(一)學(xué)習目標
能運用信息篩選的方法，對原始信息資料進行選留，能選留出信息含量大、有實用價值的信息。
(二)運用信息篩選的方法進行信息篩選
1.信息篩選的步驟
在信息篩選過程中，一般按以下步驟進行：一是搞好信息材料的鑒別、判斷；二是認真選擇信息材料；三是對不完全的信息材料進行修正、增補，進行精加工。
2.信息篩選的方法
信息的篩選實際上是對原始信息資料的選留過程。對原始信息資料的選留一般分為兩種：一定實用選留，這是根據(jù)當前的需要選留信息；二是入藏選留，這是作為日常的信息工作而進行的一般意義的選留。前者要求信息有深度，并適合當前需要；后者要求信息有廣度，并具有長期利用價值。因此，公關(guān)信息篩選既要考慮急用之需，選留含量大、有價值的信息，又從長遠利益出發(fā)，考慮到信息的系統(tǒng)性和連續(xù)性以及未來的潛在需要，選取留有保存價值的信息。
信息篩選的方法通常有：
(1)查重法。即剔除內(nèi)容重復(fù)的信息，選留有用信息，以減少其他信息工作環(huán)節(jié)的無效勞動。當然這種方法也并非一味重復(fù)，如果需要，也可以保存一部分重要的信息資料復(fù)本，以供一定情況下的多人使用。
(2)時序法。即按時間順序?qū)P(guān)信息資料進行取舍。在同一內(nèi)容的情況下，較新的信息資料選留，較舊的則剔除。這樣可以使選留的信息在一定時間區(qū)間內(nèi)更有價值，特別是對于來自文獻中的信息資料，更需選擇時間最近的予以留存。
(3)類比法。即將同類型的信息進行比較，哪能個信息量大，哪個更能反映事物的本質(zhì)問題，則選留下來；反之，則剔除。當然有的雖然信息量并不很大，或者反映事物本質(zhì)也并不深刻的信息資料，可能作為主要信息資料的重要補充內(nèi)容，或?qū)碴P(guān)系工作有啟發(fā)作用，也應(yīng)予選留，不能一概剔除。
(4)專家評估法。即對某些專業(yè)性強、技術(shù)性強的信息，公關(guān)信息人員一時難以確定其取舍問題，可以請有關(guān)專家或?qū)I(yè)人員進行評估，根據(jù)其評估結(jié)果，結(jié)合本組織當前與長遠的需要綜合考慮選留和剔除問題。
(5)老化規(guī)律法。這主要是針對文獻信息資料而言的，文獻學(xué)認為，文獻的使用價值隨時間而逐漸降低，甚至完全失去參考價值，這就是老化規(guī)律。一般來說，文獻的利用率第一年，以后逐漸下降，呈等級分布狀態(tài)，文獻的老化情況在文獻學(xué)中一般用半衰期來表示。所謂半衰期，即指某學(xué)科目前尚在利用的全部文獻的一半是在近期內(nèi)多長的一段時間內(nèi)發(fā)表的。一般地說，半衰期越長，說明老化速度越慢；半衰期越短，說明老化速度越快。文獻信息資料的篩選應(yīng)對其行文年代及本學(xué)科文獻老化的半衰期兩方面進行考察，以便確定取舍。
(三)相應(yīng)知識
信息工作的簡要程序：
信息工作一般由收集、整理、存貯、傳遞反饋、開發(fā)與利用六個程序組成。其中每個程序又可細分為幾個環(huán)節(jié)，相互連接，密不可分，形成完整的有序的信息工作流程。
