第三節(jié)職務(wù)分析咨詢
一、職務(wù)分析概述
(一)職務(wù)分析的概念
職務(wù)分析是對企業(yè)中各崗位的職務(wù)標準和任職條件的分析、描述過程。職務(wù)標準是對崗位任職者的工作要求和應(yīng)承擔的責任的規(guī)定。
(二)職務(wù)分析的意義
職務(wù)分析是人力資源管理活動的基礎(chǔ)。它和人力資源其他管理任務(wù)的關(guān)系如下：
1．職務(wù)分析與人力資源規(guī)劃
制定人力資源規(guī)劃，首先應(yīng)了解各類職務(wù)設(shè)置、數(shù)量及相應(yīng)的職務(wù)說明書。只有充分把握職務(wù)分析的結(jié)果，才能使人力資源規(guī)劃具有針對性和實用性。
2．職務(wù)分析與員工招聘和選拔
有了職務(wù)分析便可以準確地向求職者提出職務(wù)要求，從而可以篩選出不稱職的求職者。
3．職務(wù)分析與崗位評價
制定薪酬標準需要崗位評價。職務(wù)說明書是崗位評價重要的依據(jù)，其可用來確定任務(wù)、職責和責任的權(quán)重，對難度較大的工作給予較大的權(quán)數(shù)，從而付給更高的報酬。
4．職務(wù)分析與培訓(xùn)和能力開發(fā)
員工因?qū)嶋H能力不能勝任所擔任的職務(wù)，或者員工即將擔任新的職務(wù)，需要通過培訓(xùn)和能力開發(fā)來提升能力，使之適應(yīng)職務(wù)要求。缺少職務(wù)分析，員工就難以找到自己的差距，也無從有針對性地進行培訓(xùn)和能力開發(fā)。
5．職務(wù)分析與績效評價
績效評價的依據(jù)之一是職務(wù)分析所定的工作標準。不同級別的崗位員工，即便工作完成的結(jié)果一樣，但由于標準不一樣，其評價結(jié)果也會不同。
題目：（）是人力資源管理活動的基礎(chǔ)。
A．崗位設(shè)置
B．職務(wù)分析
C．人員招聘
D．員工調(diào)配
答案：（B）
(三)職務(wù)分析的內(nèi)容
1．職務(wù)標準分析。根據(jù)企業(yè)的目標和工作內(nèi)容，以及部門的目標和工作內(nèi)容，確定每個崗位的目標責任和工作內(nèi)容。目標責任是指該崗位工作完成后應(yīng)達到的結(jié)果，工作內(nèi)容是為實現(xiàn)目標責任所要做的主要工作。此外，為保證工作的開展需要賦予相應(yīng)的權(quán)限。
2．任職條件分析。根據(jù)職務(wù)標準，分析任職者必須具備的條件，包括通用知識、專業(yè)知識、工作技能、應(yīng)用能力和體能等。
二、職務(wù)分析咨詢流程
(一)準備階段
1．確定職務(wù)分析目標。
2．確定資料收集方法。收集方法主要有：觀察法、問卷調(diào)查法、訪談法、工作寫實法、資料分析法、主管上級分析法等；
3．了解公司業(yè)務(wù)流程。
4．收集背景資料。了解企業(yè)所處的內(nèi)外環(huán)境，以便對崗位工作做出必要的調(diào)整。
(二)調(diào)查階段
調(diào)查階段的主要任務(wù)是對各個崗位的工作過程、工作環(huán)境、工作內(nèi)容以及在崗人員的情況進行全面調(diào)查，以便進行分析。
(三)分析階段
分析階段的主要任務(wù)是對崗位工作特征進行分析，確定崗位的目標責任和主要工作內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上擬定崗位的任職條件。
(四)完成階段：
完成階段的任務(wù)是完成職務(wù)說明書的編制。編制職務(wù)說明書，先選擇典型崗位編寫出樣本，經(jīng)與有關(guān)部門商討后，確定職務(wù)說明書的內(nèi)容及格式，再編寫所有崗位的職務(wù)說明書。
三、職務(wù)分析咨詢方法
常用的職務(wù)分析方法有現(xiàn)場觀察法、問卷調(diào)查法、訪談法、工作寫實法、資料分析法、主管上級分析法等。
(一)現(xiàn)場觀察法
