2007年企業(yè)管理師咨詢實務復習:組織機構咨詢

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第五節(jié)組織機構咨詢
    組織機構咨詢是在管理體制咨詢的基礎上完成企業(yè)的部門設置和崗位設置兩大項工作。
    一、部門設置
    部門設置要完成機構圖和部門職責卡片的編制兩項工作。(一)組織機構圖繪制在部門設置中要特別注意以下三個問題。
    1.繪制組織機構圖,要給出從股東開始到各個部門為止的關系。
    2.公司一級管理職能部門只保留綜合性的參謀部門,為公司指揮生產(chǎn)經(jīng)營活動,收集、加工、保存、傳遞信息和擬定決策方案提供服務。
    3.大型企業(yè)的大部門下面可能還要設置小部門,而分廠、分公司和子公司的大部門,可以不再設置小部門。
    (二)部門職責卡片的編制
    部門職責卡片見表3—10。
    表3-10 部門職責卡片格式
    部門名稱:編號:
    部門職責卡片的編制要點:
    1.“隸屬關系”指直屬上級和直屬下級。
    2.“目標責任”不是工作范圍和工作內容,而是該部門在組織系統(tǒng)中應承擔的工作結果的責任,即必須承擔的義務;目標責任不是因某一件工作未做好,就事論事所要承擔的責任,而是該部門應對所承擔的整個組織目標實現(xiàn)與否的責任。
    3.“主要工作內容”是指為完成目標責任必須做的主要工作,而不一定是全部工作。
    4.“主要工作權限”又叫職權,是完成職責所應有的權力。企業(yè)里所有的部門都有責任,同時也都有相應的權限,不應該存在—些部門是有權無責,而另—些部門是有責無權的現(xiàn)象。
    5.其他內容
    “編號”欄填寫本卡片全公司統(tǒng)一制定的編號,并且保持編號的惟一性。
    (一)崗位設置現(xiàn)狀收集和分類
    從企業(yè)人事部門可以收集到各個部門的崗位設置,將其內容填入表3-11中,并進行核對?!皪徫环诸悺卑雌渎毮芸梢苑譃轭I導崗位、參謀崗位、基本作業(yè)(包括經(jīng)營、研發(fā)和生產(chǎn)作業(yè))崗位、輔助作業(yè)崗位和后勤服務作業(yè)崗位?!叭藬?shù)”為本崗位的總人數(shù)。
    表3-11 崗位設置現(xiàn)狀調查表
     部門 崗位名稱 主要任務 崗位分類 人數(shù)
    (二)崗位職責調查分析
    崗位職責調查表如表3—12。表中的要求同“部門職責卡片”的內容一致。要求每個員工都填寫一份調查表。員工填寫的水平,反映崗位職工對職責的理解水平。
    崗位名稱:隸屬部門:技術級別:崗位人員:編號:
    表3-12 崗位職責現(xiàn)狀調查表"
    (三)崗位工作的工作量調查
    崗位工作的工作量調查表見表3—13。表中“工作內容”和表3—12中的“主要工作內容”是一致的;“操作內容”為主要工作內容分解而成的主要工作步驟。
    表3-13 崗位工作的工作量調查表
    崗位名稱: 隸屬部門: 崗位人員:
     工作內容 操作內容
     重復周期
    完成一次(件)時間
     備注
     NO 內容 No 內容
    填寫者: 審查者: 年 月 日
    日負荷: 時 分,負荷率 %
    根據(jù)圖表資料可以測算出本崗位的日負荷需要用的時間和負荷率。
    (四)人員作業(yè)率的瞬時觀測
    為了解實際工作的負荷情況,可用瞬時觀測方法作補充。觀測記錄表格見表3—14。
    表3-14 瞬時觀測記錄表
    部門: 觀測人: 用途:崗位設置
     次數(shù)
     觀測日期和時間 姓名
     1
     2
     合計 工作次數(shù)
     占觀測%
    (五)工作流程調查分析
    (六)5W1H分析法和ECRS分析法
    5W1H即為做什么(What)、為什么做(Why)、在何處做(Where)、何時做或按什么次序做(When)、誰來做(Who)、用什么手段來做(How)。
    ECRS分析法,即排除(Eliminate)、合并(Combine)、調整順序(Rearrange)、簡化(Simplify)。
    通過分析要達到:崗位之間的工作不重復,工作流程盡量做到在崗位上不反復,工作次序順手,工作簡化,每個崗位工作完成的結果可以度量。