信息工作的收集包括信息源開發(fā)及信息搜集等基礎(chǔ)工作，是一個廣泛搜集、匯總原始信息的過程。信息工作的整理是對原始信息進行選擇判斷，綜合分析和加工整理等一系列信息處理的過程，其目的是把原始通俗讀物轉(zhuǎn)化為易于觀察、傳輸、分析的形式，使之成為有用的信息，便于為領(lǐng)導(dǎo)決策和經(jīng)營管理服務(wù)。信息按程序存貯后，便完成了變原始信息為有用信息；變單一信息為綜合信息；變無序信息為有序信息；變低層次信息為高層次信息。變零散信息為系統(tǒng)信息的過程。下一階段的工作就是充分發(fā)揮現(xiàn)已掌握的信息的作用，體現(xiàn)信息的價值。這就需要多渠道地傳遞信息；建立各項制度保障信息接收情況能及時得到反饋，實現(xiàn)信息管理的自身封閉。最后，在上述有效信息循環(huán)的基礎(chǔ)上，進一步開發(fā)和利用信息，使信息不斷地增值，發(fā)揮更大的效能，最終達到服務(wù)于決策，推動生產(chǎn)力發(fā)展，提高工作效率這一根本目的。
(四)注意事項和要求
信息篩選是信息處理的第一個環(huán)節(jié)，也是一項基礎(chǔ)性工作。信息篩選對提高信息的利用率起著至關(guān)重要的作用。必須掌握信息篩選的要求，做到準確、及時、完整和新穎。
準確。準確是信息的生命。準確就是要真實、全面地反映客觀事物的本質(zhì)特征。信息工作人員在篩選時，一定要嚴格把好準確關(guān)，重點審核以下三個方面的情況：
1.信息的內(nèi)容是否根據(jù)有關(guān)方針、政策聯(lián)系本地區(qū)、本部門的實際，抓住在實際工作中產(chǎn)生的經(jīng)驗和存在的問題。
2.內(nèi)容有無虛構(gòu)，有無夸大或縮小，甚至弄虛作假。
3.人名、地名、單位及有關(guān)數(shù)據(jù)是否準確。
及時。這是由信息時效性的特征決定的。由于社會動態(tài)發(fā)展變化快，領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志對此十分關(guān)注。信息工作人員在篩選時，一是在思想上要高度重視、不要延誤，二是要注意反映事態(tài)發(fā)展的時間上的連續(xù)性。
完整。一篇完整的信息材料，對所涉及的問題或事件的性質(zhì)、處理方案、發(fā)展趨勢等都要交待清楚。信息工作人員在注意"完整"方面，應(yīng)考慮以下四點：
1.是否有潛在的因素暫時未表露；
2.充分利用反映事物發(fā)展階段性的信息，切忌片面強調(diào)完整而坐失良機；
3.有無只報喜不報憂或多報喜少報憂的問題；
4.從不同角度、不同方向反映某一問題的信息，避免片面性。
新穎。是指信息中所反映的問題或提出的觀點有新意。比較有新意的信息主要表現(xiàn)為以下幾個方面：
1.對上級領(lǐng)導(dǎo)、同級領(lǐng)導(dǎo)有新意。如有指導(dǎo)意義的講話精神；
2.本單位在兩個文明建設(shè)和改革中出現(xiàn)的新情況、新問題；
3.不同階層、特別是理論界思想界人士中的新思想、新觀點；涉及面較大的社會新動態(tài)；
4.知名人士和各界群眾提出的有價值的新建議；
5.行之有效的經(jīng)驗等等。
除上述四項原則外，信息篩選要注意重大信息的選擇。重大信息是指關(guān)系全局的重要信息。政策性、思想性、動態(tài)性的建設(shè)性和破壞性較強的信息。信息人員要密切注意：
1.國家的重大政策、方針的制定以及貫徹落實情況；
2.社會與自然兩方面發(fā)展的重大成果及突發(fā)事件；
3.本單位的思想、經(jīng)營情況等的動態(tài)信息；
4.管理危機的隱患及其征兆等等。
信息人員要能夠在篩選過程中敏銳地發(fā)現(xiàn)重大信息，為領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)測提供可靠性的保證。