現(xiàn)場觀察法的優(yōu)點是職務(wù)分析人員能夠比較全面和深入地了解工作要求，適用于工作內(nèi)容主要靠身體活動來完成的工作，如裝配工人和保安人員等。缺點是不適用于腦力勞動
成份比較多的工作，以及處理緊急情況的間歇性工作，例如：律師、教師、急救站的護士、經(jīng)理等。
(二)問卷調(diào)查法
為在較短的時間內(nèi)收集到大量數(shù)據(jù)，可以事先設(shè)計出一套職務(wù)分析的問卷調(diào)查表，把要收集的信息以問題的形式提出，由崗位任職者自己填寫，再將問卷加以歸納、分析，并做好詳細的記錄，從相同的工作崗位問卷中找出具有代表性的回答，并據(jù)此寫出職務(wù)說明書。實際運用中，問卷分為開放式問卷、封閉式問卷和檢查表式問卷三種。
表4—2是問卷調(diào)查表的實例。
表4—2 問卷調(diào)查表
1．基本資料
崗位名稱 填寫人姓名
所在部門 其他兼職崗位
直接上級的
崗位名稱 您從事本崗位
工作時間
直接下級 (請將下級崗位名稱一一列舉。)
所轄人員 (請按所轄人員所處管理層級、
相關(guān)人數(shù)填寫。)
崗位填寫日期
年 月 日
2．工作目標
2．1崗位職責
主要職責：
1)
2)
3)
4)
2．2主要權(quán)限
權(quán)限一：
權(quán)限二：
權(quán)限三：
2．3工作協(xié)作關(guān)系(請詳細地描述您在工作中需要接觸到的內(nèi)部崗位、部門及外部單位。)
3．任職資格
3．1教育水平 您認為勝任崗位所需的低學(xué)歷應(yīng)該是什么?
3．2專業(yè) 您認為適合本崗位的專業(yè)有哪些?
3．3經(jīng)驗 1)您認為一個剛剛從事工作的人，基本勝任該崗位工作需要多長時間?
2)為了順利履行您所從事的崗位工作，需具備哪些方面的其他工作經(jīng)歷，約多
少年?
工作經(jīng)歷要求 低時間要求
3．4熟練程度 1．您認為對于從未有類似崗位工作經(jīng)驗的人員，多長時間才能熟練地從事該崗位工
作?
2．您認為對于有類似崗位工作經(jīng)驗的人員，多長時間才能熟練地從事該崗位工作?
3．5知識 為完成崗位的工作，您認為應(yīng)該具備的基本層面的知識涉及哪些?對應(yīng)的水平?
3．6技官瞄巧 您認為勝任崗位需具備的技能應(yīng)該有哪些?
您認為具有什么能力的人能更好地勝任
該崗位? 需求的程度：(請在以下認可的項目上劃勾)
領(lǐng)導(dǎo)能力 低較低一般較高 高
指導(dǎo)能力 低較低一般較高 高
3．7個人素質(zhì) 激勵能力 低較低一般較高高
及能力 授權(quán)能力 低較低一般較高高
計劃能力 低較低一般較高高
創(chuàng)新能力 低較低一般較高高
資源分析能力 低較低一般較高 高
其他(請指明) 低較低一般較高 高
4．工作條件、環(huán)境及性質(zhì) ．
(三)訪談法
訪談法是以個別談話和小組談話的方式，獲取職務(wù)分析資料。
訪談法的優(yōu)點是運用面廣，能夠簡單而快速地收集多方面的職務(wù)分析資料；任職者親口講出工作內(nèi)容，具體而準確；職務(wù)分析人員可以了解到運用觀察法不容易了解到的情況，有助于管理者發(fā)現(xiàn)問題；為任職者面對面地解釋職務(wù)分析的必要性及作用，有助于與員工的溝通，緩解工作壓力。訪談法的缺點是訪談要有專門的技巧，需要受過專門訓(xùn)練的
職務(wù)分析專業(yè)人員進行；比較費口舌、費力，工作成本較高；員工易認為是對他的工作業(yè)績進行考評，或認為所談的內(nèi)容是薪酬調(diào)整的依據(jù)，因此對某些職責會夸大或弱化，收集到的信息有時失真。
(四)工作寫實法
工作寫實法又叫工作者自我記錄分析法。為了了解員工實際工作內(nèi)容、責任、權(quán)利、人際關(guān)系及工作負荷，可要求員工堅持記工作日志，然后加以分析。
（五)資料分析法
(六)主管上級分析法
四、職務(wù)分析咨詢成果
職務(wù)分析的成果是職務(wù)說明書。表4—3是人力資源部經(jīng)理的職務(wù)說明書的示例。