    題目:人員作業(yè)率的瞬時觀測,觀測時用()觀測方法。
    A.判斷抽樣
    B.隨機抽樣
    C.重點抽樣
    D.典型調查
    答案:(B )
    三、崗位設置
    (一)崗位設置圖
    為了更直觀理解崗位設置情況,可以繪制崗位設置圖。崗位設置圖和部門設置圖非常相似,不同的只是崗位設置圖的終端是崗位。
    崗位設置不是一成不變、一勞永逸的。
    (二)崗位設置一覽表
    崗位設置一覽表是用表格的方式描述崗位分布及其間的關系。格式同表3—11《崗位設置現(xiàn)狀調查表》。
    (三)崗位職責卡片的擬定
    崗位職責卡片格式和表3—12《崗位職責現(xiàn)狀調查表》一致;填寫要求和表3—10《部門職責卡片格式》的填寫要求一致,但填寫的內容卻有明顯的不同。
    第一,隸屬關系方面。
    第二,目標責任方面。
    第三,主要工作內容方面。
    第四,主要工作權限方面。
    第六節(jié)組織運行規(guī)定咨詢
    一個組織有效地運轉起來,不僅組織結構要合理,而且還需要有一套完整而嚴密的運行規(guī)章制度。這些規(guī)章制度往往都要由客戶相關管理部門來組織制定。
    一、公司治理權限的規(guī)定
    公司治理權限要規(guī)定股東和董事會、經(jīng)理的關系、董事、董事長和經(jīng)理的關系;監(jiān)事、監(jiān)事會主席和經(jīng)理的關系;董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理的關系。
    二、業(yè)務決定權限規(guī)定
    業(yè)務決定權限明確規(guī)定是體現(xiàn)管理體制的主要規(guī)定。權限和責任是對等的。
    需要做出規(guī)定的業(yè)務活動一般包括:(一)部門之間業(yè)務關系的規(guī)定內容包括各業(yè)務部門之間應該相互提供什么程度的配套協(xié)作關系,配套協(xié)作的程序,責任與權限,總公司的協(xié)調部門的協(xié)調方法,各業(yè)務部門對社會服務的范圍和決定程序等。
    (二)對外合作及外部協(xié)作配套項目的規(guī)定
    (三)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動的規(guī)定
    (四)新開發(fā)事業(yè)的規(guī)定
    (五)技術改造項目的規(guī)定
    (六)例外事件處理的規(guī)定
    三、財務管理權限的規(guī)定
    財務管理權限規(guī)定是企業(yè)組織體制的又一具體體現(xiàn),是建立正常運行秩序的必要條件,也是資本所有者實施控制的有效手段。財務管理權限規(guī)定,不是要為企業(yè)制定完整的財務制度和會計制度,而是在遵守國家規(guī)定的財務制度和會計制度的前提下,為保證總公司管理體制運行所做的特別規(guī)定。
    這些特別規(guī)定的內容一般有以下幾項:
    (一)會計核算的規(guī)定
    全公司必須統(tǒng)一制定會計核算制度,其中會計科目的設置和編號必須統(tǒng)一。新增會計科目使用說明必須統(tǒng)一規(guī)定。全公司必須統(tǒng)一制定會計報表,特別是公司內部各單位核算過程表格和向總公司報的補充報表(國家規(guī)定的報表之外),應統(tǒng)一格式和編制說明,統(tǒng)一規(guī)定報送內容和時間。
    全公司必須統(tǒng)一制定會計核算程序,以保證總公司和下屬業(yè)務部門、各業(yè)務部門之間的經(jīng)濟往來得到正確的反映。
    (二)資金籌集和對外投資管理規(guī)定
    (三)流動資產(chǎn)管理規(guī)定
    (四)固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)管理規(guī)定
    (五)利潤分配規(guī)定
    (六)財務收支預算規(guī)定
    主要包括分廠、分公司、子公司必須報送的年度和月度業(yè)務計劃和財務收支預算及預算的內容、報送時間規(guī)定。還有超預算支出的申報規(guī)定等。
    (七)財務審計規(guī)定
    主要包括總公司對各分廠、分公司、子公司進行審計及審計的內容、審計者的權限規(guī)定,分廠、分公司、子公司在銀行開戶的批準權限規(guī)定等。
