黨政秘書部門應(yīng)該擔(dān)負(fù)哪些工作，這既是秘書學(xué)的理論問題，也是一個很重要的現(xiàn)實問題。它涉及到秘書工作的職能、職權(quán)、地位和與其他部門的工作分工問題。工作范圍寬了，有可能侵犯其他部門的工作，工作范圍窄了，又不能發(fā)揮秘書部門的參謀助手作用。因此，有必要劃定或界定一個大體的范圍。最近，在教育部的指導(dǎo)下，由武漢大學(xué)、湖北大學(xué)、成都大學(xué)和江蘇鹽城工學(xué)院的7位專家、學(xué)者，在武漢討論修改《秘書學(xué)概論》的會上，展開了充分的討論，各擺事實、各陳理由、各抒己見，基本上取得了一致的共識。
會議認(rèn)為，根據(jù)秘書工作的職能，聯(lián)系當(dāng)前各級黨政機(jī)關(guān)的實際情況，秘書部門的工作大體分為三個方面（三塊）：
秘書部門的主要工作
主要工作是秘書部門的第一位工作，也是輔助領(lǐng)導(dǎo)必須承擔(dān)的工作。歸納起來應(yīng)有這樣幾項：
1、撰寫文稿。例如，規(guī)定的各種公文，工作計劃、總結(jié)、簡報等機(jī)關(guān)文書，領(lǐng)導(dǎo)的講話稿，調(diào)查和考察報告，還有領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他文稿。
2、文件處理。文件的收發(fā)、登記、呈批，領(lǐng)導(dǎo)批示后分別送給有關(guān)方面閱看、辦理、貫徹，以及催辦催報等。文件由始到終的運(yùn)行過程，都要跟蹤檢查落實。
3、會議服務(wù)。凡是領(lǐng)導(dǎo)召開的常委會、常務(wù)會、擴(kuò)大會、代表會、全局性工作會以及黨委、政府召開的會議（不含部門召開的會）等，秘書部門都要全力服務(wù)。
4、信息工作。黨務(wù)信息、政務(wù)信息、經(jīng)濟(jì)信息以及與工作有關(guān)的一切信息，秘書部門均要負(fù)責(zé)收集、篩選、整理，及時提供領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
5、檢查督促，簡稱督查工作。秘書部門應(yīng)輔助領(lǐng)導(dǎo)檢查各項方針、政策、決定、決議等一系列重要決策和措施的貫徹落實情況，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息，保證勝利完成。
6、協(xié)調(diào)。為使決策的順利實施，秘書部門應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)或受命于領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)各方面的矛盾和關(guān)系、疏通渠道，不受干擾，達(dá)到政通人和。
7、調(diào)查研究。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)深入調(diào)查研究，進(jìn)行考察或視察工作，使領(lǐng)導(dǎo)了解第一手資料，掌握內(nèi)外情況，更準(zhǔn)確地實施指揮。有時按照領(lǐng)導(dǎo)要求調(diào)查研究，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的時間和精力。
8、隨同領(lǐng)導(dǎo)外出工作。有時領(lǐng)導(dǎo)外出，常常需要秘書隨同服務(wù)。這時，秘書除了安排領(lǐng)導(dǎo)的交通、食宿等生活服務(wù)外，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系有關(guān)方面，臨時草擬文稿，完成領(lǐng)導(dǎo)外出的工作任務(wù)。
9、編寫內(nèi)刊?？h以上黨政機(jī)關(guān)，一般都有內(nèi)部刊物，如“工作情況”、“黨內(nèi)通訊”等，做到互相交流、上下溝通。這些內(nèi)刊均由黨政的秘書部門編寫。
上列各項都是主要工作，有時還有領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作，如處理突發(fā)性事故、抗災(zāi)救災(zāi)、參加慶典等等，因不可能預(yù)先知道，所以未單獨列出。
秘書部門的事務(wù)工作
秘書部門有很多事務(wù)，這些事務(wù)也是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)不可缺少的，有些是主要工作衍生出來的。這方面比較具體繁瑣，大體上有：
1、文件印刷。例如，文件資料的打印、復(fù)印、傳遞、寄發(fā)、傳真、電子郵件等，有的還要上網(wǎng)。這項事務(wù)的量很大。