一、職務(wù)分析概述
(一)職務(wù)分析的概念
職務(wù)分析是對企業(yè)中各崗位的職務(wù)標準和任職條件的分析、描述過程。職務(wù)標準是對崗位任職者的工作要求和應(yīng)承擔的責任的規(guī)定。
(二)職務(wù)分析的意義
職務(wù)分析是人力資源管理活動的基礎(chǔ)。它和人力資源其他管理任務(wù)的關(guān)系如下：
1．職務(wù)分析與人力資源規(guī)劃
制定人力資源規(guī)劃，首先應(yīng)了解各類職務(wù)設(shè)置、數(shù)量及相應(yīng)的職務(wù)說明書。只有充分把握職務(wù)分析的結(jié)果，才能使人力資源規(guī)劃具有針對性和實用性。
2．職務(wù)分析與員工招聘和選拔
有了職務(wù)分析便可以準確地向求職者提出職務(wù)要求，從而可以篩選出不稱職的求職者。
3．職務(wù)分析與崗位評價
制定薪酬標準需要崗位評價。職務(wù)說明書是崗位評價重要的依據(jù)，其可用來確定任務(wù)、職責和責任的權(quán)重，對難度較大的工作給予較大的權(quán)數(shù)，從而付給更高的報酬。
4．職務(wù)分析與培訓(xùn)和能力開發(fā)
員工因?qū)嶋H能力不能勝任所擔任的職務(wù)，或者員工即將擔任新的職務(wù)，需要通過培訓(xùn)和能力開發(fā)來提升能力，使之適應(yīng)職務(wù)要求。缺少職務(wù)分析，員工就難以找到自己的差距，也無從有針對性地進行培訓(xùn)和能力開發(fā)。
5．職務(wù)分析與績效評價
績效評價的依據(jù)之一是職務(wù)分析所定的工作標準。不同級別的崗位員工，即便工作完成的結(jié)果一樣，但由于標準不一樣，其評價結(jié)果也會不同。
題目：（）是人力資源管理活動的基礎(chǔ)。
A．崗位設(shè)置
B．職務(wù)分析
C．人員招聘
D．員工調(diào)配
答案：（B）
(三)職務(wù)分析的內(nèi)容
1．職務(wù)標準分析。根據(jù)企業(yè)的目標和工作內(nèi)容，以及部門的目標和工作內(nèi)容，確定每個崗位的目標責任和工作內(nèi)容。目標責任是指該崗位工作完成后應(yīng)達到的結(jié)果，工作內(nèi)容是為實現(xiàn)目標責任所要做的主要工作。此外，為保證工作的開展需要賦予相應(yīng)的權(quán)限。
2．任職條件分析。根據(jù)職務(wù)標準，分析任職者必須具備的條件，包括通用知識、專業(yè)知識、工作技能、應(yīng)用能力和體能等。
二、職務(wù)分析咨詢流程
(一)準備階段
1．確定職務(wù)分析目標。
2．確定資料收集方法。收集方法主要有：觀察法、問卷調(diào)查法、訪談法、工作寫實法、資料分析法、主管上級分析法等；
3．了解公司業(yè)務(wù)流程。
4．收集背景資料。了解企業(yè)所處的內(nèi)外環(huán)境，以便對崗位工作做出必要的調(diào)整。
(二)調(diào)查階段
調(diào)查階段的主要任務(wù)是對各個崗位的工作過程、工作環(huán)境、工作內(nèi)容以及在崗人員的情況進行全面調(diào)查，以便進行分析。
(三)分析階段
分析階段的主要任務(wù)是對崗位工作特征進行分析，確定崗位的目標責任和主要工作內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上擬定崗位的任職條件。
(四)完成階段：
完成階段的任務(wù)是完成職務(wù)說明書的編制。編制職務(wù)說明書，先選擇典型崗位編寫出樣本，經(jīng)與有關(guān)部門商討后，確定職務(wù)說明書的內(nèi)容及格式，再編寫所有崗位的職務(wù)說明書。
三、職務(wù)分析咨詢方法
常用的職務(wù)分析方法有現(xiàn)場觀察法、問卷調(diào)查法、訪談法、工作寫實法、資料分析法、主管上級分析法等。
(一)現(xiàn)場觀察法
