會(huì)計(jì)初學(xué)者入門規(guī)范實(shí)操經(jīng)典講解(八)

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第四章會(huì)計(jì)電算化基本要求
    本章提要:本章主要介紹會(huì)計(jì)電算化基本要求、崗位設(shè)置,以及實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的有關(guān)規(guī)定。
    1.《會(huì)計(jì)法》對(duì)會(huì)計(jì)電算化的基本要求是什么?
    《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》規(guī)定:“使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的,其軟件及其生成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料,也必須符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定?!边@是對(duì)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位關(guān)于會(huì)計(jì)軟件及其相關(guān)的會(huì)計(jì)資料的基本要求。
    會(huì)計(jì)科目和賬戶的設(shè)置、憑證的填制與審核、賬簿的登記與更正,以及報(bào)表的編制等必須符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。
    2.實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位應(yīng)設(shè)置哪些崗位?
    會(huì)計(jì)電算化后,由于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理方式的改變,引起了會(huì)計(jì)崗位的重新設(shè)置。會(huì)計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位?;緯?huì)計(jì)崗位包括會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等,與手工會(huì)計(jì)的各會(huì)計(jì)崗位相對(duì)應(yīng)。電算化會(huì)計(jì)崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī),以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位。電算化會(huì)計(jì)崗位可設(shè)立如下:
    (1)電算主管:負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作。
    (2)軟件操作:負(fù)責(zé)輸人記賬憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表和進(jìn)行部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工作。
    (3)審核記賬:負(fù)責(zé)對(duì)輸人計(jì)算機(jī)的記賬憑證和原始憑證等數(shù)據(jù)進(jìn)行審核。
    (4)系統(tǒng)維護(hù):負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行,管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
    (5)電算審查:負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行,防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。
    (6)數(shù)據(jù)分析:負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。
    (7)會(huì)計(jì)檔案資料保管員:負(fù)責(zé)存檔數(shù)據(jù)盤、程序軟盤,輸出的賬表、憑證和各種會(huì)計(jì)檔案資料的保管工作,做好軟盤、數(shù)據(jù)及資料的安全保密工作。
    基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位,可在保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置,保持相對(duì)穩(wěn)定。中小型單位和使用小規(guī)模會(huì)計(jì)算化系統(tǒng)的單位,可根據(jù)本單位的工作情況,設(shè)立一些必要的電算化崗位,許多崗位可以由一個(gè)人擔(dān)任。
    3.實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位如何選擇計(jì)算機(jī)運(yùn)行環(huán)境?
    計(jì)算機(jī)運(yùn)行環(huán)境包括硬件環(huán)境、軟件環(huán)境及工作方式。硬件環(huán)境指計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)備;軟件環(huán)境指系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件;工作方式是指計(jì)算機(jī)工作的方式,主要有單用戶方式、多用戶方式和網(wǎng)絡(luò)方式。
    計(jì)算機(jī)運(yùn)行環(huán)境的選擇應(yīng)根據(jù)單位的規(guī)模、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的多少及會(huì)計(jì)工作的分工等方面綜合考慮。一般情況下,如果單位規(guī)模較小、業(yè)務(wù)量較少并且會(huì)計(jì)人員較少的單位,多采用單用戶方式(即一臺(tái)或幾臺(tái)微機(jī)單獨(dú)工作的方式);如果單位規(guī)模較大、業(yè)務(wù)量較多并且會(huì)計(jì)人員分工較細(xì)的單位,多采用多用戶方式(即一臺(tái)主機(jī)連接多個(gè)終端)或網(wǎng)絡(luò)方式(即使用一臺(tái)服務(wù)器連接若干臺(tái)微機(jī))。
    不同的工作方式?jīng)Q定了硬件設(shè)備的選擇和軟件的選擇。單用戶方式:普通微機(jī),運(yùn)行的操作系統(tǒng)一般為WIN95、WIN98、WIN2000等。多用戶方式:小型機(jī),運(yùn)行的操作系統(tǒng)一般為UNIX等。網(wǎng)絡(luò)方式,一臺(tái)服務(wù)器和若干臺(tái)普通微機(jī),運(yùn)行的操作系統(tǒng)分別為WINServer和Workstation等。但具體參數(shù)或配置要求應(yīng)參考所選擇的會(huì)計(jì)軟件。
    4.實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位如何選擇舍計(jì)軟件?