2、值班工作。黨政機(jī)關(guān)都有值班室，每天24小時有人值班，雙休日、假日都不能休息。值班室要接收外來的電話、傳真、電子郵件，接待前來本機(jī)關(guān)辦理公務(wù)的人員，回答有關(guān)詢問的事項，起著中轉(zhuǎn)和窗口的作用。
3、大事記。對每天發(fā)生的大事，如重要會議、上級來人、內(nèi)外發(fā)生的重要事情，都要記錄。很多是重要的資料，既向領(lǐng)導(dǎo)提供信息，又為編史修改提供依據(jù)。
4、安排小車。領(lǐng)導(dǎo)外出工作，需要及時安排調(diào)度車輛，不拖延，不誤事。
5、內(nèi)部閱覽。秘書部門一般都設(shè)有閱覽室，備有內(nèi)部資料和全國主要報刊，專人管理，供領(lǐng)導(dǎo)有時間時前來閱看，查我資料。
6、章印管理。黨政機(jī)關(guān)的大印、硬印、套印和主要領(lǐng)導(dǎo)的簽名章，均有秘書部門派專人專室保管，規(guī)定使用的手續(xù)和制度，防止濫用、錯用和遺失。
7、辦公室環(huán)境的布置。機(jī)關(guān)各領(lǐng)導(dǎo)人的辦公室室內(nèi)環(huán)境，秘書部門有專人布置和管理，包括室內(nèi)的辦公、通訊、電腦、接待等設(shè)備，書籍、報刊、字畫的設(shè)置，以及溫度、光線、空氣等，保持舒適的環(huán)境，以利領(lǐng)導(dǎo)人工作。
8、本部門的人員管理。秘書部門內(nèi)部人員的進(jìn)出、調(diào)配、任免、獎懲、考核和平時政治業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，各種表格的填寫，各種資料的保存，以及管理上的手續(xù)程序，等等，辦理具體事宜。
事務(wù)性工作多，且很復(fù)雜、繁瑣，既有規(guī)范化的操作，又有非規(guī)范的操作，更有一些臨時性的事務(wù)，統(tǒng)統(tǒng)稱為秘書部門的事務(wù)工作。
秘書部門的管理工作
這類工作有三個特點：第一，它與秘書工作有緊密的聯(lián)系，但不屬于秘書部門直接的本職工作;第二，它是獨立的部門，自成系統(tǒng)。如檔案局、信訪局，上下一條線;第三，它的負(fù)責(zé)人和機(jī)構(gòu)，常由秘書長兼職或分管，如副秘書長兼檔案局長，辦公廳（室）主任兼機(jī)要局或保密局局長等。從現(xiàn)行的行政體制來看，這些工作的部門和單位，一般均由秘書長或辦公廳管理。各級領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)
為，這些工作部門或單位由秘書長、辦公廳管理，比較方便，否則容易牽制領(lǐng)導(dǎo)精力。目前，秘書部門管理的工作：
1、機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理。它的工作是為領(lǐng)導(dǎo)為機(jī)關(guān)直接服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)活動離不開行政事務(wù)。因此，一般由秘書部門直接管理。
2、信訪局。負(fù)責(zé)處理人民來信和接待前來上訪的人民群眾、各級都有機(jī)構(gòu)。
3、檔案局。管理本級機(jī)關(guān)的各類檔案，指導(dǎo)各單位及下級檔案部門的業(yè)務(wù)工作。
4、機(jī)要局。管理機(jī)要通訊、機(jī)要文件和機(jī)要交通。
5、保密局。負(fù)責(zé)本級黨政機(jī)關(guān)和各單位的保密工作，對下屬單位實行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
有些機(jī)關(guān)將機(jī)要局和保密局合并一個單位，稱機(jī)要保密局。
6、黨史辦。編寫本地的黨史和地方志，出版地方年鑒。
7、法制辦。即行政法制，管理行政法規(guī)，檢查行政法規(guī)執(zhí)行情況，督促依法行政。
8、政研室，即政策研究室。它的工作是通過調(diào)查研究，制訂和修改有關(guān)的方針政策，保證黨的總的路線、方針、政策的正確貫徹執(zhí)行。有的地方附屬辦公廳內(nèi)，或與辦公廳合署辦公，由辦公廳主任兼政研室主任。
以上幾項是比較固定的單位和工作，由秘書部門管理，或分管，或代管。另外，有些突擊性的工作，成立臨時性辦公室，比如人口普查、資源普查、安全生產(chǎn)大檢查等，往往由有關(guān)部門抽調(diào)人搭班子，秘書長牽頭、協(xié)調(diào)、兼管，工作結(jié)束后，機(jī)構(gòu)撤消，人員回原來單位?？荚嚧缶庉嬚?BR> 會上，專家、學(xué)者充分認(rèn)識到，秘書部門的工作范圍比較廣泛，凡沒有部門、單位管的工作，秘書部門均應(yīng)承擔(dān)起來。因為秘書部門是綜合部門，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，所以要擔(dān)當(dāng)沒有單位管理的工作。有人說，秘書部門是“大雜燴”，雜就雜在這里。但是，秘書部門的工作要分主次，為領(lǐng)導(dǎo)活動及其決策服務(wù)，是它的主要工作，排在首位，其他的工作只能是分管或兼管。
