2007年企業(yè)管理師咨詢(xún)實(shí)務(wù)復(fù)習(xí):擬定項(xiàng)目建議書(shū)

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三、擬定項(xiàng)目建議書(shū)
    (一)項(xiàng)目建議書(shū)及其作用
    項(xiàng)目建議書(shū)是咨詢(xún)公司在對(duì)客戶(hù)進(jìn)行預(yù)備調(diào)查之后,向客戶(hù)說(shuō)明其存在的問(wèn)題、咨詢(xún)項(xiàng)目的內(nèi)容、解決問(wèn)題的思路和框架,說(shuō)服客戶(hù)向咨詢(xún)公司委托這項(xiàng)咨詢(xún)?nèi)蝿?wù)的書(shū)面材料。
    項(xiàng)目建議書(shū)的主要作用是:
    1.向客戶(hù)展示咨詢(xún)公司對(duì)其問(wèn)題和需求的把握程度。
    2.向客戶(hù)說(shuō)明咨詢(xún)公司將如何完成咨詢(xún)?nèi)蝿?wù)。
    3.使客戶(hù)相信本咨詢(xún)公司有理由,也有能力完成任務(wù)。
    (二)項(xiàng)目建議書(shū)的主要內(nèi)容
    項(xiàng)目建議書(shū)的內(nèi)容通常包括:
    1.項(xiàng)目背景和目的
    2.客戶(hù)面臨的問(wèn)題
    首先,明確地表述出客戶(hù)存在問(wèn)題并做必要的解釋。對(duì)問(wèn)題的表述和理解可能與客戶(hù)原來(lái)的認(rèn)識(shí)不完全一致。只要實(shí)事求是、有足夠的理由說(shuō)服客戶(hù),是會(huì)得到客戶(hù)的認(rèn)可和好感的。第二,證明問(wèn)題的存在。適當(dāng)選用預(yù)備調(diào)查中的分析資料證明即可。證明資料不在多,重要的是要有力度,觀點(diǎn)要鮮明。
    第三,闡述問(wèn)題的重要性、緊迫性、難易性和成效性。闡述的時(shí)候盡量用事實(shí)(好是數(shù)據(jù))支持,不要用一般推理。如果缺少事實(shí)(數(shù)據(jù))根據(jù),可不說(shuō)或少說(shuō)。
    上述三點(diǎn)是預(yù)備調(diào)查的結(jié)果和精華,是反映咨詢(xún)公司水平的有力的證據(jù)之一。
    3.解決客戶(hù)問(wèn)題的技術(shù)思路和方法
    這一部分重點(diǎn)是體現(xiàn)咨詢(xún)公司的專(zhuān)業(yè)能力。
    4.項(xiàng)目?jī)?nèi)容和成果描述
    項(xiàng)目?jī)?nèi)容是指完成該項(xiàng)目所要做的工作。項(xiàng)目成果是指項(xiàng)目完成之后以何種方式體現(xiàn)咨詢(xún)結(jié)果。
    在項(xiàng)目建議書(shū)中應(yīng)對(duì)項(xiàng)目的成果進(jìn)行界定。項(xiàng)目成果一般包括三類(lèi):一類(lèi)是咨詢(xún)方案,一類(lèi)是培訓(xùn)與溝通,一類(lèi)是指導(dǎo)實(shí)施。每十類(lèi)的工作成果以何種方式體現(xiàn)和提交,應(yīng)當(dāng)有清晰地界定。
    5.項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)程和初步計(jì)劃
    在建議書(shū)中要界定項(xiàng)目的周期,同時(shí),要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行主要里程碑的劃分,以使客戶(hù)對(duì)項(xiàng)目如何進(jìn)行有一個(gè)宏觀的了解。項(xiàng)目初步計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容:主要工作步驟、工作先后順序與銜接、每個(gè)步驟所需時(shí)間、項(xiàng)目主要里程碑。
    6.項(xiàng)目小組活動(dòng)方式和參與成員
    項(xiàng)目小組活動(dòng)方式,一般情況下咨詢(xún)公司成立項(xiàng)目小組,客戶(hù)也成立相應(yīng)的小組對(duì)接。
    7.咨詢(xún)公司簡(jiǎn)介
    一般包括以下內(nèi)容:
    咨詢(xún)公司資質(zhì)(公司背景、專(zhuān)業(yè)強(qiáng)項(xiàng)和成功案例)、咨詢(xún)團(tuán)隊(duì)簡(jiǎn)介(項(xiàng)目主管、項(xiàng)目成員組成和項(xiàng)目主要成員的簡(jiǎn)歷)、采用的咨詢(xún)方法和技術(shù)的詳細(xì)說(shuō)明(專(zhuān)有或?qū)@椒ǖ脑敿?xì)解釋)。