    四、人事管理權限的規(guī)定
    (一)干部任免權限規(guī)定
    干部任免權限一般是由直接領導提名,上一級領導審查批準。有的領導干部要求有“組閣權”,即有權不經(jīng)上一級領導審查批準,就可以直接任免直屬被。
    (二)員工錄用權限規(guī)定
    在計劃范圍內的員工錄用,其人事審查認可權在人事部門,業(yè)務能力審查認可權在用人部門的領導,而批準權限按錄用對象級別不同而有所不同:一般員工由人事部門批準即可;一般干部和業(yè)務骨干需由分管人事領導批準;中層干部或有特殊情況的人員,需經(jīng)總經(jīng)理批準。
    (三)員工工作分配權限規(guī)定
    員工工作分配權限應歸直接。
    (四)員工獎懲、辭退、除名、開除、工資升降決定權限規(guī)定
    員工獎懲、辭退、除名、開除、工資升降等除特殊情況外,必須由其直接提出,最后的決定權要區(qū)別不同情況:在部門內獎勵員工的,由部門領導決定;在全公司范圍獎勵的,由公司總經(jīng)理決定;除名和開除員工在做決定之前,要聽取工會或職代會的意見,直屬是沒有權限做出上述處理決定的。
    (五)領導與被領導工作關系規(guī)定:
    領導與被領導工作關系規(guī)定,要分別從崗位職責,工作任務制定、布置和實施,工作指揮和請示,工作匯報和檢查,過失糾正和指導其要點見表3—15:
    表3-15 領導與被領導工作關系規(guī)定的內容要點
     內容 被
    1.崗位職責(包括崗位目標責
    任、主要工作內容和權限)制
    定 ·職責規(guī)定要明確可檢查評價
    ·檢查理解和掌握的是否正確
    ·授權不授責 ·對職責的理解準確、深刻
    ·按要求認真負責地完成
    ·盡職盡責,職、責、權對等
    2.工作計劃制定、布置和執(zhí)行 ·必須布置工作計劃任務
     、
    ·計劃必須明確、科學、可行
    ·不布置難以執(zhí)行的計劃 ·必須接受計劃任務
    ·準確理解,不明白可以質疑
    ·盡職盡責,千方百計完成
    3.工作指揮和請示 ·不越級指揮
    ·及時處理例外問題 ·不越級請示
    ·及時反映例外問題
    4.工作匯報和檢查 ·定期檢查或抽查
    ·越級檢查,掌握情況
    ·任何時候對每個部下工作情
     況不能失控 ·五條件接受檢查 .
    ·越級反映問題
    ·及時、準確、真實匯報工作
     情況
    5.過失糾正和工作指導 ·對正確的做法及時給予肯定
    ·對錯誤的做法及時給予糾正
    ·對不會做的工作給予指導 ·對正確的做法繼續(xù)堅持
    ·對錯誤的做法及時糾正
    ·對不會做的工作請求支持
    6.人事考核評價和結果處理 ·考核必須認真、嚴肅
    ·考核結果必須反饋給本人
    ·依據(jù)考核結果明確獎懲
    ·對教育后仍不稱職者堅決請
     求降職或免職處理 ·接受考核
    ·聽取反饋,認真反省
    ·不得再犯同樣差錯
    ·依據(jù)考核結果制定自我能力
     開發(fā)計劃
    7.工作改善 ·組織指導開展經(jīng)營創(chuàng)新、管
     理革新、作業(yè)改善 ·積極開展創(chuàng)新、革新、改善,
     提合理化建議
    (五)工作流程調查分析
    對于一些跨部門或跨崗位的復雜工作,必要時需要進行工作流程分析。分析方法很多,最簡單的是把前后相關的各個部門,按完成工作的時間順序,從左到右和從上到下排開,并用箭頭把其連接起來,這樣就會發(fā)現(xiàn)崗位分工是否合理。見圖3-9。
    續(xù)表
     內容 被
     8.互相尊重和消除隔閡 ·尊重部下人格和隱私權
     ·主動消除隔閡 ·尊重領導人格和隱私權
     ·互相理解,消除隔閡
    根據(jù)上表內容,企業(yè)可以制定出適合本企業(yè)情況的具體規(guī)定,以作為企業(yè)內部正式的管理文件。
    五、部門職責規(guī)定
    部門職責卡片的內容、格式以及如何編寫的問題在部門設置中已做了闡述。這里給出一家公司生產(chǎn)部的面作為樣例。見表3-16。
    表3-16ⅪⅨ公司部門職責卡片樣例
    部門名稱:生產(chǎn)部編號:BzllA