信息一詞，雖然古已有之，《三國(guó)志》中就有“正數(shù)欲來(lái)，信息甚大”的話(huà)語(yǔ)，但古代還沒(méi)有進(jìn)入大規(guī)模信息流的社會(huì)，“信息”的含義與今天不同，而且信息一詞也不常被使用。現(xiàn)代的信息一詞是80年代初期，由于人類(lèi)進(jìn)入了大規(guī)模信息流的時(shí)代，國(guó)外信息學(xué)與信息論的興起傳入，而開(kāi)始引起重視。目前，信息一詞已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域，包括領(lǐng)導(dǎo)工作與秘書(shū)工作中廣泛應(yīng)用，信息工作成為秘書(shū)部門(mén)的一項(xiàng)經(jīng)常的、重要的工作，提供信息是秘書(shū)部門(mén)的重要職能。
1985年“全國(guó)秘書(shū)長(zhǎng)座談會(huì)”文件，第一次向秘書(shū)部門(mén)明確提出了要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮“提供信息作用”，并指出：“信息的收集要充分，傳遞要迅速，處理要準(zhǔn)確，反饋要及時(shí)”；“在現(xiàn)代社會(huì)中，信息是效率、是質(zhì)量、是生命”。從而開(kāi)辟了秘書(shū)部門(mén)信息工作的新時(shí)代，秘書(shū)部門(mén)的信息工作不再僅僅限于編寫(xiě)、傳送簡(jiǎn)報(bào)，而含有了全面管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的信息工作，包括收集、加工、傳輸、貯存、反饋、開(kāi)發(fā)增殖等內(nèi)容。這一發(fā)展，解決了多年以來(lái)領(lǐng)導(dǎo)人了解外部情況主要靠?jī)?nèi)參的薄弱環(huán)節(jié)，秘書(shū)信息工作成為領(lǐng)導(dǎo)人了解外部情況的主渠道，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人正確決策，減少失誤，發(fā)揮了基礎(chǔ)性的參謀助手作用。1995年7月間在北京召開(kāi)的“全國(guó)黨委辦公廳信息工作會(huì)議”上，領(lǐng)導(dǎo)同志再次強(qiáng)調(diào)了當(dāng)前信息工作的重要性：在世紀(jì)之交的重要時(shí)期，信息工作要適應(yīng)黨的工作的要求，“從講政治、講黨性的高度，從維護(hù)中央權(quán)威、確保中央政令暢通的大局出發(fā)，認(rèn)真履行職責(zé)，進(jìn)一步強(qiáng)化向中央報(bào)送信息的工作。要發(fā)揮‘耳目’作用，為黨中央和各級(jí)黨委了解情況、指導(dǎo)工作提供有力的信息保障。要深入到建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義偉大事業(yè)的實(shí)踐中去，解放思想，實(shí)事求是，有喜報(bào)喜，有憂(yōu)報(bào)憂(yōu)，全面反映基層情況，為中央和各級(jí)黨委制定決策和推動(dòng)決策落實(shí)發(fā)揮好‘參謀助手’作用”。這充分說(shuō)明了中央對(duì)當(dāng)前搞好信息工作的基本要求。
然而，秘書(shū)部門(mén)所要掌握和處理的信息是什么呢？對(duì)于機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)來(lái)說(shuō)，它是以政務(wù)信息為主的社會(huì)信息；對(duì)于業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)的秘書(shū)部門(mén)來(lái)說(shuō)，它是以與業(yè)務(wù)有關(guān)的信息為主的信息。具體地說(shuō)，它一般不包括自然信息與具體的技術(shù)信息，如刮風(fēng)下雨、花開(kāi)花落、拖拉機(jī)駕駛、房屋建筑等，只在相關(guān)的一部分專(zhuān)業(yè)秘書(shū)部門(mén)中才有價(jià)值，對(duì)一般的黨政企秘書(shū)而言，這不是必須收集與提供的重點(diǎn)。專(zhuān)業(yè)部門(mén)如氣象、地震部門(mén)的秘書(shū)，當(dāng)然要研究有關(guān)自然信息，但也同專(zhuān)家的角度有所區(qū)別，主要是從對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策與對(duì)社會(huì)影響的角度去收集、研究的，而不同于技術(shù)專(zhuān)家的研究角度。