù)據(jù)的合法性、準(zhǔn)確性。如無誤再檢查憑證科目的平衡關(guān)系，后審查制單人是否簽字。
（三）機制憑證的復(fù)核數(shù)據(jù)錄入人員錄入憑證數(shù)據(jù)后，由數(shù)據(jù)復(fù)核人員對錄入的憑證進行復(fù)查，確保與手工作主的一致性和復(fù)核人員復(fù)核無誤后簽字。
（四）復(fù)核后的憑證必須打印輸出、并經(jīng)有關(guān)人員（稽核員、制單人員、出納、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)復(fù)核人員、會計主管等）確認簽字后方可進行記帳操作。
《會計電算化檔案管理制度》
為了加強會計檔案管理，確保會計檔案的安全，特制訂本規(guī)定：
（一）單位應(yīng)根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確編制或由機器正確生成會計報表，報表格式由會計主管部門統(tǒng)一設(shè)計或認可。
（二）報表的編制要求做到數(shù)據(jù)真實，計算正確，內(nèi)容完整，手續(xù)齊備，做到帳證，帳表，表表之間勾稽嚴密，有所屬單位的應(yīng)將所屬單位的報表數(shù)據(jù)輸入機器進行匯總，并將本單位報表、所屬單位報表和匯總表一并報出，書面報表必須由分管帳務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，會計主管和制表人簽名蓋章。
（三）單位的會計檔案包括存儲在磁盤（硬盤和軟盤）上的會計文件和以書面形式存放的會計作主會計帳簿和會計報表。
存儲在磁盤上的會計文件必須按規(guī)定及時打印輸出書面形式，末打印之前不得抹去。
由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁面上繁體字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字蓋章認可。
磁盤形式的會計檔案保管期限必須在兩年以上，其中會計科目和總由數(shù)據(jù)（包括年度和月度匯總數(shù)據(jù)）必須永久保存，明細帳、記帳憑證及其他數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要決定存毀。
（四）必須經(jīng)常對硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立軟盤備份。備份是通過對硬盤的會計數(shù)據(jù)建立軟盤副本來實現(xiàn)信息存儲的，每月備份不得少于。不得直接對硬盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式檔案的備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)進行任何非法操作，如要對磁盤會計數(shù)據(jù)進行加工，必須使用備份羅盤的副本，不得刪除硬盤和軟盤的數(shù)據(jù)?；謴?fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用新的正式備份。
（五）必須妥善保管好會計數(shù)據(jù)的備份軟盤，備份軟盤應(yīng)貼上寫保護標(biāo)簽并用印章或封條簽封，或由專人保管。備份軟盤應(yīng)裝在保護封套和包裝盒中，存放在安全，潔凈，防熱，防潮，防磁的場所，并定期進行轉(zhuǎn)儲。硬盤和正式備份軟盤不得隨便知心亂放和外借。
（六）會計數(shù)據(jù)的備份軟盤及自行開發(fā)原程序的備份分別在三個地點以上，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)量和硬盤空間的大小情況，每隔一定時期（如半年或一年以上）清理硬盤，刪除硬盤上以前年度的會計數(shù)據(jù)，以利于提高機器的利用率和運行速度，沒有做過備份的硬盤數(shù)據(jù)不得清理刪除（三個存放地點分別為機房、檔案室、財務(wù)室）。
（七）磁盤會計檔案的管理工作，包括數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)恢復(fù)和清理硬盤等，由系統(tǒng)管理員專職執(zhí)行并對磁盤會計檔案的安全的正確負責(zé)。