會議認(rèn)為，根據(jù)秘書工作的職能，聯(lián)系當(dāng)前各級黨政機(jī)關(guān)的實際情況，秘書部門的工作大體分為三個方面（三塊）：
秘書部門的主要工作
主要工作是秘書部門的第一位工作，也是輔助領(lǐng)導(dǎo)必須承擔(dān)的工作。歸納起來應(yīng)有這樣幾項：
1、撰寫文稿。例如，規(guī)定的各種公文，工作計劃、總結(jié)、簡報等機(jī)關(guān)文書，領(lǐng)導(dǎo)的講話稿，調(diào)查和考察報告，還有領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他文稿。
2、文件處理。文件的收發(fā)、登記、呈批，領(lǐng)導(dǎo)批示后分別送給有關(guān)方面閱看、辦理、貫徹，以及催辦催報等。文件由始到終的運(yùn)行過程，都要跟蹤檢查落實。
3、會議服務(wù)。凡是領(lǐng)導(dǎo)召開的常委會、常務(wù)會、擴(kuò)大會、代表會、全局性工作會以及黨委、政府召開的會議（不含部門召開的會）等，秘書部門都要全力服務(wù)。
4、信息工作。黨務(wù)信息、政務(wù)信息、經(jīng)濟(jì)信息以及與工作有關(guān)的一切信息，秘書部門均要負(fù)責(zé)收集、篩選、整理，及時提供領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
5、檢查督促，簡稱督查工作。秘書部門應(yīng)輔助領(lǐng)導(dǎo)檢查各項方針、政策、決定、決議等一系列重要決策和措施的貫徹落實情況，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息，保證勝利完成。
6、協(xié)調(diào)。為使決策的順利實施，秘書部門應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)或受命于領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)各方面的矛盾和關(guān)系、疏通渠道，不受干擾，達(dá)到政通人和。
7、調(diào)查研究。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)深入調(diào)查研究，進(jìn)行考察或視察工作，使領(lǐng)導(dǎo)了解第一手資料，掌握內(nèi)外情況，更準(zhǔn)確地實施指揮。有時按照領(lǐng)導(dǎo)要求調(diào)查研究，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的時間和精力。
8、隨同領(lǐng)導(dǎo)外出工作。有時領(lǐng)導(dǎo)外出，常常需要秘書隨同服務(wù)。這時，秘書除了安排領(lǐng)導(dǎo)的交通、食宿等生活服務(wù)外，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系有關(guān)方面，臨時草擬文稿，完成領(lǐng)導(dǎo)外出的工作任務(wù)。
9、編寫內(nèi)刊?？h以上黨政機(jī)關(guān)，一般都有內(nèi)部刊物，如“工作情況”、“黨內(nèi)通訊”等，做到互相交流、上下溝通。這些內(nèi)刊均由黨政的秘書部門編寫。
上列各項都是主要工作，有時還有領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作，如處理突發(fā)性事故、抗災(zāi)救災(zāi)、參加慶典等等，因不可能預(yù)先知道，所以未單獨列出。
秘書部門的事務(wù)工作
秘書部門有很多事務(wù)，這些事務(wù)也是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)不可缺少的，有些是主要工作衍生出來的。這方面比較具體繁瑣，大體上有：
1、文件印刷。例如，文件資料的打印、復(fù)印、傳遞、寄發(fā)、傳真、電子郵件等，有的還要上網(wǎng)。這項事務(wù)的量很大。
2、值班工作。黨政機(jī)關(guān)都有值班室，每天24小時有人值班，雙休日、假日都不能休息。值班室要接收外來的電話、傳真、電子郵件，接待前來本機(jī)關(guān)辦理公務(wù)的人員，回答有關(guān)詢問的事項，起著中轉(zhuǎn)和窗口的作用。