在社會(huì)信息中，一般秘書(shū)部門(mén)只收集、研究其中的一部分，主要還是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作特別是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策及其貫徹有關(guān)的部分。如黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的政務(wù)（黨務(wù)）信息，社情民意方面的思想動(dòng)態(tài)信息，與人民生活相關(guān)的金融、經(jīng)濟(jì)信息等，通常是圍繞全局與中心工作去收集處理的。某些社會(huì)信息，當(dāng)其與全局與中心關(guān)系不大時(shí)，則是可收集可不收集的，收集了也多半會(huì)在加工過(guò)程中被淘汰。例如一般的體育信息，是新聞報(bào)刊的好信息，卻不一定是黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所急需的對(duì)路信息；還有某些社會(huì)信息，只對(duì)有關(guān)部門(mén)有價(jià)值。這又是由領(lǐng)導(dǎo)工作的職能性質(zhì)所決定的，領(lǐng)導(dǎo)的作用是“出主意，想辦法”，是正確決策與推動(dòng)決策的實(shí)施貫徹，而不是做具體工作。研究與使用“秘書(shū)信息”這一概念，以取代無(wú)所不包的廣義的概念，將有助于明確限定秘書(shū)信息工作的范圍與重點(diǎn)，加深秘書(shū)信息工作的深度，更好地圍繞“三服務(wù)”的方針，做好秘書(shū)部門(mén)的信息工作。據(jù)1993年了解，全國(guó)黨政企領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)約有近150萬(wàn)人從事專(zhuān)職信息工作，這個(gè)數(shù)字還將繼續(xù)增大，一個(gè)大城市領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)一天接收的信息量，有時(shí)超過(guò)萬(wàn)條，特殊情況下還可以達(dá)到10萬(wàn)條，而經(jīng)過(guò)層層篩選淘汰，精練加工以后，真正有用的不過(guò)百分之幾，甚至千分之幾，就這百分千分之幾，最后也只能供很少的幾位或十幾位領(lǐng)導(dǎo)人參閱，并只對(duì)其中個(gè)別的有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)揮著決策參考作用。也就是說(shuō)，秘書(shū)信息工作近十余年來(lái)發(fā)揮了很大作用，已成為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解情況的主渠道，制定決策的重要參考，這是一面；但大量的信息資源由于重復(fù)、過(guò)時(shí)、不對(duì)路等等原因而很少人閱讀，更很少人利用，而被浪費(fèi)掉，這也是事實(shí)。如果我們對(duì)秘書(shū)信息的內(nèi)容范圍更明確一點(diǎn)，使用“秘書(shū)信息”一詞來(lái)取代無(wú)所不包的“信息”一詞，就可以避免上述弊病，取得更好的信息效果。
秘書(shū)信息工作是一種智謀性助手工作，其中包含著收集、加工、傳輸、貯藏、反饋、開(kāi)發(fā)增殖（再利用）等環(huán)節(jié)，充分反映了智謀性助手作用，特別是信息加工工作，包括信息的篩選淘汰、統(tǒng)一口徑（如度量衡）、分類(lèi)、綜合分析，然后才能編寫(xiě)成文，提供給讀者。這里要注意，秘書(shū)不是信息源，決不可去“制造”信息。領(lǐng)導(dǎo)人的信息來(lái)源，也不應(yīng)全求之于秘書(shū)，還應(yīng)通過(guò)自己學(xué)習(xí)、閱讀、開(kāi)會(huì)、調(diào)查研究、接觸群眾與專(zhuān)家等多種渠道去掌握第一手信息，秘書(shū)部門(mén)以外的各業(yè)務(wù)部門(mén)，也會(huì)向領(lǐng)導(dǎo)人提供它們的信息。只有廣開(kāi)渠道，多聽(tīng)多看，才能做到眼界開(kāi)闊，兼聽(tīng)則明。中央指出：“及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供信息是信息工作的基本原則，也是黨委對(duì)信息的基本要求?！保ā吨泄仓醒朕k公廳關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)信息工作的意見(jiàn)》）全面指的是堅(jiān)持兩點(diǎn)論，有喜報(bào)喜，有憂(yōu)報(bào)憂(yōu)。遵照中央提出的原則和要求，秘書(shū)部門(mén)就一定能做好信息工作，起到領(lǐng)導(dǎo)的智謀助手的作用。