現(xiàn)場觀察法的優(yōu)點是職務(wù)分析人員能夠比較全面和深入地了解工作要求，適用于工作內(nèi)容主要靠身體活動來完成的工作，如裝配工人和保安人員等。缺點是不適用于腦力勞動
成份比較多的工作，以及處理緊急情況的間歇性工作，例如：律師、教師、急救站的護士、經(jīng)理等。
(二)問卷調(diào)查法
為在較短的時間內(nèi)收集到大量數(shù)據(jù)，可以事先設(shè)計出一套職務(wù)分析的問卷調(diào)查表，把要收集的信息以問題的形式提出，由崗位任職者自己填寫，再將問卷加以歸納、分析，并做好詳細的記錄，從相同的工作崗位問卷中找出具有代表性的回答，并據(jù)此寫出職務(wù)說明書。實際運用中，問卷分為開放式問卷、封閉式問卷和檢查表式問卷三種。
表4—2是問卷調(diào)查表的實例。
表4—2 問卷調(diào)查表
1．基本資料
崗位名稱 填寫人姓名
所在部門 其他兼職崗位
直接上級的
崗位名稱 您從事本崗位
工作時間
直接下級 (請將下級崗位名稱一一列舉。)
所轄人員 (請按所轄人員所處管理層級、
相關(guān)人數(shù)填寫。)
崗位填寫日期
年 月 日
2．工作目標
2．1崗位職責
主要職責：
1)
2)
3)
4)
2．2主要權(quán)限
權(quán)限一：
權(quán)限二：
權(quán)限三：
2．3工作協(xié)作關(guān)系(請詳細地描述您在工作中需要接觸到的內(nèi)部崗位、部門及外部單位。)
3．任職資格
3．1教育水平 您認為勝任崗位所需的低學(xué)歷應(yīng)該是什么?
3．2專業(yè) 您認為適合本崗位的專業(yè)有哪些?
3．3經(jīng)驗 1)您認為一個剛剛從事工作的人，基本勝任該崗位工作需要多長時間?
2)為了順利履行您所從事的崗位工作，需具備哪些方面的其他工作經(jīng)歷，約多
少年?
工作經(jīng)歷要求 低時間要求
3．4熟練程度 1．您認為對于從未有類似崗位工作經(jīng)驗的人員，多長時間才能熟練地從事該崗位工
作?
2．您認為對于有類似崗位工作經(jīng)驗的人員，多長時間才能熟練地從事該崗位工作?
3．5知識 為完成崗位的工作，您認為應(yīng)該具備的基本層面的知識涉及哪些?對應(yīng)的水平?
3．6技官瞄巧 您認為勝任崗位需具備的技能應(yīng)該有哪些?
您認為具有什么能力的人能更好地勝任
該崗位? 需求的程度：(請在以下認可的項目上劃勾)
領(lǐng)導(dǎo)能力 低較低一般較高 高
指導(dǎo)能力 低較低一般較高 高
3．7個人素質(zhì) 激勵能力 低較低一般較高高
及能力 授權(quán)能力 低較低一般較高高
計劃能力 低較低一般較高高
創(chuàng)新能力 低較低一般較高高
資源分析能力 低較低一般較高 高
其他(請指明) 低較低一般較高 高
4．工作條件、環(huán)境及性質(zhì) ．
(三)訪談法
訪談法是以個別談話和小組談話的方式，獲取職務(wù)分析資料。
訪談法的優(yōu)點是運用面廣，能夠簡單而快速地收集多方面的職務(wù)分析資料；任職者親口講出工作內(nèi)容，具體而準確；職務(wù)分析人員可以了解到運用觀察法不容易了解到的情況，有助于管理者發(fā)現(xiàn)問題；為任職者面對面地解釋職務(wù)分析的必要性及作用，有助于與員工的溝通，緩解工作壓力。訪談法的缺點是訪談要有專門的技巧，需要受過專門訓(xùn)練的
職務(wù)分析專業(yè)人員進行；比較費口舌、費力，工作成本較高；員工易認為是對他的工作業(yè)績進行考評，或認為所談的內(nèi)容是薪酬調(diào)整的依據(jù)，因此對某些職責會夸大或弱化，收集到的信息有時失真。
(四)工作寫實法
工作寫實法又叫工作者自我記錄分析法。為了了解員工實際工作內(nèi)容、責任、權(quán)利、人際關(guān)系及工作負荷，可要求員工堅持記工作日志，然后加以分析。
（五)資料分析法
(六)主管上級分析法
四、職務(wù)分析咨詢成果
職務(wù)分析的成果是職務(wù)說明書。表4—3是人力資源部經(jīng)理的職務(wù)說明書的示例。