能運用信息篩選的方法，對原始信息資料進行選留，能選留出信息含量大、有實用價值的信息。
(二)運用信息篩選的方法進行信息篩選
1.信息篩選的步驟
在信息篩選過程中，一般按以下步驟進行：一是搞好信息材料的鑒別、判斷；二是認真選擇信息材料；三是對不完全的信息材料進行修正、增補，進行精加工。
2.信息篩選的方法
信息的篩選實際上是對原始信息資料的選留過程。對原始信息資料的選留一般分為兩種：一定實用選留，這是根據(jù)當前的需要選留信息；二是入藏選留，這是作為日常的信息工作而進行的一般意義的選留。前者要求信息有深度，并適合當前需要；后者要求信息有廣度，并具有長期利用價值。因此，公關(guān)信息篩選既要考慮急用之需，選留含量大、有價值的信息，又從長遠利益出發(fā)，考慮到信息的系統(tǒng)性和連續(xù)性以及未來的潛在需要，選取留有保存價值的信息。
信息篩選的方法通常有：
(1)查重法。即剔除內(nèi)容重復(fù)的信息，選留有用信息，以減少其他信息工作環(huán)節(jié)的無效勞動。當然這種方法也并非一味重復(fù)，如果需要，也可以保存一部分重要的信息資料復(fù)本，以供一定情況下的多人使用。
(2)時序法。即按時間順序?qū)P(guān)信息資料進行取舍。在同一內(nèi)容的情況下，較新的信息資料選留，較舊的則剔除。這樣可以使選留的信息在一定時間區(qū)間內(nèi)更有價值，特別是對于來自文獻中的信息資料，更需選擇時間最近的予以留存。
(3)類比法。即將同類型的信息進行比較，哪能個信息量大，哪個更能反映事物的本質(zhì)問題，則選留下來；反之，則剔除。當然有的雖然信息量并不很大，或者反映事物本質(zhì)也并不深刻的信息資料，可能作為主要信息資料的重要補充內(nèi)容，或?qū)碴P(guān)系工作有啟發(fā)作用，也應(yīng)予選留，不能一概剔除。
(4)專家評估法。即對某些專業(yè)性強、技術(shù)性強的信息，公關(guān)信息人員一時難以確定其取舍問題，可以請有關(guān)專家或?qū)I(yè)人員進行評估，根據(jù)其評估結(jié)果，結(jié)合本組織當前與長遠的需要綜合考慮選留和剔除問題。
(5)老化規(guī)律法。這主要是針對文獻信息資料而言的，文獻學(xué)認為，文獻的使用價值隨時間而逐漸降低，甚至完全失去參考價值，這就是老化規(guī)律。一般來說，文獻的利用率第一年，以后逐漸下降，呈等級分布狀態(tài)，文獻的老化情況在文獻學(xué)中一般用半衰期來表示。所謂半衰期，即指某學(xué)科目前尚在利用的全部文獻的一半是在近期內(nèi)多長的一段時間內(nèi)發(fā)表的。一般地說，半衰期越長，說明老化速度越慢；半衰期越短，說明老化速度越快。文獻信息資料的篩選應(yīng)對其行文年代及本學(xué)科文獻老化的半衰期兩方面進行考察，以便確定取舍。
(三)相應(yīng)知識
信息工作的簡要程序：
信息工作一般由收集、整理、存貯、傳遞反饋、開發(fā)與利用六個程序組成。其中每個程序又可細分為幾個環(huán)節(jié)，相互連接，密不可分，形成完整的有序的信息工作流程。