    實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位既可以選擇商品化的軟件,也可自行開發(fā)或委托外單位開發(fā)會(huì)計(jì)軟件,無論采用哪種方式,所選擇的會(huì)計(jì)軟件必須符合財(cái)政部發(fā)布的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的要求,同時(shí)要符合本單位的實(shí)際工作需要。
    選用商品化會(huì)計(jì)軟件是企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的一條主要途徑。由于商品化會(huì)計(jì)軟件比較多,分別適用于不同的行業(yè)和運(yùn)行環(huán)境,其功能和性能也各具特色,在選擇商品化會(huì)計(jì)軟件時(shí)應(yīng)進(jìn)行全面的考察,主要包括以下幾個(gè)方面:
    (l)滿足會(huì)計(jì)制度的要求。會(huì)計(jì)軟件一般按行業(yè)分為不同的版本,如工業(yè)版、商品流通版、行政事業(yè)版等,應(yīng)選擇適合本行業(yè)特點(diǎn)的會(huì)計(jì)軟件。同時(shí),應(yīng)充分考慮軟件是否滿足會(huì)計(jì)制度的要求。
    (2)滿足會(huì)計(jì)核算與會(huì)計(jì)管理的需要。企事業(yè)單位的規(guī)模、管理模式和業(yè)務(wù)處理的程序不同,對(duì)會(huì)計(jì)軟件的要求也不相同。會(huì)計(jì)軟件所提供的功能必須滿足本單位具體會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和管理的需要,特別是一些特殊的業(yè)務(wù)要求,例如,外幣核算、自動(dòng)匯兌損益、部門管理、項(xiàng)目管理、預(yù)算管理等。
    (3)滿足會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)變化和發(fā)展的需要。單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展可能引起會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的變化,例如,業(yè)務(wù)量的增加、業(yè)務(wù)處理流程的調(diào)整等。會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)能夠根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的變化進(jìn)行靈活的設(shè)置和擴(kuò)充,適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。
    (4)會(huì)計(jì)軟件的易用性、穩(wěn)定性和安全、可靠性。會(huì)計(jì)軟件的易用性是指軟件是否操作方便,界面是否友好,是否符合會(huì)計(jì)人員的習(xí)慣等,直接影響會(huì)計(jì)軟件的使用。會(huì)計(jì)軟件的安全、可靠性是指會(huì)計(jì)軟件防止會(huì)計(jì)信息被泄漏和破壞的能力,以及會(huì)計(jì)軟件防錯(cuò)、查錯(cuò)和糾錯(cuò)的能力。穩(wěn)定性也是評(píng)價(jià)會(huì)計(jì)軟件的一項(xiàng)重要指標(biāo),指軟件運(yùn)行過程中是否意外中斷等。
    (5)會(huì)計(jì)軟件需要的計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境。包括計(jì)算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)以及操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫等,不同的軟件有不同的要求,應(yīng)在保證軟件要求的基礎(chǔ)上充分利用現(xiàn)有的條件,減少投資。
    (6)會(huì)計(jì)軟件售后服務(wù)。會(huì)計(jì)軟件售后服務(wù)對(duì)用戶來說至關(guān)重要,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)連續(xù)運(yùn)行的系統(tǒng),不能間斷,一旦系統(tǒng)中斷正常運(yùn)行,會(huì)給用戶帶來重大的損失。因此,應(yīng)認(rèn)真考察會(huì)計(jì)軟件售后服務(wù)情況,包括技術(shù)力量、反應(yīng)時(shí)間等。
    5.會(huì)計(jì)軟件投入使用前,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備工作?
    在會(huì)計(jì)軟件開始投人使用前,主要做好以下幾個(gè)方面的準(zhǔn)備工作:
    (1)建立會(huì)計(jì)科目體系并確定編碼。
    (2)規(guī)范各類憑證、賬簿、報(bào)表的格式和內(nèi)容,使其更符合會(huì)計(jì)電算化的工作特點(diǎn),滿足會(huì)計(jì)軟件處理的需要。
    (3)規(guī)范有關(guān)會(huì)計(jì)核算方法和各種憑證、賬簿、報(bào)表的生成、傳遞和處理程序。
    (4)重新核對(duì)賬目,整理手工會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等。
    相關(guān)準(zhǔn)備工作做好后,即可進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件的初始化。會(huì)計(jì)軟件的初始化是確定會(huì)計(jì)軟件的核算方法與輸人基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過程,即在會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用前,應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)、規(guī)模以及管理要求等因素,選擇核算方法,輸人基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。例如,賬務(wù)處理系統(tǒng)初始化工作的主要內(nèi)容包括:系統(tǒng)總體參數(shù)設(shè)置,如核算單位、啟用日期、編碼規(guī)則等,設(shè)置憑證類別、會(huì)計(jì)科目,輸入期初余額,定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄等;工資核算系統(tǒng)設(shè)置部門編碼、職工類型,以及工資項(xiàng)目、運(yùn)算關(guān)系定義等;會(huì)計(jì)報(bào)表中的報(bào)表注冊(cè),設(shè)置技表格式,設(shè)置計(jì)算公式和審核公開;成本核算中的設(shè)置產(chǎn)品目錄代碼,輸入期初在產(chǎn)品成本,輸入定額資料等。