    咨詢(xún)公司對(duì)曾經(jīng)操作過(guò)的、與客戶(hù)項(xiàng)目比較相近的項(xiàng)目進(jìn)行詳細(xì)描述往往大有裨益。
    (三)項(xiàng)目建議書(shū)編寫(xiě)的要求
    1.深度合適
    項(xiàng)目建議書(shū)內(nèi)容的闡述深度,應(yīng)為客戶(hù)理解和決策提供必需的細(xì)節(jié),不應(yīng)該故弄玄虛,讓客戶(hù)摸不著頭腦。
    2.具有針對(duì)性
    項(xiàng)目建議書(shū)應(yīng)針對(duì)客戶(hù)的特定問(wèn)題“量身定做”而不能泛泛而談。
    3.具有可操作性
    項(xiàng)目建議書(shū)的可操作性對(duì)項(xiàng)目的成功實(shí)施至關(guān)重要,是否具有操作性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面:解決方案和項(xiàng)目初步計(jì)劃。
    4.具有體系性
    即使在項(xiàng)目建議書(shū)階段,咨詢(xún)?nèi)藛T可能仍然沒(méi)有見(jiàn)到客戶(hù)中將影響購(gòu)買(mǎi)決策的每一個(gè)人。
    (四)項(xiàng)目建議書(shū)的表達(dá)方式
    項(xiàng)目建議書(shū)多以PowerPoint方式提交。
    項(xiàng)目建議書(shū)也可以用word方式提交。
    上述兩種方式選擇哪一種,可以事先征求一下客戶(hù)的意見(jiàn)。
    四、展示項(xiàng)目建議書(shū)
    早期國(guó)內(nèi)咨詢(xún)公司實(shí)力的展示,更多地是通過(guò)項(xiàng)目建議書(shū)展示的方式進(jìn)行。但隨著國(guó)內(nèi)管理咨詢(xún)行業(yè)的不斷發(fā)展,客戶(hù)對(duì)咨詢(xún)公司的實(shí)力展示提出了更高的要求,即采用招投標(biāo)的方式。
    (一)項(xiàng)目建議書(shū)的常規(guī)演示
    1.演示前的準(zhǔn)備
    在進(jìn)行項(xiàng)目建議書(shū)演示前,應(yīng)了解以下事項(xiàng):
    (1)演示的時(shí)間與地點(diǎn)。
    (2)客戶(hù)對(duì)演示說(shuō)明的期望。
    (3)是不是需要進(jìn)行正式的演示說(shuō)明。
    (4)正式演示說(shuō)明和討論所允許的時(shí)間。
    (5)參加和聽(tīng)取演示說(shuō)明的客戶(hù)人員有哪些,他們各自的興趣何在。
    (6)客戶(hù)還邀請(qǐng)哪些咨詢(xún)公司參加演示說(shuō)明會(huì)。
    (7)演示說(shuō)明會(huì)的目的是什么。
    通過(guò)認(rèn)真地準(zhǔn)備,咨詢(xún)?nèi)藛T要把本咨詢(xún)公司對(duì)客戶(hù)企業(yè)問(wèn)題的理解、解決方案以及質(zhì)量保證等情況真實(shí)地展示出來(lái),爭(zhēng)取得到客戶(hù)的認(rèn)可。
    2.演示需要注意的問(wèn)題
    (1)邏輯清晰
    建議書(shū)的演示中要有一條清晰的邏輯主線,讓客戶(hù)了解咨詢(xún)公司到底是怎么想的,并有助于對(duì)咨詢(xún)公司的實(shí)力做出準(zhǔn)確的判斷。
    (2)突出重點(diǎn)和特色
    建議書(shū)的內(nèi)容一般較多,但客戶(hù)給每個(gè)咨詢(xún)公司演示的時(shí)間不會(huì)太長(zhǎng)。因此,要根據(jù)客戶(hù)的特點(diǎn)有重點(diǎn)地給客戶(hù)講解,突出特色,以爭(zhēng)取其關(guān)注。
    (3)給客戶(hù)提問(wèn)的機(jī)會(huì)
    通過(guò)客戶(hù)的提問(wèn)可以知道其關(guān)注點(diǎn),并給出相應(yīng)的回答。這對(duì)客戶(hù)有效的理解建議書(shū)是非常重要的。
    (二)咨詢(xún)項(xiàng)目的招投標(biāo)展示
    1、咨詢(xún)項(xiàng)目的招投標(biāo)過(guò)程
    隨著管理咨詢(xún)行業(yè)的逐步成熟和客戶(hù)內(nèi)部管理的規(guī)范,招投標(biāo)正在成為客戶(hù)選擇咨詢(xún)公司的重要工具。
    招標(biāo)和投標(biāo)是指交易活動(dòng)中的兩個(gè)主要步驟。
    管理咨詢(xún)行業(yè)的招投標(biāo)程序包括:招標(biāo)、投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)和中標(biāo)五個(gè)過(guò)程。