信息工作的收集包括信息源開發(fā)及信息搜集等基礎(chǔ)工作，是一個廣泛搜集、匯總原始信息的過程。信息工作的整理是對原始信息進行選擇判斷，綜合分析和加工整理等一系列信息處理的過程，其目的是把原始通俗讀物轉(zhuǎn)化為易于觀察、傳輸、分析的形式，使之成為有用的信息，便于為領(lǐng)導(dǎo)決策和經(jīng)營管理服務(wù)。信息按程序存貯后，便完成了變原始信息為有用信息；變單一信息為綜合信息；變無序信息為有序信息；變低層次信息為高層次信息。變零散信息為系統(tǒng)信息的過程。下一階段的工作就是充分發(fā)揮現(xiàn)已掌握的信息的作用，體現(xiàn)信息的價值。這就需要多渠道地傳遞信息；建立各項制度保障信息接收情況能及時得到反饋，實現(xiàn)信息管理的自身封閉。最后，在上述有效信息循環(huán)的基礎(chǔ)上，進一步開發(fā)和利用信息，使信息不斷地增值，發(fā)揮更大的效能，最終達到服務(wù)于決策，推動生產(chǎn)力發(fā)展，提高工作效率這一根本目的。
(四)注意事項和要求
信息篩選是信息處理的第一個環(huán)節(jié)，也是一項基礎(chǔ)性工作。信息篩選對提高信息的利用率起著至關(guān)重要的作用。必須掌握信息篩選的要求，做到準確、及時、完整和新穎。
準確。準確是信息的生命。準確就是要真實、全面地反映客觀事物的本質(zhì)特征。信息工作人員在篩選時，一定要嚴格把好準確關(guān)，重點審核以下三個方面的情況：
1.信息的內(nèi)容是否根據(jù)有關(guān)方針、政策聯(lián)系本地區(qū)、本部門的實際，抓住在實際工作中產(chǎn)生的經(jīng)驗和存在的問題。
2.內(nèi)容有無虛構(gòu)，有無夸大或縮小，甚至弄虛作假。
3.人名、地名、單位及有關(guān)數(shù)據(jù)是否準確。
及時。這是由信息時效性的特征決定的。由于社會動態(tài)發(fā)展變化快，領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志對此十分關(guān)注。信息工作人員在篩選時，一是在思想上要高度重視、不要延誤，二是要注意反映事態(tài)發(fā)展的時間上的連續(xù)性。
完整。一篇完整的信息材料，對所涉及的問題或事件的性質(zhì)、處理方案、發(fā)展趨勢等都要交待清楚。信息工作人員在注意"完整"方面，應(yīng)考慮以下四點：
1.是否有潛在的因素暫時未表露；
2.充分利用反映事物發(fā)展階段性的信息，切忌片面強調(diào)完整而坐失良機；
3.有無只報喜不報憂或多報喜少報憂的問題；
4.從不同角度、不同方向反映某一問題的信息，避免片面性。
新穎。是指信息中所反映的問題或提出的觀點有新意。比較有新意的信息主要表現(xiàn)為以下幾個方面：
1.對上級領(lǐng)導(dǎo)、同級領(lǐng)導(dǎo)有新意。如有指導(dǎo)意義的講話精神；
2.本單位在兩個文明建設(shè)和改革中出現(xiàn)的新情況、新問題；
3.不同階層、特別是理論界思想界人士中的新思想、新觀點；涉及面較大的社會新動態(tài)；
4.知名人士和各界群眾提出的有價值的新建議；
5.行之有效的經(jīng)驗等等。
除上述四項原則外，信息篩選要注意重大信息的選擇。重大信息是指關(guān)系全局的重要信息。政策性、思想性、動態(tài)性的建設(shè)性和破壞性較強的信息。信息人員要密切注意：
1.國家的重大政策、方針的制定以及貫徹落實情況；
2.社會與自然兩方面發(fā)展的重大成果及突發(fā)事件；
3.本單位的思想、經(jīng)營情況等的動態(tài)信息；
4.管理危機的隱患及其征兆等等。
信息人員要能夠在篩選過程中敏銳地發(fā)現(xiàn)重大信息，為領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)測提供可靠性的保證。