1985年“全國(guó)秘書(shū)長(zhǎng)座談會(huì)”文件，第一次向秘書(shū)部門(mén)明確提出了要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮“提供信息作用”，并指出：“信息的收集要充分，傳遞要迅速，處理要準(zhǔn)確，反饋要及時(shí)”；“在現(xiàn)代社會(huì)中，信息是效率、是質(zhì)量、是生命”。從而開(kāi)辟了秘書(shū)部門(mén)信息工作的新時(shí)代，秘書(shū)部門(mén)的信息工作不再僅僅限于編寫(xiě)、傳送簡(jiǎn)報(bào)，而含有了全面管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的信息工作，包括收集、加工、傳輸、貯存、反饋、開(kāi)發(fā)增殖等內(nèi)容。這一發(fā)展，解決了多年以來(lái)領(lǐng)導(dǎo)人了解外部情況主要靠?jī)?nèi)參的薄弱環(huán)節(jié)，秘書(shū)信息工作成為領(lǐng)導(dǎo)人了解外部情況的主渠道，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人正確決策，減少失誤，發(fā)揮了基礎(chǔ)性的參謀助手作用。1995年7月間在北京召開(kāi)的“全國(guó)黨委辦公廳信息工作會(huì)議”上，領(lǐng)導(dǎo)同志再次強(qiáng)調(diào)了當(dāng)前信息工作的重要性：在世紀(jì)之交的重要時(shí)期，信息工作要適應(yīng)黨的工作的要求，“從講政治、講黨性的高度，從維護(hù)中央權(quán)威、確保中央政令暢通的大局出發(fā)，認(rèn)真履行職責(zé)，進(jìn)一步強(qiáng)化向中央報(bào)送信息的工作。要發(fā)揮‘耳目’作用，為黨中央和各級(jí)黨委了解情況、指導(dǎo)工作提供有力的信息保障。要深入到建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義偉大事業(yè)的實(shí)踐中去，解放思想，實(shí)事求是，有喜報(bào)喜，有憂(yōu)報(bào)憂(yōu)，全面反映基層情況，為中央和各級(jí)黨委制定決策和推動(dòng)決策落實(shí)發(fā)揮好‘參謀助手’作用”。這充分說(shuō)明了中央對(duì)當(dāng)前搞好信息工作的基本要求。
然而，秘書(shū)部門(mén)所要掌握和處理的信息是什么呢？對(duì)于機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)來(lái)說(shuō)，它是以政務(wù)信息為主的社會(huì)信息；對(duì)于業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)的秘書(shū)部門(mén)來(lái)說(shuō)，它是以與業(yè)務(wù)有關(guān)的信息為主的信息。具體地說(shuō)，它一般不包括自然信息與具體的技術(shù)信息，如刮風(fēng)下雨、花開(kāi)花落、拖拉機(jī)駕駛、房屋建筑等，只在相關(guān)的一部分專(zhuān)業(yè)秘書(shū)部門(mén)中才有價(jià)值，對(duì)一般的黨政企秘書(shū)而言，這不是必須收集與提供的重點(diǎn)。專(zhuān)業(yè)部門(mén)如氣象、地震部門(mén)的秘書(shū)，當(dāng)然要研究有關(guān)自然信息，但也同專(zhuān)家的角度有所區(qū)別，主要是從對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策與對(duì)社會(huì)影響的角度去收集、研究的，而不同于技術(shù)專(zhuān)家的研究角度。在社會(huì)信息中，一般秘書(shū)部門(mén)只收集、研究其中的一部分，主要還是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作特別是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策及其貫徹有關(guān)的部分。如黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的政務(wù)（黨務(wù)）信息，社情民意方面的思想動(dòng)態(tài)信息，與人民生活相關(guān)的金融、經(jīng)濟(jì)信息等，通常是圍繞全局與中心工作去收集處理的。某些社會(huì)信息，當(dāng)其與全局與中心關(guān)系不大時(shí)，則是可收集可不收集的，收集了也多半會(huì)在加工過(guò)程中被淘汰。例如一般的體育信息，是新聞報(bào)刊的好信息，卻不一定是黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所急需的對(duì)路信息；還有某些社會(huì)信息，只對(duì)有關(guān)部門(mén)有價(jià)值。這又是由領(lǐng)導(dǎo)工作的職能性質(zhì)所決定的，領(lǐng)導(dǎo)的作用是“出主意，想辦法”，是正確決策與推動(dòng)決策的實(shí)施貫徹，而不是做具體工作。研究與使用“秘書(shū)信息”這一概念，以取代無(wú)所不包的廣義的概念，將有助于明確限定秘書(shū)信息工作的范圍與重點(diǎn)，加深秘書(shū)信息工作的深度，更好地圍繞“三服務(wù)”的方針，做好秘書(shū)部門(mén)的信息工作。據(jù)1993年了解，全國(guó)黨政企領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)約有近150萬(wàn)人從事專(zhuān)職信息工作，這個(gè)數(shù)字還將繼續(xù)增大，一個(gè)大城市領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)一天接收的信息量，有時(shí)超過(guò)萬(wàn)條，特殊情況下還可以達(dá)到10萬(wàn)條，而經(jīng)過(guò)層層篩選淘汰，精練加工以后，真正有用的不過(guò)百分之幾，甚至千分之幾，就這百分千分之幾，最后也只能供很少的幾位或十幾位領(lǐng)導(dǎo)人參閱，并只對(duì)其中個(gè)別的有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)揮著決策參考作用。也就是說(shuō)，秘書(shū)信息工作近十余年來(lái)發(fā)揮了很大作用，已成為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解情況的主渠道，制定決策的重要參考，這是一面；但大量的信息資源由于重復(fù)、過(guò)時(shí)、不對(duì)路等等原因而很少人閱讀，更很少人利用，而被浪費(fèi)掉，這也是事實(shí)。如果我們對(duì)秘書(shū)信息的內(nèi)容范圍更明確一點(diǎn)，使用“秘書(shū)信息”一詞來(lái)取代無(wú)所不包的“信息”一詞，就可以避免上述弊病，取得更好的信息效果。
秘書(shū)信息工作是一種智謀性助手工作，其中包含著收集、加工、傳輸、貯藏、反饋、開(kāi)發(fā)增殖（再利用）等環(huán)節(jié)，充分反映了智謀性助手作用，特別是信息加工工作，包括信息的篩選淘汰、統(tǒng)一口徑（如度量衡）、分類(lèi)、綜合分析，然后才能編寫(xiě)成文，提供給讀者。這里要注意，秘書(shū)不是信息源，決不可去“制造”信息。領(lǐng)導(dǎo)人的信息來(lái)源，也不應(yīng)全求之于秘書(shū)，還應(yīng)通過(guò)自己學(xué)習(xí)、閱讀、開(kāi)會(huì)、調(diào)查研究、接觸群眾與專(zhuān)家等多種渠道去掌握第一手信息，秘書(shū)部門(mén)以外的各業(yè)務(wù)部門(mén)，也會(huì)向領(lǐng)導(dǎo)人提供它們的信息。只有廣開(kāi)渠道，多聽(tīng)多看，才能做到眼界開(kāi)闊，兼聽(tīng)則明。中央指出：“及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供信息是信息工作的基本原則，也是黨委對(duì)信息的基本要求?！保ā吨泄仓醒朕k公廳關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)信息工作的意見(jiàn)》）全面指的是堅(jiān)持兩點(diǎn)論，有喜報(bào)喜，有憂(yōu)報(bào)憂(yōu)。遵照中央提出的原則和要求，秘書(shū)部門(mén)就一定能做好信息工作，起到領(lǐng)導(dǎo)的智謀助手的作用。