    (1)招標(biāo)是指客戶(hù)企業(yè)事先公布有關(guān)咨詢(xún)項(xiàng)目?jī)?nèi)容、條件和要求,邀請(qǐng)管理咨詢(xún)公司參加投標(biāo)。
    (2)投標(biāo)是指管理咨詢(xún)公司按照客戶(hù)企業(yè)提出的要求和條件,參加投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)的行為。程序包括編制投標(biāo)文件、投標(biāo)等。投標(biāo)文件一般包括:
    ①與咨詢(xún)公司資質(zhì)相關(guān)的文件,如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、財(cái)務(wù)咨詢(xún)等專(zhuān)項(xiàng)咨詢(xún)的資質(zhì)等。
    ②與項(xiàng)目本身相關(guān)的文件,主要是項(xiàng)目建議書(shū)。
    ③與項(xiàng)目商務(wù)相關(guān)的文件,如報(bào)價(jià)、支付方式、項(xiàng)目的組織安排等。
    ④與公司實(shí)力、經(jīng)驗(yàn)相關(guān)的文件,如公司的規(guī)模、咨詢(xún)?nèi)藛T的水平、類(lèi)似項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)等。
    ⑤與知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)的文件,如知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬的協(xié)定、保密協(xié)定等。
    (3)開(kāi)標(biāo)是指客戶(hù)企業(yè)將所有的投標(biāo)文件啟封揭曉。
    (4)評(píng)標(biāo)是指對(duì)投標(biāo)文件及管理咨詢(xún)公司的建議書(shū)、現(xiàn)場(chǎng)表現(xiàn)等,按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行評(píng)審,選出佳投標(biāo)。評(píng)標(biāo)是招投標(biāo)活動(dòng)中的核心環(huán)節(jié)。
    (5)中標(biāo)是指客戶(hù)企業(yè)的評(píng)標(biāo)委員會(huì)(評(píng)標(biāo)小組)根據(jù)中標(biāo)條件和評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)程序選出的符合招標(biāo)人要求的投標(biāo)人(管理咨詢(xún)公司)。
    2.管理咨詢(xún)公司的實(shí)力展示
    開(kāi)標(biāo)的過(guò)程實(shí)際就是咨詢(xún)公司對(duì)自身實(shí)力的展示過(guò)程,評(píng)標(biāo)過(guò)程則是客戶(hù)企業(yè)對(duì)咨詢(xún)公司實(shí)力的評(píng)價(jià)過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中需要展示多個(gè)方面的能力,一部分能力是通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)來(lái)展示和評(píng)價(jià),另一部分能力則是在開(kāi)標(biāo)過(guò)程前后通過(guò)其他方式來(lái)展示并由客戶(hù)進(jìn)行評(píng)價(jià)。
    具體來(lái)說(shuō),咨詢(xún)公司需要向客戶(hù)企業(yè)展示的內(nèi)容主要包括:
    (1)咨詢(xún)公司介紹
    (2)咨詢(xún)公司的規(guī)模和專(zhuān)長(zhǎng)
    (3)相關(guān)項(xiàng)目的案例經(jīng)驗(yàn)
    客戶(hù)主要關(guān)心三個(gè)方面的相關(guān)案例經(jīng)驗(yàn):一是同行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)。二是同類(lèi)咨詢(xún)內(nèi)容的經(jīng)驗(yàn)。三是同類(lèi)性質(zhì)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)。
    (4)知識(shí)儲(chǔ)備與專(zhuān)業(yè)研究
    (5)重點(diǎn)客戶(hù)的評(píng)價(jià)反饋
    (6)擬任項(xiàng)目經(jīng)理的能力
    (7)售后服務(wù)的
    (8)對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)與理解
    (9)招投標(biāo)過(guò)程的現(xiàn)場(chǎng)表現(xiàn)