3、大事記。對每天發(fā)生的大事，如重要會議、上級來人、內(nèi)外發(fā)生的重要事情，都要記錄。很多是重要的資料，既向領(lǐng)導(dǎo)提供信息，又為編史修改提供依據(jù)。
4、安排小車。領(lǐng)導(dǎo)外出工作，需要及時安排調(diào)度車輛，不拖延，不誤事。
5、內(nèi)部閱覽。秘書部門一般都設(shè)有閱覽室，備有內(nèi)部資料和全國主要報刊，專人管理，供領(lǐng)導(dǎo)有時間時前來閱看，查我資料。
6、章印管理。黨政機(jī)關(guān)的大印、硬印、套印和主要領(lǐng)導(dǎo)的簽名章，均有秘書部門派專人專室保管，規(guī)定使用的手續(xù)和制度，防止濫用、錯用和遺失。
7、辦公室環(huán)境的布置。機(jī)關(guān)各領(lǐng)導(dǎo)人的辦公室室內(nèi)環(huán)境，秘書部門有專人布置和管理，包括室內(nèi)的辦公、通訊、電腦、接待等設(shè)備，書籍、報刊、字畫的設(shè)置，以及溫度、光線、空氣等，保持舒適的環(huán)境，以利領(lǐng)導(dǎo)人工作。
8、本部門的人員管理。秘書部門內(nèi)部人員的進(jìn)出、調(diào)配、任免、獎懲、考核和平時政治業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，各種表格的填寫，各種資料的保存，以及管理上的手續(xù)程序，等等，辦理具體事宜。
事務(wù)性工作多，且很復(fù)雜、繁瑣，既有規(guī)范化的操作，又有非規(guī)范的操作，更有一些臨時性的事務(wù)，統(tǒng)統(tǒng)稱為秘書部門的事務(wù)工作。
秘書部門的管理工作
這類工作有三個特點：第一，它與秘書工作有緊密的聯(lián)系，但不屬于秘書部門直接的本職工作;第二，它是獨立的部門，自成系統(tǒng)。如檔案局、信訪局，上下一條線;第三，它的負(fù)責(zé)人和機(jī)構(gòu)，常由秘書長兼職或分管，如副秘書長兼檔案局長，辦公廳（室）主任兼機(jī)要局或保密局局長等。從現(xiàn)行的行政體制來看，這些工作的部門和單位，一般均由秘書長或辦公廳管理。各級領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)
為，這些工作部門或單位由秘書長、辦公廳管理，比較方便，否則容易牽制領(lǐng)導(dǎo)精力。目前，秘書部門管理的工作：
1、機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理。它的工作是為領(lǐng)導(dǎo)為機(jī)關(guān)直接服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)活動離不開行政事務(wù)。因此，一般由秘書部門直接管理。
2、信訪局。負(fù)責(zé)處理人民來信和接待前來上訪的人民群眾、各級都有機(jī)構(gòu)。
3、檔案局。管理本級機(jī)關(guān)的各類檔案，指導(dǎo)各單位及下級檔案部門的業(yè)務(wù)工作。
4、機(jī)要局。管理機(jī)要通訊、機(jī)要文件和機(jī)要交通。
5、保密局。負(fù)責(zé)本級黨政機(jī)關(guān)和各單位的保密工作，對下屬單位實行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
有些機(jī)關(guān)將機(jī)要局和保密局合并一個單位，稱機(jī)要保密局。
6、黨史辦。編寫本地的黨史和地方志，出版地方年鑒。
7、法制辦。即行政法制，管理行政法規(guī)，檢查行政法規(guī)執(zhí)行情況，督促依法行政。
8、政研室，即政策研究室。它的工作是通過調(diào)查研究，制訂和修改有關(guān)的方針政策，保證黨的總的路線、方針、政策的正確貫徹執(zhí)行。有的地方附屬辦公廳內(nèi)，或與辦公廳合署辦公，由辦公廳主任兼政研室主任。
以上幾項是比較固定的單位和工作，由秘書部門管理，或分管，或代管。另外，有些突擊性的工作，成立臨時性辦公室，比如人口普查、資源普查、安全生產(chǎn)大檢查等，往往由有關(guān)部門抽調(diào)人搭班子，秘書長牽頭、協(xié)調(diào)、兼管，工作結(jié)束后，機(jī)構(gòu)撤消，人員回原來單位?？荚嚧缶庉嬚?BR> 會上，專家、學(xué)者充分認(rèn)識到，秘書部門的工作范圍比較廣泛，凡沒有部門、單位管的工作，秘書部門均應(yīng)承擔(dān)起來。因為秘書部門是綜合部門，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，所以要擔(dān)當(dāng)沒有單位管理的工作。有人說，秘書部門是“大雜燴”，雜就雜在這里。但是，秘書部門的工作要分主次，為領(lǐng)導(dǎo)活動及其決策服務(wù)，是它的主要工作，排在首位，其他的工作只能是分管或兼管。